PROCEDIMIENTO:
1. Objetivo:
• Describir la mecánica para enviar y entregar documentos y paquetes entre los diferentes Centros de
Responsabilidad del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV) y otros organismos.
2. Responsable:
• Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
• Responsable de la Oficialía de Partes de Oficinas Centrales.
• Coordinador de Zona.
• Subdirector y/o Responsable Administrativo de Plantel.
3. Alcance:
• Paquetes y documentación enviados de y para todos los Centros de Responsabilidad, así como a
entidades externas al COBAEV.
• Desde que se detecta la necesidad de envío hasta la entrega de la documentación o paquete a su destinatario final.
4. Normas de Operación:
• La Oficialía de Partes recibe únicamente la valija para Planteles y Coordinaciones los días martes y jueves
en horario de 9:00 a 14:00 hrs.
• Los Planteles y Coordinaciones reciben la documentación o paquetes enviados en un plazo de 24 a 48
horas.
• Las Coordinaciones determinan los días y horas para recibir a los planteles la documentación o paquetes
dirigidos a los Centros de Responsabilidad de Oficinas Centrales.
• Las Coordinaciones determinan los días y horas para entregar los sobres o paquetes a la empresa de
mensajería, las cuales, deben informar a los planteles por escrito.
• Los requisitos de los paquetes o sobres a enviar son los siguientes:
1. Los planteles envían su documentación en un sobre cerrado o paquete según sea el caso;
2. La documentación contenida en el sobre y/o paquete debe ser dirigida a una sola dependencia;
3. El sobre y / o paquete debe contener en su anverso la siguiente información:
a) Plantel y/ coordinación remitente,
b) Domicilio,
c) Teléfono,
d) Número de folio que le corresponde al sobre y a la relación de documentos que se encuentran en
4. Se anota en el interior de un círculo y en rojo, el número de la dependencia vigente a la que va dirigida la documentación, de igual forma se encierra en un círculo rojo el número de la dependencia que remite el envío.
Por ejemplo: D1 (uno) Dirección General, CZ3 Coordinación de Zona Tres, etc.
5. Los sobres deben consignar al destinatario de la documentación en la siguiente forma:
a) Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz.
b) Dependencia a la que se destina la documentación.
c) Domicilio Fiscal
d) Con atención al titular de la dependencia.
6. Se anota en el interior de un círculo en rojo, la clave del plantel que remite la correspondencia, ésta se
forma con la letra P y el número que le corresponda.
7. En el interior del sobre y / o paquete debe venir acompañando a la documentación que se remite, el
formato de Envío y Acuse de Recibo de Correspondencia en original y copia que sirve de acuse
de recibo.
8. Los sobres recibidos por la Oficialía de Partes se entregan sin abrirlos, llenando el Registro de
Correspondencia Recibida.
9. En el envío de documentos que va para cualquier estado de la República debe venir totalmente
requisitado el destinatario, para así poder agilizar en tiempo y forma que el paquete y / o sobre llegue a su destino.
a) Nombre completo del destinatario
b) Dependencia
c) Calle, nombre y número
d) Colonia
e) Delegación o Municipio
f) Código Postal
g) Ciudad de destino
h) Teléfono Particular
• En caso de existir sobres para distintas Direcciones y / o Departamentos de Oficinas Centrales, éstos se
pueden introducir en un sobre mayor o empaquetados, consignándolos a la Oficialía de Partes a fin de que la misma haga la distribución de acuerdo al contenido de los sobres como anteriormente se indica.
• Cuando se envían sobres o paquetes dirigidos a diferentes Centros de Responsabilidad dentro de un
mismo sobre, éstos se relacionan por fuera en el Envío y Acuse de Recibo de Correspondencia
(Referido también en punto 7).
• Es obligatorio que los formatos (estructura y contenido) que se anexan, se utilicen durante el desarrollo del procedimiento.
• No se deben incluir las leyendas del encabezado y píe de página, pero sí el logotipo del SGC.
Adicionalmente, se incluirán las leyendas y los logotipos vigentes que se utilicen como imagen institucional en los documentos oficiales.
5. Descripción de Actividades:
NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Inicia 1
Personal de los Centros de Responsabilidad
Detecta una necesidad de envío.
¿El envío es de las Oficinas Centrales a los Planteles y Coordinaciones?
1.1 Sí. Continúa con la actividad 2
1.2 No. Continúa con la actividad 10
2 Preparan la documentación y paquetes para su envío (Ver normas de operación)
3
Entregan oportunamente a Oficialía de Partes los paquetes y documentos debidamente requisitados e identificados, por medio del formato de envío y acuse de recibo de correspondencia.
4
Responsable de la Oficialía de Partes
Revisa que los sobres o paquetes estén debidamente requisitados.
¿Están debidamente requisitados?
4.1 Sí. Continúa con la actividad 5
4.2 No. Regresa a la actividad 2
5
Clasifica por Centro de Responsabilidad, y organiza los envíos armando un paquete por cada destino.
6
Llena las guías y entrega oportunamente los envíos a la Empresa de Mensajería y recibe una copia de la guía, con sello de recibido, para su control y resguardo.
NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
8 Auxiliar Administrativo de Coordinación y o Plantel
Abre el sobre o paquete y entrega oportunamente, cada paquete o documento a quien va dirigido, de acuerdo con el Envió y Acuse de Recibo de Correspondencia. Lleva control de entrega al destinatario.
Termina 9
Auxiliar Administrativo de Coordinación y/o Plantel
Prepara la documentación y paquetes debidamente para su envío (Ver normas de operación)
10
Entrega oportunamente los sobres y paquetes debidamente requisitados en la sucursal de la empresa de mensajería más cercana. Nota: cuando en el Plantel no se cuenta con una sucursal de mensajería cercana lo puede enviar a través de la Coordinación de Zona.
11
Responsable de la Oficialía de Partes
Recibe de la Empresa de Mensajería los sobres y paquetes enviados por los Planteles y Coordinaciones.
12
Registra y documenta los sobres y paquetes recibidos en el Registro de Correspondencia Recibida.
13
Entrega oportunamente a cada Dirección o Departamento conforme se indique en el sobre. El cual, firma de recibido en el Registro de Correspondencia Recibida.
14 Auxiliar Administrativo
Abre el sobre o paquete y entrega oportunamente, cada paquete o documento a quien va dirigido, de acuerdo con el Envió y Acuse de Recibo de Correspondencia. Lleva control de entrega al destinatario.
6. Formatos que intervienen en el procedimiento:
NO. DENOMINACIÓN
1 Envió y Acuse de Recibo de Correspondencia
COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ ORGANISMO PUBLICO DESCENTRALIZADO ENVÍO Y ACUSE DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA FECHA: FOLIO:
CENTRO DE RESPONSABILIDAD: NÚMERO
DE OFICIO FECHA DE OFICIO NÚMERO DE ANEXOS ASUNTO (MÁXIMO DOS LÍNEAS) REQUIERE RESPUESTA SI/NO
DEPENDENCIA REMITENTE
Nombre del Responsable que envía la
correspondencia Firma Nombre del Responsable que recibí la correspondencia Firma
Fecha en que se recibe la correspondencia
COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
FECHA REMITENTE FOLIO DESTINATARIO ENTREGA FECHA QUIEN RECIBE NOMBRE DE FIRMA HORA
