Capítulo 2. SCRUM y PMBOK : desarrollo ágil y gestión de proyectos
2.4 PMBOK
28 Como podemos apreciar, este marco de trabajo está enfocado en hacer los requerimientos y tareas más rápido con entregables inmediatos, sin embargo, es conveniente tener un control en la administración de los proyectos de software, por lo que es necesario incluir en la propuesta una guía de gestión de proyectos.
29 El PMBOK7 (Project Management Body of Knowledge) es una guía de gestión de proyectos que recoge las mejores prácticas del sector, gestionado y actualizado de forma periódica por el PMI (Project Management Institute). Esta disciplina formal de proyectos se encuentra en su sexta edición publicada en 2017.
Un error común es que se considera a PMBOK como una metodología de gestión de proyectos, pero en realidad es una guía que recopila las mejores prácticas del sector y que por tanto es tarea del Project Manager decidir que procesos aplica y con qué nivel de detalle.
La definición de un proyecto está dada por un esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado único con un inicio y fin de término (PMI, 2017).
La guía de PMBOK contempla un marco amplio de aspectos industriales y de soluciones; desde proyectos de construcción, de gobierno y hasta esfuerzos de desarrollo de software dinámicos y rápidos. Además, proporciona buenas prácticas validada por años de investigación de organizaciones profesionales y de alta disciplina (Briscoe & Staikoff, 2006).
La administración de un proyecto corresponde a la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir con los requerimientos iniciales, de acuerdo al PMBOK 6ta edición, está conformada por 10 áreas de conocimiento y por 49 procesos agrupados en 5 fases:
1. Iniciación, 2. Planificación, 3. Ejecución,
4. Monitoreo y Control 5. Cierre de proyecto.
Lo anterior ayudara a los profesionales del proyecto a planificar, organizar y entregar proyectos a tiempo, con el costo presupuestado y de calidad (Gonçalves, Drumond, Méxas, & Méxas, 2017).
7 Project Management Institute. Consultado el 25 de enero de 2019, para obtener más información visité el sitio https://www.pmi.org
30 La figura 7 muestra como los proyectos se dividen en fases.
Figura 7. Grupo de procesos que interactúan en un proyecto
Fuente: PMBOK 2017.
Podemos visualizar que los procesos no son en su totalidad secuenciales entre sí: la fase de inicio toma relevancia al principio del proyecto, que es cuando se determina que es lo que se va hacer. La fase de planeación y ejecución son las que tiene mayor interacción con los procesos, se deben coordinar personas y otros recursos para realizar el plan. La fase de monitoreo está presente en todos los procesos y en esta se asegura que los objetivos del proyecto se están cumpliendo, en caso contrario tomar acciones correctivas de ser necesario. Al final, en la fase de cierre, siempre debemos concluir los proyectos formalizando la aceptación del proyecto.
Cada fase de un proyecto ésta marcada por la finalización de uno o varios entregables. Un entregable es un trabajo tangible y verificable, un diseño detallado o un prototipo, los cuales son revisados con la finalidad de determinar si el proyecto debe continuar hacia la siguiente fase y/o detectar errores para corregirlos.
31 Los entregables en cada una de las fases están resumidos en el cuadro 5 de acuerdo a un curso de capacitación en 2012 que se impartió por en la empresa Alpha Consultoría8
Cuadro 5. Lista de entregables en PMBOK
Fase Documentos
Inicio • Minuta de acuerdos de reunión de entendimiento
• Acta de Proyecto
• Declaración de alcance Planeación • Plan de gestión de proyecto
• Descripción de puestos
• Matriz de habilidades requeridas
• Matriz de responsabilidades
• Plan de calidad
• Plan de riesgos
• Work Breakdown Structure (WBS)
• Cronograma
• Estructura de directorios Ejecución • Solicitud de cambio de alcance
• Minuta de acuerdos
• Reporte de actividades
• Reporte de avance
• Actividades en adelanto Seguimiento y Control. • Seguimiento al Cronograma
• Plan de gestión de Riesgos
Cierre • Checklist de cierre
• Acta de cierre de proyecto
• Minuta de acuerdos de Cierre.
Fuente: Elaboración propia.
El PMBOK define 10 áreas de conocimiento en función de sus prácticas y sus procesos, las cuales se mencionan a continuación.
8 AlphaConsultoria. Consultado el 5 de febrero de 2019, para obtener más información visité el sitio https://www.alpha-consultoria.com/
32 1. Gestión de integración: Describe los procesos requeridos para garantizar que todos los elementos del proyecto están coordinados e integrados.
2. Gestión de alcance: Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido para completarlo con éxito.
3. Gestión de tiempo: Describe los procesos correspondientes para cumplir con las fechas de entrega y finalizar el proyecto a tiempo.
4. Gestión de costos: Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se cumpla dentro del presupuesto aprobado.
5. Gestión de calidad: Describe los procesos para incorporar la política de calidad de la organización, para asegurar que el proyecto cubra las necesidades y satisfacer las expectativas de los interesados.
6. Gestión de recursos humanos: Describe los procesos para identificar, adquirir y gestionar los recursos necesarios para un término exitoso del proyecto.
7. Gestión de comunicación: Procesos para asegurar la generación, recopilación, difusión, almacenamiento y disposición de la información del proyecto de una manera puntual y adecuada.
8. Gestión de riesgos: Proceso para identificar, analizar y dar respuesta a posibles riesgos durante el desarrollo del proyecto.
9. Gestión de adquisiciones: Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios de proveedores externos.
10. Gestión de los interesados: Procesos para identificar las personas, grupos u organizaciones que puedan afectar o ser afectados por el proyecto.
(PMI, 2017)
En el cuadro 6 se resume como es la relación de los procesos con las áreas de conocimiento.
33 Cuadro 6. Relación de procesos y áreas de conocimiento, PMBOK versión 6
Inicio Planeación Ejecución
Monitoreo y
control Cierre
Gestión de los interesados
Gestión de las adquisiciones Gestión de los riesgos Gestión de las comunicaciones
Gestión de los recursos Gestión de la calidad Gestión de los
costos
Gestión de los costos Gestión del
tiempo
Gestión del tiempo Gestión del
alcance
Gestión del alcance Gestión de la integración
Fuente: Elaboración propia basado de Todopmp9
A continuación, se mencionan de forma agrupada a la fase correspondiente, los 49 procesos de acuerdo a la versión 6 del PMBOK:
Inicio
1. Desarrollar el acta de constitución del proyecto.
2. Identificar a los interesados.
Planeación
3. Desarrollar el plan para la dirección del proyecto.
4. Planificar el involucramiento de los interesados.
5. Planificar la gestión del alcance.
6. Recopilar los requisitos.
7. Definir el alcance.
8. Crear la EDT/WBS.
9. Planificar la gestión del cronograma.
10. Definir las actividades.
11. Secuenciar las actividades.
12. Planificar la gestión de los riesgos.
9 TodoPMP. Consultado el 25 de enero de 2020 en https://todopmp.com/
34 13. Identificar los riesgos.
14. Realizar el análisis cualitativo de riesgos.
15. Realizar el análisis cuantitativo de riesgos.
16. Planificar la respuesta a los riesgos.
17. Planificar la gestión de recursos.
18. Planificar la gestión de los costos.
19. Estimar los costos.
20. Estimar los recursos de las actividades.
21. Estimar la duración de las actividades.
22. Desarrollar el cronograma.
23. Determinar el presupuesto.
24. Planificar la gestión de la calidad.
25. Planificar la gestión de las comunicaciones.
26. Planificar la gestión de las adquisiciones.
27. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto.
Ejecución
28. Gestionar el conocimiento del proyecto 29. Gestionar la participación de los Interesados.
30. Adquirir recursos.
31. Desarrollar el equipo.
32. Dirigir al equipo.
33. Gestionar las comunicaciones.
34. Efectuar las adquisiciones.
35. Gestionar la calidad.
36. Implementar la respuesta a los riesgos.
Monitoreo y control
37. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto.
38. Realizar el control integrado de cambios.
39. Monitorear el involucramiento de los interesados.
40. Controlar el cronograma.
35 41. Controlar los costos.
42. Monitorear las comunicaciones.
43. Monitorear los riesgos.
44. Controlar la calidad.
45. Controlar los recursos.
46. Validar el alcance.
47. Controlar el alcance.
48. Controlar las adquisiciones.
Cierre
49. Cerrar el proyecto o fase.
Para lograr reunir todas las actividades en el marco de trabajo que se va a proponer, se revisarán algunos estudios comparativos entre SCRUM y PMBOK, a fin de obtener las buenas prácticas y determinar los puntos donde convergen.