Gestión de Compras

En el rubro de la gestión de compras existe diversidad de bibliografía que deriva del estudio de la gestión pública principalmente, hay varios autores que exponen sus

distintas teorías y recomendaciones en cuanto a una buena gestión de compras de parte de alguna entidad del Estado.

Primero, para definir la palabra ‘gestión’, se comparte el concepto que le da Brugué, Q. y Subirats, J. (1996) en su libro llamado: Lecturas de Gestión Pública:

Gestionar significa conducir los asuntos de alguien y, también, ejercer autoridad o mando sobre una determinada organización. La gestión no utiliza el saber tecnológico únicamente para mejorar la organización del trabajo (como sucedía en la administración tradicional), sino que también lo utiliza para averiguar cómo puede aplicarlo a la producción y para definir qué nuevos saberes podrían mejorarla (p. 12).

La gestión es empleada en que cada área donde se manejen recursos, y la necesidad por la que sea buena gestión, se debería encontrar en las prioridades de cualquier entidad pública.

Por el lado de las compras, Heredia (2013) citado por Santillán G. (2017), sintetiza un concepto claro de lo que son las compras, las define como:

Compras o adquisiciones, radica en la manera de suministrar en la condición de ininterrumpida, materiales, bienes y/o servicios, para introducirlos en condición de directa o indirecta a la cadena de producción. Estos bienes y/o servicios, deben proporcionarse en las cantidades adecuadas, en el momento solicitado, con el precio acordado y en el lugar requerido por el cliente (p. 21).

Teniendo en cuenta ambos conceptos, que son independiente, pero permiten combinarlos para darle significado a una de las principales áreas gubernamentales.

Pimenta, C. (2002) en su libro: Gestión de compras y contrataciones gubernamentales, nos brinda su propio concepto:

La gestión de compras se entiende por la adquisición de un producto (bien o servicio) para cubrir necesidades establecidas en la planificación como garantizar el abastecimiento en cuanto a calidad, precio, plazo y los mejores costos. La función de la gestión de compras mantiene una estrecha relación con las demás áreas de la empresa (p.

10-11).

Es fundamental conocer el concepto de gestión de comprar, para comenzar a relacionarla con la variable eficiencia, y como la eficiencia puede significativamente influir en la gestión del área de compras.

Acosta (1998) citado por Quiroz, M. (2016) brinda su definición sobre el área de compras de la siguiente manera: “El departamento de compras es el elemento principal del área de logística y esencial en la gerencia de la empresa ya que por la naturaleza de sus actividades se efectúan los desembolsos por consumo y de servicio”

(p. 9).

El área de compras está rigurosamente correlacionada con las demás áreas, por lo que se puede ver afectada de manera positiva y negativa frente a ciertos cambios.

Una entidad pública está obligada a realizar compras públicas que justifiquen su requerimiento.

Las compras gubernamentales son una actividad trascendental en la gestión pública de cualquier país. Una labor eficiente refleja la real ejecución presupuestaria, la obtención de los objetivos institucionales y por supuesto el avance en la cobertura de las necesidades de la población (Araya, 2009, p. 35).

El área de bienes vincula las distintas labores de abastecimiento (programación, adquisición, obtención, almacenamiento y distribución), con el registro contable para conseguir el control de los bienes muebles de una entidad

pública, apostando por un control de los activos fijos y de inventarios permanentes del patrimonio del Estado. (Arevalo, 2019, p. 17)

Tanto las compras gubernamentales como el área de bienes pertenecen a la gestión de compras debido a que engloba esos conceptos, y se puede desprender por esos aspectos. Una buena gestión de compras te blinda de errores presupuestales o factores externos que pueden afectar la contabilidad gubernamental de la entidad, por ello, es necesario buscar la eficiencia.

2.2.2.1 Planificación. La planificación es parte de todo proceso de gestión, se puede considerar que es la primera tarea a realizar debido a que, al planear, visualizas un panorama y las tareas respectivas para llegar a esa meta.

Según Chiavenato, I. (1999) citado por Salirrosas, E. (2016) argumenta que:

La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro (p. 10).

A nivel organizacional, se suele hablar de planificar estratégicamente cuando se realiza un análisis crítico de aquellas razones de interés público por las cuales existe la organización. Estas razones pueden ser muy distintas pero lo esencial es que no se formulen de manera mezclada, si esto sucediera, se vuelve necesario definir las razones de interés público con las autoridades pertinentes y establecer con claridad la misión de la institución, la forma de evaluar el rendimiento de la institución, los límites que tendrá y las atribuciones respectivas que debe realizar como gobierno (Sánchez, 2003, 44).

En cualquier sector donde requiera gestión, también requerirá planificación porque permite plantear un conjunto de acciones en beneficio de llegar a cumplir tus objetivos. La planificación determina donde se pretende llegar, que hay que hacer, de qué manera, cuando y en qué orden.

La planeación también significa un esfuerzo de coordinación. Te plantea un camino o dirección, para los gerentes y trabajadores de la institución. Y esto permite que todos los miembros entiendan hacia donde se dirigirá este proyecto y qué acciones o esfuerzos desde su labor deben aportar para alcanzar los objetivos, entonces se puede empezar a coordinar las actividades (Salirrosas, 2016, p. 28)

La planificación es apropiada para cualquier entidad, porque permite definir tus objetivos y pasar a organizarte.

2.2.2.2 Organización. Cuando se termina de planificar ya es apropiado comenzar a organizar, siguiendo las etapas de una adecuada gestión.

Siendo parte de una buena organización como entidad o área respectiva, el hecho de analizar la logística, evaluar la frecuencia de compra, establecer los criterios de adquisición, etc. Puede verse reflejado en conseguir una mayor eficiencia con reducidos impactos en el medio ambiente; por ejemplo, si reducir la demanda de bienes de la entidad es un objetivo necesario en el área de gestión, no es conveniente reducir automáticamente, sino por el contrario de buscar la eficiencia en la gestión de compras, adquiriendo los bienes y servicios realmente necesarios (Vargas, 2014, p. 50).

Organizarse va más allá de la simplicidad de eliminar o reducir algo que no está funcionando, tiene que ver con cambiar el enfoque de gestión estructural por una gestión de procesos y resultados.

En nuestro país, se consideraba los esfuerzos realizados por los gobiernos en la anterior década por promover políticas buscando la descentralización y modernización del Estado, como estrategia de una nueva organización y con el deseo de cambiar la tradicional gestión por actividades a una gestión que pueda producir resultados y pase a ser más eficiente. (Del Castillo & Vargas, 2009, p. 59).

Estos autores se manifiestan en favor de un cambio de enfoque por un sistema de gestión por resultados, que permite dejar de lado el sistema estructural y sea más dinámico.

La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OECD, s.f.) asegura que la Gestión por Resultados de Desarrollo se utiliza eficientemente para planificar e implementar los presupuestos y planes nacionales, así como la pobreza abordada en resultados como un problema de interés mundial. Esta gestión también se basa en estrategias alineadas en brindar asistencia técnica para las necesidades de las entidades (p. 4).

La OECD, como los anteriores autores, creen en un nuevo sistema de organización y gestión pública para reducir los números de ineficiencia que algunas áreas gubernamentales presentan.

2.2.2.3 Dirección. La dirección, corresponde a la tercera etapa de una buena gestión donde hay varios matices y discrepancias debido a que se puede emplear la dirección de distintos afectos, con sistemas de control interno, gestión estratégica, gestión de calidad, etc.

Rodríguez, R. (2014) considera que la mejor forma de fiscalizar y controlar las irregularidades de las compras públicas, a través de los Manuales de Procedimientos Administrativos, Rodríguez señala que:

Los MPA se constituyen en herramientas técnicas de trabajo, consulta y comunicación, adaptada al marco legal vigente, a las directrices y necesidades institucionales, con el objetivo de simplificar y guiar de forma ordenada y segura el conjunto de actividades de los servidores públicos delegados por la máxima autoridad de la Organización (p. 21).

Algunos consideran que el Manual tiene un límite de eficacia y no es suficiente para mejorar la eficiencia en las adquisiciones y requerimientos de bienes y servicios.

Piscoya, H. (2017) plantea como una gran opción la gestión de la calidad y la describe como: “El modo en que la dirección planifica el futuro, implanta los programas y controla los resultados de la función de calidad con vistas a su mejora permanente” (citado de Udaondo, M. 1992) (p. 40). Piscoya considera que de esta forma las diferentes empresas establecen la composición de sus productos o servicios teniendo en cuenta las necesidades de sus potenciales clientes.

Por otro lado, Yufra, R. (2020) propone un tipo de gestión adicional:

Los gobiernos locales se manejan con herramientas de dirección y gestión a través de presupuestos participativos anuales para asegurar una inversión eficiente solamente se ven priorizados los propósitos que consigan ser factibles y razonables para satisfacer las necesidades primordiales de la población y optimizar su calidad de vida (p. 16).

Los tres autores comparten propuestas distintas para la dirección y gestión en el área de compras, ante distintas preferencias cabe resaltar aquella alternativa que tiene el respaldo de la teoría económica y la evidencia empírica.