Las políticas contables de una empresa se refieren a los principios, bases, convenios, reglas y prácticas específicas adoptados por la misma para efectos de la preparación y presentación de los estados financieros, al respecto cabe tener en cuenta las políticas contables fundamentales las siguientes:
1. Uniformidad en la presentación: debe existir semejanza e igualdad en la aplicación de las políticas contables definidas para la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro; y cualquier cambio o variación al respecto debe hacerse constar en notas aclaratorias en el texto de los estados financieros.
2. Importancia relativa y agrupación: los estados financieros deben contener la descripción de las transacciones teniendo en cuenta la
importancia de las mismas con fundamento en la definición de sus políticas contables; se agrupan según su naturaleza y cuantía.
3. Compensación: No debe presentarse compensación entre las partidas de activos y pasivos.
La información contable debe servir fundamentalmente para:
Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.
Predecir flujos de efectivo.
Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
Evaluar la gestión de los administradores de la empresa y ejercer control sobre las operaciones.
Fundamentar la determinación de obligaciones tributarias, precios y tarifas.
Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad.
Para poder satisfacer adecuadamente los objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.
La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio.
En base a lo antes mencionado y las actividades de la empresa se ha seleccionado las siguientes políticas contables:
1. Clasificación de los activos y pasivos entre corrientes y no corrientes: los activos y pasivos se clasificarán en función de sus vencimientos entre corrientes, aquellos con vencimiento igual o inferior a doce meses, y no corrientes, aquellos cuyo vencimiento sea superior a doce meses. 2. Compensación de saldos y transacciones: como norma general en los
estados financieros no se compensan ni los activos ni los pasivos, ni los ingresos y gastos, a excepción de que sea requerido y esté permitida por alguna norma y esta presentación sea un reflejo del fondo o porque de la transacción.
3. Moneda funcional: las cuentas anuales consolidadas serán presentadas en dólares americanos; por ser una mediana empresa no presenta transacciones en una divisa distinta o moneda extrajera ni con partes relacionadas en el exterior, por tanto se encontrará diferencias en cambio al cierre de los ejercicios.
4. Propiedad, planta y equipo:
4.1. Coste: los equipos adquiridos se valoran por su costo de adquisición, posteriormente en la cuenta se reflejara sus valores menos la depreciación acumulada de cada activo fijo; y si existiera alguna pérdida o cambio por deterioro.
4.2. Los costos de ampliación, modernización y mejoras, que represente el aumento de la productividad, capacidad o eficacia, de la vida útil de los bienes, se capitalizan como mayor valor de los mismos.
4.3. Los gastos de reparación y mantenimiento se imputan al resultado del ejercicio en que se produce.
4.4. La ganancia o pérdida producto de la venta o retiro de un bien o de un activo se calcula como la diferencia entre el beneficio de la venta y el importe en libros del activo y se reconoce en la cuenta de resultados del ejercicio.
4.5. Depreciación:
Bienes Años de vida útil Porcentaje de
depreciación
Muebles y enseres 10 10%
Vehículos 5 20%
Edificios 20 5%
Equipo de computo 3 33%
Los terrenos se registran de forma independiente de los edificios o instalaciones que puedan están asentadas sobre los mismos y se entiende que tienen una vida útil infinita, por lo tanto no se deprecian.
5. Propiedades de inversión: Mindo Rio reconoce como propiedades de inversión los valores netos de terrenos, edificios y otras construcciones que se mantienen, bien para usarlos en alquiler, o bien para obtener una plusvalía en su venta como consecuencia de los incrementos que produzcan en el futuro en sus respectivos precios de mercado, siempre y cuando estos activos no estén destinados para uso propio.
6. Activos financieros corrientes y no corrientes: la Hostería clasificará sus activos financieros dentro de las siguientes categorías, (i) activos financieros a valor razonable con cambios en resultados, (ii) préstamos y cuentas por cobrar, (iii) inversiones mantenidas a vencimiento y (iv)
del propósito para el cual las inversiones en el momento del reconocimiento inicial y revisión de la misma a la fecha del cierre.
6.1. Activos financieros a valor razonable con cambios en resultados: esta categoría a su vez tiene dos subcategorías, activos financieros mantenidos para su negociación y aquellos designados en el momento inicial como activos financieros a valor razonables con cambios a resultados. Un activo financiero será clasificado como activo financiero a valor razonable si es adquirido con el propósito de venderlo a corto plazo o si es designado como tal. Los derivados financieros se clasifican como mantenidos para su negociación a no ser de que estén designados como instrumentos de cobertura; os activos dentro de esta categoría están clasificados como corrientes tanto si están mantenidos para la negociación como si se espera se realicen dentro de los doce meses siguientes a la fecha de balance.
6.2. Préstamos y cuentas por cobrar: Surgen cuando la Hostería provee dinero, bienes o servicios directamente a un deudor sin intención de negociar la cuenta a cobrar. Están incluidos dentro de activos corrientes, a excepción de aquellos cuyo vencimiento es superior a doce meses posteriores a la fecha de balance, en cuyo caso se clasificarían como activos no corrientes o a largo plazo.
6.3. Activos financieros mantenidos a vencimiento: son activos con cobros fijos o determinables y vencimientos fijos, no se incluye los que tienen su vencimiento superior a doce meses a la fecha de balance, que no se incluye en préstamos o cuentas por cobrar.
7. Existencias o inventarios: las existencias o materias primas para uso se registran a su valor de adquisición. El valor neto realizable representa la estimación del precio de venta de los servicios menos todos los costos
de venta, los incurridos en los procesos realizados para la prestación de los servicios.
8. Efectivo y equivalentes de efectivo: la hostería clasifica al efectivo y sus equivalentes como por ejemplo al dinero líquido en caja o bancos, depósitos o inversiones financieras líquidas, que se pueden transformar en una cantidad conocida de efectivo en un plazo inferior a tres meses y que tenga un riesgo poco significativo de cambio en su valor.
9. Instrumentos de capital: son aquellos en los que la Hostería posee un derecho contractual incondicional que le permite evitar la obligación de desembolso de efectivo u otro instrumento financiero, y donde el contrato representa un interés residual sobre los activos netos del emisor después de deducir todos sus pasivos.
10. Pasivos financieros: son clasificados en pasivos no corrientes en los casos en los que la Hostería tenga un derecho contractual incondicional para la cancelación mas allá de los doce meses a partir de ,a fecha del balance, en otros casos se clasifican como corrientes.
11. Provisiones: obligaciones presentes, surgidas como consecuencia de un suceso pasado cuya cancelación no se realizó por parte de deudores y se espera una salida de recursos. Las cuentas anuales consolidadas agrupan las provisiones más significativas, como provisiones para riesgos y gastos, pensiones y obligaciones, entre otras.
12. Proveedores y otras cuentas por pagar: son pasivos financieros, que no devenga intereses y se y registra por su valor nominal.
13. Impuestos por pagar: se toma en consideración las diferencias existentes entre el devengo contable y devengo fiscal de las transacciones y otros sucesos de ejercicio en curso.
14. Reconocimiento de ingresos y gastos: los ingresos se calculan al valor razonable de la contraprestación de servicios a cobrar o cobrada, y representan los importes a cobrar por los servicios prestados y productos entregados en el marco ordinario de la actividad, menos descuentos, IVA y otros impuestos relacionados con las ventas.
Los gastos se reconocen en la cuenta de resultados, esto implica que el registro de un gasto da lugar de manera simultánea al registro de un incremento del pasivo o a la reducción a decremento del activo; que se puede medir de forma fiable. Los ingresos y gastos procedentes de una misma transacción se registran de forma simultánea en el Estado de resultados.
Los gastos de mantenimiento de instalaciones, se registrarán como otros gastos, y los gastos que se realicen para ampliación de las instalaciones, serán registrados de igual forma y se registrarán de manera simultánea como un aumento del patrimonio.
4.2.1 ÁMBITO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD
Utilizamos un sistema contable para establecer un mecanismo que nos permita determinar un estado de pérdidas y ganancias a corto, mediano y largo plazo. Una distribución equitativa del dinero en inversiones para adquirir bienes y servicios de acuerdo a las necesidades de la Hostería.
Establecer o determinar si existe rentabilidad del negocio creado, determinar un mecanismo de ahorro y crédito para utilizarlo en situaciones emergentes.
4.2.2 DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE
El diseño del sistema contable, está enfocado a mejorar el sistema actual utilizado por los propietarios de la hostería.
Se diseñó la documentación básica, y los registros contables necesarios.
Consta de un plan de cuentas adaptado a las necesidades de la hostería, diseño básico de libro diario, mayor general y mayor auxiliar.
4.2.3 FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD
El sistema contable funciona de una manera simple, donde se registrarán todos los movimientos de forma cronológica.
Empieza cuando la hostería recibe facturas de sus proveedores de servicios y productos; y cuando emite las facturas por la prestación de sus servicios, o en el momento en el que se realice adelanto de las tarifas pactadas en la reservas. Deben realizarse todos los registros para poder realizar a fin de cada mes y de cada año la emisión de los estados financieros, y realizar un análisis financiero básico de los movimientos de la hostería.