Servicio Fitosanitario del Estado Auditoría Interna

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POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE

Servicio Fitosanitario del Estado, MAG • cédula 3-007-521568 • Teléfono: (506) 2549-3400 • www.sfe.go.cr

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I Viernes 28 de junio del 2013

AI SFE 116-2013

Ingeniera

Magda González Arroyo, Directora Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)

Estimada señora:

El Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del SFE (Decreto Ejecutivo Nº 36356-MAG) establece en su artículo 27 la obligación de desarrollar, aplicar, mantener y perfeccionar un programa de aseguramiento de calidad de la actividad de auditoría interna, conforme la normativa técnica emitida por la Contraloría General de la República (CGR).

Dicho programa debe estar diseñado para fortalecer el sistema de control interno de la Auditoría Interna, proporcionando una seguridad razonable de que la actividad de auditoría interna cumple con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico y técnico vigente. Lo anterior, a efecto de que la labor de asesoría y fiscalización que se brinde, añada valor y contribuya a mejorar la gestión institucional.

Consecuente con lo anterior, y en apego a lo establecido en las “Directrices para la

autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas del Sector Público” (Resolución R-CO-33-2008 emitida por la CGR); la Auditoría Interna debe realizar cada año la

autoevaluación anual de calidad.

En esencia, la citada autoevaluación consiste en determinar el nivel de cumplimiento que ha logrado establecer la Auditoría Interna del SFE con respecto a lo dispuesto por el órgano contralor en las “Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público”

(Resolución R-DC.119-2009) y el “Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público” (M-2-2006-CO-DFOE). Ambos documentos establecen normas técnicas que regulan aspectos sobre los “atributos” y el “desempeño” de la actividad de la auditoría interna.

En términos generales, los “atributos” se refieren a aspectos vinculados con la autoridad y responsabilidad, pericia y debido cuidado profesional así como al aseguramiento de calidad. Lo relativo al “desempeño” está relacionado con la administración, planificación (estratégica y anual), ejecución del trabajo, políticas y procedimientos, informes de desempeño, supervisión, comunicación y seguimiento de resultados producto de la actividad de la auditoría interna.

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II AI SFE 116-2013

Ing. Magda González Arroyo, Directora SFE

En la citada Resolución R-CO-33-2008, se dispone (entre otros aspectos) lo siguiente:

4. Directrices finales 4.1 Implementación de la

autoevaluación anual de calidad

En la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas, el revisor o equipo de revisión aplicará los procedimientos de verificación de la calidad establecidos en estas directrices, según se indica seguidamente:

a. Las auditorías internas que cuenten con siete funcionarios o menos, deberán ejecutar la autoevaluación de manera cíclica y parcial, al menos, como se indica a continuación:

 La primera autoevaluación deberá referirse, al menos, al contenido del punto 3.3.1 (atributos).

 La segunda autoevaluación deberá referirse, al menos, al contenido del punto 3.3.2 (administración).

 La tercera autoevaluación deberá referirse, al menos, al contenido del punto 3.3.3 (valor agregado).

 En todos los años deberá verificarse lo contenido en el punto 3.3.4 (percepción sobre la calidad)

b. Las auditorías que cuenten con ocho o más funcionarios, deberán verificar en cada autoevaluación la totalidad de los contenidos de los puntos 3.3.1 a 3.3.4.

(…) En el año en que se ejecute una evaluación externa no será obligatorio realizar la autoevaluación anual de calidad. Lo anterior, con excepción de los casos en que las evaluaciones externas se realicen bajo la modalidad de autoevaluación con validación independiente.

4.2 Implementación de la evaluación externa de calidad

La evaluación externa de calidad se implementará en forma gradual y programada, de acuerdo con los siguientes parámetros:

a. Las auditorías internas que cuenten con siete funcionarios o menos, no estarán obligadas a realizar la evaluación externa de calidad. (…)

ANEXO

Resumen de la implementación de las Directrices (directrices 4.1 y 4.2) Cantidad de

funcionarios de la auditoría

interna

Autoevaluación anual de calidad Evaluación externa de calidad

7 o menos Ciclos de tres períodos, con aplicación de procedimientos de verificación según la siguiente secuencia:

 Primer período:

▪ Atributos de la auditoría interna y su personal

▪ Percepción de calidad de la auditoría interna

 Segundo período:

▪ Administración de la auditoría interna

▪ Percepción de calidad de la auditoría interna

 Tercer período:

▪ Valor agregado de la auditoría interna

▪ Percepción de calidad de la auditoría interna

No aplica

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III AI SFE 116-2013

Ing. Magda González Arroyo, Directora SFE

Como es de su conocimiento, esta Auditoría Interna comunicó oportunamente los informes

relativos a la autoevaluación de calidad y el respectivo Plan de Mejora de los períodos 2009-2010 (primer ciclo / oficio AI SFE 098-2011 del 13/06/2011) y 2011 (segundo ciclo / oficio

AI SFE 115-2012 del 29/06/2012); en apego a los términos de la Resolución mencionada.

En esta ocasión se remite el informe correspondiente al tercer ciclo relativo al período 2012 (sobre valor agregado y la percepción de calidad relativa a la actividad de auditoría interna);

además se informa sobre la ejecución de los planes de mejora concernientes a la autoevaluación de calidad de los períodos 2009-2010 y 2011; y se adjunta el correspondiente Plan de Mejora relacionado con la autoevaluación de calidad del período 2012, elaborado para dar solución a las debilidades detectadas en esta oportunidad. Adicionalmente, se informa sobre el nivel de cumplimiento de los planes de acción aprobados, producto de los resultados obtenidos en el proceso de valoración del riesgo y la autoevaluación del sistema de control interno; aspectos que se complementan con lo correspondiente a la autoevaluación de calidad.

Atentamente,

Lic. Henry Valerín Sandino Auditor Interno

HVS/RAV/RCJ

C./ Ing. Carlos Padilla Bonilla, Subdirector SFE Archivo / Legajo

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IV

INFORME

SOBRE LA AUTOEVALUACIÓN ANUAL DE CALIDAD DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA RELATIVA AL PERÍODO 2012

(VALOR AGREGADO Y PERCEPCIÓN DE CALIDAD)

Aprobado por:

Lic. Henry Valerín Sandino Auditor Interno

Apoyo en la redacción

del informe: Ing. Roberto Aguilar Vargas Auditor Asistente

Junio 2013

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V

CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO ... 1

1. INTRODUCCIÓN ... 3

1.1 ORIGEN ... 3

1.2 OBJETIVOS ... 3

1.3 ALCANCE ... 3

1.4 PERÍODO REVISADO ... 4

1.5 LIMITACIONES ... 4

1.6 NORMAS TÉCNICAS DE AUDITORÍA ... 4

2. ANTECEDENTES ... 5

2.1 SOBRE LA AUTOEVALUACIÓN DE CALIDAD DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA CORRESPONDIENTE AL PERÍODO 2009-2010 (PRIMER CICLO) ... 5

2.2 SOBRE LA AUTOEVALUACIÓN DE CALIDAD DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA CORRESPONDIENTE AL PERÍODO 2011 (SEGUNDO CICLO) ... 5

2.3 SOBRE LA VALORACIÓN DEL RIESGO RELATIVA AL PROCESO SUSTANTIVO BAJO LA RESPONSABILIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA……….. ... 5

2.4 SOBRE LA AUTOEVALUACIÓN ANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA AUDITORÍA INTERNA……….. ... 5

3. RESULTADOS ... 7

3.1 DEBILIDADES VINCULADAS CON LAS NORMAS QUE REGULAN EL ASPECTO DENOMINADO “VALOR AGREGADO DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA” ... 7

3.2 DEBILIDADES CON RESPECTO A LA PERCEPCIÓN DE CALIDAD DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA ... 9

4. CONCLUSIONES ... 15

4.1 OPINIÓN SOBRE LA EFICIENCIA Y EFICACIA VINCULADA CON EL VALOR AGREGADO DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA……… ... 15

4.2 OPINIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS PARA EL EJERCICIO DE LA AUDITORÍA INTERNA ... 15

4.3 RESUMEN DEL RESULTADO RELATIVO AL CUMPLIMIENTO DE LAS NEAI Y DEL MNGA ... 15

4.4 SOBRE LA PERCEPCIÓN DE CALIDAD DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA ... 16

5. RECOMENDACIONES ... 17 ANEXOS

 Anexo N° 1 “Resumen de la evaluación del cumplimiento de las normas para el ejercicio de la auditoría interna (Herramienta Nº 08)”

 Anexo Nº 2 “Avance implementación Plan de Mejora autoevaluación de calidad 2009-2010”.

 Anexo N° 3 “Avance implementación Plan de Mejora autoevaluación de calidad 2011”

 Anexo Nº 4 “Plan de Mejora sobre los resultados autoevaluación de calidad 2012”

 Anexo Nº 5 “Avance en la implementación Plan de Mejora relativo a la Valoración del Riesgo 2012”

 Anexo Nº 6 “Avance en la implementación Plan de Mejora relativo a la Autoevaluación Anual del SCI”

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1 RESUMEN EJECUTIVO

La Auditoría Interna del SFE, en cumplimiento a su Plan Anual de Labores del 2013 (numeral 1.7) y lo establecido en el artículo 27 de su Reglamento de Organización y Funcionamiento¹ (disposición ajustada a

dar cumplimiento a las “Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público” (NEAI) -Resolución R-DC.119-2009-, el “Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público”

(MNGA) -M-2-2006-CO-DFOE- y las “Directrices para la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas del Sector Público” -Resolución R-CO-33-2008-); realizó la autoevaluación anual de calidad correspondiente al período 2012.

Los objetivos de la autoevaluación fueron:

a) Evaluar la eficiencia y la eficacia de la actividad de auditoría interna (específicamente, en lo que respecta al valor agregado), así como la percepción sobre calidad de la misma.

b) Identificar e implementar oportunidades de mejora para la actividad de auditoría interna.

c) Brindar una opinión sobre el cumplimiento de las “Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público”; específicamente en cuanto al valor agregado que genera la actividad de la auditoría interna.

d) Determinar el grado de implementación de las acciones contenidas en los planes de mejora relativos a los informes de autoevaluación de calidad correspondientes a los períodos 2009-2010 y 2011.

e) Determinar el grado de implementación de las acciones contenidas en los planes de mejora relativos al proceso de valoración del riesgo y la autoevaluación anual del sistema de control interno.

1) Sobre el cumplimiento de las NEAI y del MNGA

En el cuadro siguiente se presenta el grado de cumplimiento porcentual con relación a las normas que regulan la actividad de la auditoría interna en lo relativo a los “atributos” y el “desempeño”, producto de los resultados obtenidos:

 Con relación a los “Atributos de la Auditoría Interna y de su personal” y “Administración de la actividad de auditoría interna” (primer y segundo ciclo): Conforme lo dispuesto en la metodología, se considera el nivel de cumplimiento informado en los oficios AI SFE 098-2011 del 13/06/2011 y AI SFE 115-2012 del 29/06/2012 (resultados de las autoevaluaciones de calidad de los períodos 2009-2010 y 2011).

 Con respecto al “Valor Agregado de la actividad de auditoría interna”: Cumplimiento de las normas contenidas en las NEAI (según objetivo y alcance definido para el tercer ciclo de autoevaluación de calidad).

NORMAS EVALUADAS Primer

Ciclo Segundo

Ciclo Tercer

Ciclo Peso en la

evaluación Peso en el grupo

1. NORMAS SOBRE ATRIBUTOS 80.63% 84% 84% 60%

1.1 Propósito, autoridad y responsabilidad 87.50% 92% 92% 60%

1.2 Pericia y debido cuidado profesional 75% 75% 75% 20%

1.3 Aseguramiento de la calidad 60% 68% 68% 20%

Independencia y objetividad 100% (este aspecto fue ajustado en la normativa vigente) El cuadro continúa en la página siguiente.

1Decreto Ejecutivo Nº 36356-MAG

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2 NORMAS EVALUADAS Primer

2. NORMAS SOBRE DESEMPEÑO No aplica 80% 73% 40%

2.1 Administración No aplica 100% 100% 10%

2.2 Planificación No aplica 80% 80% 10%

2.3 Naturaleza del trabajo No aplica No aplica 63% 10%

2.4 Administración de recursos No aplica 50% 50% 5%

2.5 Políticas y procedimientos No aplica 50% 50% 5%

2.6 Informes de desempeño No aplica 100% 100% 5%

2.7 Planificación puntual No aplica No aplica 50% 10%

2.8 Ejecución del trabajo No aplica No aplica 80% 15%

2.9 Supervisión No aplica No aplica 100% 5%

2.10 Comunicación de los resultados No aplica No aplica 70% 15%

2.11 Seguimiento de acciones sobre resultados No aplica No aplica 65% 10%

PROMEDIO OBTENIDO 80.63% 82% 79% 100% ---

Aspecto apegados a la norma pero que igualmente deben ser sujetos a revisión periódica, y de corresponder realizar los ajustes en forma oportuna Aspectos apegados a la norma pero que están sujetos a acciones de mejora (Anexos Nos. 2, 3, 4, 5 y 6)

Aspectos normados y que la Auditoría Interna no está cumpliendo

Aspectos que son analizados conforme al ciclo de autoevaluación de calidad / Resolución R-CO-33-2008 de la CGR

Considerando en forma integral los resultados obtenidos por la Auditoría Interna del SFE al concluir el tercer ciclo (acumula resultados del primer y segundo ciclo); se puede afirmar que se vienen realizando esfuerzos importantes para fortalecer el sistema de control interno de este órgano de fiscalización, en beneficio de la organización. A pesar de lo anterior, dichos resultados exigen adoptar una serie de acciones cuya implementación le permita a la Auditoría Interna cumplir a cabalidad con las NEAI y MNGA;

gestión que debe verse traducida en la elaboración, ejecución y evaluación de los respectivos planes de acción.

Se concluye que la Auditoría Interna cumple en la actualidad con la normativa que regula lo relativo a los

“Atributos” y el “Desempeño”; salvo por lo que se describe en el presente Informe y en la Herramienta Nº 08 “Resumen de la evaluación del cumplimiento de las normas” (Anexo N° 1).

2) Sobre la percepción de calidad de la actividad de auditoría interna

A efecto de conocer la percepción de calidad de la actividad de auditoría interna que se tiene en la institución, se aplicaron encuestas a la Directora del SFE (en su condición de Jerarca del SFE), a una muestra de funcionarios de las dependencias auditadas y a los servidores de la Auditoría Interna.

Los resultados expresados en dichas encuestas son considerados favorables en lo que respecta a la labor realizada por la Auditoría Interna. Sin embargo, tomando en cuenta algunos comentarios consignados en las mismas, la Auditoría Interna deberá adoptar en los casos en que corresponda, las medidas necesarias para mejorar su gestión; así como emprender acciones que permitan informar sobre la naturaleza de los diferentes servicios que se brindan, situación que permitirá una mayor comprensión de su labor y tratar de impactar en forma positiva en aquellos aspectos cuya percepción es deficitaria, respecto a la calidad del servicio que brinda este órgano de fiscalización.

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3

1. INTRODUCCIÓN 1.1 ORIGEN

La Auditoría Interna del SFE, en cumplimiento a su Plan Anual de Labores del 2013 (numeral 1.7) y lo establecido en el artículo 27 de su Reglamento de Organización y Funcionamiento² (disposición normativa ajustada a dar cumplimiento a las “Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público” –NEAI / Resolución R-DC.119-2009-; el “Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público” -MNGA / M-2-2006-CO-DFOE- y las

“Directrices para la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas del Sector Público”

-Resolución R-CO-33-2008-); realizó la autoevaluación anual de calidad correspondiente al período 2012.

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Evaluar la eficiencia y la eficacia de la actividad de auditoría interna (en lo que respecta al valor agregado), y la percepción sobre calidad de la citada actividad.

1.2.2 Identificar e implementar oportunidades de mejora para la actividad de auditoría interna.

1.2.3 Brindar una opinión sobre el cumplimiento de las “Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público”; específicamente en cuanto al valor agregado que genera la actividad de auditoría interna.

1.2.4 Determinar el grado de implementación de las acciones contenidas en los planes de mejora relativos a los informes de autoevaluación de calidad de los períodos 2009-2010 y 2011.

1.2.5 Determinar el grado de implementación de las acciones contenidas en los planes de mejora relativos al proceso de valoración del riesgo y la autoevaluación anual del sistema de control interno.

1.3 ALCANCE

En atención a lo dispuesto en el artículo 27 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del SFE, se verificó el cumplimiento de las “Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público”(Resolución R-DC.119-2009) y el “Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público” (M-2-2006-CO-DFOE-). En adelante, las siglas

“NEAI” y “MNGA” se referirán a esas normas.

Tomando en cuenta lo descrito en el párrafo anterior y conforme lo dispuesto en la directriz 4.1 del documento “Directrices para la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas del Sector Público” (Resolución R-CO-33-2008), la presente autoevaluación se focalizó en valorar la percepción sobre calidad de los servicios brindados por la Auditoría Interna del SFE para el período 2012 y lo relativo a la verificación del valor agregado de la actividad de auditoría interna.

2Decreto Ejecutivo Nº 36356-MAG

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4 En forma consecuente con lo mencionado en los dos párrafos anteriores; la autoevaluación realizada consistió en:

1.3.1 Identificar los servicios brindados a la administración activa durante el período objeto de estudio (auditorías, seguimientos, asesorías, advertencias, legalización de libros, otros).

1.3.2 Aplicar y procesar una encuesta de opinión/satisfacción respecto de la actividad emprendida por la Auditoría Interna, entre los siguientes sujetos institucionales:

 Directora del SFE (Herramienta 02-3 de la CGR).

 Dependencias a las cuales se les brindaron servicios (Muestra / Herramienta 03-3 de la CGR).

 Funcionarios de la auditoría interna (Herramienta 04-3 de la CGR).

1.3.3 Verificar el cumplimiento de las “NEAI” y del “MNGA”, respecto al: “valor agregado de la actividad de auditoría interna” (Herramientas 07-1 y 07-2 de la CGR).

1.3.4 Verificar el cumplimiento de las normas contempladas en la resolución NEAI (Herramienta Nº 8 – “administración de la actividad de auditoría interna”).

1.3.5 Analizar, valorar y aprobar los resultados obtenidos (hojas de trabajo).

1.3.6 Identificar, analizar y seleccionar acciones de mejora (Herramienta 10-2 de la CGR).

1.3.7 Dar seguimiento a las acciones contenidas en los planes de mejora de los períodos 2009-2010 y 2011 (Herramienta 10-3 de la CGR); así como en los planes de acción relacionados con la valoración del riesgo y la autoevaluación anual del SCI.

1.4 PERÍODO REVISADO

Período 2012; extendiéndonos al año 2013 con relación a los planes de acción relacionados con la valoración del riesgo y la autoevaluación anual del sistema de control interno.

1.5 LIMITACIONES

No se encontraron limitaciones que entorpecieran la obtención de información que sirvió de fundamento para comunicar los resultados alcanzados respecto a la autoevaluación de calidad de la actividad de auditoría interna llevada a cabo.

1.6 NORMAS TÉCNICAS DE AUDITORÍA

En la ejecución de la presente autoevaluación de calidad, se cumplió con lo dispuesto en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del SFE (Decreto Ejecutivo Nº 36356-MAG) y las “Directrices para la Autoevaluación Anual de Calidad de las Auditorías Internas del Sector Público” (Resolución R-CO-33-2008); así como aquellas otras regulaciones establecidas para las Auditorías Internas en el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

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5

2. ANTECEDENTES

2.1 Sobre la autoevaluación de calidad de la actividad de auditoría interna correspondiente al período 2009-2010 (primer ciclo)

Mediante el oficio AI SFE 098-2011 del 13/06/2011, la Auditoría Interna comunicó el Informe de autoevaluación de calidad y el respectivo Plan de Mejora, correspondiente al primer ciclo (sobre atributos y percepción de calidad de la actividad de auditoría interna), según las “Directrices para la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas del Sector Público”

(Resolución R-CO-33-2008).

2.2 Sobre la autoevaluación de calidad de la actividad de auditoría interna correspondiente al período 2011 (segundo ciclo)

Con oficio AI SFE 115-2012 del 29/06/2012, la Auditoría Interna comunicó el Informe de autoevaluación de calidad y el respectivo Plan de Mejora correspondiente al segundo ciclo (sobre administración y percepción de calidad de la actividad de auditoría interna), según las

“Directrices para la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas del Sector Público” (Resolución R-CO-33-2008).

2.3 Sobre la valoración del riesgo relativa al proceso sustantivo bajo la responsabilidad de la Auditoría Interna

Los resultados de la valoración del riesgo del proceso sustantivo de la actividad de auditoría interna, realizado como parte de las acciones emprendidas por la administración activa para fortalecer el SEVRI (incluyendo las acciones de mejora identificadas), fueron validados por esta Auditoría Interna según se señaló en el oficio AI SFE 024-2013 del 26/10/2013.

2.4 Sobre la autoevaluación anual del sistema de control interno de la Auditoría Interna

Por medio del oficio AI SFE 084-2013 de fecha 23/05/2013, se remitieron a la Dirección del SFE los resultados de la autoevaluación anual del sistema de control interno de la Auditoría Interna;

con la identificación de las respectivas acciones de mejora. En el citado oficio se señaló lo siguiente:

(…) Considerando que la metodología aplicada por el SFE únicamente está autoevaluando aspectos básicos desde un punto de vista general, pero que su efecto es sustantivo como parte integral de las medidas que se tienen que adoptar en el proceso de implementación y fortalecimiento del modelo de control interno institucional; es satisfactorio señalar que los esfuerzos que viene realizando esta Auditoría Interna nos permiten obtener una calificación de “experto” respecto al grado de madurez de su sistema de control interno.

(…)

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6 Tomando en cuenta que a este órgano de fiscalización le corresponde avanzar en dicho

cometido en forma gradual con relación a los aspectos que deben ser implementados respecto al citado PAC, conforme a las regulaciones establecidas por la Contraloría General de la República, es necesario indicar lo siguiente:

 Mediante oficio AI SFE 098-2011 del 13/06/2011, se informó que esta Auditoría Interna obtuvo un porcentaje de cumplimiento global de un 80,63%, como resultado de evaluar los aspectos relacionados con las “Normas sobre atributos”

(período 2009-2010).

 Con oficio AI SFE 115-2012 del 29/06/2012, se comunicó que este órgano de fiscalización obtuvo un porcentaje de cumplimiento global de un 82%, como resultado de haber ajustado lo relativo a las “Normas sobre atributos” y evaluar los aspectos relacionados con las “Normas sobre el desempeño” relativas a la administración de la actividad de la auditoría interna (período 2011).

 Antes del 30 de junio del presente año, se deben comunicar los resultados que se obtengan producto del nivel de cumplimiento que muestre esta Auditoría con relación a las “Normas sobre el desempeño” relativas al valor agregado de la actividad de la auditoría interna (período 2012).

Aunque en apariencia el resultado de la autoevaluación de control interno debería coincidir plenamente con el porcentaje de cumplimiento de los temas regulados en las NAI y MNGA;

la aplicación de diferentes metodologías y la forma en que se evalúan los temas, no permiten generar ese vínculo directo de comparación. Sin embargo, sí se aprecia que ambos resultados están orientados a establecer en esta Auditoría un sistema de control interno que se ajuste al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

A pesar de haber obtenido en la presente autoevaluación parcial una calificación de

“experto” con respecto al grado de madurez del sistema de control interno; lo anterior no significa, que este órgano de fiscalización haya logrado un nivel óptimo de cumplimiento con relación a la implementación de su sistema de control interno; sino más bien, dicha situación nos obliga a realizar mayores esfuerzos para implementar las medidas necesarias que permitan mantener y fortalecer los aspectos que han sido incorporados a nuestra gestión; así como visualizar aquellos que deben ser corregidos y ejecutados en el corto y mediano plazo, a efecto de contar en forma efectiva con un sistema de control interno alineado al modelo establecido por el SFE.

(…)

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7

3. RESULTADOS

3.1 Debilidades vinculadas con las normas que regulan el aspecto denominado “valor agregado de la actividad de auditoría interna”

3.1.1 Criterio

3.1.1.1 Ley General de Control Interno N° 8292, artículos 6, 32 y 33.

3.1.1.2 Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (NEAI) (Resolución R-DC.119-2009); normas 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, 1.1.4, 2.3, 2.7, 2.8, 2.9, 2.10 y 2.11.

3.1.1.3 Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (MNGA) (M-2-2006-CO-DFOE), normas 203, 204, 205, 207, 208 y 209.

3.1.2 Condición

3.1.2.1 Sobre la naturaleza del trabajo (Norma 2.3 NEAI)

Aun cuando la Auditoría Interna ha realizado esfuerzos para auditar aspectos relacionados con la evaluación de los procesos institucionales de valoración del riesgo, control y dirección; se determinó que los procedimientos y prácticas adoptadas no son suficientes para cumplir a

cabalidad con lo dispuesto en las sub-normas 2.3.1 “Riesgo”, 2.3.2 “Control” y 2.3.3. “Dirección”. Dicha situación provocó que se depuraran y diseñaran procedimientos y

formatos cuya implementación facilite y fortalezca la gestión vinculada con el cumplimiento de esas normas; instrumentos que se encuentran en proceso de revisión para su posterior codificación y aprobación.

3.1.2.2 Sobre la planificación puntual (Norma 2.7 NEAI)

En atención a los procedimientos vigentes, cada estudio de auditoría realizado cuenta con una planificación puntual debidamente documentada. No obstante lo anterior, por lo reciente del primer escenario relacionado con la valoración del riesgo institucional; este aspecto venía siendo fiscalizado en términos generales, situación que propiciaba el comunicar recomendaciones orientadas al establecimiento del SEVRI. Otro aspecto que no ha sido considerado por la Auditoría Interna, es lo relativo a especificar sobre los objetivos e indicadores de desempeño vinculados con la actividad sujeta a fiscalización.

3.1.2.3 Sobre la ejecución del trabajo (Norma 2.8 NEAI / Norma 204 MNGA)

La ejecución del trabajo de auditoría está soportada en los programas específicos que se elaboran y aprueban como parte de la Fase II denominada “Estrategias de Fiscalización”. No obstante, un aspecto que debe mejorar la Auditoría Interna en sus procedimientos, es el relacionado con el establecimiento de los métodos estadísticos que permitan la selección y análisis de muestras, dependiendo del objetivo y el alcance de la auditoría.

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8 3.1.2.4 Sobre la comunicación de resultados (Norma 2.10.1 NEAI /

Norma 205 MNGA)

La Auditoría Interna ha realizado una introspección a efecto de elaborar informes en un lenguaje sencillo y conciso, (considerando las observaciones que ha manifestado la Administración Activa); situación que ha permitido, desde nuestro punto de vista, una mejora importante. Sin embargo, la Administración mantiene su posición; razón por la cual, este órgano de fiscalización valorará con mayor detenimiento este asunto, con el fin de mejorar lo que corresponda.

Por otra parte, la Auditoría Interna no viene realizando el análisis documentado, que le permita determinar (para cada estudio de auditoría en particular), según las circunstancias, cuáles de las normas contenidas en el NEAI y el MNGA no son posibles de cumplir. Sobre este aspecto, se elaboró un formato cuya aplicación permitirá llevar a cabo el citado análisis; el cual se encuentra en proceso de revisión para su posterior codificación y aprobación.

3.1.2.5 Sobre el seguimiento de productos de auditoría (Norma 2.11 NEAI)

La Auditoría Interna tiene establecido un sistema de información asistido por aplicaciones tecnológicas (Word / Excel). Asimismo se está en la etapa de depuración del sistema automatizado desarrollado por la Unidad de Tecnología de la Información del SFE, mediante el cual se estaría ejerciendo un mejor control sobre la atención por parte de la administración activa, de los productos emitidos por órganos de fiscalización.

Un aspecto que debe mejorar la Auditoría Interna está relacionado con la programación y ejecución de los servicios de seguimiento; situación que permitirá cumplir a cabalidad con lo dispuesto en las sub-normas 2.11.1 y 2.11.2. Consistente con lo anterior, se procedió a depurar el procedimiento que regula la realización de servicios de auditoría; el cual se encuentra en proceso de revisión para su posterior codificación y aprobación.

3.1.3 Causa

Considerando que la metodología que regula el aseguramiento de calidad de la actividad de auditoría interna, responde a un proceso paulatino; dicha situación provoca que el sistema de control interno de la Auditoría Interna presente debilidades que deben ser atendidas mediante el diseño e implementación oportuna de acciones de mejora.

3.1.4 EFECTO

La no atención oportuna de las debilidades que presenta el sistema de control interno de la Auditoría Interna, estaría incidiendo en forma negativa en el cumplimiento de las funciones y responsabilidades que le fueron asignadas; situación que de mantenerse, no estaría propiciando condiciones favorables para que la gestión realizada contribuya a cabalidad con el fortalecimiento del sistema de control interno de la organización y por ende en el cumplimiento de objetivos institucionales.

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3.2 Debilidades con respecto a la percepción de calidad de la actividad de auditoría interna

3.2.1 Criterio

3.2.1.1 Directrices para la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas del Sector Público” (Resolución R-CO-33-2008)

3.2.1.2 Herramientas 02-3, 03-3 y 04-3 (encuesta de opinión/satisfacción respecto de la actividad emprendida por la Auditoría Interna)

3.2.2 Condición

Se aplicaron encuestas a la Directora del SFE (en su condición de Jerarca del SFE), a una muestra de dependencias auditadas (en este caso encuesta anónima) y a los funcionarios de la Auditoría Interna; a efecto de conocer la percepción que tienen sobre la calidad de la actividad de auditoría interna, (según la metodología establecida por la Contraloría General de la República).

Una vez realizada la tabulación de la información recolectada en las encuestas, se presentan los siguientes resultados:

3.2.2.1 Sobre la percepción del jerarca (Directora del SFE)

En el cuadro N° 1 se muestran los resultados de la encuesta de percepción emitida por la Directora del SFE relativa a la autoevaluación de calidad del año 2012; y su comparación con la percepción relativa a las autoevaluaciones de calidad de los períodos 2009, 2010 y 2011:

Cuadro N°1

N° Asunto consultado 2009 2010 2011 2012

1 La ubicación organizacional de la actividad de auditoría asegura una comunicación fluida y oportuna con el jerarca.

2 La ubicación orgánica y la estructura de la AI aseguran que la actividad esté libre de restricciones y que se alcancen sus objetivos.

3 La actividad de auditoría brinda oportunamente servicios al jerarca, incluyendo auditorías, asesorías y advertencias.

4 La actividad de auditoría brinda servicios de alta calidad al jerarca, incluyendo auditorías, asesorías y advertencias.

5 La auditoría constituye un efectivo apoyo al jerarca para el desempeño de las funciones que corresponden a éste.

6 La auditoría interna comunica al jerarca su plan de trabajo y considera las observaciones de éste.

7 La auditoría comunica al jerarca sobre el cumplimiento del plan de trabajo de la unidad, mediante al menos un informe anual.

8 Los funcionarios de la AI tienen los conocimientos, las aptitudes y las competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades

9 Los funcionarios de la auditoría interna se conducen con objetividad y profesionalismo en el desarrollo de su gestión

10 Los funcionarios de la auditoría interna observan las regulaciones sobre la confidencialidad de los denunciantes y sobre la información a la que tienen acceso durante los estudios que realizan

11 Los trabajos que realiza la auditoría interna profundizan suficientemente en los asuntos objeto de estudio 12 Los estudios que realiza la auditoría interna se dirigen a las áreas de mayor riesgo.

13 Las comunicaciones de los resultados de los trabajos que realiza la AI son precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas.

14 Los resultados de los servicios de la auditoría interna son comunicados oportunamente a los funcionarios que tengan la competencia y autoridad para la toma de acciones.

15 Los hallazgos de la auditoría referidos a presuntas responsabilidades son comunicados por la auditoría interna en la forma, con la oportunidad y a la instancia pertinentes.

16 La AI posee los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros, necesarios y suficientes para cumplir con su gestión, de conformidad con lo previsto en la Ley General de Control Interno.

17 La auditoría interna tiene una productividad acorde con los recursos que le han sido asignados.

18 La auditoría interna contribuye al mejoramiento del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI).

19 La auditoría interna contribuye al mejoramiento del sistema de control interno institucional.

20 La auditoría interna contribuye al mejoramiento de los procesos de dirección de la organización.

CUMPLIMIENTO: Color Verde = De acuerdo / Color Amarillo = Parcialmente de acuerdo / Color Rojo = En desacuerdo / Color Morado = No sabe

(15)

10 En el cuadro N° 2 se reflejan en forma porcentual los resultados obtenidos considerando las respuestas contenidas en las encuestas de percepción de los períodos 2009, 2010, 2011 y 2012:

(la encuesta se conforma de 20 consultas)

Cuadro N° 2

Respuesta/Cumplimiento Color 2009 2010 2011 2012

Cant. % Cant. % Cant. % Cant. %

De acuerdo 17 85% 20 100% 18 90% 17 85%

Parcialmente de acuerdo 3 15% -- -- 2 10% 3 15%

Desacuerdo -- -- -- -- -- -- --

No sabe / No responde -- -- -- -- -- -- --

Totales 20 100% 20 100% 20 100% 20 100%

(16)

11

3.2.2.2 Sobre la percepción de las dependencias auditadas

En el cuadro N° 3 se resumen las respuestas obtenidas en la encuesta de percepción relativa a la autoevaluación de calidad de la actividad de auditoría interna del año 2012, dirigida a las instancias auditadas. Se remitieron 16 encuestas y fue respondida por 15 funcionarios.

Cuadro N° 3

N° Asunto consultado Cantidad e identificación de las encuestas anónimas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1 Entre la auditoría interna y su unidad se da una comunicación fluida y oportuna 2 La actividad de auditoría interna brinda oportunamente servicios a su unidad 3 La actividad de AI brinda servicios de alta calidad a su unidad

4 La AI constituye un efectivo apoyo a su unidad para el desempeño de las funciones que le corresponden 5 Los funcionarios de la AI se conducen con objetividad y profesionalismo en el desarrollo de su gestión

6 Los funcionarios de la AI observan las regulaciones sobre la confidencialidad de los denunciantes y sobre la información a la que tienen acceso durante los estudios que realizan (LGCI N° 8292, artículos 6, 32 y 33)

7 Los trabajos que realiza la AI profundizan suficientemente en los asuntos objeto de estudio 8 Los estudios que realiza la AI se dirigen a las áreas de mayor riesgo en su unidad

9 De previo al inicio de un estudio en su unidad, la AI le notifica oportunamente el propósito y el alcance del estudio por realizar

10 Los requerimientos de información y apoyo que la AI plantea a su unidad para el desarrollo de los estudios y la prestación de otros servicios son razonables en cuanto a forma, condiciones y plazo

11 Las comunicaciones de los resultados de los trabajos que la AI realiza en su unidad son precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas

12 De previo a la emisión de los informes de auditoría, la AI realiza una comunicación verbal de los resultados de los estudios efectuados en su unidad, con las excepciones previstas en el ordenamiento jurídico aplicable

13 La AI contribuye al mejoramiento del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI) en los asuntos que interesan a su unidad

14 La AI contribuye al mejoramiento del sistema de control interno en lo que corresponde a su unidad 15 La AI contribuye al mejoramiento de los procesos de dirección en lo que corresponde a su unidad

CUMPLIMIENTO: Color Verde = De acuerdo / Color Amarillo = Parcialmente de acuerdo / Color Rojo = En desacuerdo / Color Morado = No sabe / Color azul = Sin respuesta

(17)

12 Al multiplicar las 15 encuestas recibidas por las 15 consultas que conforman la encuesta, se obtiene un total de 225 respuestas; las que se clasifican de la siguiente manera:

Cuadro N° 4

Respuesta Color Cantidad %

De acuerdo 163 72 %

Parcialmente de acuerdo 30 13 %

Desacuerdo 8 4 %

No sabe / No responde 10 5 %

No se consignó respuesta 14 6 %

Total respuestas 225 100%

(18)

13

3.2.2.3 Sobre la percepción de los funcionarios de la Auditoría Interna

³

En el cuadro N° 5 se resumen las respuestas obtenidas en la encuesta de percepción relativa a la autoevaluación de calidad de la actividad de auditoría interna del año 2012, dirigida a los tres funcionarios de la Auditoría.

Cuadro N° 5

N° Asunto consultado Encuestas

1 2 3

1 La comunicación entre la auditoría interna y las diferentes unidades de la organización es fluida y oportuna 2 El jerarca y la administración activa tienen un entendimiento cabal del papel que le corresponde a la auditoría interna

dentro de la organización

3 La ubicación orgánica y la estructura de la actividad de auditoría interna aseguran que la actividad esté libre de restricciones y se alcancen los objetivos de la auditoría interna

4 Los funcionarios de la auditoría interna tienen un conocimiento adecuado sobre la normativa aplicable a la actividad de auditoría interna, tal como las "Normas para el ejercicio de la auditoría interna" y la "Ley General de Control Interno"

5 Los funcionarios de la auditoría interna tienen un conocimiento adecuado de los procesos, las operaciones, los riesgos relevantes y los controles de la organización

6 Los funcionarios de la auditoría interna tienen un conocimiento adecuado de indicadores de fraude, auditoría de tecnologías de información, y otras técnicas y herramientas aplicables para el desarrollo de la actividad 7 Los funcionarios de la auditoría interna tienen habilidad para la comunicación verbal y escrita.

8 La evaluación del desempeño de los funcionarios de la auditoría interna es un mecanismo de retroalimentación y mejora continua

9 En la práctica, la auditoría interna obtiene de los funcionarios pertinentes, los informes, datos, documentos, colaboración, asesoramiento y facilidades que demande el ejercicio de la actividad

10 Los funcionarios de la auditoría interna son supervisados adecuada y oportunamente durante el desarrollo de los servicios que brinda la unidad

11 La auditoría interna posee los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros, necesarios y suficientes para cumplir con su gestión, de conformidad con lo previsto en la Ley General de Control Interno

12 Los funcionarios de la auditoría interna participan activamente en la planificación estratégica y operativa de la unidad 13 Las políticas y procedimientos para el desarrollo de los servicios de la auditoría interna son suficientes, claros,

actualizados, efectivos y de conocimiento general.

14 Los funcionarios de la auditoría interna participan activamente en el desarrollo de las políticas y los procedimientos para el desarrollo de los servicios de la auditoría interna

15 Los funcionarios de la auditoría interna están satisfechos con las oportunidades de desarrollarse profesionalmente en la unidad

CUMPLIMIENTO: Color Verde = De acuerdo / Color Amarillo = Parcialmente de acuerdo / Color Rojo = En desacuerdo / Color Morado = No sabe

En el cuadro N° 6 se resumen los resultados obtenidos producto de las tres encuestas contestadas:

Cuadro N° 6 Respuesta Color Cantidad %

De acuerdo 34 76 %

Parcialmente de acuerdo 11 24 %

Desacuerdo -- --

No sabe / No responde -- --

Totales 45 100%

3 La encuesta fue contestada por 3 servidores (incluyendo al Auditor Interno)

(19)

14

3.2.3 Causa

3.2.3.1 Posible insuficiencia de los mecanismos de comunicación utilizados para informar oportunamente y con mayor precisión respecto al quehacer de la Auditoría Interna.

3.2.4 Efecto

3.2.4.1 Lo señalado en el numeral 3.2.3.1 anterior, eventualmente está incidiendo en que funcionarios del SFE tengan una percepción deficitaria respecto a algunos aspectos vinculados con la calidad del servicio que brinda la Auditoría Interna.

(20)

15

4. CONCLUSIONES

4.1 Opinión sobre la eficiencia y eficacia vinculada con el valor agregado de la actividad de auditoría interna

Desde su conformación y entrada en operación (febrero 2009), la Auditoría Interna del SFE ha venido realizando esfuerzos importantes para ajustar su funcionamiento al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente (incluyendo lo relativo a las NEAI y el MNGA); situación que ha facilitado que la actividad de la auditoría interna esté soportada en una plataforma que garantiza en forma razonable una debida conducción técnica y profesional de las labores que realiza este órgano de fiscalización, lo que implica que se deben mantener acciones permanentes para la mejora continua.

Es nuestra opinión que los resultados producto del tercer ciclo de la autoevaluación anual de calidad de la actividad de auditoría interna, (acumula el porcentaje de cumplimiento obtenido producto de los aspectos evaluados en el primer y segundo ciclo), en términos generales fueron favorables. No obstante, en forma consecuente con lo descrito en el párrafo anterior, y en apego a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico y técnico aplicable a la actividad de auditoría interna, se debe continuar haciendo esfuerzos a efecto de realizar las acciones necesarias para ajustar a cabalidad el sistema de control interno de la Auditoría Interna del SFE al cumplimiento de la normativa vigente (NEAI, MNGA y Modelo de Control Interno del SFE).

4.2 Opinión sobre el cumplimiento de las normas para el ejercicio de la actividad de auditoría interna

Consecuente con lo señalado en el numeral 4.1 anterior, la Auditoría Interna cumple con la normativa contenida en las NEAI y el MNGA respecto a lo regulado con relación al tema del valor agregado de la auditoría interna; salvo por lo expresamente indicado en el numeral 3 denominado “Resultados” del presente informe y en la Herramienta Nº 08

“Resumen de la evaluación del cumplimiento de las normas” (Anexo N° 1); situación que requiere de la implementación del plan de mejora elaborado para tales efectos, con el fin de lograr un cumplimiento satisfactorio y ajustar su accionar a la normativa vigente que regula el ejercicio profesional vinculado con la actividad de auditoría interna en el Sector Público (Anexos Nos. 2, 3, 4, 5 y 6).

4.3 Resumen del resultado relativo al cumplimiento de las NEAI y del MNGA

En el cuadro N° 7 de la página siguiente, se muestra el grado de cumplimiento porcentual con relación a las normas denominadas “atributos” y “desempeño”, producto de los resultados obtenidos:

(21)

16

 Con relación a los “Atributos de la Auditoría Interna y de su personal” y

“Administración de la actividad de auditoría interna” (primer y segundo ciclo): Conforme lo dispuesto en metodología, se considera el nivel de cumplimiento informado en los oficios AI SFE 098-2011 del 13/06/2011 y AI SFE 115-2012 del 29/06/2012 (resultados de las autoevaluaciones de calidad de los períodos 2009-2010 y 2011).

 Con respecto al “Valor Agregado de la actividad de auditoría interna”:

Cumplimiento de las normas contenidas en las NEAI (según objetivo y alcance definido para el tercer ciclo de autoevaluación de calidad).

Cuadro N° 7 NORMAS EVALUADAS Primer

1. NORMAS SOBRE ATRIBUTOS 80.63% 84% 84% 60%

1.1 Propósito, autoridad y responsabilidad 87.50% 92% 92% 60%

1.2 Pericia y debido cuidado profesional 75% 75% 75% 20%

1.3 Aseguramiento de la calidad 60% 68% 68% 20%

Independencia y objetividad 100% (este aspecto fue ajustado en la normativa vigente)

2. NORMAS SOBRE DESEMPEÑO No aplica 80% 73% 40%

2.1 Administración No aplica 100% 100% 10%

2.2 Planificación No aplica 80% 80% 10%

2.3 Naturaleza del trabajo No aplica No aplica 63% 10%

2.4 Administración de recursos No aplica 50% 50% 5%

2.5 Políticas y procedimientos No aplica 50% 50% 5%

2.6 Informes de desempeño No aplica 100% 100% 5%

2.7 Planificación puntual No aplica No aplica 50% 10%

2.8 Ejecución del trabajo No aplica No aplica 80% 15%

2.9 Supervisión No aplica No aplica 100% 5%

2.10 Comunicación de los resultados No aplica No aplica 70% 15%

2.11 Seguimiento de acciones sobre resultados No aplica No aplica 65% 10%

PROMEDIO OBTENIDO 80.63% 82% 79% 100% ---

Aspecto apegados a la norma pero que igualmente deben ser sujetos a revisión periódica, y de corresponder realizar los ajustes en forma oportuna Aspectos apegados a la norma pero que están sujetos a acciones de mejora (Anexos Nos. 2, 3, 4, 5 y 6)

Aspectos normados y que la Auditoría Interna no está cumpliendo

Aspectos que son analizados conforme al ciclo de autoevaluación de calidad / Resolución R-CO-33-2008 de la CGR

4.4 Sobre la percepción de calidad de la actividad de auditoría interna

A efecto de conocer la percepción de calidad de la actividad de auditoría interna que se tiene en la institución, se aplicaron encuestas a la Directora del SFE (en su condición de Jerarca del SFE), a una muestra de funcionarios de las dependencias auditadas y a los servidores de la Auditoría Interna.

Los resultados expresados en dichas encuestas son considerados favorables en lo que respecta a la labor realizada por la Auditoría Interna. Sin embargo, tomando en cuenta algunos comentarios consignados en las mismas, la Auditoría Interna deberá adoptar en los casos en que corresponda, las medidas necesarias para mejorar su gestión; así como emprender acciones que permitan informar sobre la naturaleza de los diferentes servicios que se brindan, situación que permitirá una mayor comprensión de su labor y tratar de impactar en forma positiva en aquellos aspectos cuya percepción es deficitaria, respecto a la calidad del servicio que brinda este órgano de fiscalización.

(22)

17

5. RECOMENDACIONES

El Auditor Interno del SFE, deberá gestionar las siguientes recomendaciones:

5.1 Realizar las acciones que permitan implementar el plan de mejora propuesto en la Herramienta Nº 10 “Modelo de Plan de Mejora” (Anexo N° 4), de manera que los resultados que se obtengan posibiliten ubicar a la Auditoría Interna del SFE en un nivel satisfactorio de cumplimiento, con respecto a las “Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público” y el “Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público” (en relación al tema del “valor agregado en la actividad de auditoría interna”). Adicionalmente se deben establecer los controles apropiados para garantizar su ejecución, mediante revisiones periódicas que permitan medir el grado de avance alcanzado conforme al Plan de Mejora establecido.

5.2 Concluir con la implementación de la acciones de mejora que se encuentran en proceso de cumplimiento, las cuales forman parte de los planes de mejora relativos a las autoevaluaciones de la calidad correspondientes a los períodos 2009-2010 y 2011 (Anexos Nos. 2 y 3). Consecuente con lo anterior se deberán adoptar las medidas que permitan implementar las acciones de mejora establecidas como producto de los:

 Resultados de la Valoración de Riesgos, comunicados y validados mediante oficio AI SFE 024-2013 del 26/02/2013 (Anexo N° 5).

 Resultados de la Autoevaluación del Sistema de Control Interno, comunicados mediante oficio AI SFE 084-2013 del 23/05/2013 (Anexo N° 6).