En esta sección del informe se presenta el desarrollo de los objetivos específicos
planteados, los cuales brindan la información relativa a los aportes generados a la empresa, y que además dan respuesta al planteamiento del problema detectado.
Diagnóstico de la situación actual de la entrada y salida de los soportes (facturas) del sector de Cuentas por Pagar
Antes de iniciar con el diagnóstico, es de suma importancia que se conozca los procesos que se desarrollan en el sector, los cuales se describen a continuación:
1.- Recepción de Facturas (Entradas)
El proceso de las actividades del sector de cuentas por pagar de SIDOR inicia con la recepción de las facturas a Proveedores y Contratistas la cual es realizada diariamente a través de la taquilla ubicada en Caja Chica en el portón III de SIDOR, en el horario comprendido de 8 a.m. a 11 a.m. Cuando las facturas son emitidas por proveedores extranjeros y nacionales no residenciados en Puerto Ordaz se podrán recibir por correo.
Las facturas recibidas en el sector son relacionadas en un archivo compartido la cual indican los siguientes aspectos:
• Número de Factura.
• Fecha de Recepción.
• Monto.
Analista de Registro.
• Código y nombre del Proveedor.
• Moneda de Documento.
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• Concepto de la compra (fletes, materiales y repuestos, suministros, servicios,
descentralizadas y egresos de caja, entre otros).
2.- Proceso (Contabilización o Registro de las Facturas)
Para el desarrollo de este proceso, se llevan a cabo las siguientes actividades:
• Recepción y verificación de las facturas por parte del asistente de caja.
• Verificación del analista de registro de las facturas así como los documentos
soportes establecidos en la Orden de Compra, Contrato, o procedimientos de SIDOR, .CA.
• Verificar que la factura tenga el número de ingreso emitido por el Almacén o la
Hoja de Entrada de Servicios esté liberada (Centralizada) Verificar que las facturas de materiales o suministros nacionales tengan la Nota de Entrega original sellada por Protección de Planta y Almacenes, y que estén emitidas en la misma moneda que establece la Orden de Compra.
• Verificar que concuerde el monto total facturado con el monto total indicado en
la lista de los materiales entregados al área, en el caso de los materiales a consignación/cuenta corriente; y cuando queden renglones pendientes por facturar, incluidos en la lista, el proveedor deberá traer en la siguiente facturación la copia de la Nota de Entrega y explicar detalladamente la facturación actual.
• Aceptar o rechazar la factura del proveedor.
Elaborar las estadísticas de gestión.
• Contabilizar en el sistema si el monto facturado coincide con la información
cargada en el sistema
3.- Output – Producto o Servicios (Salidas -Ejecución de pago de las Facturas)
Luego del registro y contabilización de la factura en el sistema, se procede con el tercer paso del proceso de Cuentas por Pagar, que es la ejecución del pago de la factura para que la Gerencia de Tesorería una vez recibido los documentos que
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soporten emita la cancelación correspondiente ya sea en cheque, transferencia o cualquier otro medio.
Descrito lo anterior, a continuación se presentan los resultados del cuestionario aplicado:
Gráfico 1. Opinión del personal en relación a si considera que existe una situación problemática en el proceso de control de las cuentas por pagar. Fuente: El autor (2012)
Como se puede evidenciar en el gráfico 1, el 67% de los encuestados manifestaron que efectivamente existe una situación problemática en el desarrollo de las gestiones referidas al proceso de control de cuentas por pagar; sin embargo el 33% restante consideró que no existe, debido a que el inconveniente está siendo originado por situaciones externas al personal que labora en el sector, aspecto que es considerado como una debilidad, dado que el retraso en el proceso deriva del deficiente manejo de los archivos.
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Gráfico 2. Opinión del personal en relación a si el proceso de control interno de documentos es controlado. Fuente: El autor (2012)
De acuerdo a lo reflejado en el gráfico 2, se puede comentar que el 67% opinó que el proceso si es controlado, sin embargo el complemento de la muestra consideró que a pesar de que se cuenta con los mecanismos para controlarla, esta no es efectiva, dado que se han presentado diversas situaciones problemáticas que afectan el desarrollo de las actividades. Es importante destacar que la definición y claridad de la estructura organizativa es básica para poder diseñar el sistema de control. En particular, el grado de formalización y de centralización, así como el tipo de estructura organizativa, condicionan las características del sistema de control.
Gráfico 3. Opinión del personal en relación a si considera importante que se mejore el proceso. Fuente El autor (2012)
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De acuerdo al gráfico 3, hay que destacar que el 100% consideró que es de gran importancia que se mejore el proceso, debido a que este se encuentra relacionado con el desarrollo de procesos administrativos que afectan estructuras de costos, a fin de tomar acciones correctivas y preventivas, según sea el caso.
El éxito de las organizaciones depende en gran parte de que sus trabajadores realicen sus labores de acuerdo con las normas establecidas, lo cual implica juzgar aquellas cualidades que influyen en la ejecución del trabajo. Resulta sumamente importante considerar que las personas, en el transcurso del tiempo, van adquiriendo más experiencia y conocimientos en el desempeño de sus funciones; y sus habilidades y cualidades van desarrollándose paulatinamente, y con ello logran hacerse cada vez más necesarias y útiles para la empresa.
Análisis del contexto interno y externo mediante un análisis FODA que incide en la gestión de archivo y control de documentos del sector de Cuentas por Pagar.
La importancia de evaluar el contexto interno y externo radica en el hecho que con la identificación de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, surgen estrategias para abordar los escenarios, potenciando las fortalezas y oportunidades, minimizando las debilidades y amenazas. El resultado de la matriz FODA, se presenta a continuación.
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Tabla 1. Matriz FODA
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