3.2 COORDINADOR DE PLANEACIÓN FINANCIERA
3.2.1 Flujo de Caja
Este informe se realiza para todos los meses del año. Sus valores se muestran en Miles de Dólares (US$ (000)) y para poder expresarlos de esta manera toda la información que sea entregada en pesos se convierte a dólares con la Tasa Promedio Mensual del Mercado (TRM).
La conformación del Flujo de Caja es de la siguiente manera:
1. Parte de una Caja Inicial.
2. Más el total de ingresos.
3. Menos el total de egresos.
4. El resultado es Superávit o Déficit.
37 Los Ingresos están compuestos por:
• RECAUDO POR VENTAS.
• DIVIDENDOS.
• RENDIMIENTOS FINANCIEROS .
• DEVOLUCIÓN DE IMPUESTOS.
Esta información proviene de una hoja llamada “Ingresos”, en la cual se encuentra el detalle mes a mes de los valores para TR y THC.
Los Egresos están compuestos por:
• GASTOS DE IMPORTACIÓN.
➢ Arancelarios + Agtes. Aduanas + Otros
• PROVEEDORES NACIONALES.
➢ Proveedores Nacionales Mat. productivo
➢ Proveedores Nacionales Mat. improductivo
• PROVEEDORES DEL EXTERIOR.
➢ Proveedores del Exterior Mat. productivo
➢ Proyecto Sofasa
➢ Proyecto Toyota
• IMPUESTOS.
➢ Ind. Y Cio
➢ Ret en la fuente
➢ Renta
➢ Impto a las vtas
➢ Impto Patrimonio
• DIVIDENDOS.
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• GASTOS FINANCIEROS.
• CARTAS DE CRÉDITO.
• REGALIAS.
• OTROS.
➢ Servicios Públicos + Comunicación Satelital
➢ Honorarios
➢ Plan excelencia
➢ Fletes por ventas
➢ Activos
➢ Mtto y Reparaciones
➢ Otros
➢ Arrendamientos
➢ OTA'S Bucaramanga
➢ OTA'S Bogotá
La información de los Egresos proviene de las siguientes hojas, en las cuales se encuentran los detalles mes a mes de los valores para TR y THC:
• NOMINA.
• COMPRAS.
• PAGOS.
• DATOS.
Estas Hojas se forman actualmente a partir de informes, reportes y datos provenientes de personas de las diferentes áreas y cuentas del Balance. Sin embargo deberían ser alimentadas automáticamente por el sistema utilizando el Balance e información de algunos usuarios.
El Flujo de Caja se realiza en dos modalidades, una Presupuestada y otra Real.
Esto para Transejes S.A., THC y un Consolidado.
➢ Flujo de Caja Presupuestado: Este Flujo de Caja se realiza a Principio de año para poder tener un estimado del posible comportamiento de la Caja durante el año. La información requerida para armar este Flujo de Caja Presupuestada proviene del Plan de la compañía y algunas estimaciones de las personas involucradas en suministrar la información, en algunos casos las cifras se encuentran en ceros (0), prorrateadas o iguales a las reales del año anterior, debido a que por su naturaleza no son de fácil presupuestación. Por
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esta razón es importante que exista la posibilidad de ingresar los datos manualmente.
El Flujo de caja presupuestado se realiza de la siguiente manera:
En los Ingresos solo se tienen en cuenta los recaudos, que se ingresan de un presupuesto que entrega el coordinador de Cartera.
Para los egresos la información se ingresa de la siguiente manera:
▪ Nomina: Se toman los valores de cada área del Plan sin incluir la BONIFICACIÓN.
▪ Gastos de Importación: Provienen de la hoja de compras, son la suma de los gastos de importación TR y TH, multiplicados por el porcentaje de costos de nacionalización entregado por Daniel Peñaloza a principio de año.
▪ Proveedores Nacionales: Provienen de la hoja de compras e incluye Proveedores Nacionales Mat. Productivo más (+) Proveedores Nacionales Mat. improductivo. Este es un valor presupuestado que entrega el coordinador de Compras.
▪ Proveedores del Exterior: Este valor se toma de la suma (+) de las compras de importación de TR y TH del valor que presupuesta el coordinador de Compras.
▪ Impuestos: Este valor se toma de los presupuestados en el Plan.
▪ Dividendos: La contadora de THC entrega una proyección de los dividendos durante el año.
▪ Cartas de Crédito: Este valor se toma de la hoja de Pagos y es entregado a principio de año por las asistentes de Comercio Exterior.
▪ Regalías: Este valor se toma del Plan de la cuenta de Regalías.
▪ Otros: Los valores se toman del Plan.
➢ Flujo de Caja Real: Este Flujo de Caja se realiza durante el transcurso del año, actualizándose mensualmente. En esta opción los datos deberían actualizarse automáticamente mediante el sistema.
Para alimentar la Hoja de Ingresos se toma la siguiente información:
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1. Recaudo por Ventas: Actualmente el Coordinador de Cartera entrega mensualmente un informe con los recaudos Presupuestados y Reales de TR, THC y Consolidado. Sin embargo esta información podrá tomarse del sistema, una vez esté funcionando el nuevo Módulo de Tesorería.
2. Dividendos: Esta información es suministrada por la Contadora de THC.
3. Rendimientos Financieros: Esta información es tomada del Balance de cada compañía
4. Devolución de Impuestos: Esta información es suministrada por la Contadora de THC.
5. Prestamos: Esta información es suministrada por la Contadora de TR.
Para alimentar la Hoja de Nomina se toma la siguiente información:
1. Se toman los valores de cada área del Plan sin incluir la BONIFICACIÓN.
Para alimentar la Hoja de Compras se toma la siguiente información:
1. El coordinador de Programación de Compras (Carlos Duran) entrega una programación de las compras de TR y THC, incluyendo las compras del exterior (TR, THC y Módulos) que va siendo actualizada mensualmente. Las compras se entregan en miles de pesos, por lo cual se deben convertir a dólares usando la tasa promedio del mercado (TRM) del mes.
Este informe cuenta con información proveniente del sistema, por lo cual debería ser cargada automáticamente.
Para alimentar la Hoja de Ventas se toma la siguiente información:
1. El coordinador Comercial junto con la asistente de Presidencia entregan informes sobre las ventas. Este informe lo recibe la coordinadora de Planeación Financiera para tener soporte y verificar los reportes de ventas contra el recaudo. A demás de esto esta hoja contiene:
▪ Tasa Promedio Mensual del Mercado (TRM).
▪ Tasa Promedio Mensual Dana.
▪ Tasa Fin de Mes Dana.
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▪ Tasa de Cierre Contable.
Para alimentar la Hoja de Pagos se toma la siguiente información:
1. Las asistentes de Comercio Exterior entregan la información sobre las Cuentas por Pagar al Exterior, además de esto entregan un estimado del valor en Cartas de Crédito. Este informe que entregan proviene del sistema de un archivo llamado STAMENT, sin embargo no se puede tomar la información directamente puesto que este archivo no discrimina por fechas, dificultando la toma de los valores a pagar en un mes específico.
El valor entregado de las Cuentas por Pagar al Exterior es convertido a dólares con la tasa de cierre contable.
Para alimentar la Hoja de Datos se toma la siguiente información:
1. Otros: Dentro de Otros se encuentran:
▪ El Pago electrónico de las OTA'S B/ga y OTA'S B/ta. Los pagos de Bucaramanga se toman de los pagos electrónicos realizado en el mes, mientras que los de Bogotá se toman del menú del sistema.
▪ La Caja Menor es un valor fijo durante el año que se estima en tesorería.
▪ Comisiones: Provienen del Balance de la cuenta 133000100000 “ANTICIPOS Y AVANCES”
▪ Arriendos: Provienen del Balance de las cuentas:
- 512000100000 “ARRENDAMIENTOS”
- 522000100000 “ARRENDAMIENTOS”
- 732000100000 “ARRENDAMIENTOS”
▪ Plan Excelencia: Provienen del Balance de las cuentas:
- 510596100000 “PLAN EXCELENCIA”
- 520596100000 “PLAN EXCELENCIA”
- 730596100000 “PLAN EXCELENCIA”
▪ Honorarios: Provienen del Balance de las cuentas:
- 511000100000 “HONORARIOS”
- 521000100000 “HONORARIOS”
42 - 731000100000 “HONORARIOS”
2. Regalías: las regalías se toman una parte de la cuenta Regalías del Balance que es una provisión.
3. Gastos Financieros: Provienen del Balance de las cuentas:
- 530500100000 “FINANCIEROS” menos (-) 530525100000 “DIFERENCIA EN CAMBIO”
4. Impuestos: Este cuadro lo entrega la contadora de THC, sin embargo debería venir del Balance o el módulo de contabilidad. Estos son los impuestos que se manejan actualmente.
- Industria Y Comercio - Retención en la fuente - Renta
- Impuesto a las Ventas - Impuesto Patrimonio - Timbres
5. Improductivos: Esta información es suministrada por Sharo Rueda en B/ga y Lersy Rodríguez en B/tá. Sin embargo debería provenir del Balance de la cuenta 73 o el archivo de Gastos en el cual se tienen en cuenta los siguientes elementos:
- Combustibles y lubricantes - Envases y Empaques
- Elementos de Seguridad Industrial - Repuestos y Accesorios
- Herramientas y Dispositivos - Fungibles
- Misceláneos
6. Servicios: Esta información es cargada del Balance. Estos son los servicios públicos que se tienen en cuenta:
- Acueducto - Energía - Gas - Teléfono - Acueducto - Energía
- Comunicación Satelital
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7. Fletes: Los fletes son cargados del Balance de las cuentas:
- 523550100000 “TRANSPORTE, FLETES Y ACARREOS”
- 733550100000 “TRANSPORTE, FLETES Y ACARREOS”
8. Mantenimiento y Reparación: Provienen del Balance de las cuentas:
- 734500100000 “MANTENIMIENTO Y REPARACIONES”
- 735000200000 “ADECUACION E INSTALACION”
9. Costos Importaciones: Este informe proviene de la hoja de compras, es la suma de los gastos de importación de Transejes S.A. más (+) Módulos para TR y de los gastos de importación de THC para TH. Estos gastos de importación se dividen en dos (2) rubros:
- Gastos de Nacionalización: Son los Gastos de Importación de TR o TH multiplicados por el porcentaje del Standard de Nacionalización de las Compras Internacionales entregado por la asistente de Costos (Sandra Méndez).
- IVA: Son los Gastos de Importación de TR o TH multiplicados por el porcentaje del impuesto a las Ventas.