Establecer el manual de uso de la herramienta informática de control y

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En general el sistema informático Odoo puede integrar de manera fluida varios módulos como: ventas, compras e inventario. Esto permite una sincronización automática de datos y una gestión coherente de la información en todos los departamentos de la empresa.

4.1.4. Establecer el manual de uso de la herramienta informática de control y manejo

71 Figura 8. Descarga del sistema informático

Ya descargado el sistema se procede hacer la respectiva instalación, siguiendo todas las explicaciones que se muestran en la pantalla flotante.

Seleccionar el lenguaje

Figura 9. Instalación del sistema informático - lenguaje

Seleccionar los componentes que se encuentran señalados antes de la instalación.

Figura 10. Instalación del sistema informático - componentes

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En la ventana creación de una base de datos, se registra la información necesaria de la empresa. Una vez realizado se tendrá el sistema Odoo en el computador para continuar con la personalización según las necesidades de la empresa.

Figura 11. Creación de una base de datos en Odoo INSTALACIÓN DE APLICACIONES

Se pueden encontrar una amplia variedad de módulos disponibles para instalar en un sistema ERP, sin embargo, es importante tener en cuenta que aplicaciones son necesarias para la empresa para adquirirlas. Para instalar una aplicación hay que dar “clic en install”. En este caso se realiza la instalación del módulo CRM, ventas, compras e inventario.

Figura 12. Instalación de módulos

73 CONFIGURACIÓN GENERAL

En este caso se debe acceder al menú settings y se hace las configuraciones necesarias en base a los requerimientos de la empresa, hay que considerar que se debe activar el modo desarrollador para todos los cambios necesarios, tanto para el módulo CRM, ventas, compras, inventarios.

CRM: generación de nuevos clientes.

Figura 13. Configuración módulo CRM

Ventas: usar diferentes unidades, enviar contenido por correo electrónico, agregar varias variaciones de un pedido, confirmación del pedido.

Figura 14. Configuración módulo ventas

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Compras: confirmar una orden de compra, acuerdos de compra, agregar varias variaciones a un pedido de compra.

Figura 15. Configuración módulo compras

Inventario: variaciones de productos, confirmación por correo electrónico, categoría de productos.

Figura 16. Configuración módulo inventario Configuración de servidores de correos de entrada y salida

Es recomendable tener un correo de Gmail de la empresa, para ello, en settings, technical, se configura las siguientes opciones:

Incoming mail servers

75 Figura 17. Configuración de entrada de correos

Outgoing mail servers

Figura 18. Configuración de salida de correos INGRESO DE INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

Creación de usuario: para la creación del usuario ERP de la empresa hay que dirigirse a settings, en la opción companies. En este apartado es posible añadir la información de la empresa como: correo, razón social, logo, dirección, teléfono, sitio web, RUC, cuenta bancaria.

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Figura 19. Registro de la empresa

• Clientes

Para crear clientes se debe ingresar al módulo CRM, luego hacer “clic” en la opción sales- custumers, inmediatamente se llena la información del cliente.

Figura 20. Registro de clientes

• Proveedores

Para ingresar los proveedores de la empresa se debe ingresar al módulo compras (purchase) en la opción oders-vendors y llenar toda la información necesaria.

77 Figura 21. Registro de proveedores

• Registro de repuestos en inventario

Para agregar el producto en stock se debe ingresar a módulo inventory, en la opción products se procede a hacer el registro de todos los repuestos de la empresa Teviasa Telecomunicaciones que permanecen en bodega, hay que tomar en cuenta que se debe crear una categoría para que se mantengan en un solo almacén en diferentes ubicaciones.

Figura 22. Registro de repuestos

Una vez registrado los productos hay que registrar cuantos repuestos se mantienen en stock es por ello que se debe hacer clic en reporting-locations donde se elegirá la ubicación de los productos y la cantidad que está almacenada.

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Figura 23. Registro de productos en almacén

A continuación, se verifica la creación de categorías en el apartado de reporting- stock.

Figura 24. Verificación de categorías PROCESO PARA REALIZAR UNA COTIZACIÓN

COMPRAS: se inicia con la creación de una cotización de compra, para ello en el apartado de purchase - Requests for Quotation, se realiza una solicitud de los repuestos necesarios a adquirir al proveedor específico.

79 Figura 25. Cotización de compra

Luego se debe enviar un correo al proveedor específico para que este acepte la cotización de repuestos.

Figura 26. Envío de cotización por email Verificación de llegada del correo

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Figura 27. Verificación de cotización en email del proveedor Respuesta a la empresa

Figura 28. Respuesta de proveedor a la empresa

Una vez enviado la respuesta del proveedor se espera a que lleguen los repuestos a la empresa y luego se valida la orden de compra, todo se almacenará según la categoría asignada.

81 Figura 29. Validación de cotización

VENTAS: para hacer una venta se debe ingresar al módulo ventas (sales), luego dar clic en la opción orders-Quotations y se llena todos los parámetros especificando los repuestos que se van a vender.

Figura 30. Cotización de venta

Luego se debe enviar un correo al cliente específico para que este acepte la venta de los repuestos.

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Figura 31. Envío de cotización de venta por email Posterior a ello al cliente le llegará un correo

Figura 32. Verificación de cotización en email del cliente Respuesta a la empresa

83 Figura 33. Respuesta del cliente a la empresa

Confirmación de venta

Figura 34. Validación de ventas Verificación de entrada y salida de repuestos

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Figura 35. Verificación del stock

Cuando los repuestos son recibidos por la empresa al momento que se confirman las órdenes de compra directamente estos pasan a stock, si se realiza una venta y se confirma estos directamente salen de stock y se registran de forma automática.

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