Capítulo 4: Desarrollo del proyecto
4.2 Evaluación de alternativas de solución
Para cada alternativa propuesta se ha elaborado la Tabla de costos que considera en la primera alternativa: una inversión en la construcción de un área para la oficina de archivo, equipos y mobiliarios, software de gestión documental, así como recurso humano y los costos que ameriten su contratación; y en la segunda alternativa, el costo de la tercerización de administración del flujo documentario de expedientes de pago, por una empresa contratada.
En la tabla 11 se muestra la inversión que deberá asumir Provias Nacional para un periodo de tres años, presentando una corta diferencia de 10,000 soles aproximadamente.
Tabla 11
Inversión para cada alternativa para un periodo de tres años.
Alternativas Inversión S/.
Implementación del archivo de gestión de Unidad de Tesorería 672,234.29 Tercerización de administración de expedientes de pago
“Solución Integral” 682,662.27
Análisis Financiero
Se ha considerado realizar para cada alternativa de solución, el cálculo del Valor Actual Neto, que permite conocer el valor presente de un determinado número de flujos de cajas futuro, originados por una inversión, cuya tasa es del 10% anual establecido por Invierte Perú del Ministerio de Economía y Finanzas. (2018)
Donde, en un horizonte de tres años, se ha estimado como ingreso el Ahorro en servicios arbitrales con un ahorro del 50% del año anterior, tomando como referencia el año 2017; sin embargo, hemos elegido una posición conservadora y se ha considerado el ahorro del primer año estimado para los tres años
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consecutivos, como se muestra en la tabla 12. Tal como se aprecia en dicha tabla, a partir del año 2019, la proyección de gastos arbitrales se proyecta que disminuirá en S/. 320,829.24 aproximado cada año con referencia del año anterior.Tabla 12
Determinación del ahorro de gasto arbitral para los próximos 3 años.
Año %
Proyección de Gasto
arbitral S/. Ahorro Estimado S/.
2017 S/. 641,658.48 S/. 0.00
2018 S/. 641,658.48 S/. 0.00
2019 50% S/. 320,829.24 S/. 320,829.24 2020 50% S/. 160,414.62 S/. 320,829.24 2021 50% S/. 80,207.31 S/. 320,829.24
Nota: Gasto arbitral 50% menos del año anterior.
Fuente: Elaboración Propia
Alternativa 1 - Determinación del VAN
Los ingresos proyectados para los próximos tres años se ha considerado el ahorro de gastos arbitrales que son de S/. 320,829.24 tal como se indica en la tabla 12.
Los egresos, para el año 0, se ha tomado el costo del proyecto total, es decir los S/ 215,248.07 que se detallan en la siguiente tabla 13, donde considera la construcción de la oficina de archivo, equipos de trabajo, mobiliario y software de gestión documental y para los próximos años la inversión sería cero.
Tabla 13
Detalle de egresos para la alternativa 1
Implementación del Archivo de Gestión de
Tesorería Cant.
P.
Unitario Costo S/.
Construcción de oficina de archivo (12mts. largo x 10
ancho) 1.00 112,662.27
Sillas para escritorio ergonómicas 3.00 150.00 450.00 Escritorios de melamine (1.20 X 0.80) 3.00 500.00 1,500.00
Mesas de trabajo 4.00 340.00 1,360.00
Equipos de computo 3.00 6,799.00 20,397.00
Impresora multifuncional 2.00 20,066.50 40,133.00
Estantes de ángulos ranurados 20.00 100.00 2,000.00
Escaleras metálicas 2.00 169.90 339.80
Carritos para transporte de documentos 3.00 650.00 1,950.00 Software de Gestión Documental Inteligente 1.00 34,456.00
Costo del proyecto 215,248.07
Fuente: Elaboración Propia.
El gasto de operaciones, suma como al egreso donde se han considerado para el año cero sólo dos (02) meses de ejecución lo que equivale a S/ 24,051.91 y para los próximos años si el total que suma S/. 144,311.44. como se aprecia en la siguiente tabla:
Tabla 14
Detalle de egresos para operaciones.
Año 0
Operaciones
Mensual
S/. Anual S/. Contratación de un archivista experimentado y
capacitado – CAS 1.00 4,156.37 49,876.44
Servicios de apoyo administrativo y archivo- OS 2.00 4,000.00 48,000.00 Seguro complementario todo riesgo 2.00 480.00 5,760.00 Capacitación de Personal: Escuela Nacional de
Archiveros 3.00 1,289.58 15,475.00
Materiales (Promedio Pecosa de almacén) 1.00 1,500.00 18,000.00 Movilidad y refrigerio, labores fuera del horario
regular (S/.40 c/u, 1 vez a la semana) 3.00 600.00 7,200.00
12,025.95 144,311.44 Fuente: Elaboración propia.
La diferencia de Ingresos-Egresos arroja como resultado: Para el año 0: -239,999
Para los años 1 al 3: 176,517.80
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Alternativa 2 - Determinación del VAN
Los ingresos proyectados para los próximos tres años se ha considerado el ahorro de gastos arbitrales que son de S/. 320,829.24 tal como se indica en la tabla 12.
Los egresos, para el año 0, es el costo de la inversión por la construcción de la oficina de archivo, que es de S/ 112,662.27 que se detallan en la siguiente tabla 10, y para los próximos años la inversión sería cero.
Tabla 15
Detalle de egresos para operaciones. Costos del Proyecto de Construcción
Cant.
P. Unitario
Costo en S/. Construcción de oficina de archivo (12mts. largo x 10
ancho) 1.00 112,662.27
Costo Proyecto 112,662.27
Costo Anual de Operación del Archivo de Gestión Mensual S/.
Costo en S/. Contratación del servicio de Tercerización 1.00 15,000 180,000.00
Costo de Operaciones 180,000.00
Fuente: Elaboración propia.
En el egreso por Operaciones, donde se han considerado para el año cero sólo dos (02) meses de ejecución lo que equivale a S/ 30,000 y para los próximos años el total que la empresa tercerizadora nos cobrara por su servicio S/. 180,000.00.
La diferencia de Ingresos-Egresos arroja como resultado: Para el año 0: -142,662.27
Para los años 1 al 3: 140,829.24
Tabla 16
Comparación de las VAN para cada una de las alternativas
Alternativa 1: Implementar un Archivo de Gestión en la Unidad de Tesorería. Evaluación VAN
Año 0 (02 meses)
Año 1 Año 2 Año 3
Ahorro en servicios arbitrales 320,829.24 320,829.24 320,829.24
Egresos 239,299.98 144,311.44 144,311.44 144,311.44
Costo de Implementación de Archivo de Gestión para la Unidad de Tesorería 215,248.07
Costos de Operación del Archivo de Gestión 24,051.91 144,311.44 144,311.44 144,311.44
Ingresos – Egresos -239,999.98 176,517.80 176,517.80 176,517.80
Valor Actual Neto (VAN) – Alternativa 1 S/. 181,521.51
Alternativa 2: Tercerizar la Administración de Expedientes de Pago “Solución Integral” en la Unidad de Tesorería
Evaluación VAN
Año 0 Año 1 Año 2 Año 3
Ahorro en servicios arbitrales 320,829.24 320,824.24 320,824.24
Egresos 142,662.27 180,000.00 180,000.00 180,000.00
Costo del Proyecto de Construcción de Oficina para Archivo de Tesorería 112,662.27
Costos de Operación - Tercerización del Administración de expedientes de pago. 30,000.00 180,000.00 180,000.00 180,000.00
Ingresos – Egresos -142,662.27 140,829.24 140,829.24 140,829.24
Valor Actual Neto (VAN) – Alternativa 2 S/. 188,690.19
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En resumen, el resultado del Valor Actual Neto para las alternativas es:- VAN Alternativa 1 : S/. 181,521.51 - VAN Alternativa 2 : S/. 188,690.19
Donde se obtiene que la diferencia es de S/. 7,168.68, cifra relativamente no muy alta.
Ratio Beneficio-Costo
Adicionalmente, analizaremos la relación Beneficio/Costo, que es el cociente que resulta de dividir el valor actual de los beneficios y el valor actual de los costos del proyecto donde B/C, donde si el resultado es mayor que 1 es conveniente.
Tabla 17
Comparación de la relación Beneficio/Costo para cada una de las alternativas
Alternativa 1 : Beneficio /Costo
Año 0 Año 1 Año 2 Año 3
Ingreso - Ahorro en servicios arbitrales 320,829.24 320,829.24 320,829.24 Costos (Egresos) 239,299.98 144,311.44 144,311.44 144,311.44 VA Ingresos 797,854.83 VA Costos +Año 0 598,181.17 B/C Alternativa 1 1.33
Alternativa 2 : Beneficio / Costo Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Ingreso - Ahorro en servicios arbitrales 320,829.24 320,829.24 320,829.24
Costos (Egresos) 142,662.27 180,000.00 180,000.00 180,000.00
VA Ingresos 797,854.83
VA Costos +Año 0 590,295.63
B/C Alternativa 2 1.35
Nota: Se halló el Valor Actual Neto del ahorro y del costo respectivamente.
Para ambos casos es mayor el resulta es mayor que 1, es decir que los ingresos son superiores a los egresos; el valor de los beneficios es mayor que los costos; no obstante es la alternativa 2 la que presenta ligeramente un cociente mayor: por cada unidad monetaria invertida se tendrá un retorno de la inversión de S/. 0.35.