GUÍA TÉCNICA
GTC
COLOMBIANA
194
2007-10-24
GUÍA
PARA
LA
CONSOLIDACIÓN
DE
LA
MEMORIA INSTITUCIONAL EN ORGANIZACIONES
DEL SECTOR SOLIDARIO
E: GUIDANCE FOR THE CONSOLIDATION OF THE
INSTITUTIONAL MEMORY IN SOLIDARITY SECTOR ORGANIZATIONS
CORRESPONDENCIA:
DESCRIPTORES: memoria institucional; consolidación;
comunicación; conservación;
preservación; archivo; sector solidario.
I.C.S.: 03.100.01
Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435
PRÓLOGO
El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.
ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo.
La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público en general.
La GTC 194 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2007-10-24.
Esta guía está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales.
A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta guía a través de su participación en el Comité Técnico 204 Gestión en el sector solidario.
CONFEDERACIÓN COLOMBIANA DE COOPERATIVAS –CONFECOOP–
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE ECONOMÍA SOLIDARIA –DANSOCIAL–
SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA UNIVERSIDAD PONTIFICIA JAVERIANA.
Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las siguientes empresas:
ASOCIACIÓN DE EMPRESAS GESTORAS DEL ASEGURAMIENTO DE LA SALUD -GESTARSALUD-
CONFEDERACIÓN COLOMBIANA DE COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO -CONACTA- CONFEDERACIÓN COLOMBIANA DE CÁMARAS DE COMERCIO CONFEDERACIÓN COLOMBIANA DE VOLUNTARIADO CONFEDERACIÓN NACIONAL DE ACCIÓN COMUNAL
CONTRALORÍA GENERAL DE LA NACIÓN COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO COOASEMPRESA
COOPERATIVA PARA EL BIENESTAR SOCIAL -COOPEBIS-
COOPERATIVA DE LOS TRABAJADORES DEL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES -COOPTRAISS-
COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO CONVENIOS HORIZONTE
COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO RECUPERAR
COOSALUD
TRABAJADORES DE LA CASA EDITORIAL EL TIEMPO S.A. Y DE LAS EMPRESAS DE COMUNICACIÓN
-COOTRATIEMPO-CORPORACIÓN CALIDAD
COOPERATIVA DEL SISTEMA NACIONAL DE JUSTICIA -JURISCOOP-
CORPORACIÓN COLOMBIANA DE VOLUNTARIADO
CORPORACIÓN OPCIÓN COLOMBIA CORPORACIÓN TRANSPARENCIA POR COLOMBIA
CRUZ ROJA COLOMBIANA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA -DANE- DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ECONOMÍA SOLIDARIA -DANSOCIAL- EMPRESA SOLIDARIA DE SALUD ECOOPSOS
EXTRUCOL S.A.
FEDERACIÓN NACIONAL DE COOPERATIVAS PETROLERAS -FENACOPETROL-
FONDO NACIONAL DE EMPLEADOS POSTALES -FONDEP-
FONDO DE EMPLEADOS Y PENSIONADOS DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ -FONTEBO-
FUNDACIÓN ASCENDER
FUNDACIÓN DE LA COOPERATIVA FINANCIERA DE ANTIOQUIA -CFA-
FUNDACIÓN FORO NACIONAL POR COLOMBIA
FUNDACIÓN SALDARRIAGA CONCHA FUNDACIÓN SOCIAL
GESTORES SOCIALES
PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO -PNUD-
PORTAL AVANZA RECUPERAR SENA SENSE INTERNACIONAL SISMA MUJER SOMOSMAS SUMA SOCIAL
SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS SÚPER INTENDENCIA SOLIDARIA
UN TECHO PARA MI PAÍS
UNIVERSIDAD AGRARIA -UNIAGRARIA- UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE COLOMBIA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
UNIVERSIDAD DEL EXTERNADO UNIVERSIDAD MINUTO DE DIOS
UNIVERSIDAD NACIONAL CIENCIAS ECONÓMICAS
UNIVERSIDAD PONTIFICIA JAVERIANA VIVA LA CIUDADANÍA
ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.
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CONTENIDO Página 1. OBJETO ... 1 2. DEFINICIONES ... 1 3. DIRECTRICES ... 3 3.1 GENERALIDADES ... 33.2 PROGRAMA DE MEMORIA INSTITUCIONAL ... 4
ANEXOS ANEXO A (Informativo) DECISIÓN CLAVE PREGUNTAS FRECUENTES ... 7
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GUÍA PARA LA CONSOLIDACIÓN DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL EN ORGANIZACIONES DEL SECTOR SOLIDARIO
1. OBJETO
Esta Guía Técnica Colombiana establece directrices para recopilación, recuperación, organización, conservación y preservación de la memoria institucional en las organizaciones del sector solidario, con el fin de facilitar el acceso a la información por parte de la organización, grupos de interés y partes interesadas.
2. DEFINICIONES
Para los propósitos de este documento normativo, se aplican las siguientes definiciones.
2.1 Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona u organización, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona u organización que los produce.
2.2 Archivo histórico. Conjunto de documentos que por su valor técnico, científico,
tecnológico o cultural se convierten en patrimonio documental de una entidad, una comunidad o un país y que se conservan como testimonio para las generaciones futuras.
2.3 Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción en una oficina, pasando por su conservación o retención temporal hasta su eliminación o conservación en un archivo.
2.4 Conservación documental. Conjunto de medidas tomadas para asegurar el buen estado
de los documentos producido o recibidos por una persona u organización, a lo largo su ciclo de vida, así como la aplicación de métodos y mecanismos que aseguren la durabilidad de los mismos, por medio de técnicas y controles efectivos.
2.5 Documento histórico. Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por
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2.6 Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
2.7 Grupos de interés. Persona o grupo de personas que hacen parte de la organización y
tienen un interés en el desempeño, fortalecimiento, funcionamiento de la misma, tales como empleados, asociados, afiliados, beneficiarios, voluntarios, miembros entre otros.
2.8 Material digital. Cualquier documento, objeto o recurso creado y conservado en forma
digital, que se gestione en la organización como resultado de sus actividades y en desarrollo de sus funciones.
2.9 Material documental. Término que engloba los diferentes tipos de documentos de una
organización, independientemente de su soporte y su forma de creación.
2.10 Memoria institucional. Conjunto de acontecimientos, sucesos, hechos, actividades, actos
administrativos, entre otros, registrados en documentos, que constituyen la historia de una entidad o institución desde la idea original, su concepción, desarrollo y devenir, hasta su finalización.
2.11 Objeto digital. Elemento creado a partir del uso de aplicaciones informáticas y cuya
característica principal es que contiene y/o conserva información. Por ejemplo, una pagina web, un documento electrónico, una fotografía digital, etc.
2.12 Partes interesadas. Conjunto de personas o entidades que interactúan con la
organización con interés común en una misma actividad.
2.13 Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o
cultural.
2.14 Preservación documental. Conjunto de medidas preventivas que se llevan a acabo para
garantizar la integridad física de los documentos, de acuerdo con las características de su soporte, y su perdurabilidad en el tiempo.
2.15 Programa de preservación. Conjunto coherente de recurso, acciones y disposiciones
tomadas para preservar los documentos de una persona u organización.
2.16 Recurso digital. Conjunto de objetos digitales que conforman colecciones de información
y que se crean, accesan y conservan electrónicamente. Por ejemplo bases de datos, catálogos, archivos electrónicos, colecciones fotográficas digitalizadas, etc.
2.17 Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los
materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
2.18 Valoración documental. Proceso por el cual se determinan los valores de un documento
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ANEXO B
(Informativo)
BIBLIOGRAFIA
Memoria de mundo de la UNESCO. Biblioteca Nacional de Australia. Marzo 2003.
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