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CAPITULO II.
MARCO TEÓRICO
Este capítulo contiene efectúa la identificación y documentación de las variables de estudio y la revisión de la literatura en torno a los sistemas de información y al control y seguimiento de las pasantías ocupacionales, así como la operacionalización de las mismas y la definición de los términos básicos utilizados en esta investigación.
A. FUNDAMENTACION TEORICA:
Los parámetros teóricos desde los cuales se enmarca el problema están dados por las variables de estudio
SISTEMA DE INFORMACION:
Un sistema es un grupo de componentes relacionados que interactúan para realizar una determinada tarea, o como Sanders (1994) lo define, un grupo de partes que se integran para alcanzar un objetivo, en el cual, las partes son los procedimientos o programas que los individuos y las organizaciones emplean para satisfacer sus necesidades de información.
Aunque aveces es posible satisfacer estas necesidades a través de paquetes de software comerciales; en ocasiones estos no son los adecuados para cubrir las demandas de la empresa, por consiguiente es esencial recurrir a un programa o software hecho a la medida para la compañía.
Este software, está compuesto por programas, datos, ideas, información y órdenes que, según Alcalde y otros (1989), conforman un conjunto de elementos lógicos necesarios para realizar las tareas de un sistema de información que pueden comprender operaciones industriales, técnico-científicas, médicas, militares y de gestión empresarial.
En conclusión, se puede determinar que los sistemas de información son un tipo de software que se constituye en una herramienta importante para la gestión administrativa automatizada, imprescindible en las empresas modernas y competitivas que buscan ayuda para la toma de decisiones a partir del análisis de todos los datos relacionados con la organización.
Al igual que el software, el sistema de información es un elemento lógico en lugar de físico, y sus características son distintas a las del hardware.
Sobre ello Pressman (1993) expresa que, primero, el software se desarrolla, no se fabrica, ya que aunque puedan existir similitudes entre el desarrollo del software y la construcción del hardware, sus actividades son diferentes.
Para ambos la buena calidad se adquiere mediante un buen diseño, pero la fase de construcción del hardware puede introducir problemas de calidad que no existen en el software. Además ambas actividades dependen de las personas y ambas requieren la construcción de unos “productos”, pero los métodos son diferentes.
Los costos del software se encuentran en la ingeniería lo que significa que no se pueden gestionar como si fueran proyectos de fabricación.
Y segundo, establece que el software a diferencia del hardware no se daña, Por consiguiente, aunque la proporción de fallos del hardware aumenta
con el tiempo, el software no es susceptible a ello, a pesar de que sea posible que a medida que se efectúen correcciones se incorporen en él defectos.
De hecho, cuando un componente de hardware se estropea, la misma puede cambiarse por un repuesto, pero con el software no ocurre lo mismo por lo tanto, el mantenimiento del mismo tiene una complejidad considerablemente mayor que la del hardware.
Por último, el software se construye a la medida en vez de ensamblarse por componentes. Como el software de una computadora es información que existe en dos formas básicas: los componentes ejecutables y los no ejecutables de las máquinas; todos los componentes de software tienen una configuración y se crean mediante una serie de traducciones que hacen corresponder los requisitos del cliente/usuario con un código ejecutable en la máquina, se construyen mediante un lenguaje de programación que tiene un vocabulario limitado, una gramática definida y reglas de sintaxis y semántica.
A medida que aumenta la complejidad del software, se hace más difícil establecer las categorías genéricas para las aplicaciones que definirán la forma en la cual se procesará la información. Entre estas categorías se encuentra el software de gestión, que constituye la mayor área de las aplicaciones de software y se encarga de efectuar un procesamiento de información comercial que va más allá de los sistemas discretos (como nómina, contabilidad, e inventarios entre otros) ya que accede a una o más bases de datos grandes que contienen información comercial. Las aplicaciones en esta área reestructuran los datos existentes en orden para facilitar las operaciones comerciales y la toma de decisiones, pero además de las tareas convencionales
de procesamiento de datos, las aplicaciones de software de gestión también realizan cálculos interactivos.
Estos sistemas de información procesan la entrada de datos, mantienen los archivos de datos en relación con la empresa y producen información, informes y otras salidas.
En tal sentido Senn (1978), expresa que un sistema de información es un sistema que procesa datos, de forma que puedan ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones, además se considera un medio organizado que proporciona información pasada, presente y futura relacionada con las operaciones internas y conocimiento externo de la organización.
Según su función, Montilva (1990) identifica varios tipos de sistemas de información, entre los que pueden nombrarse los sistemas de procesamiento de datos, que se desarrollan con el fin de procesar grandes volúmenes de información generada en las funciones administrativas, tales como la nómina o el control de inventarios y se encargan de liberar del tedio que origina la rutina de las tareas que se realizan manualmente, sin embargo, no pueden desprenderse de la función que ejerce el elemento humano al llevar a cabo la captura de la información requerida.
También se encuentran, los sistemas informáticos para la administración, que toman en cuenta las funciones de los sistemas de procesamiento de datos y se sustentan en la relación que surge entre las personas y las computadoras.
Estos sistemas soportan una amplia gama de tareas de las organizaciones, incluyendo el análisis y la toma de decisiones; además, los usuarios utilizan una base de datos compartida para tener acceso a la información y en la cual se
almacenan tanto los datos como los modelos que ayudan al usuario en la interpretación y el uso de la información.
Otro tipo, son los llamados sistemas de apoyo para la toma de decisiones que al igual que los anteriores dependen de una base de datos como fuente de información pero además hace énfasis en el soporte en cada una de las etapas de la toma de decisiones. Sin embargo, la decisión en sí depende de la persona responsable de la misma, razón por lo cual estos sistemas se desarrollan y se diseñan con una orientación hacia la persona o el grupo que los utilizará y no como los sistemas de información tradicionales para la administración.
También pueden citarse los sistemas expertos y de inteligencia artificial que utilizan enfoques del razonamiento de la inteligencia artificial para resolver los problemas y tienen un uso práctico en los negocios debido a la reciente y amplia disponibilidad del hardware y del software, como las microcomputadoras y los ambientes expertos. La inteligencia artificial es el campo principal de los sistemas expertos, cuyos elementos básicos son: la base de conocimientos y una máquina de inferencia que liga al usuario con el sistema.
Asimismo cabe nombrar a los sistemas de información informal, que aunque no tienen un objetivo específico, pueden ser utilizados como un medio eficiente más no confiable de transacción de información y son considerados como una red no estructurada de comunicación informal entre las personas de una organización.
Del mismo modo se tienen los sistemas de información operativos, que se encargan de recoger, procesar y mantener datos resultados de la realización de
operaciones básicas en una organización, que por el carácter rutinario de sus operaciones, pueden ser fácilmente automatizados.
Por último se encuentran los sistemas de información gerencial, que están constituidos por un sistema integrado usuario-máquina para proveer información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de decisiones en una empresa.
Pero, independientemente del tipo que sean, los sistemas de información están compuestos por elementos físicos y elementos funcionales.
Para Kendall (1991), los componentes físicos están representados por las entidades que forman el sistema y está compuesto por varios subsistemas. El subsistema de personal, que está constituido por los programas de aplicación de sistemas y los procedimientos para hacer las aplicaciones operativas, es decir, los manuales y las formas entre otros; el subsistema computador que se encuentra conformado por el hardware y los programas que le sirven de apoyo, es decir, los programas de sistemas; y finalmente se encuentra el subsistema de datos, formado por aquellos elementos de almacenamiento de datos, base de datos o archivos.
Por otra parte, los componentes funcionales consideran las funciones básicas de un sistema de información: procesamiento de transacciones y de información, y se divide en tres subsistemas: Primero, el subsistema de administración de datos que está encargado del mantenimiento y actualización del almacenamiento de los datos de tal manera que facilite el acceso y la transformación de datos originados por las transacciones en información.
Segundo, el subsistema de procesamiento de transacciones que se encarga
de calcular, capturar y resumir los datos originados por las transacciones y por último, el subsistema de procesamiento de información, que produce y distribuye la información requerida por los usuarios del sistema, en forma de reportes o consultas.
Cabe considerar, que para Pressman (1993) el desarrollo de los sistemas de información puede presentar una serie de problemas ocasionados por el descontrol de la calidad de los productos que se obtienen y la insatisfacción del cliente.
Los primeros se asocian con aplicaciones que no satisfacen las verdaderas necesidades; equipos de trabajo inadecuados y roles no definidos; poca colaboración del cliente en el análisis o por la falta de habilidad del analista en la comunicación con el usuario; análisis incompletos; diseños no estructurados e inconsistentes; insuficiente validación del diseño con el usuario; plan de pruebas ejecutado inadecuadamente; implantación incompleta, debido a la deficiencia del plan desarrollado y a las limitaciones físicas y técnicas; impacto del usuario ante el nuevo sistema; mantenimiento elevado; carencia de documentación y unidades de apoyo durante el proyecto; escasos recursos, pues los analistas y programadores están a tiempo compartido con otros proyectos y fuga de personal.
Del mismo modo los problemas de insatisfacción del cliente se asocian con el tiempo elevado en el desarrollo de los sistemas de información; pocos reportes del avance del proyecto; falta de comunicación con el cliente; los sistemas representan funciones que no soportan los requerimientos y son pocos consistentes e inflexibles; caídas constantes del sistema y tiempo de respuesta
elevado; escaso entrenamiento y documentación sobre el sistema; excesiva centralización de los datos y procesos de informática y descontrol del sistema en producción por parte del cliente.
Es conveniente destacar que aunque no existe un único enfoque mejor para solucionar el mal del software, puede utilizarse una combinación de métodos completos para todas las fases de desarrollo del software que: mejore las herramientas para automatizar estos métodos y genere bloques de construcción más potentes para la implementación del software, además de lograr, mejores técnicas para la garantía de calidad del software, una filosofía predominante para la coordinación, control y gestión, y una disciplina de ingeniería de software para el desarrollo del software.
Bauer (1969) define la ingeniería de software como el establecimiento y uso de principios de ingeniería robustos, orientados a obtener software económico que sea fiable y funcione de manera eficiente sobre máquinas reales. La misma surge de la ingeniería de sistemas y de hardware y abarca un conjunto de métodos, herramientas y procedimientos que facilitan al gestor controlar el proceso de desarrollo del software y suministrar a los que practiquen dicha ingeniería las bases para construir software de alta calidad de una forma productiva. A estos métodos que definen el ciclo de vida de los sistemas de información, Pressman (1993) les denomina paradigmas de la ingeniería del software, y su elección depende de la naturaleza del proyecto y de la aplicación, los métodos y herramientas a usar y los controles y entregas requeridos.
CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El ciclo de vida clásico, también conocido como “modelo en cascada”, exige un enfoque sistemático y secuencial del desarrollo del software que comienza en el nivel del sistema y progresa a través del análisis, diseño, codificación, prueba y mantenimiento. Este ciclo de vida abarca una serie de siguientes actividades que comienzan con La ingeniería y análisis del sistema. Como el software es siempre parte de un sistema mayor, deben primer término establecerse los requisitos de todos los elementos del sistema y luego asignar algún subconjunto de estos requisitos al software.
Posteriormente, se efectúa el análisis de los requisitos del software, en el cual, el proceso de recopilación de los requisitos se intensifica ya que el ingeniero del software debe comprender el ámbito de la información, así como la función, el rendimiento y las interfaces requeridas, para ello, los requisitos, tanto del sistema como del software, se documentan y se revisan con el cliente.
Una vez establecidos los requisitos, se emprende la etapa de Diseño, que está constituida por un procedimiento multipaso enfocado sobre cuatro atributos:
la estructura de los datos, la arquitectura del software, el detalle procedimental y la caracterización de la interfaz, y al igual que los requisitos el diseño se documenta y forma parte de la configuración del software.
Terminado el diseño puede iniciarse la Codificación, fase donde el diseño se traduce a una forma legible para la máquina. Una vez generado el código se comienzan con las Pruebas del programa, que se centran en: la lógica interna del software, asegurando que todas las sentencias se han probado; y en las
funciones externas, realizando pruebas que aseguren que la entrada definida
produce los resultados que realmente se requieren.
Como es inevitable que el software sufrirá cambios después que se entregue al cliente, el mantenimiento del software aplica cada uno de los pasos precedentes del ciclo de vida a un programa existente en vez de a uno nuevo.
Este paradigma puede generar una serie de inconvenientes derivado del hecho de que los proyectos reales raramente siguen el flujo secuencial que propone el modelo ya que siempre hay iteraciones que crean problemas en la aplicación del paradigma; ya que normalmente, es difícil para el cliente establecer explícitamente al principio todos los requisitos (aspecto que requiere el ciclo de vida clásico del software) y además el cliente debe tener paciencia ya que hasta que no se alcanzan las etapas finales del proyecto, no estará disponible una versión operativa del programa, por lo cual, un problema no detectado hasta que el programa está funcionando puede ser desastroso.presenta
Cabe destacar que el ciclo de vida clásico, es el paradigma más antiguo y más ampliamente usado en la ingeniería de software a pesar de sus inconvenientes
Para ilustrarlo, Pressman diseñó una figura que representa cómo evoluciona cada una de las fases del mismo, desde la ingeniería de sistemas hasta las pruebas, y cómo a su vez, existe una retroalimentación entre las mismas y la etapa de mantenimiento, en la cual se adecua el software a las nuevas necesidades de la organización. Dicha Figura se muestra a continuación como Figura No. 2-1.
Ingeniería del sistema
Diseño
Prueba
Mantenimiento Análisis
Codificación
FUENTE: Pressman (1995, p.26) FIGURA No. 2-1.
CICLO DE VIDA CLÁSICO DEL SOFTWARE
Otro paradigma a seguir para el desarrollo de software, es la construcción de prototipos. Este proceso facilita al programador la creación de un modelo del
software a construir, que puede ser: un prototipo en papel o un modelo basado en un computador personal que describa la interacción hombre-máquina, de forma que facilite al usuario la comprensión de cómo se producirá tal interacción;
o un prototipo que implemente algunos subconjuntos de la función requerida del programa deseado o que ejecute parte o toda la función deseada, pero que tenga otras características que deben ser mejoradas en el nuevo trabajo de desarrollo.
Para llevar a cabo la construcción de prototipos es necesario que como en todos los métodos de desarrollo de software, se comience con la recolección de los requisitos, que conlleva a una reunión del técnico y el cliente para: definir los
objetivos globales del software, identificar todos los requisitos conocidos y determinar las áreas en dónde será necesaria una mayor definición.
Luego, se produce un diseño rápido, que se enfoca sobre la representación de los aspectos del software visibles al usuario (métodos de entrada y formatos de salida) para la construcción del prototipo que después es evaluado por el cliente/usuario y se utiliza para refinar los requisitos del software a desarrollar; y posteriormente se produce un proceso interjectivo en el que el prototipo es
“afinado” para que satisfaga las necesidades del cliente y al mismo tiempo facilita al que lo desarrolla una mejor comprensión de lo que hay que hacer.
Sin embargo, al igual que en el ciclo de vida clásico del software, la creación de prototipos presenta diversos problemas asociados con el hecho de que el cliente ve funcionando lo que parece ser una primera versión e ignorando que por aspectos de rapidez no se han considerado aspectos de calidad o mantenimiento del software, desea hacer lo más pronto posible que esta primera versión funcione; además, el técnico puede elegir para la primera versión un sistema operativo o un lenguaje de programación inapropiados y por las prisas continuar con ellos el desarrollo.
Es conveniente entonces aclarar inicialmente que el prototipo que se construye sólo servirá como mecanismo de definición de los requisitos.
No obstante, independientemente de qué paradigma de ingeniería se utilice en el desarrollo del sistema de información, existen tres fases básicas que se involucran en todos ellos, la definición, el desarrollo y el mantenimiento.
La definición por ejemplo se centra en qué se va a realizar, la identificación de qué información ha de ser procesada, qué función y rendimiento se desea, qué interfaces han de establecerse, qué restricciones de diseño existen y qué criterios de validación se necesitan para definir un sistema correcto.
Para llevar a cabo esta fase se deben llevar a cabo tres pasos que involucran el análisis del sistema, que define el papel de cada elemento de un sistema
informático, asignando finalmente al software el papel que va a desempeñar.
Una vez establecido el ámbito del proyecto se procede a la planificación, analizándose los riesgos, efectuando la asignación de recursos, estimando los costos, definiendo tareas y efectuando la planificación del trabajo. Por último debe efectuarse una análisis de los requisitos para disponer de una información más detallada del ámbito de información y de función del software.
La segunda fase, se denomina desarrollo y se centra en el cómo, para ello intenta describir cómo han de diseñarse las estructuras de datos y la arquitectura del software, cómo han de implementarse los detalles procedimentales, cómo ha de traducirse el diseño a un lenguaje de programación y cómo ha de realizarse la prueba. Para llevarla a cabo Pressman propone seguir los siguientes pasos:
Primero se traduce al diseño del software, algunas representaciones que describen la estructura de los datos, la arquitectura, el procedimiento algorítmico y las características de la interfaz.
Una vez que las representaciones del diseño son traducidas a un lenguaje de programación dado, se generan instrucciones ejecutables por la computadora, cumpliendo así con el segundo paso que Pressman denomina codificación.
Después de que el software ha sido implementado debe ser probado para descubrir los defectos que puedan existir en la función, en la lógica y en la implementación.
Una vez que el software está implementado, es posible que surja la necesidad de efectuar cambios asociados a las correcciones de errores, a las adaptaciones requeridas por la evolución del entorno del software y a las modificaciones debidas a los cambios de los requisitos del cliente dirigidos a reforzar o a ampliar el sistema; a esta fase Pressman le llama mantenimiento y en ellas se vuelven a aplicar los pasos de las fases de definición y de desarrollo, pero en el contexto del software ya existente.
Es necesario destacar que para llevar a cabo el desarrollo de los sistemas de información, el analista puede valerse de diversas herramientas que le permitirán efectuar adecuadamente el levantamiento de información.
Zorrilla (1992) propone como una de las herramientas más utilizadas por el analista para tales efectos en las empresas, la entrevista, que conlleva a una conversación dirigida con un propósito específico, basada en un formato de preguntas y respuestas orientadas para conocer las opiniones, objetivos, sentimientos y procedimientos informales. La misma se usa para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista y las personas quienes responden son generalmente los gerentes y empleados, ya que son los usuarios actuales del sistema existente y además los usuarios
potenciales de los sistemas propuestos o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta.
Sin embargo, cuando es necesario adquirir datos más específicos sobre la aplicación o se desea asegurar una alta confiabilidad en las respuestas a las preguntas que se han propuesto, Zorrilla (1992) sugiere como mejores a las entrevistas estructuradas ya que utilizan preguntas estandarizadas. Las
preguntas formuladas para recibir respuestas abiertas permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiada; por el contrario, las preguntas para respuestas cerradas proporcionan al usuario un conjunto de respuestas que se puedan seleccionar, ya que todas las personas que responden se basan en un mismo conjunto de posibles respuestas.
Otra posible forma que de efectuar el levantamiento de información que sugiere es a través de los cuestionarios, que permiten a los analistas de sistemas, recoger opiniones, posturas, conductas y características de las diversas personas claves de una organización, que se encuentran involucradas en la operación del sistema actual o en la implantación del nuevo.
Para la elaboración del cuestionario debe utilizarse una redacción sencilla, procurando utilizar el lenguaje del entrevistado; ser específico; usar preguntas cortas; no ser condescendiente con los que contestan, evitando el uso del lenguaje corriente; evitar la parcialidad en la redacción y dirigir las preguntas a personas con conocimientos profundos.
Por otra parte, para Zorrilla (1992) también es posible utilizarse la observación para proporcionarse de información de primera mano con relación a la forma en que se llevan a cabo las actividades; esta además es muy útil
cuando el analista necesita ver cómo se manejan los documentos, cómo se llevan a cabo los procesos y si ocurren los pasos especificados.
Después de efectuado el levantamiento de la información e identificadas las entradas, procesos y salidas del sistema el analista debe representar cómo fluye la misma a través del sistema, ya que como menciona Pressman (1993, p.219) la información se mueve a través del software.
El Diagrama de flujo de datos (DFD)es una técnica gráfica que representa el flujo de la información y las transformaciones que se aplican a los datos al moverse desde la entrada hasta la salida y pueden usarse para representar un sistema a cualquier nivel de abstracción, sin embargo, no es suficiente para describir los requisitos del software, utilizándose para ello los diccionarios de datos para evitar la ambigüedad de los elementos de datos. El Diccionario de datos (DD) según Yourdon (1989, p.189) es un listado organizado de todos los elementos de datos que son pertinentes para el sistema, con definiciones precisas y rigurosas que permiten tener una comprensión de las entradas, archivos y salidas.
Otra técnica de diseño utilizada actualmente es el método HIPO, que es una técnica visual cuyo principal beneficio según Kendall y Kendall (1991, p.754) es que permite ilustrar los diferentes tipos de entradas, almacenamiento de datos y dispositivos de salida y permite establecer una jerarquía entre los procesos, facilitando al usuario localizar un módulo del programa existente dentro del sistema principal.
Como la información manejada por las organizaciones hoy en día es bastante variada y extensa, el uso de sistemas de manejo de bases de datos es un
recurso valioso, ya que permiten registrar y mantener información que puede estar relacionada con cualquier tópico que sea de interés para la organización donde el sistema opera.
Una base de datos está conformada por un conjunto de archivos interelacionados que son creados y manejados por un sistema de gestión o de administración de la base de datos; es por ello que se constituye como el componente estructural clave en el diseño de sistemas de información automatizado. También puede considerarse como una colección de datos almacenados y organizados con base a las relaciones entre ellos mismos, en lugar de basarse en la conveniencia de las estructuras de almacenamiento conjunto datos de operación.
Por otro lado, Norton (1994) define las bases de datos como una colección integrada de datos almacenados en un dispositivo de almacenamiento directo.
En todo caso, las bases de datos tienen entre sus objetivos: asegurar que los datos puedan ser compartidos por los usuarios, para una variedad de aplicaciones; el mantenimiento de los datos debe ser preciso y consistente;
asegurar que todos los datos requeridos para las aplicaciones presentes y futuras se encuentren siempre disponibles; permitir que las bases de datos evolucionen y se adapten a las necesidades crecientes de los usuarios y permitir que los usuarios desarrollen su propia visión de los datos, sin preocuparse por la manera en que estos se encuentren almacenados.
Pero la decisión de utilizar una base de datos viene dada por el tipo de sistemas que se utilizará. Para Kroenke (1996), si el sistema es monousuario, un sistema de base de datos puede resultar compacto, ya que lo hace falta archivos
de papeles que pudieran ocupar mucho espacio; además es más rápido ya que la máquina puede obtener y modificar datos con mucha mayor velocidad que un ser humano, así es posible satisfacer con rapidez consultas de casos particulares, sin necesidad de búsquedas visuales o manuales que requieren mucho tiempo; al mismo tiempo es menos laborioso porque elimina gran parte del tedio de mantener archivos a mano y por último es actual, teniendo en cualquier momento toda la información precisa y al día.
De hecho, estas ventajas en un ambiente multiusuario se incrementan puesto que la base de datos es más grande y compleja que un sistema monousuario, pero también el sistema puede ofrecer a la empresa un control centralizado de la información.
Todo acceso a la base de datos se efectúa por medio de un software de manejo de base de datos. Un sistema de manejo de base de datos es un sistema que controla la organización, almacenamiento, recuperación, seguridad e integridad de los datos de una base de datos; el mismo está compuesto por una variedad de datos relacionados entre sí y de un conjunto de programas para poder accesar a esos datos, los cuales tienen información referente a la empresa. La trabajo según Kroenke (1996), es crear un ambiente en el que se pueda almacenar y recuperar información de la base de datos de manera conveniente y eficiente.
El manejo de grandes cantidades de información que realiza un SMBD implica: la definición de estructuras para el almacenamiento, la creación de mecanismos para manejar la información y la vigilancia de seguridad de la información almacenada.
El uso de los sistemas de manejo de base de datos no elimina la necesidad de los programas de computadoras; este no es mas que un puente entre el programa de aplicación, qué determina qué datos son necesarios y cómo se procesan y el sistema operativo de la computadora, encargado de colocar los datos en los dispositivos de almacenamiento magnético y permite que los sistemas de información puedan ser cambiados más fácilmente a medida que se cambien los requerimientos de la organización.
Kroenke (1996) afirma que un SMBD puede disminuir la redundancia de los datos, eliminar la inconsistencia entre los datos redundantes, compartir datos entre múltiples usuarios, establecer estándares, procedimientos y normas de seguridad y proteger la integridad de los datos. Como no reemplazan las estructuras tradicionales de almacenamiento, los datos permanecerán almacenados en organizaciones secuenciales, aleatorias o indexadas y el SMBD actuando como puente permitirá la independencia de los datos con lo cual el programa de aplicación se puede modificar sin afectar los datos almacenados.
Para describir la naturaleza de la base de datos, se define el concepto de modelo de datos. Kroenque (1996) señala que una base de datos es un modelo del modelo del usuario, es decir la representación de cómo la organización ve su negocio, en resumidas cuentas, es un conjunto de herramientas conceptuales para describir los datos, las relaciones entre ellos, su semántica y sus limitantes.
También afirma que las bases de datos cambian con el tiempo al agregarles o extraerles información; a esta información registrada en la base de datos en
determinado momento le denomina instancia de la base de datos y el diseño general de dicha base de datos le conoce como esquema de la base de datos.
Por otro lado, la capacidad para modificar una definición del esquema en un nivel sin afectar la definición del esquema en el nivel inmediato superior le denomina independencia de datos.
Esta independencia existen en dos niveles; la física definida como la capacidad de modificar el esquema físico sin tener que escribir de nuevos las aplicaciones; y la lógica, como la capacidad de cambiar el esquema conceptual sin obligar a que se vuelvan a escribir las aplicaciones.
Como el esquema de la base de datos se especifica por medio de definiciones que se manifiestan en un lenguaje de definición de datos (LDD), el resultado de la compilación de las proposiciones LDD, es un conjunto de tablas que se almacenan en un archivo especial llamado diccionario de datos que contiene metadatos (datos acerca de los datos).
Toda información que se registra pertenece a una entidad, las cuales son los objetos que existen y pueden distinguirse de otros a través de relacionar cada objeto con una serie de atributos que las describen y caracterizan. Kroenque (1996) define una entidad como algo de importancia para el usuario que necesita representarse en la base de datos.
También es conveniente aclarar que como la entidades se relacionan entre sí, a estas asociaciones que surgen entre las entidades se les denominan relaciones, y el tipo de relación depende de la asociación que se maneje en el momento del diseño; está puede ser de uno a uno, de uno a muchos o de muchos a muchos.
Esta interacción entre las entidades y las relaciones se representan gráficamente a través de un modelo de datos entidad-relación (E-R), en el cual se diagrama el comportamiento de las entidades, con quienes se relacionan y cómo es ésta relación.
Pero además de las entidades y las relaciones, el modelo E-R representa la cardinalidad del mapeo, que expresa el número de entidades con las que puede asociarse otra entidad por medio de un conjunto de relaciones.
Para Kroenque (1996), un modelo E-R son los esquemas y convenciones empleados para crear un modelo de datos de los usuarios.
Como desde el punto de vista de las bases de datos, las entidades y las relaciones individuales son distintas, su diferencia debe expresarse a través de atributos; para hacer las distinciones, a cada grupo de entidades se le asigna un identificador primario, que es, el grupo de uno o más atributos que juntos,
identifican en forma única a una entidad dentro del conjunto de entidades, o una relación dentro del conjunto de relaciones.
Ya que un sistema de información está constituidos por sujetos y actividades, el diseño de una base de datos es el proceso de decidir cómo organizar estos datos en tipos de registros y cómo se relacionan los distintos tipos de registros entre sí. Así pues, el SMBD elegido debe reflejar la estructura de datos de la organización apropiadamente y procesar el volumen de transacciones realizadas en forma eficaz.
De hecho, las organizaciones pueden utilizar un tipo de SMBD para el procesamiento de transacciones diarias y luego traspasar los detalles a otras
computadoras que usen otros SMBD mejor equipados para la búsqueda y el análisis al azar.
Cabe considerar pues que las decisiones generales del diseño de sistemas son ejecutadas por administradores de datos y analistas de sistema y el diseño detallado de la base de datos es producido por los administradores de base de datos. Además para el control de las operaciones se requieren establecer criterios de desempeño, medirlos con ellos y llevar a cabo acciones para corregir las desviaciones indeseables, con el fin de controlar la producción, la calidad de los productos y los niveles de confiabilidad, los niveles de inventario y el desempeño de la fuerza de trabajo.
Es el Control, el proceso que permite asegurarse de que las actividades reales correspondan a las actividades proyectadas y sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propósito, prever y corregir errores y no simplemente registrarlos.
En otras palabras, el control permite llevar el seguimiento de la eficiencia de la planeación, organización y dirección, permitiendo tomar medidas correctivas cuando se necesitan; además a través del control se pueden establecer medidas para corregir las actividades, de forma tal que se alcancen los planes exitosamente; determinar y analizar rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro; localizar a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas; proporcionar información acerca de la situación de la ejecución de los planes y reducir costos y ahorrar tiempo al evitar errores.
El control permite entonces efectuar un seguimiento del desenvolvimiento de los estudiantes en las empresas en las cuales cursan sus pasantías ocupacionales, materia que forma parte del pemsum de estudios de las carreras dictadas en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín, y cuyo programa tiene como objetivo que el estudiante aplique inmediatamente en el campo de trabajo los conocimientos adquiridos, sobre todo, aquellos de la especialidad escogida buscando así consolidar la experiencia del estudiante y reducir el desajuste normal que se produce en el primer empleo del graduado.
Las normas para la realización de las Pasantías Ocupacionales contemplan una serie de objetivos que deben cumplir tanto los pasantes, como los Centros de Pasantías (empresas o instituciones en las que el estudiante ejercerá su práctica profesional) y la Universidad.
Entre los objetivos para el pasante se encuentran: la familiarización con la realidad del sector productivo y de la estructura ocupacional; la confirmación y aplicación de los conocimientos académicos adquiridos en la Universidad con el trabajo directo en las organizaciones asignadas; aprender a trabajar en equipo y en relación con terceras personas y; servir como mecanismo profesional para su posible incorporación al sector productivo.
Los Centros de Pasantías a su vez, también deben: realizar un proceso de observación de la capacidad y aptitud profesional del pasante, en la realización de sus tareas; brindar asesoramiento al futuro profesional en los problemas prácticos que le suceden en el desempeño de sus funciones y durante el período que dure la pasantía y; contribuir al proceso de formación profesional del pasante, constituyendo parte integral de esta.
Para el caso de la Universidad, deben establecerse vínculos permanentes entre la institución docente y el sector productivo y empleador a fin de lograr entre ellos la interacción que permita la formación de recursos humanos de manera integral y también retroalimentar los Curriculo Universitarios tomando en consideración los requerimientos empresariales e institucionales; así como critesrio de innovación y adaptación científica-tecnológica.
Para ello, la pasantía ocupacional deberá realizarse de acuerdo a la planificación académica de la universidad en cada uno de los semestres regulares que ésta ofrezca, tendrá una duración de ocho (8) semanas, y podrá efectuarse a partir del momento en que los disentes concluyan su noveno semestre de estudios.
B. REVISIÓN DE LA LITERATURA
En relación con la implantación de un sistema de información para el control;
se efectuaron diversas consultas entre las cuales destacan la de Ramírez, Carlos y Sánchez, Iván (1995), quienes diseñaron e implementaron un sistema integrado para la automatización de los procesos administrativos y contables, y señalan que al automatizar los procesos contables se optimiza la velocidad de respuesta en todos los procesos, liberando las tareas rutinarias que se realizan manualmente, y se logra mejorar la confiabilidad de la información de los gastos de los diferentes departamentos.
En ese mismo orden de ideas, Espina Yoanny y Sarcos Morella (1996), señalan en su investigación denominada: Implantación de un Sistema Automatizado para los Procesos Administrativos, que al implantar sistemas
automatizados se agilizan los procesos y se logra obtener un mayor y mejor manejo del a información, lo cual conlleva a un buen desarrollo de todas las actividades a realizar. Igualmente indican que el buen diseño del sistema permite obtener una excelente comunicación con los usuarios y mayor agilidad para la generación y obtención de reportes y consultas.
Por otra parte, Peñaloza, José (1997) en su tesis titulada “Sistema Integral para el Control y Seguimiento de Contratos de Construcción” encargada de automatizar el seguimiento que se lleva a los contratos de construcción de los proyectos desarrollados en Maraven, desde la oferta ganadora hasta el finiquito del mismo; indica que el sistema de información implantado permite analizar detalladamente el seguimiento de los materiales y entrega de los mismos a las contratistas; disminuir considerablemente el tiempo de ejecución y respuesta y optimizar los recursos existentes tanto de tiempo como de costos, además la productividad será mayor, el trabajo irá mejorando día a día y se hará cada vez mejor y de mayor calidad, objetivo perseguido por cada empresa.
C. TÉRMINOS BÁSICOS.
ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN: Registro de información en papel, discos magnéticos, discos duros en rotación continua. El almacenamiento puede ser secuencial o de acceso aleatorio.
ANALISTA DE SISTEMAS: Persona que realiza las tareas de análisis y diseño de los sistemas de información
ARCHIVO: Colección de registros acerca del mismo asunto, general o específico.
ATRIBUTO: Característica de la entidad que se va a simular.
AUTOMATIZACIÓN: Reemplazo de las operaciones manuales por métodos informáticos. Pfaffenber, Bryan (1993).
BASES DE DATOS: Colección integrada de datos almacenados en distintos registros, de forma que sean accesibles para m
BASES DE DATOS: Colección integrada de datos almacenados en distintos registros, de forma que sean accesibles para múltiples aplicaciones. Senn (1990).
CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN: Proceso de nacimiento y muerte de un sistema de información que muestra su evolución por medio de las etapas de surgimiento de necesidades de información, desarrollo, operación y mantenimiento y disposición. Montilva (1988).
CLAVE DE ACCESO: Clave y otro grupo de caracteres que permiten el acceso a determinados programas o posiciones de almacenamiento.
DATOS: Representaciones abstractas de hechos (eventos, ocurrencias o transacciones) u objetos (personas, lugares, cosas, entre otros), generalmente formadas mediante combinaciones ordenadas de caracteres alfabéticos, numéricos y especiales. Montilva (1988).
DEPURACIÓN: Conjunto de procedimientos y actividades que determinan la naturaleza y localización de un error, una vez que su existencia ha sido detectada. Montilva (1988).
DISEÑO DE SISTEMAS: Es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema organizacional existente. Senn (1992).
ENTIDAD: Fenómeno real que se está simulando.
HARDWARE: Término empleado para representar elementos físicos de un sistema electrónico.
IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS: Etapa en la cual se crean los archivos, tablas y base de datos, necesarios para el funcionamiento del nuevo sistema.
IMPLEMENTACION: Proceso que asegura la operatividad del sistema de información y que permite obtener beneficios por su operación. Kendall (1991).
INFORMACIÓN: Asociación a un conjunto de datos que proporciona conocimiento a quien lo utiliza sobre los hechos u objetos que han producido tales datos. Montilva (1988).
MODELO ENTIDAD-RELACION: Modelo de datos que representa una situación del mundo real mediante entidades, sus atributos y las relaciones entre tales entidades.
REPORTE: Informe o relación de aspectos importantes de un sistema.
SISTEMA: Conjunto de objetos relacionados entre sí para lograr un objetivo específico. (Kendall, 1991).
SOFTWARE: Término empleado para representar los elementos no físicos de un sistema electrónico. En su sentido más estricto, el software se refiere a los programas de la computadora.
USUARIO: Persona que hace uso de un sistema de información como un medio para ejecución de sus actividades o tareas. Montilva (1988).
D. SISTEMA DE VARIABLES. Conceptualización y Operacionalización.
IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN. Es un sistema basado en el computador que procesa datos, en forma tal que pueden ser
utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones (Senn, 1978, p.12). Operacionalmente, es el sistema que se encargará de llevar a cabo automáticamente las tareas realizadas por los Tutores de Pasantías Ocupacionales, y que además proporciona la información que permite: disminuir del tiempo para elaborar las tareas de los tutores y facilite la ejecución de las actividades para la toma de decisiones.
CONTROL: Es el mecanismo por medio del cual se puede prevenir, identificar
y corregir hechos y acontecimientos ocurridos en un espacio y tiempo determinado; además, investiga hechos que atentan contra los intereses de la industria (Avila,1996,p51). Operacionalmente, es el sistema que controla la actividad curricular de las pasantías ocupacionales, llevando un registro de la actuación y las actividades de los estudiantes en cada una de las empresas donde son asignados para ejecutar las pasantías.
SEGUIMIENTO: Es un estudio sistemático de una tarea encomendada con el objetivo de lleva a un fin o propósito. Este puede llevar una continuidad día a día sobre los estudiantes inscritos en pasantías ocupacionales notificando a la Dirección en los casos que se requieran (Avila,1996,p.52). Operacionalmente, Es el registro de toda la información referente a los pasantes, para evaluar continuamente su desempeño.
PASANTÍAS OCUPACIONALES: Es una actividad curricular que consiste en
el adiestramiento y aprendizaje alcanzados mediante el trabajo que realiza el alumno en una empresa o institución, como parte integrante de la formación profesional que recibe en la Universidad (Normas para la realización de las Pasantías Ocupacionales,1994,p1). Operacionalmente, Es la práctica
profesional que realizan los estudiantes del último semestre de todas las carreras que conforman el pemsum de estudios de cada una de las carreras dictadas en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín.
