UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES-SANTO DOMINGO
FACULTAD SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA
PROYECTO DE EXÁMEN COMPLEXIVO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y
FINANZAS C.P.A
TEMA:
CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CARTERA EN LA SOCIEDAD PEQUEÑOS COMERCIANTES “UNIÓN Y PROGRESO” DE LA PROVINCIA DE
SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
AUTORA: TOAPANTA OÑA DIANA MARIBEL
ASESOR: ING. PAREDES CRUZ RENATO ESTUARDO, MGS.
AMBATO–ECUADOR
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN:
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado por la señorita TOAPANTA OÑA DIANA MARIBEL, estudiante de la carrera de Contabilidad Superior y Auditoría, CPA, Facultad de Sistemas Mercantiles, con el tema “CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CARTERA EN LA SOCIEDAD PEQUEÑOS COMERCIANTES “UNIÓN Y PROGRESO” DE LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los Andes -UNIANDES-, por lo que apruebe su presentación.
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, DIANA MARIBEL TOAPANTA OÑA, estudiante de la carrera de Contabilidad Superior y Auditoría, CPA, Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORIA Y FINANZAS CPA, son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.
DERECHOS DE AUTOR
Yo, DIANA MARIBEL TOAPANTA OÑA, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultaría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella;
DEDICATORIA
A Dios, por ser quien guía mi camino, para cumplir con mis objetivos.
A mis padres por inculcarme valores y brindarme su apoyo incondicional.
Por su esfuerzo su ayuda moral, económica y estar pendientes de mí en todo momento.
A mi amor Luis Calle por brindarme apoyo incondicional para mi continua superación académica.
A mis hermanos y hermanas por darme su cariño y apoyo incondicional.
AGRADECIMIENTO
A Dios, por darme fuerzas para lograr culminar mi carrera y por haber puesto en mi camino a aquellas personas que han sido mi soporte, compañía durante todo el período de estudio y lograr cumplir mis sueños.
A mis padres por los ejemplos de perseverancia y constancia que me han infundado, por el valor mostrado para salir adelante y por su amor.
Porque creyeron en mí dándome ejemplos dignos de superación y entrega, quienes a lo largo de mi vida han velado por mi bienestar y educación siendo mi apoyo en todo momento.
Con todo mi amor y cariño a mi amado Luis Calle, por ser mí impulso a culminar con mi proyecto de tesis.
ÍNDICE GENERAL
Contenido pág. APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD DERECHOS DE AUTOR
DEDICATORIA AGRADECIMIENTO ÍNDICE GENERAL ÍNDICE GRÁFICOS ÍNDICE TABLAS
RESUMEN EJECUTIVO Abstract
INTRODUCCIÓN ... 1
a) Tema: CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CARTERA EN LA SOCIEDAD PEQUEÑOS COMERCIANTES “UNIÓN Y PROGRESO” DE LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS. ... 1
b) PROBLEMA QUE SE VA INVESTIGAR. ... 1
Antecedentes Investigativos. ... 1
Situación Problémica. ... 2
Problema Científico. ... 3
Identificación de la Línea de Investigación. ... 3
Delimitación del Problema. ... 3
c) JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD, ACTUALIDAD E IMPORTANCIA DEL TEMA. ... 3
d) Objetivos ... 4
Objetivo general: ... 4
Objetivos Específicos. ... 4
Idea a Defender ... 5
Variables de la Investigación ... 5
e) FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA – CONCEPTUAL DE LA PROPUESTA. ... 5
1.1. Origen y evolución de la investigación. ... 5
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación. ... 6
1.2.1. Auditoria. ... 6
1.2.2.1. Objetivos de control. ... 7
1.2.2.2. Elementos del control interno. ... 9
1.2.2.3. Modelo de control interno - coso I y II. ... 9
1.2.3. Gestión de cartera. ... 14
1.2.3.1. Crédito. ... 14
1.2.3.1.1. Funcionamiento ... 14
1.2.3.1.2. Formalización de los Créditos ... 14
1.2.3.1.3. El crédito a clientes como inversión ... 15
1.2.3.2. Los Riesgos y costos del Crédito ... 15
1.2.3.2.1. Riesgo Empresarial. ... 15
1.2.3.2.2. Riesgo e incertidumbre ... 16
1.2.3.2.3. El riesgo de crédito a clientes como inversión a corto plazo. ... 16
1.2.3.2.4. Los determinantes básicos del riesgo del crédito comercial ... 17
1.2.3.5. Principios fundamentales de la gestión de riesgo comercial ... 17
1.2.3.2.6. Costo financiero provocado por la morosidad de clientes ... 19
1.2.3.2.7. La política de crédito ... 20
1.2.3.2.8. Los objetivos de la política de créditos y cobros ... 21
1.2.3. Gestión de cartera. ... 21
1.2.4.1. Diferentes formas de cobranzas. ... 22
1.2.4.2. Política de cobranza. ... 24
1.2.4.3. Diversificación del crédito. ... 25
1.2.4.4. Diversificación de deudores ... 25
f) LA METODOLOGÍA. ... 26
2.1. Procedimiento Metodológico. ... 26
2.1.1. Modalidad de investigación. ... 27
2.1.2. Tipo de investigación. ... 28
2.1.2.1. Investigación de campo. ... 28
2.1.2.2. Investigación bibliográfica. ... 28
2.1.3. Población y Muestra. ... 28
2.1.3.1. Población. ... 28
2.1.3.2. Muestra. ... 28
2.1.4. Métodos, técnicas e instrumentos. ... 29
2.1.4. 1. Métodos: ... 29
2.1.4. 1.1. Método Inductivo – Deductivo. ... 29
2.1.4. 1.2. Método Analítico – Sintético. ... 30
2.1.4. 2.1. Observación. ... 30
2.1.4. 2. 2. Encuesta. ... 30
2.1.4. 3. Instrumentos. ... 30
g) PROPUESTA. ... 35
3.1. Sistema de Control interno para mejorar la gestión de cartera en la sociedad pequeños comerciantes “Unión y Progreso” en la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas. ... 35
3.2. Desarrollo de la propuesta. ... 35
3.2.1. Justificación de la propuesta. ... 35
3.2.2. Objetivo General ... 36
h) CONCLUSIONES. ... 61
RECOMENDACIONES. ... 62
i) Fuentes/Bibliografía: ... 63
Bibliografía ... 63 Datos personales:
ÍNDICE GRÁFICOS
ÍNDICE TABLAS
Tabla 1. Elementos de control interno ... 9
Tabla 2. Población ... 28
Tabla 3. Encuesta a empleados. ... 31
Tabla 4. Encuesta a socios ... 33
Tabla 5. Cuestionario de evaluación de control interno, créditos y cobranzas. ... 36
Tabla 6 Resultado de la Evaluación del control interno ... 40
Tabla 7 Manual estratégico de políticas de crédito y cobranzas ... 43
Tabla 8 Manual estratégico de políticas de crédito y cobranzas ... 44
Tabla 9 Manual estratégico de políticas de crédito y cobranzas ... 45
Tabla 10 Manual estratégico de políticas de crédito y cobranzas ... 46
Tabla 11 Manual estratégico de políticas de crédito y cobranzas ... 47
Tabla 12 Manual estratégico de políticas de crédito y cobranzas ... 48
Tabla 13 Manual estratégico de políticas de crédito y cobranzas ... 49
Tabla 14 Manual estratégico de políticas de crédito y cobranzas ... 50
Tabla 15 Manual estratégico de políticas de crédito y cobranzas ... 51
Tabla 16 Indicadores para medir la morosidad ... 53
Tabla 17 Clientes en mora ... 55
Tabla 18 Calificación del crédito ... 57
Tabla 19 Flujo-grama de proceso de cobro ... 59
RESUMEN EJECUTIVO
La presente investigación, tiene como propósito, ayudar a resolver el problema planteado
por medio de la propuesta de un Sistema de control interno que permita garantizar el
proceso de gestión de cartera confiable y seguir con sus operaciones, con controles adecuados que permitan mitigar los riesgos de morosidad y pérdida de liquidez y fluidez a la empresa; es importante tener políticas competentes, fehacientes e implementarlas en la organización, puesto que ayudara a salvaguardar los recursos de la sociedad PEQUEÑOS COMERCIANTES “UNIÓN Y PROGRESO”, en la ciudad de Santo Domingo.
La investigación está compuesta por tres capítulos, en el primer capítulo se hace referencia a las fuentes bibliográficas y referenciales que permiten entender los conceptos básicos que fundamentan científicamente la teoría de la propuesta.
El segundo capítulo, se basa en la aplicación de la metodología de investigación, presentando un diagnóstico de la sociedad PEQUEÑOS COMERCIANTES “UNIÓN Y PROGRESO”, a través de cuestionarios, para conocer el estado actual de la gestión que se efectúa en el Departamento de Crédito y Cobranza de la sociedad.
Abstract
This research intended to solve the problem raised by the proposal for a system of internal control that allows secure reliable portfolio management process and continue with their operations, with appropriate controls that mitigate the risks of delinquency and loss of liquidity and fluidity to the company; it is important to have competent, credible policies and implement them in the Organization, since it will help safeguard the resources of society PEQUEÑOS COMERCIANTES “UNIÓN Y PROGRESO”, in the city of Santo Domingo.
The research is composed of three chapters; the first chapter makes reference to the bibliographic sources and references them that allow us to understand the basic concepts that underlie the theory of the proposal scientifically.
The second chapter is based on the application of the methodology of research, presenting a diagnosis of the society PEQUEÑOS COMERCIANTES “UNIÓN Y PROGRESO”, through questionnaires, to learn about the current state of management which is done in the Department of credit and collections of the society.
1 INTRODUCCIÓN
a) Tema: CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CARTERA EN LA SOCIEDAD PEQUEÑOS COMERCIANTES “UNIÓN Y PROGRESO” DE LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
b) PROBLEMA QUE SE VA INVESTIGAR.
Antecedentes Investigativos.
La Sociedad Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO”, con sede social y de trabajo está ubicada en el terreno propio de la Sociedad, entre la avenida 29 de Mayo y Avenida 3 de julio, calle Cuenca, el 2 abril de 1975,se concedió como personería jurídica en el cantón de Santo Domingo de los Colorados, Provincia de Pichincha, estando dirigida su actividad empresarial a generar, transmitir, distribuir y comercializar de forma minorista los productos de primera necesidad a la sociedad santo domingueña y sus cantones aledaños, ofreciendo en sus instalaciones al interior en cada una de sus secciones: comidas, cárnicos, barros – cerámicas, abasto legumbres , frutas, etc.
La Sociedad Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO”, necesita Control interno ya que en la organización no lleva un control adecuado el cual hace que sus activos y la confiabilidad de sus datos contables no sean exactos, para ello se promoverá la eficiencia operación y fomentar adherencia a las políticas prescritas, el control interno tiene por objetivo salvaguardar y preservar los bienes de la empresa y evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización.
2
El presente tema investigativo se realiza a la sociedad Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO”, ubicada entre las calles 3 de julio, 29 de mayo y Cuenca en el Cantón Santo Domingo provincia de los Tsáchilas.
Después de una investigación de la tesis que reposan en el centro de documentación e investigación científica (C.E.D.I.C.) podemos afirmar que no existe un antecedente igual en la base de la universidad Autónoma de los Andes.
Sin embargo existen temas con similar contenido, como: Sistema de Control Interno y Gestión de Cartera de la Distribuidora Chorrera en la ciudad de Santo Domingo, realizado por Ing. Guerrero Ureña José Antonio.
Situación Problémica.
La Sociedad Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO” tiene sus inicios en los años de 1958, está ubicada en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, en la Av. 29 de Mayo y Cuenca, la actividad de esta sociedad empezó proporcionando servicio de consumo de primera necesidad para sus clientes, y actualmente ha incrementado con la venta de artesanías, gabinetes de belleza, restaurant, librería, juguería, entre otros.
En la actualidad la sociedad Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO” tiene la siguiente problemática:
No cuenta con políticas suficientes para sustentar los créditos que se realizan en la sociedad lo que repercute en su liquidez.
Los socios no pagan a tiempo sus créditos lo que provoca en la sociedad pérdidas en sus ingresos para invertir.
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La empresa no cuenta con manuales de procedimientos escritos en el área de crédito la cual hace que no haya un buen funcionamiento y selectividad de clientes y un mayor riesgo al otorgar el crédito y más aún en el seguimiento y control del mismo.
La empresa no tiene manuales de funciones para las personas que están a cargos del otorgamiento de los créditos lo que hace que no haya un control adecuado lo cual puede significar pérdidas tanto económicas como de los socios.
No cuenta con una evaluación de riesgos a los potenciales clientes para los créditos lo cual hace que no tenga un alto grado de confiabilidad en la inversión.
Problema Científico.
¿Cómo mejorar el Sistema Control Interno y la Gestión de Cartera para el proceso de cobro en la Sociedad Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO”?
Identificación de la Línea de Investigación.
La línea de investigación aplicada es la Auditoría, la cual está desarrollada y sustentada teóricamente.
Delimitación del Problema.
EL Objeto de Estudio: control interno
El Campo de Acción: cartera de crédito
c) JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD, ACTUALIDAD E IMPORTANCIA DEL TEMA.
Se considera que la investigación presente tiene una justificación técnica, por cuanto su
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interno de que permita garantizar el proceso de gestión de cartera confiable para seguir en
sus operaciones futuras y contribuyan al desarrollo operativo de la empresa.
Además se implantara controles adecuados que permitan mitigar los riesgos de morosidad y pérdida de liquidez y fluidez a la empresa; es importante tener políticas competentes, fehacientes e implementarlas en la organización, puesto que ayudara a salvaguardar los recursos de la empresa, sean manejados de una manera eficiente, capaz y sin perdidas económicas.
El correcto procedimiento de gestión de crédito beneficiará a la organización y a quienes se vincula en la sociedad “Unión y Progreso”, pues al mejorar la actividad económica se demostrará que su propuesta de gestión es eficaz. En el ámbito económico y financiero, se requiere buscar que los recursos sean beneficiosos para la entidad y sus clientes, obteniendo propuestas factibles para ambos.
El presente trabajo investigativo, tiene la finalidad de beneficiar a los directivos de la empresa y sus socios, brindando una adecuada gestión y eficiencia de igual manera me permite aplicar mis conocimientos adquiridos en la universidad, así como también el uso de la experiencia a través de las prácticas pre-profesionales.
d) Objetivos
Objetivo general:
Diseñar un Sistema de Control interno para mejorar la gestión de cartera en la sociedad Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO” en la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Objetivos Específicos.
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Diagnosticar la situación actual de la empresa en la que se pueda evidenciar la problemática planteada.
Proponer un Sistema de Control interno para mejorar la gestión de cartera en la sociedad Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO” en la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Idea a Defender
El diseño de un modelo de Sistema de control interno caracterizado por un ambiente de control adecuado, la evaluación de Riesgos que detecte errores; las actividades de control fundamentada en políticas; un sistema de información y comunicación para controlar los procesos, y; la supervisión y monitoreo de los mismos, mejorará la gestión de crédito de la Sociedad de Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO”, en Santo Domingo.
Variables de la Investigación
La Variable dependiente: Sistema de control interno.
La Variable independiente: Gestión cartera
e) FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA – CONCEPTUAL DE LA PROPUESTA.
1.1. Origen y evolución de la investigación.
El presente tema investigativo se realiza a la sociedad de pequeños comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO”, ubicada entre las calles 3 de julio, 29 de mayo y cuenca en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.
6
para el área de cobranza de la empresa, responde a la necesidad de un control de cartera que le permita el incremento de grado de economía, eficiencia y eficacia de los procesos de cobro.
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación.
El presente trabajo de investigación contiene los siguientes temas:
1.2.1. Auditoria.
Couto (2011) afirma “Examen sistemático o metódico: el examen que se va a realizar es una actividad planificada que sigue un proceso, un método determinado.
Examen independiente: la evaluación se realiza siguiendo un criterio independiente respecto al área auditada con el objeto de buscar la máxima objetividad e imparcialidad en las observaciones.” (p. 8)
Peña, (2014) afirma: “Es un sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc. Hoy en día la palabra auditoria se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica inmediata.” (p.5)
La Auditoria es un examen independiente que investiga, revisa, controla los procesos y obtiene evidencia suficiente, para dictaminar su criterio en el área auditada.
1.2.2. Control Interno.
7 De acuerdo a lo anterior, los objetivos básicos son:
- Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.
- Verificar la razonabilidad y la confiabilidad de los informes contables y administrativos.
- Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas. - Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.” (p.19)
Estupiñán Gaitán (2009) afirma: “El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de los componentes afecta sólo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo y permanente, en el cual más de un componente influye en los otros y conforman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes.
De esta manera, el control interno difiere por ente y tamaño y por sus culturas y filosofías de administración. Así, mientras todas las entidades necesitan de cada uno de los componentes para mantener el control sobre sus actividades, el sistema de control interno de una entidad generalmente se percibirá muy diferente al de otra.” (p.19)
El control interno, es un proceso multidireccional repetitivo, en la cual más de un componente interviene en los otros, para mantener un control sobre las actividades que conforman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes, del sistema de control interno.
1.2.2.1. Objetivos de control.
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son la consecución y el mantenimiento de una reputación positiva dentro del comercio y los consumidores, proporcionando estados financieros confiables a los accionistas, y operando en cumplimiento de las leyes y regulaciones.
Para este estudio, los objetivos se ubican dentro de tres categorías:
Operaciones, relacionadas con el uso efectivo y eficiente de los recursos de la entidad.
Información financiera, relacionada con la preparación de estados financieros públicos confiables.
Cumplimiento, relacionado con el cumplimiento de la entidad con las leyes regulaciones aplicables.
Esta categorización hace énfasis en aspectos separados del control interno, orientan multiplicidad de necesidades y pueden ser responsabilidad directa de ejecutivos diferentes y permiten distinguir lo que se puede esperar de cada categoría de control interno.
Un sistema de control interno se espera que proporcione una seguridad razonable para el logro de los objetivos relacionados con la confiabilidad de la información financiera y con el cumplimiento de leyes y regulaciones.
9 1.2.2.2. Elementos del control interno.
Estupiñán Gaitán (2009) afirma: El control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados. Se derivan de la manera como el control interno difiere por ente y tamaño y por sus culturas y filosofías de administración. Así, mientras todas las entidades necesitan de cada uno de los componentes para mantener el control sobre administración dirige un negocio, y están integrados en el proceso de administración. Tales componentes son:
a) Ambiente de control b) Evaluación de riesgos c) Actividades de control
d) Información y comunicación e) Supervisión y seguimiento. (p.27)
1.2.2.3. Modelo de control interno - coso I y II.
Tabla 1 Elementos de control interno
ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO.
Ambiente de
control.
Mantilla (2005) afirma “La esencia de cualquier negocio es su gente- sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la competencia- y el ambiente en que ella opera. La gente es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas descansan” (p.18).
Estupiñán Gaitán (2009) afirma: “Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del personal con respecto al control
Según, Estupiñán Gaitán (2009) “Control circundante es a base de los demás componentes de control a proveer disciplina y estructura para el control e incidir en la manera como:
Se estructuran las actividades del negocio.
Se asigna autoridad y responsabilidad.
Se organiza y desarrolla a la gente.
Se comparten y comunican los valores y creencias.
10 de sus actividades.
Es en esencia el principal elemento sobre el que se sustenta o actúan los otros cuatro componentes e indispensable, a su vez, para la realización de los propios objetivos de control” (p.27).
El ambiente de control, es el motor que dirige la entidad, estimula la actividad del personal con respecto al control de las actividades.
importancia del control. Integridad y valores éticos. Competencia.
Junta Directiva. Consejo de Administración y/o comité de auditoría.
Filosofía Administrativa y estilo de operación.
Otros factores que influyen el ambiente de control son: estructura organizativa, delegación de autoridad, responsabilidad, políticas y prácticas del recurso humano. (p.27-28)
Evaluación de
riesgos.
Mantilla (2005) afirma: “La entidad debe ser consiente de los riesgos y enfrentarlos. Debe señalar objetivos, integrados con ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades, de
manera que opere
concertadamente.
También debe establecer mecanismos para identificar, analizar, y administrar los riesgos relacionados” (p.18).
Estupiñán Gaitán (2009) afirma: “Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de
En toda entidad, es indispensable el establecimiento de objetivos para con ello identificar y analizar los factores de riesgos que amenaza su cumplimiento oportuno.
Estupiñán Gaitán (2009) afirma: Las categorías de los objetivos son las siguientes:
a. Objetivos de cumplimiento.- Están dirigidos a la adherencia a leyes y reglamentos, así como también a las políticas emitidas por la administración.
11 los objetivos y la base para determinar en la que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo, se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización como en el interior de la misma” (p.28).
Evaluación de Riesgos es la detección de las falencias las cuales deben ser mejoradas para el logro de los objetivos de la organización.
aquellos relacionados con la efectividad y la eficacia de las operaciones de la organización.
c. Objetivos de la información financiera. Se refieren a la obtención de información financiera contable. (p.29-30)
Actividades de
control.
Mantilla (2005) afirma: “Se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos para ayudar a asegurar que se están aplicando efectivamente las acciones identificadas por la administración como necesarias para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos de la entidad” (p.18).
Estupiñán Gaitán (2009) afirma: “Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están
Estupiñán Gaitán (2009) afirma. Tienen distintas características. Pueden ser manuales o computarizadas, administrativas u operacionales, generales o específicas, preventivas o detectivas.
Sin embargo, lo trascendente es que sin importar su categoría o tipo, todas ellas están apuntando hacia los riesgos (reales o potenciales) en beneficio de la organización, su misión y objetivos, así como la protección de los recursos propios o de terceros en su poder.
12 expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos” (p.32).
Las actividades de control están expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos que se desarrollan a través de toda la organización.
importantes no sólo porque en sí mismas implican la forma correcta de hacer las cosas, sino debido a que son el medio idóneo de asegurar en mayor grado el logro de los objetivos. (p.32-33)
Información y
comunicación.
Mantilla (2005) afirma: “Los sistemas de información y comunicación se interrelacionan. Ayudan al personal de la identidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones” (p.18).
Estupiñán Gaitán (2009) afirma: “Los sistemas de información están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden a uno o más objetivos de control. De manera amplia, se considera que existen controles generales y controles de ampliación sobre los sistemas de información” (p.34).
La información y comunicación, es necesario para disponer información adecuada y oportuna, capturar e intercambiar la información necesaria para
Estupiñán Gaitán (2009) afirma: Los elementos que integran este componente, son entre otros:
a. La información generada internamente así como aquella que se refiere a eventos acontecidos en el exterior, es parte esencial de la toma de decisiones así como en el
seguimiento de las
operaciones. La información cumple distintos propósitos a diferentes niveles.
13 conducir, administrar y controlar sus operaciones.
estratégica son un factor clave de éxito en muchas formas. c. Los sistemas (p.34-35). Supervisión y
Monitoreo
Mantilla (2005) afirma: “Debe monitorearse al proceso total, y considerarse como necesario hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente, cambiando a medida que las condiciones lo justifique” (p.18).
Estupiñán Gaitán (2009) afirma: “En general los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas circunstancias. Claro está que para ello se tomaron en consideración los objetivos, riesgos y limitaciones inherentes al control; sin embargo, las condiciones evolucionan debido tanto a factores externos como internos, provocando con ello que los controles pierdan su eficiencia” (p.37).
Son evaluaciones que se hace al proceso total para la identificación de controles débiles e insuficientes y así ir cambiando ágilmente las condiciones de acuerdo a como se verifique.
Estupiñán Gaitán (2009) afirma: La evaluación debe conducir a la identificación de los controles débiles, insuficientes o innecesarios, para promover con el apoyo decidido de la gerencia, su robustecimiento e implementación.
Esta evaluación debe llevarse a cabo de tres formas: durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la organización; de manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades (incluidas las de control) y mediante la combinación de las dos formas anteriores (p.38).
14 1.2.3. Gestión de cartera.
1.2.3.1. Crédito.
Brachfield (2009) “La posibilidad de obtener dinero, bienes o servicios sin pagar en el momento de recibirlos a cambio de una promesa de pago realizada por el prestatario de una suma pecuniaria debidamente cuantificada en una fecha en el futuro.
Por consiguiente en el crédito comercial o Interempresarial es la venta de bienes o servicios mediante un acuerdo entre proveedor y cliente de aplazar el pago del intercambio comercial a una fecha determinada en el futuro.” (p.20)
Crédito es otorgarle una cierta cantidad de dinero a cambio de una promesa de pago en un tiempo determinado. Una de las partes hace el préstamo y la otra recibe.
1.2.3.1.1. Funcionamiento
Brachfield Pere (2009) afirma: “Para el crédito comercial significa obtener bienes y servicios de forma inmediata a cambio de haber contraído la obligación de pagarlos en un plazo posterior.” (p.21).
El crédito, permite a un comprador satisfacer sus necesidades actuales a pesar de no tener liquidez a cambio de ello contrae una obligación de pago en un plazo determinado.
1.2.3.1.2. Formalización de los Créditos
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Las promesas de pago pueden ser verbales o escritas; en este último caso los compromisos se pueden documentar en letras de cambio, pagares, cheques, o reconocimientos de deuda. Las formalizadas en documentos cambiarios siempre tendrán mayor garantía jurídica.” (p.21)
Los créditos se pueden ser formales mediante contratos entre comprador y vendedor, o informal cuando no se firma ningún contrato, los contratos también pueden ser privados o públicos la cual interviene un fedatario público.
1.2.3.1.3. El crédito a clientes como inversión
Brachfield Pere (2009) afirma: “El precepto que han de seguir las empresas es que el crédito comercial es una inversión y por lo tanto como toda inversión debe proporcionar una rentabilidad adecuada al riesgo asumido. Por tanto solo se puede vender a crédito si la operación es rentable y el acreedor tiene un nivel suficiente de seguridad de que se cobrará al vencimiento de las facturas” (p.28).
El crédito comercial es una inversión y como toda inversión proporciona una rentabilidad adecuada al riesgo asumido y por tanto solo se puede vender a crédito si la operación es rentable.
1.2.3.2. Los Riesgos y costos del Crédito
1.2.3.2.1. Riesgo Empresarial.
Brachfield Pere (2009) afirma: “La probabilidad de que ocurra un suceso que impida obtener el resultado esperado en la realización de un negocio. Dicho de otra forma, riesgo es la contingencia de sufrir una pérdida económica en el desarrollo de cualquier tipo de actividad empresarial que en teoría habría de suponer la obtención de un lucro” (p.38).
16 1.2.3.2.2. Riesgo e incertidumbre
Brachfield, Pere (2009) afirma: “El riesgo es inherente al funcionamiento de cualquier empresa y está motivado por la incertidumbre de lo que pueda pasar en un futuro. Por todo ello la empresa debe analizar, evaluar y minimizar los riesgos para poder cumplir sus objetivos, de manera que la gestión de riesgos es una de las funciones clave de la actividad empresarial. Las empresas han de reducir los riesgos o transmitirlos pagando un costo a terceros. (p.38),
El riesgo es inherente a cualquier actividad de la empresa y está motivado por la incertidumbre por lo que pueda pasar a futuro por ello las empresas han de evaluar y reducir riesgos para cumplir con sus objetivos.
1.2.3.2.3. El riesgo de crédito a clientes como inversión a corto plazo.
Brachfield Pere (2009) afirma: “Las partidas de clientes deben ser consideradas como una inversión a corto plazo productiva, y dicha inversión ha de ser evaluada con criterios de rentabilidad como el resto de activos. Por lo tanto la inversión en créditos comerciales debe proporcionar siempre unos beneficios y una rentabilidad.
En la concesión de créditos hay un concepto bipolar de beneficios y costos puesto que la inversión en créditos a clientes siempre debe hacerse buscando equilibrio entre el aumento de los beneficios obtenidos por las ventas con pago aplazado y el incremento de los costos que genera el crédito.
Los beneficios vienen determinados por el incremento de la ganancia producida por el crecimiento de las ventas ya que al dar facilidades de pago se obtienen mayores ingresos. Los costos están materializados por:
Las pérdidas de cuentas incobrables y morosas.
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Los gastos administrativos de la gestión de cobro.
Los costos de oportunidad al no poder emplear los recursos en otras inversiones alternativas.” (p.41)
El crédito como inversión debe ser evaluado con criterio de rentabilidad en los clientes, siempre debe hacerse buscando equilibrio entre el aumento de los beneficios obtenidos por las ventas con pago pendiente y el incremento de los costos que genera el crédito.
1.2.3.2.4. Los determinantes básicos del riesgo del crédito comercial
Brachfield Pere (2009) “Los determinantes básicos del riesgo de una transacción comercial con pago diferido son:
El importe del crédito concedido.
El plazo de pago acordado.
La solvencia del cliente.
El medio de pago escogido.
El marco contractual de la operación.” (p.41-42).
1.2.3.5. Principios fundamentales de la gestión de riesgo comercial
Brachfield Pere (2009) afirma: “A continuación se relacionan una serie de principios básicos en la gestión del riesgo de crédito Interempresarial, que las empresas deben tener siempre en cuenta a la hora de entrar en riesgo con clientes.” (p.43).
18
2) Vender a crédito y cobrar no precisamente realiza beneficios, si no gestionan debidamente las ventas a crédito pueden provocar pérdidas debido a los intereses de financiación y gastos de gestión.
3) Enviar la factura a tiempo al cliente no significa precisamente cobrar la factura el día de su vencimiento.
4) Recibir un material por parte de pago no es igual a cobrar; el cobro se materializa con el buen fin del documento.
5) Ingresado el documento de pago, hay que esperar el resultado de cobro y la fecha para disponer del dinero.
6) A mayor influencia sobre los equipos comerciales para lograr un rápido incremento de ventas, mayor riesgo de morosidad.
7) El dinero con el tiempo pierde valor, no dejar para mañana el cobro que se puede hacer hoy.
8) El riesgo de insolvencia o de morosidad de una transacción comercial que transcurre entre la realización de la operación mercantil y la fecha de reembolso, cuanto más tiempo transcurre, mayor es el riesgo de crédito.
9) El riesgo de crédito de una venta con pago aplazado solo se termina cuando el proveedor tiene el dinero.
10)Cuanto más rápidamente se cobra una operación comercial más rentable se vuelve la venta.
19
12)La protección jurídica de las transacciones mercantiles (firma de contrato, cedula, documentos mercantiles) es un requisito pero no es suficiente para otorgar un aplazamiento de pago; en caso de que un cliente no sea suficientemente solvente o tenga un historial de pagos negativos una buena documentación que otorgue garantías jurídicas (contrato, documentos cambiarios) no basta por sí sola para conceder el crédito. En estos casos haría falta un aval solvente.
13)La inversión en créditos comerciales siempre debe proporcionar beneficios adecuados y rentabilidad. Si la operación no proporciona beneficios o rentabilidad muy baja es mejor buscar otras alternativas, ya que existe cierto nivel de riesgo.
14)En caso de que el futuro cliente no tenga un nivel mínimo de confianza es mejor renunciar a la venta a crédito que asumir el riesgo. Solo se puede conceder el crédito si se tiene una seguridad suficiente de cobrar la operación.
15)Si un cliente no merece crédito, es mejor plantearle alternativas como descuentos por pago al contado, o pedirle garantías de cobro (avales, fianzas).
16)No hay q ceder a presiones comerciales y concederles crédito a un cliente insolvente o mal pagador, es mejor perder la venta si no ofrece garantías suficientes que cubran el riesgo.
1.2.3.2.6. Costo financiero provocado por la morosidad de clientes
20
Consiguientemente la empresa proveedora tiene un saldo de clientes que sigue en el realizable, pasado el vencimiento de cobro, y que debe continuar financiando con recursos en la mayoría de los casos tienen su origen en el exigible a corto con costo. Y si la empresa ha financiado sus créditos a clientes con créditos bancarios a corto, el costo financiado adicional que provoca la morosidad del cliente a la hora de pagar la factura, disminuirá considerablemente el beneficio esperado por la venta. Por consiguiente cuanto más tarde el cliente en pagar el débito comercial, más onerosa resultara para el proveedor la financiación de esta partida.
Para calcular el costo que supone el retraso en el pago de una factura se puede utilizar la siguiente ecuación basada en el interés simple.
Costo de morosidad= Importe crédito en mora x (días de atraso/360) x costo de los recursos. ” (p.62)
El costo financiero por morosidad de los clientes, suelen ser el elevados y disminuyen considerablemente el beneficio esperado por el negocio.
1.2.3.2.7. La política de crédito
Brachfield, Pere (2009) afirma: “Una política de empresa es la forma como quiere la compañía que se haga las cosas en lo relativo al crédito de clientes, los criterios que se van a utilizar para tomar decisiones así como los objetivos de crédito que se han d alcanzar cuantificados en cifras. Las políticas de crédito sirven para facilitar que los empleados tengan una pauta de trabajo para conseguir los mejores resultados en la gestión del crédito comercial.
21
Este decálogo debe indicar lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer con relación a la concesión de créditos.” (p. 86-87)
Las políticas de créditos en una empresa sirven para proporcionar, mejores resultados en la gestión del crédito comercial y que los empleados tengan una pauta de trabajo para que así se logre los objetivos esperados en la organización.
1.2.3.2.8. Los objetivos de la política de créditos y cobros
Brachfield Pere (2009) “Control y seguimiento de los riesgos comerciales en curso deben ser constantes. Una demora en la detección del incumplimiento de las obligaciones de los deudores puede conducir a que cuando se quiera recuperar el impagado, la solvencia del deudor ya este demasiado deteriorada y le sea imposible pagar.
La política de crédito y cobranza protegen la inversión de la empresa en cuentas de clientes y evitaran descuidos en la detección de problemas de solvencia.
Objetivos principales de la política de créditos y cobros son:
Seleccionar mediante una adecuada información los clientes de la empresa, discriminando negativamente a los insolventes.
Minimizar los riesgos de las operaciones comerciales asegurando la solvencia actual y futura de los clientes.
Mejor cualitativamente las ventas a crédito garantizando el cobro de todas las operaciones mercantiles.” (p.90)
Los objetivos de la política de crédito, es verificar que el deudor tenga solvencia de pago, dar seguimientos a los riesgos comerciales para proteger la inversión de la empresa.
1.2.3. Gestión de cartera.
22
empresas deben tener mecanismos para gestionar adecuadamente los créditos a clientes, sino que también las PYMES deben adoptar la función de prevenir y gestionar los riesgos de impagados. Además hay que descartar la falsa idea que existe que la gestión de riesgo del crédito empresarial solo se debe realizar cuando la crisis golpea a las empresas o en épocas de recesión económica. La correcta gestión del crédito comercial se debe hacer siempre y no únicamente cuando la coyuntura económica es desfavorable.” (p.91)
La gestión de cartera debe ser de suma importancia en las empresas pequeñas y grandes para prevenir futuros riesgos de clientes impagados. Las empresas deben tener un mecanismo para gestionar adecuadamente los créditos a clientes y no solo cuando el enlace económico es perjudicial.
1.2.4.1. Diferentes formas de cobranzas.
Cupelli Rodolfo (1980) afirma: “La Cobranza puede asumir diversas formas en función del tipo de empresa que se trate, de las características de los deudores, de la radicación de los montos a cobrar, del volumen de operaciones, etc.
Es probable que en una empresa se puedan aplicar más de un tipo de Cobranza para lograr la cancelación de los créditos.
a. Cobranza por cobradores:
En este caso, personal de la empresa sale a efectuar la Cobranza directamente en el domicilio del deudor. Allí se percibe el dinero, los cheques o los pagarés que firma el deudor. De este tipo de Cobranza se desprenden otras variantes:
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• Cobranza por agencia: en este caso el deudor también es visitado en su domicilio. La diferencia radica en que la Cobranza es realizada por alguna empresa dedicada especialmente a prestar ese servicio y que fue contratada con ese fin.
b. Cobranza por correspondencia:
El deudor envía por correspondencia el importe de su obligación. Normalmente el deudor envía un cheque de manera tal que elimine cualquier riesgo por extravío o sustracción del valor.
c. Cobranza en Caja:
En este caso es el cliente quien se traslada hasta la empresa para realizar el pago de su deuda. Esta forma suele emplearse en los comercios minoristas que venden sus mercaderías a crédito, generalmente cancelables al cabo de un número determinado de cuotas.
d. Cobranza por depósito bancario:
En algunos casos, el deudor efectúa su pago depositando el importe adeudado en la cuenta corriente bancaria del acreedor. Generalmente en estos casos se usa un modelo de boleta de depósito especial que tiene una copia más que la habitual. Esa copia demás queda en poder del banco, quien la hace llegar a su cliente para hacerle saber a éste de la Cobranza que se ha realizado.
e. Cobranza de documentos por medio de un banco:
24
fuera cancelado a su vencimiento, el banco puede encargarse del protesto del mismo.” (p.77)
Diferentes formas de cobranzas, para lograr la cancelación de los créditos para ello se debe conocer características de los deudores, radicación de los montos a cobrar, del volumen de operaciones, etc. Las siguientes son:
Cobranza por cobradores: el personal de la empresa va a cobrar directamente al deudor al lugar de trabajo y domicilio.
Cobranza por correspondencia: el deudor envía su obligación por correspondencia. Cobranza en Caja: el cliente paga su deuda en la empresa.
Cobranza por depósito bancario: El deudor efectúa su pago depositando el importe adeudado en la cuenta corriente bancaria del acreedor.
1.2.4.2. Política de cobranza.
“Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa están determinados por su política general de cobranza. Cuando se realiza una venta a crédito, concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza de que el cliente pague sus cuentas en los términos convenidos para asegurar así el margen de beneficio previsto en la operación. En materia de política crediticia se pueden distinguir tres tipos de políticas, las cuales son; políticas restrictivas, políticas liberales y políticas racionales.
a. Políticas restrictivas.
Caracterizadas por la concesión de créditos en períodos sumamente cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva. Esta política contribuye a reducir al mínimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversión movilización de fondos en las cuentas por cobrar.
b. Políticas Liberales.
25
establecimientos de períodos para el pago de las cuentas. Este tipo de política trae como consecuencia un aumento de las cuentas y efectos por cobrar así como también en las pérdidas en cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de política no estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades.
c. Políticas racionales.
Son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir un flujo normal de crédito y de cobranzas; se implementan con el propósito de que se cumpla el objetivo de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la inversión de la empresa.
Se conceden los créditos a plazos razonables según las características de los clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideración los cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable.” (2015: Internet)
La política de cobranza: Cuando se realiza una venta a crédito, a un determinado plazo para su pago, en los términos convenidos para asegurar así el margen de beneficio previsto en el ejercicio. En materia de política crediticia se pueden distinguir tres tipos de políticas, las cuales son; políticas restrictivas, políticas liberales y políticas racionales.
1.2.4.3. Diversificación del crédito.
Celis (2012) afirma“La pertenencia de las empresas es el resultado de combinar el cumplimiento de la misión que les da origen con las perspectivas de rentabilidad y crecimiento propias de la actividad empresarial. Es necesario para su preservación determinar que operaciones representan un riesgo y su magnitud” (p.154).
La rentabilidad de las empresas es el resultado de combinar el desempeño y trabajo que les da origen con las perspectivas de renta y crecimiento propias de la actividad empresarial.
1.2.4.4. Diversificación de deudores
26
pueden correr la misma suerte de sus deudores, cuando estos no tienen resultados satisfactorios.
Establecer límites por deudor representa el principal problema para algunas empresas, especialmente cuando estén concentrado en alguno de ellos gran parte de sus ventas. En este caso es posible que trate de ignorarse esta contingencia. Las disposiciones legales de algunos países regulan la concentración de riesgos, principalmente en el caso de los bancos, para proteger los ahorros de sus clientes.
La concentración de riesgos en deudores grandes limita a los negocios por atender a más clientes de menor tamaño por la por la escasez de recursos. De estos últimos podrían obtenerse mejores condiciones de operación y lograr mayor productividad.” (p. 154-155)
La diversificación de deudores grandes limita a los negocios por atender a más clientes de menor tamaño por la por la iliquidez de recursos.
f) LA METODOLOGÍA.
2.1. Procedimiento Metodológico.
El trabajo Investigativo de Control Interno y Gestión de Cartera de la Empresa Sociedad de Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO”, responde a la necesidad de un mejor Control interno y Gestión de Cartera que permita el incremento del grado de economía, eficiencia y eficacia de todos los procesos de cobro dentro de la empresa. Para cumplir el objetivo trazado se elaborara algunas propuestas la cual mejore el proceso de cobro.
27
Cuantitativa porque nos permite examinar los datos numéricos cuando se realiza las encuestas en este capítulo, y determina el porcentaje que permitió evidenciar el problema de gestión de cartera, para de esta manera sugerir la propuesta más idónea.
Está basado legalmente, mediante el acuerdo ministerial Nº 4526, de abril 2 de 1975, se concedió personería jurídica y se aprobó el estatuto social de la SOCIEDAD PEQUEÑOS COMERCIANTES “UNIÓN Y PROGRESO”, con domicilio en el cantón Santo Domingo de los Colorados, Provincia de Pichincha.
Deductivo.- porque se detallará todo el diseño de los cuestionarios de la metodología C.O.S.O.
2.1.1. Modalidad de investigación.
La Empresa Sociedad de Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO”, con sede social y de trabajo está ubicada en el terreno propio, entre las avenidas 3 de julio, 29 de mayo y Cuenca que lindera con las propiedades de las familias Morales y Moscoso, según consta en la escritura Pública en el Registro de la Propiedad del Cantón de Santo Domingo de los Colorados, que mediante Acuerdo ministerial N° 4526, de abril 2 de 1975, se concedió personería jurídica y se aprobó el Estatuto Social de la Sociedad de Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO”, con domicilio en el cantón de Santo Domingo de los Colorados.
28 2.1.2. Tipo de investigación.
2.1.2.1. Investigación de campo.
La investigación de campo porque se efectuará la recopilación de la información en la Sociedad de Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO”, al presidente y especialmente en el área financiera, es decir en el lugar donde se genera la información.
2.1.2.2. Investigación bibliográfica.
La investigación es bibliográfica porque nos ha permitido explorar lo escrito por los diferentes autores sobre el control interno y gestión de cartera, que corresponde al marco teórico de esta investigación, además se ha recogido varios informes existentes en los archivos de la Sociedad.
2.1.3. Población y Muestra.
2.1.3.1. Población.
La población para el presente en el caso investigativo se deberá tomar en cuenta a las personas que están involucradas en la organización, como: el Presidente, empleados del área financiera (3) y Socios (250).
Tabla 2 Población
Presidente 1
Empleados en el área financiera 3
Socios 250
Total de la Población 254
Fuente: “Unión y Progreso” Elaborado: Diana Toapanta
2.1.3.2. Muestra.
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área financiera, socios y directivo de la empresa. La fórmula que se utilizara se detalla a continuación.
Aplicación de la formula poblacional finita:
n = tamaño de la muestra Z = 1.96 ƍ = 0.50
N = 254 e = 0.05
n = 254 x 0.502 x 1.962
0.052 (254 – 1) + 0,502 x 1.962
n = 243.94 0.63 + 0.96
n = 243.94 = 153.14 1.59
n=154
2.1.4. Métodos, técnicas e instrumentos.
2.1.4. 1. Métodos:
2.1.4. 1.1. Método Inductivo – Deductivo.
30 2.1.4. 1.2. Método Analítico – Sintético.
El análisis de información referente a la morosidad de clientes, permite establecer la realidad que se esté dando y dar una correcta solución al problema de gestión de cartera de la sociedad.
El sintético permite la unión entre las partes analizadas y posibilita descubrir las relaciones esenciales y características generales entre ellas que se aplicó en el marco teórico y metodológico.
2.1.4. 2. Técnicas.
2.1.4. 2.1. Observación.
La observación, me permitirá obtener una mejor expectativa del funcionamiento de la sociedad “UNIÓN Y PROGRESO”, observar cada uno de los procesos, para así verificar las falencias o debilidades en la empresa en cuanto a su sistema de control y así poder aportar para su erradicación.
2.1.4. 2. 2. Encuesta.
La encuesta, se realizó a empleados en el departamento financiero para así obtener información referente a la gestión de cartera.
2.1.4. 3. Instrumentos.
31 ENCUESTA A EMPLEADOS
Tabla 3. Encuesta a empleados.
N° PREGUNTAS VARIABLES
VALORES
ANÁLISIS Fi Fr
1 ¿Cómo califica al proceso de cobranzas que tiene la empresa?
Excelente 0 0% El 67% de los funcionarios nos dicen que el proceso de cobranza es regular y el 33% bueno.
Muy bueno 0 0%
Bueno 1 33%
Regular 2 67%
TOTAL 3 100%
2
¿Existen políticas establecidas para otorgar crédito en la institución?
Si 1 33% El 67% de funcionarios nos
dice no existe políticas establecidas para otorgar crédito y el 33% que si existe políticas en la empresa.
No 2 67%
TOTAL 3 100%
3
¿La empresa verifica si el cliente tiene la posibilidad de pago?
Si 0 0% El 100% de funcionarios
dicen que no, verifican si el cliente tiene posibilidad de pago.
No 3 100%
TOTAL 3 100%
4
¿Se hace seguimiento después del crédito otorgado a los clientes?
Siempre 0 0% El 67% de los funcionarios nos indica que después del crédito otorgado muy rara vez le dan seguimiento al cliente y el 33% a veces.
A veces 1 33%
Muy rara vez 2 67%
Nunca 0 0%
TOTAL 3 100%
5
¿Debería cambiarse la política de crédito a los socios morosos?
Si 3 100% El 100% de los
funcionarios nos dicen que sí, deberían cambiarse la política de crédito a los socios morosos
No 0 0%
TOTAL 3 100%
6 ¿Hay personal
responsable del cobro a los clientes
morosos?
Si 1 33% El 67% de funcionarios nos
indica que no hay personal responsable del cobro a los clientes morosos y el 33% que si hay personal
designado para los cobros.
No 2 67%
TOTAL 3 100%
7 ¿Existe un manual de cobro para los
créditos?
Si 1 33% El 67% de funcionarios dice no, existe un manual de cobro para los créditos y un 33% dice que si hay un manual de cobro.
No 2 67%
32 8 ¿La institución cuenta
con información pertinente para otorgar créditos a los clientes?
Si 1 33% El 67% de funcionarios nos
expresa que no cuenta con información pertinente para otorgar créditos a los clientes y el 33% que si cuentan con información pertinente para los créditos.
No 2 67%
TOTAL 3 100%
9 ¿La empresa cuenta con funcionario de evaluación de riesgo?
Si 0 0% El 100% de funcionarios
nos expresa que no cuenta con funcionario de
evaluación de riesgo.
No 3 100%
TOTAL 3 100%
10 ¿Se han aplicado políticas para bajar la morosidad?
Si 1 33% El 67% de funcionarios nos
dice que no se han aplicado políticas para bajar la morosidad y el 33% que si se han aplicado políticas para la misma.
No 2 67%
TOTAL 3 100%
11 ¿Les solicitan colaboración por parte de la institución para generar ideas de mejorar el cobro de las deudas?
Siempre 0 0% El 100% de funcionarios nos dice que muy rara vez requieren colaboración la institución para generar ideas de mejorar el cobro
A veces 0 0%
Muy rara vez 3 100%
Nunca 0 0%
TOTAL 3 100%
Fuente: Encuestas
33 ENCUESTA A SOCIOS
Tabla 4. Encuesta a socios
N° PREGUNTAS VARIABLE
S
VALORES
ANÁLISIS Fi Fr
1 ¿Usted conoce cuales son los procesos de cobranza de los créditos?
Si 95 38% El 62% de socios nos dice que no conoce los procesos de cobranza de los créditos y el 38% que si conocen los procesos.
No 155 62%
Total 250 100% 2 ¿Con que frecuencia se
informa la morosidad de los créditos a los socios?
Mensual 0 0% El 96% de socios indican que cada semestre informa la morosidad de los créditos y el 4% que se informa anual la morosidad de créditos. Trimestral 0 0%
Semestral 240 96%
Anual 10 4%
Total 250 100%
3 ¿Conoce si hay políticas para los créditos por escrito en la sociedad?
Si 75 30% El 70% de socios dicen que no conocen las políticas de créditos por escrito y el 30 % que si hay por escrito las políticas.
No 175 70%
Total 250 100% 4 ¿Cómo califica al
proceso de cobranzas que tiene la empresa?
Excelente 0 0% El 52% de socios indican que el proceso de cobranza es regular, el 40% que es bueno y el 8% muy bueno.
Muy bueno 20 8%
Bueno 99 40%
Regular 131 52% TOTAL 250 100% 5 ¿Existen políticas
establecidas para otorgar crédito en la institución?
Si 90 36% El 64% de socios dicen que no hay políticas establecidas para otorgar crédito y el 36% que si hay políticas de crédito.
No 160 64%
TOTAL 250 100% 6 ¿La sociedad verifica
si el cliente tiene la posibilidad de pago?
Si 25 10% El 90% de socios indica que no verifican si el cliente tiene la posibilidad de pago y el 10 % que si se verifica que el cliente tenga posibilidades de pago.
No 225 90%
34 7 ¿Debería cambiarse la
política de crédito a los socios morosos?
Si 250 100% El 100% de socios dicen que sí, debe cambiarse la política de crédito a socios morosos.
No 0 0%
TOTAL 250 100%
8 ¿Hay personal
responsable del cobro a los clientes morosos?
Si 38 15% El 85% de socios dice, no hay personal responsable del cobro a los clientes morosos y el 15% que si hay personal para el cobro a los clientes morosos.
No 212 85%
TOTAL 250 100%
9 ¿La institución cuenta con información pertinente para otorgar créditos a los clientes?
Si 97 39% El 61% de socios dicen que la institución no cuenta con información pertinente para otorgar créditos al cliente y un 39% dicen que si cuentan con información pertinente para otorgar los créditos.
No 153 61%
TOTAL 250 100%
10 ¿Cómo califica la gestión de los cobros?
Excelente 0 0% El 44% de socios indican que es regular la gestión de los cobros, el 42% que es regular y el 14% que es muy bueno la gestión de cobro.
Muy bueno 34 14%
Bueno 105 42%
Regular 111 44% TOTAL 250 100%
11 ¿Ud., tiene créditos vencidos?
Si 157 63% El 63% de socios nos revelan que tienen créditos vencidos y el 37% que no tienen créditos vencidos.
No 93 37%
TOTAL 250 100%
Fuente: Encuestas
35 g) PROPUESTA.
3.1. Sistema de Control interno para mejorar la gestión de cartera en la sociedad pequeños comerciantes “Unión y Progreso” en la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Ilustración 1. Sistema de control interno para mejorar la gestión de cartera en la Sociedad "UNIÓN Y PROGRESO".
Elaborado: Diana Toapanta 3.2. Desarrollo de la propuesta.
3.2.1. Justificación de la propuesta.
La empresa Sociedad de Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO”, de acuerdo a la escritura Pública en el Registro de la Propiedad, al Acuerdo ministerial N° 4526, el 2 de abril de 1975, se concedió personería jurídica y se aprobó el Estatuto Social de la Sociedad de Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO”, se ciñe a las disposiciones legales, reglamentarias y normas, que permite establecer en cada entidad.
Los créditos a los socios es a un bajo porcentaje de interés, buscando incrementar el capital de la empresa. Es importante que la empresa tenga un conocimiento claro de los
Fase1.- Evaluar las actividades de control del proceso de crédito.
Etapa 1.- Valorar las actividades de control del proceso de crédito con el fin de identificar el nivel de aserción que tiene la Sociedad de Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO”.
Etapa 2.- Planteamiento de políticas de control interno para reducir la cartera vencida.
Fase 2.- implantar nuevas políticas de control interno que mejore los procesos de crédito y cobranza de la sociedad “UNIÓN Y PROGRESO”.
Fase 3.- Indicadores para medir la morosidad.
Fase 3.- Los indicadores de morosidad que ayudaran a medir con eficiencia y efectividad la cartera vencida de la sociedad “UNIÓN Y PROGRESO”.
36
métodos de recuperación de cobro e indicadores de gestión que ayude a la toma de decisiones referentes al cobro. El presente trabajo de control interno y gestión de cartera para el área de cobranza de la empresa, responde a la necesidad de un control de cartera que le permita el incremento de grado de economía, eficiencia y eficacia de los procesos de cobro.
3.2.2. Objetivo General
Proponer un modelo de Control Interno para la gestión de cartera en la sociedad Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO” en la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas del 2016.
1. Evaluar las actividades de control del proceso de crédito.
Para ello realizaremos una valoración de riesgo con el fin de identificar el nivel de aserción que tiene la Sociedad de Pequeños Comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO”
Valoración del Riesgo.
La valoración de riesgos es oportuna y factible para identificar y analizar falencias en el cumplimiento de las operaciones (cuentas por cobrar) de la empresa Sociedad pequeños comerciantes “UNIÓN Y PROGRESO”.
Tabla 5. Cuestionario de evaluación de control interno, créditos y cobranzas.
SOCIEDAD DE PEQUEÑOS COMERCIANTES “UNIÓN Y PROGRESO” CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO,
CRÉDITOS Y COBRANZAS Re
f.
Pregunta S
i N o
Ponde-ración
Observaciones Calificación Impacto
Organización Bajo Me
dio Alt o 1. ¿Existe un manual
de funciones y procedimientos?
37
a) ¿Está escrito? x 1 1 Poco
significativo b) ¿Es claro y preciso? x 1 Pero hay que innovar
procedimientos para mejorar las actividades
1 Poco
significativo
2. ¿Se encuentran claramente
definidas las líneas de autoridad y responsabilidad?
x
1
Si existen líneas de autoridad y
responsabilidad de forma verbal.
5 Significativo
a) ¿Están fijadas por
escrito? x 1
5 Significativo
3. ¿Están definidas las funciones de:
a) Presidente x 1 1 Poco
significativo
b) Secretaria x 1 1 Poco
significativo c) Servicios y atención
a clientes
x 1 5 Significativo
d) Investigación de mercado
x 1 5 Significativo
4. ¿Se encuentran claramente
separa-
das las funciones de:
a) Ventas x 1 1 Poco
significativo
b) Créditos x 2 6 Significativo
c) Gestión de cobros x 2 8 Muy
significativo
38
realiza ocasionalmente. significativo
e) Registración x 1 1 Poco
significativo
f) Custodia de
documentos
x 1 1 Poco
significativo g) Seguimiento de la
cobranza
x 2 6 Significativo
5. ¿Existen políticas referentes al circuito de crédito? a) ¿Están claramente
expresadas?
x 1 Forma verbal, si hace falta más políticas
5 Significativo
b) ¿Están por escrito? x 2 6 Significativo
6. ¿Hay políticas referentes a:
a) Otorgamiento de créditos
x 2 Hay pocas políticas de crédito y no muy sustentables
6 Significativo
b) Condiciones
generales de
cobranza
x 1 1 Poco
significativo
CRÉDITOS
1. ¿Existen normas y procedimientos? a) ¿Son adecuados y
claros?
x 2 Hace falta
procedimientos de crédito para que sean fiables los créditos
5 Significativo
b) ¿Están expresados por escrito?
x 2 5 Significativo
