Estrategias de Contratación

La estrategia de contrataciones consiste subcontratación de paquetes del proyecto que no comprenden el core business de la empresa ejecutora HV Contratistas S.A., en concreto consiste en elegir empresas proveedoras especializadas en estos paquetes de trabajo, tanto para las compras de bienes o servicios y la subcontratación en los rubros de diseño e instalaciones (sanitaria, eléctricas, mecánicas, comunicación, gas), y el resto de los paquetes de la obra será ejecutados por la misma empresa contratistas.

El principal responsable de HV Contratistas S.A., es el Gerente de abastecimiento y subcontratos con la participación del Jefe Legal quien tiene a cargo de revisión y/o elaboración de contratos para tercerización de paquetes de trabajo. Cabe precisar, HV Contratistas, como estratégico cuenta con un convenio marco con proveedores estratégicos para todos sus proyectos de construcción, entre ellos de concreto (UNICON), acero (Aceros Arequipa) y andamio (Unispan).

La subcontratación de los paquetes de trajo se realiza por modalidad de licitación a través de concurso, en que se deberá emitir un cuadro comparativo de cotización de empresas ofertantes, como estrategia empresarial HV Contratistas, en este proceso considera importante 3 proveedores, y para elegir aplica los criterios:

− Disponibilidad

− Precio

− Condiciones de pago

− Lugar de entrega

− Certificado de Calidad / Carta de garantía

Aparte de los criterios indicados, HV Contratistas como estrategia aplica otros criterios para elección de un proveedor, entre ellos: Perfil del proveedor, Referencias,

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Clientes, Servicios de post venta. Finalmente, cuando se trata de subcontratación de paquetes requiere de antecedentes de los proveedores, plan de seguridad y calidad.

7.9.1.1. Documento Interno de Contrataciones

HV Contratista S.A, no ha definido políticas de compras como tal, sin embargo, en los procedimientos de compras, se han establecido criterios para elegir sus fuentes de abastecimiento, los requisitos para los proveedores, las condiciones de entrega, los plazos de pago, las compras anticipadas y otros aspectos, los que se presentan a continuación:

▪ Todas aquellas compras de equipos menores, materiales e insumos que cuenten con convenio de precios, se realizarán de preferencia a los Proveedores con los cuales se cuente con el convenio.

▪ El proceso de abastecimiento de recursos al proyecto está diseñado para atender pedidos de compra directa a proveedores nacionales, en un plazo de 10 días calendario, siempre y cuando los materiales requeridos se encuentren disponibles en stock. Para recursos de importación, fabricaciones u otros, el Ejecutivo de Compras avisará oportunamente al proyecto los plazos indicados por el proveedor.

▪ Las cotizaciones se efectúan vía electrónica o correo electrónico.

▪ El cuadro comparativo de precios se elabora cuando el monto sea mayor a S/ 50 000. Sin embargo, existen casos especiales donde no será necesario utilizar cuadro comparativo. A continuación, se hace mención de los mismos:

a. Suministro especificado o requerido (marca y modelo) durante la ejecución de la obra por el cliente y/o supervisión.

b. Suministro especificado (marca y modelo) en la memoria del proyecto o especificaciones técnicas.

c. Proveedor único.

▪ Concreto premezclado fuera de Lima Metropolitana.

▪ Fabricación de pre losas.

▪ Suministro de combustible en determinadas zonas del país y ciudad de Lima.

▪ El proveedor ofrece la logística completa del proyecto.

d. Convenios de precios.

- Reglas de aprobación de Orden de Compra:

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Hasta S/ 750 000 + IGV (US$ 250 000 + IGV): Gerente de Abastecimiento y Subcontratos.

Desde S/ 750 001 + IGV (US$ 250 001 + IGV): Gerente de Abastecimiento y Subcontratos y Gerente de Operaciones / Gerente General.

A continuación, se presenta algunos criterios de evaluación y clasificación de proveedores para la construcción del proyecto.

▪ Criterios de Evaluación de Ofertas

Para la admisión de las ofertas, se verifica si las ofertas responden a las características y/o requisitos funcionales y condiciones de las especificaciones técnicas especificadas en el requerimiento. De no cumplir con lo requerido, la oferta se considera no admitida.

Para determinar la mejor oferta se toma como único factor el precio, otorgándose la buena pro a la oferta de precio más bajo. En el supuesto de que dos (2) o más ofertas empaten, la determinación del orden de prelación de las ofertas empatadas se realiza a través de sorteo.

▪ Clasificación de los Proveedores

Los proveedores representan una gama dispersa y atomizada, debido a la diversidad de bienes y servicios que proveen a las organizaciones para la ejecución de sus proyectos. Las clases de proveedores según el tipo de material y/o servicio que ofrecen a la empresa, son:

- Proveedores de materiales críticos: Son aquellos recursos utilizados en la ejecución y desarrollo de los servicios que presta la empresa que puedan impactar directamente en la calidad de la obra, medio ambiente y/o seguridad y salud de sus colaboradores. Los proveedores que abastecen a la empresa de materiales críticos, representan un porcentaje significativo del costo de abastecimiento.

Las compras de bienes o servicios representan aproximadamente el 50% del costo operativo en proyectos de edificaciones, lo que justifica la importancia de atender la gestión del proceso de abastecimiento con proveedores calificados.

- Proveedores de Servicios: Son aquellos proveedores que brindan servicios especializados, los cuales están constituidos por un gran número de empresas que

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envuelven a profesionales de diversas especialidades (arquitectura, estructuras, instalaciones eléctricas, entre otros).

- Proveedores de maquinaria y equipos: Consiste en elegir proveedores de maquinaria de línea amarilla y otros.

- Subcontratistas: Son aquellos, a los que se transfieren actividades principales para la ejecución de proyectos de construcción, tales como: construcción de alcantarillas, estructuras metálicas, encofrados, entre otros. Estos proveedores están sujetos a la normativa de calidad de la empresa, que exige certificaciones y requerimientos específicos de seguridad, debido a que el servicio que brindan impacta en la calidad del servicio a los clientes.

▪ Procedimientos de Compras

HV Contratistas cuenta con un proceso de abastecimiento en la empresa que muestra la interrelación de las funciones de las áreas Comercial, Operaciones y Abastecimiento y Subcontratos, incluyendo en ésta última las unidades funcionales de compras y almacén, mayores detalles en la Figura 7.15.

Los procedimientos de compras, han sido desarrollados para las sociedades operativas del grupo Salfacorp, están debidamente identificados por un código, el emisor, la descripción, la versión y la fecha de aprobación. Dichos procedimientos han sido emitidos por la Gerencia de Abastecimiento y Subcontratos, y los que aplican a la gestión de compras son los siguientes:

▪ Procedimiento para proveer de recursos a la operación

▪ Procedimiento para la solicitud de materiales, equipos menores e insumos de oficina

▪ Procedimiento para las ordenes de trabajo

▪ Procedimiento para la precalificación de Subcontratista

▪ Procedimiento para la selección y contratación de Subcontratistas

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Figura 7.15. Flujograma del procedimiento de compras

Fuente: Elaboración propia

▪ Procedimiento para la valorización y terminación de Subcontrato

▪ Instructivo de condiciones comerciales con proveedores y subcontratistas

Cabe precisar para realizar el proceso de compras se utiliza el sistema Axiom y correo electrónico.

Sistema Axiom: Es un sistema informático de administración de compras para obras y oficina central, que permite procesar y generar los Pedidos de Materiales y Órdenes de Compra. Consta de 2 módulos:

▪ Módulo de Inventarios: Movimientos de almacén.

▪ Módulo de Logística: Proveedores, evaluación de proveedores.

Finalmente se utiliza como herramienta el Correo Electrónico corporativo: para recibir y enviar información con los partes involucrados en el proceso de contrataciones para el proyecto.

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