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5.7. ARCHIVO UNIVERSITARIO
Archivo Universitario
5.7. ARCHIVO UNIVERSITARIO
Durante el año 2009, en el desempeño de sus competencias el Archivo ha contado con la colaboración y apoyo del II Taller de Empleo de Tecnología de la Información y Gestión Documental, cuyas alumnas-trabajadoras, coordinadas por su profesora, han realizado actuaciones concretas tanto en la documentación custodiada en la sede del Archivo Universitario, como en la depositada en el Edificio de Ingenierías y en la Biblioteca General.
Tratamiento documental.
Ingresos. Transferencias: la totalidad de la documentación transferida procede de la propia Universidad:
y De los Servicios Generales:
o Servicio de Gestión Académica:
Subdirección de Alumnos:
¾ Expedientes para la Expedición de Títulos Propios 1997 – 2005.
¾ Expedientes para la Expedición de Títulos Académicos Universitarios Oficiales 1994 – 2005.
¾ Expedientes Personales de Alumnos 2002.
¾ Expedientes de Convalidación y Adaptaciones de Estudios 2005-2007.
¾ Expedientes de Determinación de la Oferta Anual de Asignaturas de Libre Configuración.
¾ Correspondencia de Entrada 2007.
¾ Correspondencia de Salida 2003-2006.
o Servicio de personal:
Subdirección de Retribuciones:
¾ Correspondencia de Salida 1994 – 2003.
¾ Correspondencia de Entrada 1997 – 2004.
¾ Expedientes de Nóminas 1997 – 2004.
o Servicio de Patrimonio y Contratación:
Subdirección de Contratación:
¾ Expedientes Económicos 2005.
¾ Expedientes de Contratación 2001 – 2004.
Subdirección de de Patrimonio:
¾ Certificados de inventario 2002 – 2006.
¾ Expedientes de Contratos de Servicios 1992 – 2007.
¾ Expedientes de Arrendamientos 2003-2006.
¾ Inventario de Bienes 1997 – 2007.
¾ Correspondencia 2003-2006.
¾ Correspondencia de Salida 2002 – 2005.
¾ Correspondencia de Entrada 1999 – 2005
o Servicio de Biblioteca.
Taller de Empleo de Gestión Documental.
¾ Expedientes personales de alumnos 2001-2005.
¾ Expedientes de Control Horario 2001-2005.
¾ Expedientes de Compras 2001-2004.
¾ Expedientes Personales del Profesorado 2001-2005.
¾ Memorias y Planes Docentes 2001-2003.
¾ Correspondencia 2003-2004.
¾ Correspondencia de Entrada 2001-2005.
¾ Correspondencia de Salida 2001-2005.
o Secretaria Técnica de Organización:
Subdirección de Inspección de Servicios:
¾ Correspondencia de Salida 2005 – 2007.
Registro General:
¾ Correspondencia de Entrada 2002 – 2004.
¾ Correspondencia de Salida 2002-2007.
¾ Libro de Registro General de Salida 2004-2008.
¾ Libro de Registro General de Entrada 2004 – 2008.
Subdirección de Coordinación de Servicios:
¾ Correspondencia de Entrada 1995 – 2002.
o Servicio Económico y Financiero:
Subdirección de Presupuesto y Contabilidad.
¾ Expedientes de gestión Contable del Gasto 2004.
o Servicio Jurídico:
Expedientes de Recursos Contencioso-Administrativos del PAS 2000.
Expedientes de Contratación 1991 – 2000.
Archivo Universitario
Informes 1991 – 2003.
Expedientes de Procedimiento Administrativo 1993 – 1994.
Correspondencia de Entrada 2001 – 2003.
• De los Centros:
o Edificio de Electrónica y Telecomunicación:
Correspondencia de Entrada 1992 – 2004.
Correspondencia de Salida 1992-2003.
o Escuela Técnica Superior de Ingenieros de Telecomunicación:
Correspondencia de Entrada 1989 – 1992.
Correspondencia de Salida 1989-1992.
o Escuela Universitaria de Ingeniería Técnica de Telecomunicación:
Correspondencia de Entrada 1988 – 1992.
Correspondencia de Salida 1988-1992.
o Facultad de Formación del Profesorado:
Expedientes Personales de Alumnos Plan 1967.
Expedientes Personales de Alumnos Plan 1950.
Expedientes Personales de Alumnos 1853-1945.
Libros de registro, actas, etc.: análisis y precisiones vertidas en una base de datos con vistas a su digitalización.
Organización y clasificación alfabética en ficheros de 16 x 21,5 cm. y de 7,5 x 12,5 cm., según dimensiones, de 18.500 fichas de alumnos.
A partir del mes de mayo, el Archivo se ve obligado a interrumpir la emisión de transferencias documentales por parte de los Servicios y los Centros debido a que la inexistencia de espacio no permite su adecuada instalación en el Depósito del Archivo, circunstancia ésta que aún se encuentra en vías de solución.
Servicios.
• Préstamos y copias de documentos:
Tanto los préstamos como las copias de la documentación depositada en el Archivo, únicamente se han facilitado a los productores de dicha documentación. Se tiende a prestar el menor número de documentos originales y sustituirlos por copias, si ello es posible. Se han servido todas las solicitudes y el tiempo de respuesta ha sido de 24 horas. Los usuarios han efectuado sus peticiones a través del fax, correo interno, o correo-e, aunque se les ha exigido, además, su constancia a través de oficio firmado por el responsable del Servicio.
Las unidades que solicitaron documentación fueron:
o Servicio Económico y Financiero:
Expedientes de Gestión de Ingresos.
Expedientes de Gestión de Gastos.
o Servicio de Gestión Académica:
Expedientes de Becas y Ayudas al Estudio de Carácter General.
Expedientes de títulos.
o Servicio de Patrimonio:
Expedientes de Obras.
o Servicio de Biblioteca:
Expedientes personales de alumnos.
Documentos para digitalización.
o Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales:
Correspondencia de Entrada.
Correspondencia de Salida.
Expedientes Personales de Alumnos.
o Facultad de Formación del Profesorado:
Expedientes Personales de Alumnos.
Indicadores.
• Nº de Transferencias de Documentos: 18
• Nº de Documentos transferidos: 1.205 unidades de instalación (cajas).
• Nº de Copias de Documentos (solicitudes): 11
• Nº de Consultas en Sala: 1
• Nº de Préstamos de Documentos (solicitudes): 18
Archivo Universitario
Objetivos.
De los objetivos encomendados al Archivo para el año 2009 por la Dirección de la Biblioteca Universitaria y General, se han cumplido los siguientes:
y Se ha elaborado y difundido el Manual de Funcionamiento de los Archivos de Oficina.
y Se han realizado las propuestas de valoración de la documentación administrativa del Servicio Económico y Financiero y del Servicio de Personal.
y Se ha iniciado el proceso de transferencias documentales del Servicio Jurídico al Archivo Central de la Universidad.
Actuaciones del II Taller de Empleo de Tecnología de la Información y Gestión Documental.
y Archivo de la Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales.
Durante el año 2009, continuó el tratamiento archivístico de la documentación de la mencionada ETSII, volcándose un total de 6.270 asientos de los libros de registro, previamente digitalizados, a una base de datos.
y Archivo Central Universitario.
Los alumnos han trabajado la casi totalidad de la documentación remitida por:
o Servicio de Personal.
o Servicio de Patrimonio y Contratación.
o Secretaría Técnica de Organización.
o Servicio Jurídico.
o Servicio Económico y Financiero.
o Servicio de Biblioteca.
o Servicio de Gestión Académica.
o Escuela Técnica Superior de Ingeniería y Telecomunicación.
o Escuela Universitaria de Ingeniería Técnica de Telecomunicación.
o Facultad de Formación del Profesorado (documentación trasladada al Archivo Central en 2008).
o Biblioteca General.
Epistolario de Pancho Guerra.
Archivo Universitario