ESTUDIAR PARA PREVER Y PREVER PARA ACTUAR
Secretaría de Educación Pública
Instituto Tecnológico de Colima
VILLA DE ÁLVAREZ, COL., MARZO DE 2011
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN
PRESENTA
ERIKA HOYOS ABUNDIS
M.C. LEOPOLDO VALLADARES
ASESOR
OPCIÓN X
MEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL
SEP
Institutos Tecnológicos
DEDICATORIA
En primer lugar quiero agradecer a dios por bendecirme para llegar hasta donde
eh llegado, por proporcionarme todas las herramientas que necesito para poder
salir adelante.
Dedico esta memoria de residencia a toda mi familia, A mis padres: Jovita Abundis
López y Jorge Hoyos Palomino; Por su comprensión y ayuda en los momentos
malos y menos malos, que junto con mis hermanos me han enseñado a encarar
las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento. Me han
dado todo lo que soy como persona, mis valores, mis principios, mi perseverancia
y mi empeño, todo ello con una gran dosis de amor y sin pedir nunca nada a
cambio.
Agradezco a mis asesores, en especial al M.C Leopoldo Valladares Guzmán, por
su valiosa asesoría, por todos sus conocimientos que compartió conmigo y por su
valioso tiempo dedicado a este proyecto.
Un agradecimiento profundo a mi esposo Alexander Herrera Macías por sus
consejos, paciencia y sobre todo por su apoyo incondicional a lo largo de este
trabajo. También quiero agradecer a mis compañeros de grupo por todos los
momentos y experiencias vividas a lo largo de la carrera.
Finalmente quiero agradecer a todas aquellas personas que de alguna manera
hicieron posible la realización de este trabajo y que no las mencione, gracias a
CONTENIDO
CAPITULO I
Introducción --- 5
Planteamiento del problema --- 6
Justificación --- 7
Alcances y limitaciones --- 8
Fundamento teórico --- 9
Marco histórico ---15
Metodología utilizada ---17
CAPITULO II
Manual de procedimientos--- 20
Introducción --- 22
Base legal --- 23
Organigrama --- 24
Misión--- 25
Visión--- 25
Objetivo general --- 26
Objetivo especifico--- 26
Diagramas de flujo--- 27
Anexos
CAPITULO III
Conclusiones--- 260
Recomendaciones--- 261
5
CAPITULO 1
INTRODUCCION
En el presente documento se mostraran los procedimientos que se llevaron a cabo
dentro de la Secretaría General del H. ayuntamiento de Colima. Por lo que se
consideró necesario llevar a la práctica los conocimientos adquiridos dentro del
Instituto Tecnológico de Colima.
Con base en estos conocimientos se realizó el manual de procedimientos de
dicha secretaria, buscando facilitar las tareas que se llevan a cabo dentro de la
dependencia, con la finalidad de documentar dichos procedimientos.
Otra de las funciones que realizo dicho manual es que cada uno de los integrantes
de la Secretaría General, conozca a ciencia cierta cómo debe desarrollar sus
actividades, con la finalidad de contribuir y lograr un mayor rendimiento por parte
de los trabajadores, repercutiendo así en la satisfacción y mejora del municipio de
colima.
De esta manera, la Secretaría General del H. Ayuntamiento de Colima atenderá
las peticiones que se hacen dentro de dicha institución, así como también las que
vienen del exterior de ésta, en tiempo y forma, cumpliendo así con el objetivo de la
Secretaría General, de una manera más eficiente.
La utilización adecuada de este manual de procedimientos, es de mucha
importancia para la consecución del objetivo general del H. Ayuntamiento que es,
atender y cumplir con la ciudadanía los compromisos de ser una administración
comprometida con el bien de los habitantes del municipio de Colima, en lo que a
6
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Todo tipo de organización ya sea pública o privada tiene un manejo de manera
ordenada cuando se cuenta con manuales que contribuyan al logro de sus
objetivos de manera exitosa.
El H. Ayuntamiento de Colima tiene la necesidad de contar con un instrumento
que le permita al trabajador conocer de manera clara y objetiva cuales son las
actividades que habrá de desempeñar y como las tiene que ejecutar.
La Secretaría General no cuenta con un documento que describa de manera
detallada y específica los procedimientos que se deben de llevar a cabo dentro de
la misma.
Los trabajadores deben contar con las instrucciones precisas de cómo desarrollar
sus actividades, para con ello poder obtener un buen desempeño de los mismos.
7
JUSTIFICACION
El principal motivo por el cual se llevara a cabo la elaboración de dicho manual es
con la finalidad de que el H. Ayuntamiento de Colima tenga documentados sus
procedimientos, los cuales permitirán un mejor servicio hacia los clientes, en este
caso la ciudadanía.
Esta dirección no cuenta con dicho manual, para ello es necesario se identifiquen
los procedimientos que se realizan dentro de la dirección de oficialía mayor,
posteriormente realizar entrevistas a los trabajadores así como el método de
observación todo esto para recabar la información suficiente que permita detectar
las fallas en las cuales se están incurriendo.
Además de tener documentados los procedimientos, se pretende evitar tiempos
muertos y ofrecer un servicio de manera eficiente. Siendo así se hará notar una
mejoría en el rendimiento de los trabajadores implicando satisfacción a la sociedad
En la mayoría de las organizaciones ya sean del sector público o privado, es de
vital importancia contar con los procedimientos de manera documentada, porque
se evita tener errores que suelen cometerse cuando no se tiene el conocimiento
sobre cómo realizar las tareas que se llevan a cabo dentro de las diferentes áreas
con las que cuentan las organizaciones en las que se pretende tener éxito dentro
8
ALCANCES Y LIMITACIONES
-ALCANCES
La dirección de Secretaría General tiene a su cargo la Secretaria del
Ayuntamiento, Abasto y Comercialización, Registro Civil, Junta Municipal de
Reclutamiento, Fomento Deportivo, Cultura y Fomento Educativo y Asuntos
Jurídicos. Cuya misión es: “Administración comprometida que trabajara en forma
eficiente, transparente, honesta y democrática para beneficio de los Ciudadanos
del Municipio de Colima.”
Con la realización de dicho manual se verán beneficiadas cinco Direcciones,
haciéndolas más funcionales y eficientes.
-LIMITACIONES
Las principales limitaciones que se presentaron fueron la disponibilidad de tiempo,
tanto de los integrantes de la organización para las entrevistas con la persona
encargada de servicios al igual que la persona que realiza este documento. A su
9
FUNDAMENTO TEORICO
Los manuales Administrativos menciona Velázquez 2010), son documentos
escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos
administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la
empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán
seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene
información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones
en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación
precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las
10
Procedimiento:
Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma
forma, escribió Clement. Ronald (2006), con una serie común de pasos
claramente definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente
Puede considerarse también como la sucesión cronológica y secuencial de
operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen como una unidad, en
función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito
predeterminado de aplicación.
Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación
de tiempos de realización, el uso de los recursos materiales y tecnológicos y la
aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y
eficiente desarrollo de las operaciones.
Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema y por no ser un método
individual de trabajo. Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad
específica. El conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce
como un sistema. Ejemplos: sistema de adquisiciones, sistema de administración
de personal, sistema de contabilidad, entre otros.
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las
operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten,
cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los
responsables de llevarlas a cabo.
Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende
varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada
11
Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene
que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar
las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos
de varias opciones.
Las Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se
intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de
las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de
éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en
forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
Los Diagramas de Flujo son la Representación gráfica de la sucesión en que se
realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o
materiales en donde se muestran las unidades administrativas en cada operación
descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada
caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual,
brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión.
Un procedimiento se caracteriza por no ser un programa. Un programa es un plan
general para ejecutar un conjunto de actividades dentro de los tiempos estimados.
Ejemplos: La construcción de un edificio, la capacitación del personal, la
12
Diagramas de flujo:
Los diagramas de flujo (o flujo gramas) son diagramas que emplean símbolos
gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso. También permiten
describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción.
Las personas que no están directamente involucradas en los procesos de
realización del producto o servicio, tienen imágenes idealizadas de los mismos,
que pocas veces coinciden con la realidad.
La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el
proceso que representa está ahora disponible para ser analizado, no sólo por
quienes lo llevan a cabo, sino también por todas las partes interesadas que
aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.
Ventajas de diagramas de flujo:
* Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El
cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo
reemplaza varias páginas de texto.
* Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se
identifican los pasos redundantes, los flujos de los procesos, los conflictos de
autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
* Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se
realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
* Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y
13
Manual de procedimiento:
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa Menciona Ostermann (1999).
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o
equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia
en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no
adecuadamente.
¿Cuál es la utilidad de contar con manuales en la organización?
-Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de
tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
-Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal
ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
-Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
-Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de
14
-Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
-Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración.
-Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
-Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.
-Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo.
-Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
-Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
15
MARCO HISTÓRICO
La Villa de Colima se fundó el 25 de julio de 1523, en un lugar cercano a Caxitlán.
Su fundador fue el capitán Gonzalo de Sandoval, quien recibió órdenes de Hernán
Cortés de “buscar un buen sitio y fundar una villa de españoles que debería
llamarse Coliman". El Capitán Sandoval localizó este sitio en donde actualmente
se encuentra en la ciudad de colima.
Como el lugar donde se fundó la primera villa era malsano, sus pobladores y el
ayuntamiento tomaron el acuerdo, en 1525, de trasladarse al sitio actual,
consumándose este traslado el 20 de enero de 1527 que corresponde a la
fundación de la Villa de San Sebastián de la provincia de Colima. Esta fundación
fue la octava realizada por los conquistadores en el territorio de la Nueva España.
El 20 de junio de 1823 el Coronel colimense Anastasio Brizuela Comandante de la
21 División de Milicias del Sur, que con anterioridad se había puesto de acuerdo
con el Ayuntamiento de la Villa de Colima y con los principales vecinos de la
población, acordaron la segregación del partido de Colima de la Intendencia de
Guadalajara.
La Constitución General de la República promulgada el 5 de febrero de 1857,
otorgó al territorio de Colima su categoría de estado libre y soberano. El primer
gobernador fue el General Manual Álvarez.
16
miembros de su Gabinete permaneció en Colima del 25 de marzo de 1858 al 11
de abril del mismo año, embarcándose en Manzanillo rumbo a Panamá. En esta
ciudad nombró Ministro de Guerra al general Santos Degollado.
El apóstol de la democracia don Francisco I. Madero, arribó a Colima el 27 de
diciembre de 1909, efectuando un mitin de carácter político en un lugar conocido
como el "Rastrillo" en el cual arengó al pueblo sobre la importancia del respeto al
sufragio y a la democracia política.
El general Juan José Ríos fue el primer gobernante revolucionario que ejerció el
poder entre 1914 y 1916, realizando un programa de grandes reformas sociales de
importante significado en Colima.
En 1916, estuvo en Colima don Venustiano Carranza, primer jefe del Ejército
Constitucionalista y depositario del Poder Ejecutivo, invitado por el general Juan
José Ríos para inaugurar la biblioteca pública del estado y abanderar el Batallón
17
METODOLOGIA UTILIZADA
Para la realización del manual de procedimientos se llevara a cabo la siguiente
metodología:
- Se analiza el organigrama de la Secretaria General dentro de la cual
existen: Secretaria del Ayuntamiento, Junta Municipal de Reclutamiento,
Fomento Deportivo, Registro Civil, Abasto y Comercialización. para conocer
cada uno de sus departamentos junto con las personas que son
responsables de los procedimientos.
- Se inicia en la Secretaria del Ayuntamiento, en donde se entrevista a cada
uno de los trabajadores para que expliquen detalladamente las actividades
que realizan.
- Una vez conociendo la información se procede a la captura de la misma
para la elaboración de los diagramas de flujo.
- Al momento de la captura de los datos se realiza una validación con los
trabajadores para que no exista ningún error en la información capturada.
- En caso de existir errores se procede a la modificación de los mismos para
que la información sea la correcta.
- Una vez con los procesos correctos se procede a la elaboración de los
diagramas de flujo.
- Al momento de terminarlos se hace una validación para verificar que estén
18
- Posteriormente se pasa a la Junta Municipal de Reclutamiento para la
recolección de información y la realización de los diagramas de igual
manera.
- Como siguiente actividad se pasa a Fomento Deportivo y después a
Registro Civil, llevando a cabo el mismo procedimiento.
- Se concluye en Abasto y Comercialización en donde se recopila la
información y se elaboran los procedimientos con base en la información de
campo obtenida en esta dirección
- Al momento de terminar con los 5 departamentos que se encuentran dentro
de la Secretaria General se hace una verificación para validar que estén
correctos dichos procedimientos con el apoyo de los asesores.
- En caso de que existan correcciones, se realizan las modificaciones
correspondientes. .
19
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
LA SECRETARIA GENERAL DEL H.
20
Nombre del Manual
Fecha de Elaboración
Manual de procedimientos
Agosto- Diciembre 2010
CAPITULO II
“MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS”
Elaboró
21
Nombre del Manual
Fecha de Elaboración
Manual de procedimientos
Agosto- Diciembre 2010
INDICE
Introducción
Base legal
Organigrama
Misión
Visión
Objetivos
Diagramas de procedimientos
Conclusión
Recomendaciones
Elaboró
22
Nombre del Manual
Fecha de Elaboración
Manual de procedimientos
Agosto- diciembre 2010
INTRODUCCIÓN
Debido a las necesidad de la organizaciones de estar a la vanguardia en lo que
se refiere a la materia administrativa se lleva a cabo la realización de un manual
de procedimientos de la dirección de Secretaria General, por medio del cual se
darán a conocer especificaciones de los puestos de dicha dirección, así como la
posible modificación de procedimientos realizados por los trabajadores de esta
área.
El manual cuenta con información fidedigna basada en fundamentos legales,
organigramas, descripción de las funciones de cada uno de los trabajadores.
Todo esto con el único objetivo de establecer información real para ellos y los
futuros empleados, siendo el cliente/ciudadano el benefactor de dichas mejoras.
Elaboro
23
Nombre del Manual
Fecha de Elaboración
Manual de procedimientos
Agosto- diciembre 2010
BASE LEGAL
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley del Municipio Libre del Estado de Colima.
Ley de responsabilidad del servidor público.
Ley orgánica municipal.
Ley de transparencia.
Reglamento para comercio en Mercados, Tianguis y Vía Pública del
Municipio de Colima.
Reglamento de Cementerios.
Reglamento de Expedición de Licencias para el Funcionamiento de
Establecimientos Comerciales Industriales y de Servicios.
Reglamento de los Clubes Juveniles Municipales.
Reglamento de Gobierno Municipal.
Elaboro
24
Nombre del Manual
Fecha de Elaboración
Manual de procedimientos
Agosto- Diciembre 2010
ORGANIGRAMA GENERAL
Elaboró
Erika Hoyos Abundis
25
Nombre del Manual
Fecha de Elaboración
Manual de procedimientos
Agosto- Diciembre 2010
MISIÓN
Ser una dependencia que presta servicios de calidad, en el menor tiempo posible,
atendiendo los requerimientos de transparencia y honestidad en beneficio de la
ciudadanía.
Ser una dependencia que satisface los requerimientos de una manera eficaz.
VISION
Elaboro
26
Nombre del Manual
Fecha de Elaboración
Manual de procedimientos
Agosto- Diciembre 2010
OBGETIVO GENERAL
Proporcionar un documento que facilite las labores dentro de la dirección de
Secretaría General, el cual permita obtener un mejor rendimiento de los
prestadores de servicios públicos. Así como la mejora de cada uno de
procedimientos que se llevan a cabo.
-Facilitar a la dirección de Secretaría General el control de los procesos que ahí
se realizan.
-Proporcionar un documento el cual permita una capacitación más eficiente y
rápida a las personas de nuevo ingreso.
- Eliminar duplicidad de funciones.
- Reducir tiempo de trámites.
-Dar un servicio de manera eficiente a la ciudadanía.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Elaboro
27
Nombre del Manual
Fecha de Elaboración
Manual de procedimientos
Agosto- Diciembre 2010
SECRETARÍA DEL
AYUNTAMIENTO
Elaboro
28
ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Sesiones de Cabildo (Ordinarias y Extraordinarias)
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PROCEDIMIENTO
Atender y transparentar los consensos y acuerdos generados en las Sesiones de Cabildo mediante la publicación de las actas de Cabildo en la
página Web del H. Ayuntamiento.
DEPENDENCIA
DIRECCIÓN O ÁREA RESPONSABLE
Secretaria General
Secretaría del H. Ayuntamiento
PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE
Secretario del H. Ayuntamiento
Act.
No.
Descripción de la actividad
Operación
Responsable
1 Emite oficio de solicitud a la Secretaria del Ayuntamiento para que se emita a las comisiones correspondientes.
Dependencia Solicitante
2 Recibe la solicitud enviada. Secretaria Coordinadora
3 Analiza y separa la correspondencia para dirigirla a la comisión que corresponda. Secretaria Coordinadora
4 Elabora y turna el memorándum de la solicitud dirigida a la comisión correspondiente.
Secretaria Coordinadora
5 Reciben Memorándum de la solicitud. Analizan la información y emiten dictamen aprobado o negado.
Comisiones del Honorable Cabildo
29
7 Recibe dictamen para que se incluya en el orden del día de la convocatoria de lapróxima sesión de cabildo.
Secretaria Coordinadora
8 Elabora la convocatoria de la Sesión de Cabildo, donde se desglosa: tipo se sesión, hora, día, dictámenes y puntos de acuerdo.
Secretario del Ayuntamiento
9 Entrega Convocatoria a los integrantes del Cabildo. Secretario del Ayuntamiento
10 Reciben convocatoria para la sesión de cabildo. Integrantes del Cabildo
11 Se presentan al lugar donde se convoco. Integrantes del Cabildo
12 Desarrolla la sesión (Puntos a tratar). Presidente
13 Se aceptan o se rechazan los puntos que se trataron. (Mayoría, unanimidad). Integrantes del Cabildo
14 Se clausura la sesión. Integrantes del Cabildo
15 Elabora la certificación correspondiente, una vez que el dictamen fue aprobado o rechazado en la sesión de cabildo.
Secretaria Coordinadora
16 Firma la certificación y la regresa a la secretaria coordinadora. Secretario del Ayuntamiento
17 Notifica a las dependencias interesadas, las decisiones que se obtuvieron en la sesión de cabildo.
Secretaria Coordinadora
18 Reciben respuesta a la petición y termina el proceso para la Dependencia Solicitante. Dependencia Solicitante
30
20 Aprueban actas de cabildo. Integrantes del Cabildo
21 Turnar mediante memorándum el acta de Cabildo aprobada en la sesión de Cabildo a la Dirección de Sistemas para su publicación en la página Web del Ayuntamiento.
Secretaria Coordinadora
22 Recibe oficio de respuesta de la publicación del acta de Cabildo en la página Web. Dirección de Sistemas
23 Lo publica en la página Web. Dirección de Sistemas
24 Fin del proceso.
OBSERVACIONES GENERALES
INFORMACIÓN GENERAL DE LA DEPENDENCIA
DOMICILIO DE LA DEPENDENCIA
HORARIO DE ATENCIÓN
31
DIAGRAMA GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Sesiones de Cabildo (Ordinarias y Extraordinarias)
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PROCEDIMIENTO
Atender y transparentar los consensos y acuerdos generados en las Sesiones de Cabildo mediante la publicación de las actas de Cabildo en la
página Web del H. Ayuntamiento.
DEPENDENCIA
DIRECCIÓN O ÁREA RESPONSABLE
Secretaria General
Secretaría del H. Ayuntamiento
PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE
Secretario del H. Ayuntamiento
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Dependencia Secretaria Comisiones del H. Secretario del Integrantes del Presidente Dirección de Solicitante Coordinadora Cabildo Ayuntamiento Cabildo Sistemas
Inicio
Saludar a los solicitantes y hacer entrega de la guía de requisitos.
Recibe la solicitud enviada.
Reciben Memorándum de la solicitud. Analizan la información y emiten dictamen aprobado o
negado.
A Emite oficio de solicitud
a la Secretaria del Ayuntamiento para que se emita a las comisiones
correspondientes.
Analiza y separa la correspondencia para dirigirla a la comisión que
corresponda.
Elabora y turna el memorándum de la solicitud dirigida a la
32
B
Turna el dictamen a la Secretaria Coordinadora.
A
Elabora la convocatoria de la Sesión de Cabildo, donde se desglosa: tipo se sesión, hora, día, dictámenes y puntos de
acuerdo.
Reciben convocatoria para la sesión de cabildo. Entrega Convocatoria a
los integrantes del Cabildo.
Se presentan al lugar donde se convoco.
Desarrolla la sesión (Puntos a tratar).
Se aceptan o se rechazan los puntos que se trataron. (Mayoría,
unanimidad). Recibe dictamen para que
se incluya en el orden del día de la convocatoria de
33
.
B
Elabora la certificación correspondiente, una vez que el dictamen fue
aprobado o rechazado en la sesión de cabildo.
Se clausura la sesión.
Reciben respuesta a la petición.
. Notifica a las dependencias interesadas, las decisiones que se
obtuvieron en la sesión de cabildo.
Elabora acta de Cabildo para su aprobación en la
próxima sesión de cabildo.
Recibe oficio de respuesta de la publicación del acta de
Cabildo en la página Web
.
1
Aprueban actas de cabildo.
Turnar mediante memorándum el acta de
Cabildo aprobada en la sesión de Cabildo a la Dirección de Sistemas para su publicación en la
página Web del Ayuntamiento.
Firma la certificación y la regresa a la secretaria
coordinadora.
34
Elaboró: Erika Hoyos Abundis
Revisó: Leopoldo Valladares Guzmán
Autorizó: Luis Alberto Cacho Díaz
Fin
Saludar a los solicitantes y hacer entrega de la guía de requisitos. Lo publica en la
página Web.
1
35
ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Autorización del uso de Jardines y Espacios Públicos
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PROCEDIMIENTO
Otorgar permisos para hacer uso de los Espacios Públicos o Jardines, siempre y cuando se tenga disponibilidad.
DEPENDENCIA
DIRECCIÓN O ÁREA RESPONSABLE
Secretaria General
Secretaría del H. Ayuntamiento
PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE
Secretaria
Act.
No.
Descripción de la actividad
Operación
Responsable
1 Envía solicitud a la secretaria para hacer uso de algún Jardín o Espacio Público. Ciudadano
2 Recibe solicitud y verifica disponibilidad en el lugar solicitado. Secretaria
3 -Si no hay disponibilidad continua en el paso 4. -Si se tiene disponibilidad continua en el paso 6.
Secretaria
4 Se le ofrecen alternativas. Secretaria
5 -Si al ciudadano no le interesa algún otro lugar se termina el proceso. -Si le interesa alguna alternativa continua en la actividad siguiente.
Ciudadano
6 Elabora documento de autorización y lo pasa a firma con el Secretario del H. Ayuntamiento.
Secretaria
36
7 Firma el documento de autorización y se lo regresa a la secretaria. Secretario del H. Ayuntamiento8 Envía oficio de autorización al ciudadano. Secretaria
9 Recibe respuesta y se termina el proceso para el ciudadano. Ciudadano
10 Archiva documento. Secretaria
11 Fin del proceso.
OBSERVACIONES GENERALES
INFORMACIÓN GENERAL DE LA DEPENDENCIA
DOMICILIO DE LA DEPENDENCIA
HORARIO DE ATENCIÓN
37
DIAGRAMA GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Autorización del uso de Jardines y Espacios Públicos
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PROCEDIMIENTO
Otorgar permisos para hacer uso de los Espacios Públicos o Jardines, siempre y cuando se tenga disponibilidad.
DEPENDENCIA
DIRECCIÓN O ÁREA RESPONSABLE
Secretaria General
Secretaría del H. Ayuntamiento
PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE
Secretario del H. Ayuntamiento
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Ciudadano Secretaria Secretario del H. Ayuntamiento
Inicio
Saludar a los solicitantes y hacer entrega de la guía de requisitos.
Recibe solicitud y verifica disponibilidad en el lugar solicitado.
¿Disponible?
Se le ofrecen otras alternativas No Si
1
A
38
Elaboró: Erika Hoyos Abundis
Revisó: Leopoldo Valladares Guzmán
Autorizó: Luis Alberto Cacho Díaz
Si No
¿Le interesa alguna alternativa?
2
A
Firma el documento de autorización. Elabora documento de autorización y lo pasa a firma.
Envía oficio de autorización al ciudadano.
2
Recibe respuesta
Fin
Saludar a los solicitantes y hacer entrega de la guía de requisitos.
1
2
39
Nombre del Manual
Fecha de Elaboración
Manual de procedimientos
Agosto- Diciembre 2010
JUNTA MUNICIPAL DE
RECLUTAMIENTO
Elaboro
40
ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Liberación de la Pre Cartilla del S.M.N
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PROCEDIMIENTO
Facilitar al ciudadano la obtención de la Pre Cartilla del Servicio Militar Nacional, una vez cubiertos los requerimientos establecidos por la
Secretaría de la Defensa Nacional.
DEPENDENCIA
DIRECCIÓN O ÁREA RESPONSABLE
Secretaria General
Registro Civil
PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE
Encargada de Servicios
Act.
No.
Descripción de la actividad
Operación
Responsable
1 Saludar a los solicitantes y hacer entrega de los requisitos. Secretaria
2 Reciben la guía de requisitos, y entregan la documentación requerida. Solicitante
3 Consulta el libro para verificar que no se encuentre registrado el solicitante. Secretaria
4 Verifica si ya se encuentra registrado el interesado. -Si se encuentra registrado se rechaza el trámite.
-Si no se encuentra registrado continua en la actividad siguiente.
Secretaria
5 Llena el formato largo y corto. Secretaria
6 Revisa que los datos de la Pre cartilla estén correctos. -Si están correctos continúa en la actividad siguiente.
-Si no están correctos se llena el formato largo y corto de nuevo.
Solicitante
41
8 Pasa a los interesados para que pongan su huella. Jefe de Departamento9 Coloca huella y regresa Solicitante
10 Sella la Pre cartilla y entrega a la secretaria. Jefe de Departamento
11 Recibe Pre cartilla y aplica encuesta de satisfacción. Secretaria
12 Contesta la encuesta y la entrega a la secretaria Solicitante
13 Recibe encuesta y entrega pre cartilla al Jefe de Departamento Secretaria
14 Archiva la documentación entregada por el solicitante, los duplicados, triplicados y la encuesta de satisfacción.
Secretaria
15 Recibe pre cartilla y pasa a presidencia para que se firme. Jefe de Departamento
16 Firma la Pre Cartilla y se la entrega a la secretaria. Presidente
17 Recibe y entrega Pre Cartilla Secretaria
18 Recibe Pre cartilla y termina el proceso con el solicitante. Solicitante
19 Elabora la relación general para aprobación de la 20/a Zona Militar. Secretaria
42
21 Informar al Presidente Municipal mediante oficio la fecha de Sorteo del ServicioMilitar Nacional.
Secretaria
22 El presidente Municipal Recibe acuse de oficio. Presidente
23 Recibe porcentaje de Bolas Blancas y Negras aprobadas para el Sorteo Militar Nacional y envía oficio a la SEDENA.
Jefe de Departamento
24 La SEDENA recibe acuse de oficio. Dependencias Participantes
25 Envía oficios a las dependencias involucradas para realizar el sorteo del Servicio Militar Nacional.
Jefe de Departamento
26 Reciben: Acuse de Oficios:
-Secretaria del H Ayuntamiento: Autoriza la logística.
-Comunicación Social: Informa a la Ciudadanía sobre el Sorteo Militar. -Oficialía Mayor: Proporciona el uso del equipo y mobiliario requerido.
Dependencias Participantes
27 Prepara lo necesario para realizar el sorteo. Jefe de Departamento
28 Lleva a cabo el Sorteo del Servicio Militar Nacional y Genera acta de sorteo, balance general y actas de inutilización de Pre Cartillas.
Jefe de Departamento
29 Envía oficio a la 20/a Zona Militar junto con el legajo de resultados del sorteo Jefe de Departamento
30 Recibe Oficio la 20/a Zona Militar. Dependencias Participantes
31 Sella la Pre Cartilla, conforme a los resultados del sorteo del Servicio Militar Nacional. Jefe de Departamento
43
OBSERVACIONES GENERALES
INFORMACIÓN GENERAL DE LA DEPENDENCIA
DOMICILIO DE LA DEPENDENCIA
HORARIO DE ATENCIÓN
44
DIAGRAMA GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Liberación de la Pre Cartilla del S.M.N
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PROCEDIMIENTO
Facilitar al ciudadano la obtención de la Pre Cartilla del Servicio Militar Nacional, una vez cubiertos los requerimientos establecidos por la
Secretaría de la Defensa Nacional.
DEPENDENCIA
DIRECCIÓN O ÁREA RESPONSABLE
Secretaria General
Registro Civil
PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE
Encargada de Servicios
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Secretaria Solicitante Jefe de Departamento Dependencias Participantes
No
Si
Inicio
Saludar a los solicitantes y hacer entrega de la guía de requisitos.
Saludar a los solicitantes y hacer entrega de la guía de requisitos.
1
Se consulta el libro para verificar que no se encuentre registrado el solicitante.
Se rechaza el trámite.
A
¿Se encuentra registrado?
45
S
No
Si Llena el formato largo y corto.
Recoge Pre cartilla y la entrega al jefe de departamento para que tome las huellas del
solicitante.
Coloca su huella.
Revisa que los datos de la Pre cartilla estén correctos.
Sella la Pre Cartilla
Recoge Pre cartilla y aplica encuesta de satisfacción.
Recibe y entrega Pre Cartilla
Pasa a los interesados para que pongan su huella
Contesta la encuesta y la entrega a la secretaria
A
Datos correctos
B
Recibe Pre Cartillas y pasa a presidencia. Firma la Pre Cartilla y se la entrega a la Presidente Municipal secretaria ´para que continúe con el proceso.
Realiza informe mensual de Efectivos enlistados.
Elabora la relación general para aprobación de la 20/a Zona Militar.
1
2 2
Recibe encuesta y entrega pre cartilla al Jefe de Departamento
Recibe Pre Cartilla. Archiva la documentación entregada
46
Elaboró: Erika Hoyos Abundis
Revisó: Leopoldo Valladares Guzmán
Autorizó: Luis Alberto Cacho Díaz
Fin
Saludar a los solicitantes y hacer entrega de la guía de requisitos.
Llevar a cabo el Sorteo del Servicio Militar Nacional y Genera acta de sorteo, balance general y actas de inutilización de Pre Cartillas. B
El presidente Municipal Recibe acuse de oficio.
Recibe Oficio la 20/a Zona Militar. Informar al Presidente Municipal
mediante oficio la fecha de Sorteo del Servicio Militar Nacional.
Reciben: Acuse de Oficios
-Secretaria del H Ayuntamiento: Autoriza la logística.
-Comunicación Social: Informa a la Ciudadanía sobre el Sorteo Militar.
-Oficialía Mayor: Proporciona el uso del equipo y mobiliario requerido.
Prepara lo necesario para realizar el sorteo.
La SEDENA recibe acuse de oficio.
Sella la Pre Cartilla, conforme a los resultados del sorteo del Servicio Militar Nacional.
1
1 Recibe porcentaje de Bolas Blancas y
Negras aprobadas para el Sorteo Militar Nacional y envía oficio a la SEDENA.
1
1 Envía oficios a las dependencias
involucradas para realizar el sorteo del Servicio Militar Nacional.
Envía oficio a la 20/a Zona Militar junto con el legajo de resultados del sorteo
47
Nombre del Manual
Fecha de Elaboración
Manual de procedimientos
Agosto- Diciembre 2010
FOMENTO DEPORTIVO
Elaboro
48
ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión de Apoyos Deportivos
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar y gestionar de acuerdo a las posibilidades de esta Área del H. Ayuntamiento, el requerimiento solicitado por la población
deportiva en general del municipio, mediante la información proporcionada a través de una solicitud u oficio.
DEPENDENCIA
DIRECCIÓN O ÁREA RESPONSABLE
Secretaria General
Fomento Deportivo
PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE
Jefe del Departamento de Fomento Deportivo
Act.
No.
Descripción de la actividad
Operación
Responsable
1 Entrega solicitud de petición, junto con su credencial de elector. Interesado
2 Recibe y sella de recibido. Secretaria
3 Registra la petición en la libreta. Encargado de Almacén
4 -Si solicitan Material Deportivo continua en la actividad siguiente. -Si no solicitan Material deportivo pasa a la actividad numero 13.
Encargado de Almacén
5 -Si hay existencia de material continua en el siguiente paso. -Si no se tiene el material se le informa al interesado vía telefónica.
Encargado de Almacén
49
7 Revisa petición. Jefe del Departamento
8 Determina si se autoriza o no la entrega de material. -Si se autoriza continua en la actividad siguiente.
-Si no se autoriza se le informa al interesado vía telefónica
Jefe del Departamento
9 Informa al encargado para que entregue el material. Jefe del Departamento
10 Entrega material deportivo al interesado y le pide que firme de recibido. Encargado de Almacén
11 Recibe material, firma de recibo y termina el proceso con el interesado. Interesado
12 Recibe el comprobante y lo archiva. Encargado de Almacén
13 -Si solicitan Uniformes Deportivos continua en la actividad siguiente. -Si no solicitan Uniformes Deportivos pasa a la actividad numero 34.
Encargado de Almacén
14 Informa al jefe de dpto. Para que gestione el apoyo. Encargado de Almacén
15 Gestiona apoyo con el secretario del ayuntamiento Jefe del Departamento
16 Revisa la petición. Secretario del Ayuntamiento
17 Determina si se autoriza o no la entrega de Uniformes Deportivos. -Si se autoriza continua en la actividad siguiente.
-Si no se autoriza se le informa al interesado vía telefónica
Secretario del Ayuntamiento
18 Informa al jefe de depto. Secretario del Ayuntamiento
50
20 Elabora requisición y envía el formato Secretaria
21 Recibe la requisición, la da de alta y la pasa con el Oficial mayor. Secretario del Ayuntamiento
22 Libera la requisición. Oficialía Mayor
23 La envía a Recursos Materiales para la cotización de proveedores. Oficialía Mayor
24 Realiza la cotización de proveedores Recursos Materiales
25 Si excede de $4500 continua en la actividad siguiente. Si no excede de $4500 continua en la actividad numero
Recursos Materiales
26 Envía cotización a comité de compras. Recursos Materiales
27 Selecciona el proveedor y le informa a recursos materiales. Comité de Compras
28 Realiza compra Informa al jefe de depto. La fecha de entrega de los uniformes. Recursos Materiales
29 Recibe y entrega los uniformes al encargado. Jefe del Departamento
30 Recibe uniformes y se comunica con el interesado para que pase a recogerlos. Encargado de Almacén
31 Entrega uniformes y comprobante de recibo al interesado. Encargado de Almacén
51
33 Recibe comprobante y lo archiva. Encargado de Almacén
34 -Si solicitan Apoyo Económico continua en la actividad siguiente. -Si no solicitan Apoyo Económico se termina el proceso.
Secretaria
35 Envía la petición al presidente para que la autorice o la rechace. Secretaria
36 Analiza la petición. Presidente
37 Determina si se autoriza o el Apoyo Económico. -Si se autoriza continua en la actividad siguiente.
-Si no se autoriza se le informa al interesado vía telefónica
Presidente
38 Informa al Jefe de Departamento de la autorización del apoyo económico. Presidente
39 Le instruye a la secretaria para que llene los formatos. Encargado de Almacén
40 Llena el formato efectivo cheque, el acuerdo, Elabora recibo en blanco y recaba la firma del interesado.
Secretaria
41 Firma el recibo y lo entrega a la secretaria. Interesado
42 Pasa a firma con el Director de Cultura. Secretaria
43 Firma la autorización y recaba las firmas. Dirección de Cultura
44 Firma la autorización. Secretario del Ayuntamiento
52
46 Firma la autorización, y le informa a la secretaria cuando puede pasar el interesado Dirección de Egresos47 Informa al interesado cuando puede pasar por su cheque. Secretaria
48 Se da por enterado y pasa a egresos por su cheque. Interesado
48 Elabora el cheque y lo entrega al interesado Dirección de Egresos
50 Recibe apoyo económico. Interesado
51 Fin del proceso.
OBSERVACIONES GENERALES
INFORMACIÓN GENERAL DE LA DEPENDENCIA
DOMICILIO DE LA DEPENDENCIA
HORARIO DE ATENCIÓN
53
DIAGRAMA GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión de Apoyos Deportivos
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar y gestionar de acuerdo a las posibilidades de esta Área del H. Ayuntamiento, el requerimiento solicitado por la población deportiva en
general del municipio, mediante la información proporcionada a través de una solicitud u oficio.
DEPENDENCIA
DIRECCIÓN O ÁREA RESPONSABLE
Secretaria General
Fomento Deportivo
PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE
Jefe del Departamento de Fomento Deportivo.
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Interesado Secretaria Encargado Jefe del Secretario del Presidente Oficialía Dirección de Recursos Comité de Dirección de De Almacén Departamento Ayuntamiento Mayor Egresos Materiales Compras Cultura
No
Si
No
Si
Inicio
Saludar a los solicitantes y hacer entrega de la guía de requisitos. Entrega solicitud de
petición, junto con su credencial de elector. Recibe y sella de recibido. ¿Solicitan Material Deportivo? 1 ¿Hay existencia? Informa al Jefe de dpto.
54
Si No A ¿Se autoriza? Informa al encargado para que entregue el material.
3 Entrega material deportivo al interesado y le pide quefirme de recibido. Recibe el
material y firma el
recibo. 3 No Si 1 ¿Solicitan Uniformes Deportivos? 4
Informa al jefe de depto. Informa al interesado vía telefónica. 2 No Si ¿Se
Autoriza? 2
Informa a la secretaria para que realice la requisición. B Recibe el comproba nte. Elabora requisición y envía el formato Informa al jefe de dpto.
Para que gestione el
apoyo.
Gestiona apoyo con el secretario del ayuntamiento
.
55
No Si B Recibe la requisición, la da de alta y la pasa con el Oficialmayor.
Libera la requisición.
La envía a Recursos Materiales
para la cotización de proveedores. Realiza la cotización de proveedores Selecciona el proveedor y le informa a recursos materiales.
Realiza compra Informa al jefe de depto.
La fecha de entrega de los
uniformes. Recibe uniformes y se comunica con el interesado para que pase a recogerlos. Entrega uniformes y comprobante
56
No Si Si No ¿Se Autoriza? 3 ¿Solicitan apoyo económico? 4 3 Firma el recibo y lo entrega a lasecretaria.
Envía la petición al presidente para que la autorice o la
rechace. Analiza la petición. 2 Informa al Jefe de Departament
o de la autorización
del apoyo económico.
Pasa a firma con el Director
de Cultura.
Le instruye a la secretaria para que llene los formatos. Recibe comproba nte. C Llena el formato efectivo cheque, el acuerdo, Elabora recibo
en blanco y recaba la firma del interesado.
57
Elaboró: Erika Hoyos Abundis
Revisó: Leopoldo Valladares Guzmán
Autorizó: Luis Alberto Cacho Díaz
Firma la autorización.
Firma la autorización, y le informa a la secretaria cuando puede pasar el interesado. . Firma la autorizació
n y recaba las firmas. Informa al interesado cuando puede pasar por su cheque. Firma la autorización. 3 3
Se da por enterado y
pasa a egresos por
su cheque.
Una vez que contraloría
revisa la documentació
n, elabora el cheque y lo
entrega al interesado.
Recibe apoyo económico.
Fin
Saludar a los solicitantes y hacer entrega de la guía de requisitos.
D
58
ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Enseñanza Deportiva
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PROCEDIMIENTO
Convocar y organizar a la población en general actividades que fomenten la práctica, enseñanza y participación deportiva, logrando un mejor
desarrollo físico, mental y social.
DEPENDENCIA
DIRECCIÓN O ÁREA RESPONSABLE
Secretaria General
Fomento Deportivo
PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE
Coordinador de Escuelas Municipales.
Act.
No.
Descripción de la actividad
Operación
Responsable
1 Pasan con los entrenadores para que le entreguen guía de requisitos y cedula de inscripción.
Interesados
2 Entregan guía de requisitos. Entrenadores de Escuelas Municipales
3 Reciben guía de requisitos y entregan la documentación requerida. Interesados
4 -Si la documentación esta completa continúa en la actividad siguiente. -Si no está completa regresa al paso anterior.
Entrenadores de Escuelas Municipales
5 Informa al solicitante las características y condiciones de la actividad deportiva. Entrenadores de Escuelas Municipales
6 Informa ubicación de las instalaciones deportivas, donde se lleva la enseñanza de cada deporte (basquetbol, fútbol, karate-do y voleibol) y nombre y horarios de los entrenadores.
Entrenadores de Escuelas Municipales
59
8 Inicia actividades de acuerdo al plan de trabajo y reglamento de Escuela Municipal. Entrenadores de Escuelas Municipales9 Solicita uniformes deportivos al Jede de Departamento. Entrenadores de Escuelas Municipales
10 Entrega playeras de entrenamiento y uniformes de juego a los alumnos inscritos. Jefe de Departamento
11 Reciben uniformes deportivos y pasan con el entrenador. Interesados
12 Aplica Test/prueba por deporte (inicio de cada ciclo). Entrenadores de Escuelas Municipales
13 Contestan el test y lo entregan al entrenador. Interesados
14 Recibe test e interpreta respuestas. Entrenadores de Escuelas Municipales
15 Desarrolla enseñanza y práctica deportiva de cada deporte. Entrenadores de Escuelas Municipales
16 Se Inscribe y participaren torneos que los convoquen o inviten las Asociaciones Deportivas, Clubes, Instituciones Oficiales o Federaciones.
Entrenadores de Escuelas Municipales
17 Reportar Mensualmente al Coordinador la lista de asistencia y cedulas de inscripción de cada participante.
Entrenadores de Escuelas Municipales
18 Recibe lista de asistencia y cedulas de inscripción. Coordinador de Escuelas Municipales
19 Elabora carpetas por deporte y categoría y le informa al entrenador. Coordinador de Escuelas Municipales
20 Informa sobre los resultados que se obtuvieron en los torneos anteriormente realizados.
60
21 Archiva los resultados obtenidos en las carpetas. Coordinador de Escuelas Municipales22 Analiza resultados. Coordinador de Escuelas Municipales
23 Verifica si estuvo dentro de los 3 primeros lugares.
-Sí estuvo dentro de los 3 primeros lugares continua en la actividad siguiente. -Si no estuvo en los primeros lugares termina el proceso.
Coordinador de Escuelas Municipales
24 Entrega reconocimientos a los ganadores por deporte y categoría. Coordinador de Escuelas Municipales
25 Reciben reconocimientos. Interesados
26 Fin del proceso.
OBSERVACIONES GENERALES
INFORMACIÓN GENERAL DE LA DEPENDENCIA
DOMICILIO DE LA DEPENDENCIA
HORARIO DE ATENCIÓN
61
DIAGRAMA GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Enseñanza Deportiva
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PROCEDIMIENTO
Convocar y organizar a la población en general actividades que fomenten la práctica, enseñanza y participación deportiva, logrando un mejor desarrollo
físico, mental y social.
DEPENDENCIA
DIRECCIÓN O ÁREA RESPONSABLE
Secretaria General
Fomento Deportivo
PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE
Coordinador de Escuelas Municipales
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Interesados
Entrenadores de Escuelas Municipales
Coordinador de E
scuelas Municipales
Jefe de Departamento
No
Si
¿Está la documentación
Completa? 1
1
Informa al solicitante las características y condiciones de la actividad deportiva.
A Inicio
Saludar a los solicitantes y hacer entrega de la guía de requisitos.
Pasan con los entrenadores para que le entreguen guía de requisitos y cedula de inscripción.
Entregan guía de requisitos.
62
Informa ubicación de las instalaciones deportivas, donde se lleva la enseñanza de cada deporte
(basquetbol, fútbol, karate-do y voleibol) y nombre y horarios de los entrenadores.
A
Forma los equipos por edades (categoría) de cada deporte.
Inicia actividades de acuerdo al plan de trabajo y reglamento de Escuela Municipal.
Solicita uniformes deportivos al Jede de Departamento.
Entrega playeras de entrenamiento y uniformes de juego a los alumnos inscritos.
Reciben uniformes deportivos y pasan con el entrenador.
Recibe test e interpreta respuestas. Aplica Test/prueba por deporte (inicio de cada
ciclo).
Contestan el test y lo entregan al entrenador.
Desarrolla enseñanza y práctica deportiva de cada deporte.
Inscribir y participar en torneos que los convoquen o inviten las Asociaciones Deportivas, Clubes,
Instituciones Oficiales o Federaciones.
63
Elaboró: Erika Hoyos Abundis
Revisó: Leopoldo Valladares Guzmán
Autorizó: Luis Alberto Cacho Díaz
No
Si Reportar Mensualmente al Coordinador la lista de
asistencia y cedulas de inscripción de cada participante.
Recibe lista de asistencia y cedulas de inscripción.
Informa sobre los resultados que se obtuvieron en los torneos anteriormente realizados.
B
Archiva los resultados obtenidos en las carpetas.
Analiza resultados.
¿Estuvo dentro de los 3 primeros lugares?
Se entregan reconocimientos a los ganadores por deporte y categoría.
Reciben reconocimientos.
Fin 2
2
64
ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Realización de Eventos Deportivos
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PROCEDIMIENTO
Convocar y organizar a la población en general actividades que fomenten la práctica, enseñanza y participación deportiva, logrando un mejor
desarrollo físico, mental y social.
DEPENDENCIA
DIRECCIÓN O ÁREA RESPONSABLE
Secretaria General
Fomento Deportivo
PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE
Coordinador Deportivo
Act.
No.
Descripción de la actividad
Operación
Responsable
1 Planea y organiza eventos/actividades deportivas. Coordinador Deportivo
2 -Si el evento es Municipal continúa en la actividad siguiente. -Si el evento no es Municipal continua en la actividad numero 14.
Coordinador Deportivo
3 Realiza convocatoria y se le da a conocer a los interesados. Coordinador Deportivo
4 Se enteran de la convocatoria y de los requisitos. Interesado
5 Se presentan con los promotores deportivos para inscribirse. Continua en la actividad numero 9.
Interesado
6 Elabora circular y la envía a los promotores deportivos, solicitando su presencia para la reunión, en la cual se les informara: fecha límite de inscripciones, sistema de competencia, inauguración, premiación y clausura.
65
7 Reciben circular y se presentan a la reunión. Promotores Deportivos8 Se lleva a cabo la reunión y una vez terminada se retiran los promotores deportivos. Coordinador Deportivo
9 Inscriben a los interesados y programan los juegos. Promotores Deportivos
10 Entregan información al coordinador. Promotores Deportivos
11 Revisa la programación y la pasa al formato de calidad. Coordinador Deportivo
12 Archiva la información. Coordinador Deportivo
13 Realizan evento o actividad deportiva y al finalizar el evento entregan la papelería al Coordinador para que la archive (actividad anterior).
Promotores Deportivos
14 -Si el evento es de carácter Estatal, Nacional o Internacional continúa en la actividad siguiente.
-Si el evento no es de carácter Estatal, Nacional o Internacional termina el proceso.
Coordinador Deportivo
15 Elabora el formato de la convocatoria con las especificaciones que debe cumplir, y lo entrega a la Dirección de Comunicación Social para que diseñe e imprima la convocatoria.
Coordinador Deportivo
16 Diseña la convocatoria con las especificaciones que le solicitan. Dirección General de Comunicación Social
17 Imprime la convocatoria y se la entrega al Coordinador. Dirección General de Comunicación Social
18 Recibe y revisa que la convocatoria cuente con los requisitos solicitados. Coordinador Deportivo
19 -Si la convocatoria cuenta con las especificaciones, continua en la actividad siguiente.
-Si no cuenta con ellas regresa al paso 16.
66
20 Lleva a cabo la difusión. Coordinador Deportivo
21 Se enteran de la convocatoria y pasan con el coordinador a inscribirse. Interesado
22 Inscribe a los participantes. Coordinador Deportivo
23 Lleva a cabo el evento. Coordinador Deportivo
24 Aplica encuesta de satisfacción a los interesados. Coordinador Deportivo
25 Contesta encuesta de satisfacción y la entrega al coordinador. Interesado
26 Recibe encuesta de satisfacción y la archiva. Coordinador Deportivo
27 Fin del proceso.
