UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
PORTADA
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA CPA.
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A.
TEMA:
AUDITORÍA DE GESTIÓN EN EL GAD PARROQUIAL EL TRIUNFO PARA EL ADECUADO CONTROL DE LOS PROCESOS DEL 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2017.
AUTORA: ARMIJOS GAVILANES NELLY BEATRIZ TUTORA: Dra. ARÉVALO HARO MIRYAN JANETH, Mgr.
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado por la Srta. Nelly Beatriz Armijos Gavilanes estudiante de la Carrera de contabilidad y Auditoría, Facultad de Sistemas Mercantiles, con el tema “AUDITORÍA DE GESTIÓN EN EL GAD PARROQUIAL EL TRIUNFO PARA EL ADECUADO CONTROL DE LOS PROCESOS DEL 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2017.”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES, por lo que apruebo su presentación.
Puyo, 21 de junio del 2018
………. Dra. ARÉVALO HARO MIRYAN JANETH, Mgr.
CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA
Yo, NELLY BEATRIZ ARMIJOS GAVILANES, con cédula de ciudadanía número 160070726-7, estudiante de la carrera de Contabilidad, Auditoría y Finanzas C.P.A, Facultad de Sistemas Mercantiles tengo a bien declarar que los criterios y resultados emitidos en el presente Trabajo de investigación “AUDITORÍA DE GESTIÓN EN EL GAD PARROQUIAL EL TRIUNFO PARA EL ADECUADO CONTROL DE LOS PROCESOS DEL 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2017.”, es original, auténtico y personal a excepción de las citas.
Que el trabajo mencionado es auténtico y original, cumple con las normas y requerimientos de la UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES“, contiene los aspectos descritos en la tesis así como los elementos técnicos y metodológicos de investigación.
Por tal motivo dispongo hacer uso del presente trabajo para los fines legales consiguientes y la sustentación ante el tribunal correspondiente.
Puyo, 21 de junio del 2018
………. NELLY BEATRIZ ARMIJOS GAVILANES
C.C. 1600707267
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL
El tribunal de Grado, aprueba el trabajo de investigación, sobre el tema: “AUDITORÍA DE GESTIÓN EN EL GAD PARROQUIAL EL TRIUNFO PARA EL ADECUADO CONTROL DE LOS PROCESOS DEL 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DEL 2017.”, elaborado por la Srta. Nelly Beatriz Armijos Gavilanes, por modalidad de proyecto de investigación como forma de titulación estructurado de manera independiente, y la defensa de grado guarda conformidad con las disposiciones reglamentarias de la Universidad Autónoma de los Andes UNIANDES, Facultad de Sistemas Mercantiles.
Puyo, junio de 2018
Para constancia firman,
……… Presidente del Tribunal
DEDICATORIA
A Dios Padre Todo Poderoso, creador de todas las cosas, quien me ha dado la sabiduría y fortaleza para levantarme cuando he caído, gracia a él, he podido terminar mi carrera universitaria y realizar este trabajo.
A mis padres por darme la vida, porque han hecho un gran esfuerzo, sacrificado gran parte de sus vidas para formarme y educarme. Con el único interés de convertirme en una persona de bien. A ellos a quienes nunca podría terminar de agradecerles todo lo que han hecho por mí, ni con todas las riquezas del mundo.
A mis hermanas, porque siempre han estado a mi lado para apoyarme, por ser tan tolerantes y pacientes y a quienes agradezco muy especialmente por brindarme la oportunidad de convertirme en una profesional.
A mis amigas por ofrecerme la energía positiva que necesitaba para culminar con éxito este logro Hoy solo quiero expresar la satisfacción que siento por la vida y por todas las personas que están en mi corazón.
AGRADECIMIENTO
A la Universidad Autónoma Regional de los Andes (Puyo), por haberme admitido en tan ilustre Institución de Educación Superior, que hizo viable que pueda conseguir una nueva meta de estudio en mi vida, gracias a su trabajo constante desarrollado por sus autoridades y maestros, que con revelada y verdadera misión de servicio, trazaron el camino hacia la conquista del conocimiento.
A mi tutora de tesis Dra. Arévalo Haro Miryan Janeth, por su dedicación, compromiso y guía en la elaboración de este trabajo de investigación.
A los miembros del GAD Parroquial El Triunfo que desempeñan su labor y ponen al servicio de los habitantes su accionar diario en el cumplimiento de sus funciones en busca de nuevos horizontes para el bienestar y progresos de los pobladores.
Al término de esta etapa de mi vida, quiero expresar un profundo agradecimiento a quienes con su ayuda, apoyo y comprensión me alentaron a logar este mi sueño que ahora es una realidad.
RESUMEN
El presente trabajo investigativo se fundamentó en una Auditoria de gestión al GAD Parroquial el Triunfo con el objetivo de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con la que se manejan los recursos disponibles, para determinar si se cumple con las metas y objetivos previstos por la entidad.
Para el desarrollo del proyecto investigativo se recolectó información medible del GAD Parroquial el Triunfo, se analizó la gestión administrativa mediante la revisión de documentación de selección de personal, estructura organizativa, gestión de planificación y se aplicó una evaluación de desempeño a cada uno de los funcionarios que laboran en la entidad. Además, se utilizaron métodos y técnicas ligadas al desarrollo de la auditoría de gestión con la finalidad de determinar si cumplen con lo que estipula la ley para las entidades públicas y a la vez de los resultados obtenidos se obtuvo evidencia suficiente que sustenta la elaboración de los hallazgos para dar cumplimiento al logro de los objetivos propuestos.
ABSTRACT
Research work was based on a management auditing in GAD El Triunfo Parish in order to evaluate the efficiency and effectiveness degree on what available resources are handle and determine compliance with the goals and objectives set by the institution.
For developing research work measurable information was gathered GAD El Triunfo Parish, it was analyzed administrative management through reviewing documentation of personnel selection, organizational structure, management planning and applied an performance assessment of individual staff members who work in the entity. In addition, methods and techniques related to the development on auditing management audit in order to determine if they comply with stipulated by law for public entities and at the same time results obtained sufficient evidence that underpins the development of the findings to comply the achievement of objectives proposed.
In conclusion, auditing results done in EL Triunfo GAD presented a final report which contains conclusions and recommendations in order to in charged person of administrative areas comply with due obligations which are subject by law to avoid inconsistencies in the charges and improve efficiency and effectiveness of resources available in accordance to the planning for benefiting the parish.
ÍNDICE DE CONENIDOS PORTADA
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO RESUMEN
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN ... 1
CAPITULO I. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ... 7
1.1 Antecedentes de la investigación ... 7
1.2. Actualidad del Control de procesos y de la Auditoria de Gestión ... 9
1.2.1. Control de procesos ... 9
1.2.2 Auditoría de Gestión ... 15
1.3. Actualidad ecuatoriana del sector donde se desarrolla el proyecto ... 21
CAPITULO II. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICOS ... 26
2.1. Metodología a emplear en el desarrollo de la investigación. ... 26
2.2. Procedimiento para la búsqueda y procesamiento de los datos... 28
2.2.1. Población y Muestra ... 28
2.3. RESULTADO DEL ANÁLISIS APLICADO A LOS FUNCIONARIOS QUE TRABAJAN EN EL GADP RURAL EL TRIUNFO ... 29
CAPITULO III PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA ... 38
3.1. Metodología para la aplicación de la Auditoría de Gestión ... 38
3.2. Auditoria de Gestión. ... 39
CAPITULO I ... 57
CAPITULO II ... 62
CONCLUSIONES ... 70
RECOMENDACIONES ... 71 BIBLIOGRAFÍA
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Personal del GADPR El Triunfo ... 28
Tabla 2 Misión y Visión... 29
Tabla 3 Objetivos con relación con la misión ... 30
Tabla 4 Orgánico funcional y estructural ... 30
Tabla 5 Funciones y responsabilidades de los servidores ... 31
Tabla 6 Plan Estratégico ... 32
Tabla 7 Existencia del POA... 32
Tabla 8 Presupuesto... 33
Tabla 9 Aprobación del POA Y Presupuesto ... 34
Tabla 10 Manuales de procedimientos ... 34
Tabla 11 Cumplir necesidades... 35
Tabla 12 Personal Necesario ... 35
Tabla 13 Contenido de la propuesta ... 39
Tabla 14 Cédula de Ingresos ... 105
Tabla 15 Presupuesto 2017-Gasto Remuneraciones De Inversión ... 108
Tabla 16 Matriz cédula de gastos de Remuneraciones Administración en General ... 111
Tabla 17 Matriz Cédula de gastos de Remuneraciones – Complejo Turístico Cascada y Tara ... 114
Tabla 18 Matriz Cedula de gastos de Remuneraciones – Fortalecimiento Institucional ... 117
Tabla 19 Ingresos ... 61
Tabla 20 Gastos... 62
Tabla 21 Principales Miembros del GAD ... 42
Tabla 22 Proceso de Gestión ... 46
Tabla 23 Convenios interinstitucionales ... 48
ÍNDICE DE GRÁFICOS Grafico 1 Árbol de Problemas ... 4
Grafico 2 Proceso de auditoria... 20
Grafico 3 Estructura de las Juntas Parroquiales ... 21
Grafico 5 Presupuesto General... 24
Grafico 6 Monto a Transferir ... 24
Grafico 7 Presupuesto General... 24
Grafico 8 Total del fondo de la ley 010 ... 25
Gráfico 11 Cédula de gastos ... 109
Gráfico 12 Cédula de Ingresos ... 110
Gráfico 13 Cédula de Gastos - Remuneración ... 113
Gráfico 14 Cédula de Gastos - Remuneración ... 116
Gráfico 15 Cédula de Gastos - Remuneración ... 119
Grafico 9. Orgánico Estructural ... 45
1 INTRODUCCIÓN
La Auditoría de Gestión viene a ser importante, en el asesoramiento y control que ayuda analizar, diagnosticar, mejorar y establecer nuevos cambios y recomendaciones estratégicas a las organizaciones en especial al sector público a fin de cumplir los objetivos propuestos, los motivos por lo que las instituciones pueden decidir aplicar una Auditoría es por el cambio indispensable que ayuda a corregir la parte operativa y administrativa de una organización.
En décadas pasadas las auditorías eran las que más relevancia tenían en una empresa, sea del sector público o privado, puesto que les permitía conocer y expresar las posiciones instituciones. En la actualidad inversionistas, accionistas, entidades gubernamentales y entidades en general, que buscan información para juzgar, y valorar la calidad de la administración que se desarrolla.
La auditoría de gestión ayuda al control de las actividades operativas y administrativas de las instituciones, con el propósito de evaluar las condiciones en las que se encuentran, su finalidad principal es conocer las irregularidades que existan en las diferentes áreas de la institución, para que los funcionarios puedan lograr una administración más eficiente, valorando el desempeño y los métodos de toda la institución.
Toda Auditoría de Gestión permite observar la eficacia y eficiencia para mejorar los objetivos establecidos por la administración, en este caso del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural El Triunfo, como se han manejado los procesos internos del servicio público que realizan los servidores en la institución.
El propósito de esta Auditoría de Gestión consiste en efectuar cambios en algunos procesos existentes en el GADPR El Triunfo. La valoración de los resultados se sustenta en criterios técnicos, conceptuales y metodológicos que se desarrollan dentro de toda administración pública por proceso.
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El Plan Nacional de Buen Vivir establece el camino de la población a través de los 12 objetivos establecidos en la misma ya que cada uno cuenta con sus propios significados, pero el propósito general es buscar la igualdad, la inclusión, sin discriminación alguna, este plan también busca mejorar y fortalecer la salud, trabajo, educación, economía, medio ambiente, justicia por un ecuador equitativo, tratando de asegurar la soberanía territorial y productiva, además garantiza la calidad de los distintos gobiernos ya sean parroquiales, municipales o gobiernos provinciales permitiéndoles trabajar de una forma organizada y planificada donde se pueda plantear las necesidades de cada ciudad.
En el objetivo 8 señala la manera de “consolidar el sistema social económico y solidario, forma sostenible”, en este objetivo nos habla acerca de cómo fomentar la formación especializada y técnica al sector popular, mediante normas, procedimientos de importaciones y la matriz productiva. Estableciendo políticas para la aceptación de la economía a través de financiamientos con una tasa de interés bien baja, para pequeños y grandes emprendedores dándoles facilidad que crezcan su actividad productiva. También es el ente regulador de la cadena de producción de los precios y así estableciendo condiciones claras para que exista un comercio justo.
Sostiene que todos los recursos públicos deben ser invertidos para así generar un crecimiento económico sostenible bajo criterios de satisfacción de necesidades, generación de capacidades y oportunidades, y acumulación de capital en los sectores productivos, fortaleciendo mediante el rol de la planificación de la inversión pública con enfoque integral, para la toma de decisiones. Mediante la inversión que se realiza con el Banco Central con las empresas publicas basado en la planificación nacional.
Toda Auditoría de Gestión administra al sector público, cumple principios esenciales ya que los ámbitos políticos, económicos y sociales están en constante transformación, por lo tanto, es importante contar con un reglamento de Control Interno; que consideren principios, criterios de calidad y efectividad en los procesos que ejecutan las instituciones públicas.
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La ausencia de normas, técnicas y manuales ha sido una práctica común en los Gobierno Autónomos Descentralizados Parroquiales Rurales, razón por la cual la gestión administrativa y financiera es la encargada del manejo y control de los bienes lo cual no es la más eficiente, eficaz y económica, más aún cuando es necesario conocer la visión del funcionamiento de las organizaciones e instituciones del sector público, lo cual es necesario determinar el desconocimiento de las autoridades y directivos que muy pocas veces y en ciertas ocasiones desconocen del proceso administrativo y de gestión.
De alguna manera las instituciones y organismos autónomos que requieren del sustento técnico para mejorar y fortalecer su capacidad administrativa y financiera es indispensable realizar al GAD parroquial una" auditoría gestión administrativa para el adecuado control de los procesos" que garantice la ejecución de las actividades de control de los procesos Públicos como registrar, controlar, depreciar y adicionalmente ver si realizan las revalorizaciones para reducir la problemática que se obtenga en un futuro.
Las nuevas leyes del desarrollo obliga a los gobiernos implementar mecanismos de alianzas, coordinación interinstitucional y complementariedad en la ejecución de proyectos y programas, siendo indispensable la planificación estratégica local desde el ámbito parroquial, comunitario y conjuntamente con los integrantes del GAD Parroquial, en particular a todos los funcionarios porque cada uno está encargado de realizar diferentes funciones y como no tienen un buena orientación de cómo deben realizar los registros, actas, memorándum y el control adecuado de documentos que le corresponde a cada uno, es fundamental realizar una auditoría de gestión para el adecuado control de los procesos así facilitando el manejo adecuado y eficiente para evitar el derroche de recursos económicos.
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El plan de investigación que se pone a disposición de la población de la parroquia y la provincia, tendrá la participación de los actos económicos y sociales de las parroquias en especial del GAD Parroquial El Triunfo, previo consultas y consensos con los distintos actores institucionales comprometidos con las actividades y proyectos a realizarse.
En este trabajo se ha encontrado como objeto de investigación el control de los procesos que se puede determinar que el campo de acción está encaminado en la auditoria de gestión y su línea de investigación está dentro de la auditoría.
Árbol de problemas
Elaborado por: Beatriz Armijos Grafico 1 Árbol de Problemas
Una vez analizado el árbol de problemas se determina como problema central “inadecuado control de los procesos”, es muy frecuente en los GADS Parroquiales, lo cual se puede identificar las principales causas y los efectos en la problemática de los procesos.
Personal con bajo conocimiento de sus
funciones
Incompatibilidad de
funciones Observaciones por parte de la Contraloría
Desconocimiento de la normativa legal vigente
Poco Personal Falta de
capacitación
Inadecuado control de los procesos
Causas Efectos
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En la causa de la falta de capacitación: como efecto se obtiene un personal con bajo conocimiento de sus funciones.
En la siguiente causa, poco personal: incompatibilidad de funciones.
En la causa de desconocimiento de la normativa legal vigente: como efecto se encuentra observaciones por parte de la contraloría.
la falta de contratar más personal lleva a que los funcionarios realicen varias funciones que no les corresponde, pero como no hay suficiente personal deben de realizar porque ya no queda más.
Una vez analizada la situación de la entidad se plantea como problema científico a: de qué manera el inadecuado control de los procesos incide en la gestión del GAD Parroquial el Triunfo.
Objetivo General:
Aplicar una auditoría de gestión a los procesos administrativos del GAD Parroquial El Triunfo con el propósito de verificar el cumplimiento de los objetivos institucionales en el periodo del 01 de enero al 30 de junio del 2017.
Objetivos Específicos:
Fundamentar científica y teóricamente el control de procesos y la auditoria de gestión, para el sustento del presente trabajo de investigación.
Diagnosticar el estado actual del control de los procesos administrativos de la institución que permita establecer de manera clara y detallada los procesos con los que cuenta el GAD parroquial el Triunfo.
Ejecutar una auditoria de gestión para el adecuado control de los procesos en el GAD Parroquial El Triunfo que exprese de manera correcta las cuentas contables con las que se registran los procesos administrativos.
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establecidas en Constitución de la República, el (Ministerio de Finanzas), la (Contraloria Geneal del Estado), y el (COOTAD).
7 CAPITULO I. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 1.1 Antecedentes de la investigación
En el presente la definición de Auditoria de Gestión se ha reforzado mediante actividades ordenadas sistemáticas con el propósito de evaluar las actividades de las instituciones, para alcanzar una opinión profesional, autónomo y neutral de cómo están controlando los recursos, como se han realizado los procesos, para ver el nivel de responsabilidad y obligaciones del GAD Parroquial, lo que les permitan medir los efectos y analizar las causas que ocasionan las inconformidades a fin de generar un costo en las acciones de las empresas.
(Silva, 2013) En su tesis “Auditoría de Gestión a los procesos administrativos del GAD. Parroquial Rural de Fátima, a fin de evaluar el desempeño institucional en el ejercicio fiscal 2013”, con su objetivo general es realizar una auditoría de gestión con el propósito de ver la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos administrativos, concluyendo que las diligencias desarrolladas en la gestión organizada por el GAD. Parroquial Rural de Fátima, no son muy aceptadas por el personal porque no tienen una formación profesional adecuada, para el desarrollo eficiente de los actos administrativos, lo que genera una apreciación negativa por los funcionarios, ya que por eso se demoran mucho tiempo en ejecución de sus funciones y obligaciones que desarrollan cada empleado.
La autora (Sarabia, 2016) en su tesis “Auditoría de Gestión para mejorar los procesos administrativos en el GAD Parroquial Rural de Shell durante el año 2014”, cuyo objetivo principal fue realizar una auditoría de gestión a los procesos administrativos de evaluación y control en el GAD Parroquial Rural de Shell durante el año 2014, garantizando así el cumplimiento de los objetivos y fines institucionales para el funcionamiento de la institución, basándose en lo expuesto se puede decir que en la entidad no existen el adecuado personal para realizar las diferentes funciones en el área administrativa, el presupuesto es mínimo para ser ejecutado en el gasto corriente y de inversión, por ende no existe la adecuada distribución de las funciones a los empleados y tampoco existen informes de cumplimiento y metas, lo que es necesario para medir la gestión institucional, mediante las evaluaciones, diagnósticos y controles para la ejecución de planes programas y proyectos que se realizaran únicamente cada que sea necesario.
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en sus diferentes niveles, para ver el grado de eficacia, eficiencia y economía en la ocupación de los recursos así podemos concluir que los principales problemas del GAD de Paccha se dan porque las autoridades no ha ejecutado ni preocupado por establecer políticas, estrategias y controles que permitan alcanzar los objetivos del GAD, así como la implementación de un código de ética donde los servidores puedan conocer sus derechos y responsabilidades dentro de la entidad. Además, se pudo evidenciar que la falta de procesos que guíen el accionar de los funcionarios, está ocasionando que los mismos no puedan cumplir sus funciones de manera eficiente. La mala gestión que se ha venido dando por parte de las autoridades responsables ha provocado que el GAD no obtenga los recursos necesarios para ejecutar las obras planificadas dentro de un periodo establecido, por la falta de justificativos presentados por la máxima Autoridad.
Según (Carrera, 2015) tesis titulada “Auditoría de Gestión al área de tesorería en la administración pública del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia Rural Guayas. Año 2012”, con su objetivo general fue de desplegar una Auditoría de Gestión que examine las disposiciones legales y reglamentarías aplicadas al área de tesorería de la administración pública del Gobierno Autónomo descentralizado de la Parroquia rural Guayas, año 2012, se pudo determinar que las leyes, normas y reglamentos regulan todas las actividades y operaciones necesarias para cumplir con los principios básicos de eficiencia y economía, por lo que sé concluye que se han cumplido con todas las funciones y responsabilidades de la persona a cargo del departamento de tesorería.
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1.2. Actualidad del Control de procesos y de la Auditoria de Gestión 1.2.1. Control de procesos
Control
Es la medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren, y se relaciona estrechamente con la función de planear; de hecho, algunos autores sobre administración consideran que estas funciones no pueden separarse, aunque es sensato distinguirlas conceptualmente y por ello ser analizan de manera independiente en las partes segunda y sexta del libro; sin embargo, planear y controlar pueden considerarse como unas tijeras que no funcionan a menos que cuenten con sus dos hojas. (Koontz, Weirhrich, & Cannice, 2012, pág. 496)
El control implica las etapas de establecimiento de estándares, medición de resultados, corrección y retroalimentación, así como el ejercicio de los principios de excepción, función controlada, desviaciones, oportunidad, equilibrio y de los objetivos. (Lourdes, 2015, pág. 184)
Proceso
Es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico. Los procesos son mecanismos de comportamiento que diseñan los hombres para mejorar la productividad de algo, para establecer un orden o eliminar algún tipo de problema. (Lourdes, 2015, pág. 184)
Como bien conocemos la administración es un proceso que por medio de estos se logran determinar objetivos previamente establecidos, mediante la ocupación del talento humano, recursos materiales, técnicos y financieros. Bien entonces un proceso administrativo es el conjunto de fases que a través de estas se efectúa la administración misma que se interrelación y forman un proceso.
10 Etapas del proceso administrativo
a) Planeación
Realizar estrategias y procesos para alcanzar las metas establecidas por la institución en un tiempo definido, dando claridad a las acciones a realizar.
Es una determinación de espacios futuros y un rumbo a donde se dirige la empresa, de los resultados que se intentan lograr para minimizar los riesgos y establecer las estrategias para así lograr la misión de la empresa con una mayor probabilidad de éxito.
La planeación es el proceso sistemático y estructurado para utilizar la inteligencia de la organización en la búsqueda de respuestas a preguntas vitales para su diseño, estructura, dirección y control, que considera la dinámica del cambio social tanto en el entorno como el escenario futuro.(Enrique, 2014, pág. 12)
Benjamín (2007) menciona que la planeación se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria de gestión para garantizar la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información, investigación preliminar, proyecto de auditoria, y que sea suficiente, pertinente y relevante. (Benjamin E. , 2007, pág. 13)
Importancia de Planeación
Se planea para hacer de forma efectiva lo más pronto y complejos cambios que caracterizaran el entorno interno y externo de las organizaciones.
Se planea para un mejor uso de todos los recursos, los cuales son limitados día a día. Se planea para minorar la incertidumbre y aclarar lo que es importante conseguir.
Componentes de la planeación:
Según Benjamín (2014) los componentes de la planeación son:
Visión: declaración fundamental de valores, logro de aspiraciones comunes, nivel de compromiso y espíritu de equipo.
Misión: enunciado que se constituye en guía de actuación que enlaza lo deseado con lo posible.
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Metas: unidades de medida que relacionan recursos y acciones con objetivos.
Estrategias: conjunto de compromisos y acciones integradas y coordinadas que se diseñan para explotar las competencias centrales y lograr una ventaja competitiva.
Procesos: conjunto ordenado de etapas que sistematizan e imprimen cohesiones a las acciones de la organización.
Políticas: guías básicas de carácter general que orientan las acciones para normar la gestión de una organización.
Procedimientos: técnica que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones.
Programas: agrupación de diversas actividades a las que se asigna tiempo y recursos para su realización.
Enfoques: forma de visualizar áreas de influencia que relaciona procesos con funciones. Niveles: definición del área de responsabilidad en función de la cadena escalar de autoridad. Horizonte: recurso para definir la espacialidad y temporalidad de las acciones de una
12 Tipos de Planeación
Planeación tradicional
Es una planeación que consiste en plantear objetivos para un determinado tiempo, en que los miembros de las organizaciones concretan diversos objetivos para llevarlos a cabo, una vez que ya comunican a todo el personal de la organización para así poder alcanzar los objetivos propuestos.
Planeación Estratégica
Esta planeación implica varios procesos de sistematización para definir el futuro de las organizaciones, mediante la plantación de estrategias que aprueben a las formaciones para el beneficio de sus objetivos y así llegar hacer una organización bien competitiva.
b) Organización
Consiste en determinar las tareas que pretenden hacer para lograr lo establecido, diseñar puestos y especificar funciones, realizar la estructura de la organización, en donde se debe reflejar quien rinde cuentas a quien, y donde se van a tomar decisiones, estableciendo procedimientos y asignando recursos.
La organización se refiere al proceso que parte de la especialización y división del trabajo para agrupar y asignar funciones a unidades específicas e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y jerarquía con el fin de contribuir al logro de los objetivos de comunicación a un grupo de personas. (Benjamin F. , 2014, pág. 12)
La organización también es la que agrupa y ordena las funciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo unidades administrativas, designando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquías, creando además las relaciones de coordinación, en esta etapa se crean las relaciones jerárquicas, la autoridad, la responsabilidad y la comunicación para coordinar las diferentes funciones.
13 Importancia de la Organización
Suministra los procesos para que puedan desempeñar las actividades eficientemente. Disminuye costos e aumenta la productividad.
Disminuye la duplicidad de funciones.
Componentes de la Organización
Benjamín (2014) Explica los siguientes componentes:
Estructura organizacional: conformación orgánica de una entidad.
División y distribución de funciones: delegación de autoridad y responsabilidad en un individuo, grupo o unidad administrativa.
Cultura organizacional: conjunto de valores, actitudes, hábitos y supuestos que definen a una organización.
Recursos humanos: elemento más valioso de una organización.
Cambio organizacional: capacidad de emprender acciones con otra óptica para innovar valor.
Estudios administrativos: iniciativas para mejorar la dinámica organizacional. (pág. 12)
c) Dirección
(Benjamin F. , 2014) Dice que la dirección es el proceso de guiar y proveer de soporte necesario a las personas para que contribuyan con la eficacia al logro de las metas de la organización. (pág. 12)
Es un proceso que tiene concordancia con la motivación, la comunicación, el liderazgo, el trabajo en equipo, etc., con el plan de llevar a las personas al logro de los objetivos establecidos en la planeación.
Es la ejecución de todas las etapas del proceso administrativo mediante la conducción y orientación del factor humano, y el ejercicio del liderazgo hacia el logro de la misión y visión de la empresa.
Importancia de la Dirección
Ejecución de actividades
Comportamiento, actitudes y conductas adecuadas. Toma de decisiones.
14 Componentes de la Dirección
Liderazgo: poder de influencia sobre las personas para lograr que la acción se implemente de la mejor manera.
Comunicación: medio para transmitir información con un significado comprensible.
Motivación: recurso para generar conductas y hechos positivos para las personas y la organización.
Toma de decisiones: proceso estratégico para minimizar errores y maximizar resultados. (Benjamin F. , 2014, pág. 13)
d) Control
Benjamín (2014) Habla que el control es el proceso que utiliza una persona, un grupo o una organización para regular sus acciones y hacerlas congruentes con las expectativas definidas en los planes, metas y estándares de desempeño. (Benjamin F. , 2014, pág. 13)
Aunque es el último proceso su éxito depende de la calidad de los primeros, esto expresa que, si se tuvo una buena planeación, una buena organización y una buena dirección lo más seguro es que los controles sean positivos.
Este proceso consiste en establecer indicadores de gestión para evaluar y retroalimentar el desarrollo de las funciones en las organizaciones, mediante la prevención de información que les diga cómo están siendo desempeñando, con el propósito de establecer los ajustes necesarios para poder llegar a lograr sus objetivos.
Controlar es demostrar lo que se está haciendo de acuerdo con lo planeado, dirigido a los objetivos propuestos. Se debe controlar el manejo del dinero, del tiempo, la calidad, el desempeño de los trabajadores, etc.
Importancia del control
Sirve para comprobar la efectividad de la gestión. Promueve el aseguramiento de la calidad. Protege los activos de la empresa.
Establece medidas para prevenir errores, reducir costos y tiempo.
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Constituyen la base más importante para el adecuado control en las entidades y organismos tanto públicos como privados, ya que es justamente con la aplicación de cada uno de estos elementos básicos del control podemos evaluar cómo se está ejecutando la gestión administrativa y financiera de la institución. (Bolivar, 2016)
Componentes del control
Los componentes del control son:
Naturaleza: técnica para regular las acciones de una organización de acuerdo con las normas de desempeño establecidas.
Sistemas: termino de ejecución de los controles de acuerdo con los sistemas de trabajo. Niveles: manejo de los controles en distintos estratos jerárquicos.
Área de aplicación: nivel de delegación de controles en función de su área de influencia. (Benjamin F. , 2014, pág. 13)
1.2.2 Auditoría de Gestión Gestión
Comprende con todas las actividades organizacionales, con el proceso de coordinación de los recursos disponibles que se lleva acabo para establecer y alcanzar objetivos y metas en un tiempo programado.
Auditoría de Gestión
Es la acción de fiscalizar que se dirige a examinar y avaluar al control interno y la gestión, utilizando los recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando de acuerdo a los principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditoría examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes. (Manual de Auditoría (CGE), 2012)
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Esta auditoría tiene por finalidad verificar la oportunidad y conveniencia de los actos de Administración general, privilegiando la eficacia y la economía.
También la auditoria de gestión es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras o administrativas, efectuado por auditores profesionales con posterioridad a su ejecución con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar el informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones; y en el caso de examen de Estados Financieros, el correspondiente dictamen profesional.
En general con este concepto, la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, de auditoria de gestión, (LOCGE, 2015), en su articulo 21define a la Auditoria de Gestion como:
Es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditoría examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes.
La auditoría es un examen que se hace con posterioridad a su ejecución con el propósito de evaluar el grado de evaluar la gestión de la entidad y realizar un informe que contenga conclusiones y recomendaciones.
Según Maldonado (2014) dice lo siguiente acerca de las 5 E:
Eficiencia: consiste en lograr la utilización más productiva de bienes materiales y de recursos humanos y financieros.
Eficacia: es el grado en que los programas están consiguiendo los objetivos propuestos.
Economía: se refiere a los términos y condiciones conforme a los cuales se adquieren bienes y servicios en cantidad y calidad apropiadas, en el momento oportuno y al menor costo posible.
Ecología: podrá definirse como el examen y evaluación al medio ambiente, el impacto al entorno y la propuesta de soluciones reales y potenciales.
17 Importancia de Auditoria de Gestión
(Manual de Auditoría (CGE), 2012) La auditoría de gestión a las entidades y organismos del sector público, determina el grado de efectividad en el logro de las metas y objetivos programados, los recursos utilizados para alcanzar dichos resultados y el nivel de eficiencia.
(Manual de Auditoría (CGE), 2012) la importancia de la auditoria de gestión, se refleja también en las atribuciones de la Contraloría General del Estado, establecidas en el artículo 31, numeral 30 de la ley del Orgánica de la Contraloría General del estado, “pronunciarse sobre los aspectos de legalidad, economía, eficiencia, efectividad y transparencia en el empleo de los recursos y bienes públicos, humanos, materiales, financieros, tecnológicos, ambientales, de tiempo y sobre los recursos de la gestión institucional.”
La auditoría de gestión, es un examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos y metas; determinar el grado de economía y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos; y, el impacto socio-económico derivado de sus actividades.
En concordancia con este concepto general, la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, define a la Auditoría de Gestión como: “…la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditoría examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes…”
Según la Contraloría General del Estadorecalca la importancia de la auditoría de gestión, al decir que “Refleja el nivel real de la administración y la situación de la empresa; este examen es una herramienta para asesorar a la alta gerencia y asegurar la conducción oportuna hacia las metas propuestas en un entorno cambiante”
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permite determinar los niveles de eficiencia, eficacia y economía en los recursos humanos, materiales y financieros con el fin de mejorar la gestión empresarial.
Objetivos de Auditoria de Gestión
El objetivo de la auditoría de gestión es establecer si el trabajo de una institución, ente contable o la ejecución de programas y proyectos se ha realizado de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia.
De conformidad con lo establecido en el artículo 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, el fin de la auditoría de gestión es determinar si el desempeño de una institución, ente contable o la ejecución de programas y proyectos se ha realizado de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia; en concordancia con lo señalado y a efectos de la presente guía, consideramos los siguientes objetivos a alcanzar, en esta actividad de control:
Promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto de la gestión empresarial.
Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas.
Verificar el manejo eficiente de los recursos.
Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administración del patrimonio de la empresa.
Satisfacer las necesidades de la población.
En base a lo dicho anteriormente, se puede indicar que el plan de la auditoria de gestión es evaluar la eficiencia, eficacia y economía de la gestión de la institución. Mediante que los objetivos tienen que ver de qué manera va mejorando los niveles y por ende satisfacer las necesidades de la población.
19 Clasificación de las Auditorias
Las Auditorias financieras
Son aquellas que se encargan de revisar toda la información financiera de una institución para juzgar sobre la realidad de su contenido y sobre el cumplimiento de las normas contables. La información de esta naturaleza constituye todos los estados financieros, como son: balance general, estado de resultados, de cambios en la situación financiera, de cambios en el capital y de flujo de efectivo.
Las Auditorias no financieras
Estas son las que evalúan el desempeño de una institución, el comportamiento para verificar el cumplimiento del objetivo, así como las estrategias corporativas, funcionales y globales. Tipos de Auditoria
Entre los principales enfoques de Auditoria tenemos los siguientes: Auditoria Administrativa
Una auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempleo y perfilar oportunidades de mejora para innovar y lograr una ventaja competitiva sustentable.
Auditoría financiera
La Auditoría Financiera es aquella que emite un dictamen u opinión profesional en relación con los estados financieros de una unidad económica en una fecha determinada y sobre el resultado de las operaciones y los cambios en la posición financiera cubiertos por el examen la condición indispensable que esta opinión sea expresada por un Contador Público debidamente autorizado para tal fin.
20 Proceso de la Auditoria de Gestión
Grafico 2 Proceso de auditoria Elaborado por: Beatriz Armijos
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1.3. Actualidad ecuatoriana del sector donde se desarrolla el proyecto Mediante el Registro oficial No. 193 de octubre del 2000,
El Art. 1 que las juntas parroquiales rurales son organismos del Régimen Seccional Autónomo que ejercen el gobierno de las parroquias, orientados a propiciar el desarrollo equitativo y sustentable, a través de los mecanismos que le concede la ley y el presente reglamento.
El Art. 2 nos habla de que las juntas parroquiales rurales, gozan de autonomía administrativa; en tal sentido tienen capacidad para contratar, realizar adquisiciones, administrar bienes, establecer su estructura y nombrar el personal necesario para el desarrollo de su actividad.
Las juntas parroquiales rurales podrán administrar los bienes públicos de su circunscripción territorial que son de propiedad o uso de municipios, consejos provinciales y otras entidades, previo un convenio específico con éstas.
Estructura de las juntas parroquiales Organización
Cada una de las juntas parroquiales rurales podrá establecer la estructura orgánica y funcional que más se adecue a sus necesidades, realidad sociocultural y disponibilidad presupuestaria, bajo los principios de eficiencia y eficacia administrativa.
Estructura
La junta parroquial rural se estructura así;
Elaborado por: Beatriz Armijos Fuente: Sistema de Desarrollo y Planificación Grafico 3 Estructura de las Juntas Parroquiales
Estructura
A nivel directivo
A nivel administrativo
El nivel Operativo De las Juntas Parroquiales
22 El nivel directivo lo ejerce
El Presidente, el vicepresidente y los vocales de la junta y tienen como misión principal es realizar las tareas de planificación, conducción, coordinación, seguimiento, acompañamiento y evaluación de las políticas,
A nivel administrativo
Lo constituyen las unidades creadas por la junta parroquial con el objeto de cumplir las funciones de administración de los recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos entre otros, para la adecuada ejecución de las políticas emanadas por el Nivel Directivo; El nivel Operativo
Estará constituido por las unidades necesarias para ejecutar y cumplir con la misión y objetivos de la junta parroquial rural
Límite del gasto administrativo
La implantación de la estructura técnica, administrativa y gasto corriente de cada junta parroquial rural, no comprometerá recursos que excedan del 10% de su respectivo presupuesto anual.
No se aplicará a esta disposición los gastos que se realice para la planificación, el diseño, la gestión o ejecución de proyectos u obras emprendidos por la junta parroquial, en cumplimiento de su plan de desarrollo, siempre y cuando estos gastos se cubran con recursos propios.
Asamblea parroquial
Es el espacio de consulta, control y participación ciudadana de los habitantes de la parroquia con la junta parroquial, sin discriminación por razón de sexo, edad, raza, opción sexual, creencia religiosa o tendencia política. Sus resoluciones son moralmente vinculantes y socialmente exigibles para la junta parroquial y la comunidad.
Temas de consulta
La junta parroquial rural consultará a la asamblea todos los temas que considere necesarios y de importancia para la vida de la parroquia, entre otros:
Lineamientos para la elaboración del Plan de Desarrollo Parroquial.
Las prioridades que deban ser incluidas en el presupuesto anual y sus modificaciones. La solicitud a los organismos del Estado, para asumir nuevas competencias.
23 Objetivo:
Garantizar una provisión equitativa de bienes y servicios públicos, relacionados con las competencias exclusivas de cada nivel de gobierno autónomo descentralizado, a todos los ciudadanos del país, independientemente del lugar de su residencia, para lograr equidad territorial.
Las contribuciones voluntarias de la comunidad en dinero, trabajo o especie.
Integración, convocatoria y toma de decisión
Integrarán la Asamblea Parroquial todos los ciudadanos domiciliados en la parroquia en goce de sus derechos civiles y políticos, que consten empadronados en los correspondientes registros electorales de la última elección y que residan por lo menos un año en la parroquia y también se Integrarán además a la asamblea los representantes de cada una de las organizaciones sociales asentadas en la parroquia.
Una Asamblea Parroquial no podrá constituirse con un número menor a cien delegados, del cual la representación popular será al menos del 75% y el restante 25% representarán a las organizaciones sociales.
Recursos económicos de la Parroquia Clases de recursos
Recursos tributarios Recursos para los GAD
Transferencias a los GADS Parroquiales
Las transferencias que recibieron son GADS en el periodo es del 57% mayores que los entregados en años anteriores.
Transferencias por el Modelo de Equidad Territorial
Elaborado por: Beatriz Armijos
24 Monto total a transferir por el
MET GADS Parroquiales Rurales 6%
Presupuesto General del estado (PGE)
Monto A
Este monto entrega loS recursos que por ley se les
asignó a cada uno de los GAD en el año 2010.
Monto B
Se distribuye entre los GAD considerando criterios territoriales,
socioeconómicos y de
gestión.. Recursos para los GADS
Elaborado por: Beatriz Armijos Fuente: Sistema de Desarrollo y Planificación Grafico 5 Presupuesto General
Elaborado por: Beatriz Armijos Fuente: Sistema de Desarrollo y Planificación Grafico 6 Monto a Transferir
Los recursos por MET se distribuyen entre cada nivel de gobierno par que garanticen el pleno ejercicio de sus competencias exclusivas y la prestación de bienes y servicios de calidad a la ciudadanía.
Elaborado por: Beatriz Armijos
Fuente: Sistema de Desarrollo y Planificación Grafico 7 Presupuesto General
Presupuesto General del estado (PGE)
21% de Ingresos Permanentes
Son ingresos que se reciben de manera continua, periódica y previsible.
10% de Ingresos no Permanentes
25 Financiamiento a los GADS:
Son financiadas por lo menos con los mismos recursos que el gobierno central ha destinado históricamente para el ejercicio de las competencias, calculado en base al promedio de los últimos cuatro años.
Destino de los recursos:
Solo podrán utilizarse para financiar el ejercicio de las nuevas competencias que asuman los gobiernos autónomos descentralizados. No podrán duplicarse ni generar pasivos adicionales al gobierno central.
Ley 010 Fondo para el Eco desarrollo Regional Amazónico
Financiamiento de la ley 010: El Fondo para el Eco desarrollo Regional Amazónico se compone por los ingresos provenientes de US$ 1 por cada barril de petróleo que se extraiga en la región amazónica, y se comercialice en los mercados interno y externo.
Destino: Estas transferencias estarán orientadas al desarrollo humano y protección de la naturaleza y el ambiente, sin que esto implique la evasión de las responsabilidades de prevención, mitigación y reparación de los daños ambientales y sociales.
Distribución de los recursos de la ley 010
Elaborado por: Beatriz Armijos Fuente: Sistema de Desarrollo y Planificación Grafico 8 Total del fondo de la ley 010
Fondo para el Ecodesarrollo
Regional Amazónico
5%
26
CAPITULO II. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICOS 2.1. Metodología a emplear en el desarrollo de la investigación.
La investigación se realizará en el GAD Parroquial El Triunfo. Para poder llevar a cabo la auditoria de gestión para el adecuado control de los procesos, se realiza una extensa investigación para lo cual se basa en un enfoque cualitativo, ya que ha sido necesaria para recopilar la mayor cantidad de información, papeles de trabajo, evidencias y todos los datos necesarios con fin de presentar una solución a las problemas que tienen en el GADP, por tal razón se trata de motivar a la institución para el cumplimiento de los fines instituciones así como a la ejecución de evaluaciones y el control a los procesos administrativos, realizando de una mejor manera las actividades por parte de los funcionarios y así brindando un mejor servicio así los ciudadanos.
Para llevar a cabo la investigación se aplicará el alcance de investigación de campo de tal manera la información recolectada en la entidad sirva para analizar de manera sistemática la realidad de los problemas encontrados en el GADP. Esta investigación realizada servirá para la aplicación de los conocimientos obtenidos, así los resultados se evidenciarán de una forma organizada. Por otra parte, la Investigación descriptiva esta investigación nos permitirá describir la forma de como se establece la administración y permitirá estar al tanto de las actividades que realiza el GADPR El Triunfo, también se aplicará la investigación bibliográfica que permitirá el proceso de búsqueda de información y así determinar el conocimiento ya existente en las diferentes áreas.
Los métodos que se utilizarán en el desarrollo de la presente investigación serán: deductivo, inductivo, analítico y sintético.
Deductivo: ya que estas parten de leyes generales a leyes secundarias y a casos particulares a ser desglosadas y analizadas en busca de conocimientos científicos.se determinara su aplicación al problema planteado relacionado a la Auditoria de Gestión al GADPR El Triunfo, es así que se aplica la constitución, leyes, normas, reglamentos y disposiciones que midan la efectividad de la administración. La aplicación de este método Deductivo nos facilitará encontrar aspectos importantes dentro del análisis del objeto de estudio tales como: cantidad de elementos a estudiar, cantidad de información a recopilar y características de los elementos.
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permite conocer las particularidades de la gestión dentro de los procesos en el estudio para así poder analizar y evaluar las distintas actividades realizadas en el periodo a investigar, aquí se podrá empezar con el diseño, formulación, y aplicación de encuestas en la que permitirá recopilar información importante para realizar conclusiones.
Analítico: en este método es aplicado para la extracción de las partes de un todo con la finalidad de estructurarlos y analizarlos por separado, así se analiza las opiniones y características de cada uno de los funcionarios del GADPR El Triunfo. Este método se utiliza dentro todo el proceso de análisis de la gestión que se va a realizar en la entidad, mediante la aplicación de cuestionarios y programas que nos permita entender y explicar la información documentada con la evidencia correspondiente.
Sintético: Se lo aplica para resumir de una manera clara y precisa toda la información con el fin de poder elaborar el informe final y así facilitar conclusiones y recomendaciones del presente trabajo de investigación.
TÉCNICAS
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2.2. Procedimiento para la búsqueda y procesamiento de los datos 2.2.1. Población y Muestra
Este estudio se llevará a cabo a todos los funcionarios que laboran en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural El Triunfo.
Tabla 1 Personal del GADPR El Triunfo
CARGOS NOMBRES N° DE PERSONAL
Presidente Sr. Iván Quishpe 1
Vicepresidente Sra. Miriam Ávila 1
Primer Vocal Sr. Armando Naula 1
Segundo Vocal Sr. Jacinto Castro 1
Tercer vocal Sr. Cesar Díaz 1
Técnico de apoyo Dra. Inés Vacacela 1
Tesorero – Financiero Licda. Sara Copa 1
Secretaria Sra. Jocelyne Armijos 1
Asistente de Aseo Sr. William Cárdenas 1
Guía Turística Sra. Thalía Taco 1
TOTAL DE FUNCIONARIOS 10
Elaborado por: Beatriz Armijos Fuente: GAD Parroquial El Triunfo Población
29 Muestra
Debido al reducido número de población se trabajará con la totalidad de la población que son 10 personas que laboran en el Gobierno Autónoma Descentralizado Parroquial Rural el triunfo.
2.3. RESULTADO DEL ANÁLISIS APLICADO A LOS FUNCIONARIOS QUE TRABAJAN EN EL GADP RURAL EL TRIUNFO
Encuestas Realizadas
PREGUNTA N° 1. Tabla 2 Misión y Visión
PREGUNTA DESCRIPCIÓN ENCUESTADOS N° DE FRECUENCIA RELATIVA ¿El GAD Parroquial El Triunfo
tiene establecido la misión y visión, que permita comprender la razón de ser de la entidad y guiar las actividades que desarrollara la misma?
SI 10 100%
No 0 0
TOTAL 10 100%
Análisis e interpretación:
En la definición de la Misión y Visión del GAD Parroquial El Triunfo el 100%, indica que los mismos están claramente definidos e indicados a cada uno de los funcionarios para que puedan cumplir con las actividades institucionales.
30 PREGUNTA N°2.
Tabla 3 Objetivos con relación con la misión
PREGUNTA DESCRIPCIÓN N° DE
ENCUESTADOS FRECUENCIA RELATIVA ¿Existen objetivos
claramente definidos a corto, mediano y largo plazo?
SI 10 100%
NO 0 0%
TOTAL 10 100%
Análisis e interpretación
El grado de cumplimiento es del 100% según los encuestados dicen que, si se cumple en su totalidad, expresándose con opiniones diferentes.
PREGUNTA N°3.
Tabla 4 Orgánico funcional y estructural
PREGUNTA DESCRIPCIÓN ENCUESTADOS N° DE FRECUENCIA RELATIVA ¿Cuenta el GAD
Parroquial El Triunfo con un orgánico funcional acorde a la estructura orgánica de la entidad?
SI 8 80%
NO 2 20%
TOTAL 10 100%
Fuente: Encuestas GADP El Triunfo Elaborado por: Beatriz Armijos (2018)
31 Análisis e interpretación:
El 20% de los encuestados dan una respuesta negativa de la existencia de un orgánico funcional de acuerdo a la estructura orgánica de la institución, mientras que 80% de los encuestados están de acuerdo que el orgánico funcional es el acorde a la estructura orgánica del GAD Parroquial El Triunfo, esto nos dice que la mayoría está de acuerdo con la estructura orgánica de la institución.
PREGUNTA N°4.
Tabla 5 Funciones y responsabilidades de los servidores
PREGUNTA DESCRIPCIÓN ENCUESTADOS N° DE FRECUENCIA RELATIVA ¿Los servidores del
GAD Parroquial conocen las funciones y responsabilidades que
deben de cumplir?
SI CONOCEN 10 100%
NO CONOCEN 0 0%
TOTAL 10 100%
Análisis e interpretación:
El 100% de los entrevistados conoce de forma clara sus funciones y responsabilidades dentro del GAD Parroquial El Triunfo, demostrando que todos fueron contratados para realizar solo las funciones asignadas.
32 PREGUNTA N°5.
Tabla 6 Plan Estratégico
PREGUNTA DESCRIPCIÓN ENCUESTADOS N° DE FRECUENCIA RELATIVA ¿La institución, cuenta
con un plan estratégico, socializado y aprobado
por el Personal del G.A.D. Parroquial Rural
El Triunfo?
SI 8 80%
NO 2 20%
TOTAL 10 100%
Análisis e interpretación:
El 80% consideran que la entidad si cumple satisfactoriamente con la elaboración del plan estratégico, su socialización y aprobación por el Consejo del G.A.D. Parroquial El Triunfo, mientras que un 20% califica a esta gestión que no se cumple con los parámetros establecidos para la aprobación del mismo.
PREGUNTA N°6.
Tabla 7 Existencia del POA
PREGUNTA DESCRIPCIÓN N° DE
ENCUESTADOS FRECUENCIA RELATIVA ¿El GAD Parroquial El
Triunfo cuenta con un Plan Operativo Anual?
No Cuenta 10 100%
Si Cuenta 0 0%
TOTAL 10 100%
Fuente: Encuestas GADP El Triunfo Elaborado por: Beatriz Armijos (2018)
33 Análisis e interpretación:
El 100% de los encuetados emitieron una respuesta positiva sobre la existencia del plan operativo anual, lo que nos puede indicar que la institución cumple con los establecido en el código orgánico de organización territorial art.50 literal g. que el plan operativo anual servirá para alcázar los objetivos planteados.
PREGUNTA N°7. Tabla 8 Presupuesto
PREGUNTA DESCRIPCIÓN ENCUESTADOS N° DE FRECUENCIA RELATIVA ¿El GAD Parroquial El
Triunfo cuenta con un presupuesto?
SI 10 100%
NO 0 0%
TOTAL 10 100%
Análisis e interpretación:
La totalidad de la población encuestada, es decir, el 100% han respondido en forma positiva lo que indica que la institución recibe el presupuesto otorgado por el gobierno nacional establecido dentro de la Constitución de la República del Ecuador, el mismo que le permitirá tener independencia administrativa y económica.
34 PREGUNTA N°8.
Tabla 9 Aprobación del POA Y Presupuesto
PREGUNTA DESCRIPCIÓN ENCUESTADOS N° DE FRECUENCIA RELATIVA ¿El POA y el
Presupuesto, están debidamente aprobados
por las autoridades competentes y en los tiempos establecidos?
SI 6 60%
NO 4 40%
TOTAL 10 100%
Análisis e interpretación:
El 40% de los entrevistados nos da una respuesta negativa sobre el tiempo en que se aprueban el POA y los presupuestos, mientras que el 60% nos han respondido en forma positiva lo que demuestra que los presupuestos y el POA son presentados tiempos establecidos, es fundamental que tanto el presupuesto como el POA estén aprobados y presentado por las autoridades dentro de los tiempos establecidos para que sean ejecutados en forma oportuna y en beneficio de las comunidades.
PREGUNTA N°9.
Tabla 10 Manuales de procedimientos
PREGUNTA DESCRIPCIÓN ENCUESTADOS N° DE FRECUENCIA RELATIVA ¿La institución tiene manuales de
procedimientos para desarrollar sus actividades en las diferentes áreas?
SI TIENE 0 0%
NO TIENE 10 100%
TOTAL 10 100%
Análisis e interpretación: Fuente: Encuestas GADP El Triunfo Elaborado por: Beatriz Armijos (2018)
35
El 100% de los funcionarios dicen que no existen manuales de procedimientos disponibles en GAD Parroquial El Triunfo, ya que cada uno realiza sus funciones por realizarlas.
PREGUNTA N°10.
Tabla 11 Cumplir necesidades
PREGUNTA DESCRIPCIÓN ENCUESTADOS N° DE FRECUENCIA RELATIVA ¿La institución, tiene la
infraestructura, equipos y tecnología necesaria
para cumplir sus objetivos?
SI 9 90%
NO 1 10%
TOTAL 10 100%
Análisis e interpretación:
El 90% manifiestan que la entidad cumple aceptablemente con la infraestructura, equipos y tecnología necesaria para desarrollar cada una de actividades, mientras que el 10% califican que no cumplen con los equipos necesarios para realizar las actividades.
PREGUNTA N°11.
Tabla 12 Personal Necesario
PREGUNTA DESCRIPCIÓN ENCUESTADOS N° DE FRECUENCIA RELATIVA ¿Actualmente la entidad tiene
el personal necesario para cumplir con las actividades que
desarrolla la institución?
SI 8 80%
NO 2 20%
TOTAL 10 100%
Análisis e interpretación: Fuente: Encuestas GADP El Triunfo Elaborado por: Beatriz Armijos (2018)
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El 80% nos manifiestan que, si tienen el personal necesario para cubrir las principales áreas de trabajo, el 20% dicen que no tienen el personal necesario que por esos motivos una persona realiza actividades que no le corresponde hacer.
RESUMEN DE LAS PRINCIPALES INSUFIENCIAS
Los funcionarios de la institución manifestaron que el organigrama funcional de la entidad se encuentra distribuido de acuerdo a las necesidades que tienen en la institución, es decir que existe la distribución y capacidad para que el organigrama pueda ser reformado de acuerdo a las necesidades del personal, pero en la actualidad hay muchas exigencias de personal de apoyo pero no existen los recursos necesarios para poder realizar nuevas contrataciones, es por eso que los funcionarios que laboran en la institución deben de realizar varias funciones.
Es necesario que aparte de las evaluaciones que realizan entes externos a la entidad, se proceda a evaluar internamente el trabajo de cada uno de los funcionarios para conocer si hay problemas o presenten anomalías, en las funciones desempeñadas por los funcionarios contribuyan al desarrollo de la entidad, para el cumplimiento de metas y objetivos.
Se dice que se ha socializado de manera efectiva a los trabajadores acerca de los fines institucionales, por lo cual ellos conocen la misión, visión, objetivos y estrategias que la entidad realiza a favor de cumplir las metas que desea alcanzar. Todo el trabajo que se realiza en el GADP El Triunfo se lo realiza a favor de los ciudadanos tratando de cumplir con todas las exigencias que piden para satisfacer las necesidades de la sociedad.
Se pudo observar que la base legal, normativas, reglamentos y procedimientos, fueron socializados a todos los funcionarios y trabajadores de la institución para su adecuado cumplimiento y en la ejecución de las actividades que realizan con transparencia dirigidos a cumplir con las metas establecidas por la institución.
37
institución, e incluso realizar los adecuados procesos en cada actividad para el adecuado cumplimiento de los objetivos.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES
Los procesos no se realizan de acuerdo a los pasos que se deben seguir y con el personal responsable de este cargo.
La institución no realiza informes de cumplimiento, lo que es importante para medir la gestión institucional.
En la institución no existe el adecuado personal para realizar las distintas funciones en el área administrativa, el presupuesto es mínimo para ser ejecutado en el gasto corriente y de inversión, por eso no existe la adecuada distribución de las funciones a los empleados.
RECOMENDACIONES
Evaluar las actividades que ejecutan los funcionarios, para ver si existe la necesidad de contratar personal de apoyo para las distintas áreas.
Analizar los pasos necesarios que se deben realizar para cumplir con los procesos que son realizados en la institución, asignar a cada uno de los funcionarios sus responsabilidades directas.
Efectuar la realización de informes de cumplimiento para determinar las actividades que se realizan en la institución.
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CAPITULO III PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA 3.1. Metodología para la aplicación de la Auditoría de Gestión Para la ejecución de la propuesta se ha tomado en cuenta las fases de la auditoria de gestión del manual de la Contraloría General del Estado.
Fase I
Planificación Preliminar Visita de observación entidad Revisión archivos papeles de trabajo
Evaluación de la estructura del control interno Definición de objetivos y estrategias de auditoría
Fase II Planificación
Análisis información y documentación
Evaluación de control interno por componentes Determinación de niveles del riesgo
Elaboración de programas de trabajo
Fase III Ejecución Aplicación de programas
Preparación de papeles de trabajo Diseño de hallazgos por componente
Fase IV
Comunicación de resultados Redacción borrador de Informe
Conferencia final, para lectura de Informe. Obtención criterios entidad