Dirección de Comunicación Social

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Manual de Organización

Dirección de

Comunicación Social

Fecha de revisión: 00 Numero de revisión: 00 Numero de páginas 1 de 15

Prod. Uriel Ruíz Ledo

Coordinador Administrativo

Elaboró Revisó

Autorizó Validó

Lic. Israel García Hernández

Director de Comunicación Social

L.A.E. Eduardo Efraín Benhumea Macedo

Contralor Interno Municipal

Lic. Pedro David Rodríguez Villegas

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Manual de Organización

Dirección de

Comunicación Social

Fecha de revisión: 00 Numero de revisión: 00 Numero de páginas 2 de 15 INDICE GENERAL Página 1.- Introducción 3

2.- Objetivo del Manual de Organización 4 3.- Misión Y Visión 5 4.- Marco Jurídico 6 5.- Atribuciones 7 6.- Estructura orgánica (organigrama) 8

7.- Organigrama Objetivo y funciones Dirección de

Comunicación Social 9 8.- Organigrama objetivo y funciones Coordinación de Medios 11

Organigrama objetivo y funcionesDepartamento de Redacción.

9.- Organigrama objetivo y funciones Coordinación

Administrativa 12

Organigrama objetivo y funcionesDepartamento de Monitoreo.

10.-Organigrama objetivo y funciones Coordinación de 14 Diseño Gráfico

Organigrama objetivo y funcionesDepartamento de Diseño Gráfico

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Manual de Organización

Dirección de

Comunicación Social

Fecha de revisión: 00 Numero de revisión: 00 Numero de páginas 3 de 15 1. INTRODUCCION

Debido a los cambios constantes que prevalecen en nuestro país y la importancia de mostrarlos de una manera directa y rápida, se han implementado en las direcciones de Comunicación Social a distintos niveles de gobierno, es por ello que en este documento se presentan las funciones, actividades, procedimientos y trámites que realiza esta oficina de Comunicación Social, tanto de manera interna en el ámbito administrativo hasta la cobertura, difusión e invitación a eventos que lleva a cabo la Presidencia Municipal y las distintas oficinas que conforman la Administración Pública, dando así salida a todos aquellos asuntos del dominio público o que la ciudadanía necesita conocer de manera veraz y con carácter oficial.

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Manual de Organización

Dirección de

Comunicación Social

2. OBJETIVO DEL MANUAL

Con este manual se conocerá paso por paso cada una de las funciones y actividades que realiza cada una de las áreas que conforman esta Dirección, así como el funcionamiento específico de todas ellas que en conjunto operan para obtener un buen desempeño administrativo y operativo

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Manual de Organización

Dirección de

Comunicación Social

Fecha de revisión: 00 Numero de revisión: 00 Numero de páginas 5 de 15 3.- MISION Y VISIÓN MISION

Desarrollar con auténtico espíritu de servicio todas las actividades encaminadas a promover y difundir la obra administrativa y de Gobierno del H. Ayuntamiento de Atizapán de Zaragoza, entre el mayor número posible de ciudadanos, utilizando para ellos las herramientas y medios ideales, contribuyendo así a incrementar los niveles de conocimiento de las personas sobre la aplicación y desarrollo de las políticas públicas

VISION

Que la Dirección de Comunicación Social sea contemplada como un área importante, útil y confiable en la consecución de las metas señaladas, reconociéndose como un grupo de personas profesionales satisfechas de haber logrado un alto índice de cobertura de objetivos establecidos en el área, capaces de trascender hacia un nuevo periodo de gobierno en función de la experiencia y aprendizaje adquiridos. Sentando las bases operativas que permitan dar continuidad, guía y orientación al nuevo grupo que se haga cargo de la tarea comunicativa.

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Manual de Organización

Dirección de

Comunicación Social

Fecha de revisión: 00 Numero de revisión: 00 Numero de páginas 6 de 15 4. ATRIBUCIONES

Recabar, diseñar, proponer, divulgar, difundir y transmitir los mensajes, electrónicos e impresos que contengan la información que resulte necesaria para fortalecer la labor de la Administración Pública Municipal y a través de ello, permitir que la población esté enterada de las acciones de gobierno.

Por instrucciones del Presidente Municipal, convocar, coordinar y atender todo evento de comunicación en que participen funcionarios públicos municipales para los fines previstos en la fracción anterior.

Conducir con ética y profesionalismo las relaciones de la Administración Pública Municipal de Atizapán de Zaragoza, con los medios de comunicación, sus representantes y corresponsales, atendiendo sus solicitudes de información y dando seguimiento a sus trabajos.

Diseñar, coordinar y atender la elaboración de materiales de divulgación sobre acciones específicas, especiales o permanentes, que por razones de transparencia o divulgación sea necesario presentar a la población de Atizapán de Zaragoza.

Las demás que le señalen el C. Presidente Municipal, las leyes, reglamentos y disposiciones jurídicas aplicables.

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Manual de Organización

Dirección de

Comunicación Social

Fecha de revisión: 00 Numero de revisión: 00 Numero de páginas 7 de 15 5. ESTRUCTURA ORGÁNICA 1. Coordinación de Medios Departamento de Redacción 2. Coordinación Administrativa Departamento de Monitoreo

3. Coordinación de Diseño Grafico

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Manual de Organización

Dirección de

Comunicación Social

6. DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL ORGANIGRAMA

OBJETIVO

Comunicar de manera oportuna las acciones y programas de gobierno a la ciudadanía.

FUNCIONES

Responsabilidades de la Dirección de Comunicación Social, las mencionadas en el Reglamento Orgánico Municipal y en los Manuales de Organización y de Procedimientos de la Dirección, las cuales deberán ser observadas con estricto apego a la normatividad vigente;

Deberá vigilar que las operaciones de adquisición de bienes y servicios, se efectúen conforme a lo dispuesto en el Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México.

Deberá implementar procedimientos de operación y políticas de control interno, que faciliten la gestión de la función pública, la transparencia en las operaciones que realizan y la rendición oportuna de cuentas. Dirección de

Comunicación Social

Coordinador

Medios

Coordinador

Administrativo

Coordinación de

Diseño Gráfico

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Manual de Organización

Dirección de

Comunicación Social

Deberá implementar los medios o mecanismos de información, para dar a conocer en forma oportuna y veraz, del avance en los objetivos y metas de las operaciones sustantivas a su cargo. Deberá vigilar que en las acciones de gobierno que realizan, se cumpla con la normatividad aplicable.

Deberá vigilar que los recursos estén bien protegidos y en condiciones de disponibilidad.

Deberá de vigilar que se cumplan con las políticas y procedimientos de operación y de control interno establecidos.

Deberá de vigilar que en términos de eficiencia y eficacia, se cumplan en tiempo y forma con los programas de gobierno que se encuentren bajo su responsabilidad.

Deberá ejercer el presupuesto de egresos a su cargo, conforme a lo programado.

Deberá determinar con toda claridad, la misión, visión, objetivos, metas y programas institucionales del área a su cargo, a fin de identificar y minimizar los riesgos que podrían obstaculizar el desarrollo normal de los programas de gobierno.

Deberá de establecer sistemas y mecanismos de evaluación, que permitan medir cuantitativamente y cualitativamente el desarrollo de los programas de gobierno que se realizan en el área a su cargo.

Deberá ser responsable de las acciones de gobierno que se realicen en la unidad o dependencia a su cargo.

Deberán ser firmados los oficios, circulares o documentos de trámite por él o por los funcionarios que él designe.

Deberá vigilar que se cumplan en tiempo y forma los contratos laborales, los de adquisición de bienes y servicios, y las pólizas de seguro, celebrados en el área a su cargo.

Deberá vigilar que el personal a su cargo, cumpla las responsabilidades que les han sido asignadas.

Deberá vigilar que se ejerza en tiempo y forma el presupuesto de gastos asignado a su área. Deberá llevar cuenta y razón de la ejecución del presupuesto a su cargo.

Deberá permitir que las autoridades fiscalizadoras, efectúen la revisión de la documentación y supervisión de las actividades que realizan las áreas a su cargo.

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Manual de Organización

Dirección de

Comunicación Social

Deberá atender en tiempo y forma, las recomendaciones que hagan las autoridades fiscalizadoras, como resultado de su revisión.

Deberá solventar en tiempo y forma, las observaciones efectuadas por las autoridades fiscalizadoras.

7. COORDINACION DE MEDIOS ORGANIGRAMA

OBJETIVO

Difundir la imagen de la Administración Municipal en los diferentes medios de comunicación electrónicos y escritos, así como en redes sociales.

FUNCIONES

Conocer con días de anticipación la agenda de actividades oficiales con el objeto de emitir las correspondientes órdenes de trabajo a reporteros y fotógrafo.

Recabar información generada en la agenda de actividades oficiales. Concentrar datos, redactarlos y complementarlos.

Coordinación de Medios

Departamento de Redacción

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Manual de Organización

Dirección de

Comunicación Social

Fecha de revisión: 00 Numero de revisión: 00 Numero de páginas 11 de 15 DEPARTAMENTO DE REDACCIÓN ORGANIGRAMA OBJETIVO

Cubrir actos, ceremonias, giras y eventos de la Administración Municipal con el propósito de generar información para difundir la imagen institucional entre la ciudadanía.

FUNCIONES

Distribuir información oficial y material fotográfico a los medios de información. Integrar una fonoteca de discursos e intervenciones oficiales.

Transcribir conferencias de prensa, declaraciones, discursos e intervenciones oficiales.

Departamento de

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Manual de Organización

Dirección de

Comunicación Social

Fecha de revisión: 00 Numero de revisión: 00 Numero de páginas 12 de 15 8. COORDINACIÓN ADMINISTRACIÓN ORGANIGRAMA OBJETIVO

Dar eficiencia a los recursos presupuestales, materiales y humanos de la Dirección de Comunicación Social.

FUNCIONES

Elaborar el proyecto de presupuesto de egresos de la coordinación.

Ejercer el presupuesto y dar seguimiento administrativo ante la tesorería municipal. Elaborar informe mensual de actividades.

Proporcionar material y elementos necesarios para el desempeño de las áreas de trabajo.

Efectuar el registro, control y movimiento del personal de la dependencia, conforme a las normas de la subdirección de recursos humanos.

Supervisar uso y mantenimiento de los vehículos adscritos al área.

Vigilar el inventario y el adecuado empleo de materiales y equipo de oficina, audio, video y papelería.

Delegar en la Dirección de Administración Municipal la designación de proveedores. En suma todas las actividades administrativas que genera el área.

Coordinador Administrativo

Departamento de Monitoreo

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Manual de Organización

Dirección de

Comunicación Social

Fecha de revisión: 00 Numero de revisión: 00 Numero de páginas 13 de 15 DEPARTAMENTO DE MONITOREO ORGANIGRAMA OBJETIVO

Clasificar y reportar la información diaria difundida a través de los medios electrónicos de comunicación

FUNCIONES

Monitorear noticieros, programas de análisis en las diferentes estaciones de radio, televisión y páginas de internet.

Clasificar la información.

Sintetizar el contenido de mensajes.

Reproducir información cuyo contenido tenga interés para la administración municipal Integrar la videoteca y fonoteca para su consulta y posterior uso.

Recabar quejas, sugerencias o reportes de servicios públicos para análisis a las dependencias competentes.

Departamento de Monitoreo

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Manual de Organización

Dirección de

Comunicación Social

10.- COORDINACIÓN DE DISEÑO GRÁFICO

ORGANIGRAMA

OBJETIVO

Mantener al día y supervisar el contenido de la página de internet de la administración municipal.

FUNCIONES

Diseño del sitio web.

Programación del sitio web.

Edición de imágenes y revisión de textos para la página web. Supervisión de la información para la página de internet.

Actualización del sitio web en cuanto a información de las áreas, programas del H. Ayuntamiento, información del Cabildo, boletines de prensa, síntesis electrónica e información de utilidad a la ciudadanía.

Coordinación con la Subdirección de Planeación para el acceso a la información pública de oficio. Coordinación con la Subdirección de Informática de la seguridad y mantenimiento del sitio web en el servidor.

Diseño y programación de micro sitios especiales (Luminaria, Planeación, Protección Civil y Bomberos, etc.).

Coordinación de Diseño Gráfico

Departamento de Diseño Gráfico

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Manual de Organización

Dirección de

Comunicación Social

DEPARTAMENTO DE DISEÑO GRÁFICO

ORGANIGRAMA

OBJETIVO

Área responsable de la imagen corporativa e institucional de la Administración Municipal, así como producción y postproducción de audio- video.

FUNCIONES

Supervisar y aplicar el Manual de Imagen del H. Ayuntamiento, tanto en medios impresos como electrónicos.

Elaborar diseños gráficos y homologar aquellos hechos por otras áreas de la administración municipal.

Ponderar el empleo y uso de recursos de comunicación social (televisión, prensa escrita, bardas, espectaculares, utilitarios, carteles, volantes, folletos, trípticos, dípticos, etc.), en razón de costo y beneficio social.

Elaboración de videos digitales, iluminación de interiores y exteriores.

Producción de spots, cápsulas informativas y videos promocionales e institucionales.

Estar al pendiente de los requerimientos de medios de comunicación de síndicos y regidores. Coordinar el contenido de información de las vitrinas y periódicos murales del palacio de gobierno. Instrumentar proyectos de difusión de televisión y en periódicos murales públicos.

Departamento de Diseño Gráfico

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Manual de Organización

Dirección de

Comunicación Social

Apoyar a las diferentes direcciones de la administración municipal en presentaciones y proyectos de información oficial.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL

Fecha de revisión: 00

No de revisión: 00

No. De Páginas: 1 de

Código:

Fecha de emisión: 04 de marzo de 2013

Última edición:

Coordinador Administrativo de la Dirección

Elaboró

Revisó

Autorizó Validó

Lic. Israel García Hernández

Director de Comunicación Social

L.A.E. Eduardo Efraín Benhumea Macedo

Contralor Interno Municipal

Lic. Pedro David Rodríguez Villegas

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Manual de Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social

INDICE GENERAL

Pág.

I. Introducción

II. Objetivo del Manual de Procedimiento Específicos

III. Fundamento jurídico

IV. Procedimientos

i. Redacción y cobertura de eventos ii. Síntesis Informativa

iii. Monitoreo iv Fondo Fijo

v. Control de incidencias vi. Control de Patrimonio vii. Control de Vehículos viii. Control de Presupuesto ix Elaboración de requisiciones x. Elaboración de Presupuesto

xi. Elaboración de diseños publicitarios y de difusión xii Actualización de la página web

(21)

I. INTRODUCCIÓN

Debido a los cambios constantes que prevalecen en nuestro país y la importancia de mostrarlos de una manera directa y rápida, se han implementado las direcciones de comunicación social a distintos niveles de gobierno, desde el federal hasta el municipal; es por ello que en este documento se presentan las funciones, actividades, procedimientos y trámites que realiza esta oficina de Comunicación Social, tanto de manera interna en el ámbito administrativo hasta la cobertura, difusión e invitación a eventos que lleva a cabo la Presidencia Municipal y las distintas oficinas que conforman la Administración Pública, dando así salida a todos aquellos asuntos del dominio público o que la ciudadanía necesita conocer de manera veraz y con carácter oficial.

II. OBJETIVO

Con este manual se conocerá paso por paso cada una de las funciones y actividades que realiza cada una de las áreas que conforman esta Dirección General así como el funcionamiento específico de todas ellas que en conjunto operan para obtener un buen desempeño administrativo y operativo.

III. FUNDAMIENTO JURÍDICO

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Manual de Procedimientos Dirección de Comunicación Social

Redacción y Cobertura de Eventos Coordinador de Medios Código: PE/DCS/CM/01 Fecha de Revisión:00 Fecha de Emisión: 04 de marzo de 2013 Numero de Revisión:00 Numero de Paginas: 1 de 6

Elaboró Revisó Aprobó

Sandra Sánchez Tirado Asistente Administrativo

Prod. Uriel Ruíz Ledo Coordinador Administrativo

Lic. Israel García Hernández Director de Comunicación Social INDICE Pág. 1. Objetivo 2 2. Alcance 2 3. políticas y normas 2 4. Fundamento Legal 2 5. Responsabilidades 2 6. Descripción de actividades 3 7. Diagrama de Flujo 5 8. Anexos 6 9. Glosario 6 10. Control de revisiones y/o modificaciones 6

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Lic. Israel García Hernández Director de Comunicación Social

1. OBJETIVO

Difundir por medio de boletines acompañados de fotografías los eventos y acciones que realiza el Presidente Municipal, así como de todas las áreas que conforman la Administración Pública.

2. ALCANCE

Se reparte entre los medios de comunicación nacional, estatal y local así como radio y televisión la información de los eventos, actividades y acciones que realiza el Presidente Municipal así como las distintas áreas que conforman la Administración.

3. POLITICAS Y NORMAS

No Aplica .

4. FUNDAMENTO LEGAL

Reglamento Orgánico Municipal de Atizapán de Zaragoza, Artículos 66, 67 y 68.

5. RESPONSABILIDADES

Recibir los oficios o comunicados de los eventos o actos en los que estará el presidente municipal. Agendar los eventos para que personal del departamento de prensa cubra el evento.

Invitar a los eventos a los medios de comunicación para la cobertura del mismo. Seleccionar las gráficas para su publicación en medios escritos.

Revisar las síntesis informativas.

Estar presente en los eventos que realizan en el Ayuntamiento a los que se nos convoca por parte de presidencia o las diferentes direcciones.

Revisar los boletines, la distribución de los temas para la realización de boletines, de la elección de fotografías para su distribución en los medios, atención a los reporteros, de la toma de fotografías elaboración y envío por mail de boletines.

Reporteros

Asistir a los eventos que preside el alcalde Elaborar los boletines.

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Lic. Israel García Hernández Director de Comunicación Social Asistir a los eventos y tomar gráficas y a su vez el revelado e impresión de las mismas.

Encargada de Síntesis

Revisar los medios escritos (diarios, semanales, quincenales y mensuales), de la elaboración y distribución de la síntesis matutina y vespertina.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

No.

Consecutivo Descripción de la Actividad Puesto y Área Insumo Salida

1

Realizan y envían oficio solicitando la cobertura de eventos o actividades a realizar

por el Presidente Municipal y Directores Presidencia Municipal, Direcciones y Coordinaciones del H. Aytto. Petición por Oficio Se Turna a Agenda 2

Se recibe por medio de oficios los eventos o actividades que va

realizar el Presidente y Directores.

Cuando se confirma el evento se procede a agendar e invitar a

los medios de comunicación para la cobertura del mismo.

Se envía a fotógrafo, camarógrafo y reportero a cubrir

el evento Jefe de Departamento de Difusión Ser realiza invitación a Medios para la Cobertura Cobertura de Evento 4

Al término del evento el fotógrafo, camarografo y el reportero entregan información a

jefe de redacción Jefe de Difusión Fotógrafo Camarógrafo y Reportero Selección de Material Informativo Realización de Boletín 5

Se elabora el boletín de prensa Así como elegir las gráficas para

su publicación en los medios escritos nacionales, estatales y

locales. Se envía a Director de Comunicación Social , boletín y

gráficas para su autorización

Jefe de Redacción Boletín Informativo

Corrección y Estilo

(25)

Lic. Israel García Hernández Director de Comunicación Social 6 darle el enfoque o la línea

oficial.

En caso de que existan modificaciones en el boletín, se

regresa al jefe de redacción para su modificación

Comunicación Social Información para envió

7

En caso de que el documento sea autorizado se remite a Jefe de Redacción para su entrega a

los medios. Coordinador Administrativo Visto Bueno de Información Autorizado el boletín se Envía a los Medios de Comunicación 8

Una vez autorizados se envían vía fax, correo electrónico y otros se entregan de manera personalmente a los reporteros

de los diferentes medios de comunicación registrados. Jefe de Redacción Confirmación de Boletín Recibido Revisar publicación de Información enviada

(26)

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Diagrama de flujo para la Intervención y Cobertura de Eventos

Presidencia Municipal, Direcciones y Coordinaciones del H. Aytto. Jefe de departamento de Difusión Reportero y Camarógrafo Jefe de Redacción Director de Comunicación social Medios de Comunicación Nacionales y Locales Realiza y envía oficio solicitando la intervenció n o cobertura de un evento

-Recibe Recibe oficio

2

Inicio

Revisa para darle el enfoque o la línea oficial y autoriza Fin Asisten al evento y al termino de este entregan la información al jefe de redacción Envía la información autorizada al jefe de redacción Reciben la información y la publican

1

-Cuando se confirma el evento procede a agendarlo e invitar a los MMC para la cobertura del mismo

-Se envía al Camarógrafo y reportero a cubrir el evento

Recibe la información y elabora un boletín de prensa

Elige gráficas para su publicación en los MMC

Envía el Boletín al Coordinador General para su autorización

Recibe documento se envía el boletín a los medios ya sea por medio de fax, correo electrónico o personalmente dependiendo el caso

1 3

(27)

8. ANEXOS

No Aplica

9. GLOSARIO

Pie de foto: Resumen de la acción de la gráfica del evento.

Graficas: Fotografías

10. CONTROL DE REVISIONES Y MODIFICACIONES DE LOS PRECEDIMIENTOS

RESPONSABLE: Prod. Uriel Ruíz Ledo

NOMBRE Y CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: REDACCION Y COBERTURA DE EVENTOS PE/DCS/CM/01 REVISIÓN: FECHA: Página en la que se encuentran las modificaciones

Capítulo, Número, Inciso y Formato de ubicación para

modificaciones

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Manual de Procedimientos Dirección de Comunicación Social Síntesis Informativa Coordinación de Medios Código: PE/DCS/CM/02 Fecha de Revisión:00 Fecha de Emisión: 04 de marzo de 2013 Numero de Revisión:00 Numero de Paginas: 1 de 7

Lic. Israel García Hernández Director de Comunicación Social INDICE Pág. 1. Objetivo 2 2. Alcance 2 3. políticas y normas 2 4. Fundamento Legal 2 5. Responsabilidades 2 6. Descripción de actividades 3 7. Diagrama de Flujo 5 8. Anexos 7 9. Glosario 7 10. Control de revisiones y/o modificaciones 7

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1. OBJETIVO

Mantener informados a los integrantes del Cuerpo Edilicio, así como a los directores de cada una de las áreas, de la opinión de los medios Nacionales, Estatales y Locales en relación a la Administración Municipal de Atizapán de Zaragoza, así como del acontecer nacional, estatal y municipios conurbados.

2. ALCANCE

Hacer entrega de la Síntesis Informativa matutina y vespertina ya que es de vital importancia que nuestras autoridades se mantengan informadas de los acontecieres diarios.

3. POLITICAS Y NORMAS

No Aplica .

4. FUNDAMENTO LEGAL

Reglamento Orgánico Municipal de Atizapán de Zaragoza, Artículos 66, 67 y 68

El encargado de elaborar la síntesis verifica que se reciban todos los periódicos nacionales para dar lectura de cada medio impreso y así empezar a elegir las notas más importantes y dar forma a Síntesis Informativa.

Se reciben y se da respuesta a las peticiones o quejas ciudadanas del municipio de Atizapán de Zaragoza, que se envían a través de los medios de comunicación.

Para elaborar la Síntesis Informativa vespertina se van recopilando los periódicos locales y Estatales que van llegando por el transcurso del día al área de Comunicación Social, para que el auxiliar de síntesis le de forma.

(30)

No.

Consecutivo Descripción de la Actividad Puesto y Área Insumo Salida

1

Verifica que se reciban todos los periódicos nacionales para dar lectura de cada medio impreso nacional y así empezar a elegir las

notas más importantes. Comienzan a elegir y al mismo

tiempo recortan las notas informativas mas relevantes, del Municipio de Atizapán de Zaragoza,

de interés nacional, cámara de legisladores, partidos políticos, Estado de México y municipios y

columnas políticas. Ya seleccionadas y recortadas comienzan a pegar en los formatos

diseñados para ello, en donde se anota fecha página y sección. Al terminar de revisar los periódicos

inmediatamente se mecanografía en el formato diseñado las ocho columnas y los balazos de las notas

de Atizapán, Estado de México y Municipio.

Se organizan las notas de la siguiente manera: 1.- Portada, 2.-

Ocho comunas, 3.- Atizapán balazos, 4.- balazos Estado de

México y municipios, 5.- Información Atizapán, 6.- Información Estado de México y municipios, 7.- Partidos Políticos y

Legislatura, 8.- Información Nacional y 9.- Comunas Políticas

Encargada de Síntesis Entrega de material informativo Selección de información

(31)

Lic. Israel García Hernández Director de Comunicación Social Ya revisada y autorizada la síntesis

se sacan 4 juegos de copias dos para el Sr. Presidente, DIF y Protección Civil y Bomberos. Se envia la síntesis por la red local a

40 funcionarios.

Para elaborar la síntesis vespertina se van recopilando los periódicos locales y estatales que van llegando

al área de Comunicación Social, para que el auxiliar de síntesis revise, pegue, fotocopie, forme y entregue la síntesis vespertina a Presidencia, Seguridad Pública y

Comunicación Social.

2 Recibe síntesis informativa

Presidente Municipal. Síndico, Regidores y Directores Se realiza la síntesis Entrega de información 3

Envía reportes y quejas ciudadanas

a los medios de comunicación. Ciudadanía Calificación de notas Se da Aviso al Director de Comunicación Social 4 Envían a la dirección de

Comunicación Social, los reportes y quejas ciudadanas para su

atención, seguimiento y solución.

Medios de Comunicación Análisis de quejas Se turan a las áreas correspondientes 5

Recibe los reportes y quejas ciudadanas y los canaliza con la encargada de síntesis Dirección de Comunicación social Informe por Escrito de los reportes Da aviso a las áreas Correspondientes

(32)

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Diagrama de flujo para la elaboración de Sintesis Informativa

Encargada de síntesis Presidente Municipal Ciudadanía Medios de comunicación Dirección de Comunicación Social Direcciones

Recibe todos los periódicos nacionales y locales

2

Inicio

Da lectura a estos recorta y elige las notas más importantes de: Atizapán

de Zaragoza, interés nacional, cámara de legisladores partidos políticos, comunas políticas, Estado de México

y municipios

Pega la información recortada en formatos previamente diseñados con

los siguientes datos: periódico de destino, fecha,

página y sección donde se publicó la nota

Al termino se organizan los formatos de la siguiente manera: 1.Portada 2.Ocho

Columnas, 3.Atizapán Balazos, 4. Balazos Edo.

De Mex. Y municipios, 5.Información Atizapán, 6.Información de Edo. De Mex. Y Municipios, 7.Partidos Políticos y Legislatura, 8.Información Nacional, 9.Comunas Políticas Se revisa y se autoriza la síntesis Envía reportes y quejas a los medios de comunicaci ón

Canaliza los reportes a Coordinación General

de Comunicación Social para su atención, seguimiento y solución de los mismos

Recibe los reportes y quejas ciudadanas y los canaliza con la encargada de síntesis

(33)

Lic. Israel García Hernández Director de Comunicación Social Se sacan 4 juegos de copias y se envían al Sr. Presidente, DIF, Protección Civil y Bomberos y por la red local se envían a

40 funcionarios Recibe Síntesis

Informativa 1 Recibe Reportes y peticiones de la ciudadanía que corresponden al municipio de Atizapan de Zaragoza y se remiten a las áreas

correspondientes

2

Reciben los reportes para conocer la queja y darles seguimiento hasta obtener una solución

Envía oficio para informar de la situación

Recibe oficio con las respuestas a las quejas y peticiones

y lo envía a los medios de comunicación Reciben oficio y los

comunican a través de su medio a la

ciudadanía

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8. ANEXOS

No aplica

9. GLOSARIO

Balazos: encabezados de las notas importantes del día Síntesis: Resumen de las notas periodísticas del día

10. CONTROL DE REVISIONES Y MODIFICACIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE:

NOMBRE Y CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: SINTESIS INFORMATIVA PE/DCS/CM/02 REVISIÓN: FECHA: Página en la que se encuentran las modificaciones

modificaciones

(35)

Fondo Fijo

Coordinador Administrativa

Código: PE/DCS/CA/04 Fecha de Revisión:00 Fecha de Emisión:

04/03/2013

Numero de Revisión:00 Numero de Paginas:1-7

INDICE Pág. 1. Objetivo 2 2. Alcance 2 3.- políticas y normas 2 3. Fundamento Legal 2 4. Responsabilidades 2 5. Descripción de actividades 3 6. Diagrama de Flujo 5 7. Anexos 6 8. Glosario

(36)

Fondo Fijo

04/03/2013

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la disposición y control de recursos del fondo fijo para tener solvencia monetaria al adquirir insumos menores de las áreas internas de la Dirección General y llevar a bueno término los programas del ejercicio presupuestal vigente.

2. ALCANCE

Aplica a las partidas presupuéstales y montos monetarios autorizados por la Tesorería Municipal, destinado al fondo fijo.

3. POLITICAS Y NORMAS No aplica

4. FUNDAMIENTO LEGAL

Coordinador Administrativo.

Solicitar el fondo fijo para el ejercicio presupuestal vigente. Limitar en lo posible la solicitud del número de fondos fijos. Garantizar el buen manejo y reembolso de los mismos.

Enviar el fondo fijo debidamente requisitado en los horarios asignados. Del Departamento de Adquisiciones

Asignar folio al requerimiento correspondiente.

Revisar si el requerimiento viene debidamente requisitado así como los comprobantes fiscales. Revisar si la comprobación de gastos, corresponde a las partidas presupuéstales asignadas por la Tesorería Municipal.

(37)

Fondo Fijo

04/03/2013

Lic. Israel García Hernández Director de Comunicación Social Enviar el requerimiento a Contabilidad.

Reportar al área los comprobantes que no cumplan con la normatividad. De la Dirección General.

Firmar el pagaré correspondiente a la Tesorería Municipal, para la disposición de los recursos. Garantizar el buen manejo y reembolso de los mismos.

Asignar y supervisar el manejo del fondo fijo que realiza la Coordinación Administrativa. Firmar el requerimiento correspondiente así como, los comprobantes fiscales.

Revisar el requerimiento antes de enviar al departamento de programación y presupuesto.

6.- DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

No. Consecu

tivo

Descripción de la

Actividad Puesto y Área Insumo Salida

1

Solicita la compra de material de acuerdo al objetivo del programa.

Área Interna de la Dirección de Comunicación

Social

Solicita Envía

2 Recibe solicitud del área.

Coordinación

Administrativa Recibe Verifica 3

Verifica si cuenta con solvencia

presupuestal.

Coordinación

Administrativa Verifica Realiza 4 Realiza compra

correspondiente.

Coordinación

Administrativa Realiza Proporciona 5 Proporciona material

al área solicitante.

Coordinación

Administrativa Proporciona Revisa

6

Revisa si el comprobante fiscal cumple con los requisitos.

Coordinación

Administrativa Revisa Reune

7

Elabora requerimiento de fondo fijo

(requisición).

Coordinación

Administrativa Elabora Autoriza

8

Disminuye el gasto efectuado en el presupuesto del

Coordinación

(38)

Fondo Fijo

04/03/2013

Lic. Israel García Hernández Director de Comunicación Social programa.

9 Firma requerimiento así como las facturas.

Coordinación

Administrativa Firma Envía

10 Entrega material solicitado al área

Coordinación

Administrativa Entrega Recibe 11 Recibe material

solicitado.

Coordinación

Administrativa Recibe Envía 12 Aplica el material al

programa solicitado.

Coordinación

Administrativa Selecciona Envía 13

Envía a la Tesorería la requisición de fondo fijo para su firma

Coordinación

Administrativa Entrega Firma

14 Recibe formato del fondo fijo

Dirección de Comunicación

Social Recibe Revisa

15

Revisa y firma requerimiento así como las facturas anexas.

Dirección de

Comunicación Selecciona Relaciona

16 Entrega formato debidamente requisitado a la Coordinación Administrativa. Dirección de

Comunicación Entrega Recibe

17

Recibe formato y envía al área de programación y presupuesto los tres juegos de la

requisición solicitados.

Dirección de

Comunicación Recibe Entrega

(39)

Fondo Fijo

04/03/2013

Diagrama de flujo para el Control de Fondo Fijo

Área Interna de Coordinación

Coordinación

administrativa Coordinador General

Programación y

presupuesto Contabilidad Recursos Financieros

-Recibe y revisa requisición y facturas y envía a la coordinación administrativa -Recibe requisición y envía al área de programación y presupuesto 3 copias Solicita material de a cuerdo al

programa _{-Recibe solicitud del área} -Verifica si tiene solvencia presupuestal

- Realiza compra

-Proporciona material al área solicitante

-Recibe material solicitado y lo aplica de acuerdo al programa

-Disminuye el gasto efectuado en el presupuesto del programa 2 2 1 2 2 3 3 2 3 2 Requisición y 3 copias Requisición y 3 copias 4 2 3 4 2 4 2 -

-Elabora cheque y envía a Coordinación General

5 6

-Recibe cheque y lo canaliza a coordinación administrativa 6 5 6 6 5 6 -Recibe cheque y resguarda el recurso Inicio Fin

Elabora y envía requisición de fondo fijo al coordinador general junto con las facturas de la compray las firma

-Revisa requisición y facturas

-Asigna folio y envía al área de contabilidad -Revisa requisición y lo canaliza al área de recursos financieros Recibe acuse Recibe requisición -Envía acuse de recibido a Coordinación Administrativa

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Fondo Fijo

04/03/2013

8. ANEXOS

No aplica

9. GLOSARIO

Fondo Fijo: Recurso financiero asignado para cubrir gastos menores de acuerdo a la normatividad vigente.

Requisición: Registro, trámite y seguimiento de requerimientos, a través de un documento que garantiza la petición formal del suministro de insumos (materiales, instrumentos) para el desempeño de las actividades.

Factura: Comprobante detallado de las mercancías compradas o vendidas, que acredita la propiedad.

Trámite: Procedimiento que se tiene que realizar para la solicitud de un bien o servicio ante la instancia competente y con la cual debe obtenerse una respuesta.

Autorización: Aprobación para la compra o adquisición de bienes, recursos o algún servicio. Formalidad que debe cumplirse en documentos oficiales para que se produzca el efecto esperado.

Recurso: Insumo de que se dispone para activar los procesos productivos y administrativos en la consecución de ciertos objetivos, los cuales pueden ser materiales o humanos.

Programa: Instrumento del proceso administrativo que permite la organización secuencial de las tareas globales, la integración de los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos, a través de un plan coordinado integrado por objetivos preestablecidos.

Comprobación: Acción de verificar, confirmar algo.

Solicitud: Escrito donde se establecen requisitos a cumplir para la obtención de alguna cosa.

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Fondo Fijo

04/03/2013

10. CONTROL DE REVISIONES Y MODIFICACIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS

NOMBRE Y CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: FONDO FIJO PE/DCS/CA/04 REVISIÓN: FECHA: Página en la que se encuentran las modificaciones

modificaciones

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Control de Incidencias Coordinación Administrativa

04 de marzo de 2013

Numero de Revisión:00 Numero de Paginas:

1 de 8

Prod. Uriel Ruíz Ledo Coordinación Administrativa

INDICE Pág. 1. Objetivo 2 2. Alcance 2 3. políticas y normas 2 2. Fundamento Legal 2 5. Responsabilidades 2 3. Descripción de actividades 3 7. Diagrama de Flujo 6 8. Anexos 7 9. Glosario 10. Control de revisiones y/o modificaciones

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04 de marzo de 2013

2 de 8

1. OBJETIVO

Establecer los criterios para unificar los horarios, permisos y vacaciones de los servidores públicos del H. Ayuntamiento.

2. ALCANCE

Aplica al personal adscrito a la Coordinación General de Comunicación Social.

3. POLÍTICAS Y NORMAS

No aplica

4. FUNDAMENTO LEGAL

Coordinación Administrativa

Dar cumplimiento a la normatividad de la Contraloría Interna Municipal y Dirección General de Administración de Observancia Obligatoria.

Llevar control de las incidencias del personal.

Notificar cualquier incidencia al Coordinador General del área. Apoyar al personal en cualquier trámite ante Recursos Humanos.

Dar a conocer a los servidores públicos del área las políticas de Recursos Humanos Elaborar el formato de incidencias.

Personal de la Coordinación General

Cumplir con la normatividad de la Contraloría Interna Municipal y Dirección General de Administración de Observancia Obligatoria

Cumplir con el horario de asistencia. Registrar su asistencia en el reloj checador.

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04 de marzo de 2013

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Lic. Israel García Hernández Director de Comunicación Social Del Coordinador General de Comunicación Social

Dar a conocer la normatividad, de la Contraloría Interna Municipal y Dirección General de Administración de Observancia Obligatoria

Asignar al Coordinador Administrativo la aplicación de la Normatividad. Firmar el formato de incidencias.

Atender las incidencias del personal.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. Consecutivo

Actividad Puesto y Área Insumo Salida

1

Envían Circular General, donde informa las políticas de

asistencias e incidencias del personal del H. Ayuntamiento. Contraloría Interna Municipal y la Dirección GeneraL

de Administración _Envío _Recibe

2

Recibe documento y convoca a una reunión

al personal adscrito.

Dirección General de Comunicación

Social Recibe Convoca

3 Acude a la reunión donde se le proporciona documento y se establecen las políticas de asistencia e incidencias de acuerdo a sus actividades. Personal de la Dirección Gral. de Comunicación Social Acude Informa 4

Toma nota de los horarios del personal y

las políticas de incidencia.

Coordinación Administrativa

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5

Elabora documento a la Dirección de Administración para notificar los horarios del personal adscrito a

esta Dirección General. Coordinación Administrativa Elabora envía 6 Registra su asistencia en reloj checador. Personal de la Dirección Gral. de Comunicación Social Registra Solicita 7 En caso de no registrar su asistencia en reloj checador, deberá solicitar a la Coordinación Administrativa la elaboración de incidencia (documento) y justificar la inasistencia Coordinación

Administrativa Elabora envía

8

En caso de solicitar su periodo vacacional, notifica verbalmente a la Coordinación Administrativa los días a tomar.

Personal de Comunicación

Social Solicita elabora

9

Recibe justificante de

inasistencia Coordinación

Administrativa Recibe Elabora

10 Elabora formato de incidencias canalizándolo para firma de Dirección General, Recursos Humanos e involucrado Coordinación

Administrativa Elabora Envía

11

Tratándose de vacaciones, se realizará el formato de

Coordinación

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Lic. Israel García Hernández Director de Comunicación Social incidencia canalizándolo para firma de Dirección General, Recursos Humanos e involucrado 12 Tratándose de inasistencia, deberá entregar comprobante del ISSEMYM o documento justificante de falta o en su caso notifica olvido de tarjeta o checada en el reloj Personal de Comunicación

Social Entrega Justifica

13 En caso de no entregar justificante, la incidencia no se entrega y no se procede la justificación de la falta. Personal de Comunicación

Social No procede No procede

14 En caso de entregar justificante, firma formato de incidencia. Personal de Comunicación

Social Elaborar Firmar

15 Tratándose de vacaciones, el personal firma su formato de incidencia Personal de Comunicación

Social Elaborar Firmar

16

Firma formato de

incidencia Dirección General _{de Comunicación}

Social Firma Canaliza

17 Canaliza el formato debidamente requisitado al área de Administración. Coordinación

Administrativa Canaliza Recibe

18

Recibe incidencia y la reporta a Recursos Humanos para que se registre.

Dirección General

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19

Archiva incidencia en el expediente personal

del servidor público. Recursos Humanos Recibe Registra

20

Registra en el formato de control de

incidencias.

Coordinación

Administrativa Registra Archiva

21

Recibe documento de

incidencias. Dirección. General de Comunicación

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7. DIAGRAMA DE FLUJO

Diagrama de flujo para el Control de Incidencias

Contraloría interna Municipal y Dirección de Administración Coordinador general de Comunicación Social Personal de Coordinación general de C. Social Coordinación Administrativa Dirección de Administración Recursos Humanos Inicio

Genera y envía circular general de incidencias y políticas de asistencia 2 -Recibe circular y convoca a una reunión al personal adscrito 3 -Firma Formato de incidencia y lo envía a Coordinación Administrativa 2 1 Registra asistencia Si Fin Acude a reunión y recibe políticas de asistencia e incidencias 2 2 No 1 2 Envía documento para ser firmado a

Coordinador general para solicitar autorización Registra horarios, asistencias e incidencias y envía reporte a la Dirección de Administración Canaliza el formato debidamente requisitado a la Dirección de Administración Elabora incidencia y pide un justificante de faltas 3 4 2 2 Recibe reporte de horarios, asistencias e incidencias Recibe incidencia y reporta a Recursos Humanos Recibe incidencia y justifica las faltas Fin

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8. ANEXOS

No aplica

9. GLOSARIO

Formato de incidencias: Documento en el cuál, se establecen los datos generales del Servidor Público, así como la incidencia a reportar.

Reporte de incidencias: Informe sobre las actividades realizadas durante un periodo de tiempo determinado para conocer la productividad (información, control de las actividades económicas, sociales, políticas, etc.) dicha información puede transmitirse en medios de comunicación o dar a conocerse a través de publicaciones.

Servidor Público: Persona que trabaja al servicio del Gobierno del Estado.

Solicitud: Escrito donde se establecen requisitos a cumplir para la obtención de alguna cosa.

10. CONTROL DE REVISIONES Y MODIFICACIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS

NOMBRE Y CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE INCIDENCIAS PE/DCS/CA/05 REVISIÓN: FECHA: Página en la que se encuentran las modificaciones

modificaciones

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Control de Patrimonio Coordinador Administrativa

04 de marzo de 2013

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INDICE Pág. 1. Objetivo 2 2. Alcance 2 3. políticas y normas 2 4. Fundamento Legal 2 5. Responsabilidades 2 6. Descripción de actividades 3 7. Diagrama de Flujo 5 8. Anexos 6 9. Glosario 10. Control de revisiones y/o modificaciones

(51)

04 de marzo de 2013

2 de 6

Lic. Israel García Hernández Director de Comunicación Social 1. OBJETIVO

Conjuntar los elementos necesarios para lograr un mejor un control de los activos pertenecientes a la Coordinación logrando así mantener y resguardar el patrimonio

municipal.

2. ALCANCE

Aplica a los activos fijos asignados a la Dirección de Comunicación Social.

3. POLITICAS Y NORMAS

No aplica

4. FUNDAMENTO LEGAL

5. RESPONSABILIDADES Coordinador Administrativo.

Mantener una base de datos con los activos asignados al personal de la Coordinación. Mantener los resguardos actualizados.

Reportar cualquier siniestro de los activos ante el área que corresponda. Del Personal de la Coordinación:

Resguardar y mantener los activos asignados.

Reportar cualquier anomalía de los activos a la Coordinación Administrativa Firmar los resguardos de los activos asignados.

Del Coordinador General de Comunicación Social. Firmar los resguardos de la Coordinación

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3 de 6

No. Consecutivo

Actividad Puesto y Área Insumo Salida

1

Envía listado de los activos fijos de la Coordinación General.

Patrimonio

Municipal Enviar Proporcionar

2

Proporciona listado de los activos registrados por Patrimonio Municipal a la Coordinación

Administrativa.

Patrimonio

Municipal Recibe Checa

3

Recibe listado de los activos asignados a la Coordinación General.

Coordinación

Administrativa Recibe Genera

4

Genera una base de datos con la información

proporcionada.

Coordinación

Administrativa Genera Relaciona

5

Verifica si los activos del listado se encuentran

físicamente y la persona que lo tiene asignado.

Verificar si se encuentra el resguardo del activo.

Coordinación

Administrativa Verifica Busca

6

Actualiza base de datos al realizar la inspección física.

Coordinación

Administrativa Actualiza Actualiza

7

Actualiza los resguardos con el nombre del usuario actual.

Coordinación

Administrativa Revisa Actualiza

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Lic. Israel García Hernández Director de Comunicación Social son las condiciones

del activo y las reporta a Patrimonio Municipal.

Administrativa

9 Revisa la información. Patrimonio _Municipal. Revisa Relaciona

10 Actualiza la información y proporciona al área usuario las modificaciones correspondientes. Patrimonio

Municipal Actualiza Revisa

11 Revisa la información _{y actualiza los datos.} _{Administrativa}Coordinación Revisa Envía

12 Envía resguardos al Personal de la Coordinación General para su firma. Coordinación

Administrativa Envía Verifica

13 Verifica que el activo _{esta bajo resguardo.}

Personal de la Coord. de Com.

Soc. Verifica Firma

14 Firma resguardo.

Personal de la Coord. de Com.

Soc. Firma Guarda

15 Envía resguardo a la Coordinación Administrativa. Personal de la Coord. de Com.

Soc. Registra Archiva

16

Entrega Resguardos al Coordinación General para su firma.

Coordinación

Administrativa Entrega Firma

17

Firma los Resguardos de la Coordinación General.

Coordinador de Comunicación

Social. Firma Entrega

18 Entrega a la Coordinación Administrativa. Coordinador de Comunicación

Social. Entrega Envía

19 Envía resguardos debidamente requisitados a Patrimonio Municipal. Coordinación