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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
Determinar un modelo organizacional en la gestión de archivo
de la entrada y salida de los soportes en el sector de cuentas por
pagar de la empresa Sidor C.A.
Informe de Pasantía presentado para optar al Título de Licenciado en Administración de Empresas.
Autor: Eleazar González Tutor Académico: Mary Muñoz
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CIUDAD GUAYANA, MAYO DE 2012 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
Determinar un modelo organizacional en la gestión de archivo
de la entrada y salida de los soportes en el sector de cuentas por
pagar de la empresa Sidor C.A.
Informe de Pasantía presentado para optar al Título de Licenciado en Administración de Empresas.
Autor: Eleazar González
Tutor Académico: Mary Muñoz Tutor Industrial: Naimelin Molina
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
ACTA DE APROBACIÓN
Quienes suscriben, tutores evaluadores designados para examinar el Informe de Pasantía presentado por Eleazar González portador de la Cédula de Identidad V
17633072, titulado Determinar un modelo organizacional en la gestión de archivo
de la entrada y salida de los soportes en el sector de cuentas por pagar de la empresa Sidor C.A. Para optar al título de Licenciado en Administración de
Empresas, consideramos que el mismo cumple con los requisitos exigidos por los reglamentos vigentes por lo que se confiere su aprobación.
En Ciudad Guayana a los 30 días del mes de Abril de 2012.
Tutor Académico Mary Muñoz
Tutor Industrial. Naimelin Molina
iv INDICE pp. INTRODUCCIÓN………..………..……….... 1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA 1.1 Antecedentes de la Organización………. 3 1.2 Filosofía de Gestión……….. 9 1.3 Organigrama Estructural……….. 10
1.4 Descripción de la unidad donde se desarrollaron las actividades de pasantía……….. 11
EL PROBLEMA 2.1 Planteamiento del Problema……… 14
2.2 Objetivos de la Investigación……… 16
2.2.1 Objetivo General………..……….……... 16
2.2.2 Objetivo Específicos………..… 16
ACTIVIDADES REALIZADAS 2.1 Cronograma de Actividades……… 17
2.2 Explicación de las Actividades……… 18
LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO Diagnóstico de la situación actual de la entrada y salida de los soportes (facturas) del Departamento de Cuentas por Pagar………….. 23
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Análisis del contexto interno y externo que incide en la gestión de archivo y control de documentos del Departamento de Cuentas por Pagar………..
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Plantear los lineamientos necesarios para el sistema de control interno de la entrada y salida de los soportes en el Departamento de Cuentas
por Pagar………. 29
Propuesta del instrumento para el control interno de documentos en el Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa Siderúrgica del Orinoco Alfredo Maneiro………... 30
FACILIDADES Y DIFICULTADES DURANTE EL PROCESO DE DESARROLLO DE LA PASANTIA 3.1 facilidades……… 3.2 dificultades……… APORTES………. 37 37 38 CONCLUSIONES………. 40 RECOMENDACIONES……… 41 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS……… 42 ANEXOS……… 44 Anexo A. Cronograma……… 45 Anexo B.Cuestionario……….. 47 Anexo C.Organigrama……… 49
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ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráficos
pp. 1. Opinión del personal en relación a si considera que existe una situación problemática en el proceso de control de las cuentas por pagar………..
24 2. Opinión del personal en relación a si el proceso de control interno de
documentos es
controlado………
……….. 25
3. Opinión del personal en relación a si considera importante que se mejore
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Eleazar González. (2012)
Determinar un modelo organizacional en la
gestión de archivo de la entrada y salida de los soportes en el sector
de cuentas por pagar de la empresa Sidor C.A.
Informe de Pasantía. Universidad Nacional Experimental de Guayana, Vicerrectorado Académico.
AUTOR: Eleazar Gonzalez TUTOR: Naimelin Molina
RESUMEN
En el presente informe se encuentran los resultados obtenidos del desarrollo del trabajo de investigación titulado: propuesta de un instrumento de control interno de documentos en el departamento de cuentas por pagar de la empresa Siderúrgica del Orinoco. Entre las experiencias adquiridas se presencio y se interactuó en la ejecución de actividades en el departamento de cuentas por pagar, en especial el proceso de archivo, cancelación de facturas y entrada y salida de documentos. Se concluyó que existe una situación problemática en cuanto al proceso administrativo de entrada y salida de documentos donde se extravían los soportes archivados, así como en la organización y resguardo del archivo, lo que está incidiendo en el desarrollo de actividades habituales. Por lo que se elaboró un formato para registrar y controlar la entrada y salida de documentos, así mismo se llevó a cabo una estrategia de organización y archivo de los documentos.
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INTRODUCCIÓN
Gestionar la información se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la misma se ha considerado un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones, el alcance de los logros y la supervivencia de las empresas en un entorno cada vez más exigente.
Por tal motivo, el archivo como gestor de documentos tiene una función de gran relevancia al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la información y así lo es para el Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa SIDOR, C.A; el cual es el lugar donde llegan todas las facturas de la empresa y se efectúan los pagos tanto de bienes y servicios.
Podemos decir que, actualmente no existe un adecuado funcionamiento que avale la administración de la documentación en el sector de cuentas por pagar; Por ende se propone con esta investigación determinar un modelo organizacional en la gestión de archivo de la entrada y salida de los soportes, es decir facturas pagadas por dicha empresa, para así mantener un control de la documentación en el área de archivo en el sector de cuentas por pagar, evitando de esta forma irregularidades y problemas en el desarrollo de gestiones en el proceso de control de archivo, para ello, se requiere una organización documental que incluya (clasificación, ordenación, control, distribución, almacenaje, recuperación, protección por su carácter confidencial, difusión y conservación de la documentación manejada).
Al llegar a este punto, se requiere de un análisis de la situación actual de la entrada y salida de los soportes (facturas) del archivo y así evaluar el contexto interno y externo de las fortalezas y debilidades mediante un análisis FODA que incide en la gestión de archivo y control de documentos del sector de Cuentas por Pagar de la empresa Sidor C.A. y así plantear, de acuerdo al análisis, los lineamientos necesarios para el sistema de control interno de la entrada y salida de estos soportes, logrando finalmente proponer un instrumento que controle la gestión interna de documentos en el archivo de Cuentas por Pagar de la empresa SIDOR, C.A, logrando con esto la eficiencia en los procesos administrativos, el desarrollo de las actividades y el alcance
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de los objetivos. A continuación Los resultados de este informe se presentan orientados principalmente con las generalidades de la empresa, las cuales contienen las informaciones relativas, se plantea el problema el cual este abarca las condiciones generales, incluyendo las fallas en la gestión de archivo del sector de cuentas por pagar. Tomando en cuenta a su vez las actividades realizadas presentando el desarrollo del cronograma y la descripción de la experiencia adquirida, las cuales muestran los aportes generados a la empresa, para finalmente se presentaran las conclusiones y recomendaciones, seguida por las referencias y los anexos.
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GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1 Antecedentes de la Organización
SIDOR, C.A, es una empresa dedicada a la fabricación de productos de acero para el mercado nacional e internacional. Ubicada en la Zona Industrial de Matanzas de Ciudad Guayana, sobre la margen derecha del Río Orinoco, a 17 Km. de la confluencia con el río Caroní y a 300 Km. de la desembocadura del río Orinoco en el Océano Atlántico.
SIDOR, C.A está conectada con el resto del país por vía terrestre, y por vía fluvial (marítima) con el resto del mundo. Además cuenta con:
17 Kms. de cerca perimetral, 2 Kms. de ribera, 70 Kms. de vía asfaltada, 132 Kms. de vía férrea, 19 Plantas de producción, 1 Muelle y sus facilidades.
La región Guayana ofrece excelentes condiciones geográficas para la instalación de una empresa de esta índole, cercana a los yacimientos ferrosos y a fuentes de energía tanto eléctrica como de gas natural, así como la fácil conexión por vía fluvial a los mercados extranjeros.
La actividad industrial surge en Guayana a finales de los años 40 con la explotación del mineral de hierro del cerro El Pao y, poco después El Cerro Bolívar. Luego fueron otorgadas concesiones y construida la infraestructura física para su aprovechamiento.
El mineral de hierro, luego de su extracción de las minas, era sometido a un proceso de molienda y clasificación para luego ser exportado, como consecuencia se decidió construir en territorio nacional una planta siderúrgica capaz de transformar en acero gran parte del mineral de hierro que se encontraba bajo explotación, y satisfacer en cantidad, calidad y variedad, las necesidades de los principales sectores de la economía nacional, y en particular los requerimientos de sus industrias del petróleo o de la construcción.
Finalmente la ubicación de la Siderúrgica en Guayana se debió principalmente a la proximidad con los yacimientos de mineral de hierro y de las fuentes energéticas, así
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como también a la facilidad de acceso a los mercados mundiales a través de los canales de navegación del río Orinoco, los cuales le dan interconexión con los principales mercados del mundo.
Descubrimiento de las minas de hierro
1926: Descubrimiento de las minas de hierro del cerro El Pao.
1947: Descubrimiento de los yacimientos del mineral de hierro del Cerro Bolívar. 1950: Comienza la transformación del hierro en acero, con la puesta en marcha de la planta siderúrgica (SIVENSA) en Antímano Caracas.
1951: Creación del Sindicato Venezolano del Hierro y del Acero, empresa privada
que inicia los estudios preliminares para la instalación de una industria siderúrgica en el país.
1953: El Gobierno Venezolano toma la decisión de construir una planta
Siderúrgica en Guayana. Esta gesta comienza con la creación de la Oficina de Estudios Especiales de la Presidencia de la República y se le encomienda como
responsabilidad primaria, el estudio y plan de ejecución de un Proyecto Siderúrgico.
Descubrimiento de las minas de hierro
Etapa I: Instalación y construcción del Complejo Siderúrgico
1955: El Gobierno Venezolano suscribe un contrato con la firma Innocenti de Milán, Italia, para la construcción de una Planta Siderúrgica
Con capacidad de producción de 560.000 toneladas de lingotes de acero. 1957: Se inicia la construcción de la Planta Siderúrgica del Orinoco y se modifica el contrato con la firma Innocenti, para aumentar la capacidad a 750.000 toneladas anuales de lingotes de acero.
1958: Se crea el Instituto Venezolano del Hierro y del Acero, adscrito al Ministerio de Fomento, sustituyendo a la oficina de Estudios Especiales de la
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Presidencia de la República, con el objetivo básico de impulsar la instalación y supervisar la construcción de la planta Siderúrgica.
1960: Se crea la Corporación Venezolana de Guayana (C.V.G) y se le asignan las funciones del Instituto Venezolano del hierro y el acero
1961: Se inicia la producción de tubos sin costura, con lingotes importados. Se produce arrabio en Hornos Eléctricos de Reducción.
1962: El 9 de julio, se realiza la primera colada de acero, en el horno Nº 1, de la Acería Siemens-Martín. El 24 de Octubre se crea el Cuerpo de Bomberos de SIDOR. 1963: Terminación de la construcción de la Siderúrgica del Orinoco, C.A. y puesta en marcha de los trenes 300 y 500.
1964: El 1 de abril, la Corporación Venezolana de Guayana constituye la empresa Siderúrgica del Orinoco, C.A. (SIDOR), confiriéndole la operación de la planta Siderúrgica existente.
1967: El 26 de junio, SIDOR logra producir por primera vez 2.000.000 toneladas de acero, líquido.
1970: El 3 de octubre se inaugura la Planta de Tubos Centrifugados, con una capacidad para producir 30.000 toneladas en un turno.
1971: Se construye la Planta de Productos Planos.
1972: Se amplía la capacidad de los hornos Siemens Martín, a 1,2 toneladas de acero líquido.
1973: Se inaugura la Línea de Estañado y Cromado Electrolítico de la Planta de Productos Planos. El 3 de Noviembre es inaugurado el Centro de Investigaciones de la Empresa. El 20 de Diciembre se inauguró y se puso en marcha la Línea de Fabricación de chapas gruesas de la Planta de Productos Planos.
6 Etapa II: Construcción del Plan IV.
1974: Puesta en marcha de la Planta de Productos Planos. Se inicia el Plan IV para aumentar la capacidad de SIDOR, C.A. a 4.8 millones de toneladas de acero.
1975: Nacionalización de la Industria de la minería del hierro.
1977: El 18 de Enero se inicia las operaciones de la Planta de Reducción Directa Midrex I.
1978: Se inaugura el Plan IV.
1979: Puesta en marcha de la Planta de de Reducción Directa Midrex, la Acería Eléctrica y la Colada Continua de Palanquillas y los Laminadores de Barras y Alambrón
1980: Se inaugura la Planta de Cal y el Complejo de reducción Directa.
1981: Se inicia la ampliación de la planta de productos planos y la planta de tubos centrifugados.
Etapa III: Reconversión Industrial
1989: Se inicia un Plan de Reconversión de SIDOR, C.A. que significa, entre otros cambios, el cierre de los hornos Siemens-Martín y laminadores convencionales. 1990: La Empresa obtiene la marca NORVEN, para las láminas y bobinas de acero, para la fabricación de cilindros a gas SIDOR C.A. obtiene la certificación Lloyd´s para las Bandas y Láminas para recipientes a presión. La Empresa obtiene la marca NORVEN para la tubería de Revestimiento y Producción.
1991: Como resultado del Plan de Reconversión, se obtuvo el cierre de 13 instalaciones consideradas obsoletas, racionalización de la fuerza laboral, inicio de la exitosa incursión en el mercado de capitales y reducción de 11 a 5 niveles jerárquicos. 1992: SIDOR C.A. obtiene la marca NORVEN para el Alambrón de Acero al Carbono, para la Trefilación y Laminación en Frío.
7 Etapa IV: Privatización
1993: El 15 de Septiembre fue promulgada la Ley de Privatización publicada en gaceta oficial el 22 de Septiembre, lo que da inicio al proceso de privatización.
1994: El Ejecutivo nacional establece el proceso de privatización. 1995: Entra en vigencia la Ley de Privatización en Venezuela
1997: El 18 de Diciembre, se firma contrato compra-venta con el Consorcio Amazonia, integrada por empresas mexicanas, argentinas, brasileras y venezolanas, adquiriendo un 70% de las acciones. En este proceso licitatorio gana Amazonia. Conformado por las empresas Hylsa de México, Siderar de Argentina, Sivensa de Venezuela, Tamsa de México y Usiminas de Brasil. El proceso de subasta de SIDOR se realiza en diciembre de 1997, con la intervención de 3 grupos de inversionistas y con un precio base de 1550 millones de dólares.
1998: SIDOR inicia su transformación para alcanzar estándares de competitividad internacional equivalentes a los de los mejores productores de acero en el mundo.
Etapa VI: Reestructuración económica
2000: La Acería de Planchones obtiene una producción superior a 2,4 millones de toneladas, cifra con la que supera la capacidad para la cual fue diseñada en 1978. 2001: Se inauguran tres nuevos hornos en la Acería de Planchones y se concluye el proyecto de automatización del Laminador en Caliente con una inversión de más de 123 millones de dólares.
2002:Récord de producción en plantas de Reducción Directa, Acería de Planchones, Tren de Alambrón y distintas instalaciones de Productos Planos, entre ellas, el Laminador en Caliente, que superó la capacidad de diseño, después de 27 años.
2003: Se cumplen cinco (5) años de gestión privada de SIDOR C.A. En los primeros cinco 5 años de gestión privada, SIDOR C.A. exhibe estándares de competitividad que le permiten ubicarse entre los tres mayores productores integrados
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de acero de América Latina y ser el principal exportador de acero terminado de este continente. SIDOR C.A. Recibió el Fondo para la Normalización y Certificación de la Calidad, FONDONORMA, el certificado de Sistemas de Gestión de Calidad, COVENIN-ISO 9001-2000 para sus líneas de Productos Planos, Largos y Prerreducidos y el certificado IQ-NET, que otorga la Red Internacional de Certificación.
2004: Se inicia el proceso de Participación Laboral de los trabajadores de SIDOR C.A., a través de la venta del 20% de las acciones de la empresa por parte del Estado Venezolano a cargo de la Corporación Venezolana de Guayana (C.V.G.) y el Banco de Desarrollo Económico y Social (Bandes)
2005: El Grupo TECHINT adquiere la totalidad de las acciones de Hylsamex, y la participación del Grupo Alfa en el Consorcio Amazonía. Con miras de fortalecer la presencia de TECHINT en Latinoamérica y el mundo, forman el Holding Ternium del cual SIDOR C.A. forma parte.
2006: En Febrero comienzan a cotizar la bolsa de valores de Nueva York (NYSE) bajo el símbolo Tx.
Etapa VI: Nacionalización de SIDOR, C.A.
2008: Puerto Ordaz, 12 de Mayo del 2008, El presidente de la República, Hugo Rafael Chávez Frías, firmó la nacionalización de SIDOR, C.A. y el Contrato Colectivo entre el Sindicato de Trabajadores de la Industria Siderúrgica y sus Similares (SUTISS) y SIDOR, C.A., para el período 2008-2010 y estableció el 30 de Junio como fecha límite para que la empresa Italo-Argentina Techint transfiera el total de los bienes de SIDOR, C.A. al Estado venezolano. Se obtuvieron Récord de producción en Laminación en Caliente, Recocido Continuo, Hot Skin Pass, Rebobinadora 3, Cromado, Corte de Hojalata 1, Récord de despacho de productos en Laminación en Frío. Leer noticia relacionada.
2009: Un récord diario de producción en la línea Hot Skin Pass, dos récord de
9 1.2 Filosofía de Gestión
Misión
fabricar y Comercializar productos de acero con altos niveles de productividad,
calidad y sustentabilidad, abasteciendo prioritariamente al sector transformador nacional como base del desarrollo endógeno, con eficiencia productiva y talento humano altamente calificado, comprometido en la utilización racional de los recursos naturales disponibles; para generar desarrollo social y bienestar a los trabajadores, a los clientes y a la Nación.
Visión
Ser la empresa socialista siderúrgica del Estado venezolano, que prioriza el desarrollo del Mercado nacional con miras a los mercados del ALBA, andino, caribeño y del MERCOSUR, para la fabricación de productos de acero con alto valor agregado, alineada con los objetivos estratégicos de la Nación, a los fines de alcanzar la soberanía productiva y el desarrollo sustentable del país.
Políticas
• Direccionalidad de las inversiones hacia el incremento de la productividad, en un ambiente seguro.
• Política de comercialización que considere, a futuro, contratos a largo plazo con empresas nacionales y extranjeras; para consolidar el posicionamiento del producto Sidor en el Mercado nacional e internacional, asegurándole a los clientes el suministro de acero oportuno y confiable en el tiempo.
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• Fortalecimiento y promoción del sector transformador nacional como base de la agregación de valor para el desarrollo endógeno; así como el mejoramiento de la red de distribución y comercialización del acero.
• Creación y fortalecimiento de mecanismos institucionales que privilegien la participación popular, impulsando la creación y el desarrollo de pequeñas empresas y redes de economía social.
• Incentivo del modelo de producción y consumo ambiental sustentable, con énfasis en la reducción del impacto ambiental y cumplimientos de las normativas ambientales.
• Formación técnico-político-ideológica para el impulso del Nuevo modelo de relaciones socio-productivas en el marco de una visión socialista; así como el conocimiento y capacitación dentro de la industria del acero y de materiales, ampliando la infraestructura tecnológica de los centros de investigación como instrumentos de desarrollo de la industria nacional.
11 1.3 Organigrama Estructural . CEO SIDOR ASISTENCIA CEO Dirección PLANEAMIENTO SIDOR Dirección SUPPLY CHAIN SIDOR Dirección GESTION INDUSTRIAL SIDOR PLAN COMERC SIDOR Dirección AUDITORIA SIDOR Dirección LEGAL SIDOR Dirección COMUNICACIÓN SIDOR CFO ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SIDOR Dirección General PLANEAMIENTO Y OPER. SIDOR Dirección RRHH SIDOR Dirección INGENIERIA MEDIO AMBIENTE SIDOR Dirección General SIDOR INTERNACIONAL SIDOR NORTE Dirección General SIDOR CENTRO Dirección General SIDOR Funciones con Servicio Externo ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL CIO SISTEMAS SIDOR Dirección ADMINISTRACIÓN SIDOR Dirección FINANZAS SIDOR Dirección TAX PLANNING & COMP. SIDOR Gerencia RELACION CON INV. SIDOR Dirección FINANZAS CENTRO Dirección General
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1.4 Descripción de la unidad donde se desarrollaron las actividades de pasantía.
El objeto de estudio es el sector de Cuentas por Pagar, ubicada en la Dirección de Administración y Finanzas. Cuentas por Pagar de SIDOR tiene como función principal; la recepción, contabilización y ejecución de pago de bienes y servicios, nacionales y extranjeros; los cuales surgen de una necesidad determinada para satisfacer las distintas áreas y deuda contraída por Sidor con terceros.
El sector de Cuentas por Pagar está constituido por: * El Jefe de Departamento
* Coordinador de pagos Nacionales * Coordinador de pagos Extranjeros * Analistas
* Asistente de Caja
Misión del Sector
Cumplir conjuntamente la pautas estipuladas en la Administración Tributaria (SENIAT), la ley de IVA en la Recepción; Conformación y Registro de Facturas; Notas de Debito y Crédito; preparando las propuestas de Pago a su vencimiento enviadas al Área de Tesorería.
Visión del Sector
Registrar correctamente la deuda de proveedores nacionales y extranjeros, controlando cada paso del proceso desde la recepción de la factura hasta que se entrega al analista de pago para su cancelación.
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Figura 2. Departamento de Cuenta por Pagar- Archivo. (2012)
El archivo es el lugar donde son almacenadas todas las facturas pagadas, una vez que son realizados todos los procesos dentro del sector de cuentas por pagar que son: la recepción, contabilización y ejecución de los pagos de todas las facturas. El archivo sirve como soporte de todo los pagos realizados en la empresa para su verificación, anulación, auditorias u otra acción de tipo administrativo.
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EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema
La gestión de la información es una actividad estratégica para el éxito de las
organizaciones y se define como aquel proceso que se encarga de gestionar la
información necesaria para la toma de decisiones y un mejor funcionamiento de los procesos en las organizaciones; y es preocupación de toda institución estudiar e indagar sobre las causas que originan la necesidad de llevar un adecuado y eficiente sistema de registro de archivo en su organización.
De esta forma Sidor ,C.A Al contar con un sector de cuentas por pagar que tiene poco personal, y muchas son las facturas que ingresan al departamento, se pierde control de la documentación y es necesario un mecanismo que controle la gestión del archivo. El sector de Cuentas por pagar es el lugar donde llegan todas las facturas de la empresa y se efectúan los pagos de bienes y servicios (pago de proveedores nacionales y extranjeros, gastos, pagos de personal, pago de servicios de transporte, comida, etc.).
Por lo tanto este sector requiere un instrumento de control, ya que las facturas una vez pagadas deben ser almacenadas en el Archivo y en el proceso se extravían, o no quedan guardadas en su estante correspondiente, lo que dificulta la ubicación de los soportes, para su verificación, anulación u otra acción de tipo administrativo. La situación anteriormente mencionada tiene por consecuencia el incumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos en el sector de cuentas por pagar, para el funcionamiento eficiente dentro del departamento. Con el fin de dar una solución al problema que se presenta se propone la creación de un formato en Excel que facilite el control de la entrada y salida de archivo, es decir un sistema de control interno de documentos en el archivo del Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa Siderúrgica del Orinoco.
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Por lo tanto, para liberar esta abrumadora tarea de efectuar una organización de documentos manuales que ocasiona congestionamiento, se debe ofrecer una herramienta de trabajo que consista en un sistema de información más exacto y rápido, para el personal que labora archivando una cantidad de documentos en un corto tiempo para dar inicio a las actividades de la empresa de manera eficiente e integra, ya que si mayor y compleja sea la organización, mayor será la importancia de
un adecuado sistema de control interno de documentos.
Por lo antes expuesto, surgen las siguientes interrogantes de la investigación: ¿Cuáles son las irregularidades presentadas en la entrada y salidas de los soportes archivados?
¿Cuáles son las causas que determinan el extravío de documentación de la empresa?
¿Las mejoras que se propondrán en las gestiones de control de documentos en el Departamento de Cuentas por Pagar requieren de la validación por parte de la alta junta directiva?
16 2.2 Objetivos de la Investigación
2.2.1 Objetivo General
Determinar un modelo organizacional en la gestión de archivo de la entrada y salida de los soportes en el sector de cuentas por pagar de la empresa Sidor C.A.
2.2.2 Objetivos Específicos
− Diagnosticar la situación actual de la entrada y salida de los soportes (facturas) del archivo del sector de Cuentas por Pagar de la empresa Sidor C.A.
− Analizar el contexto interno y externo mediante un análisis FODA que incide en la gestión de archivo y control de documentos del sector de Cuentas por Pagar de la empresa Sidor C.A.
− Plantear los lineamientos necesarios para el sistema de control interno de la entrada y salida de los soportes del archivo en el sector de Cuentas por Pagar de la empresa Sidor C.A.
− Proponer un instrumento para el control interno de documentos en la gestión de archivo del sector de Cuentas por Pagar de la empresa Sidor, C.A
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ACTIVIDADES REALIZADAS
SIDOR, como empresa que pone de manifiesto el cumplimiento de apoyar el
profesionalismo nacional, posee un programa de pasantías, donde permite a diversos estudiantes de nivel técnico y profesional en cualquiera de las ramas, desarrollar proyectos de envergadura y al mismo tiempo ofrecerles el entrenamiento adecuado para la obtención de sus títulos universitarios.
En función a las necesidades de la empresa,fuese el área de archivo del sector de cuentas por pagar el asignado para desarrollar la actividad de pasantía, ejecutando específicamente la tarea del control de gestión de documentos (físico de facturas), donde se desarrollo:
• Análisis FODA, donde se determino las fortalezas, oportunidades amenazas, debilidades en el proceso de gestión de archivo.
• Un análisis de toda la documentación existente en el archivo
• Relación cronológica de todos los soportes archivados en un formato de Excel.
• Apoyo al personal del sector en la gestión de actividades del sector. • Sellar y almacenar en su archivo correspondiente las facturas pagadas • Formato para de control de entrada y salida de documentos
• Actividades y trabajo de oficina
Es por ello que plantearon asignar esta responsabilidad de generación de una propuesta de un sistema de control interno de documentos en el sector de cuentas por pagar a un pasante de Administración, en cuyo perfil profesional debía encontrarse los siguientes aspectos:
• Estudiante del noveno semestre de Administración.
• Sexo Masculino
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• Facilidad de comunicación
• Uso adecuado de Office.
• Calificaciones superiores al promedio.
Reunidos los requisitos, la empresa expuso las actividades a desarrollar en el trabajo de pasantía regular. El propósito fundamental de la empresa, en relación al desarrollo del trabajo de pasantía expuesto, radica en el hecho de contar con una propuesta derivada del diagnóstico; y que permita desarrollar posteriormente acciones que conlleven la mejora en la gestión del archivo en el proceso de control de documentos.
2.1 Cronograma de Actividades
El cronograma de actividades es el esquema básico donde se distribuye y organiza en forma de secuencia temporal el conjunto de experiencias y actividades diseñadas a lo largo de un espacio de tiempo en particular. La organización temporal básicamente se organiza en torno a dos ejes: la duración de la pasantía y el tiempo que previsiblemente el estudiante dedicará al desarrollo de cada actividad.
Para el establecimiento del cronograma de actividades, el tutor industrial asignado, estructuró las actividades a desarrollar en el lapso de duración de la pasantía, en donde propuso las tareas a realizar, y planificó y controló el normal funcionamiento del proyecto. Cabe resaltar que tiempo asignado para el desarrollo del tema propuesto fue de 4 meses, equivalentes a 16 semanas. Las actividades que planteó el tutor industrial fueron las siguientes:
• Familiarizarse con la empresa y con las actividades que esta desarrolla.
• Conocer a los trabajadores a los que se les realizará el estudio.
• Obtener información del personal en función al tema en estudio.
• Entregar primer avance escrito de lo adelantado hasta la fecha.
• Tabular los resultados obtenidos de la aplicación del cuestionario.
• Analizar los soportes archivados y base de datos.
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• Plantear los lineamientos para el sistema de control de entrada y salida de
soportes y elaborar formato de control.
• Entregar segundo avance escrito.
• Establecer conclusiones y recomendaciones
• Elaborar trabajo final.
Estas actividades fueron planificadas en el lapso establecido para el desarrollo del trabajo de pasantía. Cabe resaltar que todas las actividades fueron cumplidas de manera exitosa en el tiempo y lugar establecido. El cronograma de actividades se puede visualizar en el Anexo A.
2.2 Explicación de las Actividades
En este aspecto se procede a realizar la descripción metodológica de la forma cómo se cumplieron las responsabilidades asignadas y descritas en el Cronograma. A continuación se detalla lo antes explicado, en función a las tareas asignadas.
• Familiarizarse con la empresa y con las actividades que esta desarrolla.
Esta actividad, consistió básicamente en la lectura de la documentación de la empresa, y el sector de Cuentas por pagar, el conocimiento de sus funciones, estructura organizativa, unidades que la conforman, visión, misión, entre otros aspectos que dan a conocer el objeto de la organización.
De igual manera, el personal adscrito al departamento facilitó diversos proyectos ejecutados y por ejecutar, para obtener conocimientos acerca de lo que ha realizado y realizará la organización. Así mismo se pudo conocer el contenido de las prácticas operativas y descripciones de cargo.
20 • Conocer a los trabajadores
Para esta actividad se programaron diversas visitas guiadas en las unidades, con la finalidad de conocer a los trabajadores y en el cuadro comunicación en función tema en estudio. Esta actividad fue muy importante, debido a que se pudo observar y tener contacto con los trabajadores, aspecto que no es posible en aula, por lo que fue interesante y de gran aprendizaje la realización de las visitas guiadas.
En estas visitas, el tutor industrial, así como el personal, permitían la realización de preguntas para aclarar dudas y conocer más de los procesos y operaciones realizadas. La figura del tutor industrial fue fundamental en esta actividad, pues fue este quien coordinó la logística para efectuar las visitas.
• Obtener información del personal
A través de las entrevistas y la creación del cuestionario diagnóstico se obtuvo la
información de manera formal e informal que permitió el desarrollo de la temática presentada.
• Entregar primer avance escrito de lo adelantado hasta la fecha.
El tutor industrial programó la entrega de un primer avance del trabajo realizado, el cual consistió de las actividades realizadas hasta la fecha, y las acciones a seguir. En este avance se pudo concretar ideas para el estudio a realizar. Fue de gran importancia la retroalimentación recibida por el tutor industrial y demás personal, de donde se alentó a continuar con el desarrollo del trabajo, indicando que se iba por buen camino y que se encontraban satisfechos por lo adelantado.
21 • Tabular y analizar los resultados
Para el desarrollo exitoso del análisis, se aplicó un cuestionario diagnóstico, y posteriormente se realizó la tabulación de los resultados obtenidos, lo cuales fueron graficados y analizados posteriormente.
• Analizar los soportes archivados y base de datos
Para esta actividad, se procedió a la revisión del contenido de las cajas archivadas y de la base de datos existentes. Durante esta fase la toma de notas fue de gran importancia, puesto que era necesario evidenciar situaciones para la realización de posteriores análisis.
Una vez analizado el proceso, y en función a los resultados obtenidos, se pudo determinar las debilidades en el proceso, las que constituyen aquellos aspectos internos que deben fortalecerse para potenciar los aspectos positivos.
• Evaluar el contexto interno y externo.
Con las debilidades identificadas, se procedió a determinar las fortalezas, oportunidades y amenazas que afectan el proceso en estudio, a través de la utilización de la matriz FODA, la que permite la evaluación del contexto interno y externo, a fin de establecer estrategias que permita la mejora de la gestión, está es presentada en el siguiente capítulo.
• Plantear lineamientos para el sistema de control de entrada y salida de soportes y elaborar formato de control
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Desarrollados, los objetivos específicos con éxito, se procedió al establecimiento de lineamiento para llevar a cabo el sistema de control de entrada y salida de soportes y su respectivo formato de control. Esto fue posible con la participación activa del personal.
• Entregar segundo avance escrito.
El tutor industrial programó la entrega de un segundo avance del trabajo realizado, el cual consistió de las actividades realizadas hasta la fecha, y las acciones a seguir. En este avance se pudo visualizar los resultados obtenidos, los cuales fueron satisfactorios. Fue de gran importancia la retroalimentación recibida por el tutor industrial y demás personal de la empresa.
• Elaborar trabajo final.
El trabajo final, se realizó por partes, conforme se avanzaba y aprobaba cada fase de las actividades asignadas. La aprobación del tutor industrial en cada una de estas fue preponderante para culminar con éxito todo lo estipulado en el cronograma de actividades.
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LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO
En esta sección del informe se presenta el desarrollo de los objetivos específicos
planteados, los cuales brindan la información relativa a los aportes generados a la empresa, y que además dan respuesta al planteamiento del problema detectado.
Diagnóstico de la situación actual de la entrada y salida de los soportes (facturas) del sector de Cuentas por Pagar
Antes de iniciar con el diagnóstico, es de suma importancia que se conozca los procesos que se desarrollan en el sector, los cuales se describen a continuación:
1.- Recepción de Facturas (Entradas)
El proceso de las actividades del sector de cuentas por pagar de SIDOR inicia con la recepción de las facturas a Proveedores y Contratistas la cual es realizada diariamente a través de la taquilla ubicada en Caja Chica en el portón III de SIDOR, en el horario comprendido de 8 a.m. a 11 a.m. Cuando las facturas son emitidas por proveedores extranjeros y nacionales no residenciados en Puerto Ordaz se podrán recibir por correo.
Las facturas recibidas en el sector son relacionadas en un archivo compartido la cual indican los siguientes aspectos:
• Número de Factura.
• Fecha de Recepción.
• Monto.
Analista de Registro.
• Código y nombre del Proveedor.
• Moneda de Documento.
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• Concepto de la compra (fletes, materiales y repuestos, suministros, servicios,
descentralizadas y egresos de caja, entre otros).
2.- Proceso (Contabilización o Registro de las Facturas)
Para el desarrollo de este proceso, se llevan a cabo las siguientes actividades:
• Recepción y verificación de las facturas por parte del asistente de caja.
• Verificación del analista de registro de las facturas así como los documentos
soportes establecidos en la Orden de Compra, Contrato, o procedimientos de SIDOR, .CA.
• Verificar que la factura tenga el número de ingreso emitido por el Almacén o la
Hoja de Entrada de Servicios esté liberada (Centralizada) Verificar que las facturas de materiales o suministros nacionales tengan la Nota de Entrega original sellada por Protección de Planta y Almacenes, y que estén emitidas en la misma moneda que establece la Orden de Compra.
• Verificar que concuerde el monto total facturado con el monto total indicado en
la lista de los materiales entregados al área, en el caso de los materiales a consignación/cuenta corriente; y cuando queden renglones pendientes por facturar, incluidos en la lista, el proveedor deberá traer en la siguiente facturación la copia de la Nota de Entrega y explicar detalladamente la facturación actual.
• Aceptar o rechazar la factura del proveedor.
Elaborar las estadísticas de gestión.
• Contabilizar en el sistema si el monto facturado coincide con la información
cargada en el sistema
3.- Output – Producto o Servicios (Salidas -Ejecución de pago de las Facturas)
Luego del registro y contabilización de la factura en el sistema, se procede con el tercer paso del proceso de Cuentas por Pagar, que es la ejecución del pago de la factura para que la Gerencia de Tesorería una vez recibido los documentos que
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soporten emita la cancelación correspondiente ya sea en cheque, transferencia o cualquier otro medio.
Descrito lo anterior, a continuación se presentan los resultados del cuestionario aplicado:
Gráfico 1. Opinión del personal en relación a si considera que existe una situación problemática en el proceso de control de las cuentas por pagar. Fuente: El autor (2012)
Como se puede evidenciar en el gráfico 1, el 67% de los encuestados manifestaron que efectivamente existe una situación problemática en el desarrollo de las gestiones referidas al proceso de control de cuentas por pagar; sin embargo el 33% restante consideró que no existe, debido a que el inconveniente está siendo originado por situaciones externas al personal que labora en el sector, aspecto que es considerado como una debilidad, dado que el retraso en el proceso deriva del deficiente manejo de los archivos.
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Gráfico 2. Opinión del personal en relación a si el proceso de control interno de documentos es controlado. Fuente: El autor (2012)
De acuerdo a lo reflejado en el gráfico 2, se puede comentar que el 67% opinó que el proceso si es controlado, sin embargo el complemento de la muestra consideró que a pesar de que se cuenta con los mecanismos para controlarla, esta no es efectiva, dado que se han presentado diversas situaciones problemáticas que afectan el desarrollo de las actividades. Es importante destacar que la definición y claridad de la estructura organizativa es básica para poder diseñar el sistema de control. En particular, el grado de formalización y de centralización, así como el tipo de estructura organizativa, condicionan las características del sistema de control.
Gráfico 3. Opinión del personal en relación a si considera importante que se mejore el proceso. Fuente El autor (2012)
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De acuerdo al gráfico 3, hay que destacar que el 100% consideró que es de gran importancia que se mejore el proceso, debido a que este se encuentra relacionado con el desarrollo de procesos administrativos que afectan estructuras de costos, a fin de tomar acciones correctivas y preventivas, según sea el caso.
El éxito de las organizaciones depende en gran parte de que sus trabajadores realicen sus labores de acuerdo con las normas establecidas, lo cual implica juzgar aquellas cualidades que influyen en la ejecución del trabajo. Resulta sumamente importante considerar que las personas, en el transcurso del tiempo, van adquiriendo más experiencia y conocimientos en el desempeño de sus funciones; y sus habilidades y cualidades van desarrollándose paulatinamente, y con ello logran hacerse cada vez más necesarias y útiles para la empresa.
Análisis del contexto interno y externo mediante un análisis FODA que incide en la gestión de archivo y control de documentos del sector de Cuentas por Pagar.
La importancia de evaluar el contexto interno y externo radica en el hecho que con la identificación de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, surgen estrategias para abordar los escenarios, potenciando las fortalezas y oportunidades, minimizando las debilidades y amenazas. El resultado de la matriz FODA, se presenta a continuación.
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Tabla 1. Matriz FODA
FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS FORTALEZAS F1: Existe la iniciativa y la cultura de mejoramiento continuo en el departamento F2: El personal se encuentra dispuesto a la participación de proyectos de mejora para las gestiones de facturación.
DEBILIDADES
D1: No existe mecanismo de
control de entrada y salida de documentos.
D2: Falta de equipos de
digitalización de documentos.
D3: Ausencia de una estrategia
eficaz para el archivo de documentos.
OPORTUNIDADES O1: En la zona existen gran
cantidad de empresas encargadas de impartir cursos de capacitación al personal en materia de control interno
O2: Variedad de pasantes y
tesistas para la detección de problemas y ejecución de proyectos de mejoras
FO (MAXI-MAXI)
Capacitar al personal en cuanto a las necesidades del departamento.
Aprovechar la cultura de mejoramiento continuo para desarrollar proyectos que mejoren la productividad de las gestiones administrativas
DO (MINI-MAX)
Evaluar los mejores métodos para desarrollar la gestión administrativa de archivo y control de documentos
Implementar equipos digitalizadores de documentos,
a fin de que se cuente con un archivo digital.
AMENAZAS
A1: Crisis económica de la
empresa que retrasa el pago de las facturas.
FA (MAXI-MINI)
Aprovechar la iniciativa que posee el personal de
aumentar la productividad del departamento.
A pesar de la crisis económica, la empresa debe disponer de los recursos necesarios para
cumplir con sus
compromisos
DA (MINI-MINI)
Contar con un sistema de control de las gestiones y documentación a fin de detectar las situaciones problemáticas y tomar las acciones correctivas necesarias.
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Plantear los lineamientos necesarios para el sistema de control interno de la entrada y salida de los soportes en el sector de Cuentas por Pagar.
Para determinar los lineamientos de información necesarios para el sistema de control interno en lo que respecta a la entrada y salida de los soportes en el sector de Cuentas por pagar, se recogieron opiniones del personal involucrado en donde se determinó que los aspectos de importancia informativa que debe contener el sistema de control interno son los siguientes:
• Identificación del trabajador que solicita el documento. • Unidad a la que pertenece.
• Identificación del documento. • Motivo de la solicitud.
• Fecha y Hora de retiro. • Firma de Recibido.
• Fecha y Hora de devolución. • Firma de entrega.
Con los requerimientos de información determinados se procede a diseñar el instrumento.
Propuesta del instrumento para el control interno de documentos (físico de facturas) en el sector de Cuentas por Pagar de la empresa Sidor, C.A.
Para la generación de la propuesta, se elaboró en Excel, el siguiente instrumento que debe ser llenado al momento de retiro de algún documento. El mismo se presenta a continuación:
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El formato antes mostrado refleja los datos que deben ser colocados para llevar a cabo el control de entrada y salida de documentos, así como el responsable de este, con el fin de poder asentar quien tiene el documento. Es importante que toda unidad de archivo cuente con estrategias para controlar la gestión interna, así el personal que trabaja en el sector tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos.
Las siguientes imágenes, evidencian el trabajo de archivo realizado:
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Relacion del archivo y actualizacion de la existencia de los soportes archivados del departamento de cuentas por pagar. Sidor,c.a
leyenda: AÑO 2011
ZP ARCHIVADOS ZP NO ARCHIVADOS ZP ANULADOS
CAJAS CAJA N° 1 CAJA N° 2 CAJA N° 3 CAJA N° 4 CAJA N° 5 CAJA N° 6 CAJA N° 7 CAJA N° 8 CAJA N° 9
CODIGO ZP 20/0000-0099 20/00100-00199 20/00200-00299 20/00300-0039920/00400-00499 20/00500-00599 20/00600-00699 20/00700-0079920/00800-00899 2000000 20000100 20000200 20000300 20000400 20000500 20000600 2000700 20000800 2000001 20000101 20000201 20000301 20000401 20000501 20000601 2000701 20000801 2000002 20000102 20000202 20000302 20000402 20000502 20000602 2000702 20000802 2000003 20000103 20000203 20000303 20000403 20000503 20000603 2000703 20000803 2000004 20000104 20000204 20000304 20000404 20000504 20000604 2000704 20000804 2000005 20000105 20000205 20000305 20000405 20000505 20000605 2000705 20000805 2000006 20000106 20000206 20000306 20000406 20000506 20000606 2000706 20000806 2000007 20000107 20000207 20000307 20000407 20000507 20000607 2000707 20000807 2000008 20000108 20000208 20000308 20000408 20000508 20000608 2000708 20000808 2000009 20000109 20000209 20000309 20000409 20000509 20000609 2000709 20000809 2000010 20000110 20000210 20000310 20000410 20000510 20000610 2000710 20000810 2000011 20000111 20000211 20000311 20000411 20000511 20000611 2000711 20000811 2000012 20000112 20000212 20000312 20000412 20000512 20000612 2000712 20000812 2000013 20000113 20000213 20000313 20000413 20000513 20000613 2000713 20000813 2000014 20000114 20000214 20000314 20000414 20000514 20000614 2000714 20000814 2000015 20000115 20000215 20000315 20000415 20000515 20000615 2000715 20000815 2000016 20000116 20000216 20000316 20000416 20000516 20000616 2000716 20000816 2000017 20000117 20000217 20000317 20000417 20000517 20000617 2000717 20000817 2000018 20000118 20000218 20000318 20000418 20000518 20000618 2000718 20000818 2000019 20000119 20000219 20000319 20000419 20000519 20000619 2000719 20000819 2000020 20000120 20000220 20000320 20000420 20000520 20000620 2000720 20000820 2000021 20000121 20000221 20000321 20000421 20000521 20000621 2000721 20000821 2000022 20000122 20000222 20000322 20000422 20000522 20000622 2000722 20000822 2000023 20000123 20000223 20000323 20000423 20000523 20000623 2000723 20000823 2000024 20000124 20000224 20000324 20000424 20000524 20000624 2000724 20000824 2000025 20000125 20000225 20000325 20000425 20000525 20000625 2000725 20000825 2000026 20000126 20000226 20000326 20000426 20000526 20000626 2000726 20000826 2000027 20000127 20000227 20000327 20000427 20000527 20000627 2000727 20000827 2000028 20000128 20000228 20000328 20000428 20000528 20000628 2000728 20000828 2000029 20000129 20000229 20000329 20000429 20000529 20000629 2000729 20000829 2000030 20000130 20000230 20000330 20000430 20000530 20000630 2000730 20000830 2000031 20000131 20000231 20000331 20000431 20000531 20000631 2000731 20000831 2000032 20000132 20000232 20000332 20000432 20000532 20000632 2000732 20000832 2000033 20000133 20000233 20000333 20000433 20000533 20000633 2000733 20000833 2000034 20000134 20000234 20000334 20000434 20000534 20000634 2000734 20000834 2000035 20000135 20000235 20000335 20000435 20000535 20000635 2000735 20000835 2000036 20000136 20000236 20000336 20000436 20000536 20000636 2000736 20000836
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En el formato antes mencionado refleja un análisis de todo el contenido de las cajas donde se relacionaron en orden cronológico todas la facturas pagadas y registrando en el formato la ubicación de los soportes en su caja de archivo correspondiente.
Se hizo una relación de todos los soportes existentes y no existentes, creando una base de datos con toda la documentación en el archivo. En la leyenda del formato tenemos en negro todos los documentos existentes en cada una de las cajas, en rojo todos los documentos que no están almacenados en el archivo y en azul todos los archivos anulados que se encuentran archivados.
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Adicionalmente a lo antes expresado se puede sugerir al departamento que ponga en marcha una estrategia de control de documentos de forma digitalizada la cual se esquematiza a continuación:
Figura 4. Esquema. Fuente: El Autor (2012)
1. Recepción 2.Organización y Distribución 3. Digitalización 4. Almacenamiento Físico 5. Almacenamiento Digital 6. Circulación Consulta
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Como se puede notar en la figura anterior, el proceso se puede dividir en seis (6) etapas, las cuales se explicarán brevemente a continuación:
1. Etapa de Recepción o Generación de Documentos.
Esta es la primera etapa para la definición de la metodología, en este paso, se recibe o se genera cualquier tipo de documentación.
2. Organización y Distribución.
En este paso, se organizan los documentos, por orden cronológico, tipo de documento, entre otros.
3. Digitalización.
Se utiliza un scanner, y se digitalizan los documentos originales recibidos, y los originales generados una vez sean firmados y aprobados. Una vez digitalizada, se propone que se envíe por correo electrónico los documentos recibidos así como las órdenes de pago procesadas.
4. Almacenamiento Físico.
Deberá disponerse del espacio físico necesario, al igual que los materiales necesarios, para llevar a cabo el almacenaje físico de la documentación. Deberá existir una sola copia, bajo custodia de una sola persona.
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Este ocurre culminado la digitalización de los documentos. Este archivo debe estar en las computadoras de las secretarias, y en el computador del jefe de la unidad.
6. Circulación/Consulta.
En este último paso, una vez digitalizado, se procede a dar flujo a los documentos, que entran o salen de la unidad. Cabe destacar que los documentos estarán disponibles en las computadoras y en el expediente para cualquier consulta por parte de las personas que laboran en la unidad. Como se puede notar, esta metodología de seis (6) pasos plantea de manera sencilla la secuencia a seguir para mejorar el registro de los documentos manejados por la unidad.
De esta manera se cumplen con los objetivos planeados, y se procede a emitir las conclusiones y recomendaciones respectivas.
FACILIDADES Y DIFICULTADES DURANTE EL PROCESO DE DESARROLLO DE LA PASANTIA.
3.1 Facilidades:
* El dominio de las actividades para realizar los análisis de las facturas manejadas en
el sector de cuentas por pagar.
* Desenvolvimiento con el personal, en casos de ayuda y asesoría.
* El manejo de la información suministrada por el personal sobre el tratamiento que reciben el estudio de las facturas en el departamento.
3.2 Dificultades:
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* La inexistencia o falta de algunos soportes que dificultaban llevar un registro de (clasificación, ordenación, descripción selección, control, distribución, almacenaje, recuperación, protección por su carácter confidencial, difusión y conservación de la documentación manejada).
* Diversas facturas que ingresan en Archivo, se extravían, no existe soporte alguno, o
no quedan guardadas en su estante correspondiente, lo que dificulta la verificación de las mismas, su anulación u otra acción de tipo administrativo.
* Desclasificación de la documentación manejada, llevando a acabo un análisis de los soportes para así ordenar y controlar el almacenaje de la información.
APORTES DADOS A LA ORGANIZACION
* Un análisis completo en la gestión de archivo y control de documentos del sector de Cuentas por Pagar.
* Instrumento para el control interno de documentos en el sector de Cuentas por Pagar
* Las recomendaciones aportadas mediante el presente informe técnico.
Experiencia Adquirida
El presente informe refleja las actividades realizadas en el período de pasantía profesional, requisito indispensable para culminar la carrera de Administración de
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Empresas, más allá de ser un requisito, es una forma de poner en práctica los conocimientos adquiridos en las diferentes materias que se cursaron en la carrera, sirviendo así, para comparar o confrontar la teoría con la realidad del día a día. La pasantía fue realizada bajo la supervisión del departamento de cuentas por cobrar con una duración de dieciséis (16) semanas, de las cuales se tuvo un apoyo especial del Tutor Empresarial. En este sentido se expresan los conocimientos adquiridos y recopilados durante el período establecido a continuación:
• Se interactuó con personal, en donde se canalizaron opiniones y en las
reuniones de trabajo se tomó el carácter de facilitador, en pro del alcance de los objetivos.
• Se presenció y se interactuó con la ejecución de actividades ejecutadas en la
empresa, en especial el proceso archivo, cancelación de facturas y entrada y salida de documentos.
• A fin de conocer las actividades realizadas por los trabajadores, se aprendió y
adquirió experiencia en la gestión administrativa de documentos, trato con los trabajadores, canalización de reclamos, facturación; entre otras.
• En las actividades de oficina, se apoyaron actividades relacionadas a la
elaboración de informes de gestiones, comunicaciones, fotocopiadora, entre otros.
Además del listado presentado anteriormente, una de las experiencias más importantes, fue la aceptación de la responsabilidad de desarrollar un trabajo de manera individual, que fuera monitoreado, revisado, y aprobado por profesionales experimentados. El cumplimiento del horario de trabajo, así como la interrelación con todos los trabajadores, sin duda alguna, es una de las mejores experiencias que dejan el aprendizaje propio de la pasantía regular o profesional.
40 CONCLUSIONES
Finalizado el trabajo de investigación, se establecen las siguientes conclusiones:
• Existe una situación problemática en cuanto al proceso administrativo de la gestión de entrada y salida de documentos en el sector de cuentas por pagar, en donde se ha evidenciado el extravío de documentos lo que retrasa las gestiones internas.
• Se desarrollaron y cumplieron con éxito todas las actividades planteadas en el cronograma.
• Se aplicó un cuestionario diagnóstico, en donde se determinó que los trabajadores conocen la situación problemática que se presenta, no cuentan con un mecanismo de control de las gestiones, y existe la iniciativa de desarrollar proyectos de mejoras.
• Se aplicó un análisis FODA, mediante el cual se identificaron las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas en el proceso. Entre las fortalezas destacó: Existe la iniciativa y la cultura de mejoramiento continuo en el departamento, y entre las debilidades: inexistencia de un sistema de control de documentos.
• Con la determinación de los requerimientos de información, se procedió a diseñar un formato en Excel para llevar a cabo el control de entrada y salida de documentos.
• Se desarrolló una estrategia de mejoramiento del archivo de la unidad, en donde se organizó por cajas los documentos que fueron manejados durante el lapso de tiempo que duró la pasantía.
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RECOMENDACIONES
• Tomar en consideración las propuestas planteadas, a fin de que sean evaluadas y aprobadas por el personal competente para su posterior puesta en práctica. • Garantizar la existencia y orden del archivo.
• Continuar con la filosofía de aceptación de pasantes, a fin de que se elaboren trabajos de investigación o de diagnósticos que permitan mejorar situaciones de mejoras en las gestiones internas.
• Ampliar los espacios de archivo de documentos en el sector de cuentas por pagar, la falta de espacios suficientes para el almacenamiento de la documentación que ingresa periódicamente en el archivo es uno de los problemas graves.
• La compartimentación de los espacios o la dispersión de los depósitos son otros elementos negativos que se deben evitar.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Balestrini, M (2002). Como se elabora el proyecto de Investigación. Segunda Edición, Caracas.
Chiavenato, A (2001). Administración, proceso administrativo. Mc Graw Hill, Tercera Edición, México.
Koontz, H. (2002) Administración. México. Mc Graw Hill.
Sabino, C (2000). El proceso de investigación científica. Caracas.
Tamayo y Tamayo (2001). El proceso de investigación científica. Editorial Limusa. México.
43
44
ANEXO A
45
MES 1 MES 2 MES 3 MES4
1 Familiarizarse con la empresa y con las actividades
que esta desarrolla.
2 Conocer a los trabajadores
3
Obtener información del personal
4 Entregar primer avance escrito de lo adelantado
hasta la fecha.
5
Analizar los soportes archivados y base de datos.
6
Evaluar el contexto interno y externo.
8 Plantear los lineamientos para el sistema de control de entrada y salida de soportes y elaborar formato
de control.
9
Entregar segundo avance escrito.
10
Establecer conclusiones y recomendaciones
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ANEXO B
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¿Considera que existe una situación problemática en el proceso de facturación?
SI ( ) NO ( )
¿El proceso de control interno de documentos es controlado?
SI ( ) NO ( )
¿Considera importante que se mejore el proceso?
48
ANEXO C
ORGANIGRAMA DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS SECTOR CUENTAS POR PAGAR
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