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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD: SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE CARRERA PREVIO A LA OBTENCION DEL: TITULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORIA Y FINANZAS C.P.A.
TEMA:
DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA FINANCIERA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO “AMAZONAS” LTDA, CON LA FINALIDAD DE MEJORAR LOS PROCESOS
FINANCIEROS EN LA CIUDAD DE PUYO, EN EL AÑO 2012
AUTORA: LILIA CAIZA
TUTORA: ING. JOHANNA MENDOZA AÑO DE PRESENTACION: 2013
ii
CERTIFICACION DE LA ASESORA
Que el presente trabajo de práctica profesional realizado por: Lilia Caiza, estudiante del noveno semestre de la Facultad de Sistemas Mercantiles, Carrera Contabilidad Auditoria y Finanzas sobre el tema: Diseño e implementación de un Sistema de Control Interno para el área financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Amazonas” Ltda., con la finalidad de mejorar los procesos, en la ciudad de puyo, en el año 2012, ha sido orientado y cuidadosamente revisado en su totalidad por el suscrito, por lo que he constatado que cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la Carrera de Contabilidad y auditoría de la Universidad regional Autónoma de los Andes para el desarrollo de este trabajo, por tal motivo se autoriza su presentación.
Es todo cuanto puedo certificar en honor a la verdad
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DECLARACION Y AUTORIA DE LA TESIS
Lilia Fernanda Caiza Chiliquinga, número de cedula 1600532830, declaro que la tesis de grado de la carrera sobre el tema: DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA FINANCIERA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO “AMAZONAS” LTDA, CON LA FINALIDAD DE MEJORAR LOS PROCESOS, EN LA CIUDAD DE PUYO, EN EL AÑO 2012, previo a la obtención del título de INGENIERA EN CONTABILIDAD, AUDITORIA Y FINANZAS, C.P.A, es auténtico y original, que los derechos de autoría corresponden a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
Srta. Lilia Caiza
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AGRADECIMIENTO
A Dios Todo Poderoso por haberme iluminado y acompañado dándome la fortaleza necesaria
en cada uno de mis pasos a lo largo de esta carrera para poder culminarla con éxito.
Gracias a mis padres y a mi hija que son quienes me han dado la vida y me han permitido
culminar uno de los anhelos más grandes de mi vida.
A la Universidad Regional Autónoma de los Andes Uniandes , en cuyas aulas fue forjando la
semilla del saber y que ahora al culminar mi carrera ve reflejado sus frutos no solo
entregando un profesional, sino un ser un humano.
De la misma manera agradezco a todos los maestros de esta prestigiosa Universidad quienes
han sabido brindar de mejor manera el aprendizaje y en especial A mi tutora de Tesis Ing.
Johanna Mendoza quien me brindó su paciencia y apoyo transmitiéndome su valioso
v
DEDICATORIA
Una nueva etapa de mi vida termina y es por eso que dedico con mucho amor y cariño este
trabajo A MIS PADRES quienes con su esfuerzo y dedicación hicieron posible este logro, son
ustedes para mí un ejemplo a seguir en cada momento, y sobre todo la fuerza que me
impulsa a un futuro mejor gracias Dios por darles la vida a mis Padres quienes han por estado
conmigo apoyándome en los momentos más difíciles, guiándome con sus sabios consejos;
enseñándome a luchar siempre por lo que uno quiere y así poder alcanzar lo que me
proponga en la vida tanto en el plano profesional como en lo personal.
A mi amada hija por ser el pilar fundamental de mi esfuerzo y lucha constante, a quien he
tenido que sacrificar el tiempo destinado para ella es un tiempo que no ha sido desperdiciado
en vano sino para conseguir este gran propósito y para que esta sea una herencia y ejemplo
de vida en su futuro profesional
A todas las personas que de una u otra forma me han ayudado a culminar con éxito uno de
vi
ÍNDICE GENERAL
Portada
Certificación de la asesora………...…i
Declaración y autoría de la tesis……….ii
Dedicatoria………...iii
Agradecimiento………...iv
Resumen ejecutivo………xvii
Abstrac………...xviii
Introducción………...1
Antecedentes de la investigación………...2
Situación problemática………...2-3 Problema científico………...4
Objeto de investigación y campo de acción……….4
Identificación de la línea de investigación. ………..4
Objetivo general………...4
Objetivos específicos………...4
Idea a defender………...5
vii
Metodología a emplear: métodos, técnicas y herramientas empleadas en la
investigación………...5
Modalidad de la investigación………...5
Alcance de la investigación………...6
Descriptiva………...6
Explicativas………...6
Método………...7
Deductivo………...7
Inductivo………...7
Bibliográfica………...7
De campo………...7
Técnica………...8
Entrevista………...8
Instrumentos………...8
Cuestionario………...8
Resumen de la estructura de la tesis ………...8
viii CAPITULO I
1.1. MARCO TEÓRICO………...10
1.1.1. QUE ES UN SISTEMA………...10
1.1.2. QUE ES UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO………10
1.1.3. CLASES DE SISTEMAS………...10
1.1.3.1. Sistema administrativo………...10
1.1.3.2. Sistema de administración personal……….11
1.1.3.3. Sistema de contabilidad………...11
1.1.3.4. Sistema de presupuesto………...11
1.1.3.5. Sistema económico………...11
1.1.3.6. Sistema único de contabilidad gubernamental………11
1.1.4 Sistema de control ideal debe ser capaz de conseguir su objetivo………11
1.1.5 EL CONTROL INTERNO………...12
1.1.6. EVOLUCIÓN DEL CONTROL INTERNO………12
1.1.7. CLASES DE CONTROL INTERNO……….13
1.1.7.1. Control interno administrativo………....13
1.1.7.2. Control administrativo financiero………...13
1.1.8. ELEMENTOS BÁSICOS DE CONTROL INTERNO……….14
1.1.8.1. De Autocontrol………...14
1.1.8.2. De Autorregulación………..14
1.1.8.3. De Autogestión………...14
1.1.9. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO…………..14-15 1.1.10. PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO………15-17 1.1.11 OBJETIVOS DEL CONTROL………...17
ix
1.1.11.2 Efectividad y eficiencia de las operaciones………...18
1.1.11.3 Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables………..18
1.1.12. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO. ………19
1.1.13. LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO………19
1.1.13.1 necesidad e importancia del control interno. ………...19-20 1.1.14. VENTAJAS DE CONTROL INTERNO………..20
1.1.15. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO……….20
1.1.15.1. Ambiente de control………...20-21 1.1.15.2. Evaluación de riesgos………...22-23 1.1.15.3. Actividades de control………...23
1.1.15.4. Información y comunicación………....23
1.1.15.5. Supervisión y seguimiento………...24-25 1.1.16. LA INFORMACIÓN CONTABLE………25
1.1.17. EL COOPERATIVISMO………...25
1.1.18. VALORES DEL COOPERATIVISMO………26
1.1.18.1. Principios del cooperativismo………..26
1.1.19. QUÉ ES UNA COOPERATIVA………...26
1.1.20. OBJETIVO DEL COOPERATIVISMO………...26
1.1.21.IMPORTANCIADELACONTABILIDADENUNAEMPRESA………..27
1.1.22.OBJETIVODELDEPARTAMENTODECONTABILIDAD……….27
1.1.23. POLÍTICAS DEL ÁREA DE CONTABILIDAD………..27
x
1.1.25. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD……….28
1.1.26 SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE………28
1.1.26.1. Los elementos que conforman el sistema de información contable……28-29 1.1.27. QUE SON PROCESOS………...29
1.1.28. CUALIDADES DE LOS PROCESOS CONTABLES. ………29
1.1.29 CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCESOS……….30
1.1.30 Base Legal………..30
1.1.30.1 Ley general de las instituciones financieras……….30-31 1.1.30.2 Ley de régimen tributario………...31
1.1.30.3 Ley de cooperativismo………...31
1.1.30.4 Ley de seguro social………..32
1.1.30.5 Código de trabajo………32
1.1.31 organismos de control………...32
1.1.31.1 Superintendencia de bancos………...32-33 1.1.31.2 Dirección nacional de cooperativas……….33
1.1.31.3 Ministerio de bienestar social………33
1.1.31.4 Servicio de rentas internas………..33-34 1.1.31.5 Instituto de seguridad social………..34
CAPITULO II 2.1. MARCO METODOLOGICO………...35
2.2. MODALIDAD DE LA INVESTIGACION………..35
2.3. ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN………...35
2.3.1. Descriptiva………...35
xi
2.4. MÉTODO………...36
2.4.1. Deductivo………...36
2.4.2. Inductivo………...36
2.4.3. Bibliográfica………..36
2.4.4. De campo………...36
2.5. TÉCNICA………...37
2.5.1. Entrevista………...37
2.6. INSTRUMENTOS………...37
xii
CAPITULO III
3. PROPUESTA
3.1. TEMA………...46
3.1.1. Descripción de la propuesta………...46
3.2. INTRODUCCIÓN………...46
3.2.1. Reseña histórica de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Amazonas” Ltda……….46-47 3.3. DISEÑO DE LAS POLITICAS PARA LOS PROCESOS FINANCIEROS…….47
3.3.1. Política para la conciliación bancaria………..47
3.3.2. Política para el fondo rotativo………...47
3.3.3. Política para la realización y aprobación de cheques………..48
3.3.4. Política para elaborar los comprobantes de egreso, ingreso, retenciones…...48
3.3.5. Política para el cálculo de los valores complementarios………...48
3.3.6. Política para mantener el archivo actualizado………...49
3.3.7. Política de los estados financieros de la institución………...49
3.3.8. Política para la elaboración de proyecciones financieras………49
3.3.9. Política para el análisis de indicadores financieros………...49
3.3.10 Política para las declaraciones del SRI………...50
3.3.11 Política para la elaboración de roles de pago………...50
3.3.12 Política para realizar trámites con el IESS………...50-51 3.3.13 Política para la contabilización de créditos………...51
3.4 APLICACIÓN DEL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL PARA EL DEPARTAMENTO FINANCIERO………...51
3.4.1. Integridad y valores éticos………..………...51
3.4.1.1 Alta calidad del servicio………...………...52
3.4.1.2 Compromiso con la institución………...………...52
3.4.1.3 Responsabilidad………...………...……….53
xiii
3.4.1.5 Transparencia………...………...………...53
3.4.1.6 Trabajo en equipo………...………...………...53
3.4.1.7 Innovación y mejoramiento continuo………...………...…54
3.4.1.8MISIÓN………...54
3.4.1.9VISIÓN………...………...………...………54
3.4.2. COMO PARTE DEL AMBIENTE DE CONTROL SE DEFINEN LAS FUNCIONES QUE DEBE DESEMPEÑAR LOS FUNCIONARIOS DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO. ………...………...54
3.4.2.1. Contadora………...………...………...54-56 3.4.2.2. Auxiliar de Contabilidad………...………...………..57-58 3.4.2.3. ORGANIGRAMA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO AMAZONAS LTDA………...………...………...59
3.5. APLICACIÓN DEL COMPONENTE EVALUACION DE RIESGOS PARA EL DEPARTAMENTO FINANCIERO………...………...……….60
3.5.1 Identificación de los riesgos internos………...………...60-61 3.5.2 Estimación del riesgo………...………...………....62
3.6. APLICACIÓN DEL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL PARA EL DEPARTAMENTO FINANCIERO………...………...……….62
3.6.1 PROCEDIMIENTOS DEL AUXILIAR DE CONTABILIDAD………...63
3.6.1.1 Elaboración de libros bancos………...………...………..63-64 3.6.1.1 .1 Diagrama de flujo de la elaboración del libro bancos………...65
xiv
3.6.1.3. Procedimiento para el fondo rotativo………...………..69-70 3.6.1.3.1 Diagrama de flujo del proceso del fondo rotativo………....71
3.6.1.4. Realización y aprobación de cheques………...……….72-73 3.6.1.4.1 Diagrama de flujo de la emisión y la aprobación de cheques………74
3.6.1.5. Elaboración de los comprobantes de egreso, ingreso, retenciones…….75-76 3.6.1.5.1. Diagrama de flujo de la elaboración de comprobantes……….77
3.6.1.7. Archivo de la información de origen contable de la cooperativa………78-79 3.6.1.7.1. Diagrama de flujo del archivo de la información de origen contable de la cooperativa………...………...………...……….…...80
3.6.1.8. Redacción de información de origen contable de la cooperativa………..81-82 3.6.1.8.1. Diagrama de flujo de transcripción de documentos contables………….…83
3.6.2. PROCEDIMIENTOS DEL CONTADOR………...………..84
3.6.2.1. Elaboración de los estados financieros………...84-85 3.6.2.1.1. Diagrama de flujo de los estados financieros………....86
3.6.2.2. Elaboración de proyecciones financieras………... ………..87-88 3.6.2.2.1 Diagrama de flujo de proyecciones financieras………88 3.6.2.3. Análisis de indicadores financieros para la cooperativa………...89 3.6.2.3.1. Diagrama de flujo del análisis de indicadores financieros para la cooperativa………...………...………...90 3.6.2.4. Elaboración de roles de pago………...………...91-92 3.6.2.4.1. Diagrama de flujo de elaboración de roles de pago………...93 3.6.2.5. Declaración de impuestos de la cooperativa………...94 3.6.2.5.1. Diagrama de flujo de la elaboración de impuestos de la cooperativa…….95
xv
3.6.2.6. Planillas de aporte y demás tramites en el IESS………...96
3.6.2.6.1. Diagrama de flujo de elaboración de trámites del IESS………...97
3.6.3. CONTABILIZACION DE LOS CREDITOS………...………..98
3.6.3.1. FLUJOGRAMA DE CONTABILIZACION DE CREDITOS………....99
3.6.4. DIRECTRICES PARA LA ADMINISTRACION DE ACTIVIDADES DE CONTROL………...………...………...………...100
3.6.4.1. Reglamento interno de trabajo………...………...100
3.6.4.2. Selección de personal………...………...………...100
3.6.4.3. De la terminación del contrato………...………...101
3.6.4.4. Clasificación de los empleados y trabajadores………...…………101
3.6.4.5. De las remuneraciones………...………...101-102 3.6.4.6. De la asistencia al trabajo………...………...102
3.6.4.7. Sanciones………...………...………...102
3.7. APLICACIÓN DEL COMPONENTE COMUNICACIÓN E INFORMACION PARA EL DEPARTAMENTO FINANCIERO………...………...103
3.7.1 Formato del informe de control interno para el área financiera………...104
3.8. APLICACIÓN DEL COMPONENTE MONITOREO Y SUPERVISION PARA EL DEPARTAMENTO FINANCIERO………...………...105
3.8.1 Aspectos mínimos del componente de supervisión y monitoreo………..105
3.8.2 FORMATO DE LA MATRIZ DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO………...………...………...106
3.8.2.1 Explicación de cómo aplicar la matriz………...………...106
xvi
Anexos………..109-119 INDICE DE GRAFICOS
GRAFICO N.- 1: Valores corporativos………...………...52
GRAFICO N.- 2 Organigrama de la cooperativa………...………...54
GRAFICO N.- 3 Elaboración del libro bancos………...………...65
GRAFICO N.- 4 Conciliación bancaria………...………...68
GRAFICO N.- 5 Fondo rotativo………...………...71
GRAFICO N.- 6 Aprobación de cheques………...………...74
GRAFICO N.- 7 Elaboración de comprobantes………...………...77
GRAFICO N.- 8 Archivar la información………...………...80
GRAFICO N.- 9 Transcripción de documentos contables………...83
GRAFICO N.- 10 Estados financieros………...………...86
GRAFICO N.- 11 Proyecciones financieras………...………...88
GRAFICO N.- 12 Análisis de indicadores financieros………...………...90
GRAFICO N.- 13 Rol de pagos………...………...93
GRAFICON.- 14 Declaración de impuestos………...………...95
GRAFICO N.- 15 Planillas del IESS………...………...……….97
GRAFICO N.- 16 Contabilización de créditos………...99-100
INDICE DE CUADROS
CUADRO N.- 1 Perfil de la contadora………...………...55-56
xvii
CUADRO N.- 3 Cuestionario del control interno………...………....61
CUADRO N.- 4 Estimación del riesgo………...………... ………….62
CUADRO N.- 5 Elaboración del libro bancos………...………...63
CUADRO N.- 6 Conciliación bancaria………...………...…………..66
CUADRO N.- 7 Fondo rotativo………...………...………..69
CUADRO N.- 8 Aprobación de cheques………...………...72
CUADRO N.- 9 Comprobantes de egreso, retenciones………...75
CUADRO N.- 10 Archivo de la información………...………...78
CUADRO N.- 11 Redacción de información contable………...81
CUADRO N.- 12 Estados financieros………...………...89
CUADRO N.- 13 Proyecciones financieras………...………...87
CUADRO N.- 14 Análisis de indicadores financieros………...………89
CUADRO N.- 15 Rol de pagos………...………...………..91
CUADRO N.- 16 Declaración de impuestos………...………...94
xviii
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo muestra un sistema de control interno para la Cooperativa De Ahorro y Crédito „‟Amazonas‟‟ Ltda. Con la finalidad de mejorar los procesos y la toma de decisiones financieras, durante la investigación que se llevó a cabo la entidad se ve en la necesidad de diseñar un sistema de control interno ya que la misma es el medio idóneo para el manejo exitoso de la información financiera.
Este trabajo es elaborado para dar a la gerencia soluciones que permitan lograr los objetivos y metas del departamento de contabilidad de manera que contribuya al logro de los objetivos globales para los que fue creada la empresa, por otra parte se propone solución y se plasma recomendaciones orientadas para facilitar las operaciones en el departamento contable.
Por tanto el presente trabajo enfoca en su totalidad a la Cooperativa de Ahorro y Crédito Amazonas Ltda., y sus falencias en cuanto a la aplicación de las políticas de control interno en el departamento de contabilidad
La estructura del presente trabajo contempla los siguientes capítulos:
CAPITULO I MARCO TEORICO, consta de los antecedentes investigativos.
CAPITULO II MARCO METODOLOGICO está integrado por la modalidad de la investigación, tipo de diseño de investigación, alcance de la investigación, método, técnica, instrumento.
xix ABSTRAC
This work shows a system of internal control for credit union'' Amazonas Ltda'' In order to improve processes and financial decision making during the research being conducted in the entity is the need to design a system of internal control as it is the ideal means for successful management of financial information.
This paper is designed to give management solutions that will achieve the objectives and goals of the accounting department in ways that contribute to achieving the overall objectives for which the company was founded, moreover proposed solution and plasma oriented recommendations to facilitate transactions in the accounting department.
Therefore this paper focuses entirely on the Savings and Credit Cooperative Amazonas Ltda, and its shortcomings in the implementation of internal control policies in the accounting department
The structure of this paper includes the following chapters:
CHAPTER I theoretical framework consists of the background research.
CHAPTER II METHODOLOGICAL FRAMEWORK comprises the research mode, type of research design, research scope, method, technique, instrument.
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INTRODUCCION
El control interno es un elemento fundamental de la administración que no debe dejarse de tomar en cuenta en toda organización, cualquiera que sea su tipo o conformación. Su importancia se aprecia ubicándolo desde el punto de vista básico de la acción de administrar hacia el interior de la propia organización, no se puede desarrollar una planeación sin control, no puede haber un proceso de organizar sin control.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito “AMAZONAS” Ltda. Fue creada el 23 de septiembre del año 2004, y es reconocida oficialmente el 20 de octubre del mismo año según Acuerdo Ministerial Nº 0012 inscrita en el Ministerio de Bienestar Social. Posteriormente, el 28 de Abril del 2006 se registra en la Dirección Nacional de Cooperativas del Ecuador, con Orden Nro. 6853.
En el año 2004, 12 personas emprendedoras, lideradas por el Sr Luis Moposita, indígenas oriundos de la provincia del Tungurahua, radicadas en la ciudad de Puyo, logran organizarse, juntan sus capitales y emprenden en la creación de una Cooperativa de Ahorro y Crédito, que brinde oportunidad de financiamiento para los comerciantes informales.
La institución nace de la necesidad que sienten los comerciantes por adquirir financiamiento para iniciar su actividad económica y muchas veces la solicitud era negada por las instituciones financieras existentes hasta ese momento.
2 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
El presente trabajo está basado en otras tesis, de donde se obtuvo, metodologías a aplicarse como por ejemplo:
Desarrollo del Sistema de Control interno para el área de Crédito y cobranzas
en la Cooperativa de Ahorro y Crédito San Juan de Cotogchoa Ltda.
Diseño e implementación de un Sistema de Control Interno para el área de crédito de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Cámara De Comercio del Cantón Bolívar Ltda.”
Diseño de un sistema contable y administrativo para la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Bola Amarilla”
SITUACIÓN PROBLÉMICA
El Ecuador frente a la crisis financiera que afecto drásticamente al conjunto del sistema, las cooperativas de ahorro y crédito pudieron mantener y fortalecer la confianza de los socios y del público en general, convirtiéndose en protagonistas importantes en el sistema financiero privado por su consolidación como el segmento más importante después del de bancos, pero esta aceptación y credibilidad entre sus socios y organismos reguladores puede verse perjudicada al incluirse en el contexto de la entidades que no cuentan con información contable actualizada que permita analizar sus problemas actuales y prevenir inconvenientes futuros, obstruyendo su crecimiento y desarrollo para expandirse en todo el territorio Ecuatoriano con la confianza y solidez que se requiere en estos tiempos para constituirse en una cooperativa bien llevada que
3
Dentro de la Provincia de Pastaza las Cooperativas de Ahorro y Crédito como también de los bancos resaltan que la inexistencia de un sistema de control interno y la poca aplicación de políticas, procedimientos de control interno desactualizadas hace que el equipo de trabajo que tienen las entidades no persigan objetivos y no controlen paso a paso los proceso que realizan en cada área ocasionando de esta manera la emisión de información financiera poco confiable la misma que no ayuda al desempeño de la entidad y por consiguiente a sus socios esto llega a convertirse en una crisis financiera.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Amazonas presta sus servicios en la Provincia de Pastaza, la cual ha venido creciendo día tras día. Debido a que tiene un problema que es la inexistencia de un sistema de control interno dentro del departamento de contabilidad hace que la cooperativa emita información financiera errónea a los directivos, colaboradores y socios esto a consecuencia de la presentación de los Estados Financieros poco confiables.
El retraso en la emisión de información financiera hace que la gerencia tenga una deficiente toma de decisiones y sobre todo no pueda solucionar los problemas existentes a tiempo.
La presentación de información financiera inexacta ocasionara a la cooperativa una crisis financiera, la misma que podría obligarle a cerrar sus puertas a los socios, estos puntos críticos deberían tomarse en cuenta por parte de los directivos para evitar consecuencias irreversibles a futuro, y una vez de que se implemente el sistema de control interno servirá para garantizar que cada uno de los procesos, políticas, metas y
4 PROBLEMA CIENTÍFICO
¿La inexistencia de un sistema de control interno en la Cooperativa De Ahorro y Crédito “Amazonas” Ltda, genera inconvenientes en los procesos financieros?
OBJETO DE INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN
Objeto de estudio: Mecanismo de control Campo de acción: Sistema de control interno
Lugar y espacio: Esta investigación se va a realizar en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Amazonas” Ltda., la misma que está ubicada en la Provincia de Pastaza, Ciudad Puyo, Barrio Mariscal, en las calles Atahualpa y Jacinto Dávila, estudiando en el periodo 2012
IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN.
Auditoria
Objetivo general
Diseñar e implementar un sistema de control interno para el área financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Amazonas” Ltda., con la finalidad de mejorar los procesos, en la Ciudad de Puyo, en el año 2012
Objetivos específicos
Fundamentación teóricamente el control interno y de mejorar los procesos. Conocer situación actual de la Cooperativa de Ahorro y Crédito
“Amazonas” Ltda., a través de las metodologías científicas.
5 IDEA A DEFENDER
Diseño e implementación de un sistema de control interno para el área financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Amazonas” Ltda., con la finalidad de mejorar los procesos, financieros en la Ciudad de Puyo, en el año 2012.
JUSTIFICACION
El control interno es una herramienta esencial en el momento de realizar la información financiera, el no contar con dicho instrumento de control ha dado lugar a la desorganización específicamente en el área de contabilidad, afectando el buen manejo de la información contable y financiera, dificultando que la entrega de los registros sea a tiempo.
La implementación de un sistema de control interno en el área de contabilidad que no cuente con un control interno definido, implica una situación problemática evidente para el registro de las operaciones. Razón por la cual es importante el diseño de estos controles que permitan el registro efectivo de las operaciones en la área antes mencionada y como una guía oportuna en la generación de información, para que de esta manera se puedan tomar buenas decisiones financieras.
Por todo lo antes expuesto en la Cooperativa De Ahorro y Crédito Amazonas Ltda. Se vuelve tan esencial disponer de controles para lograr una mayor eficiencia en cuanto a la obtención y presentación de la información financiera, de forma adecuada, oportuna y confiable. Por esta razón se pretende dar un aporte a la Cooperativa mediante el Diseño de un Sistema de Control Interno que ayude a fortalecer los controles financieros de la institución.
METODOLOGÍA A EMPLEAR: MÉTODOS, TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS EMPLEADAS EN LA INVESTIGACIÓN
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La investigación es cualitativa, porque permite analizar las diferentes formas e instancias de cómo se encuentra el sistema de control interno en el área financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Amazonas con la finalidad de mejorar sus procesos.
ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN El alcance de la investigación es:
DESCRIPTIVA
Este tipo de investigación permite conocer el entorno de la empresa y los eventos que se presentan en el departamento Financiero, además de percibir todas las características que servirán para profundizar el conocimiento objetivo del problema, sujeto de la investigación y describirlo tal como se produce en la realidad en un tiempo y espacio determinado, involucrando a personas, hechos, procesos y sus relaciones.
El propósito de esta investigación es conocer las situaciones y eventos es decir como es y cómo se manifiesta determinados fenómenos, los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes que surgen en la cooperativa permitiéndonos conocer la efectividad en el sistema de control interno y poder determinar qué áreas necesita de acciones.
EXPLICATIVAS
7 MÉTODO
Los métodos de la investigación del presente trabajo permiten desarrollar de manera correcta la indagación y así lograr encontrar los resultados planteados, por lo que se aplicaran los siguientes:
DEDUCTIVO
Este método en primera instancia detectar el problema que tiene la Cooperativa de Ahorro y Crédito Amazonas y él estudió de las causas y los efectos, que generan la falta de la implementación de un eficiente sistema de control interno.
INDUCTIVO
El método INDUCTIVO sirve para conocer de la situación interna que está atravesando la institución y de lo que se quiere ampliar a lo que podría llegar con las falencias que se originan en la emisión de la información financiera.
BIBLIOGRAFICA
Este tipo de investigación se fundamenta en la revisión de las fuentes escritas, principalmente para construir el marco teórico que se basa en bibliografía actualizada, con indicación de autores, editores y ediciones y en los diferentes sitios de internet para que sustenten los resultados investigados.
DE CAMPO
8 TÉCNICA
Este método para la recolección porque permite recabar, procesar y analizar datos que se realiza con determinada orientación y con el apoyo de entrevista a la contadora de la institución.
ENTREVISTA
La entrevista se utiliza para recabar información en forma verbal, a través de preguntas propuesta para conocer su punto de vista sobre el problema planteado la misma que se realizó a la contadora de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Amazonas
INSTRUMENTOS
Los instrumentos que se utilizaran para esta investigación son:
Cuestionario
El cuestionario diseñado, permitir obtener la información que servirá como punto de partida en el desarrollo del presente trabajo.
RESUMEN DE LA ESTRUCTURA DE LA TESIS
CAPITULO I MARCO TEORICO, hace referencia al marco teórico de la investigación, empezando con los antecedentes, fundamentación filosófica que enfoca el tema en un área legal y conceptual que servirán de soporte y guía para la elaboración de la tesis.
CAPITULO II MARCO METODOLOGICO explica los métodos y técnicas de investigación que se utiliza para la recolección de información necesaria la misma que está integrado por la modalidad de la investigación, alcance de la investigación, instrumento.
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histórica de la Cooperativa de Ahorro y Crédito „‟Amazonas‟‟ Ltda., y el planteamiento de los cinco componentes de control interno.
SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA
10 CAPITULO I 1.1 MARCO TEORICO
1.1.1 QUE ES UN SISTEMA
De acuerdo a BITTELL RAMSEY (1998) Un ente que recibe unas acciones externas o variables de entrada, y cuya respuesta a estas acciones externas son las denominadas variables de salida. Las acciones externas al sistema se dividen en dos grupos, variables de control, que se pueden manipular, y perturbaciones sobre las que no es posible ningún tipo de control.
1.1.2 QUE ES UN SISTEMA DE CONTROL
De acuerdo a BITTELL RAMSEY (1998) Es un tipo de sistema que se caracteriza por la presencia de una serie de elementos que permiten influir en el funcionamiento del sistema. La finalidad de un sistema de control es conseguir, mediante la manipulación de las variables de control, un dominio sobre las variables de salida, de modo que estas alcancen unos valores prefijados.
1.1.3 CLASES DE SISTEMAS
De acuerdo a CATAGORA, F (1996) Los sistemas pueden ser:
1.1.3.1. Sistema Administrativo.- Red ordenada de elementos enlazados entre sí e interactuantes, tendientes al logro de los fines de una organización.
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1.1.3.2. Sistema de Administración de Personal.- Conjunto integrado de subsistemas que actúan en forma interrelacionada e interactuantes, relativos a la clasificación de puestos, valoración de cargos, selección, capacitación y evaluación del personal de un determinado organismo
1.1.3.3. Sistema de Contabilidad.- Parte integrante de la administración financiera de un organismo o negocio, que comprende todo el proceso de las operaciones financieras.
1.1.3.4. Sistema de Presupuesto.- Conjunto de técnicas, métodos y procedimientos administrativos y financieros que se aplican en el ciclo presupuestario, generalmente por el período de un año, que involucra la programación, la formulación, la aprobación, la ejecución, el registro, la evaluación y la liquidación para lograr el más efectivo rendimiento de los recursos disponibles.
1.1.3.5. Sistema Económico.- Conjunto de principios, métodos, técnicas y procedimientos coherentes que a través de instituciones jurídicas y sociales se ponen en práctica para asegurar el equilibrio económico de un país.
1.1.3.6. Sistema Único de Contabilidad Gubernamental.- Proceso contable centralizado bajo una sola autoridad y responsabilidad, comprende los formularios registros, documentos, plan de cuentas o de clasificación y la información relacionada con las operaciones financieras y patrimoniales de los organismos y entidades del sector público.
1.1.4 UN SISTEMA DE CONTROL IDEAL DEBE SER CAPAZ DE CONSEGUIR SU OBJETIVO CUMPLIENDO LOS SIGUIENTES REQUISITOS
De acuerdo a PAREDES, (2004)
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2. Ser tan eficiente como sea posible, según un criterio preestablecido. Normalmente este criterio consiste en que la acción de control sobre las variables de entrada sea realizable, evitando comportamientos bruscos e irreales.
3. Ser fácilmente implementable y cómodo de operar en tiempo real con ayuda de un ordenador.
1.1.5 EL CONTROL INTERNO
De acuerdo a MADARIAGA, (2004) Actividad o acción realizada para prevenir, corregir errores o irregularices que puedan afectar al funcionamiento de un sistema para conseguir sus objetivos.
El control interno no solo implica la forma correcta de hacer las cosas, sino que es el medio idóneo de asegurar en mayor grado el alcanzar las metas.
Las actividades del control son aquellas que realizan la Gerencia y demás personal de la Cooperativa para cumplir diariamente con actividades asignadas. Estas actividades están relacionadas con las políticas, sistemas y procedimientos, principalmente estas actividades son aprobación, autorización, verificación, conciliación, inspección, revisión de indicadores de rendimiento.
También la salvaguarda de los recursos, la segregación de funciones, la supervisión y la capacitación adecuada.
Como resultado de todo ello, la Gerencia debe llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas.
1.1.6. EVOLUCION DEL CONTROL INTERNO
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De igual manera la consideración sobre el funcionamiento el control interno de las organizaciones se constituyó en factor prioritario dentro de las normas de auditoría con tal fin se han desarrollado diferentes enfoques orientados a lograr mecanismos agiles de evaluación de control interno, cuyos resultados, debidamente ponderados, sirvan de herramienta asica para que el auditor proyecte y determine el alcance, la naturaleza y extensión de los procedimientos de auditoría por aplicar.
1.1.7. CLASES DE CONTROL INTERNO
De acuerdo MANTILLA, (2005) al momento de la aplicación del Control Interno, puede ser previo y posterior a la ejecución de las operaciones.
El control concurrente está implícito en el control previo que debe ejercer la entidad. El control interno según el enfoque puede ser administrativo o financiero, éste último es más conocido y facilita efectuar la auditoría financiera.
1.1.7.1 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
De acuerdo a ROBERT, (1999) El control interno administrativo es el plan de organización, procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisión que llevan a la autorización de transacciones y actividades para fomentar la eficiencia de las operaciones, la observancia de la política prescrita y el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Los controles internos administrativos pueden abarcar el análisis de estadísticas, estudios de tiempo y movimiento, informes de rendimientos, programas de capacitación de empleados y controles de calidad.
1.1.7.2 CONTROL INTERNO FINANCIERO
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1.1.8 ELEMENTOS BÁSICOS DE CONTROL INTERNO De acuerdo a HERRERA, (2004)
1.1.8.1. De Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada trabajador, al servicio de la empresa, para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.
1.1.8.2. De Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de la administración, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación.
1.1.8.3. De Autogestión: Es la capacidad institucional de la Empresa, para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por los directivos.
1.1.9. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO De acuerdo a MANTILLA, (2005)
Motivar la construcción de un entorno ético alrededor de la función
administrativa del Municipio.
Mantener una orientación permanente a controlar los riesgos que pueden
inhibir el logro de los propósitos del Municipio.
Establecer la comunicación como un proceso de control a la transparencia y la
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Otorgar un valor preponderante a la evaluación ya sea este del orden
administrativo, financiero u operativo realizado por la Unidad de Control Interno o por los órganos de Control legalmente establecidos.
Dar mayor relevancia a los Planes de Mejoramiento, como herramienta que
garantice la proyección de la entidad hacia la excelencia y calidad total.
1.1.10. PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO
De acuerdo a CEPEDA, (1997) Están presentes en todos los procesos, actividades o tareas emprendidas por la entidad pública a fin de cumplir con su propósito institucional
1. Responsabilidad: Capacidad de la Entidad Pública para cumplir los compromisos contraídos con la comunidad y demás grupos de interés, en relación con los fines esenciales del Estado o, en caso de no hacerlo, de hacerse cargo de las consecuencias de su incumplimiento.
2. Transparencia: Es hacer visible la gestión de la entidad a través de la relación directa entre los gobernantes, los gerentes y los servidores públicos con los públicos que atiende. Se materializa en la entrega de información adecuada para facilitar la participación de los ciudadanos en las decisiones que los afecten, tal como lo manda el artículo 2º de la Constitución Política. Para ello, las autoridades administrativas mantienen abierta la información y los documentos públicos, rinden informes a la comunidad y demás grupos de interés sobre los resultados de su gestión.
3. Moralidad: Se manifiesta, en la orientación de las actuaciones bajo responsabilidad del Servidor Público, el cumplimiento de las normas constitucionales y legales vigentes, y los principios éticos y morales propios de nuestra sociedad
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oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica
5. Imparcialidad: Es la falta de designio anticipado o de prevención a favor o en contra de personas, a fin de proceder con rectitud, dictaminar y resolver los asuntos de manera justa.
6. Eficiencia: Es velar porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la entidad pública obtenga la máxima productividad de los recursos que le han sido asignados y confiados para el logro de sus propósitos. Su cumplimiento garantiza la combinación y uso de los recursos en procura de la generación de valor y la utilidad de los bienes y servicios entregados a la comunidad.
7. Eficacia: Grado de consecución e impacto de los resultados de una entidad pública en relación con las metas y los objetivos previstos. Se mide en todas las actividades y las tareas y en especial al concluir un proceso, un proyecto o un programa. Permite determinar si los resultados obtenidos tienen relación con los objetivos y con la satisfacción de las necesidades de la comunidad.
8. Economía: Se refiere a la austeridad y la mesura en los gastos e inversiones necesarios para la obtención de los insumos en las condiciones de calidad, cantidad y oportunidad requeridas para la satisfacción de las necesidades de la comunidad. Su operatividad está en la medición racional de los costos y en la vigilancia de la asignación de los recursos para garantizar su ejecución en función de los objetivos, metas y propósitos de la Entidad.
9. Celeridad: Hace referencia a la prontitud, la rapidez y la velocidad en el actuar público. Significa dinamizar la actuación de la entidad con los propósitos de agilizar el proceso de toma de decisiones y garantizar resultados óptimos y oportunos. En aplicación de este principio, los servidores públicos se comprometen a dar respuesta oportuna a las necesidades sociales pertinentes a su ámbito de competencia.
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información de las autoridades estatales. Es responsabilidad de los gobernantes y gerentes públicos dar a conocer los resultados de su gestión y permitir la fiscalización por parte de los ciudadanos, dentro de las disposiciones legales vigentes.
11. Preservación del Medio Ambiente: Es la orientación de las actuaciones del ente público hacia el respeto por el medio ambiente, garantizando condiciones propicias al desarrollo de la comunidad. Cuando el hacer de una entidad pueda tener un impacto negativo en las condiciones ambientales, es necesario valorar sus costos y emprender las acciones necesarias para su minimización
1.1.11 OBJETIVOS DEL CONTROL
De acuerdo a AGUIRRE, (1999) El Control Interno descansa sobre tres objetivos fundamentales. Si se logra identificar perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar que se conoce el significado de Control Interno. En otras palabras toda acción, medida, plan o sistema que emprenda la empresa y que tienda a cumplir cualquiera de estos objetivos, es una fortaleza de Control Interno.
Los objetivos de Control Interno son los siguientes:
1.1.11 .1 SUFICIENCIA Y CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA De acuerdo a SOLORZANO, (2007) La contabilidad capta las operaciones, las procesa y produce información financiera necesaria para que los usuarios tomen decisiones.
Esta información tendrá utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a los usuarios con la debida oportunidad. Será confiable si la organización cuenta con un sistema que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad.
18 Ejemplos:
Comparar los registros contables de los activos con los activos existentes a
intervalos razonables.
Utilización de Máquinas Registradoras para ingresos
Asegurar apropiadamente los activos de la empresa
Consignar diariamente y en la mismas especies los ingresos
1.1.11.2 EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES
De acuerdo a MANTILLA, (2008) Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente con un mínimo de esfuerzo y utilización de recursos y un máximo de utilidad de acuerdo con las autorizaciones generales especificadas por la administración.
Ejemplo: El establecimiento de un sistema de incentivos a la producción.
1.1.11.3 CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y REGULACIONES APLICABLES
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1.1.12. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO.
De acuerdo a GOMEZ, (2000 El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente.
No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.
1.1.13. LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO
De acuerdo a GOMEZ, (2000
El concepto razonable está relacionado con el reconocimiento explícito de la existencia de limitaciones inherentes del control interno.
La actividad de control dependiente de la separación de funciones, pueden ser burladas por colusión entre empleados, es decir ponerse de acuerdo para dañar a terceros.
En el desempeño de los controles pueden cometerse errores como resultados de las interpretaciones erróneas de instrucciones, errores de juicio, descuido, distracción y fatiga.
La extensión de los controles adoptados en una organización también está limitada por consideración de costo, por lo tanto no es factible establecer controles que proporcionen protección absoluta del fraude y el despilfarro, sino establecer los controles que garanticen una seguridad razonable desde el punto de vista de los costos.
1.1.13.1 Necesidad e importancia del Control Interno.
De acuerdo a GOMEZ, (2000)
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El desarrollo de nuevos términos relacionados con el Control Interno a diferencia de lo que hasta ahora se identificaba, es decir, solo contable.
1.1.14. VENTAJAS DE CONTROL INTERNO
1.- Ahorro de tiempo y esfuerzo: eso también favorece a los clientes, pues estos ahorran honorarios y obtienen los informes con mayor oportunidad
2.- El descubrimiento de las áreas críticas: esto permite al auditor dirigir su atención a los aspectos y actividades de la entidad que más lo requieran
3.- Ayuda a evitar o reducir los fraudes: un sistema apropiado de control interno no permite el libre acceso a los activos, a menos que haya previa autorización, y no permite que la persona que lleva a cabo una operación, sea la misma que se encargue de su registro o control.
1.1.15. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Los mismos son:
1.1.15.1 AMBIENTE DE CONTROL
De acuerdo a ALVIN (1996) La organización debe establecer un entorno que permita el estímulo y produzca influencia en la actividad del recurso humano respecto al control de sus actividades. Para que este ambiente de control se genere se requiere de otros elementos asociados al mismo los cuales son:
Integridad y valores éticos. Se deben establecer los valores éticos y de
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desempeño de sus actividades propias. Los altos ejecutivos deben comunicar y fortalecer los valores éticos y conductuales con su ejemplo.
Competencia. Se refiere al conocimiento y habilidad que debe poseer toda
persona que pertenezca a la organización, para desempeñar satisfactoriamente su actividad.
Experiencia y dedicación de la Alta Administración. Es vital que quienes
determinan los criterios de control posean gran experiencia, dedicación y se comprometan en la toma de las medidas adecuadas para mantener el ambiente de control.
Filosofía administrativa y estilo de operación. Es sumamente importante que
se muestre una adecuada actitud hacia los productos de los sistemas de información que conforman la organización. Aquí tienen gran influencia la estructura organizativa, delegación de autoridad y responsabilidades y políticas y prácticas del recurso humano. Es vital la determinación actividades para el cumplimiento de la misión de la empresa, la delegación autoridad en la estructura jerárquica, la determinación de las responsabilidades a los funcionarios en forma coordinada para el logro de los objetivos.
22 1.1.15.2 EVALUACIÓN DE RIESGOS
De acuerdo a URRUTIA, (2005) Riesgos. Los factores que pueden incidir interfiriendo el cumplimiento de los objetivos propuestos por el sistema (organización), se denominan riesgos. Estos pueden provenir del medio ambiente o de la organización misma. Se debe entonces establecer un proceso amplio que identifique y analice las interrelaciones relevantes de todas las áreas de la organización y de estas con el medio circundante, para así determinar los riesgos posibles.
Toda organización se encuentra sumergida en un medio ambiente cambiante y turbulento muchas veces hostil, por lo tanto es de vital de importancia la identificación y análisis de los riesgos de importancia para la misma, de tal manera que los mismos puedan ser manejados. La organización al establecer su misión y sus objetivos debe identificar y analizar los factores de riesgo que puedan amenazar el cumplimiento de los mismos. La evaluación de riesgos presenta los siguientes aspectos sobresalientes:
Objetivos: Todos los recursos y los esfuerzos de la organización están orientados por los objetivos que persigue la misma. Al determinarse los objetivos es crucial la identificación de los factores que pueden evitar su logro. La administración debe establecer criterios de medición de estos riesgos para prevenir su ocurrencia futuro y así asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos. Las categorías de los objetivos se relacionan directamente con los objetivos del control interno planteados anteriormente:
Objetivos de Información Financiera, son aquellos relacionados con la
obtención de información financiera suficiente y confiable.
Objetivos de Operación, son los que pretenden lograr efectividad y eficiencia
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Objetivos de Cumplimiento, son los que se orientan a la adhesión a las leyes,
reglamentos y políticas emitidas por la administración.
1.1.15.3 ACTIVIDADES DE CONTROL
De acuerdo a MARTINEZ, (2001) Las actividades de una organización se manifiestan en las políticas, sistemas y procedimientos, siendo realizadas por el recurso humano que integra la entidad. Todas aquellas actividades que se orienten hacia la identificación y análisis de los riesgos reales o potenciales que amenacen la misión y los objetivos y en beneficio de la protección de los recursos propios o de los terceros en poder de la organización, son actividades de control. Estas pueden ser aprobación, autorización, verificación, inspección, revisión de indicadores de gestión, salvaguarda de recursos, segregación de funciones, supervisión y entrenamiento adecuado.
1.1.15.4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
De acuerdo a MARTINEZ, (2001) La capacidad gerencial de una organización está dada en función de la obtención y uso de una información adecuada y oportuna. La entidad debe contar con sistemas de información eficientes orientados a producir informes sobre la gestión, la realidad financiera y el cumplimiento de la normatividad para así lograr su manejo y control.
24 1.1.15.5 SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO
De acuerdo a MARTINEZ, (2001) Planeado e implementado un sistema de Control Interno, se debe vigilar constantemente para observar los resultados obtenidos por el mismo.
Todo sistema de Control Interno por perfecto que parezca, es susceptible de deteriorarse por múltiples circunstancias y tiende con el tiempo a perder su efectividad. Por esto debe ejercerse sobre el mismo una supervisión permanente para producir los ajustes que se requieran de acuerdo a las circunstancias cambiantes del entorno.
La Administración tiene la responsabilidad de desarrollar, instalar y supervisar un adecuado sistema de control interno. Cualquier sistema aunque sea fundamentalmente adecuado, puede deteriorarse sino se revisa periódicamen-te. Corresponde a la administración la revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas de control. La evaluación busca identificar las debilidades del control, así como los controles insuficientes o inoperantes para robustecerlos, eliminarlos o implantar nuevos. La evaluación puede ser realizada por las personas que diariamente efectúan las actividades, por personal ajeno a la ejecución de actividades y combinando estas dos formas.
El sistema de control interno debe estar bajo continua supervisión para determinar si:
Las políticas descritas están siendo interpretadas apropiadamente y si se
llevan a cabo.
Los cambios en las condiciones de operación no han hecho estos
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Es necesario tomar oportunamente efectivas medidas de corrección cuando
sucedan tropiezos en el sistema. El personal de Auditoría interna es un factor importante en el sistema de control interno ya que provee los medios de revisión interna de la efectividad y adherencia a los procedimientos prescritos.
El papel de supervisor del control interno corresponde normalmente al Departamento de Auditoría Interna, pero el Auditor Independiente al evaluarlo periódicamente, contribuye también a su supervisión.
1.1.16. LA INFORMACION CONTABLE
De acuerdo a ALVIN, (2005) El propósito fundamental de la Contabilidad es proporcionar la información financiera sobre una entidad económica.
En su calidad de herramienta de la administración, la información contable sigue siendo un medio indispensable para evaluar la efectividad con la que la administración logra mantener intacta la inversión de los accionistas y obtener adicionalmente un rendimiento justo.
La información contable seguirá siendo el mejor apoyo para la toma de decisiones de los negocios, es necesario recordar que a mejor calidad de la información, corresponde mayor probabilidad de éxito en las decisiones, pero para lograr dicha calidad ésta debería contar con datos que satisfagan las necesidades de los diferentes usuarios.
1.1.17 EL COOPERATIVISMO
26 1.1.18. VALORES DEL COOPERATIVISMO
De acuerdo a GOMEZ, (1998) El cooperativismo, como movimiento y doctrina, cuenta con seis valores básicos, estos son:
Ayuda Mutua. Responsabilidad. Democracia Igualdad Equidad Solidaridad
1.1.18.1. Principios del Cooperativismo
De acuerdo a ALVAREZ (2007) Las Cooperativas se rigen por los principios universales del cooperativismo y, en especial, por los siguientes:
1. Igualdad de derechos de los socios; 2. Libre acceso y retiro voluntario;
3. Derecho de cada socio a votar, elegir y ser elegido; 4. Variabilidad del capital social.
1.1.19. Qué es una Cooperativa
De acuerdo a ALVAREZ (2007) Son Cooperativas las sociedades de derecho privado, formadas por personas naturales o jurídicas que, sin perseguir finalidades de lucro, tienen por objeto planificar y realizar actividades o trabajos de beneficio social o colectivo, a través de una empresa manejada en común y formada con la aportación económica, intelectual y moral de sus miembros.
1.1.20. Objetivo del Cooperativismo
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1.1.21.IMPORTANCIADELACONTABILIDADENUNAEMPRESA
Es de gran importancia ya que implica el control de todas sus operaciones diarias: compra, venta, gastos, inversiones, etc. El contador debe registrar, analizar, clasificar y resumir estas operaciones para volcarla en un estado o balance con información veraz.
1.1.22 OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
De acuerdo a CATAROTA, (1996) Su objetivo es registrar las operaciones económicas-financieras, para así obtener de una forma sistemática el estado del patrimonio de la cooperativa, obteniendo un mayor control de las operaciones realizadas, la misma comienza con los ingresos y egresos que la cooperativa tenga.
1.1.23. POLÍTICAS DEL ÁREA DE CONTABILIDAD
De acuerdo a CATAROTA, (1996) Las políticas adoptadas por la oficina de contabilidad son las siguientes:
Conocimiento de la normatividad para asegurar su cumplimiento y el manejo transparente de los recursos financieros de la Institución.
Mejoramiento continuo del clima organizacional.
Realización de las funciones con el sentido de la oportunidad.
Autocontrol mediante la revisión en forma continua de sus acciones.
Entrega oportuna y confiable de los Informes contables.
1.1.24. LOS REGISTROS CONTABLES
De acuerdo a CATAROTA, (1996) Las funciones de la Contabilidad son:
28 B. Registrar
C. Resumir las actividades y como consecuencia de estas actividades medir los efectos producidos en la Cooperativa.
1.1.25. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
De acuerdo a CATAROTA, (1996) El Departamento de Contabilidad tiene las siguientes atribuciones:
Llevar a cabo la recepción y verificación de los documentos de egresos existentes; Llevar los registros contables con bases acumulativas para poder determinar
los costos, facilitando así la formulación, ejercicio y evaluación de los presupuestos y sus programas, con objetivos, metas y unidades responsables de su ejercicio; Diseñar y establecer los sistemas de contabilidad que faciliten la fiscalización de los
activos, pasivos, ingresos, costos, gastos y avances en la ejecución de los programas, permitiendo medir la eficiencia y eficacia.
1.1.26 SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
De acuerdo a CARVAJAL, (2005) Está constituido por los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y elaborar informes financieros confiables.
1.1.26.1. Los elementos que conforman el sistema de información contable son:
Identificación de información suficiente.
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Re – evaluación de los sistemas de información. Las necesidades de información y los sistemas de información deben ser reevaluados cuando existan cambios en los objetivos o cuando se producen deficiencias significativas en los procesos de formulación de información.
1.1.27. QUE SON PROCESOS
De acuerdo a HABANA, (2006) Cuando se trata de definir el proceso contable se debe estudiar la naturaleza de las transacciones involucradas; éstas se clasifican en externas o internas, según sea que participen terceros o no en las operaciones de la empresa. La contabilidad financiera está interesada solamente en aquellas transacciones medidas en términos monetarios siempre y cuando afecten la posición financiera de la empresa.
Un proceso contable sirve para conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir los recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período
1.1.28. CUALIDADES DE LOS PROCESOS CONTABLES.
De acuerdo a HABANA, (2006) Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, el proceso contable debe ser comprensible, sistemático y útil y en ciertos casos requiere que además la información obtenida sea comparable y confiable.
La información es útil cuando es pertinente y sus fuentes sean fidedignas; Es comprensible cuando sea fácil de interpretar y analizar;
30 1.1.29. CARACTERISTICAS DE LOS PROCESOS
De acuerdo a HABANA, (2006) Son de aplicación específica para cada caso, desarrollando varios procedimientos para una sola labor, de acuerdo con los requerimientos de la organización.
Son flexibles, ya que permiten cambios necesarios, es decir, son adaptables a los problemas que se vayan generando.
Tienen la particularidad de ser estables, en el sentido que llevan una misma secuencia de acuerdo con lo planteado previo a su ejecución.
Los procesos contables bien diseñados ofrecen control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio.
Además le dan a la administración control sobre las operaciones de la empresa.
Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
El control en el proceso contable cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.
1.1.30. Base Legal
1.1.30.1. LEY GENERAL DE INSTITUCIONES FINANCIERAS
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Las Cooperativas de ahorro y crédito que realizan intermediación financiera con el público quedarán sometidas a la aplicación de normas de solvencia y prudencia financiera y al control que realizará la Superintendencia dentro del marco legal que regula a estas instituciones, en base a las normas que expida para el efecto.
1.1.30.2. LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
El régimen tributario se regula por los principios básicos de igualdad, proporcionalidad y generalidad. Los tributos, además de ser medios para la obtención de recursos presupuestarios, servirán como instrumento de política económica general.
Las leyes tributarias estimularán la inversión, el ahorro y su empleo para el desarrollo nacional. Procurarán una justa distribución de las rentas y de la riqueza entre los habitantes del país
1.1.30.3. LEY DE COOPERATIVAS
Son Cooperativas las sociedades de derecho privado, formadas por personas naturales o jurídicas que, sin perseguir finalidades de lucro, tienen por objeto planificar y realizar actividades o trabajos de beneficio social o colectivo, a través de una empresa manejada en común y formada con la aportación económica, intelectual y moral de sus miembros. Los derechos, obligaciones y actividades de las cooperativas y de sus socios se regirán por las normas establecidas en esta ley, en el reglamento general, en los reglamentos especiales y en los estatutos, y por los principios universales del cooperativismo.
32 1.1.30.4. LEY DEL SEGURO SOCIAL
Son sujetos obligados a solicitar la protección del Seguro General Obligatorio, todas las personas que perciben ingresos por la ejecución de una obra o la prestación de un servicio físico o intelectual, con relación laboral o sin ella.
La Cooperativa Amazonas, ha afiliado a todos sus empleados a este seguro, conforme lo estipula la ley, ya que se cumplen con lo que determina la misma.
1.1.30.5. CÓDIGO DE TRABAJO
Los preceptos de este Código regulan las relaciones entre empleadores y trabajadores y se aplican a las diversas modalidades y condiciones de trabajo.
Las normas relativas al trabajo contenidas en leyes especiales o en convenios internacionales ratificados por el Ecuador, serán aplicadas en los casos específicos a las que ellas se refieren.
La Cooperativa se sujeta a este a código legal en la aplicación de todos los artículos pertinentes al recurso humano regido por esta normativa, proporcionando una guía apropiada y acertada en cuanto al trato con los trabajadores.
1.1.31. ORGANISMOS DE CONTROL
1.1.31.1. SUPERINTENDENCIA DE BANCOS
La Superintendencia de Bancos y Seguros es un organismo técnico, con autonomía administrativa, económica y financiera, cuyo objetivo principal es vigilar y controlar con transparencia y eficacia a las instituciones del Sistemas Financiero, de seguro privado y de seguridad social, a fin de que las actividades económicas y los servicios que prestan se sujeten a la ley y atiendan al interés general. Asimismo, busca contribuir a la profundización del mercado a través del acceso de los usuarios a los servicios financieros, como aporte al desarrollo económico y social del país.
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certificados de aportación y los demás requisitos que establezca este reglamento y las normas de la Junta Bancaria.
Debido a que la Cooperativa de Ahorro y Crédito Amazonas Ltda., no alcanza el monto mínimo requerido por la Superintendencia, aún no está bajo su control y supervisión, sin embargo este es uno de los objetivos estratégicos de la institución.
1.1.31.2. DIRECCIÓN NACIONAL DE COOPERATIVAS
Gestionar acciones técnico legales para la aprobación y registro de las
organizaciones cooperativas; fiscalizar, auditar, capacitar, asesorar, aprobar planes de trabajo; promover la integración y desarrollo de las organizaciones del movimiento cooperativo nacional y vigilar por el cumplimiento de la Ley de Cooperativas, su Reglamento General y Reglamentos Especiales. Este organismo reguló la creación, fiscaliza y controla el funcionamiento de la Cooperativa de Ahorro y Crédito
Amazonas Ltda., además la asesoró en la elaboración de sus estatutos, reglamentos y demás normas para su desarrollo.
1.1.31.3. MINISTERIO DE BIENESTAR SOCIAL
Este organismo se encarga de promover y fortalecer el sistema cooperativo ecuatoriano, a través de un nuevo esquema institucional jurídico y programático. Fortalecer y promover el desarrollo de las Cooperativas a través de la investigación, capacitación, asistencia técnica, adecuados sistemas de información y educación cooperativa.
Es de competencia exclusiva del Ministerio de Bienestar Social estudiar y aprobar los estatutos de todas las Cooperativas que se organicen en el país como es el caso de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Amazonas Ltda., además concederles personería jurídica y registrarlas.
1.1.31.4. SERVICIO DE RENTAS INTERNAS
