Mejora del flujo documentario para optimizar el proceso de pago a proveedores en la Unidad de Tesoreria de Provias Nacional – MTC

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(1)FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Carrera de Administración de Empresas. MEJORA DEL FLUJO DOCUMENTARIO PARA OPTIMIZAR EL PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES EN LA UNIDAD DE TESORERÍA DE PROVIAS NACIONAL – MTC Trabajo de Suficiencia Profesional para optar el Título Profesional de Licenciado en Administración de Empresas. DENISSE DEL PILAR CASTAÑEDA LÓPEZ Asesor: Luis Enrique Cavero Velaochaga Lima – Perú 2018.

(2) Índice General. Introducción ................................................................................................................ 1 Capítulo 1: Generalidades de la empresa ................................................................. 3 1.1 Datos generales ..................................................................................................... 3 1.2 Giro de la empresa ................................................................................................ 3 1.3 Ubicación de la empresa........................................................................................ 3 1.4 Tamaño de la empresa .......................................................................................... 4 1.5 Breve reseña histórica ........................................................................................... 5 1.6 Organigrama de la entidad ..................................................................................... 5 1.7 Metas programadas ............................................................................................... 7 1.8 Productos y clientes ............................................................................................... 7 1.9 Premios y certificaciones ....................................................................................... 7 1.10 Relación de la Entidad con la sociedad ................................................................. 7 Capítulo 2: Planteamiento del Problema ................................................................... 8 2.1 Características del área analizada ......................................................................... 8 2.2 Contextualización y definición del problema......................................................... 19 Figura 12. Diagrama de Pareto. .................................................................................. 30 Elaboración Propia ..................................................................................................... 30 2.3 Objetivos .............................................................................................................. 31 2.4 Justificación ......................................................................................................... 31 2.5 Alcances y limitaciones ........................................................................................ 32 Capítulo 3: Marco Teórico ........................................................................................ 33 3.1 Definiciones ......................................................................................................... 33 3.2 Normatividad ........................................................................................................ 39 3.3 Metodología para mejora continua ....................................................................... 41 3.4 Calidad y mejora continua en la administración pública ....................................... 45.

(3) 3.5 Benchmarking para el sector público ................................................................... 45 3.6 Cuellos de botella y factor tiempo ........................................................................ 46 3.7 Modernización del archivo documental en el sector Público ................................ 46 3.8 El cambio en la entidad ........................................................................................ 47 Capítulo 4: Desarrollo del proyecto ......................................................................... 49 4.1 Alternativas de solución ....................................................................................... 49 4.2 Evaluación de alternativas de solución ................................................................ 61 4.3 Elección y viabilidad de la solución escogida ....................................................... 67 Capítulo 5: Implementación de la propuesta .......................................................... 69 5.1 Implementación de la propuesta de solución ....................................................... 69 5.2 Cronograma ......................................................................................................... 74 5.3 Presupuesto......................................................................................................... 76 Capítulo 6: Conclusiones y Recomendaciones ...................................................... 77 6.1 Conclusiones ....................................................................................................... 77 6.2 Recomendaciones ............................................................................................... 77 Referencias ............................................................................................................... 80 Anexos....................................................................................................................... 82 Anexo 1: Tablas ........................................................................................................ 109 Anexo 2 : Figuras...................................................................................................... 110.

(4) Resumen. El presente trabajo tiene como finalidad plantear la propuesta de una mejora del flujo documentario para optimizar el proceso de pago a proveedores en la Unidad de Tesorería de Provias Nacional.. Para el desarrollo de esta propuesta, primero se identificó la problemática que afecta el proceso de pago a proveedores, observándose que la Unidad de Tesorería presenta un hacinamiento de expedientes de pago conformadas especialmente por valorizaciones (pagos a cuenta) que presentan gran volumen de documentación sustentatoria, con la finalidad que se gestione su proceso de girado, otorgue la conformidad del desembolso y finalmente transfiera los expedientes de pago completos al archivo periférico-central de la entidad.. Esta problemática se acrecienta cuando se incumple con el pago oportuno a los proveedores, lo que origina un perjuicio económico para la entidad ya que asume la totalidad de los gastos por servicios arbitrales generados por dichos retrasos, que superan los S/ 500,000 anuales.. Además, el personal de Tesorería descuida sus labores asignadas por atender a los proveedores, quienes reclaman por retraso de sus pagos (62% de llamadas telefónicas a la unidad de Tesorería) y en la búsqueda de expedientes pendientes de girado.. Del resultado del análisis causa-efecto se detectó que la causa principal es la falta de espacio para acoger la documentación a trabajar; así como los recursos para un organizado y ágil flujo documentario de los expedientes de pago.. En ese sentido, se plantea como objetivo general implementar un archivo de gestión de la Unidad de Tesorería para optimizar el proceso de pago en la Unidad de Tesorería de Provias Nacional.. Para dar solución a la problemática, se propone la construcción de un área para la oficina de archivo de gestión, donde como primera alternativa se considera: que las operaciones sean realizadas por personal idóneo contratado directamente por la entidad; y en la segunda alternativa: tercerizar la administración de documentos como “solución Integral” contratando a una empresa especializada..

(5) Luego de evaluar estas alternativas, se seleccionó a la segunda alternativa: tercerizar la administración de documentos, esto debido a que es viable económicamente y presenta un VAN más favorable. Además, en el primer año se espera disminuir en un 50% con respecto al año anterior el gasto por servicios arbitrales, lo que significa un ahorro para la entidad, el personal de la Unidad de Tesorería se concentraría en las tareas que tiene asignadas y se aplicarían buenas prácticas en lo que respecta a organización, flujo documentario y archivo documentario..

(6) Abstract The purpose of this paper is to propose the proposal of an improvement of the documentary flow to optimize the payment process to suppliers in the Treasury Unit of Provias Nacional. For the development of this proposal, the problem that affects the payment process to suppliers was first identified, observing that Treasury presents an overcrowding of payment records specially made up of valuations (payments on account) that present a large volume of supporting documentation, with the purpose of managing the drafting process, grant the compliance of the disbursement and finally transfer the complete payment files to the peripheral-central file of the entity. This problem increases when the timely payment to suppliers is breached, which causes an economic loss for the entity since it assumes all the expenses for arbitration services generated by these delays, which exceed S / 500,000 per year. In addition, the Treasury staff neglects their assigned tasks by attending to the suppliers, who complain about late payments (62% of telephone calls to the Treasury unit) and in the search of pending records of drafts. From the result of the cause-effect analysis it was detected that the main cause is the lack of space to receive the documentation to work; as well as the resources for an organized and agile documentary flow of the payment files. In this regard, the general objective is to implement a management file for the Treasury Unit to optimize the payment process in the Treasury Unit of Provias Nacional. To solve the problem, we propose the construction of an area for the management archive office, where as the first alternative it is considered: that the operations are carried out by qualified personnel hired directly by the entity; and in the second alternative: outsourcing document management as "Integral solution" hiring a specialized company. After evaluating these alternatives, alternative two was selected, since it is economically viable and has a more favorable NPV. In addition, in the first year is expected to decrease by 50% over the previous year the expense for arbitration services, which means savings for the entity, Treasury staff would concentrate on their assigned tasks and apply good practices in the regarding organization, documentary flow and documentary archive..

(7) Introducción. En estos últimos años, el Ministerio de Transportes y Comunicaciones (MTC), es el sector que recibe unos de los presupuestos más altos del Gobierno Nacional; y para el presente año, la unidad Ejecutora de este ministerio PROVIAS NACIONAL recibió el 50% del presupuesto total del MTC (Consulta Amigable, Consulta de Ejecución del Gasto, Ministerio de Economía y Finanzas, 2018). De igual forma, para el próximo año 2019 el sector Transportes continuará siendo prioridad por la política pública de iv) Reconstrucción con cambios y vi) Mantenimiento de infraestructura vial, con un presupuesto de S/. 16 mil 5 millones, cifra mayor en 6% a lo asignado este año. (Proyecto de Presupuesto Público 2019, Ministerio de Economía y Finanzas, 2018).. En tal sentido, la gran responsabilidad de recibir un alto presupuesto también compromete a cumplir con las medidas de eficiencia y reducción del gasto públicos promovidos por el actual gobierno. (Decreto de Urgencia 005-2018); por esa razón que, se debe evitar gastos superfluos, buscar ahorrar recursos innecesarios y cualquiera sea nuestra posición dentro del sector público debemos contribuir conscientemente con estas medidas.. Por otro lado, el Decreto Supremo N° 004-2013-PCM aprobó Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública 2021, en donde su tercer lineamiento señala que “Una gestión Pública debe estar orientada a resultados al servicio del ciudadano: una gestión en la que funcionarios públicos calificados y motivados se preocupen por entender las necesidades de los ciudadanos y organizan tanto los procesos de producción o actividades (como conjunto de acciones que transforman los insumos en productos en la “cadena de valor”, como los de soporte (sistemas administrativos) que arrojen como resultado la mayor satisfacción de los ciudadanos, garantizando sus derechos y al menor costo posible.. Bajo estos enfoques, la presente propuesta buscará proponer una mejora del flujo documentario para optimizar el proceso de pago a proveedores en la Unidad de Tesorería de Provias Nacional – MTC, y se ha organizado en seis capítulos de la siguiente manera:. 1.

(8) -. Primer capítulo: se describe a la entidad y sus generalidades.. -. Segundo capítulo: se desarrolla la situación actual del proceso de pago a proveedores identificando su problemática, en ella se analiza, justifica y se define el objetivo del proyecto para dar solución a la problemática presentada, así como sus alcances y limitaciones.. -. Tercer capítulo: muestra el marco teórico que sirve de soporte para el desarrollo de la propuesta de solución, el mismo que comprende libros e informes.. -. Cuarto capítulo: con mayor conocimiento del tema se desarrolla el proyecto y se plantean dos alternativas de solución viables, los mismos que ayudaran a obtener los resultados descritos en los objetivos específicos del proyecto.. -. Quinto capítulo: detallaremos la implementación de la propuesta de solución elegida, cronograma, presupuesto y análisis costo/beneficio que sustenta su elección.. -. Sexto capítulo: se describen las conclusiones y recomendaciones.. 2.

(9) Capítulo 1: Generalidades de la empresa. 1.1 Datos generales . Razón Social. :. Proyecto Especial de Infraestructura de Transporte Nacional. . Nombre comercial. :. PROVIAS NACIONAL. . RUC. :. 20503503639. . Unidad Ejecutora del MTC. :. 007 - 1078. . Tipo de empresa. :. Gobierno Central. 1.2 Giro de la empresa. PROVIAS NACIONAL es un Proyecto Especial del Pliego 036 del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, es la Unidad Ejecutora 007 -1078 enfocada al sector Transportes, se encarga de las actividades de preparación, gestión, administración y ejecución de proyectos de infraestructura de transporte relacionada a la Red Vial Nacional; como entidad pública presta servicio a la ciudadanía, que demanda adecuadas condiciones de las vías de transporte a nivel nacional. (Portal web de Provias Nacional, 2018). 1.3 Ubicación de la empresa. Las oficinas de Provias Nacional se encuentran ubicadas dentro de las instalaciones del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, en Jr. Zorritos 1203, Lima – Cercado, pisos N° 2, 3 ,4 ,7 del sector B, cuyo plano de ubicación se muestra en la Figura 1.. Asimismo, la sede Central cuenta con un Archivo Central, ubicado en el distrito de Lince, Av. José Gálvez 1839-1843-1847; un depósito documental en el Serpentín de Pasamayo y un Archivo Periférico ubicado en los jardines del MTC,. 3.

(10) que filtra y evalúa la documentación generada por la Entidad, para su custodia en el Archivo Central. (Portal web de Provias Nacional, 2018). Figura 1. Plano de ubicación de Provias Nacional-MTC Fuente: Google Maps 2018.. 1.4 Tamaño de la empresa. Las competencias de PROVIAS Nacional abarcan el territorio peruano y por ser la Unidad Ejecutora más grande del MTC, la SUNAT mediante su Resolución de Superintendencia N° 153-2002/SUNAT publicada por 31 octubre del 2002, la califica como Principal Contribuyente.. Con respecto a su personal, PVN cuenta para este 2018 con 1,236 plazas; de los cuales 726 plazas con el Régimen Privado DL 728 y 510 plazas con contratos administrativo de Servicios - CAS. Los recursos humanos en Provias Nacional, tienen la siguiente distribución: 1% personal directivo y funcionario, 61% Profesionales, 18% Técnicos y 20% Auxiliares. (Plan Operativo Institucional de Provias Nacional, 2018). 4.

(11) 1.5 Breve reseña histórica. El Decreto Supremo Nº 05-94-MTC, creó el Proyecto Especial Rehabilitación Infraestructura de Transportes - PERT, con autonomía técnica, administrativa y financiera de carácter temporal, dentro del pliego del Ministerio de Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción.. Posteriormente, mediante el Decreto Supremo Nº 051-2001-MTC se transfirió al Proyecto Especial Rehabilitación Infraestructura de Transportes - PERT, los derechos y obligaciones del Sistema Nacional de Mantenimiento de Carreteras – SINMAC. (Portal web de Provias Nacional, 2018). En el año 2002, en el contexto de modernización del Estado de la gestión del Ministerio de Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción, se consideró necesario crear el Proyecto Especial de Infraestructura de Transporte Nacional (Provias Nacional) que estaría. a cargo de la construcción,. mejoramiento, rehabilitación y el mantenimiento de la infraestructura de transportes relacionada a la Red Vial Nacional, asumiendo los derechos y obligaciones del Programa Rehabilitación de Transportes del Proyecto Especial Rehabilitación Infraestructura de Transportes – PERT, a efecto de procurar el mejor cumplimiento de los objetivos y metas del Sector. (Decreto Supremo Nº 033-2002-MTC). 1.6 Organigrama de la entidad. La organización de Provias Nacional, en el tiempo se ha ido adaptando y modificando de acuerdo a los objetivos estratégicos del MTC; por ello mediante la Resolución Ministerial N° 138-2017 MTC/01.02 del 16 de marzo 2017 se aprobó el organigrama de la entidad. La estructura orgánica de Provías Nacional, está conformada de la siguiente manera:. -. Órgano de Dirección: Dirección Ejecutiva.. -. Órgano de Control: Órgano de Control Institucional.. -. Órganos de Asesoramiento: Oficina de Asesoría Legal y Oficina de Programación, Evaluación e Información.. 5.

(12) -. Órganos de Apoyo: Oficina de Administración y Oficina de Recursos Humanos. -. Órganos de Línea Unidad Gerencial de Estudios Unidad Gerencial de Obras Unidad Gerencial de Supervisión y Calidad Unidad Gerencial de Conservación Unidad Gerencial de Operaciones Unidad Gerencial de Puentes e Intervenciones Especiales Unidad Gerencial de Derecho de Vía.. Misión Institucional Proveer a la población una infraestructura vial nacional con óptimos niveles de servicio, a través de la preparación, gestión, administración y ejecución de actividades y proyectos para su conservación, operación y desarrollo, basado en el enfoque logístico como elemento articulador. (Portal web de Provias Nacional, 2018). Visión Institucional Un país con servicios de transportes y comunicaciones eficientes, integrado nacional e internacionalmente, que contribuya a la competitividad de las actividades productivas y mejore la calidad de vida de nuestra población, especialmente de los más pobres. (Portal web de Provias Nacional, 2018). Objetivo Estratégico Sectorial Nacional Contar con infraestructura de transporte que contribuya al fortalecimiento de la integración interna y externa, al desarrollo de corredores económicos, al proceso de ordenamiento territorial y mejorar el nivel de competitividad de la economía. (Portal web de Provias Nacional, 2018) Objetivo Estratégico Sectorial Específico - Ampliar la capacidad y mejorar las características de la infraestructura de la red vial nacional. - Garantizar la conservación de la infraestructura de los distintos modos de transportes, con participación del sector privado y comunidad organizada, propiciando la sostenibilidad de su financiamiento. (Portal web de Provias Nacional, 2018). 6.

(13) 1.7 Metas programadas En base al Plan Operativo Institucional (POI) 2018, Provias Nacional recibió el presente año una asignación en el Presupuesto Institucional de Apertura - PIA de S/ 6,761millones, lo que equivale a un incremento 4,5 % con respecto al ejercicio anterior; los cuales serán distribuidos en correspondencia a las metas programadas por cada unidad orgánica responsable, tal como se aprecia en la Figura 2.. Figura 2. Metas Programadas 2018 Fuente : Plan Operativo Institucional 2018 - Provias Nacional. 1.8. Productos y clientes Servicio: Ejecución de proyectos de construcción, mejoramiento, rehabilitación y mantenimiento de la Red Vial Nacional. Clientes Finales: Usuarios de la Red Vial Nacional. (Portal web de Provias Nacional, 2018). 1.9. Premios y certificaciones A la fecha no presenta premios ni certificación alguna.. 1.10 Relación de la Entidad con la sociedad La relación de la entidad PROVÍAS NACIONAL es que se encarga de construir, mejorar, rehabilitar y mantener en óptimo estado de conservación la red vial nacional, controlando la aplicación de las normas de peaje y derecho de vía, propiciando permanentemente la participación del sector privado en la ejecución y mantenimiento de carreteras, utilizando fuentes de financiamiento interno y externo, todo esto con el objetivo de brindar a los usuarios un medio de transporte seguro y eficiente, de acuerdo a las políticas y estrategias sectoriales para contribuir a la competitividad e integración económica y social del país. (Portal web de Provias Nacional, 2018).. 7.

(14) Capítulo 2: Planteamiento del Problema. 2.1 Características del área analizada Provias Nacional depende del Despacho Viceministerial de Transportes, cuenta con una Dirección Ejecutiva, un Órgano de Control Institucional, una oficina de Recursos Humanos, una oficina de Administración, una oficina de Programación, Evaluación e información, una Oficina de Asesoría Legal y siete unidades gerenciales.. El presente trabajo está enfocado en la Unidad de Tesorería, el cual pertenece a la Oficina de Administración como se aprecia en la Figura 3.. Figura 3. Organigrama de Provias Nacional. Fuente: Portal web de Transparencia de Provias Nacional, 2018. 8.

(15) Oficina de Administración La Oficina de Administración es la unidad funcional de apoyo responsable de gestionar los procesos relacionados con los sistemas administrativos de abastecimiento, contabilidad y tesorería; así como gobierno digital, el control patrimonial, gestión documental y atención al ciudadano de PROVIAS NACIONAL. Depende de la Dirección Ejecutiva. (Manual de Operaciones de Provias Nacional, 2017).. Esta oficina tiene a su cargo nueve unidades entre ellas la Unidad de Tesorería, tal como se muestra en la figura 4.. Figura 4. Organigrama de Oficina de Administración de Provias Nacional. Fuente: Manual de Gestión Procedimientos y Procesos Provias Nacional. La Unidad de Tesorería La unidad de Tesorería de Provias Nacional tiene entre sus funciones: “Administrar y dar conformidad del uso de los recursos financieros asignados a la Entidad bajo cualquier modalidad y financiamiento, mediante las firmas físicas y electrónicas autorizadas en el SIAF y entidades bancarias”, el mismo que tiene relación con el presente trabajo. (Manual de organización y funciones de Provias Nacional 2012, p.118). 9.

(16) Asimismo, otras detalladas en dicho manual: -. Centralizar y administrar el manejo de todos los fondos percibidos o recaudados.. -. Planificar, dirigir y proponer estrategias y políticas de administración de los recursos financieros en sujeción a la normatividad vigente del Sistema de Tesorería del Estado.. -. Coordinar e integrar institucionalmente la administración de tesorería con las áreas de los otros sistemas vinculados.. -. Administrar, registrar y custodiar las Carta Fianza y demás títulos valores entregados en garantía.. -. Disponer la realización de medidas de verificación del estado y uso de los recursos financieros, tales como arqueos de fondos y/o valores, conciliaciones, entre otros.. -. Supervisar el manejo de los Fondos de las Cajas Chicas de la Sede Central y monitorear el manejo en las Unidades Zonales con las intervenciones directas e inopinadas.. El Sistema Nacional de Tesorería “Conjunto de órganos, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos orientados a la administración de los fondos públicos, en las entidades y organismos del Sector Público, cualquiera que sea la fuente de financiamiento y uso de los mismos”. (Ministerio de Economía y Finanzas, 2018) Base legal Para su buen funcionamiento, este sistema tiene fundamentación legal bajo las siguientes leyes: (Portal web Ministerio de Economía y Finanzas, 2018) - Ley N° 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público y modificatorias. - Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería y modificatorias. - Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y modificatorias. - Ley Anual del Presupuesto público. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y adquisiciones del Estado y modificatorias.. 10.

(17) De forma paralela, la tesorería debe seguir complementariamente lo normado en la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15 y sus modificatorias.. La. Tesorería. para. el. sector. público. está. conformada. por. dos. niveles: centralizado y descentralizado; para el primer caso, la Dirección Nacional del Tesoro Público del Ministerio de Economía y Finanzas es el órgano rector del sistema y como tal aprueba la normatividad, crea e implementa procedimientos y metodologías en el marco de la centralización de los fondos públicos, ejecutando todo tipo de operaciones de tesorería que le permitan regular y administrar los fondos que les compete.(Ley N° 28693 – Ley General del Sistema Nacional de Tesorería). Por otro lado, el descentralizado establece que las Unidades Ejecutoras, que es el caso de Provias Nacional y dependencias equivalentes en las Entidades del Sector Público, son las responsables directas de los ingresos y egresos, encargándose de conducir la ejecución de operaciones orientadas a la gestión de los fondos que administran las entidades, conforme a las normas y procedimientos del Sistema Nacional de Tesorería. (Ley N° 28693 – Ley General del Sistema Nacional de Tesorería). Asimismo, que, las Unidades u órganos de Tesorería de las instituciones del Estado son los responsables de la administración los fondos públicos, cuya de designación del Director General de Administración o quien haga sus veces y el Tesorero, debe ser acreditadas ante la Dirección General de Endeudamiento de Tesoro Público. (Ministerio de Economía y Finanzas, 2018) Proceso de Ejecución del Gasto La Tesorería participa en el proceso de ejecución del gasto: Girado, Pagado y en el Tratamiento de la Documentación Sustentatoria, que debe ser uniforme para todas las entidades del sector público según Directiva de Tesorería Nº 001-2007 EF/77: “Girado, obedece a la obligación de registrar en el Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP) los datos relacionados con los documentos que sustentan el pago o cancelación del gasto devengado. 11.

(18) previamente registrado (transferencia electrónica, carta orden, o de ser el caso el cheque por la Unidad Ejecutora o Municipalidad, de acuerdo con las respectivas condiciones contractuales. (Art. 17°) “….. el gasto girado con cargo a las subcuentas bancarias de gasto autorizadas por la Dirección General de Endeudamiento del Tesoro Público debe realizarse, registrarse y transmitirse a través del SIAF-SP dentro de los cinco (05) días útiles de haberse registrado el devengado” (Art. 18°). Luego, indica: “Pagado es el acto mediante el cual se extingue en forma parcial o total, el monto de la obligación y sólo procede siempre que esté debidamente formalizado como devengado y registrado en el SIAF-SP, estando prohibido el pago de obligaciones que no cumplan con los requisitos establecidos en las Normas del Sistema Nacional de tesorería”. (Art. 14°). Tratamiento de la Documentación sustentaría En el artículo 51 de la Ley Marco de Tesorería N° 28693, señala que la documentación que sustenta las operaciones de ingresos y gastos tales como boletas, tickets, notas de abono, facturas, notas de cargo, comprobantes de pago, vouchers, estados bancarios, entre otros, en tanto forma parte de la sustentación de los actos administrativos relacionados con la formalización de la determinación y recaudación de ingresos y, en su caso, de la ejecución del gasto, debe conservarse en la Oficina General de Administración o la que haga sus veces en la Unidad Ejecutora, dependencia u organismo, de acuerdo con estándares que aseguren su adecuada conservación y ubicación.. De modo que, la tesorería recibe el expediente de pago que contiene todos los documentos generados a partir de la suscripción del contrato o emisión de la orden de compra o servicio hasta el pago, así como el entregable que es producto o servicios medibles y verificables que el contratista entrega a la entidad de acuerdo a las característica y plazos establecidos en las bases y contrato; y que luego de haberse otorgado la conformidad a la prestación de un bien o servicio, se genera el derecho de pago al proveedor, así lo estipula el Reglamento en su artículo N° 177 de la Ley de Contrataciones D.L. 1017, como se muestra en la figura 5.. 12.

(19) Figura 5. Circuito de actividades realizadas en los procesos de ejecución contractual y del gasto. Cuanto demoran en pagar las entidades. Fuente: Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado.. Asimismo, cabe precisar que el articulo N° 181 del Reglamento de la Ley de Contrataciones indica que el pago al proveedor no debe exceder los quince (15) días calendarios luego de otorgada la Conformidad del bien o servicio por el área usuario o técnica.. Bajo ese mismo escenario, la Unidad de Tesorería de Provias Nacional tiene a su cargo Proceso de pago a Proveedores, por los siguientes conceptos: (Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos, 2015, p.72). - Pago de órdenes de compra de bienes y servicios. - Pago a contratistas por adelanto en efectivo y/o materiales. - Pago de valorizaciones de ejecución de obras viales, conservación, adicionales y puentes. - Pago de liquidaciones de Ejecución de obras viales, conservación, adicionales y puentes. - Pago de remesas a Unidades Zonales y Proyectos.. 13.

(20) Personal de Tesorería en Provias Nacional La Unidad de Tesorería se encuentra formalmente compuesta por diez (10) colaboradores, de los cuales seis (06) participan en el proceso de girado como se detalla en la tabla 1.. Tabla 1 Relación de personal de la Unidad de Tesorería Proceso de. Personal CAP. N°. Jefe de Tesorería. 01. Participa. Especialista de Tesorería IV. 01. Participa. Especialista de Tesorería III. 02. Participa. Administrador de Garantías III. 01. Participa. Asistente de Tesorería II. 01. Participa. Técnico de Tesorería II. 01. Participa. Girado. Personal CAS Especialista en Tesorería. 01. Girador. 01. Cajera. 01. Total de colaboradores. 10. Fuente: Elaboración Propia. En la Figura 6, se representa el actual flujograma desarrollado para el proceso de pago a proveedores en la Unidad de Tesorería, descrito en el Manual de Gestión de Procedimientos y Procesos N° 28- Julio 2015.. 14.

(21) Figura 6. Flujograma actual del proceso de pago a proveedores. Fuente: Manual de Gestión de Procedimientos y Procesos Provias Nacional N° 28 - Julio 2015(vigente). 15.

(22) A continuación, se describen las actividades del actual flujo documentario del proceso de pago, las cuales proponemos mejorar:. -. Actividades 1, 15, 16 y 17: el Técnico de Tesorería recibe una relación manual de liquidaciones de pago, junto con los expedientes de pago derivados del área de Contabilidad; en cuya lista no precisa la cantidad y sustentos que contiene cada expediente. Ante falta de espacio, esta información contenida en anillados, archivadores de palanca, pioners y cds, son ubicados en espacios disponibles dentro o afuera de la oficina (debajo de escritorios, pasillos, carpas, etc.).. En la parte final del proceso, es la responsable de los depósitos de cheques de detracciones e impuestos respectivos y de anexarlos a los expedientes de pago. Organiza y coordina la entrega de Comprobantes de pagos, expedientes y sustentos al Archivo Periférico de la Entidad.. -. Actividades 2, 3, 4, 6, 13: el Especialista en Tesorería III revisa el contenido de la liquidación de pago, que debe ser congruente con el expediente de pago, además de verificar si el proveedor registra su cuenta interbancaria en el sistema de pago (SIAF). Si la información se encuentra conforme realiza la operación de giro, caso contrario es devuelto al área de Contabilidad y Finanzas con la finalidad de que se levanten las observaciones. Bajo su responsabilidad se genera el comprobante de pago emitida por la Unidad de Tesorería, y se registra en el sistema SIAF a la fase de girado por el monto equivalente al neto a pagar al proveedor, asimismo las detracciones, retenciones, cobranzas coactivas (Sunat) y penalidades a favor de la entidad. Además de confirmar la aprobación de girado en el SIAF y estampar sello de “Pago Aprobado” en el expediente de Pago.. -. Actividad 5: El Administrador de Garantías III, participa siempre y cuando exista vigencia de Carta Fianzas, otorgando su conformidad; en caso contrario lo devuelve a la Especialista en Tesorería.. -. Actividades 7 y 8, el Especialista de Tesorería IV revisa los datos del girado y realiza las firmas manuales (cartas órdenes / cheques) y electrónicas en el sistema SIAF. En caso se presente una disconformidad, se devuelve al Especialista III.. -. Actividad 9, el Jefe de Tesorería revisa expediente y sustentos, firma cheques y sella su V°B° en comprobante en señal de conformidad.. 16.

(23) -. Actividades 10, 12 y 14, el Asistente de Tesorería II, recoge los Comprobantes de pago y recibe las Cartas Ordenes, cheques y registra su atención para el archivamiento en el Sistema. Asimismo, adjunta la detracción, IGV, impuestos y estampa el sello de “Pagado”.. -. Actividad 11, los expedientes y sustentos son trasladados a la Oficina de Administración para el sello de V°B° de los comprobantes de pago por parte del Jefe de Administración.. Transferencia de Comprobantes de pago al Archivo Central Finalmente, concluido con el proceso de pagado, es responsabilidad de tesorería transferir los expedientes de pago y su documentación sustentatoria, con las conformidades de pago; debidamente organizados y completos al Archivo Central de la entidad para su archivo ante el control y consulta de parte de entes reguladores y otros. El puesto desempeñado Actualmente me desempeño en la Unidad de Tesorería, cubriendo una plaza del Cuadro de Asignación de Personal (CAP) 728 con el cargo de “Técnico en Tesorería II”, entre mis funciones se encuentra la recepción de las liquidaciones de pago, apoyo en la emisión de comprobantes de pago, girado de cheques, emisión de cartas ordenes, entre otros, los mismos que están involucradas directamente en el proceso de pago a los proveedores, especialmente por la ejecución de obras y prestaciones de servicios.. Que, basado en el Manual de Organización y Funciones (MOF) vigente y aprobado con Resolución. Directoral. N°. 993-2012-MTC/20. describe. como. mis. funciones. y. responsabilidades lo siguiente:. -. Apoyar en el giro de cheques, cartas orden, registro de Cartas Orden Electrónica y comprobantes de pago, relacionados al pago de remuneraciones, honorarios del personal CAS, retribuciones económicas, subvención económica para practicantes y Liquidación de Beneficios Sociales y sus respectivas retenciones de Ley.. -. Apoyar en la formulación de comprobantes de Pago, carta orden y documentos conexos, relacionados a los Encargos otorgados de toda fuente y concepto, bajo la forma de remesas a las Unidades Zonales.. -. Apoyar en el giro, control y pago de las liquidaciones de Beneficios Sociales a favor de ex trabajadores.. -. Elaborar los formatos T-6 Papeleta de Depósito a favor del Tesoro Público y boleas de empoce bancario de las retenciones de las Planillas de Remuneraciones,. 17.

(24) retribuciones económicas y otros, en coordinación con el Especialista de Tesorería encargado de giros. -. Coordinar con los especialistas de Recursos Humanos sobre el destino de las retenciones y otras informaciones que se requieran para un adecuado registro de la fase girado correspondiente.. -. Conciliar con el encargado de las Declaraciones del PDT 601 y el proceso de pago de las Planillas de AFP, los importes a pagar, verificando que éstos se encuentren tramitas para su pago.. -. Coordinar, supervisar y dar conformidad al servicio del empastado de los Comprobantes de Pago relacionado a Remuneraciones, honorarios del personal CAS, retribuciones económicas y otros, informando al Jefe inmediato.. -. Coordinar con el especialista encargado de las conciliaciones de tributos, sobre los importes a pagar a favor de SUNAT y las AFP en forma periódica.. -. Participar en el proceso de pago a proveedores y recaudación de multas y multas y ventas de bases, cuando sea requerido.. -. Apoyar en los trámites externos y procesos de pago con Carta Orden, transferencias y movimientos entre cuentas.. -. Apoyar en el ingreso de fechas de entregado y pagado en el SIAF y SIGA, así como el sellado de la fecha de pagado en los Comprobantes de Pago para su posterior envió al Archivo Central.. -. Apoyar en el control de los depósitos del Régimen de Detracciones a través de las papeletas de depósito bancario.. -. Registrar en el SIGA.NET los Estados Bancarios diarios de las diferentes cuentas de la Entidad, en coordinación con el Especialista responsable de las conciliaciones Bancarias.. -. Apoyar en el registro de la documentación del Área de Tesorería (oficios, memorándum, informes, papeletas de depósito) en el módulo de Trámite documentario y su archivo correspondiente.. -. Realizar depósitos bancarios (cheques, giros, depósitos judiciales y efectivo) y trámites administrativos (cartas órdenes y oficios) en las diferentes entidades financieras.. -. Apoyar en el mantenimiento actualizado de los archivos y reportes de pagos de AFP, PDT, Cartas Orden, Notas de cargo y abono del sistema de Tesorería.. -. Atender los requerimientos de telegiros, para pagos diversos y depósitos en cuenta de trabajadores y terceros, cuando le sea requerido.. 18.

(25) -. Elaborar informes por incumplimiento del personal en las rendiciones de los viáticos otorgados con cargo a los Fondos en Efectivo para su descuento por planilla de haberes.. -. Apoyar en los pagos a contratistas y proveedores, cuando lo sea requerido.. -. Apoyar en el control de los comprobantes de retenciones y los depósitos de detracción del IGV, cuando sea requerido.. -. Apoyar en el control de las Ejecuciones Coactivas, ingresadas a la entidad, así como levantamiento de estas medidas.. -. Las demás que le asigne el Jefe de Tesorería.. 2.2 Contextualización y definición del problema. 2.2.1 Contextualización El pago oportuno a los proveedores por entidades públicas, es una obligación y necesidad para el Estado, ya que debe dar el ejemplo de cumplir con sus compromisos y debe alentar la participación de la inversión privada, puesto que es una cadena que beneficia a todos los involucrados en dichas actividades.. Ante la gran envergadura de proyectos que maneja Provias Nacional, la unidad de Tesorería recibe mensualmente alrededor de 1,300 expedientes de pago acompañados con un gran volumen de documentación sustentatoria (entregables) para que se proceda con el girado y pago oportuno.. Es en este escenario, que ante la falta de espacio se presenta un hacinamiento de esta documentación en las oficinas de la Unidad de Tesorería, pasillos y carpas temporales de “desastres naturales” ubicadas en el jardín del ministerio, las mismas que no brindan las condiciones necesarias para una organización, revisión necesaria y tratamiento de los expedientes de pago.. A fin de profundizar en el análisis de la problemática en la Unidad de tesorería, se realizó la recolección de información y evidencias de los últimos años 2017 y 2018, de la Unidad de Tesorería, los mismos que se detallan en los siguientes párrafos.. 19.

(26) En la tabla 2 se muestra la cantidad de expedientes de pago que llegan a la Unidad de Tesorería, acompañados con un gran volumen documentación sustentatoria (entregables), para que se procese el girado y pago correspondiente.. Tabla 2 Análisis de la Atención de Girado de Expedientes de pago en la Unidad de Tesorería de Jul 2017 a Feb 2018.. Mes. Exp. De Pago Tes.. CP Girados. Pendientes de Giro. jul-17. 1126. 1079. 47. ago-17. 1336. 1274. 62. sep-17. 1458. 1365. 93. oct-17. 1338. 1272. 66. nov-17. 1416. 1323. 93. dic-17. 2389. 2307. 82. ene-18. 627. 581. 46. feb-18. 994. 930. 64. Nota: Base de datos Sistema de Trámite y SIGANET de Provias Nacional Fuente: Elaboración Propia. En la siguiente figura 7, se refleja la demora en la atención de expedientes de pago que requieren ser trabajo, lo cual genera el reclamo de los proveedores; existiendo un promedio mensual de 5% de expedientes de pago pendientes de Girado por parte de la Unidad de Tesorería.. No obstante, en muchos casos ante la presión del pago y el hacinamiento de expedientes de pago, se da cumplimiento con la fase de girado y pagado sin la revisión y análisis necesarios que amerita un trabajo bien realizado.. 20.

(27) Figura 7. Análisis de Expedientes de Pago Pendientes de atención en la Unidad de Tesorería.. Fuente: Sistema de Tramite Documentario y SIGANET de Provias. Nacional. Cálculos y Elaboración Propia.. Esta situación corrobora un estudio exploratorio elaborado por el Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado – OSCE “¿Cuánto demoran las entidades en pagar? relacionados con la percepción de barreras de acceso al mercado estatal, los proveedores señalan que las demoras en el proceso de pago los desincentiva a participar en los procesos de selección. (Primer Estudio exploratorio OSCE, 2012). En este estudio, también se determinó que el procedimiento de pago “no es estándar en todos los casos”, incluso existen muchas regularizaciones en las diferentes entidades que alteran los tiempos de pago, que son extraordinariamente mayores y proponen adoptar las medidas correctivas correspondientes.. Consecuentemente, se muestra en la tabla 3 el resultado de seguimiento de llamadas telefónicas a la secretaria de Unidad de Tesorería, durante el mes de marzo del presente año, donde el 62% es el promedio semanal de llamadas por “Reclamo” ante la demora de su pago.. 21.

(28) Tabla 3 Análisis de llamadas telefónicas a la Unidad de Tesorería Llamadas telefónicas Semana. Reclamo %. Recibidas. Consulta. Reclamos. 05-09 marzo. 82. 29. 53. 65%. 12-16 marzo. 69. 29. 40. 58%. 19-23 marzo. 78. 31. 47. 60%. 26-30 marzo. 75. 27. 48. 64%. Nota: Resultado de hojas de registro de llamadas telefónicas a la Secretaria de la Unidad de Tesorería del 05 al 30 de marzo 2018. Fuente: Cálculos y elaboración Propia.. Además, estos reclamos, genera recarga de trabajo al personal de Tesorería, quienes deben atender de forma personal a los proveedores que se acercan para reclamar por la demora su pago, constantes llamadas telefónicas y correos electrónicos; descuidando de ese modo su desempeño en sus funciones asignadas y perjudicando el clima laboral, ya que se tienen que quedar sobretiempo en la oficina para avanzar su trabajo o en la búsqueda de expedientes de pago traspapelados o perdidos.. Al respecto, se debe tener en cuenta que la Política Nacional del Modernización de la Gestión Pública al 2021, indica en su objetivo específico 4 lo siguiente: “Implementar la gestión por procesos y promover la simplificación administrativa en todas las entidades públicas a fin de generar resultados positivos en la mejora de los procedimientos y servicios orientados a los ciudadanos y empresas”. Además, “que los procesos o procedimientos deben ser constantemente revisados, evaluados y mejorados, en caso se presenten errores, quejas y reclamos de los usuarios, a fin de identificar soluciones que los corrijan.”. 22.

(29) Esta situación actual, ocasiona un mayor perjuicio económico para la entidad, ya que Provias Nacional asume la totalidad de gastos arbitrales contratados por la Procuraduría, ante la demanda de proveedores que solicitan el pago de sus intereses ante el retraso de pago en la fecha estipulada en su contrato, amparados en el artículo N° 48 de la Ley de Contrataciones del Decreto Legislativo 1017.. Cabe señalar, que el arbitraje es una forma privada de resolver una controversia, por acuerdo de las partes se contrata a un árbitro o a un tribunal de varios árbitros que dictan una decisión obligatoria; evitando acudir a los tribunales. El organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado indica: “La Conciliación es un mecanismo alternativo de solución de conflictos, por el cual las partes acuden ante un Centro de Conciliación extrajudicial a fin que se les asista en la búsqueda de una solución consensual al conflicto”. Base legal: Artículo 5° de la Ley 26872 - Ley de Conciliación, modificado por el artículo 1 del Decreto Legislativo 1070”. (Conciliación, Arbitraje y Junta de Resolución de Disputas).. En la siguiente figura 8, se muestra los montos totales de los años 2016, 2017 y lo que va al 2018 (mayo) relacionados a los gastos por servicios arbitrales que superan el medio millón de soles, respectivamente.. Figura 8. Gasto anual de servicios arbitrales 2016, 2017 y 2018 (Mayo). Expresado en soles. Fuente: Base de datos en SIGANET de Provias Nacional. Cálculos y Elaboración Propia. 23.

(30) Respecto a la organización de expedientes de pago y la responsabilidad de transferirlos al Archivo Central, se genera la necesidad de contratar ordenes de servicios (locadores) para las actividades de organización, acondicionamiento, foliación, preparación y transferencia de expedientes de pago al archivo central; no obstante, se contrata personal que no cuentan con el perfil idóneo, capacitado e inexperto para este tipo de tareas, por lo que presenta una alta rotación; además de no brindarles las condiciones apropiadas ni recursos necesarios para un buen desempeño del servicio que realizarán a beneficio de la entidad.. Al. mismo. tiempo,. estas. contrataciones. están. sujetas. a. disponibilidad. presupuestal, dependiendo de la importancia que otorgue la alta dirección; es decir la cantidad de locadores y la calidad discutible para este tipo de servicio es variado con el transcurrir del tiempo.. De esta manera, la Unidad de Tesorería viene incumplimiento con la Directiva 002-2016-MTC/20 - Normas para la de Transferencia Documental reglamentada para toda la entidad, específicamente para la Unidad Tesorería, indica que “…La transferencia de la serie documental Comprobantes de Pago deberá estar organizada, clasificada, ordenada, foliada y que el tiempo máximo para cumplir con entrega no debe ser de quince (15) días hábiles; para ello, el encargado de Comprobantes de pago de la Jefatura de Tesorería deberá entregarlos al responsable del Archivo con el sustento y cargo correspondiente. De estar incompleto no será recepcionado. Los Comprobantes de Pago con sustentos voluminosos podrán ser entregados de manera individual.”. Actualmente, las transferencias de estos expedientes de pago por parte de la Unidad de Tesorería presentan un nivel muy bajo con relación a los expedientes de pago que recepciona; además de presentarse devoluciones de parte del Archivo Central por no encontrarse los expedientes de pago y documentación sustentatoria completos o en condiciones aceptables para su custodia, lo que ocasiona un mayor hacinamiento de expedientes de pago, y todo ello bajo responsabilidad de la Unidad de Tesorería.. En la figura 9, se muestra la comparación de Comprobantes de Pagos Emitidos por Tesorería vs. Transferidos al Archivo Central vs Devueltos a Tesorería, cuya diferencia es muy alta y se debe a una ineficiente administración de documentos.. 24.

(31) N° de Comprobantes de Pago preparados para su archivamiento. Tendencia de Transferencia de C/Pagos TES - ARCHIVO PVN 600 500 400 300 200 100 0 jul-17 ago-17 sep-17 oct-17 nov-17 dic-17 ene-18 feb-18. jul-17 ago-17 sep-17 oct-17 nov-17 dic-17 ene-18 feb-18 Cant. C/P Emitidos Teso 191 227 248 227 241 406 107 169 C/P Transf AC. 12. 25. 12. 9. 296. 480. 0. 29. Devolución C/P. 8. 9. 8. 3. 33. 20. 0. 7. Figura 9. Tendencia de Pago de Transferencia de C/pagos Tesoreria al Archivo Central - Jul.2017-Feb2018. Fuente: Memorandos de Tesorería al Archivo Central. Cálculos y Elaboración Propia.. A continuación, en la figura 10 se muestra el bajo porcentaje mensual de transferencias realizadas desde la Unidad de Tesorería al Archivo Central, asumiendo la responsabilidad de la documentación y las funciones de Archivo Central para atención ante préstamos y/o consultas de entes reguladores como el Órgano de Control Internos, la Contraloría, la Procuraduría y hasta el mismo Congreso de la República.. 25.

(32) Figura 10. Porcentaje de Transferencia Mensual de Comprobantes de pago y Sustentos Tesorería- Archivo Central. Fuente: Memorandos de Tesorería al Archivo Central. Cálculos y Elaboración Propia. Cabe precisar que, en el año 2017 el Órgano de Control Interno de la Entidad solicito un Plan de Acción a fin de atender la siguiente recomendación: “Disponer que la Jefatura de Administración dé las facilidades del caso y asigne los recursos necesarios para organizar el archivo de Tesorería para un exhaustivo control de los documentos que sustentan los pagos, caso contrario devolver bajo responsabilidad por posibles demora en el pago”; cuyo plazo de implementación venció en Agosto 2017, no obstante, por diferentes razones políticas no se pudo dar cumplimiento a dicha recomendación. (Ver Anexo 4). Finalmente, considerando lo que nos indica la Política Nacional de Modernización respecto las consideraciones para la mejora continua “Las sugerencias y aportes de los servidores, que tienen conocimiento directo y participación en las actividades, ya que son una fuente muy importante para identificar carencias, fallas y oportunidades de mejora; realizamos una entrevista a la Especialista en Tesorería Sra. Marietta Vargas, manifiesta desde su posición la problemática antes expuesta. (Ver anexo 5). 26.

(33) Causas Para identificar las causas que lo originan, la demora del flujo documentario de expediente de pago en la Unidad de Tesorería, se ha elaborado la Matriz de CausaEfecto; así como el Diagrama de Pareto, donde se ha tomado en cuenta datos de observación, percepción y opinión de colaboradores de la entidad.. 2.2.2 Formulación del problema Luego de realizar el análisis del diagrama causa-efecto se identificaron cuatro causas principales que son Instalación, Equipos, Recurso Humano y Proceso; tal como lo muestra la figura 11, que son las que originan el problema central: Demora en el flujo documentario de expedientes de pago en la Unidad de Tesorería.. Adicionalmente, debemos comentar que la Unidad de Tesorería recibe un alto volumen de expedientes y sustentos, lo que ocasiona un hacinamiento de documentación en las oficinas, pasillos y tenerlos físicamente en improvisadas carpas asignadas a “desastres naturales”, las mismas que terminan usándose como áreas de archivo”. Todo esto conlleva a que el personal de Tesorería no cumpla a cabalidad y con dinamismo sus funciones asignadas y le dediquen demasiado tiempo a la búsqueda de documentos, expedientes y sustentos de pago.. 27.

(34) Figura 11. Diagrama de causa – efecto de Ishikawa (Espina de pescado) Elaboración Propia. 28.

(35) En ese sentido, para lograr identificar las causas más importantes ya identificadas de la matriz causa-efecto, se trabajó el Diagrama de Pareto, cuya regla indica que el 80% de las consecuencias es originado por el 20% de las causas del problema.. Para ello, se listaron las causas, se les asignó una valoración basada en un acumulado, del mismo que resulta un porcentaje y un porcentaje acumulado. Cabe precisar, que este puntaje fue asignado por los diez colaboradores de Tesorería y diez de otras áreas usuarias, cuyo resultado se resume en la siguiente tabla 4.. Tabla 4 Datos para análisis de Pareto. Causas Falta de espacio para acoger los expedientes de pago y sustentos. No se realizan contrataciones de personal idoneo, calificado y experimentado para administración documental. No se cuenta con un software especializado para manejar los expedientes de pago. Falta de mobiliario adecuado en la oficina de Tesoreria para acoger documentación. Actual Manual del Proceso de Pago de Tesoreria, no contempla actividades que permitan el adecuado manejo del flujo documentario y alto volumen de expedientes de pago. No se cuenta con equipos de transporte para desplazar documentos. No se aplican buenas prácticas en gestión documental Alta rotación por recarga de trabajo debido al alto volumen de expedientes. Falta de capacitación para tratamiento y archivamiento de Expedientes de pago.. Frecuencia. Porcentaje. Porcentaje acumulado. 32. 21%. 21%. 26. 17%. 39%. 22. 15%. 53%. 17. 11%. 65%. 15. 10%. 75%. 14. 9%. 84%. 10. 7%. 91%. 8. 5%. 96%. 6 150. 4% 100%. 100%. Nota: Resultado de registro de valoración de 20 colaboradores de Tesorería, áreas usuarias. Fuente: Cálculos y elaboración Propia.. A continuación en la figura 12, se muestra el diagrama de Pareto graficada en barras (ordenadas en forma descendiente) y donde se refleja que el 75% se debe a las siguientes causas principales:. 29.

(36) Figura 12. Diagrama de Pareto. Elaboración Propia. El resultado de este análisis se determina que las cuatro causas principales de la Unidad de Tesorería que originan el problema son:. 1. Falta de espacio para acoger los expedientes de pago y sustentos. 2. No se realizan contrataciones de personal idóneo, calificado y experimentado para administración documental. 3. No se cuenta con un software especializado para manejar los expedientes de pago. 4. Falta de mobiliario adecuado en la oficina de Tesorería para acoger documentación.. 30.

(37) 2.3 Objetivos. Objetivo general Mejorar el flujo documentario de Expedientes de pago en el proceso de pago a proveedores en la Unidad de Tesorería de Provias Nacional del MTC. Objetivos específicos A fin de alcanzar el objetivo general, se plantea los siguientes objetivos específicos: . Analizar la situación actual del flujo documentario en el proceso de pago a proveedores en la Unidad de Tesorería.. . Identificar las causas que generan la demora del flujo documentario en el proceso de pago a proveedores en la Unidad de Tesorería.. . Plantear propuestas de solución que permita agilizar el flujo documentario de expedientes de pago.. 2.4 Justificación De acuerdo a lo referido por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del EstadoOSCE, en sus estudios exploratorios ¿Cuánto demoran las entidades en pagar? relacionados con la percepción de barreras al acceso al mercado estatal, los proveedores indican que las demoras en el pago los desincentiva a participar en procesos de selección. (2013). Del resultado de estas mediciones se concluyó que existen irregularidades en las entidades públicas, que se presentan cuellos de botella en el proceso de pago y que la mayor incidencia en la prolongación de tiempo de duración del procedimiento de pago se encuentra desde la conformidad de pago, es decir desde la fase Devengado (Contabilidad) y Girado-Pagado (Tesorería).. Mediante el presente trabajo se busca mejorar el flujo documentario para optimizar el proceso de pago en la Unidad de Tesorería de Provias Nacional, con la finalidad de disminuir el tiempo que genera el pago a los proveedores de la entidad, disminuir los pagos por servicios arbitrales generados por dichos retrasos, mejorar el desempeño de su personal y cumplir con la transferencia oportuna de comprobantes de pago al archivo central.. 31.

(38) 2.5 Alcances y limitaciones. Alcances El alcance de esta propuesta comprenderá a los trabajadores de la Unidad de Tesorería de la Provias Nacional, así como al resto de usuarios internos y externos que están involucrados en el proceso de pago. Limitaciones Se presenta limitación para el acceso a la información de la entidad ya que en su gran mayoría los registros y controles son manuales; asimismo, los sistemas informáticos no cuentan con información confiable, debida que en algunos casos no es obligatorio su uso; no obstante, se solicitará información a las áreas involucradas en el proceso, se realizará entrevista, se recabarán documentos físicos para su análisis.. 32.

(39) Capítulo 3: Marco Teórico. Para el desarrollo de esta propuesta se han tomado en cuenta definiciones, normativas que regula a las entidades del Estado e informes de especialistas en gestión pública que nos guiaran en esta propuesta de Mejora del Flujo Documentario en el desarrollo del proceso de pago en la Unidad de Tesorería de Provias Nacional. 3.1 Definiciones Gestión de Procesos para el sector Público La Política Nacional de Modernización de Gestión Pública (2013) precisa que:. Una gestión al servicio del ciudadano necesariamente deberá cambiar el tradicional. modelo. de. organización. funcional. y migrar. hacia. una. organización por procesos contenidos en las “cadenas de valor” de cada entidad, que aseguren que los bienes y servicios públicos de su responsabilidad generen resultados e impactos positivos para el ciudadano, dados los recursos disponibles. Los procesos son definidos como una secuencia de actividades que trasforman una entrada o insumo (una solicitud de un bien o servicio o ambos) en una salida (la entrega del bien o servicio o ambos), añadiéndole un valor en cada etapa de la cadena (mejores condiciones de calidad/precio, rapidez, facilidad, comodidad, entre otros. (p.32).. Esta definición considera el modelo teórico de Porter (1985), que describe el desarrollo de las actividades generando valor al cliente final; y que los procesos pueden ser “claves” o de “soporte”, estos últimos regulados por los sistemas administrativos nacionales y que sirven de manera transversal a todas las actividades, como la administración central, la gestión financiera, del personal, la infraestructura, el equipamiento y la logística;. tal como se muestra en la figura 13 definida por la. Secretaria de la Presidencia de la República.. 33.

(40) Figura 13. Cadena de Valor - Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021. Fuente: Secretaria de la Presidencia del Consejo de Ministros.. Asimismo, señala que “las organizaciones modernas estudian rigurosamente cómo optimizar, formalizar y automatizar cada uno de sus procesos internos, como parte de la “cadena de valor”. Los recursos (insumos) esenciales para optimizar la cadena de valor son el personal (conocimiento), la infraestructura (instalaciones), los equipos, las técnicas y métodos, y las finanzas”. (Política Nacional de Modernización de Gestión Pública, 2013, p.32).. Gestión de Documentos para el sector Público “Gestión de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economía y eficiencia en la creación, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos de una organización durante todo su ciclo de vida y de hacer que la información que contienen esté disponible en apoyo del quehacer de esa organización y de los usuarios externos a ella que lo requieran” (Casas, 2007, p.7). Asimismo, Casas (2007) indica que “los documentos son testimonio y que ningún gobierno ni ninguna organización podrían ser responsabilizados por acto alguno si no existen documentos que ofrezcan testimonio registrado de sus actividades. La responsabilidad se establece cuando es posible mostrar pruebas de que los funcionarios públicos sabían lo que hubieran debido saber, que medidas tomaron y el resultado de sus actividades” (p. 6).. 34.

(41) Con respecto a los usuarios de Documentos del Estado, Casas (2007) indica: -. Los gobiernos necesitan documentos bien gestionados para apoyar el estado de derecho, para rendir cuentas de sus acciones y para asegurar que los intereses de los ciudadanos estén protegidos.. -. Los funcionarios ejecutivos necesitan documentos para poder formular políticas y tomar decisiones sobre la base de una información bien organizada, precisa y cabal.. -. Los funcionarios de acción y los administradores superiores necesitan documentos bien estructurados, completos y accesibles a efectos de tener la información.. -. Los auditores y otros reguladores necesitan acceso a la información que contienen los documentos para asegurar que los recursos han sido usados justificadamente y con probidad, que los programas y procedimientos han sido realizados y que se han cumplido las normas.. -. Los vigilantes oficiales necesitan los documentos para determinar si las decisiones y acciones han sido justas y equitativas.. -. Los administrados necesitan tener acceso a la información que contienen los documentos para asegurar que sus derechos y sus intereses estén protegidos y para poder contribuir de manera informada al proceso de gobierno. (p.20). Archivo de Gestión Cruz define que “el archivo de gestión contiene los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, de ahí que sea más conocido como archivo de oficina” (Cruz, 2011, p. 28). Dentro del ciclo vital de los documentos, Casas (2007) indica que los Archivos de gestión forman parte de la fase administrativa y que “están conformados por documentos que se usan habitualmente para la realización de asuntos corrientes de una institución o de un individuo” (p.13). Morante (2015), propone que cada archivo de gestión realice sus actividades de organización documental que permitan el ingreso de los documentos al archivo principal con tratamiento archivístico, con la finalidad de minimizar la manipulación y/o modificación de unidades de archivamiento. Es así que, el archivo principal aplica el proceso de organización respetando el principio de procedencia a nivel de unidades de archivamiento. (p.3). 35.

(42) Todo esto, en concordancia con las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el sector público, define que Archivo de Gestión “es el responsable de la organización, conservación y uso de la documentación recibida o producida por una entidad orgánica y de transferirla al Archivo Periférico o al Órgano de Administración de Archivos.” (Resolución Jefatural N° 073-85-AGN –JUS, 1985, p. 3). Novelle (2012) explica que “para controlar el flujo documental de una empresa es fundamental satisfacer las necesidades expresadas e implícitas de información y uso de los documentos, tales como: -. Recursos humanos. Número de personas, su perfil, sus habilidades, sus funciones, formación académica.. -. Recursos materiales. Locales de trabajo y locales de depósito con sus respectivas ubicaciones, mobiliario y unidades de instalación.. -. Recursos tecnológicos. Informática, programas, equipos de envío de documentos a distancia”. (p.14). Referente al local y equipos que debe contar un archivo la Resolución Jefatural N° 073-85AGN –JUS señala que “estará ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un siniestro, y de lugares excesivamente húmedos. Preferir el uso de locales construidos con material noble, evitándose el revestimiento de muros y paredes Con materiales inflamables (tapizones, alfombras, etc.). El local de archivo debe tener básicamente dos ambientes: 1) depósitos y 2) área de trabajo técnico y administrativo. Las instalaciones eléctricas y las sanitarias deberán conservarse en perfecto estado. El mobiliario archivístico (estantes, archivadores verticales, mapotecas, etc.) deben ser preferentemente de metal”. (p. 10) Benchmarking “Es el proceso sistemático y continúo para evaluar los productos y los procesos de las organizaciones en cuanto a eficiencia en términos de productividad, calidad y prácticas con aquellas compañías y organizaciones que son reconocidas como líderes de las mejores prácticas, con la finalidad de realizar procesos de mejora continua”. (Instituto Uruguayo de Normas Técnicas, 2009, p.97). Asimismo, define el benchmarking como un tipo de estudio comparativo, entendiendo que comparar significa examinar con el propósito de observar o descubrir semejanzas o diferencias entre diversos enfoques o estrategias, teniendo en cuenta una cantidad variable de dimensiones. (Instituto Uruguayo de Normas Técnicas, 2009, p.97). 36.

(43) Existen tres tipos diferentes de estudios: -. Interno, cuando se efectúa la comparación de actividades similares entre diferentes sectores de una misma organización;(benchmarking funcional). -. Con la competencia, cuando se efectúa la comparación del desempeño de una organización con el de sus competidores directos en el mercado.. -. Con el mejor de su clase, cuando se efectúa la comparación del desempeño de la organización con el de organizaciones que son reconocidas por su excelencia en la temática de interés. (Instituto Uruguayo de Normas Técnicas, 2009, p.97). Figura 14. Fases del Benchmarking. Fuente: Herramientas para la Mejora de la Calidad – Instituto Uruguayo Normas Técnicas 2009. “Benchmarking es la búsqueda de las mejores prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente”. (C. Camp, 2003, p.3).. Otra definición, Prat (1996) señala que el benchmarking es aprender de los que hacen los mejores, relacionado a lo que queremos mejorar, sus estrategias, métodos y técnicas para luego adaptarlo y mejorarlo en tu empresa, alcanzando de eso modelo una alta competitividad.. 37.

(44) Tercerización Bravard (2017) define a la tercerización como “el uso contratado de los recursos, bienes y capacidades de un tercero con niveles garantizados de los criterios de calidad, rendimiento y valor frente al costo” (p. 25). Asimismo, Fórneas (2008) señala que la tercerización es una herramienta de optimización de recursos que permite a las empresas mejorar su desempeño, dedicarse a sus actividades principales, la disminución de costos, la mejora de la calidad de los servicios, y a simplificar sus procesos.. En el Perú, la ley N° 29245 es la que regula los servicios de Tercerización, que indica que una empresa “principal” encarga o delega a un tercero, el desarrollo de actividades especializadas u obras, de manera que la contratista prestadora de los servicios contratados es responsable de los resultados de sus actividades y debe contar con sus propios recursos financieros, técnico o materiales, y está sujeta a sus trabajadores a su exclusiva subordinación.. Echaiz, (2008) el contrato de outsourcing obliga a la obtención de un resultado previamente definido, motivo por el cual es importante que la empresa “cliente” determine, de manera precisa, los estándares en los que se quieren aquellos resultados, así como los plazos en los que se deberán llevar a cabo ciertas tareas. (p.763). Tercerización de gestión documental Morante (2015), indica que el problema en el manejo archivístico de la administración pública, es la falta de disponibilidad de espacio y que para atenuar esta situación se recomienda la implementación de un ambiente durante el proceso de transferencia documental para el acopio temporal durante el procesamiento de validación y aprobación y como alternativa se viene contratando a empresas que permite tercerizar esta actividad para los documentos transferidos al archivo principal de la entidad. (p.2). Morante explica que “no es raro observar el manejo de forma inadecuada, sin el orden ni el cuidado requerido para la protección de la documentación, debiéndose al creciente volumen documental anual que se genera”(2015, p.2). 38.

(45) 3.2 Normatividad Provias Nacional por ser entidad pública está sujeta a cumplir marcos legales y políticos de Estado, Control Interno a Entidades del Estado y Transferencias del acervo documental, entre las que se destacan: a) Según el Decreto Supremo. N° 004-2013-PCM – Política Nacional del Modernización de la Gestión Pública al 2021, precisa entre sus objetivos específicos: “Implementar la gestión por procesos y promover la simplificación administrativa en todas las entidades públicas a fin de generar resultados positivos en la mejora de los procedimientos y servicios orientados a los ciudadanos y empresas”. (Objetivo 4, p. 21). Asimismo, se precisa que para lograr esta política de modernización se imponen cinco pilares centrales, que para nuestra propuesta aplica: Gestión por procesos, simplificación administrativa y la organización institucional, tal como muestra en la figura 15.. Figura 15. Pilares de Gestión del Cambio- Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021.Fuente: Secretaria de la Presidencia del Consejo de Ministros. Gestión por procesos, en el caso de los procesos de soporte, la normativa de los Sistemas Administrativos debe ser tomada en cuenta en el proceso de optimización, buscando una gestión lo más ágil posible dentro de las restricciones normadas y promoviendo de manera proactiva su mejora. Sin embargo, se pueden identificar ventanas de oportunidad de mejora que no impliquen modificaciones normativas, sino un mejor uso de las herramientas disponibles.” (pp. 42-43).. 39.