Diseño e implementación del plan estratégico y manual de funciones de la empresa Kalos papelería

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(1)DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL PLAN ESTRATEGICO Y MANUAL DE FUNCIONES DE LA EMPRESA KALOS PAPELERIA. CATHERINE JENIUTH NUÑEZ CONSTANTE. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y DE COMERCIO INTERNACIONAL PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA SANTA MARTA 2016. 1.

(2) DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL PLAN ESTRATEGICO Y MANUAL DE FUNCIONES DE LA EMPRESA KALOS PAPELERIA. CATHERINE JENIUTH NUÑEZ CONSTANTE. Informe final de práctica como modalidad de grado para optar el título de Contador Público. RICARDO JAVIER ARAGON GOMEZ TUTOR. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y DE COMERCIO INTERNACIONAL PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA SANTA MARTA 2016 2.

(3) Nota de aceptación _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ Asesor ________________________________ Evaluador _________________________________ Evaluador. Santa Marta, Mayo 29 de 2016. 3.

(4) DEDICATORIA. A Dios, mis padres, mi esposo y tíos, quiénes han sido la guía y el camino para poder llegar a este punto de mi carrera, que con su ejemplo, dedicación y palabras de aliento nunca bajaron los brazos para que yo nunca lo haga aun cuando todo se complicaba. Los amo inmensamente.. 4.

(5) AGRADECIMIENTOS. Queridos padres y esposo, con estas líneas he querido hacerles saber lo feliz y agradecido que estoy con ustedes por haber estado a mi lado toda mi carrera profesional. Debo sentirme agradecido ante la universidad que me dio la oportunidad al abrirme sus puertas a un mundo diferente el cual hizo que mi vida cambiara. Por otro lado, recibí una buena educación, conocí buenos compañeros, pasé momentos agradables y le di el valor que se merece a las cosas que hago. Quiero agradecerles por haber pagado los primeros años de mis estudios universitarios, así como también toda la confianza que depositaron en mí. No puedo dejar de agradecer a su vez el apoyo incondicional que me dieron en todo momento y el aliento que día a día me daban para luchar con las circunstancias que muchas veces se presentaban. Haberme graduado en la universidad es algo que solo gracias a su apoyo he podido conseguir. Soy una persona privilegia de haberlos tenido a mi lado siempre y más aún en épocas de estudios universitarios. Considero que hoy en día estoy preparada para alcanzar todos mis ideales y llegar a ser una persona exitosa.. 5.

(6) CONTENIDO Pag. 0. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………..8 0.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA…………………………………………………...10 0.2 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA……………………………………………………..12 0.3 OBJETIVOS………………………………………………………………………………..14 0.3.1 Objetivo General…………………………………………………………………………14 0.3.2 Objetivos Específicos……………………………………………………………………14 0.4 MARCO TEÓRICO………………………………………………………………………...15 0.5 METODOLOGÍA…..…………………………………………………………………….....26 0.5.1 Tipo de Investigación……………………………………………………………………26 0.5.2 Fuentes y técnicas de recolección…………………………………………………....26 1 DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN………………………......27 1.1. RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA………………………………………...……….....27 1.2 NATURALEZA……………………………………………………………………………..27 1.3 OBJETO SOCIAL………………………………………………………………………….27 1.4 ANTECEDENTES 2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR……………………………………....29 2.1 DIAGNOSTICO (SITUACIÓN ENCONTRADA) ………………………………………29 2.2 PLAN DE MEJORAMIENTO..…………………………………………………………....31 2.3 INFORME DE GASTION.. ……………………………………………………………….32 2.4 PLAN ESTRATEGICO ORGANIZACIONAL……………………………………………32 2.4.1 Misión……………………………………………………………………………………..32 2.4.2 Visión……………………………………………………………………………………...33 2.4.3 Valores..…………………………………………………………………………………..33 2.4.4 Política Empresa…………………………………………………………………………34 2.4.5 Oficina Administrativa…………………………………………………………………...34 2.4.6 Organigrama……………………………………………………………………………..35 3. RESULTADOS QUE SE ESPERO………………………………………………………36. 6.

(7) 4. CONCLUSIONES…………………………………………………………………………37 5. RECOMENDACIONES…………………………………………………………………..38 6. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ……………………………………………………..39 ANEXOS. ……………………………………………………………………………………42. 7.

(8) 0. INTRODUCCION. Hoy en día las empresas deben diseñar e implementar un plan estratégico además implementar un manual de funciones, estos permitirán incrementar las posibilidades de éxito. La planeación estratégica es un proceso mediante el cual una organización define su visión de largo plazo y las estrategias para alcanzarlas a partir del análisis de sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que debe llevar a cabo todas las empresas. (Mintzeberg, 1989) Para que la planeación estratégica llegue a ser importante para la empresa, los directivos deben tener en claro cuál es su razón de ser, a donde quiere llegar y sobre qué bases se sustenta cada una de sus acciones. El proceso de la planeación estratégica es una responsabilidad de todos los miembros de la empresa y una tarea fundamental para llevar a cabo cualquier proceso de decisión. Los investigadores decidió diseñar e implementar un plan estratégico y el manual de funciones para la papelería Kalos empresa dedicada a comercio al por menor de libros, periódicos, materiales y artículos de papelería y escritorios en establecimiento especializados. El objetivo de la investigación es lograr que la empresa implemente el plan estratégico y el manual de funciones, debido a que no es un secreto que el mercado es un mundo cambiante que busca innovaciones, es por esta razón papelería Kalos debe buscar un constante avance en el proceso contable para que así pueda estará a la altura de empresas innovadoras y que llevan todo en orden, manejando planes de estrategia, y cumpliendo los empleados con el debido manual de funciones que se diseñe. Además la papelería debe estar en continuo cambio para ofrecer sus productos y ser capaz de satisfacer a su público. La administración del personal es hoy en día un factor prioritario dentro de las organizaciones puesto que de su buen uso depende en gran parte el óptimo funcionamiento de las empresas y su rápida adaptación a las condiciones cambiantes. 8.

(9) del medio que las rodea. (Serna, 1989). Es por esto que KALOS papelería está en busca de un mejoramiento de sus labores operativas y administrativas; desea aplicar conceptos de la administración de personal a su organización, con el fin de reestructurar y mejorar aspectos de la compañía en los que el capital humano tiene gran influencia; de esta manera los directivos de la empresa se muestran bastante interesados y apoyan este proyecto, viendo en esta una herramienta bastante importante para el futuro de esta organización. El propósito central del Manual de funciones y el plan estratégico es el de suplir lo que se ha reconocido como la mayor de las falencias de la compañía; este instrumento permitirá al personal de la empresa tener un conocimiento claro y preciso de sus tareas, obligaciones y responsabilidades, permitiéndole así a los diferentes departamentos que constituyen la empresa, el desarrollo de una adecuada selección de personal que corresponda a los perfiles requeridos para desempeñar cada puesto de trabajo en particular, sirviendo así como un punto de partida para iniciar el proceso de cambio y organización.. 9.

(10) 0.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Kalos Papelería, es una empresa familiar, registrada en la cámara de comercio de la ciudad de Santa Marta en el mes de Abril de 2006, inició operatividad en el mes de septiembre y está ubicada en la ciudad de Santa Marta, Departamento de Magdalena. Su objeto social es el comercio al por menor de libros, periódicos, materiales y artículos de papelería y escritorios en establecimiento especializados.. El problema radica en que la empresa ha venido creciendo con la contratación y creación de otras actividades en la empresa, acorde con las necesidades del momento, sin la debida planeación y evaluación.. En razón a lo anterior, la empresa no posee una estructura organizacional, no existen funciones y responsabilidades claramente definidas, no existen los niveles de jerarquía, lo que ocasiona que no halla claridad en cuanto a funciones , niveles de autoridad y responsabilidades de los trabajadores; el rol de la persona encargada de talento humano no está totalmente definido; afectando la comunicación a nivel ascendente, descendente u horizontal, entre otras cosas, lo que genera algunos retrasos durante el desarrollo de actividades administrativas y operativas.. Es de suma Importancia y necesaria la estructura organizacional de la empresa, para darle organización y control a la misma; para el establecimiento de estrategias y distribución de responsabilidades en el logro de objetivos y metas; además se necesitan definir los deberes, responsabilidades y actividad de cada persona, y la fijación de líneas de autoridad y subordinación; lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas. El valor que se le otorgara a KALOS PAPELERIA estará enfocado en hacer un plan estratégico organizacional y manual de funciones, para que así puedan llevar una organización, dirección y control de la misma. 10.

(11) El problema de la empresa radica en que la empresa no tiene una estructura organizacional definida; por ende, su funcionamiento no es el pertinente, puesto que no es lo mismo producir, vender y obtener una ganancia; que satisfacer un mercado, fidelizar un cliente, lograr la eficiencia, ser competitivo, ser sostenible, crecer, posesionarse y mantenerse.. Se va realizar esta estructura organizacional con el fin que la empresa este organizada y como tal tendrá el manejo de todas sus áreas y así mismo llevará una excelente atención y fidelización del cliente.. 11.

(12) 0.2 JUSTIFICACION E IMPORTANCIA. La creación, implementación y puesta en marcha de cualquier empresa, se debe hacer bajo la claridad que sin planeación, organización, dirección y control; el futuro de la misma sería incierto. Una herramienta fundamental para el desarrollo de las etapas del proceso administrativo de manera eficiente dentro de las organizaciones lo constituye la estructura organizacional.. En el mercado existen muchas empresas que funcionan sin esta estructura, pero por el hecho de que existan no significa que funcionen de manera adecuada; ya que no es lo mismo producir, vender y obtener una ganancia; que satisfacer un mercado, fidelizar un cliente, logar la eficiencia, ser competitivo, ser sostenible, crecer, posicionarse y mantenerse. La palabra estructura se deriva del latín structūra, que significa disposición y orden de las partes dentro de un todo. La palabra organización, al definirla como proceso administrativo, permite estructurar el cómo y el porqué del funcionamiento de la empresa, estableciendo funciones, responsabilidades, líneas de autoridad, así mismo permite mostrar cómo se aplicarán y se distribuirán los recursos para el logro de los objetivos de la empresa, empleando para ello lo que se conoce como diseño organizacional.. El proyecto surge de la necesidad e importancia de reestructurar la empresa a partir de una problemática detectada y que resulta susceptible frente a las teorías contables desarrolladas en el ámbito académico. Se considera como una excelente oportunidad de aplicar los conceptos académicos en un escenario real y a partir de la práctica generar una valiosa experiencia para el futuro desempeño laboral.. 12.

(13) Aunque el plan estratégico y manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por sí solo no tiene una aplicación práctica en la empresa es necesario combinar una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso. En conclusión esta tarea sirve a la empresa para conocer mejor el funcionamiento interno por lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y puestos responsables de su ejecución, permite auxiliar la inducción del puesto al adiestramiento y la capacitación del personal, es importante también para el análisis o revisión de los procedimientos del sistema.. Con este estudio se pretende proponer un plan estratégico organizacional y un manual que especifique las funciones que se deben cumplir en la empresa Kalos Papelería y le permita seguir creciendo, posicionarse y mantenerse dentro del mercado de papelería con eficiencia, calidad, sostenibilidad y competitividad.. 13.

(14) 0.3 OBJETIVOS. 0.3.1 Objetivo general. Realizar un plan estratégico organizacional para la elaboración de un manual, donde se especifique las funciones que cumple cada personal en la empresa Kalos Papelería.. 0.3.2 Objetivos específicos.  Conocer los requerimientos y expectativas de la gerencia, acordes con las necesidades administrativas y operativas, para la especificación de cargos y funciones del personal de la empresa Kalos Papelería.  Definir el plan estratégico organizacional adecuado para la empresa Kalos Papelería.  Elaborar el manual de organización y/o funciones para la empresa Kalos Papelería.. 14.

(15) 0.4 MARCO TEÓRICO. Toda empresa diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas planteadas, estos planes pueden ser a corto, mediano, y largo plazo, según la amplitud y magnitud de la empresa. La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente entorno a cada organización buscando la forma de adaptarse a ellos.. ¿QUE ES UN PLAN ESTRATÉGICO?. En su forma más simple un plan estratégico es una herramienta que recoge lo que la organización quiere conseguir para cumplir su misión y alcanzar su propia visión. Entonces ofrece el diseño y la construcción del futuro para una organización, aunque éste futuro sea imprevisible. El plan estratégico define también las acciones necesarias para lograr ese futuro. Entonces dicho plan es una apuesta de futuro y por eso, se adecua a un postulado de ACKOFF R (1981), un gurú de planificación estratégica: El futuro no hay que preverlo sino crearlo. El objetivo de la planificación debería ser diseñar un futuro deseable e inventar el camino para conseguirlo.. Según el autor Sainz De Vicuña (2012), al hablar del plan estratégico de la organización, nos estamos refiriendo al plan maestro en el que la alta dirección recoge las decisiones estratégicas corporativas que ha adaptado “hoy” en referencia a lo que hará en los tres próximos años (horizonte más habitual del plan estratégico), para lograr una organización más competitiva que le permita satisfacer las expectativas de sus diferentes grupos de intereses (stakeholders).. Lumpkin y Dess (2003) entienden por plan estratégico el conjunto de análisis, decisiones y acciones que una organización lleva a cabo para crear y mantener ventajas comparativas sostenibles a lo largo del tiempo.. 15.

(16) Brenes Bonilla (2003) define el plan estratégico de manera similar considerándolo como el proyecto que incluye un diagnóstico de la posición actual de una entidad, la(s) estrategia(s) y la organización en el tiempo de las acciones y los recursos que permitan alcanzar la posición deseada.. Para Martínez Pedrós y Milla Gutiérre (2005) un plan estratégico es un documento que sintetiza a nivel económico-financiero, estratégico y organizativo el posicionamiento actual y futuro de la empresa y cuya elaboración nos obligará a plantearnos dudas acerca de nuestra organización, de nuestra forma de hacer las cosas y a marcarnos una estrategia en función de nuestro posicionamiento actual y del deseado.. VISUALIZAR DÓNDE QUIERO ESTAR. Antes de empezar un proceso de cambio, hay que tener claro dónde queremos ir. Decía Séneca que “no hay viento favorable para el barco que no sabe a dónde va”. Por lo tanto es de sentido común empezar decidiendo dónde queremos ir. La doctrina nos habla de que para ello hay que definir tres cosas: misión, visión y valores.. Misión: Es una frase que refleja la razón de ser de la empresa. Para qué existe. Debe ser una frase inspiradora, que hable del fin último de sus actividades. En qué mejora el mundo gracias a las actividades de la compañía. Una de las que más me gustan es la declaración de misión de Disney: “Creamos felicidad proporcionando el mejor entretenimiento a personas de todas las edades en todos los lugares del mundo”.. Visión: La visión es un concepto mucho más concreto. Indica dónde queremos que la compañía se posicione en un tiempo determinado. Una declaración de visión eficaz debería concretar, por lo tanto:  Cuál es el ámbito del mercado o negocio en el que opera la empresa.  Cuál es el plazo temporal.  Cuál es la forma de saber si la visión se ha conseguido en ese plazo.. 16.

(17) Por ejemplo: “Queremos estar entre las tres primeras cadenas hoteleras de España en volumen de habitaciones antes de 2016”.. Valores: Es el marco dentro del cual la empresa no quiere salirse. Refleja qué está permitido y qué no para conseguir su objetivo. Consiste en un conjunto de principios que indican el código de conducta y el marco dentro del que la empresa se compromete a actuar para conseguir su visión.. Conceptos Básicos. a) (Mercado, 2000) Se entiende por planeación estratégica al proceso de decidir sobre los objetivos de la organización, cambios sobre estos objetivos, los recursos usados para alcanzar estos objetivos y las políticas que han de gobernar la adquisición, uso y disposición de los recursos. b) La planeación es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender una determinada acción. La planeación se anticipa a la toma de decisiones. (Leonardo Goodstein, 1998) c) Proceso en el cual se centra la atención en el futuro de la organización e integra las demandas del ambiente externo y los recursos internos a las acciones de los administradores. (MICHAELL HITT, 1998). Objetivos de los planes Estratégicos  Cambio de dirección de la empresa (DR Salvador Mercado., 2000)  Acelerar el crecimiento y mejorar la rentabilidad  Eliminar personal ineficiente entre las divisiones de la empresa  Señalar asuntos estratégicos para consideración de la alta dirección  Concentrar los recursos en asuntos importantes  Orientar hacia el desarrollo de nuevos productos  Desarrollar de una mejor información para la toma de decisiones. 17.

(18)  Desarrollar un sistema de referencia para presupuestos. Una estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad debe cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad. (Strategor., 1988) Es una herramienta esencial para el desarrollo de la misma, pues es a través de ella que se puede establecer un mecanismo que permita que se cumpla de manera correcta y eficiente los planes que una empresa tiene. Una empresa está compuesta por un conjunto de personas que trabajan con un objetivo en común y para llevar a cabo ese objetivo cada una de ellas tiene una función.. Según Guillermo de Haro (2005) la importancia de la estructura se encuentra en que ésta nos ayuda a definir qué se debe hacer y quién debe hacerlo. La estructura es una de las bases de la organización (o de la desorganización) de las actividades de una empresa. Una buena estructura permitirá una mejor integración y coordinación de todos los integrantes de una empresa. Al estar mejor organizados se logrará un mejor aprovechamiento de los recursos lo que a la larga puede hacer una empresa más eficiente (Haro, 2005).. Debe haber un cambio proactivo evolución iniciada para aprovechar oportunidades que se presentan. (Shernan, 2006). Considerando que la planeación es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción, o como dijera (Russell, 1999), profesor en Wharton Business School y destacado consultor en planeación estratégica: “la planeación…se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir…antes de que se requiera la acción” (Rodriguez.Joaquin., 1989). 18.

(19) Es importante definir el “QUE”, es decir, la concreción de las aspiraciones de los dueños, de las directivas, y de los colaboradores de la compañía sobre la base de una definición prospectiva, es decir, la fijación clara de los propósitos y logros a alcanzar en el largo, mediano y corto plazo en forma independiente a los logros pasados. (Op.cit). En la antigüedad los egipcios documentaron sus métodos de organización de división de trabajo para sus grandes proyectos de obras públicas en organigramas. Se cree que el primer organigrama fue creado probablemente en 1854 por Daniel McCallum, superintendente de la compañía de ferrocarril de Nueva Cork y Erie McCallum, fue responsable de la creación de una línea de casi 500 millas que iba desde la ciudad de Jersey, a través de Pennsylvania de Nueva Cork, hasta las orillas de los Grandes Lagos.. La forma en que las compañías deciden organizarse es diferente, cada una decide establecer estructuras que se acoplen al tipo de empresa que es y tengan como propósito alcanzar de manera eficiente los objetivos que ellas se han propuesto. Los empresarios han establecida varios tipos de estructura que les permite lograr obtener el máximo aprovechamiento de recursos humanos.. Las empresas a lo largo de su ciclo de vida pasan por diferentes etapas, el crecimiento es una de ellas en donde influyen una serie de factores internos o externos que aceleran este proceso, la conquista de un mercado determinado, el logro de un producto de mayor calidad, la eficiencia en los proceso productivos, el incremento de la producción, el estar a la vanguardia de la tecnología, las exigencias en el requerimiento y aumento de número de empleados, su capacidad para diversificar sus productos, el incremento en las ventas y sus ingresos; todo esto trae como consecuencia la complejidad de sus funciones, la duplicación de esfuerzos y el aumento en sus compromisos y responsabilidades. (Othon, 1992). 19.

(20) Según Chiavenato (Consultor de empresas), la planeación estratégica cumple al menos seis etapas: 1. determinación de los objetivos empresariales 2. Análisis ambiental externo. 3. Análisis organizacional interno. 4. Formulación de las alternativas estratégicas y elección de la estrategia empresarial. 5. Elaboración de la planeación estratégica. 6. Implementación mediante planes tácticos y operacionales.. Se debe llevar a cabo las etapas anteriormente descritas para hacer de la implementación de la planeación estratégica una herramienta eficiente, para ello se debe realizar los planes establecidos, representa el puente entre las decisiones administrativas y la ejecución real que llevan a cabo las personas o los niveles de la empresa, de lo contrario la compañía podría perecer, sencillamente se tendrá que salir del negocio. Un buen plan estratégico, que sea a la vez dinámico y flexible es la clave para el éxito de cualquier negocio. (Cantillo., 1999). Toda empresa debe adoptar una estructura que se ajuste a su propio desarrollo y dinamismo, es decir la estructura adecuada para cada empresa depende del grado de crecimiento y expansión que haya alcanzado, la actividad a que se dedica y los objetivos propuestos.. MARCO CONCEPTUAL. Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización. “La estructura organizativa de la empresa está formada por el conjunto de elementos (cargos y responsabilidades) que la integran, las funciones que tienen asignadas cada uno de los cargos y las relaciones jerárquicas y funcionales existentes entre los distintos elementos (cargos)” (Delgado, 2005). 20.

(21) (GALINDO M., 2004) Los principios que guían el diseño de la estructura de la organización son:. Principio de autoridad y jerarquía: se fundamenta en la existencia en la empresa diferentes niveles de autoridad, ordenados en jerarquías según el grado de responsabilidad y control. Ejemplo: el director general ejerce la autoridad principal y de él se desprenden los jefes de área (jefe de finanzas, mercadeo, producción y recursos humanos), que dependen de la jerarquía del director y a su vez ejercen mando y control en los empleados de sus respectivas áreas.. Principio de unidad de dirección: debe existir una dirección única encargada de definir los objetivos generales y estrategia de la empresa, ejemplo: el director o gerente general.. Principio de departamentalización: consiste en la agrupación de tareas y funciones en áreas funcionales, departamentos o divisiones que coordinen las diferentes relaciones de la empresa, ejemplo: departamento de finanzas, departamento de mercadeo y ventas, departamento de recursos humanos y departamento de producción.. Principio de comunicación: debe existir un sistema de comunicación en varios sentidos: descendente (de superior a subordinado), horizontal (de jefe a jefe o de empleado a empleado), y ascendente (de subordinado a superior).. Las partes fundamentales de una organización según (Mintzeberg, 1985) son:. Núcleo de operaciones: conformado por los empleados operarios que realizan funciones básicas de compra, producción, ventas, entre otras; ejemplo: los operarios de una planta de producción, los vendedores de un almacén.. 21.

(22) El ápice estratégico: son los altos directivos, ocupan los cargos de mayor jerarquía y supervisan todo el sistema, son responsables de hacer realidad la misión, visión y diseño del plan estratégico; ejemplo: los gerentes y empresarios. Línea media: profesionales responsables de las áreas funcionales, y departamentos, divisiones y procesos; ejemplo: los jefes de departamentos. Tecno-estructura: son analistas responsables del estudio, planeación y control en la organización, normalizan las actividades de la empresa; ejemplo: jefes de control de calidad, diseñadores, creativos e investigadores de área. Staff de apoyo: son unidades especializadas que se encargan de asesorar en temas específicos, asesor fiscal, de finanzas, o cualquier profesional que asesora al gerente en procesos y toma de decisiones. Teniendo en cuenta que, cualquier actividad humana por simple que sea, constituye una empresa. Se puede concluir que sin importar su simplicidad o complejidad toda empresa, debe desarrollar tres funciones básicas; las cuales se convierten en razones poderosas para nacer y desarrollarse. Entonces, estas funciones básicas son: a. Producir bienes o servicios para servicio de la comunidad. b. Buscar y asegurar clientes o mercado para sus bienes o productos. c. Conseguir y proveer los recursos o fondos necesarios para operar. A medida que crece y se expande la empresa, sus funciones y estructura también se vuelven más complejas. Demostrando con esto que las empresas no son instituciones estáticas, sino que por el contrario están a la vanguardia de los continuos cambios que se suceden dentro del entorno que las rodea, para hacer su respectiva adaptación y ajuste.. Para facilitar la organización y adaptación de una estructura la empresa dispone de varios modelos: Organización funcional, Organización por producto, Organización territorial, Organización por clientes. La presentación de estos modelos puede ser vertical u horizontal.. 22.

(23)  Organización funcional. Consiste agrupar todas actividades principales que desarrolla la empresa, en grandes bloques o unidades similares, por ejemplo: producción, mercados, finanzas, personal, etc.; los cuales a su vez pueden ser reagrupados en unidades más pequeñas o niveles inferiores pero que sean de la misma naturaleza. Es decir, las actividades se organizan de manera específica en departamentos o secciones.. Ventajas. Desventajas. Existe especialización en las funciones. - Poca cooperación entre. porque cada persona se dedica a. departamentos.. desarrollar una actividad específica.. - La descentralización de autoridad se. Con dependencia de una autoridad. hace visible, no consideran la empresa. única. como un todo..  Organización por productos. Este tipo de organización es apto para aquellas empresas que producen varias líneas o productos y que tienen una gran demanda. Para implementar este tipo de organización la empresa agrupa todas las actividades necesarias para fabricar un determinado producto y nombra un gerente o jefe de departamento, el cual asume toda la responsabilidad de las ventas, producción y finanzas de su respectiva línea o producto. Ventajas. Desventajas. Existe especialización en las funciones. - Poca cooperación entre. porque cada persona se dedica a. departamentos.. desarrollar una actividad específica.. - La descentralización de autoridad se. 23.

(24) Con dependencia de una autoridad. hace visible, no consideran la empresa. única.. como un todo.  Organización por clientes. Este tipo de organización es aplicada a aquellas empresas que se especializan en la producción de productos para clientes específicos, por tanto se le da vital importancia a este, porque son en esencia la razón de existir de una empresa al convertirse en la fuente generadora de sus ingresos. Se crean departamentos o secciones teniendo en cuenta las características y necesidades de los clientes. Los almacenes de ropa son un ejemplo típico al tener secciones especializadas para damas, caballeros, niños, niñas, bebes. Los clientes pueden ser individuales u organizacionales por ejemplo, los clientes organizacionales para una fábrica de uniformes pueden ser los colegios y almacenes..  Manual de funciones. El Manual de Organización y Funciones, más conocido como (MOF) por sus siglas, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal. Contiene en esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. (Arboleda, 2012)  Identificación Del Cargo. Para (Serna, 2000) Una Identificación del cargo es una descripción escrita y los tipos de tarea que incluyen.. El título del puesto. Es importante la selección del título del puesto. En primer lugar, el título del cargo le da importancia sicológica y de estatus al empleado. El título del 24.

(25) puesto también debe indicar el nivel relativo que ocupa quien lo tiene en la jerarquía de la empresa.. Sección de identificación del cargo. Incluye temas como la ubicación departamental del puesto, la persona con la que reporta quien lo ocupa y la fecha en que se revisó por última vez su descripción.  Funciones Del Cargo. Contiene las funciones y las responsabilidades que cada trabajador tiene. Permite medir los límites del trabajador, constituye la esencia del cargo.. 25.

(26) 0.5 METODOLOGIA. 0.5.1 Tipo de Estudio El tipo de estudio será descriptivo y aplicado, este se encuentra en el segundo nivel de conocimiento e identifica características del universo de investigación, señala formas de conducta, establece comportamientos concretos y descubre y comprueba la asociación entre variables de investigación.. Los estudios descriptivos acuden a técnicas específicas en la recolección de información, como la observación, las entrevistas y los cuestionarios. La mayoría de las veces se utiliza el muestreo para la recolección de información, y la información obtenida es sometida a u proceso de codificación, tabulación y análisis estadístico. (Selltiz, 1970) 0.5.2 Fuentes y técnicas de recolección  Fuentes secundarias Las fuentes secundarias seria la normatividad contable en Colombia aplicables a establecimiento comercial.  Fuentes primarias Es aquella información oral o escrita que es recopilada directamente por el investigador a través de relatos o escritos transmitidos por los participantes en un suceso o acontecimiento.. Las fuentes primarias utilizadas en la investigación son:  El personal de la compañía a los cuales se les realizara la técnica de recolección de información.. 26.

(27) 1. DESCRPCION Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACION. 1.1 RAZÓN SOCIAL Kalos Papelería N.I.T. 39001217-8 DOMICILIOS: Manzana G CASA 1 Santa Lucia 1.2 NATURALEZA Régimen simplificado 1.3 OBJETO SOCIAL: Es el comercio al por menor de libros, periódicos, materiales y artículos de papelería y escritorios en establecimiento especializados. 1.4 ANTECEDENTES Kalos Papelería, es una empresa que inició con un capital, y unos recursos financieros administrados por un único propietario; quien está facultado para tomar todas las decisiones sin tener que esperar la aprobación de un grupo, lo que le permite actuar con mayor rapidez; ejercer un control máximo y un mínimo de interferencia de otras personas. Desde este punto de vista, y al inicio del negocio, constituyó una ventaja.. 27.

(28) Pero, ha empezado a crecer en cuanto a demanda por parte del mercado, no solo por la cantidad de trabajo, sino por las exigencias de cada cliente y del desarrollo de las actividades mismas. Lo que requiere la contratación de capital humano calificado para cada actividad y que éste tenga clara su función y responsabilidades, además de la especificación de departamentos con una persona a la cabeza.. El crecimiento de una empresa afecta a todas las áreas funcionales: comercialización, finanzas, personal, entre otros, y depende de cuánto el empresario quiera verla crecer y de las metas y objetivos a cumplir de acuerdo con su plan de negocios. HORARIO DE TRABAJO. El horario es de 9.00 a.m. a 1.00 p.m. cuatro (4) horas diarias. COMPROMISO CON LA EMPRESA: funciones que va a realizar el practicante (Avalada por la empresa). Mi función es:  Cumplir debidamente el horario estipulado por la empresa.  Cumplir con cada una de las funciones establecidas, por la persona a mi cargo.  Desarrollar dentro de los tiempos establecidos la propuesta de valor agregado.  Colaborar con la organización de la contabilidad y sus actualizaciones en el software. Persona De Contacto En La Empresa. Milena Mier Administradora Celular. 300-6348055. 28.

(29) 2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR. 2.1 DIAGNOSTICO (SITUACIÓN ENCONTRADA) Kalos Papelería, es una empresa familiar, registrada en la cámara de comercio de la ciudad de Santa Marta en el mes de Abril de 2006, inició operatividad en el mes de septiembre y está ubicada en la ciudad de Santa Marta, Departamento de Magdalena. Su objeto social es el comercio al por menor de libros, periódicos, materiales y artículos de papelería y escritorios en establecimiento especializados.. El problema radica en que la empresa ha venido creciendo con la contratación y creación de otras actividades, acorde con las necesidades del momento, sin la debida planeación y evaluación.. En razón a lo anterior, la empresa no posee una estructura organizacional, no existen funciones y responsabilidades claramente definidas, no existen los niveles de jerarquía, lo que ocasiona que no haya claridad en cuanto a funciones, niveles de autoridad y responsabilidades de los trabajadores; el rol de la persona encargada de talento humano no está totalmente definido; afectando la comunicación a nivel ascendente, descendente u horizontal, entre otras cosas, lo que genera algunos retrasos durante el desarrollo de actividades administrativas y operativas.. Es de suma Importancia y necesaria la estructura organizacional de la empresa, para darle organización y control a la misma; para el establecimiento de estrategias y distribución de responsabilidades en el logro de objetivos y metas; además se necesitan definir los deberes, responsabilidades y actividad de cada persona, y la fijación de líneas de autoridad y subordinación; lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas Se realizó un Análisis FODA que consta de dos partes: una interna y otra externa. La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos. 29.

(30) sobre los cuales usted tiene algún grado de control. La parte externa mira las oportunidades que ofrecen el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado esto se realizó con el fin de saber la situación actual de la empresa. FORTALEZAS. DEBILIDADES. 1. Precios bajos. 1. Poca publicidad y promoción de. 2. Conocimiento de la competencia. ventas.. 3. Créditos abiertos con los principales 2. Ventas cíclicas proveedores.. 3. Poca experiencia en el negocio. 4. Diversificación de productos.. 4. Posee mercadería obsoleta. 5. Excelente cartera de cuentas por 5. Lugar poco estratégico cobrar.. 6. Alto endeudamiento. 6. Tecnología apropiada.. 7. No cuentan con capital propio. 7. Alta rotación de inventarios. 8. No se ha implementado un sistema de. información. contable,. no. hay. plataforma estratégica ni manual de funciones. OPORTUNIDADES. AMENAZAS. 1. Acceso a crédito. 2.. Crear. una. posicionamiento fortalezas.. 1. plataforma. a. partir. de. Disponibilidad. de. productos. de sustitutos sus 2. Inestabilidad política 3. El gobierno prevé de libros a las escuelas. 4. Alta competencia 5. Inestabilidad económica, incremento de los precios de los insumos. 6. Delincuencia común. 30.

(31) 2.2 PLAN DE MEJORAMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO KALOS PAPELERIA OBJETIVOS. METAS. ESTRATEGIAS. CRONOGRAMA RESPONSABLE. Perfeccionar el proceso Mejorar la calidad y de actualización de la eficiencia de la información contable información para actualización de terceros.. Ingresar 12 de marzo al Auxiliar Facturas de 24 de Mayo Administrativo ventas, 2015 Compras, y cada uno de los gastos incurridos diariamente al sistema contable.. Responder por el debido cumplimiento de las funciones de cada empleado.. Actualizar el del 27 de Marzo Auxiliar manual de 17 mayo del Administrativo perfiles y 2015 funciones de cargo y entregar las respectivas funciones a todo el personal.. Ejecución del plan estratégico organizacional. Diariamente actualizar el sistema, con facturas de ventas, compras, comprobantes, entre otras actividades, diarias que la empresa ejecuta en la parte contable Acatamiento de cada Realizar monitorio una de las funciones constante de y cargos por parte de acuerdo a las los empleados. actividades que se realizan diariamente. ACTIVIDADES. Alcanzar los objetivos Exhibirlo en lo Publicar la visión 17 de mayo al Gerencia propuestos más visible de la misión valores y 15 de junio del empresa organigrama 2015. 31.

(32) 2.3 INFORME DE GESTIÓN. La planeación estratégica es el proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una organización obtienen, procesan y analizan información pertinente, interna y externa, con el fin de evaluar la situación presente de la empresa, así como su nivel de competitividad con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento de la institución hacia el futuro. (SERNA GOMEZ).. Sumado a lo anterior, la planeación organizacional es uno de los cinco procesos fundamentales de apoyo a una gestión exitosa dentro de las organizaciones, a saber, planear, dirigir, organizar, ejecutar y controlar. Una adecuada planeación permite construir un futuro basado en experiencias históricas y expectativas de los clientes, dueños empleados y proveedores dentro de un marco de actuación definido por la condiciones del entorno. (VISCAYA GUARÍN). La información que se presenta se realizó comprendida el tiempo como practicante en Kalos Papelería y muestra secuencia de los que se quiso alcanzar en implementación de la propuesta de valor.. 2.4 PLAN ESTRATEGICO ORGANIZACIONAL. La propuesta de valor para la empresa Kalos Papelería está dirigida al diseño de la plataforma estratégica de la empresa y el Manual de Funciones para la misma. Direccionamiento estratégico que se describe a continuación. 2.4.1 Misión Brindar un servicio de alta calidad destinado a satisfacer las necesidades de los clientes a través de la comercialización y distribución de artículos de papelería,. 32.

(33) oficina, útiles escolares, insumos informáticos y servicio de copiado, impresión yencuadernación, contando con personal debidamente capacitado, los equipos, la tecnología y la infraestructura necesaria para lograr permanecer en el mercado. 2.4.2 Visión Ser una empresa con prestigio reconocido, con buena estructura administrativa y comercial, de modo que nuestros clientes nos consideren líderes en el servicio y las alternativas de comercialización y distribución de productos de papelería. Ser identificados por nuestros clientes y proveedores y, juntos, hacer rentable el trabajo en beneficio del desarrollo integral de nuestros colaboradores y de la comunidad en general 2.4.3 Valores  Calidad Estamos comprometidos con un proceso de mejoramiento continuo, logrando con ello mayor productividad.  Transparencia Las acciones de la empresa son respetuosas de las normas y leyes establecidas e implican procedimientos honrados y explícitamente claros que garantizan la legalidad de los mismos.  Honestidad Creemos. en. la. honestidad. como. uno. de. los. pilares. fundamentales que rigen todas las actividades de la empresa. Nos comportamos y expresamos con coherencia y sinceridad de acuerdo con los valores de verdad y justicia.  Compromiso Destacamos el valor del compromiso de cada integrante de la empresa con sus responsabilidades asumidas. Creer en el trabajo y rol de cada uno y en su valor dentro de la empresa, se traduce en un refuerzo extra para la compañía y para uno mismo, aunque no siempre sea en beneficio propio.  Innovación Apuntamos a un proceso constante de desarrollo y plasmación denuevas ideas en productos o servicios que encajen con la estrategia de la empresa.. 33.

(34)  Rentabilidad La rentabilidad es una responsabilidad primordial de toda empresa.. Gestionamos. eficazmente. los. recursos. para. obtener. resultados económicos prósperos que beneficien a la organización y a todos sus miembros, garantizando la permanencia de la misma.  Respeto Fomentamos la capacidad de aceptar diferentes criterios y actitudes dentro de la filosofía de la organización.  Trabajo en equipo Somos un grupo de personas con capacidades complementarias, comprometidas con un propósito y un objetivo de trabajo, guiadas por un profesional. 2.4.4. Politica de la Empresa. Promover el crecimiento integral dentro de nuestra familia, trabajando con esfuerzo, dignidad y respeto por nosotros y nuestros clientes.. 2.4.5 Oficina Administrativa. Dirigir, formular políticas institucionales y adoptar los planes, programas y proyectos relacionados con la administración de personal de Kalos Papelería de Santa Marta, con la administración y mantenimiento de los recursos físicos de la Entidad. Horario de atención al público: Lunes a Viernes 8:00 a.m a 9:00 p.m <Teléfono(s): (5) 4308654 Celular: 3017892030. 34.

(35) 2.4.6 Organigrama. Manual de Funciones. Igualmente se diseñó el manual de Funciones para cada uno de los cargos de la empresa objeto de la práctica, el cual se observa en el anexo 1.. 35.

(36) 3. RESULTADOS QUE SE ESPERA OBTENER. Espero que por medio del plan estratégico organizacional y el manual de funciones la empresa Kalos Papelería pueda tener organización, dirección y control de sus operaciones y así mismo; que le permita seguir creciendo, posicionarse y mantenerse dentro del mercado de papelería con eficiencia, calidad, sostenibilidad y competitividad.. 36.

(37) 4. CONCLUSIONES. Del diagnóstico realizado a Kalos papelería se concluye que la empresa ha estado creciendo de una forma desorganizada debido a la inexistencia de un direccionamiento claro y definido; a pesar que los fundadores tienen claro hacia dónde quieren llevar el negocio y qué desean hacer a corto plazo no se ha implementado un plan estratégico claro, sumergiendo a la organización en una supervivencia diaria por el que más pueda ofrecer para mantenerse en el mercado, teniendo muchas veces que sacrificar recursos, personal y ganancias. Por lo tanto la situación actual de la organización no le permite enfrentarse a escenarios de riesgo o aprovechar las oportunidades del entorno; así mismo no tienen estrategias claras que preserven sus fortalezas y minimicen el impacto de las amenazas que la afectan, de seguir por este mismo rumbo la empresa perderá competitividad y ya no será igual de rentable.. El manual de funciones específica, las funciones que debe realizar cada trabajador dentro de su puesto de trabajo, y las responsabilidades por las cueles tiene que responder, así mismo queda plasmado todas las actividades que se estén realizando dentro de la organización. Manejar la información dentro de una organización se ha vuelto hoy en día cada vez más importante y se ha convertido en un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones, es por esto que se plasma en cada una de las actividades tanto de los funcionarios, como de los procesos y procedimientos que existe en la organización, de manera que se incremente la productividad y eficiencia de la empresa al conocer el desarrollo, manejo y aplicación.. 37.

(38) 5. RECOMENDACIONES. Es importante brindar especial atención a los aspectos administrativos y organizacionales de la empresa; ya que estos son los que van a consolidar a la compañía como una organización sólida que sea competente y perdure en el tiempo, a la hora de enfrentar los retos del mercado hacia el futuro es de esta forma como el direccionamiento estratégico realizado en papelería Kalos, marco el surgimiento de una nueva etapa en la vida de la empresa, para la cual sería importante que se continuase con este proceso, con el fin de establecer y mejorar todos los aspectos, tanto operacionales como administrativos, esto con el fin de desarrollar de manera eficiente el sistema de gestión de la calidad al interior de la organización, proyectado así al manejo e implementación del sistema de información contable para un manejo más eficaz.. Es recomendable también que esta organización exprese una motivación mucho más amplia hacia la innovación y la expansión de su mercado, mediante esfuerzos mucho más grandes y decididos en cuanto a la inversión tanto en infraestructura, como en capacitación para sus empleados.. 38.

(39) 6. REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍA Arboleda, L. (2012). Manual de Funciones. Cámara de Cocmercio de Bogotá. (2005). Gestión efectiva en las empresas familiares: para la que empresa perdure y la familia obtenga bienestar. Bogotá: departamento de publicaciones cámara de comercio de Bogotá,. Bogotá. Cantillo., R. (1999). La Planeacion Estrategica. Daft, .. (2000). Fundamentos de políticas Institucionales. Universidad de chile,. David, F. (2003). Conceptos de administración estratégica. 5ª ed. México: Pearson, , 355 pág. Delgado, &. V. (2005). Estructura organizativa de una empresa. Bogota. Galindo, L. (2004). Fundamentos de administración. 5ª ed. México: Trillas, 271 pág. Goodstein, T. N. (1998). Planeacion EStrategica Aplicada. Colombia: Mac Graw Hill. Haro, G. d. (2005). Gerencia estratégica: planeación y gestión teórica y metodología. Bogotá: Octava . Hitt, S. B. (1998). PLANEACION ESTRATEGICA. MEXICO. Macazaga, J. y. (2003). Organización basada en procesos. México: Alfaomega,. Mercado, D. S. (2000). Mercadotecnia Estrategica. Mexico: cp. Michaell Hitt, S. B. (1988). Planeacion Estrategico. Mexico. Mintzeberg, H. (1989). Como aplicar la planeacion estratégica a la pequeña y median. mexico. Othon, H. (1992). Fundamentos de la Organizacion. Rodriguez.J. (1989). Como aplicar la planeacion estratégica a la pequeña y mediana. Russell, A. (1999). la planeacion estratégica. Salvador Mercado. (2000). Mercadotecnia Estrategica. Mexico: CP. Selltiz, C. &. (1970). Métodos de investigación en las relaciones sociales (Cuarta ed.). Madrid: RIALP.. 39.

(40) Serna, H. (2000). Gerencia estratégica: planeación y gestión teórica y metodología. (Octava ed.). Bogotá: 3R. Serna, H. (1989). Planeacion Estrategica. Miami. Sherman, A. (2006). Administración de recursos humanos. Strategor. (1988). Métodos de investigación en las relaciones sociales . (cuarta ed.). Madrid: RIALP. Viscaya, C. A. (s.f.). Gerencia y planeación estratégica : un modelo para el cambio.. 40.

(41) 41.

(42) ANEXOS. 42.

(43) 43.

(44) ANEXO 1 MANUAL DE FUNCIONES MANUAL DE FUNCIONES KALOS PAPELERIA GERENTE Y REPRESENTANTE LEGAL. Fecha: 12/02/2015 Versión: 1 Página: 1 de 1. I. IDENTIFICACION DEL CARGO 1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: GERENTE Y REPRESENTANTE LEGAL 2. ÁREA: Directiva 3. CARGO AL CUAL REPORTA: Junta Directiva 4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Todos los cargos 5. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0 II. DESCRIPCION DEL CARGO 1. OBJETIVO Ejecución de labores de dirección general, formulación de políticas institucionales y adaptación de planes, programas, proyectos, control en la administración y gestión Kalos papelería, primera autoridad ejecutiva. Depende del socio Gestor. Debe dirigir y controlar las actividades administrativas y operativas, suscribir los actos administrativos y contratos; evaluar y controlar el funcionamiento general de la comercializadora y orientar el desarrollo de las demás funciones conforme a las disposiciones legales, estatutarias reglamentarias. 2. FUNCIONES DEL CARGO. 1. Realizar la gestión necesaria para lograr el desarrollo de la Empresa, de acuerdo con los planes y programas establecidos, teniendo en cuenta los perfiles que hay dentro de la organización, las características del entorno y las condiciones internas de la empresa. 2. Velar por la utilización eficiente de los recursos, técnicos, financieros y talento humano de la entidad y por el cumplimiento de metas y programas aprobados por la Junta Directiva. 3. Liderar y velar por el cabal cumplimiento del proceso administrativo en cada uno de los niveles de administración y operación de la comercializadora. 4. Ejercer supervisión y control sobre las unidades administrativas, operativas y de ventas sobre los programas y proyectos de la comercializadora. 5. Dirigir el funcionamiento general de la comercializadora y presentar al respecto los informes requeridos de la junta de socios. 6. Dirigir la Empresa, manteniendo la unidad de procedimientos e intereses en torno a la misión y objetivos. III. REQUISITOS DEL CARGO. 44.

(45) EDUCACIÓN: Profesional en el área administrativa, mercadeo y financiero. EXPERIENCIA; Dos (2) años en el manejo gerencial y administrativo o en cargos similares. REQUISITOS:  Poseer un título universitario (Ingeniería industrial, administración de empresas, tecnología industrial o carreras afines).  Tener reconocida trayectoria en mercadeo y ventas.  Estar en ejercicio de los derechos civiles y políticos.  Tener conocimiento y manejo adecuado acerca de políticas gubernamentales, en lo que se refiere al desarrollo económico, comercio laboral y financiero.  Conocimiento de los distintos canales que existen para la distribución regional como nacional.. 45.

(46) MANUAL DE FUNCIONES KALOS PAPELERIA ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO. Fecha: 12/02/2015 Versión: 1 Página: 1 de 1. I. IDENTIFICACION DEL CARGO 1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: ASISTENTE FINANCIERO 2. ÁREA: Administrativa 3. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente 4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de cartera y servicio al cliente / Auxiliar administrativo contable 5. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0 II. DESCRIPCION DEL CARGO 1. OBJETIVO. Asistir a la Gerencia en tareas administrativas, financieras y contables, como también colaborar en la empresa, con el propósito de optimizar la gestión financiera de la comercializadora. Se responsabilizará tanto de la parte operativa, como del análisis e implementación de procesos y procedimientos en el área financiera. 2. FUNCIONES DEL CARGO. 1. Supervisar y asegurar la correcta ejecución de los cierres contables 2. Registro de los libros contables sistematizados a través de Excel u otro programa. 3. Contabilización de pagos de clientes y a proveedores. 4. Conciliaciones bancarias y gestión de tareas de Tesorería. 5. Suministrar la información de archivo a las diferentes aéreas o personas debidamente autorizadas, llevando el control cuando estos documentos salgan del archivo, mediante el Formato de Entrega. 6. Mantener actualizado el control de estos formatos a fin de garantizar un adecuado flujo de los documentos. 7. Recibir los valores correspondientes a las ventas realizadas de contado. III. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACIÓN: Técnico en Contabilidad. EXPERIENCIA: Un (1) año en cargos similares. REQUISITOS:  Acreditar acciones de capacitación básica en sistemas de información automatizados (software de oficina, procesador de texto, hojas de cálculo) y otros relacionados con su trabajo, por un mínimo de ochenta horas.. 46.

(47) MANUAL DE FUNCIONES KALOS PAPELERIA AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y DE FACTURACION. Fecha: 12/02/2015 Versión: 1 Página: 1 de 1. I. IDENTIFICACION DEL CARGO 1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO CONTABLE 2. ÁREA: Administrativa 3. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente / Asistente Financiero 4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Todos los cargos 5. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0 II. DESCRIPCION DEL CARGO 1. OBJETIVO Ampliar las funciones administrativas, de cartera y facturación en lo referente a la atención al público Elaboración de presupuestos, gestión y seguimiento de pedidos; facturación; compras a proveedores, bases de datos y email, todas las áreas contables ; comunicaciones con clientes y proveedores, manejo de correspondencia, control de archivo y aquellos trámites administrativos de carácter secretarial que propicien el buen funcionamiento de la empresa 2. FUNCIONES DEL CARGO. 1. Realizar los registros digitales de las operaciones recibidas en el área de ventas. 2. Adelantar las gestiones necesarias para garantizar la provisión de insumos, muestras y apoyos necesarios para el funcionamiento adecuado del equipo de ventas; incluye participar en las gestiones de cotización y compra cuando sea requerido. 3. Realizar el control de entrada de facturas de proveedores y clientes. 4. Controlar el cumplimiento de las zonas de ventas del personal a su cargo. 5. Revisar en las zonas de trabajo el cumplimiento de la programación, haciendo el seguimiento necesario. 6. Verificar la calidad del trabajo realizado por el personal a cargo, haciendo los correctivos necesarios en los pedidos antes de su entrega a facturación. 7. Imprimir el consolidado correspondiente. 8. Imprimir el rango de las facturas del vendedor 9. Elaboración de facturas. 10. Llevar registros y estadísticas de los desempeños de la fuerza de ventas 11. Supervisar y asegurar la correcta ejecución de los cierres contables 12. Registro de los libros contables sistematizados a través de Excel u otro programa. } 13. Contabilización de pagos de clientes y a proveedores. 14. Conciliaciones bancarias y gestión de tareas de Tesorería. 15. Suministrar la información de archivo a las diferentes aéreas o personas debidamente autorizadas, llevando el control cuando estos documentos salgan del archivo, mediante el Formato de Entrega III. REQUISITOS DEL CARGO. 47.

(48) EDUCACIÓN: Bachillerato en cualquier en modalidad. EXPERIENCIA: Un (1) año en cargos similares. REQUISITOS:  Acreditar acciones de capacitación básica en sistemas de información automatizados (software de oficina, procesador de texto, hojas de cálculo) y otros relacionados con su trabajo, por un mínimo de ochenta horas.  Acreditar acciones de capacitación en servicio al cliente.. 48.

(49) MANUAL DE FUNCIONES KALOS PAPELERIA VENDEDOR. Fecha: 12/02/2015 Versión: 1 Página: 1 de 1. I. IDENTIFICACION DEL CARGO 1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: VENDEDOR 2. ÁREA: Administrativa 3. CARGO AL CUAL REPORTA: Auxiliar Administrativo y Facturación 4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Ninguno 5. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 17 II. DESCRIPCION DEL CARGO 1. OBJETIVO. Coordinar y atender todas las actividades relacionadas con la comercialización de los productos de la empresa en el mercado, con el fin de fidelizar la clientela existente y buscar nuevos clientes que ayuden a aumentar el nivel de las ventas, de modo que se mantengan los ingresos y se genere una mayor rentabilidad para la organización. 2. FUNCIONES DEL CARGO. 1. Vender los productos de la empresa en el orden de prioridades establecidas por la organización. 2. Dar a conocer los productos comercializados por la organización a los clientes, informando oportuna y detalladamente sus características, precios y disponibilidad. 3. Prestar atención a las opiniones de los compradores y brindar un servicio eficiente de atención al cliente. 4. Brindar adecuada y oportuna información a los clientes sobre promociones y descuentos en las mercancías ofrecidas por la empresa, novedades sobre precios y condiciones de compra, y cambios significativos en la empresa. 5. Realizar oportunamente las visitas pautadas con los clientes (activos y/o potenciales) 6. Mantener a los clientes informados sobre posibles demoras de entrega y cualquier otro tipo de cambio significativo en las operaciones de compra y venta de productos. 7. Establecer las posibles necesidades de material promocional o soporte técnico en su zona de ventas, e informarlas por escrito, con cantidad, tipo de evento y costo de la operación. 8. Realizar y presentar oportunamente informes consolidados de consumos por cliente en su zona.. III. REQUISITOS DEL CARGO. 49.

(50) EDUCACIÓN: Bachillerato en cualquier en modalidad. EXPERIENCIA: Un (1) año en cargos similares. REQUISITOS: -Acreditar acciones de capacitación básica en sistemas de información automatizados (software de oficina, procesador de texto, hojas de calculo) y otros relacionados con su trabajo, por un mínimo de ochenta horas. -Acreditar acciones de capacitación básica en mercadeo y servicio al cliente.. 50.

(51)