UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GARDO
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA –CPA
TEMA:
“DESARROLLO DE UN MANUAL PARA MEJORAR EL CONTROL Y MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL IESS EN LA CIUDAD DE
PORTOVIEJO”
AUTORA:
LUZMILA MONSERRATE ALARCÓN SÁNCHEZ
DIRECTORA DE TESIS
MÁSTER ALEXANDRA GUTÍERREZ
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Declaro bajo juramento que el contenido de las ideas expuestas en el
presente trabajo titulado “MANUAL PARA MEJORAR EL MANEJO Y
CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS” y que aparecen como propias, son
en su totalidad de absoluta responsabilidad de la autora; que este proyecto
no ha sido presentado para ningún grado o calificación profesional y que, así
mismo, he consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este
documento de tesis.
A través de la presente declaración cedo el derecho de propiedad intelectual
correspondiente a este trabajo, a la Universidad Tecnológica Equinoccial,
según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento
y por la normatividad institucional vigente.
_________________________
Alarcón Sánchez Luzmila Monserrate
DEDICATORIA
A DIOS por darme la vida a mi amado (JESÚS) por permitirme estar a lado mi familia y por darme la oportunidad de haberlo logrado.
Por haberme regalado lo más hermoso, mis tres hijos Carolina, Ernesto y
Gabriela que son mi razón de vivir y que fueron ellos las personas más
influyente para lograr esta meta.
A mis Padres Mauro y Luzmila quienes con su amor y sabiduría me
incentivan y me dan fuerzas para alcanzar mis metas.
A todos mis hermanos y hermanas por su comprensión…por brindarme todo
su apoyo en cada instante de mi vida.
AGRADECIMIENTO
A Dios, por acompañarme en cada instante de mi vida, por darme fuerzas
para seguir adelante ante las adversidades y alcanzar mis metas.
A mis padres, quienes con su amor incentivaron y fortalecieron cada uno de
mis pasos para lograr el éxito y la superación.
A mis queridos hijos Carolina, Luis Ernesto y Gabriela, ya que ellos fueron
las personas más influyentes en mi vida para lograr esta gran meta.
A mis hermanos y hermanas y todos mis familiares, por brindarme su apoyo
y cariño lo cual fue muy importante para logar esta meta anhelada.
A Mayrita Secretaria de la UTE, por siempre estar dispuesta a colaborar en
cada momento de nuestra vida estudiantil
A la Universidad Tecnológica Equinoccial. Por ser la institución que me dio
la oportunidad de formar parte de ella…. Por permitirme crecer como
profesional.
A mi Directora de tesis Ing. Mag. Alexandra Gutiérrez, por ser una persona
que siempre estuvo dispuesta a ayudarme con mucha voluntad en los
requerimientos solicitados.
A todos los profesores y profesoras que me brindaron su valiosa
colaboración la cual fue muy importante para la realización de esta
investigación.
A todos mis amigos y amigas: que siempre me brindaron su apoyo en cada
momento de mi vida estudiantil y todas las demás personas que no incluyo,
ÍNDICE DE CONTENIDO
Declaración de Autoría………...ii
Dedicatoria………..iii
Agradecimiento………..iv
Indice de Contenidos……….v
Indice de Cuadros………...ix
Resumen Ejecutivo………x
Capítulo I……….3
1. El Problema de la Investigación………...3
1.1 Planteamiento del Problema ... 3
1.2 Formulación del Problema ... 4
1.3 Subpreguntas... 4
1.4 Objetivos de la Investigación ... 5
1.4.1 Objetivo General: ... 5
1.4.2 Objetivos Específicos: ... 5
1.5 Justificación del Tema... 6
1.6 Limitaciones ... 7
1.7 Idea a defender ... 7
1.8 Identificación de las Variables: ... 8
1.8.1 Variable Dependiente ... 8
1.8.2 Variable Independiente ... 8
Capítulo II………..9
2. Marco Referencial – Teórico – Conceptual – Legal………...10
2.1 Marco Teórico ... 10
2.1.1. Fundamentación Teórica ... 11
2.1.2 Contabilidad la Base para Decisiones Gerenciales ... 11
2.1.3 Contabilidad Especializada. ... 12
4. Que es un Manual ... 13
5. Objetivo de Crear un Manual y su Objetivo Principal. ... 14
6. Definición de un Manual... 14
2.1.5 La Información Contable: Instrumento para la Toma de Decisiones .. 15
2.1.6 La Contabililidad: Herramienta para Controlar e Informar ... 16
2.1.7 Políticas Contables Específicas. ... 17
2.1.8 La Administración Eficiente de los Activos: La clave para el éxito. ... 17
2.1.9 Concepto de Activos Fijos: ... 18
2.1.10 Propiedad Planta y Equipo Depreciación y Deterioro. ... 19
2.1.11 Propiedad Planta y Equipo y Activos Intangibles ... 20
2.1.12 Condiciones para Clasificarlos como Activos Fijos ... 21
2.1.13 Clasificación de los Activos Fijos Propiedad Planta y Equipo ... 21
2.1.14 Ciclo de Vida de los Activos Fijos ... 26
2.1.15 Alta o ingreso físico... 26
2.1.16 Utilización de los Activos Fijos ... 28
2.1.17 El Impuesto a la Renta (Lorti) y la Depreciación ... 31
2.2 Marco Jurídico o Legal ... 32
2.2.1 Norma Legal en la Administración y Control de Activos Fijos. ... 33
2.2.2 Responsabilidad en el uso y conservación de los Bienes ... 37
2.2.3 Eficiencia ... 37
2.2.4 Valor de Reposición ... 37
2.2.5 Valor Residual ... 37
2.2.6 Activo ... 37
2.2.7 Enajenación ... 38
2.2.8 Depreciación ... 38
2.2.9 Patrimonio ... 38
2.2.10 Robo ... 38
2.2.11 Diagnóstico ... 38
2.2.12 Hurto ... 39
2.2.13 Custodio ... 39
2.2.14 Codificación ... 39
2.2.15 Bienes no Considerados Activos Fijos (o Sujetos de Control) ... 40
2.2.16 Plan de Cuentas Codificados e Identificación de Activos Fijos. ... 40
2.2.17 Entrega y Recepción de Bienes Muebles ... 42
2.2.18 Mantenimiento y Reparación, Control de Medidas de Activos Fijos ... 43
2.2.19 Control Interno ... 47
2.2.21 Iva E Impuesto a la Renta en Activos Fijos ... 49
2.2.22 Impuesto al Valor Agregado, Retenciones en la Fuente. ... 49
2.2.23 Objeto del Impuesto. ... 50
2.2.24 Porcentajes de Retención. ... 50
2.2.25 Bienes Muebles. ... 50
2.2.26 Contribuyentes Obligados a llevar Contabilidad ... 50
2.2.27 Contribuyentes sujetos a Retención. ... 51
2.2.28 Nic-Niif 16: Propiedad, Planta y Equipo Vs Decreto2649 ... 51
2.2.29 Norma Internacional... 51
2.2.30 Introducción ... 51
2.2.31 Objetivo ... 52
2.2.32 Importancias de las Definiciones ... 52
2.2.33 Definiciones. ... 52
2.2.34 Decreto Reglamentario 2649/93 ... 53
2.2.35 Clasificación de Propiedad Planta y Equipo ... 54
2.2.36 Control Interno Sobre Propiedad Planta y Equipo ... 54
3.2.18 Objetivo. ... 56
Capítulo III……….57
3. Marco Metodológico………57
3.1 Metodología de la Investigación ... 57
3.1.1 Tipo de Investigación ... 57
3.1.2 Población y Muestra ... 60
3.1.3 Técnicas e Instrumento de Recolección de la Información ... 63
3.1.4 Observación ... 65
3.1.5 Entrevista ... 65
3.2.6 Historia del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. ... 78
3.2.7 Conocimiento de la Entidad y su Naturaleza Jurídica. ... 79
3.2.8 Base Legal ... 79
3.2.9 Misión y Visión de IESS ... 79
3.2.10 Estructura Orgánica. ... 80
3.2.11 Valores Institucionales: ... 81
Capítulo IV………..88
4.3. Manual Para Mejorar el Control y Manejo de los Activos Fijos del IESS de
Portoviejo Provincia de Manabí. ... 89
4.3.1. Proceso: Activos Fijos ... 89
4.3.2. Procedimiento de Recepción y Codificación de Activos Fijos ... 99
4.3.3. Procedimiento de Inventario Físico ... 106
4.3.4. Procedimiento de Reposición de Bienes Sustraídos o Perdidos ... 111
4.3.5. Procedimiento de Baja de Activos Fijos ... 118
4.3.6. Descripción de Funciones por Cargo ... 123
Capitulo V………..138
18.1 Conclusiones y Recomendaciones ... 138
18.1.1 Conclusiones ... 138
5.1.2. Recomendaciones ... 139
Anexos……….141
Bibliografia………..164
Webgrafia………166
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro No 1... 9
Cuadro No 2... 2166
Cuadro No 3... 166
Cuadro No 4... 26
Cuadro No 5... 166
Cuadro No 6... 1661
Cuadro No 7... 166
Cuadro No 8... 1662
Cuadro No 9... 166
Cuadro No 10 ... 97
Resumen ejecutivo
El objetivo de este proyecto es buscar el mejor control y manejo de los
activos fijos en el iess de portoviejo, a través del diseño de un manual para
mejorar el control de los activos fijos.
La metodología que se siguió para el desarrollo de la presente tesis, se basa
en la investigación bibliográfica documental, la observación, encuestas,
entrevistas, así como la elaboración de procedimientos que permitan orientar
y guiar a las personas encargadas del control de los mismos, con base a los
resultados obtenidos en el desarrollo de este manual se puede comprobar
que el iess lo necesita para mejorar el control de los activos fijos, dado a que
en el iess no ha existido un control adecuado el mismo que pudiera
determinar la cantidad de activos fijos existentes.
El diseño de este manual esta dirigido a optimizar su manejo en el control de
activos fijos.
Como resultado del examen realizado se identificaron las siguientes
deficiencias de control interno, habiéndose emitido las recomendaciones
necesarias para subsanar las mismas:
Deficiencias encontradas en la verificación física de activos fijos
Existen varios activos fijos obsoletos sin dar de bajas
Diferencias en recuentos físicos de activos fijos con relación a los
registros contables.
INTRODUCCIÓN
Manual de procedimiento para mejorar el control y manejo de los activos fijos
es parte importante para el IESS Portoviejo, es sin lugar a dudas uno de los
elementos necesarios para el normal desenvolvimiento, para obtener
mejores resultados y beneficios a los servidores del IESS y a la
Institución.
Para el desarrollo de este trabajo de investigación se afianzó el
proyecto, dónde se explica el porqué del escogimiento del tema
adjuntando una argumentación del problema, también se explica los
objetivos a comprobar y se justifica con base teórica y conceptual el porqué
de un manual para mejorar el control y manejo de los activos fijos en el IESS
MANABI (Portoviejo). Por otro parte, se realizó un breve reseña histórico del
IESS para conocer los objetivos de creación, su estructura orgánica
administrativo, sus bases legales, misión y visión que rige a esta entidad.
La parte fundamental del Manual para mejorar el control y manejo de los
activos fijos que se realizó en el IESS, donde se estableció algunas
falencias, se sugirió los posibles correctivos y la manera cómo se pueda
mejorar su capacidad organizativa, administrativa y financiera.
El manual de procedimientos de activos fijos para el IESS, constituye la
manera de cómo se debe proceder cuando se realice una adquisición y su
codificación, la baja la toma de inventarios físico, reposición de bienes
sustraídos, traspasos, entrega y cambio de responsables de los bienes de
propiedad de la institución, el mismo que se ha elaborado con apego a la
Normativa vigente. A través de la optimización de los procedimientos
indicados en cada formato establecidos en el presente Manual, permitirá
que cada gestión administrativa se lleve a cabo oportunamente, tanto para
el personal encargado del registro y el control como para los usuarios de
RESUMEN
Tomando en consideración cada uno de los aspectos mencionados en el
desarrollo del presente trabajo se han establecidos políticas y
procedimientos que nos permitan normar y regular el control y administración
en el área de activos fijos en el INSTITUTO ECUATORIANO DE
SEGURIDAD SOCIAL del Cantón Portoviejo Provincia de Manabí y
tomando en cuenta que la Institución se encuentra en programas de
modernización, en el contempla la creación de un manual de procedimientos
y definición de funciones considerando que existe una recomendación de
auditoria en el cual indica se tome las medidas necesarias para correcta
administración de los bienes de propiedad de IESS, Portoviejo.
Se realizó un diagnóstico de la situación actual, en lo referente al manejo y
control de los viene mueble e inmuebles, encontrando que lo vienen
haciendo en forma poco confiable las actividades no se las realiza con
responsabilidad más solo por cumplir o por rutina. Existe un inventario
manual, que contienen el detalle de bienes, no tienen valoración real, los
custodios registrados están actualizados, no realizan tomas físicas de
verificación inventarios con la finalidad de determinar los responsables de su
ubicación física; no se encuentran los bienes codificados facilitando así la
perdida y su ubicación; dificulta dentro de los activos fijos se encuentran
bienes obsoletos y en desuso.
Se ha desarrollado un manual de procedimiento de control de activos fijos,
que de implementarse, mejorara la vigilancia y buen uso de los bienes del
IESS, el mismo que contiene procedimientos en forma detallada con
determinación de funciones. Considero que al finalizar el trabajo se ha
cumplido con el objetivo general y los específicos descritos al inicio, y sea
concluido recomendando al IESS la difusión del manual, para una correcta
aplicación de los procedimientos que permitirán un control eficaz sobre los
CAPÍTULO I
1. El Problema de la investigación
1.1 Planteamiento del problema
El IESS “Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social”, ubicada en la
Ciudad de Portoviejo, fue fundado el 13 de marzo de 1928 , brinda
sus servicios en dicha ciudad y tiene la misión de proteger a la
población urbana y rural, con relación de dependencia o sin ella
contra las contingencias, enfermedad, maternidad, riesgos de
trabajo, discapacidad , cesantía ,invalidez, vejez y muerte.
El problema de mayor relevancia es que no se encuentra
actualizado, el manual de activos fijos, un registro de bienes
muebles, organizados, llevado por códigos o series.
Todo esto se debe a la falta de gestión de parte de los
responsables de llevar el control de los bienes, servicios generales
y las autoridades del IESS. Se evidencia que no se ha tomado las
precauciones necesarias para llevar un control de los activos fijos,
algunas veces por el desconocimiento de la reglamentación y/o a la
normatividad interna y otras a la equivocada interpretación de los
beneficios que esta normatividad establece.
Las comisiones especiales, se encuentran estructuradas para
informar a las entidades de control interno, sin embargo no
cumplen con el rol que el reglamento interno establece, para la
buena marcha de la institución y el cumplimiento de las metas y
las necesidades diarias de los empleados y no a las actividades
planificadas según los objetivos y propósitos del IESS.
Si la entidad contara con funcionarios con capacidad para planear y
organizar los recursos físicos, financieros, tecnológicos y humanos,
conseguirían el personal necesario para, que en equipo se fijen las
metas y se alcancen los objetivos planeados, dejando a un lado la
adecuada utilización de recursos humanos que genera pérdida de
tiempo y del trabajo diario; por ende no hay distribución correcta ni
equitativa de las actividades y funciones que deben desempeñar de
acuerdo al puesto que ocupa.
En la Organización Administrativa del IESS. Por lo mencionado, se
pretende enmarcar la desorganización de los activos fijos en un perfil
que permita definir parámetros de utilización del recurso humano,
disminuyendo costo institucional para de esta forma generar nuevos
aportes y producir elementos factibles acordes con la actual
estructura administrativa del IESS, para mantener
permanentemente sus fines y objetivos.
1.2 Formulación del Problema
¿Por el gran movimiento de los bienes y la falta de un adecuado
sistema de control de los activos fijos, se determina el desarrollo de un
manual para mejorar el control y manejo de los activos fijos del IESS,
ubicado en la Provincia de Manabí, Cantón Portoviejo?
1.3 Subpreguntas
¿Es necesario que dentro del área financiera y administrativa del
IESS, constar de un manual para mejorar el control y manejo de
¿La existencia de un manual con efectiva difusión dentro de la
administración del IESS, mejorará el uso de sus activos fijos?
¿La existencia de un manual con una efectiva difusión dentro de
la administración mejorara el uso de los activos fijos?
¿Es necesario implementar un sistema de codificación de activos
fijos?
¿Existen en desuso u obsoletos?
¿Existen diferencias entre los datos contables y la verificación
física de activos fijos?
1.4 Objetivos de la Investigación
1.4.1 Objetivo General:
Contar con un instrumento administrativo, que permita
establecer los mecanismos necesarios para el manejo
adecuado de los procesos, con la finalidad de mantener
eficientemente el control y manejo de los activos fijos de los
bienes muebles e inmuebles del IESS, que nos permita
optimizar el manejo correcto y contribuir al desarrollo
institucional.
1.4.2 Objetivos Específicos:
Establecer las causas del mal manejo de los activos fijo
sean el área de bodega, así como también los factores que
afectan el control interno en la Institución.
Examinar el Estatuto y Reglamento Interno y normas para
detectar el grado de cumplimiento del mismo.
Identificar la situación en el cual se encuentra los activos
fijos del IESS?
procedimientos para la depreciación de los bienes muebles,
inmuebles.
Elaborar un manual para el mejoramiento y manejo de los
activos fijos del diseño de sistemas de bienes muebles,
inmuebles.
1.5 Justificación del tema
Esta investigación se justifica porque pretende aportar con
orientaciones que se reflejen en el manual para el mejorar el
manejo y control de los activos fijos del IESS, y de esta manera
obtener un mejor control, para el desarrollo de la misma, ante la
imperiosa necesidad de que el control de los activos fijos este
sujeto a procedimientos prácticas y en concordancia con las
disposiciones legales vigentes, es indispensable contar con un
manual de procedimientos, que permita una mayor eficiencia,
efectividad, eficacia y agilidad en el desenvolvimiento de las
diferentes actividades relacionadas con el manejo y uso de los
activos fijos.
El recurso humano designado para estas tareas debe disponer de
una herramienta que le permita conocer las funciones y
responsabilidades.
Tomando en cuenta que las normas de Control Interno expedidas
por la contraloría General del Estado lo establece:
En la actualidad, este control no se viene ejecutando de una forma
no apropiada. No se ha realizado una toma física de inventarios
con la finalidad de determinar su ubicación física; dentro de los
Al implementar el manual de procedimiento para mejorar el control
de los activos fijos, esto ayudará a mejorar la vigilancia de los bienes
dentro del IESS en Portoviejo, interiormente de este manual se
establecerán normas para la creación de un sistema de codificación
que permitirá un efectivo control y ubicación física.
1.6 Limitaciones
La investigación que se pretende desarrollar consiste en proponer el
desarrollo de un manual para mejorar el control y manejo de los
activos fijos.
El ámbito geográfico de la Institución está ubicado en el Cantón
Portoviejo Provincia de Manabí, calle Alejo Lazcano y Pedro Gual.
La implementación de los resultados se aplicara al personal
encargado de llevar este control.
1.7 Idea a Defender
Con la aplicación del manual para mejorar el control de los activos
fijos del IESS Manabí (Portoviejo) sería una alternativa para el óptimo
control de los mismos, el cual nos permitirá alcanzar mejores niveles
de idoneidad y podríamos determinar con exactitud la veracidad de la
1.8 Identificación de las Variables:
Las variables son el conjunto de nociones que forman enunciados
para llegar a la hipótesis.
Una variable es una característica o cualidad; magnitud o cantidad,
que pueden sufrir cambios, y que es objeto de análisis, medición,
manipulación o control en una investigación. Factores que influyan en
el desarrollo de la elaboración del manual para mejorar el control y
manejo de los activos fijos del IESS.
(Fidias Arias.2006, 57)
1.8.1 Variable dependiente
Es aquella propiedad o característica, observada y medida, que se
trata de cambiar, para determinar el efecto de la variable
independiente.
Un diseño de un manual para manejo y mejoras del control de los
activos fijos, elaborando un sistema integrado para todas las de
Unidades de Negocios, formatos de control, codificación de los
activos.
1.8.2 Variable independiente
Es aquella característica propiedad que se supone ser la causa del
fenómeno estudiado, que por su existencia provoca produce o
genera la aparición de hechos dependiente de ella.
Con la elaboración de un manual para mejorar el control y el
manejo de los activos fijos se optimizara la clasificación de los
Cuadro No 1
Elaborado por: Luzmila Monserrate Alarcón Sánchez
CAPÍTULO II
Variables Dimensión Indicadores Índice
Aplicación de Procedimientos Contable. Tareas del área Financiera
Realiza y evalúa balances
Maneja documentación contable
Realiza presupuestos cada año
Trabaja con documentos
Tareas Realizadas Principales Funciones
Funciones de servicio social
Estados financieros Funciones realizadas en la empresa
Fortaleza Nuevos sistemas contables.
Debilidades
Falta de manejo adecuado de
los activos fijos. Bienes
muebles, inmuebles.
2. MARCO REFERENCIAL – TEÓRICO – CONCEPTUAL – LEGAL
2.1 MARCO TEÓRICO
Para realizar este manual para mejorar el control y manejo de los
activos fijos se tomaron en cuenta como antecedentes, diversos
estudios previos y algunas teorías relacionadas con el tema.
Así como los fundamentos teóricos e implementación y aplicación de
este manual. Que servirá como herramienta para la solución de los
problemas que enfrenta el IESS, para mejorar el control y manejo de
los activos fijos.
“El manual para mejorar el control y manejo de los activos fijos del
IESS de Portoviejo, es un mecanismo del sistema de control interno, el
cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,
sistemática e integral que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización.
Las instituciones en todo el proceso de diseñar e implementar el
sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos
integrales, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar
adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a
los encargados de todas las áreas, generando información útil y
necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control, autocontrol, y
objetivos que participen en el cumplimiento con la función institucional.
El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se
institucionales para modernizarse, cambiar y producir los mejores
resultados, con calidad y eficiencia”
2.1.1. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1.1.1 OBJETIVO GENERAL.
Contar con un instrumento administrativo, que permita
establecer los mecanismos necesarios de registro y control
del activo fijo, mediante la descripción de sus características
físicas y técnicas, su costo localización y asignación de los
mismos, así como su autorización correspondiente para su
alta, trasferencia y baja, con el objeto de mantener
permanentemente actualizado el inventario de activos fijos
del IESS Portoviejo.
2.1.2 CONTABILIDAD LA BASE PARA DECISIONES
GERENCIALES
Funciones de la contabilidad. Según A. Goxens /M.A. Goxens
las funciones de contabilidad son las siguientes:
Función histórica. Se manifiesta por el registro cronológico de los hechos que van apareciendo en la vida de la empresa; la
anotación de todos los cobros y pagos que se van realizando,
por orden de fecha.
Función estadística. Es el reflejo de los hechos económicos, en cantidades que dan una visión real.
Función financiera. Analiza la obtención de los recursos monetarios para hacer frente a los compromisos de la
empresa.
Función fiscal. Es saber cómo afectan a la empresa las
disposiciones fiscales mediante las cuales se fija la
contribución por impuestos.
Función legal. Conocer los artículos del código de comercio, Ley de Régimen Tributario Interno, ley de Compañías y otras
Leyes que puedan afectar a la empresa, para que contabilidad
refleje de manera legal el contenido jurídico de sus actividades.
2.1.3 CONTABILIDAD ESPECIALIZADA.
Por cuanto la contabilidad permite obtener información útil
sobre las operaciones de las empresas dedicadas a diferentes
actividades, se puede determinar que la especialización se
relaciona con la rama o campo de acción de cada una de ellas.
Se pueden considerar como especializaciones, las siguientes:
Contabilidad de Costo
Contabilidad Gubernamental
Contabilidad Bancaria
Contabilidad Agropecuaria
Contabilidad de Seguros
Contabilidad Hotelera
Contabilidad Petrolera
Contabilidad Hospitalaria.
Según Guajardo, Woltz y Arlen el propósito básico de la
Contabilidad es proveer información financiera acerca de una
diferentes usuarios (accionistas, acreedores, inversionistas,
clientes, empleados y público en general. En consecuencia se
originan diversas ramas, de las cuales las más importantes
son:
1. Contabilidad Financiera. Sistema de información que
expresa en términos cuantitativos y monetarios las
transacciones que realiza una entidad económica, así
como ciertos acontecimientos económicos que la
afectan, con el fin de proporcionar información útil y
segura a usuarios externos a la organización.
2. Contabilidad Administrativa. Sistema de información al servicio de las necesidades internas de la
Administración, con orientación pragmática destinada a
facilitar, las funciones administrativas de la planeación y
control así como la toma de decisiones.
3. Contabilidad Fiscal.- sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de
las organizaciones respecto de un usuario específico. El
fisco.
4. Que es un Manual
Es una recopilación de información, que incluye lo más sustancial
de una materia de una organización, se trata de una guía, un
compendio en la que se dan las instrucciones a seguirse y
5. Objetivo de crear un Manual y su objetivo principal.
El objetivo principal es determinar las actividades que se deben
realizar dentro de la empresa para la consecución de los objetivos
para los cuales fue creada y a su vez detectar cuales se requieren
implementar, modificar o desechar tomando como base de análisis
las actividades de los puestos creados para la consecución de dicho
objetivo.
6. Definición de un Manual
Es un Instrumento administrativo que contiene en forma explícita,
ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas,
atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una
institución; así como las instrucciones o acuerdos que se
consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al
personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la
institución
2.1.4 BASE LEGAL.
Todos los registros contables se realizaran tomando en
consideración lo establecido en las leyes y reglamentos
siguientes:
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
Reglamento de aplicación de la Ley Orgánica de Régimen
Tributario Interno
Normas Ecuatoriana de Contabilidad (NEC)
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
NIIF para las PYMES
Ley de Compañías
Ley de Contadores
Código Tributario
Código de Comercio
Reglamentos de comprobante de Venta y Retención
La Contabilidad debe ser llevada bajo la responsabilidad y con
la firma de un contador legalmente autorizado. (Art.37.
Reglamento LORTI): Así lo expresa. Mercedes Bravo
Valdivieso- Contabilidad General Pág. 1-2 -6 10ma Edición.
2.1.5 LA INFORMACIÓN CONTABLE: INSTRUMENTO PARA LA TOMA DE DECISIONES
La información contable es útil para quienes deban emitir juicio
y toma de decisiones que generan consecuencias económicas;
la contabilidad ayuda a la toma de decisiones, mostrando
donde y como se ha gastado el dinero o se han contraído
compromisos, evaluando el desempeño e indicando las
implicaciones financieras de escoger un plan en lugar de otro
además ayuda a predecir los efectos futuros de las decisiones
y a dirigir la atención hacia los problemas, las imperfecciones y
2.1.6 LA CONTABILILIDAD: HERRAMIENTA PARA CONTROLAR E INFORMAR
Por ser de responsabilidad del gerente y para proteger su
patrimonio, el propietario (empresario) estará preocupado por
conservar plenamente los bienes, los recursos y los derechos
de propiedad, con base de técnicas y registros.
La contabilidad moderna se constituye una herramienta
indispensable para la toma de decisiones. Es por ello que la
información que se genera debe propender a:
Coordinar las actividades económicas y administrativas
Captar, medir, planear y controlar las operaciones diarias
Estudiar las fases del negocio y los proyectos específicos.
La información financiera que genera la contabilidad debe
tener las siguientes características:
Entendible. Los registros reportes informativos deben
registrase en un lenguaje sencillo que facilítela compresión
del mensaje que se pretende entregar a los usuarios de la
contabilidad.
Relevante. Se procurara demostrar los aspectos más
significativos, es decir prima el concepto de materialidad
antes que el de la precisión; se debe revelar aspectos
importantes presentes y futuros que pudieran modificar las
condiciones actuales.
Confiable. Los datos y cifras monetarias serán verificables
y comprobables y expresarán la esencia de los hechos
económicos.
Comparable. Para que esta característica se cumple será
necesario preparar la información bajo la normativa
procedimientos uniformes. Así lo expresa Pedro Zapata
Sánchez, Contabilidad General- 7ma Edición paginas Nro.
5-7
2.1.7 POLÍTICAS CONTABLES ESPECÍFICAS.
Para todos aquellos que se deba regular o sujetar a las normas
dentro de un ente contable especifico, y que no conste en las
NIFF, NIC O CCGA, será indispensable que el contador, con
suficiente criterio, y en acuerdo con la gerencia, delimite
mediante políticas estos aspectos. Ejemplo las NIC 16 se
refiere ampliamente a la depreciación, pero no dije cuando
procede; por tanto, una política al respecto podría decir: “en la
empresa X, la depreciación es un bien calificado como activo
fijo, ¿se calculará a partir del mes siguiente al de su compra, o
desde del momento del uso del activo fijo?” Así lo expresa
Pedro Zapata Sánchez en el libro de Contabilidad General-
7ma Edición página No.24
2.1.8 LA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DE LOS ACTIVOS: LA CLAVE PARA EL ÉXITO.
Es importante puntualizar algunos aspectos significativos con
respecto al manejo de los recursos con que cuentan las
empresas. Muchos de estos recursos, conocidos como activos,
son tangibles, como el efectivo muebles, vehículos, equipos
mercaderías y otros bienes valores, e intangibles adquiridos o
desarrollados internamente, por tanto susceptibles de ser
técnicas. Sin embargo, algunos activos intangibles como el
talento humano competente y comprometido, el prestigio, la
experiencia, el posicionamiento, la confianza entre otros, la
contabilidad no los puede reflejar en los balances por cuanto
no es posible medirlos en unidades monetarias, pero que a la
hora de explotarlos en conjunto generan rentas importantes
que se evidencia en el estado de resultados.
El manejo eficiente de los activos tangibles e intangibles, que
es responsabilidad absoluta de la gerencia, permitirá a las
empresas, y obviamente a sus propietarios, alcanzar los
resultados económicos deseados; parte del manejo eficiente
en el control interno contable que debe establecerse en la
empresas a partir de una organización sólida, pero a la vez
flexible, con personal preparado y comprometido ágiles dentro
del marco de políticas y objetivos claros y que opere en un
ambiente de valores y principios éticos que sean la guía hacia
el éxito presente y futuro.
2.1.9 CONCEPTO DE ACTIVOS FIJOS:
Son definidos como propiedad planta y equipo, son
perdurables, por ejemplo, terrenos; edificios; maquinarias y
equipos; Vehículos; muebles y enseres; y muebles y enseres y
su forma física es lo que constituye la vida útil de un bien
adquirido.
Objetivo del Activo fijo. Recibir, registrar, controlar y
general, mediante reporte de entrada y resguardo del activo
fijo, así como entregarlo a las unidades solicitantes.
El uso de usufructo de los mismos en beneficio de la
entidad
La producción de artículo para su venta o uso de la misma
La prestación de servicios de la entidad a su cliente o al
público en general.
Activos fijos Tangibles: Se considera activo tangible a toda clase de bienes u objetos materiales que tienen existencia
física que son adquiridos por las empresas o entidades
exclusivamente para el uso permanente en sus actividades
operativas.
Activos fijos Intangibles: dada a la gran diversidad de activos intangibles, el autor identifica como tales aquellos que
realmente representan agregación de valor a la institución o
empresa. Según Sosa Gómez (2002).
2.1.10 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO DEPRECIACIÓN Y
DETERIORO.
El Concepto de propiedad, planta y equipo, se relaciona con
los bienes inmuebles, bienes muebles maquinarias y equipos
que representan inversiones en bienes tangibles de capital
que sirven para producir otros bienes y servicios; a estos
Registro
En cada una de las unidades administrativas se llevará
registros de control que permitan conciliar con los informes
producidos por el subsistema de Activos Fijos. En las que
mantengan sistemas computarizados, la unidad de Control de
Activos Fijos, será la encargada de producir la información.
2.1.11 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Y ACTIVOS INTANGIBLES
Las empresas invierten cantidades importantes de dinero en
bienes y derechos que reportan beneficios durante varios años;
a estos se les conoce como propiedad planta y equipo y
activos intangibles.
Cuadro No 2
Compuesto por bienes tangibles y derecho de uso intangibles
Porción
importante de los activos totales
Debe calificar bajo cinco condiciones
El ciclo natural de vida de un activo fijo se puede presentar
en tres momentos alta,
uso y baja
Fuente: Pedro Zapata Sánchez, Contabilidad General- 7ma Edición paginas Nro. 173
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Y ACTIVOS
2.1.12 CONDICIONES PARA CLASIFICARLOS COMO ACTIVOS FIJOS
Para que un tangible (bien) o intangible (derecho) sea
calificado como activo fijo, además de las condiciones
generales de un activo:
Que sea de propiedad o controlado por la empresa y, por
tanto, exista dominio total sobre el recurso;
Que su aparecimiento y consiguiente reconocimiento
contable sea producto de hechos pasados;
Que la valoración o definición del costo sea confiable
razonable; y
Que de su utilización exista la seguridad de que se
obtendrán beneficios económicos futuros, debe reunir las
condiciones adicionales, la falta de alguna obligara a buscar
otro grupo en donde se presenten, al menor temporalmente
Vida útil mayor a un año. En condiciones normales se
espera que un activo fijo brinde beneficios al menos por un
año, por tanto, mientras más larga sea la vida útil previsible,
más se ajusta a este requerimiento. La ocurrencia de hecho
de fuerza mayor o incontrolables posteriores a la compra,
como por ejemplo, robo, incendio, etc., no le quita condición
al inicio de su condición.
2.1.13 CLASIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS PROPIEDAD
PLANTA Y EQUIPO
La clasificación de PP& E y los activos fijos intangibles se
realiza desde dos puntos de vista: la evidencia física y la
Desde la óptica de la evidencia física son tangibles e
intangibles
Tangibles estos se pueden ver, medir y tocar. Por su
naturaleza, se pueden agrupar en:
Depreciables: activos que pierden su valor por uso. Ejemplo
vehículos, Edificios y equipos.
No depreciables: activos que, por su naturaleza al ser
usados en la producción de bienes y servicios o por el paso
del tiempo, no pierden el valor original sino más bien
pueden ganar en precio a pesar del uso. Ejemplo: terrenos
destinados a la vivienda y al comercio.
Agotables. Activos que debido a la extracción del material
del que forman parte, van perdiendo su valor, son Aquellos
bienes representados por los recursos naturales no
renovables y que al cumplir con los fines para los que
fueron adquiridos, pierden valor. Ejemplos: minas pozos
petroleros, etc., los cuales son activos biológicos.
Intangibles. Aquellos derechos que aunque no se pueden ver, se percibe su presencia benéfica. Se pueden agrupar en:
Amortizables: si con el tiempo o imposición de nuevas
tecnologías van perdiendo su valor comercial. Ejemplos:
derechos de autor y derecho de llave.
No amortizables: si con el tiempo van tomando un valor
mayor. Ejemplo: prestigio, crédito comercial.
A manera de guía se proponen algunas denominaciones
contables de activos tangibles e intangibles. En estos
últimos el nombre dado no necesariamente responde a la
Cuadro No 3
TANGIBLES INTANGIBLES
No depreciables No amortizable
Terreno: urbanos o rurales. Prestigio o crédito mercantil. Adquirido en proceso de absorción, fusión o combinación de negocios
Obras de arte y reliquias: oleos, imágenes, grabados y otros
Depreciables Amortizables
Edificios e Instalaciones: casas, departamentos, locales comerciales construcciones e instalaciones.
Lencerías y concesiones: permisos estatales para explotar temporalmente ciertas actividades económicas
como peajes, y pontazgos, caminos, puentes, o
explotación de minas, canteras etc.
Terrenos: dedicada a la actividad agrícola, piscícola, florícola y otros del ramo.
Franquicias: adquiridas mediante contrato o desarrolladas, que les permiten explotar durante un
tiempo definido ciertos logos, sistema de administración
formas de atención, prestigio, procedimientos, y en fin,
todo cuanto sea necesario para replicaren otros lugares
negocios prestigiosos.
Maquinarias y equipos: de construcción, para la producción industrial sean mecánicas, electrónicas, semiautomáticas
Patentes industriales: permisos que se adquieren parta explotar formulas industriales.
Vehículo: tráileres, camiones, autos, camionetas, aeronaves, buques lanchas otros.
Lista de clientes: adquiridos a Bancos, firmas comerciales e industriales que por alguna razón dejan un
mercado cautivo que puede seguir siendo controlado.
Mobiliario y enseres: muebles de oficina, de sala, comedor, dormitorio, de uso didáctico, otros.
Inventos: ciencia y tecnología.
Equipos de oficina: copiadora, faxes, calculadoras, centrales telefónica
Propiedad intelectual: sobre escritos, poesía, literatura, música y tecnología desarrollados por los individuos y las
sociedades.
Equipos de computación: hardware, infocus, instalaciones, redes, y similares.
Derechos editoriales: adquiridos o desarrollados para la edición y comercialización de obras literarias, técnicas y
aportes científicos por medios escritos, fonografías y
auditivos.
Equipo de audio y video: radio, circuito de video, equipos de sonido, amplificación y similares.
Marca y patente: derechos que se adquieren o desarrollan sobre marcas comerciales de producción y de
servicios, que luego son patentes.
Agotables ( biológicos)
Yacimientos con contenidos minerales y no minerales
Desarrollo de investigaciones: todos los desembolsos realizados durante el proceso posterior a la investigación,
que evidencian productivamente la aplicación de dicha
investigación (la investigación debe ir al gasto).
Plantaciones, sembríos, bosques, y similares Programas informáticos: adquiridos o desarrollados que pueden ser explotados comercialmente o sirven para
simplificar y optimizar trabajos administrativos.
Hatos ganaderos de leche
Desde el punto de vista de la facilidad de su traslado, se
clasifican en muebles, inmuebles y semovientes.
Muebles. Activos que no requieren mayor esfuerzo para
su movilización. Ejemplos: enseres, vehículos,
maquinarias y equipos.
Inmuebles: bienes que no pueden ser trasladados.
Ejemplo: terrenos edificios.
Semovientes: bienes que se trasladan con su propia
fuerza: Ejemplo
El siguiente cuadro permite observar mejor esta
clasificación. Así lo expresa. Pedro Zapata Sánchez,
Cuadro No 4
Fuente: Pedro Zapata Sánchez, Contabilidad General- 7ma Edición paginas Nro. -173 EVIDENCIA FISICA
TANGIBLES O
CORPORALES: se pueden medir ver y tocar
INTANGIBLES O
IMCORPORALES:
se pueden valorar.
DEPRECIABLES:
pierden su valor por su uso, obsolescencia, avances tecnológicos, destrucción parcial o total No depreciables: No se desvalorizan, terreno para vivienda o comercio Agotables: Pierden su valor por la extracción de material del que forman parte
Intangibles o
incorporables: se pueden valorar
Clasificación de
propiedad planta&
equipo y activos
intangibles No amortizables:
ganan mayor valor con el tiempo
Amortizables: pierden sostenidamente su valor por su uso y obsolescencia.
FACILIDAD DE SU TRASLADO
MUEBLES: no
requieren esfuerzo para su movilización
SEMOVIENTES: con su propia fuerza se desplazan
INMUEBLES: no son
2.1.14 CICLO DE VIDA DE LOS ACTIVOS FIJOS
Para fines didácticos se estudian los activos fijos en sus tres
fases naturales de vida: alta o ingreso físico, utilización, y baja
o exclusión. En seguida analizaremos dichas fases.
2.1.15 ALTA O INGRESO FÍSICO
Momento clave que marca la culminación de todas las
actividades relacionadas con la gestación de compras o de
construcción, o de la recepción por arriendo financiero o
donación, según sea el caso. En efecto, la propiedad, control
de un bien puede darse por:
Adquisición. Esta puede ser en el país o en el exterior, a
cambio de un precio justo.
Construcción. Puede ser directa de bienes o por la
generación de ciertos intangibles como software, parte de la
empresa.
Donación. Forma extraordinaria de hacerse de la propiedad
por un acto de recepción de bienes sin contraprestación
económica.
Expropiación. Es la asignación jurídica del bien a cambio
de pagar un precio justo.
Intercambio o canje. Mediante el cual se entrega un
inventario o servicio y se recibe un bien que reúne las
condiciones de activos fijos.
Leasing financiero. Modalidad de financiamiento a largo
plazo que dé inicio le da la potestad de control total y con la
opción de compra a que tiene derecho el arrendatario y en
Valor histórico. Es el costo de la adquisición o control con el cual se da de alta (acción de registrar el activo fijo en los libros
contables), estará dado por el precio monetario del bien, más
todos los desembolsos presentes que demande el bien hasta
que esté en condición de uso. El siguiente grafico evidencia
este enunciado:” un bien que califica como activo debe ser
inicialmente cuantificado a su costo histórico que es la
integración de todos los componentes del precio: derechos,
impuestos y costos”.
Cuadro No 5
Fuente: Pedro Zapata Sánchez, Contabilidad General- 7ma Edición Paginas Nro. -174
COMPONENTE DE COSTOS
PRECIO DE COMPRA
/CONSTRUCCION Y
SIMILARES
SUMAR (+)
Derechos De
Importación
Impuestos No
Reembolsables
Costos
2.1.16 UTILIZACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS
Desde el mismo momento en que los activos fijos entran en
uso van a requerir de ciertos desembolsos para operarlos,
mantenerlos y repararlos. Por ejemplo, los equipos de cómputo
deben ser abastecidos frecuentemente de tintas, cintas de
impresora y otros elementos, periódicamente requieren de
chequeos y mantenimiento, licencia de uso de programas, etc.
Todos estos desembolsos relacionados con su operación y
mantenimiento se deben cargar al gasto o costo de producción,
según su uso por los sectores administrativos o productivos,
respectivamente.
Depreciaciones, amortizaciones y deterioro durante el periodo
de uso, se debe reconocer y registrar el desgate de los activos
fijos de acuerdo con los siguientes parámetros:
Depreciación. Termino contable que denota el desgaste
físico de los activos tangibles por el uso normal o intensivo
realizado por el propietario o por terceros; el gasto está
asociado a su utilización del bien en los propósitos técnicos
para los cuales fue construido.
Amortización. Termino contable que denota el desgaste
técnico por la explotación directa o indirecta de los
intangibles.
Deterioro. Termino que se utiliza para registrar la pérdida
del valor monetario de los activos fijos tangibles e
intangibles por insolencia, destrucción parcial o total, o
suspensión definitiva o temporal de actividades del activo.
Las depreciaciones deberán afectar contablemente en forma
mensual, de existir diferencias o errores en estas se hará un
responsabilidad de la unidad de contabilidad para lo cual
utilizará tarjetas KARDEX y se las aplicará en base a lo que
determina Reglamento para la Aplicación de la Ley Orgánica de
Régimen Tributario Interno. Art.25 Numeral 6:
La depreciación será calculada por el método lineal o línea
recta, es decir un porcentaje anual por el tiempo de vida útil,
como se detalla a continuación
Métodos de depreciación.
Resulta una tarea complicada calcular con exactitud el valor
monetario de la depreciación, por tanto, se han desarrollado
tres métodos técnicos que permiten aproximar la cifra que será
contabilizada como el desgate físico. Estos son:
Método lineal o línea recta
Método de unidades producidas
Método acelerado (suma de dígitos)
En seguida analizaremos los tres métodos, pero antes es
importante tener en cuenta la siguiente tabla que consta en la
Ley Orgánica de Régimen Tributario, cuando se vaya a
conciliar el resultado de uno de los tres métodos.
Así lo expresa. Así lo expresa. Pedro Zapata Sánchez,
Cuadro No 6
ACTIVOS DEPRECIABLES VIDA ÚTIL EN
AÑOS
DEPRECIACIÓN
ANUAL %
Construcciones y Edificaciones 20 años 5 %
Maquinarias y equipos 10 años 10 %
Muebles y equipos de oficina 10 años 10%
Vehículos y equipos de transporte 5 años 20%
Herramientas 20%
Equipos de Computación 3 años 33.3%
Barcos trenes y aviones 10 años 10%
Fuente: Pedro Zapata Sánchez, Contabilidad General-7ma Edición pág. nro.
180
El cálculo de la depreciación, se determinara aplicando el
método de línea recta, en base a la siguiente formula
Método lineal o línea recta
Aquel que distribuye en partes iguales (fijo) el valor a depreciar
del bien entre los periodos de vida útil estimada. Es aplicable
en bienes que no disponen de contadores de producción
incorporados, como muebles, edificios y enseres. Requiere tres
datos por cada bien que se desea depreciar. Estos son:
Costo histórico o valor actual: aquel con el que fue
comprado, más adiciones capitalizables, más
revalorizaciones a las que se les haya sometido. Las
facturas y los informes de revalorizaciones son las pruebas
de este dato.
Valor residual: cantidad monetaria estimada, basándose
en la experiencia o consejo técnico que se espera obtener
al final de la vida útil, ósea cuando el bien se encuentra en
calidad de desecho.
Vida útil esperada. Que se establece en años, semestres o
resistencia de los materiales con los que está construido en
el plan de mantenimiento, entre otros elementos a
considerar.
Este dato estimado que debe ser consensuado con fabricantes,
características técnicas o concejo técnico, marca la bondad del
método, es decir, si la estimación de la vida útil es acertada, el
valor de la depreciación es razonable.
La fórmula para el cálculo de la depreciación es:
Depreciación = Costo histórico o valor actual – valor residual
Vida útil estimada en años, meses, etc.
Así lo expresa. Pedro Zapata Sánchez, Contabilidad General-
7ma Edición paginas Nro. 180-182-183
2.1.17 El impuesto a la renta (lorti) y la depreciación
La Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno faculta que: “del
ingreso bruto podrán deducirse las depreciaciones normales,
conforme a la naturaleza de los bienes y la duración normal de
su vida, de conformidad con las normas que establezca el
reglamento, y en su defecto a los consejos de la técnica
contable”.
El reglamento de la citada ley establece los siguientes topes
máximos aceptados como gastos deducibles:
5% sobre el costo de edificios dedicados a cualquier
actividad y construidos con cualquier material.
33% equipos de computación, sus accesorios y sus
programas.
10% sobre el costo o valor de la maquinaria, muebles y
otros activos fijos para los cuales no se determine
porcentaje especifico. Así lo expresa. Pedro Zapata
Sánchez, Contabilidad General- 7ma Edición paginas Nro.
188
1 “NEC No. 12 Propiedad planta y equipo “
ttp://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm
2.2 MARCO JURÍDICO O LEGAL
Constitución política de la República de Ecuador codificada, en
Registro oficial N° 2, febrero 13 de 1997.
Ley orgánica de Administración Financiera y Control; publicada en
Registro Oficial N° 337, de mayo de 1993.
Ley de regulación Económica y control de gasto público,
Publicada en Registro Oficial N° 501 de agosto 16 de 1990.
Ley Reformatoria a la ley de Contratación Pública, Publicada en
Registro Oficial N° 612 de enero 28 de 1991.
Ley de presupuesto del Sector Publico, publicada en Registro
Oficial N° 76 de noviembre30 de 1992.
Manual General de contabilidad gubernamental, publicada en el
Reglamento General de Bienes del Sector Público, publicada en
Registro Oficial N° 258 del 27 agosto de 1985 y sus reformas.
Reglamento para la distribución de Bienes muebles, acuerdo N°
1061, publicado en Registro Oficial N° de agosto 27 de 1985. Y
otros
Catálogo General de Bienes Muebles.
2.2.1 Norma Legal en la Administración y Control de Activos Fijos.
En los organismos y entidades que conforman el Sector Público, para
la administración, manejo, custodia y control de los bienes de
naturaleza permanente (Activos Fijos), que son utilizados en el
desarrollo de las actividades administrativas, financieras y de otro
orden, cuentan con las siguientes disposiciones legales:
Bases conceptuales y niveles de responsabilidad
Los bienes del sector público podrían clasificarse en los siguientes:
1. Activos fijos (inversiones en bienes de larga duración).
2. Suministros y materiales (inversiones en existencia).
3. Bienes sujetos a control Administrativo (Gastos de Gestión).
Los bienes para considerarse activos fijos (Bienes de larga duración)
deben cumplir con los requisitos señalados en la NTC 2.2.5.2
Bienes de propiedad privativa Institucional.
Destinado a las actividades administrativas y /o producción.
Genere beneficios económicos futuros.
Vida útil estimada mayor a un año
Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares.
Para considerar como suministros o materiales (inversiones en
existencia) deben ser de carácter fungible sea porque se consumen,
venden o transforman.
Definitivamente los bienes sujetos a control administrativo constituyen
bienes que no reúnen las condiciones necesarias para ser
considerados activos fijos, pero tienen una vida larga, tales como
ciertos útiles de oficina (engrampadoras, perforadoras, etc.) ,
utensilios de cocina, vajilla, lencería, instrumentos médicos,
instrumentos de laboratorio, herramientas menores, etc. Por tanto las
adquisiciones de este tipo de bienes se cargaran al gasto y estarán
sujetos a las medidas de control interno respectivas. La máxima
autoridad podrá emitir su propia reglamentación para el control de
esta clase de bienes, tomando como base el Reglamento General
para el control Administrativo de los bienes no considerados como
activos fijos, publicados en el R.O26 el 16 de Septiembre de 1996.
Niveles de Responsabilidad en la Administración, Custodia, y control de los activos fijos:
Administración:
Máxima Autoridad
Registro y Control:
Contable.
Unidad de Contabilidad
Físico:
Servidores caucionados de la unidad de
Activos fijos y responsables del control en
Cada unidad administrativa.
Gestión Administrativa
La máxima autoridad, siendo su obligación velar por la correcta
adquisición, conservación, mantenimiento, valoración y enajenación
de activos fijos o bienes en comodato, arrendamiento o almacenaje, y
adecuados controles internos. Comporten esta responsabilidad los
Directores y Jefes.
“La administración es la acción de Administrar (del latín
Administrativo- acción que se realiza para la consecución de algo es
la acción y efecto de administrar “Diccionario de la Real Academia
Española de la lengua, 2007, 16.
Responsabilidad en el Registro y control Contable de los Bienes
El Registro y control de los activos fijos lo ejercerá el personal de la
unidad de Contabilidad. El registro detallado a nivel de subsistema, lo
efectuará la unidad que ejerce el control de los bienes.
La contabilidad, es el lenguaje de las finanzas por que proporcionan
y estado de flujo de efectivo, es un proceso mediante el cual se
identifica, mide, registra y comunica la información económica de una
organización o empresa, con el fin de que los administradores puedan
evaluar la situación de la entidad.
Según Pedro Zapata Sánchez .Pag.18 Contabilidad General 5ta
edición
Responsabilidad en Control Físico de los Bienes:
Los servidores caucionados que cumplen funciones de guarda
almacén o bodeguero y aquellos que realizan similares funciones por
encargo escrito y que forman parte de la unidad de activos fijos.
Los responsables del control de los bienes en cada Dirección o
unidad administrativa designados por el Director en forma escrita.
2.2.2 Responsabilidad en el uso y Conservación de los Bienes
Corresponde a todos los servidores. En cada unidad debe
mantenerse registros que identifiquen a los responsables directos del
uso custodia.
2.2.3 Eficiencia
“Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios
posibles”
2.2.4 Valor de Reposición
“coste que supone para una empresa sustituir un activo fijo por otro”.
2.2.5 Valor Residual
“valor de un bien que figura en el balance tras deducir las
amortizaciones o depreciaciones”.
2.2.6 Activo
“Es la parte del balance que recoge los saldos deudores de las
cuentas, representando en unidades monetarias, lo que la empresa
posee, o bien el empleo que se ha dado al conjunto de recursos
financieros que figuran en el pasivo del que se ha dado al conjunto de
2.2.7 Enajenación
Acto por el que se transmite la propiedad de una cosa o un derecho,
ya sea a título gratuito u oneroso (sucesión hereditaria, donación o
compraventa permuta etc.)
2.2.8 Depreciación
“Disminución del valor de un activo fijo debido al desgaste por el uso
normal. Se utilizan generalmente dos métodos para hacer las
provisiones: método de línea recta y método de reducciones”.
2.2.9 Patrimonio
“Conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una persona física o
jurídica, país o entidad. Referido a una persona física suele abarcar
exclusivamente los bienes materiales con cierto valor económico.
Aquellos bienes y derechos con los que el deudor garantiza su
compromiso de pago al acreedor”.
2.2.10 Robo
“Delito contra la propiedad que comete quien con ánimo de lucro se
apodera de un bien inmueble ajeno utilizando violencia o
intimidación”.
2.2.11 Diagnóstico
Proceso de investigación y análisis sistemático de eventos
relacionados con la organización motivo de la investigación, permite
identificar las causas que los generan en aras de formular planes
crecimiento y desarrollo.
2.2.12 Hurto
Delito contra el patrimonio (la propiedad, la posesión o el uso).
Apropiamiento intencionado (doloso) de una cosa mueble, sin la
voluntad de su legítimo dueño y con ánimo de lucro. Art.77.- “Denuncia penal.- Cuando de los bienes, cualquiera que sea su naturaleza, hubiere desaparecido por hurto, robo o abigeato o por
cualquier hecho análogo, el servidor inmediatamente encargado de la
custodia de ellos comunicara por escrito este hecho a la máxima
autoridad, con todos los pormenores que fueren del caso, dentro de
los dos días hábiles siguientes al del conocimiento del hecho.
La máxima autoridad formulará de inmediato, ante el juez competente,
la correspondencia denuncia penal, debiendo además, dirigir las
acciones tendientes a comprobar la infracción e identificar a los
responsables”.
2.2.13 Custodio
Persona que está encargada de un bien y responde por el buen
estado y cuidado de éste.
2.2.14 Codificación
Proceso mediante el cual se identifica los bienes propiedad de la
institución mediante numeración. Esta se encuentra diseñada en base
a un número determinado de dígitos que ubicados en campos o
conocer principalmente las diferentes clasificaciones, su clasificación
de los bienes y su ubicación física. Así lo expresa Dávalos Arcentales.
Enciclopedia básica de Administración, Contabilidad y Auditoría
Pag.119 y 234
2.2.15 Bienes no Considerados Activos Fijos (o sujetos de
control)
Aquellos que cumplen con los criterios de clasificación de los activos
fijos, excepto que su valor individual es menor a los USD. 100 (valor
sujeto a actualización).
Se considerarán como bienes sujetos de control los siguientes
ejemplos:
Útiles de oficina: papeleras, basureros, teléfonos digitales,
grapadoras industriales, perforadoras industriales entre otros.
Utensilios de cocina, vajilla, lencería.
Instrumental médico, insumos y de laboratorio. Herramientas menores
Otros bienes de características similares a los detallados.
2.2.16 Plan de Cuentas Codificados e Identificación de Activos Fijos.
Activos.- Los activos están integrados por los bienes corporales e corporales de propiedad o dominio del Estado, expresados en
términos monetarios, están constituidos por los recursos
operacionales, las Inversiones Financieras, en Existencias, en Bienes
Operacionales: Incluyen los activos de disposición inmediata y aquellos de fácil conversión a efectivo dentro del ejercicio fiscal;
están conformados por los recursos en Disponibilidad, Anticipos de
Fondos y Cuentas por Cobrar.
Disponibilidades.- Comprenden las cuentas que registran y controlan los recursos de fácil realización, incluye los fondos especiales
destinados a fines específico, los títulos recibidos del Estado para ser
entregados a terceros e inversiones de corto plazo no previstas en el
presupuesto, realizadas con excedentes temporales de caja.
Anticipo de Fondos.- Comprende las cuentas que registran y
controlan los recursos disponibles entregados en calidad de anticipos,
garantías, fondos a rendir cuentas, débitos indebidos sujetos a
reclamos y egresos realizados por recuperar.
Cuentas por Cobrar.- Comprenden las cuentas que registran y
controlan los recursos provenientes de derechos a la percepción de
fondos, dentro del ejercicio fiscal.
Edificios: Pueden ser construidos o comprados en estado acabado
(nuevo o Usado). En el primer caso el costo original del edificio
incluye todos los costos en los que se incurre para su construcción,
desde pagos a los arquitectos, permisos y licencias para su
construcción, hasta los cargos a los contratistas, materiales mano de
obra y gastos generales.
Equipo de oficina: Está compuesto de las maquinarias y dispositivos que serán usados dentro de la oficina, como: máquina de escribir y
Equipo de cómputo: Está compuesto por computadoras, impresoras, scanner, monitores, teclados, reguladores, No break, componentes
que incrementan el valor del equipo (no Programas)
Muebles de oficina: Clase de activo relativamente perdurable que
puede ser transportado de un lugar a otro excepto los que se utilizan
para su normal utilización.
Maquinaria: Son equipos adquiridos por la empresa y destinados a la producción como son: máquinas de producción, máquinas de servicio.
Máquinas de mantenimiento.
Los Terrenos: El único activo fijo que no está sujeto a depreciación es la tierra, son aquellos que no están sujetos a depreciación ni a
agotamiento. Así lo expresa Dávalos Arcentales. Enciclopedia básica
de administración, contabilidad y auditoría Pag.79 -234 y 335
2.2.17 Entrega y Recepción de Bienes Muebles
El cambio de los empleados caucionados obliga a efectuar la entrega
recepción entre el entrante y el saliente, participando la unidad de
activos fijos, la cual procederá a realizar la constatación física de los
bienes en presencia de los mencionados. Se concreta en las actas
con los respectivos anexos. (Anexo 2)
Acta De Entrega Recepción.- Documento que certifica el traspaso
