SIIGO ESTÁNDAR PUNTO NET PROCESO DE CAPACITACION VENTAS, PRESUPUESTO

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SIIGO

ESTÁNDAR PUNTO NET

PROCESO DE CAPACITACION

VENTAS, PRESUPUESTO

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Documento: Manual Sesión 8 de Siigo.NET

Ni la totalidad ni parte de esta Cartilla pueden reproducirse o trasmitirse por ningún procedimiento electrónico o mecánico, incluyendo fotocopias, grabaciones magnéticas o cualquier medio de almacenamiento de información y sistema de reproducción, sin permiso escrito

de Informática y Gestión S.A.

Empresa AutorizadaFundación SIIGO

Edición Autorizada por Informática y

Gestión S.A.

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ... 5

1. INFORMES DE VENTAS ... 6

1.1 Estadísticas de Cumplimiento... 6

1.1.1 Informe Detallado Estadísticas de Cumplimiento ... 6

1.1.2 Informe Resumido Estadísticas de Cumplimiento... 7

1.2 Administración de Vendedores ... 9

1.2.1 Cartera General... 9

1.2.2 Cartera General por Zona ... 11

1.2.3 Cartera Morosa ... 13

1.2.4 Informe de Edades de cartera por vendedor ... 14

1.2.4.1 Informe de Edades de cartera... 16

1.3 Liquidación de Comisiones ... 18

1.3.2 Liquidación de Comisión Sobre Facturación Y Recaudo... 19

1.3.2.1 Informe Comisiones por Facturación y Recaudo... 20

1.3.2.2 Informe de Facturación por Vendedor ... 22

1.3.2.3 Informe de Recaudo por Vendedor... 23

1.3.3 Definición Rango de Días ... 25

1.3.3.1 Ejecución Comisión por Rango de Días ... 26

1.3.4 Comisión por Productos ... 30

1.3.4.1 Definición Comisiones por Productos ... 30

1.3.4.2 Ejecución de Comisiones por Productos ... 34

1.4 Estadísticas de Venta ... 36

1.4.1 Informe de Estadísticas de Venta por Cliente... 38

1.4.1.1 Informe de Estadísticas de Venta por Cliente General ... 39

1.4.1.1 Informe de Estadísticas de Venta por Cliente Detallado ... 41

1.4.2 Informe de Estadísticas de Venta por Producto ... 43

1.4.3 Informe de Estadísticas de Venta por Vendedor ... 46

1.4.3.1 Informe de Estadísticas de Venta por Vendedor General ... 47

1.4.3.2 Informe de Estadísticas de Venta por Vendedor Datallado ... 49

1.5 Análisis de rentabilidad... 51

1.5.1 Análisis de Rentabilidad por Producto ... 53

1.5.2 Análisis de Rentabilidad por Vendedor ... 55

1.5.3 Análisis de Rentabilidad por Cliente ... 57

2. PRESUPUESTO... 59

2.1 FORMULACION DE PRESUPUESTO... 59

2.1.1 Formulación Contable ... 59

2.1.1.1 Formulación de Cuentas ... 59

2.1.1.2 Manejo del Presupuesto de cuentas... 63

2.1.2 Formulación De Inventarios ... 65

2.1.2.1 Formulación de productos... 65

2.1.2.2 Manejo del Presupuesto de Inventario ... 69

2.1.3 Listado De Presupuesto ... 71

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2.1.5.1 Ejecución general ... 77

2.1.5.2 Informe comparativo... 80

2.1.5.3 Ejecución del Inventario... 81

2.1.5.4 Presupuesto por encima / Debajo ... 85

2.1.6 Presupuesto Comercial ... 86

2.1.6.1 Formulación ... 86

2.1.6.2 Consulta ... 89

2.1.6.3 Informe de Presupuesto Comercial... 91

2.1.6.4 Ejecución Presupuesto Comercial... 92

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INTRODUCCIÓN

El proceso de facturación en toda empresa cumple un papel importante ya que del correcto registro de la información dependen los resultados y la consistencia de la información. Las anteriores razones exigen que un ejercicio de análisis de Ventas a partir de la información ingresada sea comprensible para todas las partes interesadas en la organización.

Siigo.net para tal fin, ofrece una diversidad de reportes y consultas que le permiten realizar un exhaustivo análisis del comportamiento de las ventas de la Empresa, permitiendo conocer de manera fácil y amigable los resultados del proceso y servir de base para la toma de decisiones.

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1. INFORMES DE VENTAS

1.1 Estadísticas de Cumplimiento

1.1.1 Informe Detallado Estadísticas de Cumplimiento

Este informe permite generar un reporte el cual permite verificar el cumplimiento obtenido respecto a los compromisos adquiridos desde la entrega hasta la entrega. Así mismo, un análisis detallado de los días que se llevan de retraso con el mismo alcance; dependiendo del porcentaje de cumplimiento ingresado en los criterios de selección.

RUTAS:

Menú tipo explorador

Ventas – Estadísticas de Cumplimiento – Informe Detallado de Estadísticas de Cumplimiento

Menú tipo proceso

Ventas – Informes – Estadísticas de Cumplimiento – Informe Detallado de Estadísticas de Cumplimiento

El programa presenta un mensaje informativo indicando que para este proceso se tiene en cuenta las Órdenes de Pedido cuyo porcentaje de entrega sea menor o igual al seleccionado.

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Al continuar con el icono de Aceptar, el programa presenta la siguiente ventana

Rango de períodos: Digite o seleccione el rango de períodos desde y hasta el cual

desea el informe.

Rango de productos: Digite o seleccione el rango de productos.

Porcentaje de Cumplimiento: Ingrese el porcentaje de cumplimiento sobre el cual

desea evaluar.

Se debe seleccionar la opción Exportar CTRL+X o la opción Vista

Preliminar CTRL+V.

1.1.2 Informe Resumido Estadísticas de Cumplimiento

Al igual que el informe Detallado este reporte presenta un análisis de los compromisos adquiridos con los clientes, desde el pedido hasta la entrega, pero menos desagregado que el anterior. Presenta un promedio de los días de retraso o entrega anticipada de los pedidos.

RUTAS:

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El programa presenta un mensaje informativo indicando que para este proceso se tiene en cuenta las Ordenes de Pedido cuyo porcentaje de entrega sea menor o igual al seleccionado.

Al continuar con el icono de Aceptar, el programa presenta la siguiente ventana

Rango de períodos: Digite o seleccione el rango de períodos desde y hasta el cual

desea el informe.

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Porcentaje de Cumplimiento: Ingrese el porcentaje de cumplimiento sobre el cual desea evaluar.

Preliminar CTRL+V.

1.2 Administración de Vendedores 1.2.1 Cartera General

RUTAS:

Ventas – Administración de vendedores – Cartera General

Ventas – Informes – Administración de vendedores – Cartera General

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 Rango de vendedores: Digite o seleccione el Código del Vendedor desde y hasta el cual desea el informe.

 Rango de Países: Digite o seleccione el Código del País desde y hasta el cual

desea el informe. Este control únicamente se habilita si se marca al check box „Muestra rompimiento por Ciudad‟

 Rango de Ciudades: Digite o seleccione el Código del País desde y hasta el

cual desea el informe. Este control únicamente se habilita si se marca al check box „Muestra rompimiento por Ciudad‟

 A un corte anterior: Si se marca esta opción se debe ingresar el Tipo de

Corte, por Fecha de documento o fecha de vencimiento así como la fecha de Corte

 Muestra Rompimiento por Ciudad: Marque si desea rompimiento por

ciudad

Desde allí se debe seleccionar los datos que el Sistema solicita para la generación del

informe dando clic en el icono Exportar CTRL+X o la opción

Vista Preliminar CTRL+V, aparece el informe, según las indicaciones antes mencionadas.

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1.2.2 Cartera General por Zona

Esta opción permite al usuario generar un reporte con la información correspondiente a la cartera general, realizando rompimiento por Zona y por vendedor. Presenta información como Nit del cliente, nombre, cuenta contable, documento, fecha del documento, fecha de vencimiento, días pendientes, valor de mora y saldo.

RUTAS:

Ventas – Administración de vendedores – Cartera General por Zona

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 Rango de Zonas: Digite o seleccione el Código de las zonas desde y hasta el cual desea el informe.

Corte, por Fecha de documento o fecha de vencimiento así como la fecha de Corte.

 Totaliza Terceros por Sucursal: Marque si desea totalizar los terceros con

cada una de las Sucursales

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1.2.3 Cartera Morosa

En el reporte se detalla la información por cuenta y por vendedor y muestra Nit del cliente, cuenta, documento, fecha del documento, fecha del vencimiento, días vencida, valor de mora y saldo.

RUTAS:

Ventas – Administración de vendedores – Cartera Morosa

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 Rango de vendedores: Digite o seleccione el Código del Vendedor desde y hasta el cual desea el informe.

1.2.4 Informe de Edades de cartera por vendedor

Las edades por vendedor 5 columnas es un listado que aparecen en dos formas: vencido o por vencer y se pueden diseñar de acuerdo a los rangos que se definan en la parametrización de los modelos.

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RUTAS:

Ventas – Administración de vendedores – Edades por Vendedor 5 Columnas – Informes Edades de Vendedores General

Ventas – Informes – Administración de vendedores – Edades por Vendedor 5 Columnas – Informes Edades de Vendedores General

Al ingresar a esta opción y definir los rangos para emitir los listados de cada uno de los modelos que se creen de 5 columnas, el sistema solicita la siguiente informac ión a partir de la cual genera un modelo para los reportes de edades de cartera.

Importante…

Estos modelos son los que se crearon en la Ruta: Cuentas por Cobrar – Parámetros – Edades de Cartera – Actualiza a 05 Columnas o Actualiza a 10 Columnas y si se desea modificar el modelo se debe realizar por el modulo de Cuentas por Cobrar.

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 Número de modelo a actualizar: Digite el número de modelo a crear.

 Nombre del modelo: Digite el nombre del modelo a crear.

 Luego aparecerá la pantalla para asignar los rangos, esta puede ser de 5, este debe ser repasado hasta el final para la correspondiente asignación de cada uno de los rangos “Si usted cataloga un rango menor que cero está generando el informe con saldos vencidos, caso contrario generara saldos por vencer“

 Rango de Cuentas: Podemos digitar o seleccionar con la opción de búsqueda

la cuenta o rango de cuentas a generar el reporte.

 Rango de vendedores: Digite o seleccione el Código del Vendedor desde y

hasta el cual desea el informe.

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Esta opción permite al usuario generar un reporte de las Edades de cartera de su empresa, a partir de la definición de un modelo por el módulo.

RUTAS:

Cuentas por Cobrar – Edades de Cartera – Actualiza a 05 Columnas

Cuentas por Cobrar – Parámetros – Edades de Cartera – Actualiza a 05 Columnas

Para la generación del informe el sistema solicitara el Número de modelo a utilizar: el cual debe estar previamente parametrizado, es obligatorio repasar con enter los parámetros del modelo de las edades de cartera.

“Si usted cataloga un rango menor que cero está generando el informe con saldos vencidos, caso contrario generara saldos por vencer“ significa que si se digita un numero con un signo negativo es cartera vencida, en caso de no tenerlo eso significa positivo y es cartera por vencer.

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El sistema nos permite obtener el Informe a 5 columnas, según las indicaciones antes mencionadas, toma como referencia la fecha de vencimiento de las facturas, y lo presenta en la columna correspondiente de acuerdo al modelo a utilizar en los que si utilizamos un rango menor que cero lo genera con saldos vencidos, caso contrario lo generara saldos por vencer.

1.3 Liquidación de Comisiones

En esta opción el sistema permite calcular los valores de las comisiones ot orgadas a los vendedores por concepto de facturación o recaudo.

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Ventas – Liquidación de Comisiones

Ventas – Informes – Liquidación de Comisiones

Se permite calcular tres diferentes tipos de comisiones: Comisión sobre Facturación o Recaudo

Comisión sobre Rango de Días Comisión sobre Productos

1.3.2 Liquidación de Comisión Sobre Facturación Y Recaudo RUTAS:

Ventas – Liquidación de Comisiones – Facturación y Recaudo

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Se permite calcular tres diferentes Informes:

Informe Comisiones por Facturación o Recaudo Informe de Facturas por Vendedor

Informe de Recaudo por Vendedor

1.3.2.1 Informe Comisiones por Facturación y Recaudo

Al ingresar a esta opción el programa a partir de la selección de unos criterios, genera un listado de comisiones sobre facturación o recaudo, dependiendo del porcentaje que se haya colocado en la creación de los vendedores.

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 Rango de Períodos: Seleccione el rango de período del cual desea generar el informe

 Rango de Vendedores: Ingrese o seleccione el rango de vendedores

 Seleccione o ingrese las Cuentas de Descuento utilizadas en recibos

de Caja: Esta opción hace referencia a las cuentas que se utilizaron en los

recibos de caja y que no se encuentran parametrizadas en la definición de la factura de venta como Descuento.

 Incluye Descuentos de la Factura: Si se selecciona esta opción, el

programa presentará la información de las facturas, deduciendo los descuentos realizados y a partir de este valor, aplica el porcentaje de comisión sobre venta o/o recaudo.

 Incluye Cargos de la Factura: Al seleccionar esta opción el programa

dentro del valor base de liquidación de la comisión, incluye la información correspondiente a los cargos que se parametrizaron en la factura de venta. Ejm. Fletes

 IVA: Este combo permite la selección de dos opciones, „CON IVA‟ y „SIN IVA‟, lo cual tiene o no en cuenta el impuesto sobre las ventas, como base para la liquidación de las comisiones.

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CTRL+X o la opción Vista Preliminar

CTRL+V, aparece el informe, según las indicaciones antes mencionadas.

1.3.2.2 Informe de Facturación por Vendedor

Al ingresar a esta opción el programa a partir de la selección de unos criterios, genera un listado de comisiones sobre facturación por vendedor, dependiendo del porcentaje que se haya colocado en la creación de los vendedores.

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 Rango de Cuentas: Desea seleccionar Rango de Cuentas utilizadas en

los Recibos de Caja? Esta opción hace referencia a las cuentas que se

utilizaron en los recibos de caja y que no se encuentran parametrizadas en la definición de la factura de venta como Descuento.

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1.3.3 Definición Rango de Días

El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre facturación o recaudo, dependiendo del porcentaje que se haya definido en el modelo, por la opción de rango de días.

RUTAS:

Ventas – Liquidación de Comisiones – Definición Rango de Días

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El sistema permite crear 9999 modelos de rango de días para liquidar comisiones

 Código: Se debe ingresar un código con el fin de definir el modelo.

 Nombre del Modelo: ingrese la descripción o nombre del modelo.

 Rangos: Se deben ingresar los rangos de los días de las facturas vencidas o por

vencer así como el porcentaje de la comisión, que será aplicado al valor de la factura de acuerdo a las condiciones que se ingresen en el proceso de Liquidación de comisiones.

Ejemplo: Si nos cancelan una factura que tiene de vencida entre –89 y 30 días se

liquidara un 3 % de comisión.

Después de realizar la definición del modelo para liquidar comisiones, se debe ingresar a la opción Comisión de Rango de Días.

1.3.3.1 Ejecución Comisión por Rango de Días

El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre facturación o recaudo, dependiendo del porcentaje que se haya definido en el modelo, por la opción de rango de días.

RUTAS:

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Ventas –Liquidación de Comisiones – Rango de Días – Ejecución Comisión por Rango de Días

Ventas – Informes – Liquidación de Comisiones – Rango de Días – Ejecución Comisión por Rango de Días

El programa presenta un mensaje informativo indicando que la liquidación de comisiones se realiza sobre los movimientos de recaudo (Documentos tipo R).

Al ingresar a esta opción el programa a partir de la selección de unos criterios, ejecuta las comisiones.

Al dar clic en Aceptar, presenta el siguiente Tab en donde es necesario ingresar los criterios de selección solicitados.

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 Rango de Vendedores: Ingrese o seleccione el rango de vendedores a los

cuales se liquidará la comisión.

 Rango de Modelos: Se debe ingresar el número del modelo sobre el cual se

realizara la comisión.

 Seleccione o ingrese los comprobantes Tipo L de saldos iniciales con

los que actualizó cuentas por Cobrar: Si se ingresaron saldos iniciales de

cartera, se debe ingresar el número del comprobante de saldos iniciales para que lo tome en cuenta en las liquidaciones.

 Seleccione o ingrese las Cuentas de Descuento utilizadas en Recibos

de Caja: Esta opción hace referencia a las cuentas que se utilizaron en los

recibos de caja y que no se encuentran parametrizadas en la definición de la factura de venta como Descuento.

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 Incluye Descuentos: Si se selecciona esta opción, el programa presentará la información de las facturas, deduciendo los descuentos realizados y a partir de este valor, aplica el porcentaje de comisión sobre venta o/o recaudo.

 Vendedor de Recibo o Vendedor de la Factura: Se debe digitar si se

desea liquidar la comisión al vendedor que realizado la factura o al vendedor que realizo el recibo de caja.

 Fecha Documento – Fecha de Vencimiento: Se debe indicar si se quiere

tener en cuenta para la liquidación de comisiones la fecha de elaboración de la factura o la fecha de vencimiento.

 Notas Crédito y Notas de Devolución Cruzan con el Recibo de Caja: Se

debe responder que SI, para tener en cuenta en la liquidación de comisiones las Notas Crédito y las Notas de Devolución.

 Tipo: Permite presentar el reporte de forma detallada o resumida

Desde allí se debe seleccionar los datos que el Sistema solicita para imprimir

CTRL+I o la generación del informe dando clic en el icono

Exportar CTRL+X, la opción Vista Preliminar

CTRL+V, aparece el informe, según las indicaciones antes

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1.3.4 Comisión por Productos

El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre producto, es decir que cada producto tendrá un porcentaje de comisión, el cual se debe parametrizar por la opción „Por Productos‟

RUTAS:

Ventas – Liquidación de Comisiones – Productos

Ventas – Informes – Liquidación de Comisiones – Productos

1.3.4.1 Definición Comisiones por Productos RUTAS:

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Ventas – Informes – Liquidación de Comisiones – Productos – Definición Comisión por Producto

Al ingresar a la opción „por productos‟ el programa presenta el siguiente Tab correspondiente a la información, donde es necesario capturar por cada vendedor, el porcentaje de comisión individual que se va aplicar por cada uno de los productos. Para asociar un producto a un vendedor, es necesario, dar clic en el botón Nuevo

, aparecerá una nueva fila en la grilla, en la columna Producto, en donde se debe ingresar o seleccionar con el buscador de productos el código que se desea definir, posteriormente se debe ingresar el valor del porcentaje de comisión.

Si se desea eliminar un producto, se deberá seleccionar por medio de la casilla

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 Vendedor: En este campo se debe digitar el código del vendedor al que se le asignará el porcentaje de comisión por producto Si no se conoce el código con la opción del buscador se puede efectuar la asignación de los vendedores creados.

 Producto: Allí deberá seleccionar el producto para definirle el porcentaje de

comisión.

 Porcentaje de Comisión: En este campo el programa solicita el porcentaje

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Finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas GUARDAR

o pulsar CTRL+G

El programa presenta un mensaje informativo que los datos fueron actualizados exitosamente.

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El siguiente paso para la liquidación de comisiones por producto es ingresar a la opción „Comisiones por producto‟

1.3.4.2 Ejecución de Comisiones por Productos RUTAS:

Ventas – Liquidación de Comisiones – Productos – Ejecución de Comisión por Producto

Ventas – Informes – Liquidación de Comisiones – Ejecución de Comisión por Producto

Al ingresar a la opción el programa presenta el siguiente mensaje informativo Esta liquidación de comisiones se realizara sobre los movimientos de Facturas de ventas (Documentos tipo F)

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Al dar clic en Aceptar, presenta el siguiente Tab de criterios de selección:

 Rango de Períodos: Seleccione el rango de período del cual desea generar

el informe

 Rango de Vendedores: Ingrese o seleccione el rango de vendedores a los

cuales se liquidará la comisión.

 Incluye descuentos: Si se selecciona esta opción, el programa presentará la

información de las facturas, deduciendo los descuentos realizados y a partir de este valor, aplica el porcentaje de comisión sobre venta o/o recaudo.

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 Tipo: Permite presentar el reporte de forma detallada o resumida

 Ordenamiento: Este combo permite la selección de ordenamiento por Línea,

Grupo o producto

El sistema genera un informe dando clic en el icono Exportar

CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, htp, etc o la opción Vista

Preliminar CTRL+V.

1.4 Estadísticas de Venta RUTAS:

Ventas – Estadística de Ventas

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En esta opción el sistema permite generar diferentes tipos de informes para analizar el comportamiento de las ventas, de los diferentes productos que maneje la empresa.

Se generan de acuerdo a un rango de fecha (mes, día) digitados por el usuario e indica las ventas que se han realizado durante este lapso de tiempo tomando o no en cuenta los descuentos en ventas según la selección de criterios que realice el usuario.

Estas estadísticas de ventas se pueden obtener por producto, cliente, bodega, vendedor y centro de costo.

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a. Toma para este informe los documentos tipo “D”, “C”, “F”, “J”, “S” y los “L” que digita el usuario al inicio del informe.

b. Toma los movimientos de las cuentas de inventario, ventas y devolución que se utilizaron en estos documentos.

c. Se toma de las cuentas de inventario las cantidades vendidas; de las cuentas de ventas toma el valor de la venta; de las cuentas de devolución las cantidades (siempre y cuando el movimiento que las origino no sea una nota crédito documento tipo C) y el valor de la devolución en ventas.

Recordemos… que el documento C permite tener control de las devoluciones de

factura de años anteriores, pues las cuentas que se mueven allí pueden ser cuentas diferentes a las utilizadas en la Factura de venta, al no ser del mismo periodo contable con el fin de afectar los costos de forma manual.

Para el caso de algunos informes con las estadísticas de ventas el sistema no tiene en cuenta la nota crédito debido a que esta mueve una cuenta global y en ningún caso se puede indicar que pertenece a descuento o cargo.

Inventario periódico

a. Para inventario periódico toma cantidades y valor de la venta de las cuentas de ventas y devolución sin importar en que documento las encuentre.

1.4.1 Informe de Estadísticas de Venta por Cliente RUTAS:

Ventas – Estadísticas de Ventas – Informe de Estadísticas de Ventas por Cliente

Ventas – Informes – Estadísticas de Ventas – Informe de Estadísticas de Ventas por Cliente

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1.4.1.1 Informe de Estadísticas de Venta por Cliente General RUTAS:

Ventas – Estadísticas de Ventas – Informe de Estadísticas de Ventas por Cliente – Informe de Estadísticas de Ventas por Cliente General

Ventas – Informes – Estadísticas de Ventas – Informe de Estadísticas de Ventas por Cliente – Informe de Estadísticas de Ventas por Cliente General

El programa presenta un mensaje informativo indicando que para este proceso se tiene en cuenta las Notas Créditos, Facturas, Devolución, Notas de Remisión y comprobantes L. Presentando los costos con base en el último periodo seleccionado. .

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Posterior al ingreso de todos los criterios de selección desde allí se debe seleccionar los datos que el Sistema solicita para la generación del informe dando clic en el

icono Exportar CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel,

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1.4.1.1 Informe de Estadísticas de Venta por Cliente Detallado RUTAS:

Ventas – Estadísticas de Ventas – Informe de Estadísticas de Ventas por Cliente – Informe de Estadísticas de Ventas por Cliente Detallada

Ventas – Informes – Estadísticas de Ventas – Informe de Estadísticas de Ventas por Cliente – Informe de Estadísticas de Ventas por Cliente Detallada

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pdf, htp, etc o la opción Vista Preliminar CTRL+V.

1.4.2 Informe de Estadísticas de Venta por Producto RUTAS:

Ventas – Estadísticas de Ventas – Informe de Estadísticas de Ventas por Producto

Ventas – Informes – Estadísticas de Ventas – Informe de Estadísticas de Ventas por Producto

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El programa presenta un mensaje informativo indicando que para este proceso se tiene en cuenta las Notas Créditos, Facturas, Devolución, Notas de Remisión y comprobantes L. Presentando los costos con base en el último periodo seleccionado.

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1.4.3 Informe de Estadísticas de Venta por Vendedor RUTAS:

Ventas – Estadísticas de Ventas – Informe de Estadísticas de Ventas por Vendedor

Ventas – Informes – Estadísticas de Ventas – Informe de Estadísticas de Ventas por vendedor

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1.4.3.1 Informe de Estadísticas de Venta por Vendedor General RUTAS:

Ventas – Estadísticas de Ventas – Informe de Estadísticas de Ventas por Vendedor – Informe de Estadísticas de Ventas por Vendedor General

Ventas – Informes – Estadísticas de Ventas – Informe de Estadísticas de Ventas por vendedor – Informe de Estadísticas de Ventas por Vendedor General

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1.4.3.2 Informe de Estadísticas de Venta por Vendedor Detallado RUTAS:

Ventas – Estadísticas de Ventas – Informe de Estadísticas de Ventas por Vendedor – Informe de Estadísticas de Ventas por Vendedor Detallado

Ventas – Informes – Estadísticas de Ventas – Informe de Estadísticas de Ventas por vendedor – Informe de Estadísticas de Ventas por Vendedor Detallado

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El programa presenta un mensaje informativo indicando que para este proceso se tiene en cuenta las Notas Créditos, Facturas, Devolución, Notas de Remisión y comprobantes L. Presentando los costos con base en el último periodo seleccionado. .

(51)

pdf, htp, etc o la opción Vista Preliminar CTRL+V.

1.5 Análisis de rentabilidad RUTAS:

Ventas – Análisis de Rentabilidad

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Se generan de acuerdo a un rango de fecha (mes, día) digitados por el usuario e indica la rentabilidad (Ventas Vs Costos) que se ha obtenido en ventas de acuerdo a las opciones de productos, línea de producto, vendedor, zona, cliente y centro de costos. Tomando o no en cuenta los descuentos en ventas según la selección que realice el usuario

El proceso que lleva a cabo para generar la rentabilidad en ventas es el siguiente:

Inventario Permanente

a. Toma para este informe los documentos tipo “D”, “C”, “F”, “J”, “S” y los “L” que digita el usuario al inicio del informe.

b. Toma los movimientos de las cuentas de inventario, ventas y devolución que se utilizaron en estos documentos.

c. Se toma de las cuentas de inventario las cantidades vendidas y el costo de los productos; de las cuentas de ventas toma el valor de la venta; de las cuentas de devolución las cantidades (siempre y cuando el movimiento que las origino no sea una nota crédito) y el valor de la devolución en ventas.

Recordemos… que el documento C permite tener control de las devoluciones de

factura de años anteriores, pues las cuentas que se mueven allí pueden ser cuentas diferentes a las utilizadas en la Factura de venta, al no ser del mismo periodo contable con el fin de afectar los costos de forma manual.

Para el caso de algunos informes con las estadísticas de ventas el sistema no tiene en cuenta la nota crédito debido a que esta mueve una cuenta global y en ningún caso se puede indicar que pertenece a descuento o cargo.

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Inventario periódico

d. Para inventario periódico toma cantidades y valor de la venta de las cuentas de ventas y devolución sin importar en que documento las encuentre.

El cálculo de la rentabilidad esta dado por el costo de los productos sobre el valor de su venta utilizando para este cálculo la siguiente fórmula:

% Rentabilidad = (1 – (Valor Costo / Valor Venta)) * 100

% Utilidad = (Valor Ventas – Valor Costos Costo) / Valor Costo * 100

El programa presenta las siguientes columnas

o Código o Descripción o Venta o Costo o % Rentabilidad o % Utilidad

1.5.1 Análisis de Rentabilidad por Producto RUTAS:

Ventas – Análisis de Rentabilidad – Análisis de Rentabilidad por Producto

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1.5.2 Análisis de Rentabilidad por Vendedor RUTAS:

Ventas – Análisis de Rentabilidad – Análisis de Rentabilidad por Vendedor

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1.5.3 Análisis de Rentabilidad por Cliente RUTAS:

Ventas – Análisis de Rentabilidad – Análisis de Rentabilidad por Cliente

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2. PRESUPUESTO

2.1 FORMULACION DE PRESUPUESTO

Mediante esta opción, se pueden realizar las tareas relacionadas:

Formulación Contable Formulación Inventario

Informes por Centros de Costos Ejecución Presupuestal

2.1.1 Formulación Contable 2.1.1.1 Formulación de Cuentas RUTAS:

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Esta opción permite efectuar la formulación presupuestal de las cuentas contables del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos, por cada uno de los Centros de Costo que maneja la compañía.

Para realizar la formulación de estas cuentas, una vez se ingresa a la opción, se deben diligenciar los siguientes campos:

 Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta contable que se quiere

presupuestar. Con la búsqueda permite confirmar y seleccionar la cuenta creada previamente.

 Total Presupuesto: En este campo el programa solicita el valor total del

presupuesto anual asignado para la cuenta que se está presupuestando. El presupuesto se puede hacer de dos formas:

Mes a Mes o Presupuesto Mensual: Para asignar el presupuesto Mes a Mes se

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presupuestar y el sistema totalizara la sumatoria de los meses que se asigno valor en la opción de Total Presupuesto.

Ponderado (Total del Año): Para ejecutar esta opción se debe digitar el valor total

anual del presupuesto de la cuenta en la opción de Total Presupuesto y dar click en el icono que “permite realizar calculo de presupuesto de forma Ponderada”, para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual a cada uno de los meses del año.

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o pulsar CTRL+G

El programa genera un mensaje indicando datos actualizados exitosamente.

RECUERDE….

Si se desea hacer la modificación del valor de alguna cuenta presupuestada se debe ingresar por esta opción, digitar la cuenta y el centro de costo que se quiere corregir y realizar los mismos procedimientos para realizar el cambio

.

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2.1.1.2 Manejo del Presupuesto de cuentas RUTAS:

Presupuestos – Formulación Contable – Formulación de Cuentas – Manejo del Presupuesto de Cuentas

Esta opción permite efectuar la formulación del presupuesto general de ventas tanto en cantidades y valores de cada uno de los productos que elabora o comercializa la empresa.

Para este manejo el sistema advierte que “El manejo del presupuesto implica la existencia de información del año anterior si no la tiene el proceso no se podrá ejecutar”.

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Después de ingresar a esta opción el sistema solicita que se ingreses los siguientes datos (Tipo de Ejecución / Tipo de Operación / Concepto / Basarse en / Tomar Valores / Cuenta y Centro de Costos), de esta forma permitirá tomar el valor anterior, valor y Valor Nuevo para cada uno de los meses del año, para así tener un Total de Presupuesto Anterior y Nuevo.

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Se debe seleccionar la opción Procesar o CTRL+P.

2.1.2 Formulación De Inventarios 2.1.2.1 Formulación de productos RUTAS:

Presupuestos – Formulación Inventario – Formulación de Inventarios

Esta opción permite efectuar la formulación presupuestal de los inventarios tanto en cantidades como en valores de las ventas que se deseen efectuar durante el periodo contable.

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 Producto: En este campo se debe digitar el código del producto que se quiere presupuestar. Si no se conoce el código, se pueden consultar los productos creados con el icono de la BUSQUEDA.

 Total Presupuesto - Cantidad: En este campo el programa solicita el total de

las cantidades de ventas que se van a presupuestar en el año para el producto seleccionado.

El presupuesto se puede hacer de dos formas:

Mes a Mes. Para asignar el presupuesto mes a mes, se debe dar clic sobre el

icono correspondiente, cuando el cursor esté ubicado en el campo de Total Presupuesto, en la columna Cantidad, y el programa ubicará luego el cursor en el mes de Febrero, para que se registren las cantidades a presupuestar en cada uno de los meses. Esta opción aplica cuando el valor del presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados algunos meses del año.

Ponderado (Total del Año). Para ejecutar la opción del presupuesto

Ponderado, se debe digitar el valor total anual del presupuesto en el campo de Total Presupuesto, en la columna Cantidad, se presiona “Enter” y posteriormente se debe dar clic sobre el icono correspondiente, para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual para todos los meses del año.

(67)

 Total Presupuesto - Valor: En este campo el programa solicita valor total anual de las ventas que se van a presupuestar en el año, para el producto seleccionado.

Mes a Mes. Para asignar el presupuesto mes a mes, se debe dar clic sobre el

icono correspondiente, cuando el cursor esté ubicado en el campo de Total Presupuesto, en la columna Valor y el programa ubicará el cursor en el mes de Febrero, para que se registre el valor del presupuesto en cada uno de los meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando el valor del presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados algunos meses del año.

Ponderado (Total del Año). Para ejecutar la opción del presupuesto

Ponderado, se debe digitar el valor total anual del presupuesto en el campo de Total Presupuesto, en la columna Valor, se presiona “Enter” y posteriormente se debe dar clic sobre el icono correspondiente, para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual para todos los meses del año.

(68)

(69)

El programa genera un mensaje indicando datos actualizados exitosamente.

2.1.2.2 Manejo del Presupuesto de Inventario RUTAS:

Presupuestos – Formulación Inventario – Manejo del Presupuesto de Inventarios

Presupuestos – Informes – Formulación Inventario – Manejo del Presupuesto de Inventarios

En esta opción permite el incremento o decremento del presupuesto se realizara con base del presupuesto del año anterior, ingresando el rango de producto y presupuesto por cantidad y valor.

Al ingresar a la opción presenta el siguiente mensaje:

El manejo de presupuesto implica la existencia de información del año anterior. Si no la tiene el proceso no se podrá ejecutar.

(70)

Después de ingresar a esta opción el sistema solicita que se ingreses los siguientes datos ( Tipo de Operación / Concepto / Rango de Productos), de esta forma permitirá tomar La cantidad y Valor presupuestado.

Se debe seleccionar la opción Procesar o CTRL+P, y el sistema mostrara l el siguiente mensaje.

(71)

RECUERDE….

Una vez se hayan ejecutado los pasos anteriores, el programa ubicará el cursor en el campo LIN – GRU - ELEMENTO, para que se pueda ingresar el presupuesto del siguiente producto. El programa guarda los presupuestos de forma automática y no es necesario ejecutar ninguna opción adicional.

Si se desea hacer la modificación del valor o de la cantidad de algún producto presupuestado se debe ingresar por esta opción, digitar el código del producto que se quiere corregir y realizar los mismos procedimientos para realizar el cambio.

2.1.3 Listado De Presupuesto

2.1.3.1 Listado de Presupuesto Contable RUTAS:

Presupuestos – Lista de Presupuesto – Informe Formulación Contable

Presupuestos – Informes – Listado de Presupuesto – Informe Formulación Contable

(72)

Permite verificar el presupuesto seleccionando el Rango de Cuentas y Rango de Periodos.

Vista Preliminar CTRL+V, se presenta un reporte con la siguiente información

1. Código de la Cuenta 2. Descripción

3. Valor Presupuestado mensualmente 4. Totaliza por Trimestre Horizontal 5. Totaliza por Mes Vertical

2.1.3.2 Listado de Presupuesto de Inventarios RUTAS:

Presupuestos – Lista de Presupuesto – Informe Formulación de Inventarios

Presupuestos – Informes – Listado de Presupuesto – Informe Formulación de Inventarios

(73)

Permite verificar el presupuesto seleccionando el Rango de Periodos y Rango de Productos.

2.1.4 Informes Por Centro De Costos 2.1.4.1 Formulación Centro de Costos RUTAS:

Presupuestos – Centro de Costos – Formulación Centro de Costos

(74)

o pulsar CTRL+G.

2.1.4.2 Ejecución Centro de Costos RUTAS:

Presupuestos – Informe por Centro de Costos – Informe Ejecución por Centro de Costos

Presupuestos – Informes – Informe por Centro de Costos – Informe Ejecución por Centro de Costos

(75)

Permite verificar lo Ejecutado por Centro de Costos ingresando el Nivel de Cuentas, Rango de Cuentas, Rango de Periodos y rango de Centro de Costos seleccionándolo por (Todos – Igual a – Menor a – Menor Igual a - Mayor a - Mayor Igual a – Entre – Contiene - No contiene)

Al dar clic en la opción el programa presenta el siguiente mensaje informativo

Para totalizar de forma correcta los valores por los Tipos de Cuenta, se deben tener parametrizadas todas las cuentas con su correspondiente Tipo de Cuenta.

Al dar clic en Aceptar presenta la siguiente pantalla para diligenciar los criterios de selección:

(76)

2.1.4.3 Comparativo del presupuesto RUTAS:

Presupuestos – Informe por Centro de Costos – Comparativo del Presupuesto

Presupuestos – Informes – Informe por Centro de Costos – Comparativo del Presupuesto

Permite compararlo por Rango de Cuentas / Periodo / Rango de centro de Costos / Por Mes.

Al ingresar a la opción presenta un tab solicitando la siguiente información Rango de Cuentas, Rango de Centro de Costos y Rango SubCentro de Costos.

(77)

2.1.5 Ejecución Presupuestal 2.1.5.1 Ejecución general RUTAS:

Presupuestos – Ejecución Presupuestal – Ejecución General

Presupuestos – Informes – Ejecución Presupuestal – Ejecución General

(78)

Ejecución Presupuestal Contable

Al ingresar a la opción el programa presenta un tab, donde se deben ingresar los siguientes criterios de selección:

 Rango de periodos: Seleccione el período „desde‟ y „hasta‟ (Febrero a

Cierre), el mes hasta debe ser mayor o igual al mes desde.

 Cuenta: Digite o seleccione el Código de la Cuenta a consultar. Si desea

(79)

auxiliar si desea consultar la cuenta auxiliar con todos los centros de costos, en caso de no existir la cuenta ó de no estar definida por centro de costos, habilitará un control que permitirá el ingreso selección de centros de Costo Paso seguido presentará la información correspondiente a los Totales ejecución presupuesto, donde agrupa datos tales como: valor presupuestado en el periodo, valor ejecutado en la realidad, la diferencia entre los dos y el porcentaje de cumplimiento.

Informe Ejecución Presupuestal Contable

Cierre), el mes hasta debe ser mayor o igual al mes desde.

(80)

2.1.5.2 Informe comparativo RUTAS:

Presupuestos – Ejecución Presupuestal – Informe Comparativo

Presupuestos – Informes – Ejecución Presupuestal – Informe Comparativo

Este informe muestra la ejecución presupuestal del rango deseado y produce un renglón por cada cuenta formulada con los siguientes campos.

(81)

Período: Digite el mes correspondiente.

Rango de Cuentas: Digite el Rango de Cuentas desde y hasta el cual desea el

informe.

Niveles de Cuenta: seleccione el nivel de cual al cual desea consultar así: Grupo,

Cuenta, por Subcuentas o por Auxiliares, o por Subauxiliar.

Vista Preliminar CTRL+V, presenta un informe con la siguiente información:

1. Código de la Cuenta 2. Descripción de la cuenta 3. Ejecución acumulado 4. Presupuesto del mes 5. Ejecución del mes

6. Porcentaje de cumplimiento del mes 7. Acumulado de ejecución.

8. Presupuesto del año.

9. Porcentaje de ejecución del año

2.1.5.3 Ejecución del Inventario RUTAS:

Presupuestos – Ejecución Presupuestal – Ejecución del Inventario

(82)

Informe Ejecución Presupuestal de Inventario

(83)

 Rango de productos: Seleccione el rango de productos del cual desea generar el informe.

Consulta Ejecución Presupuestal de Inventario

Al dar clic en la opción el programa presenta el siguiente tab de criterios de selección

 Rango de Períodos: Seleccione el rango de períodos del cual se desea

determinar el presupuesto

 Código de Producto: Ingrese o seleccione el código del producto

(84)

Se debe seleccionar la opción Procesar o CTRL+P, el programa presenta la información correspondiente a los Totales ejecución presupuesto, donde agrupa datos tales como: valor presupuestado en el periodo, valor ejecutado en la realidad, la diferencia entre los dos y el porcentaje de cumplimiento, tanto en cantidades como en valores.

(85)

2.1.5.4 Presupuesto por encima / Debajo RUTAS:

Presupuestos – Ejecución Presupuestal – Presupuesto por encima/debajo

Presupuestos – Informes – Ejecución Presupuestal – Presupuesto por encima/debajo

Este informe permite controlar valores por encima o por debajo de ingresos. Muestra la ejecución presupuestal de las cuentas que están por encima o por debajo (según lo requerido).

(86)

 Niveles de Cuenta: seleccione el nivel de cual al cual desea consultar así: Grupo, Cuenta, por Subcuentas o por Auxiliares, o por Subauxiliar.

Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la siguiente pantalla con la respectiva información seleccionada.

1. Código de la cuenta 2. Descripción

3. Valor Presupuestado 4. Valor Ejecutado 5. Diferencia

6. Porcentaje de cumplimiento del mes

2.1.6 Presupuesto Comercial

El presupuesto comercial permite asignar a cada uno de los vendedores de la empresa, la cantidad y valor de las ventas que debe efectuar por cada uno de los productos comercializados por la compañía.

2.1.6.1 Formulación RUTAS:

Ventas – Presupuesto Comercial – Formulación

(87)

Para ejecutar la formulación del presupuesto comercial se deben diligenciar los campos que se describen a continuación:

 Producto: En este campo se ingresa el código del producto que va a

presupuestar. Con la opción del buscador se pueden consultar los productos existentes.

 Vendedor: En este campo se debe digitar el código del vendedor al que se le

asignará el presupuesto de ventas. Si no se conoce el código con la opción del buscador se puede efectuar la asignación de los vendedores creados.

(88)

Mes a Mes o Presupuesto Mensual: Para asignar el presupuesto Mes a Mes se debe ingresar cada uno de las cantidades presupuestados en cada uno de los meses a presupuestar y el sistema totalizara la sumatoria de los meses que se asigno valor en la opción de Total Presupuesto.

Ponderado (Total del Año): Para ejecutar esta opción se debe digitar la cantidad

total anual del presupuesto del código en la opción de Total Presupuesto y dar click en el icono que “permite realizar calculo de presupuesto de forma Ponderada”, para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual a cada uno de los meses del año.

 Total Presupuesto - Valor: En este campo el programa solicita valor total

anual de las ventas que se van a presupuestar en el año, para el producto seleccionado.

Mes a Mes o Presupuesto Mensual: Para asignar el presupuesto Mes a Mes se

debe ingresar cada uno de los valores presupuestados en cada uno de los meses a presupuestar y el sistema totalizara la sumatoria de los meses que se asigno valor en la opción de Total Presupuesto.

Ponderado (Total del Año): Para ejecutar esta opción se debe digitar la cantidad

total anual del presupuesto del código en la opción de Total Presupuesto y dar click en el icono que “permite realizar calculo de presupuesto de forma Ponderada”, para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual a cada uno de los meses del año.

(89)

o pulsar CTRL+G

(90)

Ventas – Informes – Presupuesto Comercial – Consulta

Permite visualizar la formulación por pantalla asignada a un vendedor por producto seleccionado durante todo el año.

(91)

2.1.6.3 Informe de Presupuesto Comercial RUTAS:

Ventas – Presupuesto Comercial – Informe de Presupuesto Comercial

Ventas – Informes – Presupuesto Comercial – Informe de Presupuesto Comercial

 Nivel: seleccione el nivel del productos Línea, grupo o producto.

(92)

Preliminar CTRL+V, aparece el informe, según las indicaciones antes mencionadas.

2.1.6.4 Ejecución Presupuesto Comercial RUTAS:

Ventas – Presupuesto Comercial – Ejecución Presupuesto Comercial

(93)

Ejecución General Presupuesto Comercial

 Rango de Períodos: Seleccione el rango de período del cual desea generar

el informe

 Rango de productos: Seleccione el rango de productos del cual desea

(94)

El informe describe la siguiente información:

1. Producto

2. Código del vendedor 3. Nombre del vendedor 4. Cantidad del presupuesto 5. Valor del presupuesto 6. Cantidad de ejecución. 7. Valor de ejecución 8. Valor diferencia 9. Cantidad diferencia

10. Porcentaje cantidad diferencia 11. Porcentaje Valor diferencia

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Descripción - Referencia Presupuesto Comercial RUTAS:

Ventas – Presupuesto Comercial – Ejecución Presupuesto Comercial – Descripción - Referencia Presupuesto Comercial

Ventas – Informes – Presupuesto Comercial – Ejecución Presupuesto Comercial – Descripción - Referencia Presupuesto Comercial

Este informe presenta una comparación entre lo presupuestado vs lo ejecutado, incluyendo información de descripción y referencia del producto.

(96)

 Rango de productos: Seleccione el rango de productos del cual desea

generar el informe

El informe describe la siguiente información:

1. Producto 2. Descripción 3. Referencia

4. Código del vendedor 5. Nombre del vendedor 6. Cantidad del presupuesto 7. Valor del presupuesto 8. Cantidad de ejecución. 9. Valor de ejecución 10. Valor diferencia 11. Cantidad diferencia

12. Porcentaje cantidad diferencia 13. Porcentaje Valor diferencia

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TALLER

VENTAS, PRESUPUESTO

SIIGO .NET

(98)

VENTAS

GENERACIÓN INFORME DE ESTADISTICAS DE CUMPLIMIENTO RUTAS:

Ventas – Estadísticas de Cumplimiento – Informe Detallado de Estadísticas de Cumplimiento

Ventas – Informes – Estadísticas de Cumplimiento – Informe Detallado de Estadísticas de Cumplimiento

Rango de períodos : Desde 2007/01/01 Hasta 2007/02/28 Rango de productos : Todos

Porcentaje de Cumplimiento : 100%

Generar el Informe y verificar la información. Con el icono se puede cerrar la pantalla del informe.

RUTAS:

Ventas – Estadísticas de Cumplimiento – Informe Resumido de Estadísticas de Cumplimiento

Ventas – Informes – Estadísticas de Cumplimiento – Informe Resumido de Estadísticas de Cumplimiento

Rango de períodos : Desde 2007/01/01 Hasta 2007/02/28 Rango de productos : Todos

Porcentaje de Cumplimiento : 100%

GENERACIÓN INFORMES DE ADMINISTRACION DE VENDEDORES RUTAS:

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Ventas – Informes – Administración de vendedores – Cartera General

Rango de vendedores : Todos

A un corte anterior : No marcar la opción Muestra rompimiento por Ciudad : No marcar la opción

RUTAS:

Ventas – Administración de vendedores – Cartera General por Zona

Ventas – Informes – Administración de vendedores – Cartera General por Zona

Rango de zonas : Todos

A un corte anterior : No marcar la opción Ordenamiento : Numérico

Totaliza Tercero por Sucursal : No marcar la opción

RUTAS:

Ventas – Administración de vendedores – Edades por Vendedor 5 Columnas – Informes Edades de Vendedores General

Ventas – Informes – Administración de vendedores – Edades por Vendedor 5 Columnas – Informes Edades de Vendedores General