gestión de usuarios
MOODLE, al igual que la mayoría de los CMS, incluye un sistema de gestión de usuarios. A grandes rasgos, esto significa que para poder usar un aula virtual MOODLE es necesario disponer de una cuenta de usuario, a la cual se accede mediante un nombre y una contraseña. Recordemos que si el administrador así lo desea, será posible acceder a determinados apartados del aula virtual sin necesidad de identificación: es lo que se conoce como Acceso a invitados.
El administrador de un aula virtual MOODLE tiene a su disposición un amplísimo abanico de posibilidades que le permiten gestionar de forma eficaz las cuentas de usuario existentes en el sistema.
roles
Como ocurre en un contexto educativo real, en un aula virtual los usuarios tienen asignados roles que definen lo que pueden y no pueden hacer en el aula virtual.
En las versiones anteriores de MOODLE los roles eran fijos, no existía una forma sencilla de cambiar lo que un profesor o un estudiante podía hacer. La realidad es que los roles fijos eran adecuados para la gran mayoría de los administradores, pero algunos necesitaban una mayor flexibilidad para regular el modo en que los usuarios ven e interactúan con el sistema.
Con el nuevo sistema de roles, los usuarios autorizados pueden crear tantos roles personalizados como deseen y asignarlos a los usuarios del sistema. Desde la versión 1.7
es posible, por ejemplo, que los estudiantes asignados al Rol A puedan enviar mensajes a los foros mientras que los estudiantes asignados al Rol B no.
Cuando el administrador desea gestionar las características de los roles debe tener en cuenta estos conceptos:
● Habilidad: Es una descripción de una característica concreta de MOODLE, por
ejemplo: moodle/blog:crear. Las habilidades se agregan y se controlan a través de los roles. Dicho de otra forma: un rol consiste en una serie de habilidades, cada una de las cuales etiquetada con un permiso.
● Permiso: Es un valor que se asigna a una habilidad para así definir las
características de un rol. Por ejemplo: permitir o prevenir.
● Contexto: Es un espacio en MOODLE, tal como un curso, un módulo de actividad o
un bloque. Los roles sólo funcionan si la asignación de rol deseada se realiza en el nivel de contexto correcto. Por ejemplo: un rol de profesor debería asignarse en el contexto curso, un rol de moderador de foro para un foro determinado debería asignarse en el contexto actividad, un administrador debería asignarse en el contexto sistema. La lista de contextos en orden jerárquico es el siguiente:
○ Contexto sistema: Accesible sólo a través del menú de administración. Es el
nivel principal.
○ Contexto categoría de cursos: Accesible a través de la página de categorías de
cursos.
○ Contexto curso: Accesible a través del menú de administración del curso.
○ Contexto módulo: Accesible cuando se está creando o actualizando la actividad. ○ Contexto bloque: Accesible mientras está activada la edición.
○ Contexto usuario: Accesible a través de la pestaña Rol del perfil del usuario.
Tengamos en cuenta que si asignamos un rol en un nivel superior aplicaremos el mismo rol a todos los niveles inferiores, según el esquema anterior. Por ejemplo: si nombramos a
un usuario profesor en una categoría concreta, automáticamente se convertirá en profesor en todos los cursos que contenga esa categoría.
La complejidad y al mismo tiempo la riqueza de este sistema de roles consiste en que un usuario puede tener simultáneamente dos más roles. Por ejemplo: puede ser profesor en un curso, estudiante en otro, profesor sin permisos de edición en una categoría de cursos, etc.
gestión de roles
Para administrar los roles existentes en nuestra aula virtual debemos identificarnos como administrador del sistema. Desde el menú de administración, seguimos la ruta Usuarios > Permisos
> Definir roles.
Llegamos a un formulario que nos muestra todos los roles definidos en el sistema, una escueta descripción de cada uno, el nombre corto y las opciones de edición básicas (actualizar, borrar y reordenar). Además, se incluye un botón para añadir nuevos roles.
El formulario para definir un nuevo rol o para editar los existentes es extensísimo, ya que incluye todos los contextos posibles y dentro de cada uno de ellos todas las habilidades existentes. Dentro de cada habilidad debemos indicar el permiso deseado:
● Heredar: Habitualmente esta es la opción por defecto. Es un ajuste neutral que
significa utiliza los ajustes que el usuario ya tenía. Por ejemplo, este permiso asignado en un curso copiará los permisos ya definidos en los niveles categoría de cursos y sistema. Pero si este permiso no había sido definido en niveles superiores, el permiso será denegado.
● Permitir: Esta opción garantiza el uso de la habilidad a los usuarios que ostenten
este rol. Este permiso se aplica al contexto en el que se asigna pero también en todos los niveles de contexto inferiores. Por ejemplo: si el rol es el de estudiante asignado a un curso, las habilidades permitidas en el curso serán de aplicación en todos los módulos y bloques del curso, a no ser que en el contexto de esos módulos se indiquen permisos más restrictivos (prevenir o prohibir).
● Prevenir: Esta opción impide el desempeño de la habilidad, incluso si había sido
permitida en niveles superiores.
● Prohibir: Este tipo de permiso no se usa casi nunca, pero hay ocasiones en que el
administrador puede querer denegar de forma taxativa determinados permisos a un rol, incluso aunque se active dicho permiso en niveles inferiores. Un buen ejemplo de esto sería una situación en la que el administrador desea prohibir a un usuario enviar mensajes a cualquier foro del aula. Este este caso se puede crear un rol con esa habilidad fijada a Prohibir y asignárselo al usuario impertinente en el contexto sistema.
Además el sistema ofrece una serie de avisos de seguridad que informan de riesgos relacionados con cada habilidad mediante cuatro iniciales:
● C: Posibilidad de cambiar la configuración y el funcionamiento del sitio. ● X: Posibilidad de incluir scripts peligrosos mediante archivos o formularios. ● P: Posibilidad de acceder a información privada de otros usuarios.
● S: Posibilidad de enviar spam a otros usuarios.
La segunda pestaña de este formulario nos permite establecer qué usuarios pueden asignar qué roles. Se trata de una sencilla tabla de doble entrada en la que, por defecto, el administrador puede asignar cualquier rol. Por ejemplo, los profesores pueden asignar los roles de profesor sin permiso de edición y estudiante.
Y la tercera pestaña sirve para indicar quién puede anular roles. En principio, esta tarea está asignada sólo al administrador.
asignar roles
La asignación de roles a nivel de sistema se lleva a cabo desde el menú de administración, siguiendo la ruta Usuarios > Permisos > Asignar roles. Una vez elegido el rol a asignar, veremos dos columnas; la de la izquierda con los usuarios que actualmente tienen este rol y la de la derecha con todos los usuarios registrados en el sistema. Podemos pasar cualquier usuario de una columna a otra.
políticas del usuario
Este formulario es accesible desde la ruta Usuarios > Permisos > Políticas del usuario en el menú de administración general. Las opciones de configuración están explicadas con mucha claridad:
Rol de los visitantes: Permite indicar qué rol queremos asignar a las personas que
acceden al aula virtual sin cuenta de usuario. En principio, existe un rol llamado invitado pensado para esta situación, pero podemos modificarlo o incluso crear un rol nuevo para definir de forma exacta qué puede o qué no puede hacer una persona sin cuenta de usuario.
Rol por defecto de todos los usuarios: Independientemente de que un usuario
registrado tenga un rol en algunos cursos, es necesario especificar cuál será su rol en aquellos contextos en los que no está pensada su participación. En principio, en los demás sitios será considerado igual que un usuario no registrado, es decir, como invitado.
Rol por defecto de los usuarios de un curso: Cuando matriculemos un usuario en un
curso, este será su rol inicial. Lo habitual es que se trate del rol estudiante.
Ocultar campos de usuario: El perfil de cada usuario contiene muchos campos con
información personal. Esta lista de campos permite indicar cuáles de estos campos estarán ocultos a aquellos usuarios que no sean profesores o administradores (por ejemplo, invitados u otros estudiantes).
registro de usuarios
A estas alturas conocemos una manera bastante sencilla de crear nuevas cuentas de usuario: ¡que las cree el administrador! Pero si pensamos en un aula virtual con cientos de usuarios... parece un trabajo titánico para una sola persona. Vale, siempre podemos repartir el trabajo, pero MOODLE ofrece un sistema de creación de cuentas automatizado que vamos a detallar a continuación.
autenticación
Es el nombre técnico que recibe el proceso por el cual una persona solicita una cuenta de usuario en un aula virtual MOODLE y procede a su activación. Para determinar el modo de autenticación accedemos a la opción Usuarios > Autenticación del menú de administración general.
Autenticación basada en email: Se trata de la opción más habitual, aunque hay que
valorar si el proceso que propone se adapta a las características del grupo de usuarios al que va dirigido. Breve resumen del proceso:
● Una persona no dispone de cuenta de usuario pero quiere una. Si hace clic en el
enlace Entrar es dirigida a una página que le ofrece la posibilidad de crear su cuenta.
● Tras hacer clic en el botón, se accede al típico formulario de recogida de datos
personales, en el que se insiste en la necesidad de indicar una dirección de correo electrónico válida.
● El motivo de esto es que tras completar el formulario, el sistema envía un correo a
la dirección email facilitada.
● A continuación el nuevo usuario debe leer el correo y confirmar su interés de crear
● A partir de ese momento se podrá usar el nombre de usuario y la contraseña
elegidos para identificarse en el aula virtual. En caso de olvido, MOODLE usará el email indicado para enviar los datos de la cuenta.
Se trata de un método muy seguro en el que el administrador no interviene y los datos privados del usuario se almacenan codificados en la base de datos que sustenta MOODLE. El gran mérito de este proceso es que realmente se tiene constancia de que la dirección email indicada por el nuevo usuario es válida y funcional. Tengamos en cuenta que en un aula virtual MOODLE la comunicación vía email es muy frecuente. El pero es que se trata de un proceso complicado (a pesar de que los internautas lo repiten cotidianamente) que genera muchos problemas a personas con poca experiencia en Internet (por ejemplo, alumnado joven sin acceso doméstico a la Red). En este caso se recomienda el método...
Si finalmente nos decidimos por este método, no olvidemos la correcta configuración del servidor de correo en la opción Servidor > Email del menú de administración principal.
Sin autenticación: Es mucho más corto que el anterior. Una vez completado el
formulario, la cuenta ya está activa. El problema es que no se comprueba en ningún momento que la dirección email es correcta.
Solo cuentas manuales: Esta opción de autenticación es la pesadilla de los
administradores, ya que únicamente ellos pueden crear cuentas de usuario. Es una buena opción para aulas virtuales que vayan a contar con pocos participantes.
Usar una base de datos externa: Si disponemos de una base de datos con los datos
que MOODLE requiere para crear las cuentas de usuario, podemos usarla para evitar los procesos de registro.
Otros sistemas de autenticación: MOODLE es compatible con muchos sistemas de
autenticación de cuentas de uso común en determinados contextos. Se trata de los sistemas PAM, Shibboleth o el uso de servidores IMAP, LDAP, RADIUS, etc.
importación masiva de usuarios
Una alternativa a la creación de cuentas manual es la de importación masiva. Para crear muchas cuentas simultáneamente el administrador debe contar con un fichero de texto plano con una estructura determinada:
● Cada línea del archivo contiene un registro.
● Cada registro es una serie de datos separados por comas.
● El primer registro del archivo es especial, y contiene una lista de nombres de
campos. Este registro define el formato del resto del archivo.
Campos requeridos: Estos campos deben estar presentes en el primer registro y deben
definirse para cada usuario.
username, password, firstname, lastname, email
Campos por defecto: Estos son opcionales. Si no están presentes, se tomarán los
institution, department, city, country, lang, timezone
Campos opcionales: Todos estos son opcionales. Los nombres de los cursos son sus nombres cortos. Si se incluyen los nombres cortos de los cursos el alumno se inscribirá
automáticamente en esos cursos. Los nombres de los grupos (en caso de estar definidos) deben estar asociados a los cursos correspondientes, es decir, group1 a course1, etc.
idnumber, icq, phone1, phone2, address, url, description, mailformat, maildisplay, htmleditor, autosubscribe, course1, course2, course3, course4, course5, group1, group2, group3, group4, group5
Usando la aplicación Séneca y su función de exportar datos (tanto del profesorado como del alumnado), una hoja de cálculo y mucha paciencia, es posible construir un fichero con el formato adecuado para poder dar de alta de forma masiva a muchas personas.
matriculación
Existen varios métodos para matricular a los estudiantes en los cursos que ofrece nuestra aula virtual MOODLE. Algunos incluso pueden funcionar simultáneamente, pero sin duda alguna en este caso el más recomendable es el sistema de Matriculación interna. Los demás sistemas se basan en métodos estándares o de uso común en otros contextos. Así pues, el método de matriculación interna está basado en dos acciones:
● Asignación manual de roles. En este caso, bien el administrador del sistema o bien
los profesores de cada curso pueden asignar el rol de estudiante a los usuarios del aula desde el menú de administración del curso, mediante la opción Asignar roles.
● Matriculación por contraseña. Es una opción muy cómoda que consiste en fijar una
contraseña para el curso. Esto se hace desde el menú de administración del propio curso, seleccionando la opción Configuración. Cualquier usuario registrado en el sistema puede matricularse en dicho curso haciendo uso de la contraseña. El papel del administrador y de los profesores del curso se limitan a controlar que estén todos los que son y sean todos los que estén.
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