PUBLIC (PÚBLICO) 2022-06
Creación de formularios en el generador de formularios
Soluciones de SAP Ariba Procurement
esa filial de SAP. Reservados todos los derechos.
Contenido
Creación de formularios en el generador de formularios. . . . 4
Temas acerca de la creación y gestión de formularios con el generador de formularios. . . . 5
Introducción al generador de formularios. . . .5
Flujo de trabajo para la creación de formularios. . . .8
Introducción al generador de formularios. . . .9
Administradores y diseñadores de formularios: ¿Quién hace qué?. . . .10
Prácticas recomendadas para diseñar formularios con el generador de formularios. . . .11
Cómo generar un formulario mediante el generador de formularios. . . .12
Plantillas para crear formularios. . . .13
Temas detallados acerca de la creación de formularios mediante el generador de formularios. . . 14
Cómo agregar un nombre e instrucciones a un formulario. . . 15
Solicitar a los usuarios que especifiquen los títulos para documentos de formulario. . . .17
Dividir un formulario en secciones. . . .18
Consejos para escoger entre los widgets Desplegable, Casilla de verificación y Tipo test. . . .19
Cómo importar valores que deben visualizarse en un desplegable de formularios. . . .19
Configuración disponible y monedas predeterminadas en un formulario. . . .20
Widgets para acceder a datos maestros en formularios. . . .21
Agregación de tablas a formularios. . . .25
Adjuntos en formularios. . . .28
Validaciones de la carga de archivos en formularios. . . 30
Cómo hacer que un campo sea obligatorio en un formulario. . . 30
Configuración de valores predefinidos en formularios. . . 31
Condiciones de widget en formularios. . . .33
Prácticas recomendadas, limitaciones y consideraciones para condiciones de widget en formularios. . . .37
Cómo controlar si los usuarios pueden editar un campo en un formulario. . . .42
Cómo definir condiciones para un widget en un formulario. . . 43
Cómo impedir que los usuarios envíen documentos de formulario con valores no válidos. . . .44
Relleno automático de los campos de formulario con valores fijos y predeterminados. . . 45
Filtrado dinámico de campos de formulario personalizados basado en relaciones predefinidas entre campos. . . .46
Cómo marcar los campos del formulario para la información personal. . . 51
Secciones específicas de responsables de aprobación para grupos o usuarios específicos. . . .52
Configuración de API REST externas en los formularios para extraer e insertar datos. . . .55
Cómo agregar etiquetas a formularios personalizados. . . 60
Agregar flujos de aprobación en formularios. . . 61
Cómo agregar un flujo de aprobación de formularios personalizados. . . 63
Cómo agregar un flujo de aprobación clásico. . . .64
Permitir a los responsables de aprobación de un flujo de aprobación clásico editar documentos de formulario. . . .67
Directrices para probar el diseño de formulario. . . .68
Cómo probar el diseño de formulario antes de publicarlo. . . .69
Cómo actualizar los campos de contexto de usuario en los diseños de formularios. . . .70
Cómo publicar un formulario cuando el diseño está completo. . . .71
Consejos útiles para gestionar formularios. . . 72
Gestión de versiones para formularios publicados. . . 75
Cómo suprimir un diseño de formulario o plantilla. . . .76
Soporte de la localización en el generador de formularios. . . .77
Temas para administradores de formularios. . . 81
Cómo activar un formulario para que se pueda utilizar. . . .81
Cómo establecer un prefijo de ID para un formulario. . . .82
Cómo restringir qué grupos pueden crear y enviar un tipo de formulario concreto. . . .83
Importación en masa de datos de origen externos a formularios personalizados. . . .84
Cómo exportar datos de formulario para la elaboración de informes. . . .91
Cómo migrar un diseño de formulario de un sitio a otro. . . .93
Cómo descargar el archivo de registro de auditoría. . . .94
Comportamiento del documento de formulario. . . .96
Notificaciones de documento de formulario. . . .100
Cómo agregar responsables de aprobación a un documento de formulario. . . .101
Formularios en configuraciones múltiples sistemas ERP. . . .103
API relacionadas con formularios. . . .104
Creación de formularios en el generador de formularios
Esta guía es para los administradores y usuarios de SAP Ariba que diseñan y gestionan los formularios personalizados en el generador de formularios.
Esta guía describe cómo generar y administrar formularios personalizados que amplíen los procesos de compras.
Esta guía se aplica a:
● SAP Ariba Buying
● SAP Ariba Buying and Invoicing
● SAP Ariba Invoice Management
● SAP Ariba Contract Invoicing
Guías relacionadas
Referencia rápida del generador de formularios
Temas acerca de la creación y gestión de formularios con el generador de formularios
Introducción al generador de formularios [página 5]
Flujo de trabajo para la creación de formularios [página 8]
Introducción al generador de formularios [página 9]
Administradores y diseñadores de formularios: ¿Quién hace qué? [página 10]
Prácticas recomendadas para diseñar formularios con el generador de formularios [página 11]
Cómo generar un formulario mediante el generador de formularios [página 12]
Plantillas para crear formularios [página 13]
Temas detallados acerca de la creación de formularios mediante el generador de formularios [página 14]
Agregar flujos de aprobación en formularios [página 61]
Directrices para probar el diseño de formulario [página 68]
Cómo probar el diseño de formulario antes de publicarlo [página 69]
Cómo actualizar los campos de contexto de usuario en los diseños de formularios [página 70]
Cómo publicar un formulario cuando el diseño está completo [página 71]
Consejos útiles para gestionar formularios [página 72]
Gestión de versiones para formularios publicados [página 75]
Cómo suprimir un diseño de formulario o plantilla [página 76]
Soporte de la localización en el generador de formularios [página 77]
Temas para administradores de formularios [página 81]
Introducción al generador de formularios
Los administradores de compras pueden crear formularios fácilmente sin la ayuda de equipos de TI o SAP Ariba.
Comience con un diseño en blanco o elija una plantilla que su plantilla ya haya creado y modifíquela según sea necesario. Cree formularios relativos a las compras como solicitudes de cheque, solicitudes de reembolso educativo y autorizaciones de gastos.
Diseñe el formulario mediante una interfaz de arrastrar y soltar, agregue un flujo de aprobación, y configure condiciones para los widgets y responsables de aprobación; realice todo esto sin necesidad de escribir ningún código.
El generador de formularios ofrece una forma rápida y flexible para ampliar los procesos de compras.
Esta función está disponible en:
● SAP Ariba Buying and Invoicing
● SAP Ariba Buying
● SAP Ariba Buying and Invoicing, con la capacidad de compra guiada
● SAP Ariba Buying, con la capacidad de compra guiada
● SAP Ariba Invoice Management
● SAP Ariba Contract Invoicing
Estas son solo algunas de las funciones disponibles en el generador de formularios:
● Campos de arrastrar y soltar y otros widgets
● Temas visuales para una nueva imagen y un nuevo estilo
● Flujo de aprobación que admite responsables de aprobación condicionales
● Compatibilidad con condiciones de campo básicas
● Gestionar campos de datos personales
● La capacidad para probar el diseño de formulario antes de publicarlo
● Acceso a datos maestros a partir de formularios
● Compatibilidad con el panel de instrucciones para que los usuarios puedan dar seguimiento de sus documentos de formulario en Pendientes, Mis documentos y Visto recientemente.
● Documentos de formulario compatibles con localización
● Herramientas de gestión de formularios como control de acceso de usuarios, seguimiento de versiones de diseños de formularios publicados y exportación de datos de formulario para elaborar informes
Requisitos previos
La capacidad de generar y gestionar formularios depende de la afiliación a grupo.
● Los miembros del grupo Diseñador de formularios personalizados pueden diseñar y publicar formularios.
● Los miembros del grupo Administrador de formularios personalizados pueden activar y desactivar formularios.
Si trabaja en el diseñador de formularios durante más de 24 minutos, es posible que aparezca un error de autenticación. El error se produce si el navegador impide el acceso a api.ariba.com. Consulte con su departamento de TI para activar api.ariba.com en el servidor proxy de su red corporativa u organizacional.
Los usuarios de Chrome necesitan modificar su configuración de cookies para permitir cookies de origen y de terceros mediante los siguientes pasos:
1. Haga clic en el menú principal de Chrome, haga clic en Configuración.
2. En la parte inferior de la página, haga clic en Mostrar configuración avanzada.
3. Haga clic en Privacidad.
4. Haga clic en el botón Configuración de contenido.
5. En Cookies, haga clic en Permitir que se almacenen datos locales.
6. Asegúrese de que no esté marcada la casilla situada junto a Bloquear los datos de sitio y las cookies de terceros.
Consideraciones sobre el generador de formularios
● Utilice los formularios para ampliar Soluciones de SAP Ariba Procurement al que su organización se suscribe.
SAP Ariba prohíbe la implementación de formularios que no tengan relación con la estrategia de compras SAP Ariba de su organización.
Los formularios de compras guiadas se han concebido para utilizarlos dentro del contexto de comprar un artículo o servicio, y deben hacer referencia a su estrategia de compras global dentro de las soluciones de SAP Ariba Cloud.
● Los siguientes tipos de información no están permitidos en formularios:
○ Información personal delicada como información médica o financiera de consumidor o documentos oficiales de identificación.
○ Información controlada (por ejemplo, información sujeta a las restricciones de control de exportación de la normativa internacionales de Tráfico de Armas, ITAR) tal como se prohíbe en su acuerdo con SAP Ariba.
● No puede borrar los datos del documento del formulario a nivel de la base de datos.
● El generador de formularios incluye su propio generador de flujos de aprobación. El editor de procesos de aprobación utilizado para documentos aprobables estándar también admite formularios generados mediante el generador de formularios.
● Esta restricción se aplica solamente a flujos de aprobación de formularios personalizados. No se aplica a los flujos de aprobación clásicos. Los documentos de formularios no admiten aprobaciones por correo electrónico ni aprobaciones en la aplicación móvil de SAP Ariba. Asimismo, existen algunas diferencias entre las
notificaciones de aprobación para documentos de formulario y para los formularios estándar, como las solicitudes de compra, en cuanto a lo que desencadena dichas notificaciones y el contenido de las notificaciones.
● Los cambios en la afiliación a grupo de usuarios pueden tardar aproximadamente tres horas para que se vean reflejados en notificaciones de aprobación para documentos de formulario nuevos. Por ejemplo, supongamos que el grupo Responsable de aprobación del presupuesto se encuentra en el flujo de aprobación de un formulario. Si se agrega al usuario Martha al grupo Responsable de aprobación del presupuesto a las 08:00 h, no podrá ver ningún documento de ese formulario creado antes de las 12:00 h aproximadamente.
Este retraso también se aplica a otros datos maestros nuevos como los datos a los que se accede mediante el widget Selector de datos de origen. Los usuarios que crean documentos de formulario no verán los datos nuevos hasta 2 o 3 horas después de que se agreguen dichos datos.
● Los datos de formularios no están disponibles para la elaboración de informes estándar. Los administradores de formularios pueden exportar datos de formulario a un archivo CSV.
● El generador de formularios está disponible en inglés. Si en la preferencia de idioma ha elegido un idioma que no sea inglés, la mayoría de las partes del generador de formularios se mostrarán en el idioma elegido. Sin embargo, los idiomas que no sean inglés aún no están disponibles por completo en el generador de formularios.
● El generador de formularios no admite completamente artículos en línea, pero los formularios pueden incluir tablas de datos para que los usuarios las rellenen.
● Algunas superficies táctiles de portátiles y pantallas táctiles no funcionan bien con el generador de formularios. Si tiene problemas, utilice el ratón para crear formularios.
● Le recomendamos que fije la escala de visualización en el 100% para la interfaz del generador de formularios.
Cabe la posibilidad de que los cambios de tamaño de escala hagan que la interfaz de usuario se visualice de forma incorrecta.
● Los documentos de formulario tienen un comportamiento un poco diferente de los formularios estándar, por ejemplo, en lo que se refiere a las solicitudes de compra. Las diferencias se explican en un tema llamado Comportamiento del documento de formulario.
● El proceso de análisis de virus de SAP Ariba no analiza los adjuntos cargados en formularios creados dentro del generador de formularios. Como sucede con todos los adjuntos que cargan los usuarios, su organización necesita tomar medidas razonables a nivel comercial para evitar que entren virus en las soluciones de SAP Ariba Cloud.
● Los datos almacenados en la solución de SAP Ariba que definen los formularios (por ejemplo, nombres de campo y datos maestros) se almacenan en un formulario sin cifrar para facilitar la búsqueda rápida.
● Los datos que los usuarios introducen en los documentos de formulario no están cifrados al estar en reposo.
(Los datos en reposo son datos en almacenamiento persistente, a diferencia de los datos en tránsito).
Información relacionada
Comportamiento del documento de formulario [página 96]
Flujo de trabajo para la creación de formularios
Estos pasos describen el proceso general para crear, gestionar y usar un formulario, desde planificar y diseñar el formulario personalizado hasta permitir a los usuarios crear y enviar formularios de ese tipo.
A un nivel alto, las tareas básicas que se realizan al implementar un formulario son:
● Planificar
● Diseño
● Agregar responsables de aprobación
● Prueba
● Publicar
● Establecer el acceso de usuario
● Activar
Los siguientes pasos explican de forma más detallada todos los pasos que recomendamos para organizaciones que implementan formularios:
1. Trabaje con el propietario del proceso empresarial para definir la necesidad empresarial que satisfará el nuevo formulario.
2. Planifique el formulario: los campos y controles que se deben incluir, cualquier condición utilizada para determinar la visibilidad y comportamiento de los campos, el diseño del formulario, etc.
3. Empiece a crear el formulario [página 12]. En el generador de formularios, comience con un formulario en blanco o una plantilla creada por su organización, y añada los widgets (campos y controles) que necesite.
4. Perfeccione la imagen y el estilo del formulario. Puede ajustar el diseño, cambiar el tamaño de los campos, agregar texto de ayuda y más. También puede definir condiciones que determinen las circunstancias en las que un campo se muestra y si se requiere un campo.
5. Trabaje con el propietario del proceso empresarial para planificar un flujo de aprobación para el formulario. El flujo de aprobación puede incluir condiciones que determinen las circunstancias en las que se agrega un responsable de aprobación.
6. Implemente el flujo de aprobación [página 63] en el generador de formularios.
7. Asegúrese de que el formulario funcione correctamente para todos los usuarios probando el diseño del formulario [página 69].
8. Publique el formulario [página 71]
Nota
Publicar el formulario no lo pone a disposición de los usuarios, sino de los administradores de formulario para que puedan activarlo.
9. Trabaje con el propietario del proceso empresarial para probar el formulario a fin de asegurarse de que funciona correctamente para todos los casos de uso definidos. Puede llevar a cabo la prueba en su sitio de prueba otorgando acceso a un grupo en específico, activando el formulario y encargando la prueba a dicho grupo.
10. Cargue traducciones para el formulario si lo desea.
11. Cuando su organización está lista para utilizar el formulario, un administrador de formularios otorga a grupos específicos la capacidad de utilizar el formulario [página 83] (opcional) y después lo activa [página 81].
Nota
Al activar un formulario sin especificar el acceso de grupo, se otorga a todos los usuarios la capacidad de crear y enviar dicho tipo de formulario.
12. De manera opcional, el administrador de formularios establece un prefijo de ID [página 82] específico para el formulario. Cada formulario que envíen los usuarios tiene un ID que consiste en un prefijo y un número, por ejemplo, CF123.
13. Los usuarios comienzan a crear y enviar formularios de este tipo, que posteriormente los encargados de aprobación pueden aprobar o rechazar.
14. Los administradores de formularios pueden exportar datos de formulario [página 91] a un archivo CSV para la elaboración de informes o la integración con un sistema de terceros.
Información relacionada
Prácticas recomendadas para diseñar formularios con el generador de formularios [página 11]
Directrices para probar el diseño de formulario [página 68]
Administradores y diseñadores de formularios: ¿Quién hace qué? [página 10]
Introducción al generador de formularios
Visualice un diagrama que muestre las áreas principales del generador de formularios. Para abrir el generador de formularios, elija Gestionar Formularios y extensiones .
En la ilustración siguiente se muestra el generador de formularios. El texto al lado de la imagen explica cada área.
Figura 1: Página de diseño de formulario del generador de formularios
1. El generador de formularios incluye pasos para crear un formulario (en la pestaña Diseño), agregando un flujo de aprobación (en la sección inferior Flujo de trabajo de autorización) y para verificar el formulario (en la pestaña Probar).
2. Un formulario contiene widgets (campos y otros controles). Los widgets se colocan dentro de diseños. Un formulario puede incluir diseños de 1 columna y de 2 columnas.
3. Arrastre un widget del panel de widget hacia un diseño. Puede modificar la posición del panel del widget en la parte inferior a la izquierda con el icono de conmutar del widget en la barra superior.
4. Arrastre otro diseño al formulario utilizando los iconos de diseño.
5. Los iconos le permiten eliminar widgets y diseños, y copiar widgets. Arrastre un widget o diseño para colocarlo en otra ubicación del formulario.
6. Seleccione un widget en el formulario y modifique sus propiedades en la pestaña Propiedad.
○ La pestaña Configuración de formulario es donde puede asignar un nombre al formulario, cargar
traducciones para campos de formulario, gestionar los campos de datos personales y seleccionar un tema visual para el formulario.
○ En la sección de selección de formularios puede encontrar plantillas de formularios, borradores de formularios y formularios publicados. Haga clic en la flecha hacia abajo adjunta a las pestañas Diseñar y Probar para ver esa sección.
Administradores y diseñadores de formularios:
¿Quién hace qué?
Hay dos grupos de usuarios que pertenecen al diseño y la gestión de formularios con el generador de formularios:
Diseñador de formularios personalizados y Administrador de formularios personalizados.
Los usuarios que pertenecen al grupo Diseñador de formularios personalizados pueden:
● Crear, guardar y duplicar diseños de formulario
● Crear plantillas de diseño de formulario
● Probar los diseños de formulario antes de publicar
● Publicar diseños de formulario
● Cargar traducciones para los diseños de formulario
● Borrar diseños de formulario
Los usuarios que pertenecen al grupo Administrador de formularios personalizados pueden:
● Activar y desactivar diseños de formulario para ponerlos a disposición de los usuarios
● Asignar un prefijo de ID a un diseño de formulario
● Ofrecer acceso a individuos y grupos de personas para que puedan utilizar los formularios
● Exportar los datos del documento de formulario a un archivo CSV
● Migrar diseños de formulario de un sitio de prueba a un sitio de producción y viceversa
● Descargar archivo de registro de auditoría
Prácticas recomendadas para diseñar formularios con el generador de formularios
Es recomendable que los diseñadores de formularios sigan estas directrices y sugerencias a la hora de diseñar formularios.
General
● Planifique el formulario y el flujo de trabajo detalladamente.
● Haga pruebas a los formularios minuciosamente después de publicarlos y activarlos en el sitio de prueba Asegúrese de hacer pruebas para los escenarios en los que los usuarios realizan acciones no previstas y haga pruebas de todas las condiciones de widget y de responsable de aprobación.
● Antes de crear un formulario, vaya a la sección de selección de formularios del generador de formularios para ver si su organización ya tiene una plantilla para el tipo de formulario que desea crear. Puede ahorrar tiempo si empieza con una plantilla y la modifica para que se ajuste a sus necesidades. Si tiene pensado crear varios formularios que comparten elementos, guarde un formulario base como plantilla para ahorrarse algunos pasos. Para obtener más información, consulte Plantillas para crear formularios [página 13].
● Para evitar que los usuarios introduzcan información personal sensible en un formulario, es recomendable utilizar la propiedad Texto de Ayuda para incluir un recordatorio de que esa información no está permitida.
Diseño visual
● Puede anidar diseños para ordenar cerca campos relacionados como nombre, dirección y correo electrónico.
● El widget Encabezado de sección es una manera de diferenciar visualmente varias secciones de un formulario.
Títulos e instrucciones de documento de formulario
● Para facilitar a responsables de aprobación y solicitantes la búsqueda de documentos de formulario específicos, pida a los usuarios que indiquen un título en cada documento de formulario que creen. Utilice la opción Requerir título del documento en la pestaña Opciones de formulario.
Si no precisa que los usuarios indiquen un título, el título de cada documento de formulario es el mismo que el título del diseño de formulario correspondiente. Por ejemplo, si el nombre del diseño de formulario es Solicitud de donación altruista, cada documento de formulario de este tipo tendrá el título Solicitud de donación altruista.
● Existen varias formas de dar instrucciones a los usuarios para rellenar el formulario:
○ Utilice el campo de instrucciones de formulario (en la pestaña Opciones de formulario) que se destina a instrucciones en la parte superior del formulario
○ Utilice las propiedades Texto de ayuda y Texto de la sugerencia de un widget para brindar asistencia en un campo específico.
○ Añada instrucciones o más información en cualquier lugar de un formulario con el widget Texto del párrafo.
Cómo generar un formulario mediante el generador de formularios
Este procedimiento describe la manera de crear un formulario, agregar campos y otros controles y probar el formulario.
Requisitos previos
Los usuarios que pertenecen al grupo Diseñador de formularios personalizados pueden llevar a cabo esta tarea.
Procedimiento
1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Formularios y extensiones
2. En la sección de selección de formularios, haga clic en Plantillas en blanco para empezar con un formulario vacío o seleccione una plantilla que ya haya creado su organización.
3. En la pestaña Configuración de formulario indique un nombre para el formulario.
4. Para solicitar a los usuarios que especifiquen un título en cada documento de formulario que cree, haga clic en Requerir título de documento.
5. Haga clic en Guardar.
El nombre de formulario se agrega a sección Borradores en la sección de selección de formularios en la parte superior del generador de formularios. Se recomienda guardar el formulario de forma periódica como su trabajo.
6. Arrastre un widget de la parte inferior del generador de formularios en una de las áreas señaladas en el formulario.
7. Indique una etiqueta para el widget en la pestaña Propiedad.
8. Establezca otras propiedades en la pestaña Propiedad para definir la apariencia y el comportamiento del widget.
9. Agregue y configure más widgets.
Para agregar otra sección de diseño de widget, haga clic en el icono de diseño en el panel de widget y arrastre un diseño al formulario. En la barra superior, utilice el icono
para alternar widgets para cambiar la posición de paneles de widget. Puede cambiar la posición del panel de widgets de la parte inferior a la izquierda para diseños de formularios más largos. El icono para alternar widgets cambia en función de su posición. Haga clic en los iconos de flecha hacia arriba o hacia abajo para ampliar o comprimir el panel de widgets inferior. En el lado izquierdo, haga clic en el icono
de la flecha de expansión o en el icono
de la flecha de compresión para expandir o comprimir el panel de widgets.10. Haga clic en la pestaña Probar para ver la apariencia que tendrá el formulario para los usuarios que creen este tipo de formulario.
Cuando pruebe el diseño del formulario, puede refinar el diseño, actualizar los valores de campos, probar las condiciones, etc.
Pasos siguientes
A continuación, puede agregar un flujo de aprobación en el formulario [página 63]. Asegúrese de probar el diseño de formulario antes de publicarlo [página 69].
Plantillas para crear formularios
En el generador de formularios, puede crear plantillas para diseños de formulario. Las plantillas proporcionan una manera eficiente para que los diseñadores de formularios creen formularios que se parecen a otros pero cumplen distintos objetivos.
La sección superior del generador de formularios muestra plantillas, borradores y formularios publicados. Haga clic en el enlace correspondiente para ver las plantillas, los borradores y los formularios publicados disponibles.
Consejos sobre plantillas:
● Puede buscar una plantilla o cualquier diseño del formulario por el título antes de crear una plantilla nueva.
Haga clic en el icono de búsqueda para mostrar un campo de búsqueda.
● Refine los resultados de búsqueda utilizando las opciones de filtro en función de cuándo se creó el formulario o quién creó el diseño.
● Para visualizar los nombres de formulario más largos en la sección superior, puede expandir el ancho de columna seleccionando la opción adecuada de la lista que se encuentra en la parte derecha: Columnas pequeñas, Columnas medianas y Columnas grandes. La opción Columnas pequeñas está seleccionada por defecto.
● Puede crear un nuevo diseño de formulario con la Plantilla en blanco.
● Puede seleccionar una plantilla que su organización ya ha creado seleccionando la plantilla y haciendo clic en el botón Usar esta plantilla.
● Los detalles del formulario como el autor del diseño del formulario, el número de versión y la última fecha de actualización se visualizan en la parte superior derecha del diseño del formulario seleccionado.
● Si realiza cambios en una plantilla y guarda el formulario, se coloca un borrador nuevo en la lista Borradores.
● Puede elegir un borrador y hacer clic en Editar este borrador para continuar actualizando el borrador. Guarde los cambios y asegúrese de publicar el formulario tras finalizar las actualizaciones.
● No puede actualizar el formulario publicado directamente. Seleccione el formulario publicado y haga clic en Ver este formulario para abrir el formulario.
● Después de realizar cambios en una plantilla, un borrador o un formulario publicado, haga clic en Guardar para guardar los cambios.
● Desde el menú Guardar, elija una de las siguientes opciones:
○ Guardar como plantilla para crear una plantilla a partir del borrador o formulario publicado.
○ Eliminar para eliminar la plantilla de formulario, el borrador o el formulario publicado.
○ Hacer una copia para crear una copia del borrador o el formulario publicado.
○ Revisar para hacer una nueva versión del formulario publicado. Esta opción solo está disponible para formularios publicados.
● En la pestaña Diseño, haga clic en la flecha adjunta a las pestañas Diseño y Prueba para ir a la sección de selección de formularios para ver las plantillas, los borradores y los formularios publicados existentes.
● Puede borrar plantillas de formulario añadidas por usted o por otra persona de su organización.
Temas detallados acerca de la creación de
formularios mediante el generador de formularios
Cómo agregar un nombre e instrucciones a un formulario [página 15]
Solicitar a los usuarios que especifiquen los títulos para documentos de formulario [página 17]
Dividir un formulario en secciones [página 18]
Consejos para escoger entre los widgets Desplegable, Casilla de verificación y Tipo test [página 19]
Cómo importar valores que deben visualizarse en un desplegable de formularios [página 19]
Configuración disponible y monedas predeterminadas en un formulario [página 20]
Widgets para acceder a datos maestros en formularios [página 21]
Agregación de tablas a formularios [página 25]
Adjuntos en formularios [página 28]
Validaciones de la carga de archivos en formularios [página 30]
Cómo hacer que un campo sea obligatorio en un formulario [página 30]
Configuración de valores predefinidos en formularios [página 31]
Condiciones de widget en formularios [página 33]
Prácticas recomendadas, limitaciones y consideraciones para condiciones de widget en formularios [página 37]
Cómo controlar si los usuarios pueden editar un campo en un formulario [página 42]
Cómo definir condiciones para un widget en un formulario [página 43]
Cómo impedir que los usuarios envíen documentos de formulario con valores no válidos [página 44]
Relleno automático de los campos de formulario con valores fijos y predeterminados [página 45]
Filtrado dinámico de campos de formulario personalizados basado en relaciones predefinidas entre campos [página 46]
Cómo marcar los campos del formulario para la información personal [página 51]
Secciones específicas de responsables de aprobación para grupos o usuarios específicos [página 52]
Configuración de API REST externas en los formularios para extraer e insertar datos [página 55]
Cómo agregar etiquetas a formularios personalizados [página 60]
Cómo agregar un nombre e instrucciones a un formulario
En la pestaña Configuración de formulario del diseño debe indicar un nombre e instrucciones (o solo una
descripción) para el diseño del formulario. También puede solicitar a los usuarios que especifiquen los títulos de los documentos de formulario asociados con el diseño del formulario.
Debajo del nombre del formulario hay un área donde puede proporcionar un poco de información a los usuarios. La opción Instrucciones en la pestaña Configuración de formulario le permite indicar el texto y mostrar u ocultar dicha área.
Puede incluir enlaces a sitios web en las instrucciones. En los documentos de formulario, los usuarios hacen clic en el enlace para abrir el sitio web en una ventana de navegador nueva.
Figura 2: Enlaces en instrucciones de formulario
Utilice la sintaxis siguiente para incluir un enlace:
Sintaxis de código
[[link label]]
donde:
● link es un URL válido.
● label (opcional) es el texto del hiperenlace (la etiqueta para el enlace) que desea que aparezca en el documento del formulario. Incluya un espacio antes de la etiqueta. Si no incluye una etiqueta, los usuarios verán el URL en su lugar.
Ejemplo
Código de ejemplo
[[http://www.ariba.com/ SAP Ariba]]
Si no incluye este ejemplo en las instrucciones de formulario, los usuarios verán SAP Ariba como un hiperenlace.
Ejemplo
Código de ejemplo
[[http://www.ariba.com/]]
Si no incluye este ejemplo en las instrucciones de formulario, los usuarios verán http://www.ariba.com/ como un hiperenlace.
Puntos que deben tenerse en cuenta antes de incluir enlaces en una descripción de formulario
● Asegúrese de que los enlaces que introduce son válidos y que pueden aceptarse en función de las directrices de su organización.
● Incluya solo enlaces a los orígenes de la información. No agregue enlaces que extraigan datos en un formulario.
El generador de formularios elimina las etiquetas de script y los corchetes angulares.
● El diseño de formulario acepta HTTP y HTTPS URLs.
● En los archivos de traducción para los diseños de formulario, la descripción de formulario está contenida en un string individual que incluye el texto y los enlaces a sitios web especificados. Los enlaces a sitios web no se almacenan en campos separados.
Información relacionada
Soporte de la localización en el generador de formularios [página 77]
Solicitar a los usuarios que especifiquen los títulos para documentos de formulario [página 17]
Solicitar a los usuarios que especifiquen los títulos para documentos de formulario
Los compradores pueden solicitar a los usuarios que introduzcan un título en los documentos de formulario personalizados que envían. Con los títulos, los responsables de aprobación y los solicitantes pueden encontrar de forma sencilla un documento determinado e identificar rápidamente su propósito.
Puede solicitar títulos para algunos formularios pero no para otros. Cuando los usuarios crean un documento de formulario, si el formulario requiere un título, se muestra el campo necesario Título. Los usuarios deben
proporcionar un título antes de poder enviar el documento para su aprobación. Los títulos de los documentos de formulario pueden tener hasta 128 caracteres.
Para solicitar un título para un formulario, vaya a la pestaña Opciones de formulario de ese diseño de formulario y haga clic en Requerir título de documento.
Formación de los títulos de documento en los resultados de búsqueda
Los resultados de búsqueda de los documentos de formulario incluyen los títulos de documento especificados por el usuario, que son útiles para diferenciar un formulario de otro. En la tabla siguiente de resultados de búsqueda de muestra, los documentos de formulario con un ID "DA" tienen títulos definidos por el usuario, pero los documentos de formulario con un ID "DON" no. Todos los documentos "DON" tiene el mismo título: la palabra Documento y el nombre del diseño de formulario.
Tabla 1: Resultado de búsqueda de muestra para formularios con o sin títulos definidos por el usuario
ID Título
DA3 Donación para la reserva natural
DA2 Donación de arte
DON3 Documento de formulario de donaciones
DON2 Documento de formulario de donaciones
DA1 Donación a una escuela de música
DON1 Documento de formulario de donaciones
Modificación de un formulario existente para solicitar títulos
Puede activar o desactivar la opción Es necesario el título del documento para los diseños de formulario existentes. Tenga en cuenta los puntos siguientes:
● Si los usuarios ya han creado documentos de formulario y desea modificar el diseño de formulario para solicitar títulos, los documentos existentes no quedan afectados.
● Cuando se haya activado el formulario modificado, los usuarios que creen documentos de formulario nuevos deberán proporcionar un título.
● Cuando publique el formulario modificado, puede reemplazar la versión existente o publicarlo como una versión nueva. Si publica el formulario modificado como una nueva versión, recuerde activarlo.
Dividir un formulario en secciones
En un formulario, un diseño o panel sirve de contenedor de campos y otros widgets que desee agrupar.
Un formulario puede contener diversos diseños de 1 columna y de 2 columnas. Cada columna de un diseño puede contener varios widgets.
Puede colocar diseños adicionales en un diseño de 1 columna. A colocar diseños en un diseño existente se le llama anidamiento. El anidamiento se limita a un nivel.
Para agregar un diseño a un formulario, haga clic en el icono de diseño en el panel de widget y arrastre un diseño al formulario.
Agregar una propiedad de panel en un diseño de formulario
Puede añadir múltiples paneles a un formulario. En cada panel, puede añadir un botón, una cabecera de panel y condiciones. Por ejemplo, añada un panel para las Solicitudes de aprobación y otro panel para las Solicitudes de transferencia. De igual manera, añada un botón Buscar para buscar documentos, o un botón Reinicializar para reinicializar los campos.
Pase por encima del panel para visualizar la etiqueta del panel y haga clic en la pestaña del panel para abrir la pestaña Propiedad del panel.
● Para añadir una cabecera de panel, en la sección Cabecera de panel, active el icono deslizante Añadir cabecera. Introduzca el título del panel en el campo Etiqueta de cabecera. Este campo solo se visualiza cuando se activa el icono deslizante Añadir cabecera.
● Para añadir un botón en el panel, en la sección Botón de panel, active el icono deslizante Añadir botón. Solo puede agregar un botón a cada panel. En el campo Etiqueta de botón, introduzca el nombre a visualizar en el botón. Se activa de forma predeterminada un botón añadido recientemente.
Se desencadena el evento Al hacer clic cuando se hace clic en un botón en el documento del formulario. Se realiza la validación del panel asociado antes de desencadenar este evento. Puede utilizar este evento para modificar los datos de formulario.
Información relacionada
Secciones específicas de responsables de aprobación para grupos o usuarios específicos [página 52]
Configuración de API REST externas en los formularios para extraer e insertar datos [página 55]
Cómo asignar campos de formulario con campos de API externos [página 59]
Consejos para escoger entre los widgets Desplegable, Casilla de verificación y Tipo test
Los widgets Casilla de verificación, Tipo test y Desplegable son formas diferentes de ofrecer opciones a los usuarios de formulario.
● Casilla de verificación: El widget proporciona al usuario un conjunto de casillas de verificación. El usuario puede verificar más de un elemento. Por ejemplo, un formulario de solicitud de viaje puede incluir un widget de casilla de verificación Comidas con valores para el desayuno, la comida y la cena. El usuario del formulario puede especificar con anticipación todas las comidas previstas.
También puede utilizar el widget de casilla de verificación como control sí/no. Por ejemplo, una solicitud de viaje puede incluir una casilla de verificación con la etiqueta "Sí, necesitaré comidas".
Puede establecer un valor predeterminado. El usuario puede reinicializar el control de manera que no se especifique ningún valor.
● Tipo test: El widget ofrece varios elementos entre los que el usuario puede escoger en un conjunto de botones de opción. El usuario puede seleccionar solo uno de los elementos.
Utilice este widget cuando existan varias opciones y desee que el usuario solo pueda escoger una de ellas.
Mientras que es técnicamente posible agregar muchas opciones, tenga en cuenta cuánto espacio ocuparán en el formulario. Puede que, en su lugar, desee utilizar un widget Desplegable. Puede establecer un valor
predeterminado.
En un widget Tipo test, incluya al menos dos elementos.
Nota
Cuando el usuario de formulario haya seleccionado un elemento, no hay forma de devolver el control tipo test al estado en que no se ha seleccionado ningún elemento.
● Desplegable: El widget proporciona una lista desplegable de elementos entre los que los usuarios pueden elegir. El usuario puede seleccionar solo uno de los elementos. También puede especificar un valor predeterminado. Puede ofrecer al usuario una manera de restablecer el control de manera que no se especifique ningún valor.
Utilice este widget en lugar de un widget Tipo test si va a ofrecer al usuario más de cinco o seis valores o desea controlar la selección predeterminada.
Cómo importar valores que deben visualizarse en un desplegable de formularios
Puede importar valores para un widget de desplegables de un archivo de valores separados por coma (CSV).
Requisitos previos
El formulario está abierto en el generador de formularios y contiene un widget de desplegables.
Contexto
Los valores que importa se añaden a los valores ya definidos. Los desplegables permiten a los usuarios buscar los valores que desean.
Si define los valores que deben visualizarse en un desplegable, tenga en cuenta el orden en el que se visualizarán los valores. El orden en el archivo CSV será el orden que verán los usuarios. Asimismo, asegúrese de que la lista sea lo suficientemente breve para que sea manejable.
Procedimiento
1. Cree un archivo CSV con una columna que enumere todos los valores que desea incluir en el desplegable.
No incluya una cabecera de columna. Solo enumere los valores. Por ejemplo, si importa una lista de colores, el contenido de archivo tendrá la apariencia siguiente:
Amarillo Verde Naranja
Puede crear un archivo CSV en un editor de texto, por ejemplo, Notepad.
2. Seleccione el widget de desplegables en el formulario.
3. En la pestaña Propiedad haga clic en Importar.
4. Haga clic en Seleccionar archivo y busque y haga clic en el archivo CSV que ha creado.
Aparecerán los valores del archivo.
5. Haga clic en Agregar.
Los valores del archivo CSV se visualizan en la pestaña Propiedad junto con los valores que ya existían allí.
6. Para eliminar un valor no deseado haga clic en X.
Pasos siguientes
Puede establecer un valor predeterminado haciendo clic en el botón redondo junto a la opción que desea que sea la predeterminada. El valor predeterminado establecido se seleccionará de forma predeterminada cuando los usuarios creen documentos de formulario.
Configuración disponible y monedas predeterminadas en un formulario
El widget de moneda incluye una lista desplegable de monedas que los usuarios pueden seleccionar cuando introducen una cantidad de dinero. Puede incluir todas las monedas disponibles en su sitio de compras o puede especificar un subconjunto. También puede especificar una moneda predeterminada.
● La opción Tipos de moneda define la lista de monedas disponibles para los usuarios en documentos de formulario. Después de colocar un widget de Moneda en un formulario, seleccione las monedas que desee ofrecer en los documentos de formulario. Haga clic en Seleccionar todo para seleccionar todas las monedas disponibles en su sitio o seleccione monedas individuales.
● La moneda predeterminada establece el tipo de moneda que los usuarios ven de forma predeterminada cuando crean un documento de formulario. Si desea que la moneda predeterminada refleje la moneda preferida que han definido los usuarios en sus perfiles de sitio, seleccione Moneda predeterminada del usuario. Si la moneda preferida del usuario no está disponible en el formulario o si no especifica una moneda predeterminada, la lista desplegable muestra Seleccionar una y el usuario tiene que seleccionar una de las monedas disponibles.
La opción Importar para la propiedad Tipo de moneda le permite seleccionar los tipos de moneda importando una lista de códigos de moneda de 3 dígitos en un archivo CSV. Esto puede ser práctico si crea varios diseños de formulario con los mismos tipos de moneda, porque puede usar el mismo archivo CSV para todos los diseños en vez de tener que seleccionar manualmente las monedas en la lista cada vez. Si usa la opción Importar, incluya solo los códigos de moneda de 3 dígitos en el archivo CSV, no los nombres de moneda. No incluya una cabecera de columna en el archivo.
Nota
Los tipos de moneda en el archivo CSV están validados durante la importación para garantizar que coincidan con las monedas existentes en su sitio.
Widgets para acceder a datos maestros en formularios
Utilice el widget Selector de fuente de datos para agregar campos de datos maestros a un diseño de formulario.
En los documentos de formulario asociados, los usuarios pueden seleccionar valores de los datos maestros en su solución de SAP Ariba.
El widget Selector de fuente de datos admite todos los datos maestros estándar. También admite datos maestros personalizados (campos personalizados y datos maestros flexibles que SAP Ariba configura para usted). El administrador para las soluciones de SAP Ariba en su organización está familiarizado con los datos maestros. Los diseñadores de formulario pueden ponerse en contacto con los administradores para pedir ayuda a la hora elegir la fuente de datos.
Para utilizar el Selector de fuente de datos, en el generador de formularios arrástrelo al formulario, seleccione la fuente de datos que se utiliza y proporcione una etiqueta de visualización. Opcionalmente, introduzca el texto de ayuda en el campoTexto de la sugerencia. Puede personalizar el texto de la reserva-espacio en el campo. El campo Selector de fuente de datos incluye el menú desplegable y el icono de exploración junto al campo. Para especificar un valor, haga clic en el campo, aparecerán las primeras 30 opciones relevantes, ordenadas
alfabéticamente. La lista de opciones relevantes incluye un enlace Examinar con un icono en la parte inferior que abre una ventana de búsqueda avanzada que permite a los usuarios buscar propiedades adicionales.
Nota
Esta opción está disponible en todos los elementos de datos maestros, como el widget Selector de fuente de datos, la lista en el editor de condiciones, la lista de aprobadores o observadores, y el widget Selector de fuente de datos en una tabla de datos.
Sugerencias
Los selectores en los documentos de formulario funcionan [página 96] de manera diferente a los selectores en los documentos aprobables estándar, como las solicitudes de compra. Por ejemplo, la manera en que los usuarios encuentran valores específicos es diferente. Es recomendable que proporcione textos de ayuda para los usuarios cuando incluya widgets de Selector de fuente de datos en un formulario. Permita que los usuarios sepan cómo encontrar los valores que buscan.
Permitir a los usuarios seleccionar más de un valor
La propiedad Permitir varias selecciones que se define en el generador de formularios determina si los usuarios pueden seleccionar más de un valor en el campo del documento de formulario.
En las figuras siguientes, el campo Usuarios es un widget Selector de datos de origen que permite selecciones múltiples. El campo País solo permite una selección. Antes de que el usuario seleccione valores, los dos campos son similares:
Figura 3: Selectores de datos de origen en un documento de formulario (ningún valor seleccionado)
Después de que el usuario haya seleccionado los valores, el cuadro de búsqueda Selector de país ya no se muestra porque el usuario no puede seleccionar más de un valor. Si el usuario elimina el valor seleccionado, reaparece el cuadro de búsqueda.
Figura 4: Selectores de datos de origen en un documento de formulario (con valores seleccionados)
Permitir a los usuarios buscar en propiedades adicionales de documentos de formulario
El widget Selector de fuente de datos incluye las funciones de búsqueda avanzada. Los usuarios pueden visualizar detalles adicionales de cada valor a la derecha del área de vista previa y ver más información del valor seleccionado. Los usuarios pueden buscar valores por ID, nombre unívoco y propiedades de datos maestros adicionales que les permitan identificar y elegir fácilmente el valor que están buscando. Por ejemplo, al buscar un usuario, Chad Noll, puede que reciba varios usuarios con el mismo nombre y apellidos. Los usuarios pueden realizar búsquedas en base a propiedades adicionales, como la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del mismo usuario.
Para especificar un valor, el usuario hace clic en un campo. Aparecen las primeras 30 opciones relevantes, ordenadas alfabéticamente. Los usuarios pueden desplazarse sobre cada valor para ver detalles adicionales de cada valor en el lado derecho en el área de vista previa. Por defecto, se muestran detalles adicionales para el primer valor. También incluye el enlace Más información que abre una ventana que muestra información adicional del valor seleccionado.
Nota
La ventana de detalles adicionales está disponible en los siguientes componentes: Los valores del Selector de fuente de datos, los nodos del gráfico de aprobación y los observadores, y los valores de Selector de fuente de datos en una tabla de datos.
Figura 5: Selector de fuente de datos en un documento de formulario (con detalles adicionales para el valor seleccionado)
Los usuarios pueden hacer clic en un icono de exploración ubicado al lado del campo o la lista de opciones relevantes incluye un enlace Examinar con un icono en la parte inferior que abre una ventana de búsqueda avanzada. Usando la ventana de búsqueda avanzada, los usuarios pueden refinar sus resultados de búsqueda. En el gráfico de aprobación, cuando los usuarios hacen clic en el enlace Examinar, la ventana de búsqueda avanzada muestra dos pestañas. Los usuarios pueden elegir grupos desde la página Seleccionar grupo y elegir usuarios desde la página Seleccionar usuario.
Los criterios de búsqueda son diferentes para cada entidad de datos maestros. Si un usuario introduce el término de búsqueda en el campo de búsqueda, la ventana muestra resultados refinados según el término de búsqueda.
Por defecto se muestran 120 resultados en la ventana. Los usuarios pueden desplazarse hacia abajo para mostrar todos los resultados cuando haya más resultados disponibles.
En la siguiente ilustración, la lista de resultados se refina según el término de búsqueda.
Figura 6: Selector de fuente de datos en un documento de formulario (ventana de búsqueda avanzada que muestra resultados refinados)
Para seleccionar un solo valor, los usuarios pueden hacer clic en el botón Seleccionar ubicado en la columna del lado derecho en cada fila. Los usuarios pueden seleccionar varios valores seleccionando múltiples casillas de verificación en la columna del lado izquierdo y haciendo clic en Seleccionar ubicado en la parte inferior de la tabla.
Para los valores de códigos de productos básicos, los usuarios pueden elegir valores de una estructura de árbol de jerarquía haciendo clic en varias casillas de verificación.
Permiso de los usuarios para seleccionar usuarios inactivos en los documentos del formulario
Puede transferir la propiedad de los documentos del formulario de un propietario a otro usuario de forma que el usuario pueda aprobar solicitudes enviadas por el propietario. Dichas solicitudes de transferencia pueden pasar por el flujo de aprobación después del cambio de propiedad. Por ejemplo, cuando sepa que estará fuera de la oficina durante unos días o que se trasladará a un departamento diferente, puede transferir su autoridad de aprobación a un supervisor o compañero. Los usuarios pueden transferir documentos de formularios de usuarios inactivos a activos.
Cada widget Selector de origen de datos incluye el icono deslizante Permitir la selección de usuario inactivo para el tipo de origen de datos Usuario. Esta propiedad determina si se deben mostrar u ocultar el icono deslizante Usuarios inactivos en los documentos del formulario.
Cuando el icono deslizante Permitir la selección de usuarios inactivos está activado y los usuarios empiezan a escribir en la lista de selectores de usuarios en los documentos del formulario, al final de la lista de datos maestros se incluye el icono deslizante Usuarios inactivos. Active el icono deslizante para los usuarios para ver y seleccionar usuarios inactivos de la lista de datos maestros. Se identifican todos los usuarios inactivos con el icono
comoun indicador junto al nombre de usuario.
Nota
Si los usuarios seleccionan usuarios inactivos, los usuarios inactivos y sus supervisores no se incluyen en la sección Aprobación.
Agregación de tablas a formularios
El widget Tabla de datos del generador de formularios permite que los usuarios agreguen información a una tabla del documento de formulario.
El widget de tabla de datos agrega una tabla vacía al formulario. Usted especifica las columnas que desea incluir en el generador de formularios. Los usuarios que creen un documento de formulario pueden agregar filas a la tabla y rellenar la información.
Puede utilizar la propiedad Solo lectura que determina qué usuarios pueden leer o editar la tabla de datos. Cuando el icono deslizante está activado, los usuarios no pueden actualizar la tabla en los documentos del formulario.
De forma predeterminada, cada columna acepta caracteres de texto. Puede configurar columnas para aceptar tipos de datos específicos. En la pestaña Propiedad, haga clic en la flecha a la derecha ( ) situada junto al campo de columna de la derecha o haga clic en el icono de tipo de columna ( ) situado junto al campo de columna de la izquierda para establecer las propiedades de la columna.
● Texto sin formato: los usuarios introducen caracteres alfanuméricos. Los diseñadores de formulario pueden especificar una cantidad máxima de caracteres permitidos.
● Número: los usuarios indican un número entero o decimal.
● Desplegable: los usuarios hacen clic en la celda y seleccionan un valor desplegable.
● Fecha: los usuarios hacen clic en la celda y seleccionan la fecha mediante una herramienta de fecha.
● Hora: los usuarios hacen clic en una celda y seleccionan la hora mediante una herramienta de hora.
● Divisa: los usuarios hacen clic en una celda, indican un valor y seleccionan un código de divisa.
● Selector de origen de datos: los usuarios buscan un valor individual y lo seleccionan de una lista de datos maestros. Los diseñadores de formulario especifican el tipo de datos maestros visualizado, de la misma forma que con el widget Selector de origen de datos.
● Adjunto: los usuarios hacen clic en Cargar archivo para abrir una ventana, seleccionar un archivo para cargarlo y, a continuación, hacer clic en Completado.
Los usuarios pueden cargar un fichero único en cada fila de las columnas Adjunto. El tamaño máximo de un adjunto son 10 MB. Los tipos de archivo soportados son: BMP, CAD, DOC, DOCX, GIF, JPG, JPEG, MPEG, MSG, PDF, PNG, RTF, TIF, TXT, WAV, XLS, XLSX, EML y ZIP.
Sugerencias sobre las tablas en el generador de formularios:
● Puede volver a ordenar columnas con el enlace Reordenar. Cada campo de columna muestra el icono de reordenación (
). Arrastre el icono de reordenación (
) hacia arriba o hacia abajo para cambiar el orden de la columna. Las columnas se actualizan inmediatamente en el lado izquierdo de la tabla. Haga clic en Finalizar reordenación una vez que haya terminado de reordenar las columnas.● Puede insertar o borrar columnas en la tabla. Haga clic en el icono de elipsis vertical situado junto al campo de columna situado a la derecha y elija una de las siguientes opciones:
○ Insertar columna antes para insertar una columna delante de la columna seleccionada.
○ Insertar columna después para insertar una columna detrás de la columna seleccionada.
○ Borrar para eliminar la columna seleccionada.
● Cada tipo de columna se identifica con el icono correspondiente situado a la izquierda del campo de columna.
Por defecto, se muestra el icono de columna de texto simple. Si selecciona otro tipo de columna, el icono cambia para mostrar ese tipo de columna.
● Puede identificar fácilmente el tipo de columna de la tabla (a la izquierda) eligiendo un tipo de columna. El formato correspondiente se muestra en la tabla como el indicador. Por ejemplo, las columnas Desplegables muestran un menú del que elegir, las columnas de Hora muestran el formato de hora, las columnas Adjunto muestran el botón del archivo de carga, etc.
● Puede importar un archivo que contenga valores para las columnas Desplegables. Para las columnas
Desplegables, haga clic en el enlace de Importar. Seleccione el archivo CSV que desea importar y haga clic en Agregar. Los valores del archivo CSV se agregan a la lista de Opciones.
● La columna individual en un widget Tabla de datos incluye la propiedad Obligatorio, para que pueda solicitar algunas columnas en los formularios pero no otras. Todos los tipos de columna incluyen esta propiedad. No puede activar o desactivar la propiedad de columna Obligatorio para los formularios publicados ya existentes.
Configuración de valores predeterminados en tablas
Puede fijar valores predeterminados en las tablas de datos de modo que los usuarios no tengan que rellenar todos los campos de forma manual cada vez. El valor predeterminado puede ser una constante o una expresión evaluada.
El valor predeterminado que haya configurado se rellena automáticamente cuando los usuarios crean documentos de formulario. Los usuarios pueden actualizar estos valores en cualquier momento, pero no pueden sustituir los valores en los campos de sólo lectura. Los usuarios pueden actualizar los valores que se rellenan automáticamente con condiciones o expresiones definidas. Sin embargo, una vez que se actualizan estos valores, las condiciones y expresiones fijadas no se pueden evaluar de nuevo.
La pestaña Propiedades de un widget Tabla de datos incluye un enlace Fijar valores predeterminados que le permite introducir valores predeterminados en las filas. Haga clic en el enlace para abrir una tabla e introducir los valores de cada fila. Puede exportar e importar valores predeterminados desde un archivo CSV. Haga clic en el icono de exportación (
) para exportar un archivo. Haga clic en el icono de importación (
) para importar un archivo.
Nota
Al importar el archivo para los valores predeterminados en la tabla de datos, el tamaño del archivo está limitado a los 5 MB. Importar una gran cantidad de columnas en la tabla de datos puede requerir tiempo adicional. Los valores de la columna no válidos no se importan en la tabla de datos.
Desde la pestaña Opciones de formulario, en la sección Traducciones Tablas de datos , haga clic en el enlace Gestionar traducciones para cargar las traducciones. La pestaña Valores de tabla de datos
predeterminados le permite definir diferentes idiomas de traducción para los valores predeterminados fijados en las tablas. Para múltiples tablas, puede definir idiomas en cada pestaña por separado. Para obtener más
información sobre cómo proporcionar las traducciones de un diseño de formulario, consulte la sección "Soporte de localización en el generador de formularios".
Nota
La pestaña Valores de tabla de datos predeterminados en la ventana Traducciones está disponible cuando la tabla de datos contiene valores predeterminados.
Exportación e importación de datos para tablas en documentos de formulario
Los widgets de tabla de datos incluyen botones para exportar e importar datos. Los usuarios que deseen importar datos en una tabla de un documento de formulario pueden hacer clic en Exportar datos para obtener un archivo
de Microsoft Excel con todas las cabeceras de columna. A continuación, deben rellenar las columnas y hacer clic en Importar datos para importar los valores.
Si espera que los usuarios importen datos en tablas de documento de formulario, proporcióneles algunos detalles para indicarles cómo rellenar el archivo:
● Los datos importados sobrescriben los datos que ya están en la tabla. Por ejemplo, si introduce una fila de datos de forma manual y a continuación importa los datos, la fila introducida manualmente se sobrescribirá. Si importa datos múltiples veces en la misma tabla, la tabla incluirá solo los datos de la importación más reciente.
● Especifique fechas en formato DD/MM/AAAA. El formato de hora es HH:MM AM o HH:MM PM.
● Especifique los valores de divisa en formato Número-Código de divisa.
● Para las columnas Selector de origen de datos, lo mejor es que los usuarios indiquen los valores tras importar el resto de los datos. Esto es debido a que los valores en el archivo de importación deben empezar con el ID único entre paréntesis, seguido por el nombre exacto o etiqueta del valor. Por ejemplo, un valor de proveedor válido puede ser (0012345) MySupplier, Inc.. Si los usuarios no pueden acceder a los IDs, será más fácil para ellos seleccionar los valores de las listas desplegables Selector de origen de datos incluidas en la columna.
● Si los datos en una celda en particular del archivo de importación no son válidos, la celda correspondiente en la tabla de datos será un string vacío.
● Todas las etiquetas de script del archivo de importación se eliminarán.
● El proceso de importación comprueba que los datos de cada columna del archivo de importación se correspondan con la clase de datos asignada a esa columna.
● Al exportar una tabla de datos que incluye columnas obligatorias, el fichero de exportación incluye las columnas obligatorias. Al importar los datos de tabla en documentos de formulario que incluyen columnas obligatorias, los usuarios deben proporcionar un valor para las columnas obligatorias. Asegúrese de que se solucionan los errores antes de enviar el documento para su aprobación.
Consejos y restricciones
● Proporcione instrucciones de tabla a los usuarios en un widget Texto de párrafo que se encuentra encima de la tabla. Indique a los usuarios que hagan doble clic en una celda para empezar a introducir un valor. Incluya otras instrucciones de forma apropiada.
● No hay manera de especificar una divisa predeterminada para las columnas Divisa. Asimismo, solo se admiten valores de divisa positivos.
● En los formularios de solicitud de compra guiada, no podrá utilizar tablas de datos para permitir que los usuarios agreguen artículos en línea.
● Asegúrese de que el control Visible al vendedor esté desactivado. Los documentos orientados al proveedor no pueden renderizar datos de los widgets de tabla de datos.
● El proceso de importación no verifica los valores de fecha para asegurarse de que los valores son fechas reales y válidas. Si un usuario indica 42/12/2017 en un archivo de importación, así es como el valor aparecerá en la tabla.
● El proceso de importación no valida las columnas Desplegables para asegurarse de que los valores importados coinciden con los valores ofrecidos en la lista desplegable. Por ejemplo, si los valores en la lista desplegable son Amarillo, Naranja y Verde, y los usuarios importan el valor Lila, se aceptará en la tabla.
● Las claves de consulta para el selector de origen de datos (DSC) no se admiten al importar y exportar tablas de datos.
Información relacionada
Configuración de valores predefinidos en formularios [página 31]
Soporte de la localización en el generador de formularios [página 77]
Adjuntos en formularios
Utilice el widget Adjunto para agregar adjuntos a formularios o permitir que los usuarios de formularios carguen sus propios adjuntos.
El widget Adjunto le permite:
● Agregar uno o varios adjuntos para que los usuarios de formulario puedan verlos y descargarlos cuando creen o aprueben un formulario. Por ejemplo, puede adjuntar un documento de referencia que contenga códigos que el usuario puede necesitar consultar.
● Ofrezca una forma en que los usuarios de formulario puedan cargar adjuntos al crear un formulario. Por ejemplo, puede que desee que los usuarios adjunten documentos que respalden la solicitud que están realizando en el formulario.
Los tipos de archivo soportados son: BMP, CAD, DOC, DOCX, GIF, JPG, JPEG, MPEG, MSG, PDF, PNG, RTF, TIF, TXT, WAV, XLS, XLSX y ZIP.
El tamaño máximo de un adjunto son 10 MB. El tamaño total de todos los adjuntos de un formulario está limitado a 30 MB.
Para los formularios de solicitud en la compra guiada (que se transfieren a través de Ariba Network), los adjuntos con archivos con nombres muy largos se han cortado en 128 caracteres, incluida la extensión del nombre de archivo.
La siguiente tabla describe las propiedades del widget Adjunto.
Propiedad Descripción
Solo descargar Determina si los usuarios de formulario pueden cargar sus pro
pios adjuntos al formulario.
● Al activar esta propiedad, se evita que los usuarios de for
mularios puedan cargar sus propios adjuntos al formula
rio.
● Al desactivar esta propiedad, se permite que los usuarios de formulario puedan cargar adjuntos.
Independientemente de cómo esté configurada esta propie
dad, los usuarios de formulario pueden ver y descargar adjun
tos agregados por el diseñador de formularios (por ejemplo, documentos que contienen instrucciones detalladas).
Propiedad Descripción
Obligatorio Al activar esta propiedad, los usuarios de formulario deben
cargar un adjunto antes de poder enviar el formulario.
Solo es aplicable si los usuarios de formulario tienen permiso para cargar adjuntos.
Documentos de referencia Al activar esta propiedad, puede agregar una etiqueta de vi
sualización para los adjuntos que carga como parte del diseño de formulario. Esta etiqueta no es aplicable a adjuntos carga
dos en documentos de formulario. Algunos ejemplos de eti
quetas son Instrucciones y Documentos de referencia.
Si se desactiva esta propiedad, los usuarios de formulario pue
den descargar cualquier adjunto que haya agregado, pero no existirá una etiqueta general para los adjuntos.
Etiqueta de campo Disponible si Documentos de referencia está activado. Esta es
la etiqueta para adjuntos cargados por el diseñador de formu
larios.
Texto de ayuda Escriba un texto para que los usuarios de formulario sepan qué
hacer. Por ejemplo, si configura este widget para que los usua
rios deban cargar adjuntos, dígales qué deben cargar. Puede que desee indicarles qué formatos de archivo están aceptados.
Las siguientes opciones de configuración del sitio para adjuntos no son aplicables a los adjuntos de formularios creados con el generador de formularios:
● Application.Approvable.MaxAttachmentSize
● Application.Approvable.AllowedAttachmentExtensions
● Application.Approvable.EncryptAttachments
El proceso de análisis de virus de SAP Ariba no analiza los adjuntos cargados en formularios creados con la función de generador de formularios. Como sucede con todos los adjuntos que cargan los usuarios, su organización necesita tomar medidas razonables a nivel comercial para evitar que entren virus en las soluciones de SAP Ariba Cloud.
Información relacionada
Validaciones de la carga de archivos en formularios [página 30]
Validaciones de la carga de archivos en formularios
Se validan los archivos cargados por los miembros del grupo Diseñador de formularios personalizados cuando diseñan los formularios y por los usuarios finales cuando utilizan los formularios publicados.
La validación de archivos es una medida de seguridad importante, ya que los archivos cargados por un usuario pueden afectar a otros usuarios si los archivos están infectados por virus o tienen contenido malicioso. La validación de archivos incluye escaneos de virus y comprobaciones de contenido malicioso, tipo de archivo y tamaño de archivo. La validación de archivos se realiza en el contenido de los archivos ZIP y la carga del archivo fallará si alguno de los archivos del archivo ZIP que se está cargando no supera la validación. Los archivos que fallan la validación se indican mediante mensajes de error. Los usuarios pueden eliminar dichos archivos y continuar con la carga.
Se realiza la validación del archivo en los siguientes casos:
● En el compilador de formularios:
○ Para todo el formulario y para los widgets, al cargar los archivos de traducción .string.
○ Para el widget Moneda, al importar archivos .csv de tipo de moneda. Además de un escaneo de seguridad, también se realizan verificaciones de tipo y tamaño del archivo.
○ Para el widget Desplegable, al importar el contenido desplegable como archivos .csv. Además de un escaneo de seguridad, también se realizan verificaciones de tipo y tamaño del archivo.
○ Para el widget Adjunto, al cargar archivos adjuntos de tipos compatibles. Además de un escaneo de seguridad, también se realizan verificaciones de tipo y tamaño del archivo.
○ Para el widget Tabla de datos, al importar valores predeterminados en tablas de datos, al importar archivos para listas desplegables y al cargar adjuntos.
● En el formulario publicado:
○ Al importar datos para toda la tabla de datos.
○ Al cargar archivos adjuntos en la columna Adjunto en tablas de datos.
○ Al cargar anexos en el formulario.
Cómo hacer que un campo sea obligatorio en un formulario
Un campo obligatorio es un campo que los usuarios tienen que rellenar antes de poder enviar el formulario. En el generador de formularios, puede configurar un campo para que sea siempre obligatorio o que solo sea obligatorio en algunos casos pero opcional en otros.
