Manual de Procedimientos

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Manual de

Procedimientos

Subsecretaría de

Prospectiva,

Planeación y

Evaluación

2011

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INDICE

INTRODUCCIÓN 1. Macroprocesos 2. Procedimientos Clave Nombre

1 600--PR-01 Procedimiento Control de Gestión

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INTRODUCCIÓN

En cumplimiento a lo señalado en el Artículo 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y sus reformas, así como en las Disposiciones en Materia de Control Interno y su Manual Administrativo de Aplicación General publicado el 12 de julio de 2010, donde se determina la obligación de mantener actualizados los Manuales de Procedimientos y la conformación de éstos como parte de las acciones para implementar el Modelo de Control en los diferentes ámbitos de actuación, se emite el Manual de Procedimientos de la Subsecretaría de Prospectiva, Planeación y Evaluación de manera correspondiente al Manual de Organización Específico de la Estructura Orgánica del 01 de Septiembre de 2008. A efecto de contribuir con el proceso de mejora organizacional se incluye el Mapa de Procesos Institucional, componente en el que se ubican los procesos en los que participa la Subsecretaría.

Además de que el Manual de Procedimientos contribuye al conocimiento de cómo, cuándo y por quién son efectuadas las acciones en el quehacer de una organización, se tienen beneficios adicionales entre los que se pueden mencionar:

Propicia el conocimiento de cómo funciona el área favoreciendo la transparencia y el Control Interno

Facilita la inducción a cualquier puesto, dentro de la estructura del área Evita repetir las tareas

Ayuda al incremento de la eficiencia, y Fomenta la mejora continua en los procesos

Se convoca a todos los involucrados a conocer y aplicar el manual en su ámbito de competencia y contribuir permanentemente en su actualización.

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Presentación del procedimiento

Página 2 de 9 Fecha de Documentación: 15-06-11 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBSECRETARIA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN. Control de Gestión Código: 600-PR-01

SUBSECRETARÍA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN

SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL

Objetivo(s):

Establecer el control en las diligencias conducentes sobre los asuntos que ingresan a esta unidad administrativa.

Establecer los pasos para mantener un control puntual de gestión sobre los requerimientos en las etapas de registro, seguimiento y finiquito.

Glosario:

• Documentación: Oficios, tarjetas, notas informativas, volantes de turno, etc dirigidos a la Subsecretaría.

• Documentación de respuesta: Oficios, tarjetas, notas informativas y/o volantes de turno que atiendan y den seguimiento a los asuntos dirigidos a la Subsecretaría.

• Expediente: Es el compendio de los documentos de ingreso, soporte y finiquito de un asunto.

• OM: Oficialía Mayor

• Secretaría: Secretaría de Desarrollo Social.

• SIGANET: Sistema de Gestión Administrativa

• Solicitante: Cualquier unidad administrativa contenida en el Reglamento Interior de la Secretaría, Dependencias o Entidades de la Administración Pública Federal, Órganos Sectorizados, Organizaciones de la Sociedad Civil o Particulares, que ingrese una solicitud a esta unidad administrativa.

• Solicitud: Cualquier asunto, requerimiento o petición de información de competencia de esta unidad administrativa.

• Subsecretaría: Subsecretaría de Prospectiva, Planeación y Evaluación

• Unidad Administrativa: Las previstas en el Reglamento Interior de la Secretaría y sus órganos administrativos desconcentrados.

Marco legal:

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, publicada en el D.O.F. 5-II-1917.

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• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, publicada en el D.O.F. 29-XII-1976.

• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, vigente, publicada en el D.O.F. 05-VII-2010.

• Ley General de Desarrollo Social, publicada en el D.O.F. 20-I-2004.

• Programa Nacional de Reducción de Gasto Público, emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, publicado en el D.O.F. 12-III-2010.

• Decreto por el que se aprueba el Programa Nacional de Rendición de Cuentas, Transparencia y Combate a la Corrupción 2008-2012, publicado en el D.O.F. 11-XII-2008.

• Reglamento Interior de la Secretaría de Desarrollo Social, publicado en el D.O.F. 19-VII-2004.

Referencias:

• Lineamientos para la elaboración y actualización de manuales de procedimientos 2009.

Alcance:

El control de gestión de las solicitudes comprende las etapas de ingreso, registro, seguimiento y Finiquito de los solicitantes.

Responsabilidades:

Denominación: Puesto derivado de la Estructura Orgánica Vigente y Responsabilidades en el procedimiento:

1. Titular Subsecretaria de Prospectiva, Planeación y Evaluación: Revisa los asuntos dirigidos a la Subsecretaría en acuerdo con el/la Asesor “B”, a fin de definir o autorizar la manera en que se atenderán ya sea turnarlo a otra unidad administrativa responsable adscrita a

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esta Subsecretaría o áreas que conforman la Secretaría, para su atención de conformidad con sus atribuciones o darle atención directamente mediante oficio, tarjeta o nota informativa firmada por el/la Titular o el/la Asesor(a) “B”.

2. Asesor(a) Asesor(a) “B”: Revisa la documentación recibida para presentarla en acuerdo a él (la) Titular con la información soporte.

Participa en la definición de la resolución de cada asunto, supervisa el seguimiento que se de a los mismos y valida las respuestas que se otorguen. Asimismo, supervisa la recepción, registro, control y desahogo de asuntos en el proceso de control de gestión de documentación.

3. Departamento Departamento de Gestión Interinstitucional: Recibe y registra la documentación dirigida a la Subsecretaría para posteriormente entregar a el/la Asesor(a) para revisión.

Da seguimiento a los asuntos turnados a las unidades administrativas adscritas a la Subsecretaría o áreas de la Secretaría, y atendidos en la Subsecretaría, para finiquitarlos.

Integra expedientes y bases de datos para un mejor control de la documentación.

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FO-DGO-003 Descripción de Actividades Paso núm Responsable Actividad Nombre y clave del documento de trabajo Página 5 de 9 Fecha de Documentación: 15-06-11

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBSECRETARIA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN Control de Gestión Código: 600-PR-01 1. Departamento

Recibe la documentación original y copias marcadas, dirigidas a la Subsecretaría. Registra la misma en el SIGANET y en base de control interno de la Subsecretaria.

Cataloga por tema la documentación para pasarla a revisión del/la Asesor(a).

Escanea la documentación para dar de alta en el SIGANET y contar con un resguardo electrónico.

SIGANET, Base de datos “Control de correspondencia ” 1hra. 2. Asesor(a)

Revisa la documentación en cuanto a procedencia y contenido y define el área competente para atender el asunto; se procede a firmar documentación de respuesta.

En algunos casos, expone los asuntos al Titular en acuerdo para definir trámites o resoluciones a los asuntos.

Documentación de respuesta 1hra.

3. Departamento

Prepara la documentación de respuesta con la autorización y visto bueno del (la) Asesor(a) para atender o dar seguimiento a los asuntos recibidos.

Documentación de respuesta 1hra. 4. Departamento Asesor(a)

Asignan los documentos, inician los tiempos de atención y se da seguimiento a las Unidades Administrativas para su conclusión, conforme a los tiempos definidos.

Ya que se entregan los turnos, oficios, tarjetas o notas, se escanea la información y se da de alta en el SIGANET para su resguardo electrónico y consulta por sistema.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBSECRETARIA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN Control de Gestión Código: 600-PR-01 5. Unidad Administrativa

Atiende el asunto y entrega respuesta al solicitante, con copia a la Subsecretaría o responde directamente a la Subsecretaría para continuar con los trámites correspondientes.

Se revisa en el sistema el trámite y dar seguimiento a cada asunto, conforme a los tiempos definidos en acuerdo.

SIGANET

6.

Departamento

Registra en SIGANET el seguimiento de los asuntos, respuestas mediante el número de control del turnado; y en la base de datos interna para su control, seguimiento o finiquito.

Integra expedientes y bases de datos para un mejor control de la documentación. SIGANET, Base de Datos “Control de Correspondenci a”, Expediente 7. Asesor(a)

Revisa y valida las respuestas de atención a los asuntos turnados de acuerdo a los tiempos establecidos y se generan las actualizaciones necesarias en la base de datos interna para informar al Titular sobre avances, seguimiento y desahogo de asuntos.

En caso de que la respuesta no resulte satisfactoria, se solicita a la unidad administrativa responsable un complemento de información para dar por finiquitado el tema. SIGANET, Base de datos “Control de correspondencia ”. 2 hrs.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBSECRETARIA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN Control de Gestión Código: 600-PR-01 8. Departamento

Actualiza el SIGANET y base de datos con los asuntos

atendidos y archiva expediente. SIGANET,

base de datos “Control de correspondencia ”, expedientes 3hrs.

TIEMPO TOTAL. 8 horas 20 minutos Consideraciones:

• El tiempo de seguimiento varía conforme a los tiempos asignados de respuesta por asunto.

• Los tiempos de atención del asunto dependen de su realización por la Unidad Administrativa.

• El tiempo para responder es de 3 a 10 días dependiendo el tema de cada asunto. No debe exceder 10 días a partir que se turna

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Descripción de Documentos de Trabajo

Clave Nombre del Documento de Trabajo Responsable de Retención Tiempo de Retención Tipo de Documento Página 8 de 9 Fecha de Documentación: 15-06-11 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBSECRETARIA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN

Control de Gestión

Código: 600-PR-01

N/A SIGANET Asesor(a) 5 años

Registro vía electrónica por año. Resguardo digital (CD, documentaci ón en formato PDF)

N/A Expediente por solicitud Asesor(a) 5 años

Registro. Carpetas por

número de folio.

N/A Base de datos “Control de

correspondencia” Asesor (a) 5 años

Base de datos en formato

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FO-DGO-005 Historial de cambios Revisión núm. Fecha de aprobación

Descripción del cambio Motivo(s)

Página 9 de 9

Fecha de Documentación: 15-06-11

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBSECRETARIA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN

Control de Gestión

Código: 600-PR-01

00 16/06/11 Emisión

Creación del Manual de Procedimientos de la Subsecretaria de Prospectiva, Planeación y Evaluación.

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CONTROL DE GESTIÓN 600-PR-01

Unidad Administrativa Asesor(a) Departamento Titular Recibe documentación, registra en SIGANET y control interno

Para asuntos con el/la Titular realiza notas informativas

Fin Inicio

Revisa asuntos, define área responsable firma volantes y expone en acuerdo asuntos al Titular para dar trámite o resolución a la solicitud

Prepara volantes, oficios con autorización del /la Asesor(a) Asignan las solicitudes a las unidades administrativas y se da seguimiento en el sistema Registra en el SIGANET el seguimiento, las respuestas e Integra expediente Atiende el asunto y entrega respuesta al solicitante y copia a la Subsecretaría

Revisa y valida las respuestas y actualiza base de datos para informar a el/la titular de avances, seguimiento y soluciones Actualiza el SIGANET y base de datos con los asuntos atendidos y archiva expediente

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