UNIVERSIDAD
FACULTAD DE CIENCIAS
CARRERA DE INGENIERÍA
Previa a la obtención el
Finanzas y
TEMA: “IMPLEMENTA
Y FINANCIERO PARA LA HOSTERÍA MINDO RIO DEL
CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO, VÍA CUNUCO
KM 4.7 MINDO,
AUTORA: CARMITA SILVANA VACA PAREDES
DIRECTOR DE TESIS: DR. JORGE GUERRERO
QUITO
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORIA
CPA
TESIS DE GRADO
Previa a la obtención el título profesional de Ingeniera en
Finanzas y Auditoría CPA
TEMA: “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE
Y FINANCIERO PARA LA HOSTERÍA MINDO RIO DEL
CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO, VÍA CUNUCO
KM 4.7 MINDO, PERIODO 2010 – 2011”.
: CARMITA SILVANA VACA PAREDES
DIRECTOR DE TESIS: DR. JORGE GUERRERO
QUITO – ECUADOR 2012
EQUINOCCIAL
Y NEGOCIOS
EN FINANZAS Y AUDITORIA
profesional de Ingeniera en
CIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE
Y FINANCIERO PARA LA HOSTERÍA MINDO RIO DEL
CANTÓN PEDRO VICENTE MALDONADO, VÍA CUNUCO
2011”.
: CARMITA SILVANA VACA PAREDES
RESPONSABILIDAD
AGRADECIMIENTO
En primer lugar un agradecimiento muy especial a Dios por concederme el privilegio de un hogar estable con unos padres que han puesto toda su dedicación y esfuerzo en nosotros nuestros hijos para tener un ambiente y las condiciones apropiadas para elegir una carrera de nuestro gusto y poder concluirla como una de mis metas.
Un agradecimiento especial al Dr. Jorge Guerrero, mi director de tesis por haberme guiado con mucho empeño en la elaboración de mi proyecto compartiendo su tiempo en forma desinteresada.
DEDICATORIA
Dedico este trabajo a mis padres Fausto Vaca y Carmita Paredes, quienes con mucho afecto me brindaron su apoyo incondicional para realizar mis estudios universitarios y culminar mis metas y aspiraciones.
También debo hacer una mención especial y mi eterna gratitud a mis padres de intercambio Roger y AlysonTobler quienes también me hay apoyado constantemente y me han dado muestras de afecto muy especial.
A mis hermanos por su preocupación quienes también han sido un apoyo para mí.
A mis profesores por su dedicación y empeño para hacer de nosotros sus alumnos, personas de bien al impartirnos conocimientos con toda generosidad y desinterés.
RESUMEN EJECUTIVO
Durante estos últimos años, el país ha presentado importantes cambios políticos, económicos, sociales, por lo que las empresas públicas y privadas, han tenido que diseñar estrategias para su expansión y mejoramiento de sus productos y servicios.
En el sector turístico, actualmente se exige mayor cantidad de licencias y permisos de funcionamiento para beneficio de los propietarios, empleados y usuarios.
El desarrollo eficiente de las áreas que conforman la hostería es indispensable, ya que determina la rentabilidad y beneficios esperados, a través de las estrategias que se han ido desarrolladas durante un determinado periodo.
En la presente tesis se ha realizado la propuesta de implementar un sistema contable y financiero, el cual permitirá a la Hostería Mindo Río, tener un conocimiento exacto de sus ingresos y gastos y la situación financiera, y con esta información realizar mejoras para bien de los propietarios y empleados.
En la propuesta de implementación del sistema contable y financiero, se estableció las generalidades de la empresa, que permitieron conocer una breve reseña histórica, así como también, la ubicación de la hostería línea de servicios que presta la hostería y sus costos.
expansión y crecimiento. Se establece la propuesta de misión, visión, objetivos y políticas, determinando el direccionamiento estratégico de la organización, que genere un mejor desempeño de las actividades de todos los departamentos de la empresa. Se realizó la investigación de todos los documentos, permisos y licencias que necesita un establecimiento turístico para su funcionamiento.
En el de desarrollo de la propuesta de implementación del sistema contable y financiero se establecerán procesos contables, de compras y ventas que sean más eficientes, eficaces y adaptables a las necesidades de la empresa. Dentro de los objetivos específicos es evaluar el sistema contable actual con el fin de reestructurarlo y mejorarlo.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
RESPONSABILIDAD ... II
AGRADECIMIENTO ... III
DEDICATORIA ... IV
RESUMEN EJECUTIVO ... V
ÍNDICE DE CONTENIDOS ... VII
CAPITULO 1 ... 1
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 1
1.1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ... 1
1.2. OBJETIVOS ... 2
1.2.1. OBJETIVO GENERAL ... 2
1.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 2
1.3. JUSTIFICACIÓN ... 3
1.4. IDEA A DEFENDER ... 4
1.5. IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES ... 4
1.5.1. VARIABLES DEPENDIENTES ... 4
1.5.2. VARIABLES INDEPENDIENTES ... 4
1.6. IDENTIFICACIÓN DE INDICADORES ... 5
1.7. ASPECTOS METODOLÓGICOS GENERALES ... 5
1.7.1. DISEÑO DE INVESTIGACIÓN ... 5
1.9. TÉCNICAS DE LA INVESTIGACIÓN ... 6
1.10. POBLACIÓN / MUESTRA ... 7
CAPITULO 2 ... 8
INTRODUCCIÓN ... 8
2.1 DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD ... 8
2.2 IMPORTANCIA DE CONTABILIDAD ... 9
2.3 OBJETIVOS DE CONTABILIDAD ... 9
2.4 CARACTERÍSTICAS DE LA CONTABILIDAD ... 10
2.5 CONTABILIDAD COMO HERRAMIENTA PARA LA TOMA DE DECISIONES ... 10
2.6 ESPECIALIDAD DE LA CONTABILIDAD ... 11
2.7 TIPOS DE CONTABILIDAD ... 11
2.8 LA CONTABILIDAD EN LAS EMPRESAS Y ORGANIZACIONES ... 13
2.9 CONCEPTO DE LA EMPRESA ... 15
2.10 SISTEMA CONTABLE ... 15
2.11 FUNCIONES DEL SISTEMA CONTABLE ... 15
2.12 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA CONTABLE ... 15
2.13 CLASES DEL SISTEMA CONTABLE ... 16
2.14 CUENTA CONTABLE ... 18
2.14.1 DEFINICIÓN ... 18
2.14.2 PARTES DE UNA CUENTA ... 18
2.14.3 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR EL GRUPO AL QUE PERTENECEN ... 19
2.16 PRINCIPIOS, NORMAS Y LEYES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD ... 24
2.16.1 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS ... 24
2.16.2 OBJETIVOS DE LOS P.C.G.A. ... 30
2.16.3 CLASIFICACIÓN DE LOS P.C.G.A. ... 31
2.17 NORMAS INTERNACIONAL DE INFORMACIÓN FINANCIERA NIIF ... 31
2.17.1 OBJETIVOS DE LAS NORMAS ... 32
2.18 LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO ... 32
2.19 CÓDIGO DE TRABAJO ... 54
CAPÍTULO III ... 66
DIAGNÓSTICO E IDENTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL ... 66
3.1 ANTECEDENTES ... 66
3.2 BASE LEGAL ... 66
3.2.1 OBJETIVOS Y FINES ESPECÍFICOS DE LA EMPRESA ... 70
3.2.1.1 UBICACIÓN ... 73
3.2.1.2 INTEGRACIÓN DE CAPITAL ... 73
3.3 ORGANIZACIÓN INTERNA ... 73
3.3.1 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN ... 75
3.3.1.1 ORGANIGRAMAS DE LA EMPRESA ... 76
3.4 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA ESTRUCTURA INTERNA DE LA EMPRESA.... 77
3.4.1 SERVICIOS DE LA HOSTERÍA MINDO RÍO ... 77
3.4.2 TARIFAS ... 78
3.4.3 ESTADOS FINANCIEROS Y REGISTROS CONTABLES ... 81
CAPÍTULO IV ... 82
4.1 INTRODUCCIÓN ... 82
4.2 POLÍTICAS CONTABLES ... 82
4.2.1 ÁMBITO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD ... 88
4.2.2 DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE ... 89
4.2.3 FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD ... 89
4.3 PLAN DE CUENTAS ... 89
4.3.1 ESTRUCTURA DE LA CODIFICACIÓN ... 90
4.3.1.1 PLAN DE CUENTAS CONTABLES PARA LA EMPRESA ... 90
4.3.1.2 DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS. ... 96
4.4 REGISTROS DE ENTRADA ORIGINAL ... 139
4.4.1 DISEÑO DEL DIARIO GENERAL ... 139
4.4.2 MAYOR GENERAL ... 139
4.4.3 MAYORES AUXILIARES ... 139
4.4.4 DOCUMENTOS FUENTE ... 140
4.5 DISEÑO DE REGISTROS BÁSICOS... 141
4.5.2 REGISTROS OPCIONALES ... 141
4.5.3 REGISTROS OBLIGATORIOS... 141
4.5.2.1 DISEÑO DEL MAYOR GENERAL ... 142
4.5.2.2 DISEÑO MAYOR AUXILIAR ... 142
4.6 DISEÑO DE ESTADOS E INFORMACIÓN FINANCIERA ... 142
4.6.1 ESTADO DE RESULTADOS ... 142
4.7.1 PROCESO DE COMPRAS: PROCEDIMIENTOS, FLUJOGRAMA DEL PROCESO,
FORMATOS DE DOCUMENTOS A UTILIZARSE, FORMA DE LLENADO, DISTRIBUCIÓN,
ASIENTOS CONTABLES. ... 145
4.7.2 PROCESO DE VENTAS: PROCEDIMIENTOS, FLUJOGRAMA DEL PROCESO, FORMATOS DE DOCUMENTOS A UTILIZARSE, FORMA DE LLENADO, DISTRIBUCIÓN, ASIENTOS CONTABLES. ... 148
CAPÍTULO V ... 152
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 152
5.1 CONCLUSIONES ... 152
5.2 RECOMENDACIONES ... 153
ANEXOS ... 155
ANEXO 1: ESTADO DE RESULTADOS APROXIMADO 2010 ... 155
ANEXO 2: ESTADO DE RESULTADOS APROXIMADO 2011 ... 157
ANEXO 3: REGLAMENTO INTERNO HOSTERÍA MINDO RIO ... 158
ANEXO 4: FOTOGRAFÍAS DE LAS INSTALACIONES ... 163
BIBLIOGRAFÍA ... 166
CAPITULO 1
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La hostería comienza a funcionar como compañía unipersonal teniendo en cuenta que la persona a cargo no tiene muchos conocimientos del manejo de una empresa hotelera, por esta razón el manejo del sistema contable financiero es incipiente y muy básica.
En una empresa hotelera no solo se controlan inventarios de alimentos y bebidas y sus consumos, sino que se debe tomar en cuenta que como cualquier otra empresa se presta atención también a los ingresos y gastos en general, control de inventarios, sus activos fijos; además de la liquidez, y la rentabilidad que está generando el negocio.
Por ende al aplicar este tipo de sistema, lo que se busca es manejar la situación contable – financiera de la empresa que actualmente se basa en el comportamiento que se da día tras día; y así analizar la variabilidad de la oferta y la demanda para poder realizar proyecciones a futuro y pérdidas y ganancias para operar sin inconvenientes a largo plazo.
Por lo expuesto anteriormente la hostería no ha cumplido con sus obligaciones con el Servicio de Rentas Internas, al no declarar impuestos se expone al riesgo de una posible multa o sanción e inclusive su clausura.
1.1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿El sistema contable – financiero actual es confiable?
¿Qué beneficios obtendrá la empresa al incorporar esta implementación al sistema contable financiero actual?
¿La implementación del sistema contable – financiero ayudará a la Hostería Mindo Rio llevar un presupuesto más acorde de ingresos y egresos y una proyección más real de sus operaciones?
¿La Hostería Mindo Río, al implementar el sistema contable adecuado podrá cumplir adecuadamente con sus obligaciones tributarias y estatales?
1.2. OBJETIVOS
1.2.1. OBJETIVO GENERAL
Implementar un sistema contable ordenado y sistemático que ayude a complementar adecuadamente las actividades administrativas y financieras de la Hostería Mindo Río.
1.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Evaluar el sistema contable actual con el fin de reestructurarlo y mejorarlo.
Conocer la situación actual de la Hostería; las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas a las que se encuentra expuesta enfocados al sistema contable y financiero actual.
Determinar las áreas críticas de la Hostería, en las que se deba poner énfasis para mejorar las actividades y servicios de la misma.
Establecer la normatividad que permita regular las relaciones laborales con sus trabajadores, en especial el manejo de las decisiones salariales que incidan en el mejoramiento del desempeño laboral y consecuentemente en la rentabilidad de la empresa.
Informar al personal mediante una exposición clara, las funciones y responsabilidades de cada departamento, esclareciendo todas las posibles dudas o áreas de responsabilidad indefinida.
1.3. JUSTIFICACIÓN
La deficiencia en el manejo contable y financiero actual, conlleva a que la empresa actualmente tenga falencias en su manejo administrativo, el cual al ser reprogramado, beneficiaría a corto plazo a la empresa, lo cual sería de gran ayuda para conseguir el posicionamiento esperado en el mercado y el sector turístico de la zona.
1.4. IDEA A DEFENDER
La implementación de un sistema contable financiero propio para la Hostería Mindo Río logrará normar los procedimientos administrativos y financieros, obtener una rentabilidad adecuada y un mejor posicionamiento en el mercado.
1.5. IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES
1.5.1. VARIABLES DEPENDIENTES
La hostería Mindo Río, presenta las siguientes variables:
Optimización de recursos financieros, humanos y administrativos.
El control en las ventas de los productos y servicios, con el propósito de determinar un promedio de ingresos y egresos de la hostería.
Diseño del sistema contable.
1.5.2. VARIABLES INDEPENDIENTES
La competencia, es un factor externo, en el sector de Mindo, debido a la gran cantidad de turistas que concurren a esta población por lo que se van creando nuevas hosterías.
La oferta y la demanda. La temporada de afluencia de turistas es en los meses de junio, julio y agosto; además de los días feriados.
Los requisitos que solicita el Ministerio de Turismo, para el funcionamiento de las Hosterías permitan al turista de disfrutar de mejores servicios.
1.6. IDENTIFICACIÓN DE INDICADORES
Propietarios de la Hostería Mindo Rio, del cantón Pedro Vicente Maldonado disponen de recursos financieros, humanos y administrativos con los cuales se prevé mejorar la rentabilidad de la misma.
1.7. ASPECTOS METODOLÓGICOS GENERALES
1.7.1. DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
MÉTODO EXPERIMENTAL
Objetivo: El objetivo fundamental de la investigación experimental es comprobar,
mediante un control exhaustivo de las condiciones experimentales, la relación causal entre los fenómenos empíricos. Por este motivo permite estudiar hechos, establecer leyes y comprobar hipótesis.
MÉTODO COMPARATIVO CAUSAL
Objetivo: El objetivo del método comparativo-causal es explicar relaciones de
causalidad comparando grupos de datos, aunque las variables que el investigador estudia como posible causa de los cambios observados en la variable dependiente no son manipulables.
1.8. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
Para la realización de la investigación se aplicará los siguientes métodos:
Rio, conocer su motivo de la creación, fecha de constitución; además de analizar el manejo del sistema contable desde sus inicios.
• Descriptivo: equivale a verificar en el sitio cómo están las cosas o los hechos, es un análisis de hechos, un diagnóstico. Por medio de este método se busca diagnosticar la situación actual de la Hostería y su sistema contable financiero.
• Deductivo: parte de lo general para llegar a lo particular. A través de este
método se busca llegar al problema, o al porqué de las fallas en el sistema contable – financiero actual.
• Explicativo: se enfoca a proyectos. Con este método se busca explicar el
diseño de la implementación del sistema, sus razones, etc.
1.9. TÉCNICAS DE LA INVESTIGACIÓN
Es necesaria la aplicación de técnicas acertadas para así tener información que sirva de base para la correcta implementación del sistema contable financiero, para la cual se usarán las siguientes técnicas:
La observación: Es una técnica que consiste en observar
atentamente el fenómeno, hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis. La observación es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor número de datos. Se usará esta técnica observando las funciones que realiza el personal, situaciones diarias de la Hostería Mindo Río, con el fin de obtener determinada información necesaria que nos ayude a implementar el sistema correctamente.
Entrevista: La Entrevista es la comunicación interpersonal
entrevistado. Se realizarán entrevistas al Gerente y empleados de la Hostería.
Análisis documental: Cuyo objetivo es la captación, evaluación,
selección y síntesis de los mensajes subyacentes en el contenido de los documentos, a partir del análisis de sus significados, a la luz de un problema determinado. Es el instrumento por excelencia de la gestión de la información. Se analizará los documentos y registros actuales y años pasados, además documentos que tengan relación con procedimientos que las empresas de control (Ministerio de turismo, SRI, etc.) exigen a la Hostería.
Internet: Se buscará información acerca de ideas o soluciones para mejorar el
sistema que se está llevando actualmente .en cuanto a los riesgos que la Hostería presenta, como competencia cercana, desastres provocados por la naturaleza, vías de acceso, formas de abastecimiento.
1.10. POBLACIÓN / MUESTRA
CAPITULO 2
INTRODUCCIÓN
Este proyecto se basa en la problemática existente en el control contable y financiero que se aplica al momento en la Hostería, objeto de este estudio. La Hostería Mindo Río nace con la idea de fomentar el turismo agrícola y de aventura en la zona de Mindo, fue constituida hace 3 años, con su única dueña y propietaria; la ingeniera Ana Miño.
La hostería Mindo Río, ofrece un turismo sustentable, cuenta con terreno abierto para camping, caminatas y agroturismo. Además de turismo alternativo donde se integra la naturaleza, programas de capacitación y un servicio de calidad. La Hostería se encuentra ubicada en el Km 4.7 vía Cunuco, sector noroccidente de la provincia de Pichincha, cerca de la población de Mindo.
La empresa no dispone de un sistema contable – financiero bien organizado que permita tener un control exacto de los bienes de la misma para la correcta administración de sus recursos económicos.
Por todo lo expuesto anteriormente, es necesario tratar de implementar y mejorar el sistema actualmente aplicado, con la finalidad de mantener un control más organizado de toda la empresa.
2.1 DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD
2.2 IMPORTANCIA DE CONTABILIDAD
Es importante por la necesidad que tienen tanto personas naturales como personas jurídicas de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras; y así obtener mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio.
2.3 OBJETIVOS DE CONTABILIDAD
Obtener en cualquier momento información ordenada y sistemática sobre el movimiento económico y financiero del negocio.
Establecer en términos monetarios, la información histórica o predictiva, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que dispone la empresa.
Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara de la situación financiera del negocio.
Prever con anticipación las probabilidades futuras del negocio.
Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo económico.
Servir como comprobante fidedigno, ante terceras personas de todos aquellos actos de carácter jurídico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria conforme la Ley.
Participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales, y ayudar a coordinar los efectos en toda la organización.
2.4 CARACTERÍSTICAS DE LA CONTABILIDAD
Presentar informes a terceras personas sobre el movimiento financiero de la empresa.
Cubrir la totalidad de las operaciones del negocio en forma sistemática, histórica y cronológica.
Es una herramienta necesaria en la compañía para informar oportunamente de los hechos desarrollados.
Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el registro de las operaciones financieras de un negocio.
2.5 CONTABILIDAD COMO HERRAMIENTA PARA LA TOMA DE DECISIONES
Hoy en día las empresas necesitan un flujo de datos constantes y precisos para tomar las decisiones correctas que les permita hacerles frente a la intensa competencia a las que están sometidas en un ambiente de globalización para enrumbar la entidad al logro de sus objetivos.
Los precios a los cuales se debe vender.
Los precios a los cuales les conviene comprar.
La capacidad de pago con la que se cuenta en un determinado momento.
La situación financiera de la empresa.
El costo del dinero que tomamos prestado, etc.; además de que esta información representa una herramienta de competencia que marca la diferencia a la hora de realizar acciones que impactaran la salud financiera de la organización.
2.6 ESPECIALIDAD DE LA CONTABILIDAD
El propósito básico de hacer contabilidad es proporcionar información útil acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios. En consecuencia, como la contabilidad sirve a un conjunto de usuarios, se origina diversas ramas o subsistema.
2.7 TIPOS DE CONTABILIDAD
Contabilidad financiera (externa): Es una técnica que se utiliza para producir
información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.
Contabilidad de gestión o directiva (interna): orienta sus aplicaciones hacia
aquellos sujetos que tienen poder de decisión sobre la actividad de la empresa, está sujeta a escasos o nulos requisitos formales o legales dado el marco restringido de su actuación.
Contabilidad fiscal (fisco): Se fundamenta en los criterios fiscales establecidos legalmente en cada país, donde se define como se debe llevar la contabilidad a nivel fiscal, comprende el registro y la preparación de informes tendientes a la presentación de declaraciones y el pago de impuestos.
Contabilidad agrícola: Se trata en esta industria de establecer tan exactamente
como sea posible el precio de costo de las cosechas o de los animales.
La práctica de esta contabilidad es bastante delicada. En efecto, los trabajos de cultivo son mucho menos regulares que los industriales, ya que están sometidos a las condiciones meteorológicas.
Contabilidad petrolera: Es aplicada en instituciones que desarrollan actividades
de inspección, prospección, explotación y transporte de petróleo.
Contabilidad de costos o industrial: Se utiliza en las empresas de
transformación (fabricas) y comprende desde la adquisición de materiales, sus pasos por los distintos departamentos de producción hasta llegar a la determinación del costo unitario y posteriormente a la venta de productos y recuperación de estos.
Contabilidad bancaria: La definición técnica que se suele utilizar para la
capacitación, la medición y la valoración de todos aquellos elementos financieros que circulen internamente en un banco.
Contabilidad de organizaciones de servicios: Es aplicable a todos los tipos de
organizaciones o industrias de servicios, son definidas de varias formas. Son organizaciones que producen un servicio más que un bien tangible como las firmas de contadores públicos, firmas de abogados, consultores administrativos, firmas de propiedad raíz, compañía de transporte, bancos y hoteles. Casi todas las organizaciones no lucrativas o no para utilidad son industrias de servicios. Son ejemplos hospitales, escuelas y un departamento de reforestación.
Contabilidad Gubernamental: Es la técnica que registra sistemáticamente las
operaciones que realizan las dependencias y entidades de la administración pública, así como los eventos económicos identificables y cuantificables que le afecten, con el objeto de generar información financiera, presupuestal, programática y económica que facilite a los usuarios la toma de decisiones y fiscalización.
2.8 LA CONTABILIDAD EN LAS EMPRESAS Y ORGANIZACIONES
En toda empresa de cualquier tipo, grande o pequeña, se encuentran tres factores necesarios para que pueda realizar su actividad, que son: personas, capital y trabajo.
El factor personas, está representado por los propietarios, administradores y el personal restante que labora en la empresa.
El factor trabajo es la actividad que realizan las personas para lograr los objetivos de la empresa el cual puede ser; la producción de bienes, la compra – venta de mercancías, o la prestación de un servicio.
Para conocer en forma clara y precisa la situación financiera de la empresa y administrar de mejor manera los recursos es necesario aplicar la contabilidad. La contabilidad registra, clasifica y resume las operaciones económicas que realiza la empresa, con objeto de obtener la información financiera necesaria para tomar decisiones.
Es muy importante mantener presente la objetividad, en la toma de decisiones que afectan el funcionamiento de la empresa.
Proporciona a la empresa información necesaria, como estados financieros, que son una herramienta básica para propietarios, administradores y accionistas para tomar decisiones adecuadas.
En lo que respecta a las empresas de servicios podemos decir que sus funciones son las siguientes:
• Dan SERVICIOS y reciben un INGRESO • Determinan un COSTO
• Determinan una GANANCIA
Esto se da de la siguiente forma:
• DINERO
• GANANCIA INGRESO • COSTO
2.9 CONCEPTO DE LA EMPRESA
Una empresa es una organización o institución dedicada a actividades de fines económicos o comerciales. Es un sistema que interacciona con su entorno materializando una idea, de forma planificada, dando satisfacción a la demanda, a través de una actividad económica". Requiere de una razón de ser, una misión, una estrategia, objetivos, tácticas y políticas.
2.10 SISTEMA CONTABLE
Es un mecanismo utilizado por la empresa o entidad, que a base de métodos y procedimientos sigue la huella de las actividades financieras y resumir estas actividades en una forma útil para quienes toman las decisiones, y para el uso y beneficio de la misma.
2.11 FUNCIONES DEL SISTEMA CONTABLE
El sistema contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, nóminas, etc.
2.12 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA CONTABLE
Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
Compatibilidad: el sistema de información cumpla con la pauta de compatibilidad cuando opere sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.
Flexibilidad: es necesario que los esquemas del sistema se adapten a los requerimientos de la empresa; que se pueda realizar cambios en los formatos para que se pueda presentar los estados financieros.
Relación costo – beneficio: que el sistema sea el adecuado y los resultados que la empresa piensa obtener sean los esperados.
2.13 CLASES DEL SISTEMA CONTABLE
Con paso del tiempo los métodos de contabilidad fueron evolucionando, comenzando por los más sencillos los cuales una persona podía hacer todos los registros de su negocio, hasta fechas más recientes en los que la contabilidad fue desarrollando distintas áreas, con esto se ha generado varios métodos o sistemas de contabilidad como pueden ser los siguientes:
Sistema de Diario - Mayor Único: Se puede considerar que este sistema es el
inventor del uso de rayados tabulares múltiples, hoy conocidos como hojas tabulares, la característica del libro Diario Mayor Único es que, en uno solo, se registran todas las operaciones del diario como si fuera un Libro Continental y en la otra se registran todas las operaciones del mayor utilizando columnas para todas y cada una de las cuentas que conforman la contabilidad.
Sistema de Diario Tabular: Se origina con la evolución del rayado Diario
movimiento y las que presentan movimiento esporádico se llevan otras dos columnas denominadas como varias cuentas.
Sistema Centralizador: Este sistema nace con la necesidad de registrar
diariamente un gran número de operaciones muy similares las cuales se canalizan en libros diarios en forma muy específica según el tipo de las mismas son:
• Diario de Cajas y Bancos • Diario de Compras
• Diario de Ventas
• Diario de Salidas de Almacén • Diario de Documentos por Cobrar • Diario de Documentos por Pagar
• Diario de Operaciones Diversas
Sistema de Cuentas por Cobrar: Con este sistema se busca registrar los
movimientos o acciones en las que tenemos un derecho y queda como devengado que posteriormente se traducirá en ingresos.
Sistema de Volantes o Fichas: Generalmente este sistema se utiliza en las
instituciones de crédito, utilizando como su nombre lo indica volantes o fichas en donde se anota un cargo o abono.
Sistemas Combinados: Estos sistemas se caracterizan por tomar de todos los
sistemas lo que necesiten para obtener un buen control de sus operaciones y registros.
Sistema patrimonial o histórico: representa el patrimonio y sus variaciones en el
Sistema presupuestario: representa el patrimonio y sus variaciones según las expectativas de que se producen los hechos y después de que se produzcan. La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones.
Sistema complementario: amplía e integra la información de los dos sistemas
anteriores.
2.14 CUENTA CONTABLE
2.14.1 DEFINICIÓN
La cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad. Las cuentas, es la clasificación de todas las transacciones comerciales que tiene una empresa o negocio. Se refiere al nombre debidamente codificado o numerado que se da a los valores que posee la empresa. La cuenta facilita el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad, representa bienes, derechos y obligaciones de los que dispone una empresa en una fecha determinada.
2.14.2 PARTES DE UNA CUENTA
Los términos Debe y Haber tienen más una connotación física dentro de la cuenta, que de otra índole; se les conoce también como Cargo y Abono; existen dos tipos de cuenta, las cuentas de gestión y las de patrimonio, éstas últimas aparecen en el Balance General o Estado de Situación, mientras que las cuentas de gestión pertenecen a gastos o ingresos de la entidad y pertenecen al Estado de Pérdidas y Ganancias.
2.14.3 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR EL GRUPO AL QUE PERTENECEN
Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a su significado económico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su naturaleza, etc. A continuación clasificaremos por el grupo al que pertenecen:
Reales o de valores: Representan bienes, derechos u obligaciones de la
empresa, determinando su patrimonio.
Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa y como tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes materiales tangibles: Mercancías, Edificios, Terrenos, Caja, etc. Bienes intangibles: Patentes, Concesiones, Créditos a favor de la empresa: Cuentas por cobrar, Efectos por Cobrar, etc. Estas cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo deudor. Las cuentas de valores pasivos, representan las obligaciones adquiridas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo, Ejemplos: Hipotecas por Pagar, Efectos por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo deben tener saldo acreedor.
De valuación: Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a
Provisión para cuentas incobrables
Depreciación acumulada
Amortización acumulada
Transitorias: Estas cuentas las emplearemos para reflejar operaciones que,
debido a contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las cuentas correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada. Como su nombre lo indica (transitorias), al cesar el contrato o la eventualidad que lo motivó, se cancelan, se anulan de nuestra contabilidad. Algunas son: Mercancías en Transito; Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso; Diferencia en Caja, etc.
De orden: Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no
alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente.
Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General pero no representan activos, pasivos o patrimonio.
Nominales o de resultados: Son aquellas cuentas que registran los incrementos
del patrimonio mediante los ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un período determinado.
De patrimonio: Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los
Capital social Superávit Reservas
2.14.4 EL PLAN GENERAL DE LAS CUENTAS
El plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables. Se trata de una ordenación sistemática de todas las cuentas que forman parte de un sistema contable.
2.14.5 CONTENIDO DEL PLAN O CATÁLOGO DE CUENTAS
Contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas, costos de producción o de operación y cuentas de orden identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.
2.15 EL PROCESO DE REGISTRO CONTABLE
Primer paso. El registro de cada transacción en el libro diario constituye el punto de partida del sistema contable de doble entrada. Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organización tomando en cuenta el doble efecto que toda transacción tiene sobre dicha estructura (una compra de bienes constituye, por un lado, un aumento del activo, pero también refleja una disminución del mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible). Por ello, toda transacción tiene una doble dimensión; la primera, el debe y, la segunda, el haber. Esta doble dimensión afecta de distinta forma a la estructura financiera. En función de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con el debe e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y disminuir con el haber.
Segundo paso. En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha, de tal forma que el saldo, es decir el crédito o el débito neto de cada cuenta, pueden calcularse de manera fácil.
Cada cuenta libro del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, para saber cuánto ha comprado cada uno de ellos. Por analogía, la cuenta de salarios se puede desglosar en función de cada trabajador.
Cuarto paso. Finalizadas las etapas correspondientes a la contabilidad de libros, el contador público procede a ajustar una serie de cuentas con el propósito de destacar hechos económicos que; aunque no se han producido de forma convencional, sí representan transacciones finiquitadas. A continuación destacamos algunos de los casos más comunes: ingresos pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todavía no se han hecho efectivos); gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente que todavía no se han pagado); ingresos percibidos con antelación (por ejemplo, cuando se recibe la cuantía de una suscripción por adelantado); gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de la prima de un seguro de riesgo); la depreciación (reconocimiento de que el coste de una máquina debe amortizarse a lo largo de los años de su vida útil); inventarios (valoración de los bienes almacenados y verificación de que la cantidad almacenada coincide con la que se deriva de las cuentas); e impagados (consiste en declarar una serie de cuentas pendientes de pago como de dudoso cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en el futuro).
Quinto y sexto pasos. Una vez realizados los ajustes anteriores, el contador público realiza un primer balance de comprobación de saldos, adaptándolos con los ajustes anteriores. Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a redactar el balance y preparar la cuenta de pérdidas y ganancias. Los saldos de las distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad financiera y de costes de la empresa.
2.16 PRINCIPIOS, NORMAS Y LEYES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD
2.16.1 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
Los principios generales de operación guían la selección y medición de los acontecimientos en la contabilidad, así como también la presentación de la información a través de los estados financieros.
Principios Básicos
1. Ente contable: El ente contable lo constituye la empresa como entidad
que desarrolla la actividad económica.
2. Equidad: registro de los hechos económicos y su información se basen
en la igualdad para todos los sectores, sin preferencia para ninguno en particular.
3. Medición de recursos: La contabilidad y la información financiera se
fundamenta en los bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y por tanto son susceptibles de ser valuados en términos monetarios.
4. Período de tiempo: Normalmente los períodos de tiempo de un
ejercicio y otros son iguales, con la finalidad de poder establecer comparaciones y realizar análisis que permitan una adecuada toma de decisiones.
5. Esencia sobre la forma: se basa en la realidad económica de las
6. Continuidad del ente contable: Los principios contables parten del supuesto de la continuidad de las operaciones del ente contable, empresa en marcha, a menos que se indique lo contrario, en cuyo caso se aplicaran las técnicas de valor reconocido, en atención a las particulares circunstancias del momento.
7. Medición en términos monetarios: La contabilidad financiera
cuantifica en términos monetarios los recursos, las obligaciones y los cambios que se producen en ellos.
8. Estimaciones: Debido a que la contabilidad financiera involucra
asignaciones o distribuciones de ciertas partidas, entre períodos de tiempo relativamente cortos de actividades complejas y conjuntas, es necesario utilizar estimaciones o aproximaciones.
La continuidad, complejidad, incertidumbre y naturaleza común de los resultados inherentes a la actividad económica imposibilitan, en algunos casos, el poder cuantificar con exactitud ciertos rubros, razón por la cual se hacen necesario el uso de estimaciones.
9. Acumulación: La determinación de los ingresos periódicos y de la
posición financiera depende de la medición de recursos y obligaciones económicas y sus cambios a medida que éstos ocurren, en lugar de simplemente limitarse al registro de ingresos y pagos de efectivo.
10. Precio de Intercambio: Las mediciones de la contabilidad financiera
asignación de precios anteriores de intercambio, o mediante referencias a precios correspondientes para similares recursos.
11. Juicio o criterio: Las estimaciones, imprescindiblemente usadas en la
contabilidad, involucran una importante participación del juicio o criterio del profesional contable.
12. Uniformidad: Los principios de contabilidad deben ser aplicados
uniformemente de un período a otro. Cuando por circunstancias especiales se presenten cambios en los principios técnicos y en sus métodos de aplicación deberá dejarse constancia expresa de tal situación, a la vez que informar sobre los efectos que causen en la información contable. No hay que olvidar que el concepto de la uniformidad permite una mejor utilización de la información y de la presentación de los estados financieros
13. Clasificación y contabilización: Las fuentes de registro de los
recursos, de las obligaciones y de los resultados son hechos económicos cuantificables que deben ser convenientemente clasificados y contabilizados en forma regular y ordenada, esto facilita lo que pueda ser computables o verificables.
14. Significatividad: Los informes financieros se interesan únicamente en
la información suficientemente significativa que pueda afectar las evaluaciones o decisiones sobre los datos presentados.
Principios Esenciales
1. Determinación de los Resultados 2. Ingresos y Realización
4. Registro inicial de activos y pasivos 5. Realización
6. Reconocimiento de costos y gastos 7. Asociación de causa y efecto
8. Distribución sistemática y racional 9. Reconocimiento inmediato
10. Aplicación de los principios de reconocimiento de costos y gastos 11. Efectos de los principios de registro inicial, realización y
reconocimiento de costos y gastos 12. Unidad de Medida
13. Conservatismo
14. Énfasis en los resultados
Principios de Selección y Medida
1. Registro de intercambios 2. Precios de intercambios 3. Adquisición de activos 4. Costo de adquisición 5. Valor equitativo o justo
6. Adquisición de grupo de activos en un intercambio 7. Adquisición de un negocio en intercambio
8. Ventas de activos
9. Medición de activos vendidos 10. Registro de pasivos
11. Medición de pasivos 12. Disminuciones de pasivos
17. Reconocimiento de ingresos y gastos
18. Medición de ingresos y gastos en los métodos de ventas a largo plazo y recuperación de costos.
19. Gastos directamente asociados con ingresos de intercambios 20. Medición de costos y gastos
21. Registro de inversiones y retiros de recursos 22. Medición de inversiones y retiros de recursos
23. Adquisición de un negocio por medio de emisión de acciones o participaciones
24. Medición de la adquisición de un negocio por medio de emisión de acciones o participaciones.
25. Fusión de intereses
26. Medición de la fusión de intereses
27. Inversiones de activos no monetarios realizadas por los fundadores o accionistas principales de una fusión.
28. Registro de transferencias no recíprocas 29. Medición de transferencias no recíprocas 30. Retención de cantidades registradas
31. Registro de algunos acontecimientos favorables 32. Medición de acontecimientos favorables
33. Registro de acontecimientos externos desfavorables diferentes de transferencias
34. Medición de acontecimientos desfavorables 35. Regla de costo o mercado para inventarios
36. Medición de pérdidas en inventarios bajo la regla de costo o de mercado
37. Baja en el precio de mercado en ciertas inversiones transitorias 38. Medición de las pérdidas por baja en el 'precio de las inversiones
transitorias 39. Obsolescencia
41. Daños causados por terceros
42. Medición de daños causados por terceros
43. La baja en el precio de mercado de los activos no corrientes generalmente no se registra.
44. Retención de las cantidades registradas
45. Registro de los aumentos en las cantidades requeridas para liquidar pasivos pagaderos en moneda extranjera
46. Medición de los aumentos de pasivos 47. Registro de la producción
48. Medición de la producción
49. Costos de producción y de prestación de servicios
50. Medición del costo de producción y de prestación de servicios 51. Costo de los productos y servicios
52. Medición de los costos de productos y servicios
53. Gastos provenientes de una distribución sistemática y racional
54. Medición o determinación de gastos mediante la distribución sistemática y racional.
55. Gastos que se reconocen de inmediato
56. Medición de los gastos que se reconocen de inmediato
57. Registro del ingreso a la terminación de la producción de ciertos artículos
58. Medición del ingreso por el valor neto de realización del producto 59. Registro del ingreso a medida que progresa la construcción 60. Medición, del ingreso a medida que progresa la construcción 61. Casos fortuitos
62. Medición de las casos fortuitos 63. Partida doble
68. Aumentos en, el patrimonio 69. Disminuciones en el patrimonio
70. El ingreso se origina principalmente por los intercambios 71. Origen de los gastos
72. Efectos de la contabilización de activos y pasivos que no son recursos ni obligaciones
73. Estados financieros básicos 74. Estado de situación
75. Estado de resultados
76. Estado de evolución del patrimonio
77. Estado de cambios en la posición financiera
78. Conversión de los estados financieros expresados en monedas de otros países
79. Clasificación y segregación 80. Capital de trabajo
81. Compensación
82. Otros ingresos y gastos 83. Partidas extraordinarias 84. Utilidad neta
85. Otras revelaciones
86. Costumbre o rutina de revelación
87. Revelación de cambios en los principios contables 88. Revelación de eventos posteriores
89. Forma de presentación de los estados financieros
2.16.2 OBJETIVOS DE LOS P.C.G.A.
de manera razonable para evitar sanciones o desacuerdos en la toma de decisiones.
Reúne información de importancia relativa, que sea comprable y revele resultados.
Cuantifica operaciones y eventos económicos que afecten a la empresa.
2.16.3 CLASIFICACIÓN DE LOS P.C.G.A.
Principio de contabilidad vigente en el Ecuador.- Los principios contables están dividido en tres grupos:
Principios básicos.- son aquellos que se consideran fundamentales por cuanto
orientan la acción de la profesión contable.
Principios esenciales.- Tienen relación con la contabilidad financiera en general
y proporcionan las bases para la formulación de otros principios.
Principios generales de operación.- Son los que determinan el registro,
medición y presentación de la información financiera.
2.17 NORMAS INTERNACIONAL DE INFORMACIÓN FINANCIERA NIIF
2.17.1 OBJETIVOS DE LAS NORMAS
Es proporcionar a los propietarios y directores de entidades, a los participantes en mercados de capital y contadores profesionales, un conjunto de normas contables de carácter mundial, que sean de alta calidad y que en función de interés público, les permita a los mismos, la preparación, presentación y el uso de estados financieros de propósito general, cuya información sea confiable, transparente y comparable, que facilite la toma de decisiones económicas.
Favorecen una información financiera de mayor calidad y transparencia, flexibilidad que da un mayor protagonismo al enjuiciamiento para dar solución a problemas contable, es decir la aplicación del valor razonable, o de un posible incremento de la actividad litigiosa.
Hacer uso adecuado de la metodología y la aplicación en la práctica diaria.
2.18 LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
PRINCIPIOS GENERALES
Son principios generales que regulan la contabilidad los siguientes:
- la contabilidad se llevará por el sistema de partida doble;
- en idioma castellano;
- en dólares (Disposición General Primera de la Ley para la Transformación Económica del Ecuador)
Sin embargo, la contabilidad podrá ser bimonetaria, es decir se podrá expresar en dólares de los Estados Unidos de América y en otra moneda extranjera, previa autorización de la Superintendencia de Bancos y Seguros o de la Superintendencia de Compañías, en su caso.
- Los activos denominados en otras divisas se convertirán a dólares de los Estados Unidos de América, de conformidad con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad - NEC, al tipo de cambio de compra registrado por el Banco Central del Ecuador. Los pasivos denominados en moneda extranjera distinta al dólar de los Estados Unidos de América, se convertirán a esta última moneda, con sujeción a dichas normas, al tipo de cambio de venta registrado por la misma entidad.
- El ejercicio de la contabilidad se sujetará a las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) y a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), en los aspectos no contemplados por las primeras. Dichas normas deberán considerar las disposiciones de la Ley de Régimen Tributario y de su reglamento, así como las de otras normas legales o reglamentarias de carácter tributario. El Organismo Técnico de la Federación Nacional de Contadores con la intervención de delegados de la Superintendencia de Bancos, Superintendencia de Compañías y del Servicio de Rentas Internas, elaborará las Normas Ecuatorianas de Contabilidad o sus reformas, que serán periódicamente notificadas a las máximas autoridades de las mencionadas instituciones públicas, quienes dispondrán su publicación en el Registro Oficial. (Art. 30 Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario)
EMISIÓN DE COMPROBANTES DE VENTA
Son comprobantes de venta aquellos documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios, entre los que se establecen:
- Facturas; notas de venta.
- Notas de venta.
-Notas de ventas simplificadas;
- Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios;
- Tiquetes emitidos por máquinas registradoras;
- Boletos o entradas a espectáculos públicos; y,
- Los documentos emitidos por bancos, instituciones financieras crediticias que se encuentren bajo el control de la Superintendencia de Bancos,
- El Documento Único de Aduanas y demás comprobantes de venta recibidos en las operaciones de importación
Otros que por su contenido y forma permitan un adecuado control por parte del SRI y se encuentren previamente autorizados por esta Institución
- Los boletos o tickets aéreos, así como los documentos que por pago de sobrecarga expidan las compañías de aviación o las agencias de viaje
B - OBLIGACIÓN DE EMISIÓN DE COMPROBANTES DE VENTA
Deben emitir obligatoriamente comprobantes de venta todos los sujetos pasivos de los impuestos a la renta, al valor agregado o a los consumos especiales, sean sociedades o personas naturales, obligados o no a llevar contabilidad, incluyendo las sucesiones indivisas, en todas las transferencias de bienes y en la prestación de servicios que efectúen, independientemente de su valor y de los contratos celebrados.
La obligación de emitir comprobantes de venta nace de la acción de transferir bienes o de prestar servicios de cualquier naturaleza, aun cuando dichas transferencias o prestaciones se realicen a título gratuito, no se encuentren gravadas o estén sometidas a tarifa cero por ciento del IVA, independientemente de las condiciones de pago.
Las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, deberán emitir comprobantes de venta cuando sus transacciones excedan del valor de US$ 4.
No obstante, en transacciones de menor valor, las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, a petición del adquirente del bien o servicio, están obligadas a emitir y entregar comprobantes de venta.
Tampoco se emitirán comprobantes de venta por remuneraciones percibidas por los trabajadores en relación de dependencia. (Art. 5, último inciso Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención).
En lo que respecta a la utilización de las facturas, éstas se emitirán cuando se trate de operaciones que se realicen para transferir bienes o prestar servicios a sociedades o personas naturales que tengan derecho al uso de crédito tributario; y, cuando se trate de operaciones de exportación. (Art. 9 Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención)
Las instituciones financieras no crediticias que se hallan sujetas al control de la Superintendencia de Bancos, cuando presten servicios o transfieran bienes aun cuando éstos no se hallen gravados con impuestos, deben emitir cualquiera de los comprobantes de venta ya indicados. (Resolución 0466)
Se entienden por instituciones financieras no crediticias las siguientes:
a) Instituciones de servicios financieros:
- Almacenes Generales de Depósito;
- Compañías de Arrendamiento Mercantil;
- Compañías Emisoras o Administradoras de Tarjetas de Crédito;
- Casas de Cambio;
- Corporaciones de Garantía y Retrogarantía; y,
b) Instituciones de Servicios Auxiliares del Sistema Financiero, entre otras, las siguientes:
- Transporte de especies monetarias y de valores;
- Servicios de cobranza;
- Cajeros automáticos;
- Servicios contables;
- Servicios de computación;
- De fomento a las exportaciones;
- Inmobiliarias propietarias de bienes destinados exclusivamente a uso de oficinas de una sociedad controladora o institución financiera; y,
- Otras que fuesen calificadas por la Superintendencia de Bancos. (Art. 5, Reglamento General a la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero)
C - CONTENIDO
Los comprobantes de venta deben emitirse en original y copia. El original del documento se entregará al adquirente o usuario y la copia al emisor o vendedor, debiendo constar la indicación correspondiente tanto en el original como en la copia.
Para el caso de las facturas, en el resto de copias que se impriman por necesidad del emisor deberá consignarse, además, la leyenda "copia sin derecho a crédito tributario."
En la emisión de las facturas deben considerarse los siguientes requisitos de identificación del emisor:
- Número de autorización de impresión del comprobante de venta, otorgado por el Servicio de Rentas Internas;
- Número del registro único de contribuyentes del emisor;
- Apellidos y nombres, denominación o razón social del emisor, en forma completa o abreviada conforme conste en el RUC. Adicionalmente podrá incluirse el nombre comercial o de fantasía, si lo hubiere;
- Denominación del documento
- Numeración de trece dígitos
- Dirección de la matriz y del establecimiento emisor cuando corresponda;
- Fecha de caducidad del documento, expresada en mes y año, según la autorización del Servicio de Rentas Intentas:
- Datos de la imprenta o del establecimiento gráfico que efectuó la impresión:
a) Número de autorización de la imprenta o establecimiento gráfico, otorgado por el Servicio de Rentas Internas;
c) Nombres y apellidos, denominación o razón social, en forma completa o abreviada, según conste en el RUC. Adicionalmente podrá incluirse el nombre comercial o de fantasía;
Se debe considerar en la emisión de las facturas que si el importe de la venta, transferencia o servicio prestado, supera los US$ 200 por operación, será necesario consignar el número de Registro Único de Contribuyentes o cédula de identidad, los apellidos, nombres y dirección del adquirente o usuario. (Art 18, Penúltimo Inciso. Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención)
D - CARACTERÍSTICAS DE LOS COMPROBANTES DE VENTA
El Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención establece algunas características propias de determinados comprobantes de venta, que señalamos a continuación:
- Notas o boletas de venta que se emiten únicamente en operaciones con consumidores o usuarios finales. (Art. 10 Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención)
- Notas de venta simplificadas que se emiten por parte de las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad por transacciones que no superen los 4 dólares. (Resolución 9170104DGER-0772)
- De servicios ocasionales prestados en el Ecuador por personas naturales extranjeras sin residencia en el país, las que serán identificadas con su número de pasaporte y nombres y apellidos. En este caso, los entes pagadores retendrán en la fuente, tanto el impuesto al valor agregado como el impuesto a la renta, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno;
- De servicios prestados en el Ecuador por sociedades extranjeras, sin domicilio ni establecimiento permanente en el país, las que serán identificadas con su nombre o razón social. En este caso, los entes pagadores retendrán en la fuente tanto el impuesto al valor agregado como el impuesto a la renta que correspondan de conformidad con la ley; y,
- De bienes muebles corporales y prestación de servicios a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, que por su nivel cultural o rusticidad no se encuentren en posibilidad de emitir comprobantes de venta (Art. 11 Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención).
-Tiquetes o vales emitidos por máquinas registradoras se emiten en operaciones con consumidores o usuarios finales. (Art. 12 Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención)
- Notas de Crédito que se emiten por modificación en las condiciones de venta originalmente pactadas, es decir, para anular operaciones, efectuar devoluciones, conceder descuentos y bonificaciones, subsanar errores o casos similares. Deben contener la serie y número de los comprobantes de venta a los cuales hacen referencia.
Las notas de crédito sólo pueden ser emitidas al mismo adquirente o usuario, para modificar comprobantes de venta que dan derecho a crédito tributario, otorgados con anterioridad.
Quien reciba la nota de crédito, debe consignar en ella su nombre o razón social, número de Registro Único de Contribuyentes o cédula de ciudadanía, fecha de recepción y, de ser el caso, el sello de la empresa. (Art. 14, último inciso del Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención)
- Notas de débito que se emiten para recuperar costos o gastos, tales como intereses de mora u otros, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión de comprobantes de venta.
Las notas de débito deben contener la serie y número de los comprobantes de venta a los cuales hacen referencia. (Art. 15 Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención)
Cuando se trate de puntos móviles de ventas o emisores itinerantes de facturas comerciales o boletas de venta, las guías de remisión que sustenten los bienes trasladados deberán consignar la leyenda "Emisor Itinerante", en el lugar en el que corresponde consignar los datos de identificación del destinatario. (Art. 32 Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención)
Una vez realizada la venta se deberá consignar la numeración de los comprobantes de venta emitidos en la guía de remisión correspondiente.
E - BAJA Y ANULACIÓN DE COMPROBANTES DE VENTA
- Cierre del establecimiento;
- Cierre del punto de emisión;
- Deterioro;
- Robo o extravío;
- Cese de operaciones;
- Cuando el emisor detectare fallas técnicas generalizadas en los documentos;
- Cuando el emisor haya perdido la calidad de contribuyente especial; o,
- Por cambios de razón social, denominación, dirección u otras condiciones del contribuyente que hayan sido registradas en el RUC.
Cuando se trate de anulación de comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención emitidos con error y que hayan sido anulados, deberán ser conservados en los archivos del contribuyente en original y todas las copias; y ordenados cronológicamente. (Art. 49 Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención)
F - CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
- cuando la ley exija determinación por parte del propio sujeto pasivo, como por ejemplo en los impuestos a la renta, IVA e ICE, en 3 años contados desde la fecha de la declaración;
- cuando la ley exija determinación por parte del propio sujeto pasivo, y éste no hubiere realizado la declaración en todo o en parte, en 6 años contados desde la fecha en que venció el plazo para presentar la declaración;
- cuando se trate de verificar un acto de determinación practicado por el propio sujeto activo (administración tributaria); o en forma mixta (administración tributaria y contribuyente), en 1 año contado desde la fecha de notificación de tales actos. (Art. 94 Código Tributario).
OBLIGACIÓN DE LLEVAR REGISTROS DE RETENCIÓN
LLEVAR REGISTRO DE RETENCIÓN
Los agentes de retención están obligados a llevar los correspondientes registros contables por las retenciones en la fuente realizadas y de los pagos por tales retenciones, además mantendrán un archivo cronológico, de los comprobantes de retención emitidos por ellos y de las respectivas declaraciones. (Art. 74 Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario)
DECLARAR
social del proveedor, el valor y la fecha de la transacción. (Art. 75 Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario)
El reglamento contempla la posibilidad de que el agente de retención no realice retenciones en la fuente durante uno o más períodos mensuales, pero señala imperativamente la obligación del agente de presentar las declaraciones correspondientes a dicho período de manera oportuna.
Esta obligación no se hace extensiva para aquellos empleadores que únicamente tengan trabajadores cuyos ingresos anuales no superan la fracción gravada con tarifa cero (0 %) según la tabla contenida en el Art. 36 de la Ley de Régimen Tributario Interno. (Art. 75 Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario)
Para el caso de que el agente de retención tenga varias sucursales o agencias, el reglamento determina que la declaración mensual se presentará y pagará de forma consolidada. De este tratamiento se exceptúan las entidades del sector público, que tenga unidades contables desconcentradas y por las cuales hayan obtenido la correspondiente inscripción en el RUC. (Art. 76 Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario)
c) PLAZOS PARA DECLARAR
Los agentes de retención del Impuesto a la Renta, deben presentar la declaración mensual de las retenciones correspondientes al respectivo mes y pagar los valores retenidos, hasta las fechas que se indican a continuación, atendiendo al noveno dígito del número del Registro Único de Contribuyentes RUC:
Si el noveno dígito es Fecha de vencimiento (Hasta el día)
1 10 del mes siguiente 2 12 del mes siguiente 3 14 del mes siguiente 4 16 del mes siguiente 5 18 del mes siguiente 6 20 del mes siguiente 7 22 del mes siguiente 8 24 del mes siguiente 9 26 del mes siguiente 0 28 del mes siguiente
Cuando una fecha de vencimiento coincida con días de descanso obligatorio o feriados, aquella se trasladará al siguiente día hábil. (Art. 77 Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario)
Plazos para declarar las retenciones efectuadas por organismos del sector público:
Las entidades y organismos del sector público declararán y pagarán las retenciones del impuesto a la renta que hayan efectuado en un mes determinado, con sujeción a la Ley de Régimen Tributario Interno, leyes especiales y el presente Reglamento, hasta el día 28 del mes inmediato siguiente a aquel en que se practicó la retención.
Plazo para declarar las retenciones en la fuente efectuadas por contribuyentes domiciliados en Galápagos:
Los contribuyentes que tengan su domicilio principal en la Provincia de Galápagos, podrán presentar las declaraciones correspondientes hasta el 28 del mes siguiente sin necesidad de atender al noveno dígito del Registro Único de Contribuyentes. (Art. 77 Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario)
d) LUGAR DE PRESENTACIÓN
La declaración mensual de los agentes de retención se presenta en forma exclusiva en los bancos y entidades financieras autorizadas para hacerlo. Sin embargo, las instituciones financieras deberán recibir las declaraciones y recaudar impuestos, intereses y multas, aunque no hayan celebrado convenio alguno con el SRI, si en la localidad donde ejercen sus actividades existe una sola agencia o sucursal bancaria.
PAGAR
Los agentes de retención deberán pagar mensualmente el valor de las retenciones realizadas en el mes inmediatamente anterior, dentro de los mismos plazos y en los mismos lugares en que deben presentarse las correspondientes declaraciones. (Art. 50 Ley de Régimen Tributario).
SANCIONES
