IITUACI6N ACTUAL
5.2 DISEÑO DE CODIFICACIÓN INTELIGENTE
PROYECTO DE EVALUACIÓN FINAL
5.1.6 Beneficios
Logrados:
• Disminuir el tiempo de servicio (Con la realización de la realización del inventario físico del almacén se ha logrado disminuir un minuto del tiempo en el que estaba es decir de 3.5 min. por refacción a 2.5 min. por refacción.).
• Reducción en el número de partes (2,500 a 1 ,314 refacciones en almacén de bajo movimiento).
• Conocimiento de localización de refacciones.
• Identificación de refacciones, activas, obsoletas y faltantes.
• Identificación de artículos con puntos de reorden "O" (1 ,729 refacciones), mínimos "O" (1 ,395 refacciones), máximos "O" (637 refacciones).
• Disminución de costos por mantener inventarios de partes obsoletas.
($1 00,000.00 pesos aproximadamente).
Esperados:
• Facilitar la labor de localización de material.
• Disminuir el riesgo en el manejo de los materiales.
• Disminuir el tiempo de servicio. (Alcanzar el estándar del grupo 1.5 min. por refacción)
• Facilidad en la toma de inventarios.
• Mejora en la utilización del espacio.
• Conocimiento de localización de refacciones por familia y sub-familias.
• Bases para estandarización en todos los almacenes de la empresa.
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Las etapas que se siguieron para la elaboración del diseño de la codificación inteligente son las siguientes:
1 . Consideraciones 2. Investigación
3. Análisis de las refacciones 4. Diseño del código inteligente
5.2.1 Consideraciones
Las primeras dos etapas están estrechamente ligadas, se realizó una investigación bibliográfica, la cual ayudo a establecer las consideraciones para la codificación las cuales son:
• Sencillez.
Este aspecto nos dice que entre menor sea el número de dígitos o caracteres que se involucren en el código es mejor su manejo y también ocasiona menos errores a la hora de la captura del mismo en el sistema.
• Fácil Aprendizaje.
Se refiere a que si juntamos lo sencillo del código con la utilización de dígitos alfanuméricos, esto producirá una más rápida familiarización, por parte del usuario, con los artículos.
• Descriptivo.
Esto significa que el código debe proporcionar una información completa y clara del artículo al cual sé esta refiriendo.
5.2.2 Investigación
También, además de la investigación bibliográfica, se realizó una investigación de mejores prácticas acerca de la codificación de materiales, esto con el fin de obtener información que ayudara a formar el marco teórico del tema, dicho proceso se llevo a cabo en las siguientes empresas:
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A) Axa Yazaki, empresa del grupo.
B) Gen Industrial, empresa dedicada a la recolección de basura industrial.
En esta etapa, algo interesante que se encontró, fue que aún no hay información al respecto de la codificación de materiales, en específico en refacciones.
Otro aspecto que se obtuvo con ésta investigación, es que en la mayoría de los casos las empresas llevan a cabo una identificación de sus materiales y/o productos únicamente por un número consecutivo o alguna descripción del material, esto con el fin de tener un orden en su sistema, tomando en cuenta lo anterior, podemos ver que existe un área de oportunidad, en lo que se refiere a la codificación inteligente de artículos, que proporciona beneficios como ahorro en costos y una mejora en el servicio al cliente.
5.2.3 Análisis
En esta etapa se realizaron los siguientes pasos:
1 . Conocer el sistema de identificación del almacén de refacciones, el cual es alfanumérico pero sus caracteres no describen a la refacción sólo proporcionan un consecutivo.
2. Revisar la capacidad del sistema de cómputo, en relación con los caracteres o dígitos permitidos por campo.
3. Identificar los diferentes artículos del almacén con el fin de que la descripción de las refacciones sean las correctas y las necesarias para nuestra codificación.
5.2.4 Diseño
Los pasos desarrollados en esta etapa son:
1 . Análisis y selección de las variables a considerar para la codificación de los materiales; este paso se realizó tomando en cuenta la opinión de los departamentos de almacén, mantenimiento y administración, y para llevar acabo todo lo anterior se
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encuesto a la gente de los diferentes departamentos mencionados, con la finalidad de priorizar que datos necesitaban o creían necesarios para la identificación de las refacciones.(Fig. 5.2.4 Resultados de Encuesta)
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1 3 4 1 3 1 1Fig. 5.2.4. -Tabla de resultado de encuesta
Con la tabla anterior se obtuvieron las variables, según los departamentos involucrados, que mejor representan la información de las refacciones. Las cuales son:
• Tipo de Artículo
• Características del Artículo
• Máquina que pertenece el artículo.
2. Identificar las máquinas existentes en la producción, esto se realizó con la ayuda del departamento de mantenimiento y producción.
3. Obtener las relaciones máquina-refacción, clave-tipo de artículo y clave- característica con el apoyo de personal tanto del almacén como de mantenimiento.
4. Elaborar formatos para la codificación de las refacciones.
A continuación se muestran los formatos propuestos para la codificación de las refacciones:
Codificación
Tipo de artículo (Descripción Gral.).
Características del artículo
Fig.5.2.4.1 Formato de codificación
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px:q
y Máquina
La codificación inteligente anteriormente presentada consta de tres partes, las cuales se encontraran registradas en un campo del software utilizado por el almacén de refacciones:
1. La primera parte consta de dos caracteres los cuales indican el tipo de artículo (da la descripción general de la refacción). Para esta parte se tiene una lista que muestra la relación tipo de artículo-descripción8.
2. La segunda parte consiste en cuatro caracteres los que representan las características de las refacciones9, la cual diferenciará a cada artículo de los demás, por ejemplo: dimensiones, amperaje, watts, volts, etc.
3. La tercera parte consta de cuatro caracteres los cuales se refieren a la máquina en la cual se utiliza la refacción. Para esta parte se tiene una lista con la relación refacción-máquina 10.
Nota: El número de la ubicación se registra en otro campo dentro del software.
8 Anexo 4: Tabla de relación artículo-descripción
9 Anexo 3: Tabla de ubicación y codificación de refacciones
10
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Ejemplo de Código Inteligente:
BD , OOvlD) \. 43y08)
~
l l l
Tipo de artículo Características del Máquina
1
artículo1 1
RE , 01v3B; \. 40y05
J~
Fig.5.2.4.2 Ejemplo de codificación
5.2.5 Beneficios
Logrados:
• Identificación clara de las refacciones que se tienen en el almacén, para ayudar a dicha identificación se realizaron listas de relaciones tales como: artículo- descripción, refacción-máquina y ubicación-código.
Esperados:
• Rapidez en la identificación de las refacciones.
• Familiarización del usuario con las refacciones, tomando en cuenta las consideraciones de sencillez, fácil aprendizaje y descriptivo.
• Mejor servicio al cliente (tiempo std. 1.5mins.).
• Indicador para el control de inventarios.
• Reducción de costos.
• Orden en el almacén (familias y subfamilias).
• Bases para la estandarización en todos los almacenes de la empresa.
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5.3 BASES DE PROCEDIMIENTOS PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DEL