Diseño del sistema de control interno con el enfoque COSO para la Auditoría Interna del Ministerio de Educación, a aplicarse en una institución de educación media fiscal del país

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(1)ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CON EL ENFOQUE COSO PARA LA AUDITORIA INTERNA DEL MINISTERIO DE EDUCACION, A APLICARSE EN UNA INSTITUCION DE EDUCACION MEDIA FISCAL DEL PAIS. TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN GERENCIA EMPRESARIAL. MONICA DE LOURDES RODRIGUEZ BARRERA [email protected]. Director: Carlos Hernán Artieda Cajilema [email protected]. 2014.

(2) DECLARACIÓN. Yo, Mónica de Lourdes Rodríguez Barrera, declaro bajo juramento que el trabajo aquí descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente presentada para ningún grado o calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento. La. Escuela. Politécnica. Nacional. puede. hacer. uso. de. los. derechos. correspondientes a este trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normatividad institucional vigente.. Mónica de Lourdes Rodríguez Barrera.

(3) CERTIFICACIÓN. Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Mónica de Lourdes Rodríguez Barrera, bajo mi supervisión.. Carlos Hernán Artieda Cajilema DIRECTOR.

(4) AGRADECIMIENTOS. Esta tesis de Maestría pudo ser realizada gracias al apoyo del Ministerio de Educación y del Ing. Hugo Fonseca Ordoñez, Director Nacional de Auditoría Interna que proporcionaron la ayuda para ejecutar el proyecto.. Mi más amplio agradecimiento para el Dr. Carlos Hernán Artieda Cajilema, Director de esta tesis, por su valiosa orientación y apoyo para la conclusión del mismo; quien con su excelente respaldo e interés hicieron posible la realización de este estudio.. Así mismo, quisiera expresar mi agradecimiento a todos los que estuvieron vinculados de alguna manera a este proyecto; por proporcionarme las facilidades necesarias para completar la investigación; a todos aquellos. que me. acompañaron y con un granito de arena hicieron un inestimable aporte.. Y desde luego, llego al final de este proyecto gracias a Dios; al invaluable apoyo e inspiración que generaron mi familia, a mis amigos a quienes tengo presente; a mis maestros y a quienes siempre me han enseñado algo.. A todos, mi mayor reconocimiento y gratitud..

(5) DEDICATORIA A mi madre Zoila e hija Antonela que se encuentran en el cielo y con su amor presente me ayudaron a salir adelante y me custodiaron en el transcurso de este proyecto para su ejecución.. A mis hijitas Renata y Emma por quienes cada día tiene sentido, los testigos silenciosos de mis luchas cotidianas en busca de un mejor futuro, a ellas, mi esperanza, mi alegría, mi vida, y la culminación de este trabajo y lo que representa. A mi padre Hugo, pilar fundamental que me sostiene con el apoyo incondicional y con el consejo sabio y oportuno, a ellos dedico cada día de esfuerzo para lograr lo que hoy soy y ofrezco.. A mis hermanos Giovanny y Luis y mis queridas cuñadas Jaque y Pao, mi sobrinito Andrés por su apoyo a la culminación de esta tarea, amigas/os que con su entusiasmo y cariño me dieron el valor y coraje para caminar en este proyecto.. A mis maestros que con sus conocimientos, ayuda oportuna y desinteresada contribuyeron a la finalización de este trabajo.. A todos ustedes dedico el producto de mi esfuerzo..

(6) INDICE 1. GENERALIDADES ...................................................................................................... 1. 1.1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 3 1.2 GUIA aplicación DE CONTROL INTERNO ............................................................... 3 1.3 CONTROL INTERNO INTEGRADO – ENFOQUE COSO ....................................... 4 2. SISTEMA EDUCATIVO DE NIVEL MEDIO ............................................................ 5. 2.1 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE UNA INSTITUCION DE EDUCACION MEDIA .................................................................................................................................. 7 2.2 FUNCIONES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ................. 8 3. FASES DEL OPERATIVO DE AUDITORIA ............................................................. 9. 3.1 FASE DE PLANEAMIENTO ..................................................................................... 10 3.1.1. ETAPAS DE LA FASE DE PLANEAMIENTO ................................................ 10. 3.1.1.1. Planeamiento general ................................................................................... 10. 3.1.1.2. Evaluación de riesgos de auditoria .............................................................. 11. 3.1.1.3. Elaboración y aprobación del informe de diagnóstico general.................... 13. 3.1.1.4. Planeamiento específico .............................................................................. 14. 3.2 FASE DE EJECUCIÓN .............................................................................................. 15 3.2.1. OBJETIVOS ........................................................................................................ 16. 3.2.2. ACTIVIDADES .................................................................................................. 16. 3.2.2.1 3.2.3 3.2.3.1 3.2.4. Procedimientos, técnicas y prácticas ........................................................... 17 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA ............................................................. 18 Tipos de procedimientos de auditoria .......................................................... 18 ENFOQUES EN EVALUACION DE GESTION .............................................. 19. 3.2.4.1. Evaluación con enfoque de eficacia ............................................................ 19. 3.2.4.2. Evaluación de la eficacia y de la economía ................................................. 20. 3.2.5. DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA ...................................... 20.

(7) 3.2.5.1. Elementos del hallazgo de auditoria ............................................................ 21. Causa ................................................................................................................................... 21 3.2.6. PAPELES DE TRABAJO ................................................................................... 22. 3.3 FASE DE ELABORACIÓN DEL INFORME ............................................................ 22 3.3.1. CARACTERISTICAS DEL INFORME FINAL ................................................ 23. 3.3.2. REDACCION Y REVISION DEL INFORME .................................................. 23. 3.3.3. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME ........................................... 24. 3.3.3.1. Título ........................................................................................................... 24. 3.3.3.2. Objeto .......................................................................................................... 24. 3.3.3.3. Alcance ........................................................................................................ 24. 3.3.3.4. Limitaciones al alcance ............................................................................... 25. 3.3.3.5. Observaciones, conclusiones y recomendaciones ....................................... 25. 4. SISTEMA DE CONTROL INTERNO – ENFOQUE COSO ..................................... 28. 4.1 INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 28 4.2 GUIA DE aplicación DE CONTROL INTERNO ....................................................... 29 4.2.1. INFORMACION NECESARIA PARA EL DISEÑO DEL CONTROL. INTERNO............................................................................................................................ 31 4.2.2. DOCUMENTACION Y FORMALIZACION DEL SISTEMA DE CONTROL. INTERNO IMPLANTADO ................................................................................................ 31 4.2.3. PROCESO DE IMPLEMENTACION ................................................................ 32. 4.2.4. SEGUIMIENTO DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO ......................... 33. 4.3 CONTROL INTERNO INTEGRADO – ENFOQUE COSO ..................................... 34 4.3.1. COMPONENTES DEL SISTEMA ..................................................................... 35. 4.3.1.1. Ambiente de control .................................................................................... 35. 4.3.1.2. Evaluación del riesgo................................................................................... 36. 4.3.1.3. Actividades de control ................................................................................. 37.

(8) 4.3.1.4. Información y comunicación ....................................................................... 42. 4.3.1.5. Seguimiento ................................................................................................. 42. 5. PROPUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO – ENFOQUE COSO. PARA LA DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA ..................................................... 43 5.1 CUESTIONARIOS DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 44 5.2 TECNICAS Y PRACTICAS DE AUDITORIAS ....................................................... 44 5.2.1. INTRODUCCION ............................................................................................... 44. 5.2.2. TECNICAS DE OBTENCION DE EVIDENCIAS EN AUDITORIA .............. 44. 5.2.2.1. Observación ocular ...................................................................................... 45. 5.2.2.2. Encuestas ..................................................................................................... 45. 5.2.2.3. Entrevistas ................................................................................................... 45. 5.2.2.4. Cuestionarios ............................................................................................... 46. 5.3 NORMAS DE AUDITORIA INTERNA .................................................................... 47 5.3.1. INTRODUCCION ............................................................................................... 47. 5.3.2. COMPETENCIA ................................................................................................. 47. 5.3.3. ÁMBITO DE APLICACION .............................................................................. 48. 5.3.4. FUNCIONES ASIGNADAS A LA CONTRALORIA GENERAL DEL. ESTADO Y A LA DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA ........................................ 49 5.3.5. COORDINACION ENTRE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO Y. LA DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA ................................................................. 49 5.3.6. ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DEL TRABAJO DE AUDITORIA ..... 50. 5.3.6.1. Normativa .................................................................................................... 50. 5.3.6.2. Responsabilidad de las actividades.............................................................. 50. 5.3.6.3. Selección y evaluación del personal ............................................................ 51. 5.3.6.4. Evaluación de la calidad .............................................................................. 51. 5.3.6.5. Objetivo, naturaleza y alcance del trabajo ................................................... 52.

(9) 5.3.6.6. Metas a alcanzar .......................................................................................... 53. 5.3.6.7. Planificación de la actividad ........................................................................ 53. 5.3.6.8. Procedimientos de auditoria ........................................................................ 54. 5.3.6.9. Obtención y evaluación de las evidencias ................................................... 57. 5.3.7 5.3.7.1 5.3.8. PAPELES DE TRABAJO ................................................................................... 58 Contenido, requisitos y características ........................................................ 58 ELABORACION DE RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES ............. 59. 5.3.8.1. Recomendaciones ........................................................................................ 59. 5.3.8.2. Conclusiones................................................................................................ 60. 5.3.9. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE AUDITORIA ............................... 61. 5.3.9.1. Cualidades del informe de auditoria ............................................................ 61. 5.3.10. CONTENIDO DEL INFORME FINAL DE AUDITORIA ............................ 63. 5.3.11. AUDITORIA DEL CONTROL INTERNO DE LOS SISTEMAS................. 64. 5.3.11.1. Objetivo general .......................................................................................... 64. 5.3.11.2. Etapas del examen ....................................................................................... 65. 5.3.11.3. Planificación ................................................................................................ 65. 5.3.11.4. Conocimiento de los componentes del control interno ............................... 65. 5.3.11.5. Identificación y evaluación de riesgos......................................................... 66. 5.3.11.6. Prueba de la eficacia de los procedimientos de control ............................... 67. 5.3.11.7. Elaboración de observaciones y emisión de informes ................................. 67. 5.3.11.8. Actividades complementarias ...................................................................... 67. 5.4 Caso práctico ............................................................................................................... 67 5.5 Tablas .......................................................................................................................... 88 6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................ 119. 6.1 FIGURA .................................................................................................................... 120 6.2 TABLA ...................................................................................................................... 121.

(10) 6.3 REFERENCIAS ........................................................................................................ 122.

(11) LISTA DE FIGURAS Figura 1 – Estructura de control interno según el método COSO...................................120.

(12) LISTA DE TABLAS Tabla 1.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 200 AMBIENTE DE CONTROL .................................................................................................................... 88 Tabla 2.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 200 AMBIENTE DE CONTROL .................................................................................................................... 89 Tabla 3.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 200 AMBIENTE DE CONTROL .................................................................................................................... 90 Tabla 4.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 200. "AMBIENTE DE CONTROL" ....... 91. Tabla 5.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 401 GENERALES……………………………………………………………………………...92 Tabla 6.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 401. "GENERALES" .......................................................... 93. Tabla 7.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 402 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – PRESUPUESTO ................................................. 94 Tabla 8.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 402. "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA -. PRESUPUESTO" ................................................................................................................ 95 Tabla 9.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 403 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – TESORERIA ....................................................... 96 Tabla 10.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 403 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – TESORERIA ....................................................... 97.

(13) Tabla 11.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 403 ADMINISTRACIÓN .......................................................................................................... 98 Tabla 12.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 403 "ADMINISTRACIÓN FINANCIERATESORERÍA"...................................................................................................................... 99 Tabla 13.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 405 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL ........ 100 Tabla 14.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 405 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL ........ 101 Tabla 15.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 405 "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL" ...................................................................... 102 Tabla 16.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 103 Tabla 17.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 104 Tabla 18.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 105 Tabla 19.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 106 Tabla 20.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 107.

(14) Tabla 21.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 108 Tabla 22.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 109 Tabla 23.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 110 Tabla 24.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 111 Tabla 25.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................... 112 Tabla 26.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406 "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES" ................ 113 Tabla 27.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO ......................................................... 114 Tabla 28.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO ......................................................... 115 Tabla 29.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO ......................................................... 116 Tabla 30.- EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO ......................................................... 117.

(15) Tabla 31.- RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 407 "ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO"........................................................................................................................ 118 Tabla 32 – EVALUACIÓN DE LA CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL ……..121.

(16) LISTA DE ANEXOS ANEXO A – Orden de encuadernación.............................................................................123.

(17) RESUMEN. Esta tesis de Maestría tiene la intención de evaluar el sistema de control interno con el enfoque COSO y minimizar los riesgos para que las instituciones educativas alcancen los objetivos esperados en forma eficiente. Se basa en los cinco componentes del sistema: ambiente de control, evaluación del riesgo, actividades de control, información y comunicación; y, seguimiento. El resultado de este trabajo es ayudar a la Dirección de Auditoría Interna a tener una guía para la evaluación del sistema de control interno para los establecimientos educativos y optimizar el tiempo de trabajo de campo para los auditores internos. Un formato estándar que permita combinar la evaluación cualitativa a través de la observación con análisis cuantitativo. Este modelo puede ayudar a los auditores internos para asesorar a los rectores de los colegios a establecer un control adecuado y seguimiento de las recomendaciones para traer beneficio a la institución, porque los resultados de este trabajo presentan los problemas y las soluciones para mejorar el sistema de control interno. La parte final de este trabajo propone algunas acciones para iniciar la evaluación, basada en la mejor práctica de los componentes del sistema de control interno.. Palabras clave: Evaluación del Sistema de Control Interno..

(18) ABSTRACT. This Master's thesis intends to evaluate the system of internal control and COSO approach to minimize risks that schools reach the desired objectives efficiently .It is based on the five system components: control environment, risk assessment, control activities, information and communication, and monitoring. The result of this work is to help the Internal Audit Department have a guide for evaluating the internal control system for educational institutions and optimize the time of fieldwork for internal auditors. A standard for matt hat allows to combine the qualitative evaluation by observation with quantitative analysis. This model can help internal auditors to advise school principals to establish appropriate monitoring and follow up recommendations to bring benefit to the institution, because the results of this paper presents the problems and solutions to improve the system internal control. The final part of this paper proposes some actions to initiate the evaluation, based on the best practice of the components of the internal control. Keywords: Evaluation of Internal Control System.. system..

(19) 1. 1 GENERALIDADES Los gobiernos y las empresas de todo el mundo se han preocupado en la adopción de medidas que reduzcan los riesgos a que están expuestos en sus operaciones, así como para revisar, evaluar y fortalecer sus controles internos.. Este trabajo parte de la necesidad de comprender las tendencias actuales del control interno, de manera que se pueda desarrollar y brindar todas las ventajas que se esperan del mismo, partiendo de la existencia de innumerables dudas sobre los conceptos.. Basados en los nuevos conceptos de control interno, este se define como el proceso efectuado por la dirección y el resto del personal, para garantizar una seguridad razonable de las operaciones que permitan el alcance de los objetivos propuestos.. Partiendo de esto en todos los casos la responsabilidad por la implementación, evaluación y mantenimiento del proceso es la máxima autoridad de la entidad. La responsabilidad de los Auditores Internos en este proceso es la de revisar el control implementado, señalar deficiencias y promover mejoras, pero en todos los casos será el personal de cada área el encargado del mantenimiento del sistema y la implantación de las mejoras. De forma que tampoco ningún área de la empresa o institución debe considerarse encargada o responsable del Control Interno.. La auditoría interna se considerará entonces como una parte del sistema de control interno que funciona al revisar y evaluar los controles internos establecidos por otros, asesorar y señalar deficiencias y presentar recomendaciones de mejoras. Los auditores internos no se encargan de efectuar controles para poder proteger su propia independencia. Es, por tanto, una de las novedades de los sistemas de Control Interno basados con el enfoque COSO, es que la dirección sea la primera encargada de la auto evaluación del sistema, papel que hasta hace.

(20) 2. unos años le correspondía exclusivamente a los auditores internos e independientes.. Las unidades de auditoría interna deben brindar sus servicios a toda la organización ya que constituyen un mecanismo de seguridad con el que cuenta la autoridad superior para estar informada, con razonabilidad sobre la confiabilidad del diseño y funcionamiento del sistema de control interno.. Por lo cual las Unidades de Auditoría Interna estarán facultadas para cuestionar sobre: 1. Los objetivos de cada unidad, área o departamento de la empresa estén trazados de manera adecuada, y respondan a los objetivos generales de la entidad y estén enmarcados en las categorías de objetivos establecidos. 2. El análisis de los riesgos se realice con profundidad, y se enmarque en los objetivos organizacionales. 3. Las actividades de control (sean Planes de Acción, Normas o Manuales de procedimientos) se elaboren teniendo en cuenta su función de minimizar los riesgos identificados. 4. La existencia de una adecuada y eficaz autoevaluación del sistema implantado en cada área y que la misma sirva a la retroalimentación y mejoría del sistema. (Estas autoevaluaciones servirán de base a los auditores internos para proponer mejoras a partir del diagnóstico de cada área.) 5. La información debe ser de manera eficiente para garantizar la compresión y actualización que requiere el personal de todas las áreas.. Así, la Auditoría Interna vigila, en representación de la autoridad superior, el adecuado funcionamiento del sistema, informando oportunamente sobre su situación. De esta manera realiza el papel de asesorar y supervisar el sistema, que se traduce en su aporte en el alcance de los objetivos previstos..

(21) 3. 1.1 INTRODUCCIÓN El diseño del sistema de control interno con el enfoque COSO para realizar en una institución de educación media servirá a la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Educación para evaluar el control interno; que es el proceso que realiza las autoridades y personal del colegio, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías: -. Efectividad y eficiencia de las operaciones.. -. Confiabilidad de la información financiera.. -. Cumplimiento de las leyes y normatividad vigente.. La primera categoría se orienta a los objetivos básicos de la actividad de la institución, incluyendo los objetivos de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de los recursos. La segunda se relaciona con la información financiera generada del sistema e SIGEF, pagos a terceros, pagos de sueldos a docentes y administrativos de la institución, ingresos de autogestión. La tercera se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que está sujeta la entidad.. El control interno puede ayudar a la institución a conseguir sus metas de desempeño, prevenir la pérdida de recursos, asegurar la información financiera confiable y el cumplimiento de las leyes.. 1.2 GUIA APLICACIÓN DE CONTROL INTERNO Para el funcionamiento de los componentes del sistema COSO en una institución de educación media, se llevara a cabo mediante actividades permanentes de supervisión por la máxima autoridad (Rector); ya que los procedimientos de seguimiento permanente proporcionan una retroalimentación importante sobre la eficacia de los elementos del sistema de control interno donde exista la posibilidad de un riesgo institucional..

(22) 4. Una evaluación externa estará a cargo de la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Educación que informará el nivel de confianza en cada uno de estos componentes; para así informar a la autoridad del cumplimiento de las normas de control interno emitidas por la Contraloría General del Estado.. 1.3 CONTROL INTERNO INTEGRADO – ENFOQUE COSO El informe COSO establece que los componentes del sistema de control interno son los siguientes:. -. Ambiente de control.-. Marca las pautas de comportamiento en una. organización y tienen influencia directa en el nivel de concienciación del personal respecto al control. Constituye la base de todos los demás componentes del sistema de control interno aportando disciplina y estructura.. -. Valoración de riesgos.- Toda la organización debe hacer frente a una serie de riesgos tanto de origen interno como externo que deben evaluarse. La evaluación del riesgo consiste en la identificación y análisis de los factores que podrían afectar la consecución de los objetivos y en base a dicho análisis determinar la forma en que los riesgos deben ser gestionados.. -. Actividades de control.- Las actividades de control consisten en las políticas y los procedimientos que tienden a asegurar que se cumplan las directrices de la dirección. Pueden tener forma de aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, el análisis de los resultados de las operaciones, la salvaguarda de los activos y la segregación de funciones.. -. Información y comunicación.- Se debe generar información confiable y oportuna para toma de decisiones. Se debe establecer una comunicación eficaz en el sentido más amplio, lo cual implica una circulación.

(23) 5. multidireccional de la información, es decir ascendente, descendente y transversal.. -. Seguimiento.- Resulta necesario realizar una supervisión de los sistemas de control interno evaluando la calidad de su rendimiento. Las deficiencias en el sistema de control interno deberán ser puestas en conocimiento de la máxima autoridad y los asuntos de importancia serán comunicados al primer nivel directivo.. Los componentes mencionados son los que forman parte del marco integrado del control interno según COSO, es importante enfatizar que aquellos controles específicos sobre las cuentas contables (para efectos de diseño interno o para auditoría) se incluyen en el componente ACTIVIDADES DE CONTROL, es allí en que se precisan controles por ejemplo para nómina, presupuesto, bienes de larga duración, que tienen que ver con valores morales y éticos en la institución, flujos de información, planificación, control del sistema de control interno, es decir es un marco que engloba todas las actividades desde las intelectuales hasta las de operación.. 2 SISTEMA EDUCATIVO DE NIVEL MEDIO La educación del nivel medio comprende tres ciclos: básico, diversificado y de especialización. La educación en el ciclo básico comprende tres cursos de estudio, de un año lectivo cada curso, que completan la escolaridad obligatoria.. El ciclo básico inicia la formación del nivel medio en el que se promueve una cultura general de base y se desarrollan actividades de orientación que permiten al estudiante seleccionar la especialidad en el ciclo diversificado y lo habilitan para el trabajo. Se imparte en los colegios de ciclo básico o en el ciclo básico de los colegios de bachillerato.. El ciclo diversificado procura la preparación interdisciplinaria que permite la integración del alumnado a las diversas manifestaciones del trabajo y la.

(24) 6. continuación de estudios en el ciclo post-bachillerato o en el nivel superior. El ciclo diversificado está configurado por: a) carreras cortas post-ciclo básico, con 1 o 2 años de estudio; y, b) Bachillerato con 3 años de estudio.. Quienes aprueban el ciclo diversificado y las pruebas de grado correspondientes, reciben el título de Bachiller, con la indicación de la especialización respectiva. El ciclo de especialización se realiza en los institutos técnicos y tecnológicos y está destinado a la capacitación de profesionales de nivel intermedio. El ciclo de especialización corresponde al post-bachillerato, con dos y/o tres años de estudio posteriores al bachillerato.. Con el Reglamento a la Ley Orgánica de Educación Intercultural aprobada el 19 de julio de 2012, en el artículo 27 señala los niveles de educación: “Denominación de los niveles educativos. El Sistema Nacional de Educación tiene tres (3) niveles: Inicial, Básico y Bachillerato. El nivel de Educación Inicial se divide en dos (2) subniveles: 1. Inicial 1, que no es escolarizado y comprende a infantes de hasta tres (3) años de edad; e, 2. Inicial 2, que comprende a infantes de tres (3) a cinco (5) años de edad. El nivel de Educación General Básica se divide en cuatro (4) subniveles: 1. Preparatoria, que corresponde a 1.ro. grado de Educación General Básica y preferentemente se ofrece a los estudiantes de cinco (5) años de edad; 2. Básica Elemental, que corresponde a 2.ro., 3.ro. y 4.ro. grados de Educación General Básica y preferentemente se ofrece a los estudiantes de 6 a 8 años de edad; 3. Básica Media, que corresponde a 5.ro., 6ro..y 7.ro. grados de Educación General Básica y preferentemente se ofrece a los estudiantes de 9 a 11 años de edad; y, 4. Básica Superior, que corresponde a 8.ro., 9.ro. y 10.ro. grados de Educación General Básica y preferentemente se ofrece a los estudiantes de 12 a 14 años de edad. El nivel de Bachillerato tiene tres (3) cursos y preferentemente se ofrece a los estudiantes de 15 a 17 años de edad. Las edades estipuladas en este reglamento son las sugeridas para la educación en cada nivel, sin embargo, no se debe negar el acceso del estudiante a un grado o curso por su edad. En casos tales como repetición.

(25) 7 de un año escolar, necesidades educativas especiales, jóvenes y adultos con escolaridad inconclusa, entre otros, se debe aceptar, independientemente de su edad, a los estudiantes en el grado o curso que corresponda, según los grados o cursos que hubiere aprobado y su nivel de aprendizaje…”. 2.1 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE UNA INSTITUCION DE EDUCACION MEDIA El colegio de acuerdo con el sistema escolarizado, comprende el nivel medio con el Ciclo Básico, Propedéutico y de Especialización.. -. La sección vespertina incluye el nivel básico con primero y segundo curso; el nivel propedéutico con el tercer curso, en el que se desarrollan actividades propedéuticas que permiten a la estudiante seleccionar la especialidad, en el nivel de especialización que habilita para el trabajo.. -. En la sección matutina se incluye el cuarto curso como nivel propedéutico y el quinto y sexto curso como especialización en el bachillerato en ciencias; y en el bachillerato técnico la especialización, cuarto, quinto y sexto curso. Imparte una preparación interdisciplinaria de acuerdo a la auxiliatura permite la integración de la alumna a los diversos campos de trabajo y a la continuación de los estudios en el Instituto Tecnológico Superior o en la universidad atendiendo a los requerimientos del desarrollo social y económico del país.. -. Instituto Tecnológico Superior que incluye las especializaciones de Asistentes de Gerencia, Contabilidad y Tributación y Marketing, con seis semestres de duración, que funcionan en la Sección Nocturna. Su funcionamiento esta normado por la Ley de Educación Superior y Reglamento General de los Institutos Superiores Técnicos y Tecnológicos del Ecuador..

(26) 8. 2.2 FUNCIONES. DEL. PERSONAL. ADMINISTRATIVO. Y. FINANCIERO El Rector es la primera autoridad y representante oficial del establecimiento nombrado por el Ministerio de Educación, las funciones son: -. Ejecutar las resoluciones del Consejo Directivo.. -. Aprobar la distribución del trabajo y los horarios.. Los Vicerrectores son la segunda autoridad del colegio y son designados por el Ministerio de Educación y las funciones son: -. Orientar, controlar y dirigir las funciones de la Inspección General.. -. Dirigir y coordinar las labores del Consejo de Coordinación y Desarrollo Académico Experimental.. El Inspector General es la tercera autoridad del colegio, designada por el Ministerio de Educación y las funciones son: -. Vigilar el trabajo de las Inspectores y resolver en consenso los problemas que se presenten.. -. Colaborar con el Jefe de Transporte en la distribución y control de las alumnas, en las respectivas líneas de buses.. -. Organizar y vigilar el trabajo del personal de servicio: conserjes, mensajeros y de mantenimiento.. -. Presentar en la secretaria los informes quimestrales de asistencia y conducta de los alumnos/as.. -. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de las autoridades superiores en su ámbito.. La Secretaria es la sección administrativa el Colegio, dependiente del Rectorado y responsable de la elaboración, custodia y despacho de los documentos pertenecientes al Plantel, sus funciones son: - Asesorar a las autoridades respecto de los asuntos legales y aplicación de leyes, reglamentos y demás instrumentos jurídicos. - Organizar, centralizar y mantener actualizados el archivo y estadísticas..

(27) 9. - Efectuar convocatorias cuando dispusieren las autoridades. - Elaborar las actas de sesiones de Consejo Directivo y de la Junta General de Profesores y superiores y firmar en ellas, luego de ser aprobadas. - Llevar los libros de calificaciones de acuerdo con las disposiciones legales con responsabilidad y minuciosidad. La Colecturía es el departamento administrativo contable adscrito al Rectorado, cuyos empleados tienen a su cargo la recaudación, custodia e inversión de los fondos, bienes y rentas del Colegio, de conformidad con las leyes, reglamentos y disposiciones pertinentes. Estará integrado por un Colector, Contadora, Guardalmacén y una persona encargada de la organización, control y recaudación del servicio de transporte estudiantil. Las funciones son: -. Solicitar y gestionar con diligencia y con la debida oportunidad, la transferencia de fondos asignados al Colegio en el presupuesto general del Estado.. -. Elaborar el inventario de bienes y pertenencias del Colegio y solicitar la baja si existiere bienes obsoletos y suscribir el acta correspondiente.. -. Ejercer el control de las especies valoradas que estén a su cargo, registrando su emisión y venta.. -. Elaborar los roles de pago.. -. Depositar en las cuentas corrientes en forma inmediata los fondos recaudados por concepto de ingresos de autogestión.. -. Recaudar mensualmente los valores establecidos por el servicio de transporte.1. 3 FASES DEL OPERATIVO DE AUDITORIA En las fases de la auditoria se definen los objetivos a alcanzar con la realización de la auditoria, el alcance de los controles y exámenes, las actividades y tareas a realizarse, el perfil del equipo del trabajo que tendrá a cabo la ejecución del 1. Reglamento interno del colegio.

(28) 10. trabajo, el nivel de supervisión para lograr una buena calidad en la elaboración de los informes y el seguimiento en la implantación de las recomendaciones por parte del personal auditado.. La auditoría interna evalúa fundamentalmente la aptitud del sistema de control implantado por el auditado para cumplir los objetivos y metas propuestas con eficacia, eficiencia, economía y efectividad, observando las disposiciones legales vigentes.. 3.1 FASE DE PLANEAMIENTO En el proceso de planeamiento le permite al auditor interno identificar las áreas críticas y los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de la evidencia necesaria para emitir opinión sobre la suficiencia, eficacia y efectividad del sistema de control interno del auditado. El auditor realiza el planeamiento para los datos necesarios en forma efectiva y eficiente e informar acerca del objeto de la auditoria. El alcance del planeamiento varía según el tamaño de la institución a examinar, el volumen de las operaciones, la experiencia del auditor y el conocimiento de las operaciones. El planeamiento es importante ya que permite el cumplimiento de los objetivos de la auditoria, el alcance del trabajo, el tiempo disponible para ejecutarlo y los recursos humanos y materiales que se necesitarán.. 3.1.1 ETAPAS DE LA FASE DE PLANEAMIENTO En el planeamiento de un operativo de auditoría interna comprende dos etapas: Ø Planeamiento general Ø Planeamiento específico 3.1.1.1 Planeamiento general El planeamiento general se realiza con el objeto de realizar un diagnóstico de la entidad, sus actividades, operaciones para poder seleccionar, clasificar y analizar los datos obtenidos de diversas fuentes de información..

(29) 11. Las fuentes de información para llevar a cabo el planeamiento general pueden ser, entre otras las siguientes: -. Archivo permanente de la auditoría general.. -. La entidad a auditar.. -. Conocimiento. directo. mediante. la. realización. de. observaciones,. entrevistas, encuestas. -. Información pública.. El archivo permanente de la Dirección de la Auditoría Interna deberá contar con la información institucional y de gestión de las entidades sujetas al ámbito de su competencia. Los aspectos básicos de la información a obtener son: -. Plan operativo anual. -. Informes de evaluación anual. -. Organigramas. -. Asignación de responsabilidades. -. Manual de funciones. -. Proveedores. -. Operaciones o actividades críticas. -. Manuales de procedimiento. -. Fuentes de financiamiento. -. Presupuesto. El trabajo realizado por los auditores internos y los informes de auditoría emitidos por la Contraloría General del Estado, pueden proveer información de utilidad para orientar la identificación de problemas potenciales y apoyar efectivamente las tareas de planeamiento.2. 3.1.1.2 Evaluación de riesgos de auditoria El riesgo de auditoría es aquel que puede causar la emisión de un informe de auditoría incorrecto por no haber detectado errores o irregularidades significativas que modificarían su opinión. 2. Manual de Auditoria Gubernamental.

(30) 12. Por lo tanto el riesgo previsto es la probabilidad de que un evento o acción afecte adversamente el cumplimiento de los objetivos de la entidad y el tratamiento del mismo, constituyen el punto determinante para la decisión sobre que procesos y áreas serán objeto de evaluación en profundidad.. Dicha evaluación sólo podrá llevarse a cabo si el auditor ha comprendido apropiadamente los objetivos de la institución a auditar. Recién entonces, podrá juzgar lo apropiado de los riesgos que pueden impedir a la organización alcanzar los resultados esperados eficientemente.. En función de la información obtenida por el auditor, debe evaluarse el riesgo de auditoría a efectos de establecer los procedimientos a aplicar para asegurar que el mismo se reduce a un nivel aceptablemente bajo.. El nivel de riesgo de auditoría para cada saldo de cuenta o clases de transacciones, pueden medirse en tres grados posibles: -. Riesgo bajo. -. Riesgo medio. -. Riesgo alto. La evaluación es un proceso subjetivo y depende exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor. Además es la base para la determinación del enfoque de auditoría a aplicar. Por lo tanto, debe ser un proceso cuidadoso, realizado por quienes posean la mayor capacidad y experiencia en el equipo de auditoría.. Un marco para evaluar el riesgo de auditoría, puede observarse en el siguiente cuadro:. Nivel de riesgo Bajo. Significación. Significativo. Factores de riesgo. Probabilidad de ocurrencias de errores Existen algunos Improbable pero de menor.

(31) 13. Medio. Muy significativo. Alto. Muy significativo. importancia Existen algunos. Posible. Existen varios y Probable son importantes. Los criterios son parámetros o estándares razonables para evaluar, en la fase de ejecución: -. el enfoque del sistema de control interno.. -. el desempeño.. -. el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos.. -. el cumplimiento de la normativa aplicable.. 3.1.1.3 Elaboración y aprobación del informe de diagnóstico general El auditor debe confeccionar un informe con los resultados obtenidos en la etapa de planeamiento general. Este informe constituye uno de los elementos más importantes del proceso de planeamiento de la auditoria. Es elaborado por el auditor interno y aprobado por el Auditor General.. El informe debe contener como mínimo la siguiente información: a) Introducción - Origen de la auditoria -. Objetivos y alcance de la auditoria. - Áreas y procesos a auditar b) Descripción de la entidad -. Naturaleza de las actividades y operaciones. -. Evaluación del control interno. -. Evaluación de riesgo. c) Recomendaciones de auditorías anteriores pendientes de resolución d) Áreas / procesos críticos a ser auditados e) Criterios de auditoría.

(32) 14. 3.1.1.4 Planeamiento específico En esta etapa se seleccionarán los procedimientos, se estimarán los recursos humanos necesarios y el tiempo requerido para la ejecución del operativo de auditoría. La descripción de los procedimientos de control, que serán necesario aplicar en cada una de las áreas que se haya decidido auditar en el planeamiento global.. El equipo de auditoría estará integrado con recurso humano capacitado, profesional y. multidisciplinario; que deberá realizar una estimación de horas. previstas para la realización de la auditoria, con la elaboración del programa de auditoría para su aprobación.. La estructura para el programa de auditoría es la siguiente: a) Origen de la auditoria Describe el motivo que origina la realización de la auditoria precisando si obedece al plan anual, pedidos de la máxima autoridad de la institución, formulación de denuncias. b) Síntesis del diagnóstico general Incluye diversos aspectos relevados durante la planeación, como fines de la entidad, estructura organizacional, naturaleza de sus operaciones, marco legal, funcionarios, presupuesto, sistemas y cualquier otra información importante que se considere de interés. c) Objetivos generales y específicos de la auditoría Comprende la definición de los objetivos generales y específicos de la auditoria. Los primeros se refieren a lo que se espera lograr como resultado de la auditoría en términos globales. Los objetivos se describen utilizando verbos de modo imperativo, por ejemplo “determinar, establecer, evitándose la descripción detallada de acciones a realizar, las que son propias de los procedimientos de auditoría. Los objetivos específicos describen lo que desea lograrse en términos concretos, como resultado de la auditoría de gestión. d) Alcance y metodología.

(33) 15. Describe la extensión del trabajo a realizar para cumplir con los objetivos de la auditoría y el período objeto de examen. Debe describirse el enfoque de auditoría a aplicar para obtener evidencia para la elaboración del informe, es decir para poder determinar si la entidad o programa ha cumplido con los principios de efectividad, eficiencia y economía. e) Recursos de personal Incluye la nómina del personal designado para integrar el equipo de auditoría, su cargo y profesión, y la definición de los especialistas necesarios para llevar a cabo la tarea. f) Áreas y procesos críticos a ser auditados Incluye la descripción de los asuntos más importantes identificados durante la etapa de planeación y los hallazgos potenciales. g) Información de soporte Estructura del informe a emitir Presupuesto de tiempo Cronograma de actividades. Los cambios que se produzcan en los objetivos o en el alcance del periodo de la auditoria, deben ser aprobados por el Auditor General y ser documentados apropiadamente. Los programas forman parte de los papeles de trabajo de la auditoría. La responsabilidad de su custodia y conservación corresponde al supervisor y al resto del equipo de auditoría.. 3.2 FASE DE EJECUCIÓN El objetivo de esta fase está orientado a la obtención de evidencias y a la formulación de observaciones con sus respectivas recomendaciones, soluciones y alternativas sobre las áreas y los procesos auditados, aprobados en el plan de auditoría.. Esto se logra mediante la ejecución de pruebas bajo la aplicación de diversas técnicas y herramientas..

(34) 16. Todas las herramientas utilizadas deben ser tales que permitan la obtención de evidencias suficientes, competentes y pertinentes que demuestren la relevancia de los criterios identificados en la fase anterior.. Toda acción de la auditoría debe ser controlada a través de programas de trabajo. Durante el proceso de ejecución, el auditor debe brindar a los funcionarios del auditado, la oportunidad de efectuar comentarios y aclaraciones en forma escrita sobre las observaciones identificadas antes de presentar el informe de auditoría. Respecto de las observaciones que surjan como resultado de la comparación entre la condición. y el criterio, el auditor debe identificar las causas que las. generan y efectos inmediatos, así como su estimación cuantitativa económica y financiera, según corresponda incluyendo los impactos reales y potenciales.. 3.2.1 OBJETIVOS Consiste en la obtención de evidencias suficientes, pertinentes y competentes, bajo los procedimientos y prácticas definidas en el programa de auditoría aprobado. Los auditores se plantearán los interrogantes que consideren necesarios para establecer y verificar el grado de adecuación de la gestión evaluada y la suficiencia del sistema de control interno en operación; como el cumplimiento de lo normativo, eficacia, eficiencia, economía e impacto dentro de los cuales debe desenvolverse la gestión.. 3.2.2 ACTIVIDADES Para evaluar la efectividad del sistema de control interno y examinar los resultados de la gestión especialmente en áreas y procesos críticos, se debe recopilar. evidencia. suficiente,. convincente. y. pertinente,. debidamente. documentada, que permita: -. Emitir una opinión sobre la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de control interno en operación.. -. Medir el desempeño del área o proceso objeto de análisis.. -. Identificar posibles relaciones causa – efecto..

(35) 17. El auditor, en sus papeles de trabajo debe registrar los resultados del análisis de la gestión de las áreas y procesos críticos auditados y de la evaluación del sistema de control interno.. 3.2.2.1 Procedimientos, técnicas y prácticas Las técnicas de auditoría son procedimientos especiales utilizados por el auditor para obtener las evidencias necesarias y suficientes, a fin de formarse un juicio profesional y objetivo sobre la materia examinada. Obtener la información exacta y rápida es la parte más importante de una auditoría. Conseguir evidencias suficientes y apropiadas es crucial en la fase de ejecución.. El auditor deberá contener evidencia que sea competente y suficiente mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar su opinión sobre el objeto de auditoría. La evidencia debe ser competente, relevante y válida. Para que la evidencia sea competente debe ser relevante y válida. Para que sea relevante debe relacionarse con el objetivo de la auditoría que se está practicando y debe ayudar al auditor a obtener una conclusión respecto a dichos objetivos y la validez depende de las circunstancias en las cuales ésta se obtiene, de las fuentes de información y de la confianza que puede depositar el auditor en ella. La evidencia es suficiente cuando el riesgo de auditoría queda restringido a un nivel apropiadamente bajo. La evidencia puede ser obtenida de diversas fuentes: de la documentación respaldatoria de las transacciones, del personal de la dependencia, proveedores y otros terceros relacionados con el organismo. El auditor debe obtener evidencia competente y suficiente, mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al objeto de auditoría..

(36) 18. 3.2.3 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El auditor obtiene evidencia aplicando procedimientos de auditoría, sobre la base de la información obtenida en la fase de planificación. El auditor determinará la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar para que los mismos sean efectivos y optimizar la cantidad y calidad de la evidencia obtenida.. 3.2.3.1 Tipos de procedimientos de auditoria Los procedimientos de auditoría pueden dividirse según la evidencia que brindan, en procedimientos de cumplimiento y sustantivos.. Los procedimientos de cumplimiento proporcionan evidencia de que los controles claves existen y que son aplicados en forma efectiva. Entre los procedimientos que pueden utilizarse para obtener evidencia control se encuentran los siguientes: -. Inspección de documentación del sistema de control, organigramas, manuales de procedimientos, sistemas de evaluación del personal, plan de capacitación.. -. Prueba de reconstrucción de transacciones.. -. Observación de determinados controles.. Los procedimientos sustantivos proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y los datos que proporciona el sistema de información registros contables se utilizan los siguientes procedimientos: -. Indagaciones a funcionarios y personal de la institución.. -. Verificación de documentos y registros contables y presupuestarios.. -. Observación física.. En la ejecución de la auditoría gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las leyes, decretos, reglamentos y resoluciones aplicables cuando sea necesario para los objetivos de la auditoría..

(37) 19. 3.2.4 ENFOQUES EN EVALUACION DE GESTION 3.2.4.1 Evaluación con enfoque de eficacia Este enfoque evalúa los resultados o beneficios logrados y determina si la dependencia y los programas que la componen logran las metas previstas e identifican los problemas que requieren corregirse para mejorar su eficacia. Algunos aspectos a considerar en una auditoría con enfoque de eficacia son los siguientes: -. Si los objetivos del programa están establecidos en forma clara y precisa.. -. Que todos los objetivos del programa sean materia de autoevaluación por parte del auditado.. -. Retroalimentación de la planificación anual del programa y de la dependencia auditada.. La evaluación de la eficacia de los programas o actividades, tiene relación directa con la evaluación de la eficiencia, economía y el impacto del programa.. Los objetivos que persigue la auditoria con enfoque de eficacia son: -. Determinar el grado en que se están logrando los resultados previstos en el presupuesto aprobado por la normativa aplicable.. -. El grado de eficacia de la gestión durante el período analizado.. -. Si el programa logró la efectividad planificada.. Dicha evaluación incluye el análisis de los controles internos del sistema, tanto en las etapas de planeamiento, formulación, recopilación, análisis y presentación de la información, sobre la ejecución del programa o actividad.. El rol del auditor en este campo es determinar si los reportes de evaluación del desempeño han sido informados a los funcionarios responsables, y si éstos los han considerado al momento de tomar decisiones.. Los trabajos relacionados con la auditoria con enfoque de eficacia se orientan en función de dos perspectivas: los resultados del programa y los controles, y.

(38) 20. procedimientos de auto evaluación de resultados que tiene implantado cada programa o actividad.. 3.2.4.2 Evaluación de la eficacia y de la economía La auditoría de gestión con enfoque en la eficiencia y economía, tiene el propósito de determinar si la entidad auditada utilizada sus recursos financieros, humanos y materiales de manera eficiente y económica.. La eficiencia está referida a la relación existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin, en comparación con un estándar de desempeño establecido.. La eficiencia es un componente importante dentro de la auditoria por ello el auditor debe incluirla en las evaluaciones relacionadas con la efectividad y economía. La economía está relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren los insumos, obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado, y al menor costo posible. Cuando el enfoque de la auditoría de gestión se orienta a la eficiencia y economía puede examinarse, si la entidad, programa o actividad auditada.. 3.2.5 DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA. Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual relevada durante el examen a una área, actividad u operación. Los requisitos que debe reunir un hallazgo de auditoría son: -. Debe ser significativo.. -. Basado en hechos y evidencias precisas documentadas en papeles de trabajo.. -. Debe ser objetivo..

(39) 21. -. Debe ser convincente para una persona que no ha participado en la auditoría.. 3.2.5.1 Elementos del hallazgo de auditoria Condición Comprende la situación actual encontrada por el auditor al examinar un área, actividad u transacción, refleja la manera en que el criterio está siendo logrado. Es importante que la condición haga referencia directa al criterio, en vista que su propósito es describir el comportamiento de la entidad auditada en el logro de las metas expresadas como criterios.. Criterio Comprende la norma con la cual el auditor mide la condición, es también la meta que la dependencia está tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluación de la condición actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma de carácter legal o de control que regula el accionar del auditado.. Efecto Constituye el resultado adverso o potencial de la condición encontrada. Generalmente, representa la pérdida en términos monetarios originada por el incumplimiento en el logro de la meta. La identificación del efecto es un factor importante del auditor, por cuanto le permite persuadir a la máxima autoridad acerca de la necesidad de adoptar una acción correctiva oportuna para alcanzar el criterio o la meta.. Causa Representa la razón básica por la cual ocurrió la condición o también el motivo del incumplimiento del criterio o norma. Su identificación requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y es indispensable para el desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición..

(40) 22. 3.2.6 PAPELES DE TRABAJO. Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor en los que se registra el trabajo realizado como consecuencia de los procedimientos aplicados y sirve de soporte al informe de auditoría. Constituyen la evidencia que fundamenta los hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones de auditoría.. Los papeles de trabajo deberán estar codificados y referenciados de forma que la relación entre ellos sea cruzada y facilite la identificación como evidencia del trabajo de auditoría. En la codificación de los papeles de trabajo se seguirá un sistema alfanumérico.. Para lograr la máxima utilidad, eficiencia y garantizar la calidad de la auditoría, es necesaria una revisión completa de los papeles de trabajo. El supervisor responsable de la auditoría debe revisar los papeles de trabajo elaborados por los miembros del equipo y poner sus iniciales en cada uno, en señal de aprobación.. El archivo permanente de auditoría, básicamente estará integrada por: -. Disposiciones legales de la entidad. -. Organigrama vigente. -. Manuales y reglamentos internos. -. Información financiera y presupuestaria. -. Informes de auditoría. -. Nómina de los funcionarios de la entidad. 3.3 FASE DE ELABORACIÓN DEL INFORME El informe final de auditoría es el producto último del auditor, por medio del cual expone sus observaciones, conclusiones y recomendaciones por escrito y que es remitido a la Contraloría General del Estado para su aprobación, para que luego sea remitido a la máxima autoridad de la institución auditada..

(41) 23. El mismo debe contener juicios fundamentales en las evidencias obtenidas a lo largo del examen con el objeto de brindar suficiente información acerca de los desvíos o deficiencias más importantes, así como recomendar mejoras en la conducción de las actividades y ejecución de las operaciones.. Durante el transcurso del informe borrador, el auditado tiene la posibilidad de efectuar descargos a las observaciones formuladas, los que serán incluidos en el informe definitivo en la medida que se los considere técnicamente pertinentes.. 3.3.1 CARACTERISTICAS DEL INFORME FINAL. Es necesario tener en cuenta determinadas características en el momento de elaborar los informes, con el objeto de mantener un suficiente nivel de calidad.. Por lo tanto, se recomienda considerar las siguientes características: -. Transcendencia. -. Beneficio y oportunidad. -. Exactitud y beneficios de la información de respaldo. -. Estilo persuasivo. -. Objetividad y enfoque. -. Precisión, claridad y simplicidad. -. Actitud constructiva. -. Organización de los contenidos del informe. -. Redacción positiva. 3.3.2 REDACCION Y REVISION DEL INFORME. Durante el transcurso de la auditoría, el supervisor revisará el trabajo de los auditores y se asegurará que los papeles de trabajo reúnan evidencias suficientes y competentes, que avalen las observaciones, conclusiones y recomendaciones, incluidas en el informe..

(42) 24. El auditor encargado (supervisor) confeccionará el informe de auditoría con el jefe de equipo que intervino en la ejecución del examen. Finalmente el informe se somete a consideración de Auditor General para su aprobación, previa evaluación técnica y de calidad.. 3.3.3 ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME. 3.3.3.1 Título El informe definitivo debe ir precedido de una carátula y título o encabezamiento y de un número que permita su identificación. El título debe aclarar la entidad auditada y tipo de auditoría realizada. En caso de operativos específicos debe aclararse las áreas, sectores o procedimientos evaluados.. 3.3.3.2 Objeto El objeto de las auditorías ejecutadas es la evaluación de la suficiencia y efectividad del sistema de control interno de la dependencia auditada, en función de la estructura del informe COSO, la regularidad de sus actos y la evaluación de la gestión respecto al logro de los objetivos y metas presupuestadas considerando la eficacia, eficiencia, economía y efectividad de sus actividades, y tareas.. Para mejorar la exposición del objeto, puede segregarse la evaluación de control interno en los siguientes componentes: -. Ambiente de Control. -. Evaluación de Riesgos. -. Actividades de Control. -. Información y comunicación. -. Supervisión. 3.3.3.3 Alcance Se debe informar que el examen se realizó de acuerdo con las normas de auditoría gubernamental, el período a auditar y los procesos auditados..

(43) 25. 3.3.3.4 Limitaciones al alcance En caso que el alcance de las tareas definidas en el planeamiento o en la ejecución de la auditoria se haya visto limitado por cualquier factor, se deberá dejar constancia de este hecho, indicando los detalles que correspondan.. Así mismo, se deberá informar las consecuencias que puede generar esta restricción en la labor de auditoría, procedimientos y pruebas que no pudieron realizarse y de ser el caso la imposibilidad que ello genera en la emisión de conclusiones. De esta forma se limita la responsabilidad con respecto a aquellas circunstancias que no han podido ser sometidas a análisis.. 3.3.3.5 Observaciones, conclusiones y recomendaciones El auditor emitirá sus juicios, de carácter profesional, basadas en las observaciones formuladas, como resultado del examen. Se evaluará el sistema de control interno, la gestión de la entidad, en lo que se refiere al logro de las metas y objetivos y a la apropiada utilización de los recursos públicos, considerando criterios de eficacia, eficiencia y economía, y la regularidad de los actos con la normativa vigente.. Cuando corresponda, las observaciones deben exponer si la responsabilidad incurrida por los agentes involucrados es de naturaleza administrativa, civil o penal. Si se trata de esta última, se deberá expresar en términos de presunción de delito y para ello el auditor debe requerir la correspondiente asesoría legal.. Cabe aclarar que cada observación debe acompañarse con la correspondiente descripción de los detalles del hecho u operación examinada. Este punto del informe es el más extenso e informativo, debido a que constituye el menaje fundamental que el auditor desea comunicar. Por su parte los hallazgos de auditoría son observaciones que por su impacto afectan en forma significativa la gestión de la entidad auditada. Entre las observaciones más comunes, pueden citarse:.

(44) 26. -. Carencia de estructuras orgánicas, manuales de procedimientos y funcionales.. -. Falta de planificación estratégica y táctica de las actividades.. -. Falta de definición de objetivos y de formulación presupuestaria.. -. Falta de definición de metas.. -. Falta de efectividad en el logro de objetivos y metas.. -. Incumplimiento de leyes, reglamentos o políticas internas.. El. informe de auditoría debe incluir solo comentarios sobre observaciones. importantes.. En la presentación de cada observación se deberá describir lo siguiente: -. Procedimiento evaluado: Se indicará claramente el proceso o sector evaluado como por ejemplo: Compras y contrataciones, autorizaciones de comisiones de servicio.. -. Título del tema observado: Debe indicar con claridad la naturaleza de las deficiencias encontradas e identificarlo con uno de los objetivos del informe. Por ejemplo: Observaciones respecto al sistema de control interno.. -. Condición: Deficiencia o irregularidad hallada. Este tema se refiere a la descripción de la situación irregular o deficiencia hallada, cuya frecuencia de desvío debe ser aclarada.. -. Criterio: Debe detallar el parámetro usado por el auditor para medir o comparar las deficiencias. En caso de deficiencias en la aplicación de normas legales, operativas o de control se debe citar la parte no aplicada.. -. Causa: Detalle de las razones por las cuales el auditor estima que ocurrieron las deficiencias.. -. Efecto: Es necesario efectuar una apropiada descripción del efecto provocado por deficiencia mencionada, a fin de que la administración de la entidad aprecie debidamente la importancia de la deficiencia y está dispuesta a poner en práctica la recomendación del auditor.. -. Reiteración: Se deberá aclarar si la observación resulta de una reiteración de otros informes de auditoría anteriores..

(45) 27. -. Recomendación: Por cada observación se deberá. efectuar una. recomendación de remediación. Se trata de las medidas sugeridas por el auditor, dirigidas a los funcionarios que cuenten con la competencia necesaria para poder implantarlas. Las medidas deben ser específicas, factibles en su. implementación y con una apropiada relación costo. beneficio. El auditado podrá objetar la posibilidad de implantación en sus descargos. -. Comentarios del auditado – descargos: Los comentarios o aclaraciones, manifestaciones por los funcionarios responsables auditados, deberán realizar su justificación dentro de un plazo que no afecte la ejecución del plan de actividades para la realización del informe.. -. Relevancia: Finalizada la descripción de todas las observaciones o hallazgos correspondientes a cada objetivo (sistema de control interno) de un proceso el auditor deberá calificar en función de las causas y efectos, la relevancia de las mismas.. En las conclusiones incluirá un extracto de los aspectos más relevantes de los comentarios y observaciones a la que ha arribado el auditor, de manera tal que, a través de su lectura, los terceros puedan conocer los resultados obtenidos y así mismo informarse sobre la suficiencia del ambiente de control. imperante, la. eficacia, eficiencia, economía y efectividad de su gestión, y la regularidad de los actos de la entidad auditada.. Las recomendaciones de auditorías anteriores, que no se hayan puesto en práctica, también deben ser incluidas siempre que estén relacionadas con los objetivos. de. la. auditoria. actual.. Se. controlará. la. integridad. de. las. recomendaciones sin implantar, efectuadas en informes anteriores. Se detallarán por objetivo informado, en cada caso, el número del o de los informes de auditoría donde fue efectuada, se la calificarán como “parcialmente cumplida” o “no cumplida”. De ser posible en los casos de recomendaciones no implantadas, se efectuará un breve comentario de las causas que aduce el auditado..