Código PRO-GRF-11-03
Versión 6
Fecha Aprobación 28/12/2018
Páginas 1 de 4
El procedimiento inicia con elaboración del plan anual de inventarios y finaliza con el anexo del Inventario final al balance general.
Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP.
3. Alcance
Mayo de 2017 Se Ajusta una Politica de Operación en relación con la verificación y consulta del consumo de elementos de oficina en el aplicativo Sistema de Inforamción de la entidad
Diciembre de 2018 Se Ajusta una Politica de Operación en relación con la verificación y consulta del consumo de elementos de oficina en el aplicativo Sistema de Inforamción de la entidad
1. Responsable de Procedimiento Profesional Universitario 219-02 - Subdirección Administrativa Financiera y de Control Interno Disciplinario
2. Objetivo
Mantener actualizada la información de los inventarios de los bienes y recursos del Instituto, con el propósito de ejercer control , verificando que al realizar inspección física, la información registrada en los sistemas dispuestos por la entidad para la administración de sus bienes, corresponda con la ubicación, características y responsables.
Diciembre de 2010 Actualización del enfoque por procesos del IDEP (Resolución 232 de diciembre de 2010)
Agosto de 2014
Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC-03-02
Cambios numerales 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9.(FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 27 de Agosto de 2014)
Diciembre de 2015 Cambio al nombre del procedimiento
Cambios numerales 7 y 9. (FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 15 de Diciembre de 2015)
Fecha Descripción
Acto Administrativo de Aprobación
FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 25 de mayo de 2017 Firma de Autorizaciones
Elaboró Revisó Aprobó
Profesional Universitario 219-02
Subdirección Administrativa Financiera y de Control Interno Disciplinario
Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión
Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Interno Disciplinario
Control de Cambios
FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y AMBIENTAL
Procedimiento: INVENTARIO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Código PRO-GRF-11-03
Versión 6
Fecha Aprobación 28/12/2018
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FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y AMBIENTAL
Procedimiento: INVENTARIO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Nro. Descripción de actividades
Documento soporte de
la actividad Observaciones
1 Elaborar el plan anual de
inventarios Plan anual de inventarios de
la vigencia
Teniendo en cuenta la RESOLUCIÓN 001 DE 2001 por la cual se expide el
Manual de Procedimientos
Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital, se elabora el plan anual
El Plan incluye los funcionarios encargados, grupos de trabajo y sus responsabilidades, las fechas de las actividades de pre-inventario, la toma física y el Informe y Acta Final.
2
Presentar al Comité de Inventarios el plan anual de
inventarios general para aprobación
Plan anual de inventarios de la vigencia
El responsable del procedimiento hace la presentación del plan en el Comité de Inventarios con el fin de aprobarlo.
Profesional Universitario Subdirección Administrativa
Financiera y de Control Interno Disciplinario - Profesional Universitario Subdirección Administrativa
Financiera y de Control Interno Disciplinario -
Término Definición
Inventario Físico Existencia real de materiales, numeración de otros bienes, determinada mediante observación a partir de la cual se establece el mínimo de unidades, peso o medida de las cosas que son su objeto.
Faltante de Inventario Menor valor de las cantidades reales de existencias materiales comprendidas en el activo, comparadas con el que aparece en los registros contables.
7. Descripción del procedimiento Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control
6. Definiciones 4. Base legal
Resolución 158 de 2010 Por la cual se actualiza la composición y otras reglas de funcionamiento del Comité de Inventarios del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP
Resolución 59 de 2002 Por la cual se adopta en Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito expedido por el Contador General de Bogotá D.C.
Resolución 001 de 2001 Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Resolución 400 de 2000 Plan General de Contabilidad
Decreto 456 de 2008 "Por el cual se reforma el Plan de Gestión Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones"
Resolución No. 00242 de 2014 “Por la cual se adoptan los lineamientos para la formulación, concertación, implementación, evaluación, control y seguimiento del Plan Institucional de Gestión Ambiental –PIGA”
Acuerdo 540 de 2013 "Por medio del cual se establecen los lineamientos del programa distrital de compras verdes y se dictan otras disposiciones"
Decreto 165 de 2015 "Por el cual se reglamenta la figura de Gestor Ambiental para las entidades distritales, prevista en el Acuerdo 333 de 2008, y se dictan otras disposiciones"
5. Documentos de Referencia
Documentos Externos Documentos Internos
N/A Base de Datos del Sistema Sistema de Inforamción de la entidad
INICIO
A
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FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y AMBIENTAL
Procedimiento: INVENTARIO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
3 Revisar y aprobar el Plan Anual de inventarios
Formato FT-GD-07-08 Acta de reunión.
En comité se revisa y aprueba el Plan Anual de Inventarios dejando constancia en el acta.
4 Ejecutar las actividades descritas en el Plan Anual de inventarios
Listados de bienes registrados en Sistema de Inforamción de
la entidad FT-GRF-11-11 Recolección
de información inventario
Se efectúa la verificación física de los bienes y recursos a cargo de las dependencias de la entidad y funcionarios que se desempeñen en ellas, teniendo en cuenta la RESOLUCIÓN 001 DE 2001.
En caso de determinar faltantes o sobrantes se debe informar la novedad al coordinador del inventario para que sea verificado en el informe final, mediante Conciliación entre Contabilidad y Almacén.
5 Efectuar los ajustes respectivos
Formatos:
FT-GD-07-08 Acta de reunión.
FT-GRF-11-10 Solicitud Movimiento de Almacén FT-GRF-11-12 Solicitud dada
de baja
FT-GRF-11-15 Paz y salvo para la entrega de inventarios
de funcionarios y/o contratistas FT-GRF-11-03 Solicitud de
bienes y servicios
6
Elaborar Acta de aprobación, Informe Final y emitir Inventario
definitivo
Acta de aprobación Listados de bienes registrados en Sistema de Inforamción de la
entidad
Formato FT-GD-07-08 Acta de reunión.
Se levanta un acta en la cual deben quedar consignados todos los pormenores de la toma física o comprobación. El acta debe contener recomendaciones, comentarios, análisis y firma de los actuantes.
Se revisa el inventario y se emite el final para ser incluido en el Balance General.
7 Anexar al Balance General Balance General Una vez emitido el inventario Final se
anexa al Balance Profesional Universitario
Subdirección Administrativa Financiera y de Control
Interno Disciplinario -
Profesional Universitario 219- 02 Subdirección Administrativa Financiera y de
Control Interno Disciplinario -
Profesional Universitario 219- 02 Subdirección Administrativa Financiera y de
Control Interno Disciplinario - Comité de Inventarios
Profesional Universitario Subdirección Administrativa
Financiera y de Control Interno Disciplinario -
Revisar los inventarios realizados en anteriores
vigencias
FIN
A
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FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y AMBIENTAL
Procedimiento: INVENTARIO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 8. Tiempos
Entre un (1) día y dos (2) meses 9. Políticas de Operación
Mantener actualizado el inventario de funcionarios y contratistas dejando el registro de traslado de bienes a cargo el cual se dejará como soporte.
Hasta tanto no se efectué el inventario general de la entidad, no se tendrá certeza sobre los faltantes o sobrantes reales encontrados. Pueden existir compensaciones validas entre ellos que es necesario ajustar y reclasificar entre responsables y dependencias.
Los Inventarios quedan registrados en el aplicativo Sistema de Inforamción de la entidad y en el formato correspondiente a FT-GRF-11-11 Recolección de información inventario anual
Los ajustes requeridos dentro del proceso de inventarios se diligenciaran los formatos que se describen a continuación y que servirán de soporte del movimiento que se requiera en el modulo del sistema Sistema de Inforamción de la entidad como son: FT-GRF-11-10 Solicitud Movimiento de Almacén; FT-GRF-11-12 Solicitud dada de baja; FT-GRF-11-15 Paz y salvo para la entrega de inventarios de
funcionarios y/o contratistas
El funcionario y/o contratista deberá hacer entrega de los bienes cargados en sus inventarios mediante el formato FT-GRF-11-15 Paz y salvo para la entrega de inventarios de funcionarios y/o contratistas, el cual servirá como soporte a Tesorería para el pago de liquidación y/o último desembolso en cada caso.
La verificación y consulta del consumo de elementos de oficina por se hará por Centro de Costos desde el aplicativo Sistema de Inforamción de la entidad cuando sea requerido .
La Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinaria del IDEP, dará iniciar a los procesos por responsabilidades por pérdida o robo de elementos devolutivos asignados a funcionarios o contratistas (Responsabilidad por manejo de bienes y activos), (Ley 42 de 1993, “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen “ Ley 610 de 2000, y Manual de
Responsabilidades vigente “por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías.”)
Los registros en el Sistema Administrativo y Financiero de la Entidad se llevarán a cabo en el día en que fue efectiva la operación, siempre y cuando el sistema permita realizar el registro en la misma fecha; en caso de que el sistema presente inconsistencias al momento de registrar las transacciones, se informará el incidente a la Oficina de Planeación.
