La comunicación en el sistema de abastecimiento

área usuaria para verificar dependiendo de la naturaleza de la prestación, calidad, cantidad y el cumplimiento de las condiciones contractuales realizando las pruebas que se necesiten. Esta se emite en un plazo de siete días como máximo a menos que se necesite hacer pruebas que vean la verificación del cumplimiento de la obligación o en caso de consultorías donde se emite un plazo máximo de 15 días con responsabilidad de un funcionario que emita dicha conformidad y en caso de que existan observaciones se tiene que comunicar al contratista indicando el sentido de las observaciones y dando un plazo para mejorar no menor de 2 ni mayor de 8 días, todo esto depende de la complejidad pero tienen que ser subsanadas dentro del plazo otorgado y aunque se haya dado un plazo y no se haya cumplido de manera aceptable la subsanación, la entidad puede darle al contratista periodos donde se pueda realizar las correcciones, y en caso de que esto suceda se puede aplicar la penalidad por mora desde que se terminó el plazo brindado, este proceso no es aplicable para bienes, servicios o consultorías que no cumplan con las características y condiciones mencionadas.

Aunque a veces se tiene discrepancias en recepción y conformidad son sometidos a conciliación y arbitraje dentro de 30 días una vez ocurrida la recepción y que la respuesta sea negativa o se venza el plazo brindado. (Defensoría del pueblo, 2021).

- Fortalecer las relaciones interpersonales donde se debe de haber planes de comunicación y estrategias de negociación entre ambos personajes, recurriendo a la empatía y comprensión del negocio.

- El intercambio de información se ve a través de herramientas tecnológicas de manera común para alinear datos.

- Al elegir un proveedor tiene que ser uno de confianza con una reputación positiva que apueste por un trabajo óptimo, y se debe de elegir también un cliente que cuente con los mismos elementos.

El cliente debe de saber cuánto es lo que va a necesitar al momento de comprar, pues en caso de que no tenga claro los factores, los problemas van comenzando, teniendo cantidades establecidas, el pago, el listado de precios y elementos, las transacciones se realizan sin problemas y que de esta manera se mejoran las operaciones entre cliente y proveedor, por ello se ve que trabajar de manera armoniosa tiene sus ventajas las cuales son:

- Acuerdos de colaboración estables a largo plazo.

- Planificación en conjunto y con cooperación de ambas partes.

- Centralización de gestiones de compra.

- Optimización de procesos en áreas como el departamento de compras y ventas.

- Aumento de reputación de la entidad como firma confiable.

- Reducción de stocks de seguridad y un ahorro considerable de costos.

b. Gestión de recursos humanos

La gestión de recursos humanos, es un proceso de obtención, desarrollo, mantenimiento de componentes de las personas que se encuentran dentro de los objetivos para que estos se logren de manera eficaz y eficiente, pues la gestión de recursos humanos se encarga de funciones comunes en varias de las organizaciones, por lo que se ocupa de cuestiones relacionadas con las personas que entre ellos estas la remuneración, contratación, rendimiento, gestión, seguridad, bienestar, etc, para que sea motivación de

los empleados, la administración y formación, todo ello englobando un enfoque estratégico de una cultura empresarial y entorno de trabajo, pues la cultura de trabajo es un papel importante para los recursos humanos y el rendimiento de una empresa, donde se llega a fomentar el desarrollo con actividades que beneficien a los colaboradores, siendo estas relaciones sanas y transparentes entre miembros del equipo, entre sus objetivos se tiene:

- Ayudar a la organización a cumplir sus metas - Usar de manera responsable los recursos humanos - Aumentar la satisfacción de los colaboradores.

- Desarrollar calidad de vida laboral - Tener políticas y comportamientos éticos

- Conciliar objetivos individuales y grupales con objetivos de la organización

- Realizar gestiones administrativas y normativas pertinentes para cumplir con esas finalidades.

Las funciones que tienen los recursos humanos son:

- La planificación y organización de recursos humanos siendo capaz de trazar de manera clara la dirección de las actividades empresariales de manera satisfactoria.

- Reclutamiento y selección del personal, donde consiste en traer a personas que trabajan en la organización y seleccionar a mejores personas para su puesto de trabajo.

- Gestión del rendimiento, pues es esencial garantizar que los colaboradores sean productivos y comprometidos con el trabajo para tener un buen rendimiento y cumplimiento de objetivos.

- Aprendizaje y desarrollo de los empleados, donde se debe de mejorar los conocimientos, habilidades y aptitudes de los empleados a través de planificaciones, formación y evaluación.

- Mejorar la trayectoria profesional teniendo en su ambición tener un excelente desempeño y una mejor planificación de la sucesión, incrementando su productividad.

- Evaluar las funciones y clasificación de puestos profesionales asegurando el éxito de la empresa a nivel estratégico y la prestación de servicios.

- Compensación Salarial, donde de acuerdo al trabajo ejercido, los recursos humanos son los encargados de la retribución de los empleados, entre ellos se incluye el salario retributivo.

- Mantener y cultivar relaciones laborales, donde la comunicación es una de las funciones más importantes de gestión de recursos humanos, pues puede convertirse en una red de información fluida entre miembros de equipos de trabajo.

- Salud y seguridad laboral, donde se desempeña el papel de normativa de salud y seguridad haciendo que formen parte de la empresa en sus funciones.

- Responsabilidades administrativas, para encargarse de ello incluso de la gestión de los datos de la empresa, empleados entre otros, donde la generación de estos informes, recordatorios sigue un proceso fácil y preciso.

- Fomentar la adquisición de talentos, habilidades dentro de la entidad hace que a medida que los medios tecnológicos van incrementando, las capacidades necesarias para tener éxito cambia demasiado rápido que no se conforman con estrategias convencionales sino que deben de aprender y mejorar continuamente. (Endalia, 2021).

c. información de la gestión

La gestión de información es la denominación de procesos en los cuales se encuentra el ciclo de vida de la información desde su creación y captura hasta la disposición final, pues estos procesos comprenden la extracción, combinación, depuración y retribución de la información a los interesados, pues su objetivo principal es garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.

En el contexto de las organizaciones, la gestión de información se identifica como la disciplina en la que se ve todo relacionado con el logro de tener información adecuada, teniendo de cierta forma la persona indicada con el coste adecuado y en el momento oportuno además de un lugar apropiado. Siendo esto, los objetivos principales de la gestión de la información como maximizar el valor y los beneficios para su uso eficiente y económico de la información asegurando un suministro continuo de esta, aunque no tenga diferenciación con la gestión documental, aparece en los años 1950 donde los sistemas informáticos fueron comunes para las organizaciones y de acuerdo a la definición que tenga el archivos se puede dar diferentes conceptos.

El uso del término se hace énfasis en modelos de gestión documental donde elementos tradicionales se involucran con la tecnología de la información y comunicación para su almacenamiento y recuperación, por lo que la gestión de información debe de poseer competencia de los archivos ante áreas relacionadas con las TIC.

2.1.5. Evaluación de la gestión de riesgos en el sistema de abastecimiento