GUÍA DE TABLAS GENERALES

(1)

GUÍA DE TABLAS GENERALES

OFICINA DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA, S.A.

SEPTIEMBRE DE 2003

(2)

ÍNDICE DE CONTENIDOS

1. INTRODUCCIÓN ... 3

2. P.D.I. Y P.A.S. ... 3

2.1. DEPARTAMENTOS... 3

2.2. FACULTADES ... 3

2.3. FACULTAD/DEPARTAMENTO... 4

2.4. MANTENIMIENTO DE ÁREAS DE CONOCIMIENTO... 4

2.5. CÓDIGOS EUROPEOS DE ÁREAS DE ESTUDIO ... 5

2.6. MANTENIMIENTO DE CATEGORÍAS PDI... 5

2.7. MANTENIMIENTO DE PERSONAS ... 5

2.8. PROFESIONES... 8

3. CÓMO DAR DE ALTA DATOS GEOGRÁFICOS ... 8

3.1. PAÍSES ... 8

3.2. PROVINCIAS ... 9

3.3. COMARCAS ... 9

3.4. MUNICIPIOS ... 9

3.5. EDIFICIOS... 10

3.6. CAMPUS ... 10

3.7. TIPOS DE VÍAS ... 11

4. CÓMO DAR DE ALTA UN TRIBUNAL ... 11

4.1. TIPOS DE TRIBUNAL... 11

4.2. VIGENCIA DE LOS TRIBUNALES... 11

4.3. QUÉ MIEMBROS CONSTITUYEN LOS TRIBUNALES ... 12

5. CONTROLES Y GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ... 12

5.1. CÓMO SE DAN DE ALTA LOS MANTENIMIENTOS PREVIOS... 13

5.1.1. QUÉ DOCUMENTOS REFERIDOS A LOS ALUMNOS QUIERE REGISTRAR LA UNIVERSIDAD... 13

5.1.2. EN QUÉ ENTORNOS O ÁMBITOS SE PUEDEN UTILIZAR...13

5.1.3. QUÉ DOCUMENTOS PERTENECEN A CADA ENTORNO ... 14

6. QUÉ OBSERVACIONES SE PUEDEN REGISTRAR EN EL EXPEDIENTE DE UN ALUMNO ... 14

6.1. TIPOS DE OBSERVACIONES ... 14

(3)

1. INTRODUCCIÓN

El objetivo de este documento es proporcionar al usuario un apoyo para la comprensión de todos aquellos procesos que afectan al mantenimiento de las tablas generales del sistema UNIVERSITAS XXI®- ACADÉMICO.

Para ello se ha estructurado este documento en los mismos apartados en los que está dividido el menú del módulo ya que no se tratan procesos sino mantenimientos cuyo uso está reservado a otros módulos de la aplicación:

• P.D.I. y P.A.S.

• Geografía

• Tribunales

• Documentación

• Observaciones

• Equivalencias

• Calendario

2. P.D.I. Y P.A.S.

2.1. DEPARTAMENTOS

Los datos introducidos en esta pantalla son utilizados en el módulo de Doctorado, así como en el Módulo de planes y Recursos Docentes, desde el que también se puede acceder a esta pantalla. Los departamentos serán los responsables de la gestión de asignaturas y de los programas de doctorado que pueden impartir.

FORMA DE ACCESO

• Módulo de tablas generales

PDI y PAS

Departamentos

Desde este punto de menú se dan de alta los departamentos de la Universidad o departamentos de otras Universidades. Para ello, será necesario informar los siguientes campos:

• Código y descripción del departamento.

• Universidad a la que pertenece.

• Código MECD asignado al departamento.

• Grupo de usuarios asociado a un departamento. De esta forma, se controla que cada departamento tenga acceso únicamente a sus propias actas y así calificarlas.

Además, también se puede recoger la dirección completa, teléfono, fax y dirección de correo electrónico del departamento.

2.2. FACULTADES

Los datos introducidos en esta pantalla son utilizados en el módulo de Recursos Docentes.

(4)

FORMA DE ACCESO

PDI y PAS

Facultades

Desde este punto de menú se dan de alta los códigos y descripciones de las facultades que pertenecen a la Universidad.

2.3. FACULTAD/DEPARTAMENTO

Los datos introducidos en esta pantalla son utilizados en el módulo de Doctorado.

FORMA DE ACCESO

PDI y PAS

Facultad/Departamento

Desde esta pantalla se permite relacionar los departamentos asociados a cada una de las facultades dadas de alta previamente.

2.4. MANTENIMIENTO DE ÁREAS DE CONOCIMIENTO

Los datos introducidos en esta pantalla son utilizados en el módulo de Planes de Estudios y Recursos Docentes, especialmente en la relación con los departamentos. Los departamentos de la Universidad están estructurados en diferentes áreas de conocimiento a las que se asocia a los profesores para la impartición de la docencia.

FORMA DE ACCESO

PDI y PAS

Mantenimiento de áreas de conocimiento

Desde este punto de menú se dan de alta las áreas de conocimiento, informando su código, descripción y código MECD correspondiente. Igualmente se indicarán las fechas de alta y baja del área, de tal modo que si existe una fecha de baja para la misma, ésta se supondrá obsoleta y dejará de recuperarse en las correspondientes listas de valores.

Para aquellas universidades que relacionen el área de conocimiento con la experimentalidad de la misma deberán insertar un valor en el campo Cód. Esta información se utilizará para la generación automática de grupos en función de este concepto, de forma que a aquellas áreas de conocimiento que tengan asociado una experimentalidad alta, le corresponderán mayor número de grupos. Finalmente, se podrá indicar a título informativo, si se trata de una área específica, es decir, si la docencia en esta área no puede ser impartida por cualquier docente o, por el contrario, puede hacerlo cualquiera independientemente de su titulación.

(5)

2.5. CÓDIGOS EUROPEOS DE ÁREAS DE ESTUDIO

Los datos introducidos en esta pantalla son utilizados en el módulo de Expediente, para aquellos alumnos que estén participando en el programa SÓCRATES/ERASMUS.

FORMA DE ACCESO

PDI y PAS

Códigos europeos de áreas de estudio

FUNCIÓN

Desde este punto de menú se dan de alta los códigos europeos de las áreas de estudio. Para ello, basta con introducir el código y la descripción. Estos valores se podrán asociar al expediente del alumno Erasmus, si la Universidad así lo define, y explotar esta información (Véase Guía de expediente).

2.6. MANTENIMIENTO DE CATEGORÍAS PDI

Los datos introducidos en este mantenimiento se explotarán en el Módulo de Recursos docentes para aquellas funcionalidades relacionadas con recursos humanos. Esta pantalla también será accesible desde dicho módulo.

FORMA DE ACCESO

PDI y PAS

Categorías

FUNCIÓN

Esta pantalla es un mantenimiento en la que se dan de alta todas las categorías docentes que existen en la Universidad (por ejemplo, profesor titular de Escuela Universitaria, Catedrático de Universidad, etc.…). La pantalla presenta un único bloque; cada categoría docente está compuesta por un código alfanumérico así como su correspondiente descripción, siendo ambos campos obligatorios al grabar cada registro.

2.7. MANTENIMIENTO DE PERSONAS FORMA DE ACCESO

PDI y PAS

Personas

FUNCIÓN

Desde esta pantalla se dan de alta las personas que podrán ser alumnos, profesores o personal administrativo de la Universidad. Si bien desde el Módulo de expediente se puede acceder a los datos del

(6)

alumno o desde el Módulo de Recursos docentes a los datos específicos del profesor, en esta pantalla, será necesario realizar el Mantenimiento de todos ellos como "personas", es decir, será imprescindible incluir sus datos personales para que después, desde los módulos correspondientes, se pueda añadir toda aquella información ya propia de su función.

La información de esta pantalla está distribuida en pestañas que se despliegan o no en función del tipo de persona que se esté dando de alta: profesor y profesor externo (que son excluyentes y activan las pestañas de Datos profesor, Datos profesor externo), alumno (que activa la pestaña de Datos alumno) y administración. Es importante señalar que una persona determinada puede ser, simultáneamente, profesor y alumno o personal de administración y alumno. En este caso será necesario registrar los datos obligatorios de cada uno de los tipos de persona.

A continuación se describe la información contenida en cada pestaña:

• Pestaña Datos básicos

En esta pantalla se han de introducir obligatoriamente los siguientes datos para cualquier tipo de persona:

Tipo de documentación (DNI: Documento Nacional de Identidad, PSP: Pasaporte, TRC: Tarjeta de residente comunitario, PRT: Permiso de residencia y trabajo, NIE: Número de identificación de extranjero) y número de documento. Se validan los formatos del DNI y del NIE exclusivamente (para ambos se calcula la letra).

Nombre y apellidos de la persona

Sexo

Fecha de nacimiento. El sistema calculará automáticamente la edad de la persona.

Entre los datos no obligatorios se puede registrar:

Estado civil

E-mail (se valida el formato), fax y teléfono

Número de la Seguridad social

Igualmente se puede recuperar la fotografía de la persona, si la Universidad así lo establece.

• Pestaña Domicilio familiar y Pestaña Domicilio temporal

Los datos recogidos en esta pestaña no son obligatorios y, al dar de alta por primera vez los datos del domicilio familiar de la persona se copian automáticamente en los datos referidos al domicilio durante el curso, pero estos podrán ser modificados en todo momento. Igualmente existen una serie de validaciones sobre la coherencia de los datos geográficos (municipios que se corresponden con la provincia, etc.).

Se puede registrar:

• Calle, número, piso, letra y escalera

• Código postal, provincia (codificado o campo texto), municipio (codificado o campo texto), comarca y país .

• Teléfono, e-mail (se valida el formato) y fax

• Pestaña Nacionalidad

(7)

En esta pestaña se debe incluir obligatoriamente los datos de país de nacimiento (siendo opcional la comarca, provincia y municipio de nacimiento) y nacionalidad pudiendo registrarse, de forma opcional también, la segunda nacionalidad. La casilla de Extranjero aparecerá desmarcada si una de las dos nacionalidades se corresponde con la Española.

Las siguientes pestañas se activan o no en función del TIPO DE PERSONA indicado en la pantalla de Datos básicos:

• Pestaña de Datos del alumno Se pueden registrar los siguientes datos:

Año de inicio de estudios universitarios

Procedente de secundaria

Turno

Personas autorizadas

Código PIN (campo alfanumérico)

Código PIN no único (campo numérico)

Carné de la biblioteca

Código SCANet del alumno (campo alfanumérico de 30 posiciones). Este campo no hace ninguna validación a la espera de la confirmación oficial de cómo se ha de construir este código.

Datos de familia numerosa

Tipo de familia numerosa

Número de carné

Fecha de validez del carné

Número de hijos (no se realiza ninguna validación entre el número de hijos y el tipo de familia numerosa)

• Pestaña Datos bancarios CCC (se valida la congruencia de todos los datos)

Cuenta corriente del alumno y titular

Cuenta corriente del alumno para becas y titular

Cuenta corriente del alumno para Estudios propios y titular

• Pestaña de Datos del profesor

Esta pestaña contiene información específica del profesor, pero sólo referida a datos básicos del mismo. Si se desea obtener más datos sobre la actividad docente del profesor, será necesario acceder al Módulo de Recursos docentes. De este módulo se recuperará la información sobre la Categoría y Departamento del profesor, pero sólo en modo consulta por lo que deberían estar registrados estos datos en los Mantenimientos correspondientes.

Se puede dar de alta la siguiente información:

Fecha fin del profesor como activo

Director del departamento / Director del centro adscrito: estas casillas permitirán indicar si el profesor es director del departamento o del centro adscrito, pero no tendrán ninguna implicación adicional.

(8)

Titulación (si su título universitario es de grado superior, grado medio o es un doctor)

Cuenta bancaria y titular de dicha cuenta

• Pestaña de Datos del profesor externo

En el caso de los profesores externos se podrán registrar los siguientes datos adicionales:

Titulación (si su título universitario es de grado superior, grado medio o es un doctor)

Categoría del profesor

Universidad de procedencia del profesor

Departamento que le acoge en la Universidad de destino. Este campo sólo se utilizará para explotar dicha información en el certificado que acredite su docencia, pero no afectarán a ninguna funcionalidad.

Centro escolar: para el caso de profesores procedentes de Institutos para la gestión de las pruebas de acceso.

Fecha fin del profesor como activo en la Universidad destino

2.8. PROFESIONES

Los datos introducidos desde esta pantalla se utilizan en el módulo de Becas.

FORMA DE ACCESO

Calendario

Profesiones

FUNCIÓN

Desde esta ventana dan de alta las profesiones. Para ello, será necesario informar los siguientes campos:

• Código y descripción de la profesión.

• Tipo de ingreso.

Además, también se puede recoger los códigos utilizados por el MECD, así como los empleados en la gestión de la convocatoria de becas.

3. CÓMO DAR DE ALTA DATOS GEOGRÁFICOS

Estos mantenimientos serán utilizados en el Módulo de expediente, Datos personales, y en dicha pantalla para registrar la nacionalidad de las personas, dirección, etc.

3.1. PAÍSES

FORMA DE ACCESO

Geografía

(9)

Países

FUNCIÓN

Desde este punto de menú se dan de alta los distintos países. Para ello, será necesario informar los siguientes campos:

• Código (codificación propia de la Universidad) y nombre del país.

• Nacionalidad correspondiente a dicho país.

• Código del país para las estadísticas anuales.

• Código del país para la gestión de títulos con el MECD (campo no obligatorio).

• También se ha de indicar si el país pertenece a la Unión Europea y si hay algún convenio que suponga que no es necesario abonar el seguro escolar.

3.2. PROVINCIAS FORMA DE ACCESO

Geografía

Provincias

Desde esta ventana se dan de alta las provincias; para ello basta con introducir el código y la descripción.

3.3. COMARCAS FORMA DE ACCESO

Geografía

Comarcas

FUNCIÓN

Desde este punto de menú se dan de alta las comarcas para aquellas Universidades que lo utilicen; basta con introducir el código y la descripción. Las comarcas no están relacionadas con las provincias o municipios lo que supondrá que el usuario podrá seleccionar dichos valores sin que haya una relación con los campos mencionados anteriormente.

3.4. MUNICIPIOS FORMA DE ACCESO

Geografía

Municipios

(10)

FUNCIÓN

Desde este punto de menú se dan de alta los municipios. Es necesario introducir:

• Código y nombre del municipio.

• Provincia a la que pertenece el municipio, recuperándola de la lista de valores que se carga con el mantenimiento anterior.

• En aquellos casos que proceda, nombre de la isla en la que está situada el municipio y/o comarca al que pertenezca el municipio.

• El campo Principal y Ayuntamiento permitirá indicar cuál es el municipio en el que se encuentra el Ayuntamiento así como el código de Ayuntamiento del que dependen determinados municipios.

3.5. EDIFICIOS FORMA DE ACCESO

Geografía

Edificios

FUNCIÓN

En esta pantalla se dan de alta todos los edificios que forman parte de un campus en concreto. Para ello se establece un identificador y una descripción del mismo, indicando la ubicación geográfica (provincia y municipio) y los datos generales para la correspondencia (dirección, teléfono, fax y código postal). También se puede establecer una fecha de alta del edificio, así como una fecha de baja, si se trata de un punto de examen (ubicación donde se van a realizar pruebas de acceso) y si el edificio es propio de la universidad o pertenece a un centro adscrito.

Es importante señalar que dos edificios pueden tener el mismo identificador siempre que pertenezcan a campus distintos.

3.6. CAMPUS FORMA DE ACCESO

Geografía

Campus

FUNCIÓN

Desde esta pantalla se dan de alta los distintos campus que pertenecen a la Universidad, basta con introducir el código y la descripción del mismo. Cada centro de la Universidad que se dé de alta en el Módulo de planes de estudios estará asociado a un campus determinado. Esta relación será de importancia para el tratamiento especial de aquellas universidades que cuenten con varios campus y diferentes centros y planes asociados al mismo.

(11)

3.7. TIPOS DE VÍAS FORMA DE ACCESO

Geografía

Tipos de vías

Desde este punto de menú, se da de alta el código y descripción de los distintos tipos de vías que pueden darse (calle, avenida, paseo, urbanización, etc.), de tal modo que la lista de valores de los domicilios recuperará estos tipos de vía. Los campos Código becas (numérico) y Cartas (alfanumérico) se utilizan para la gestión contemplada en el Módulo de becas: el primero será enviado al Ministerio en el fichero de solicitudes de beca y el segundo se recuperará en la emisión de las cartas para los alumnos. El campo código estadísticas no tienen actualmente ninguna implicación.

4. CÓMO DAR DE ALTA UN TRIBUNAL

Los datos introducidos desde este menú son utilizados en los módulos de Doctorado y Actas. Desde esta opción se pueden dar de alta los diferentes tipos de tribunales y dentro de cada uno de ellos, los tribunales concretos y los docentes que los componen.

4.1. TIPOS DE TRIBUNAL FORMA DE ACCESO

Tribunales

FUNCIÓN

Desde este punto de menú se dan de alta los distintos tipos de tribunales. En el primer bloque se recoge el código y descripción, número máximo de componentes pertenecientes a un mismo departamento y número máximo de integrantes provenientes de una misma Universidad. Los tipos de tribunal se dan precargados ya que, en función de cuál sea el seleccionado, se recuperará en la calificación de proyectos (PFC00), en la calificación de asignaturas (ACM00), calificación de tesis doctoral (TTE00), etc.

En el segundo bloque, se detalla la composición teórica de dicho tribunal, informando el código y la titulación necesaria que deben tener las personas que lo formen. Es opcional recoger el papel o responsabilidad a desempeñar en ese tribunal (presidente, secretario, vocal, etc.), el número de miembros de cada tipo y su categoría docente. Actualmente no se está realizando ninguna validación entre la composición dada de alta para un tipo de tribunal específico y los miembros que realmente forman parte del mismo, pero es una información que puede resultar de interés para los usuarios responsables de validar esta información.

4.2. VIGENCIA DE LOS TRIBUNALES FORMA DE ACCESO

Tribunales

(12)

Vigencia

FUNCIÓN

Desde este punto de menú se informa la vigencia para cada uno de los tribunales que se hayan dado de alta asociados a cada tipo. Es posible dar de alta un tribunal de un tipo determinado, entre unas fechas concretas y para un plan de estudios específico.

Desde esta pantalla se accede directamente a la composición concreta del tribunal seleccionado.

4.3. QUÉ MIEMBROS CONSTITUYEN LOS TRIBUNALES FORMA DE ACCESO

Tribunales

Miembros

FUNCIÓN

Desde este punto de menú se determina la composición de los miembros de un determinado tribunal para el que se le ha dado la correspondiente vigencia. Una vez seleccionado el tribunal se asocia cada una de las personas que lo componen, que deben haber sido dadas de alta previamente como profesor o como profesor externo; bastará con pulsar la correspondiente casilla y desplegar la lista de valores.

Igualmente se podrá indicar:

• Si el profesor seleccionado es o no responsable de la asignatura. Este dato se rellena a nivel informativo.

• Papel o responsabilidad que desempeña dentro del tribunal (presidente, secretario, vocal, etc.).

• Observaciones

5. CONTROLES Y GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Los datos introducidos desde este menú son utilizados en los módulos de Matrícula y Expediente (Véase las correspondientes guías de dichos módulos).

LA DOCUMENTACIÓN EN LA MATRICULA DEL ALUMNO

Existen tipos de matrícula para los que la Universidad puede exigir la presentación de una documentación previa, por ejemplo el carné vigente de familia numerosa para aquellos alumnos que quieran disfrutar de dicho descuento.

Para ello, existen un parámetro que deberá ser mantenido por la Universidad: COMPREVDOCMS (indica si habrá controles de documentación previos en la matrícula por secretaría y en la automatrícula); en la agrupación de tipos de matrícula se habrá especificado qué agrupación exige documentación, tanto para la matrícula como para la automatrícula.

(13)

Si cuando se está realizando la matrícula, se accede al punto de Documentación, se podrá visualizar y consultar todos aquellos tipos de matrícula para los que es necesario entregar documentación previa y de qué documentos se trata (por ejemplo, para ser familia numerosa, becario, etc.). Los documentos pueden aparecer repetidos si el mismo documento se exige para varios tipos de matrícula.

Al seleccionar el tipo de matrícula, el sistema comprueba si el alumno ha entregado la documentación requerida. En caso negativo, el sistema le dará un mensaje de error.

En la parte inferior de la pantalla se han activado varios botones de enlace entre los que se encuentra un botón denominado Documentación. Pulsando dicho botón se accede al registro de los documentos entregados por el alumno que quedarán grabados en su expediente.

Seleccionando el valor del campo tipo, se encontrarán todos los documentos exigibles para ese tipo de matrícula.

Es necesario informar la fecha de entrega y fecha de caducidad del documento, si la Universidad desea que el sistema controle, en el caso de una modificación de matrícula, si el alumno tiene o no derecho a mantener dicho tipo. Para ello se define el parámetro UTIDATCADMAT, el cual controla si la caducidad del documento se ha de validar contra la fecha del sistema (S) o no (N).

LA DOCUMENTACIÓN EN EL EXPEDIENTE DEL ALUMNO

Desde la consulta de Expediente (Módulo de Expediente\Expedientes\Expedientes) también se puede acceder a la opción Documentación. Aquí se recuperará toda la información introducida desde matrícula, así como todos aquellos documentos que tengan que ver con otras opciones: expediente, actas, etc.

5.1. CÓMO SE DAN DE ALTA LOS MANTENIMIENTOS PREVIOS

5.1.1. QUÉ DOCUMENTOS REFERIDOS A LOS ALUMNOS QUIERE REGISTRAR LA UNIVERSIDAD FORMA DE ACCESO

Documentación

Tipos FUNCIÓN

Desde este punto de menú se da de alta el código y descripción de los distintos documentos que puede utilizar la Universidad. Además, también puede establecerse el número de días que tiene validez el documento con lo que, cuando se dé de alta la fecha de entrega de un documento para un alumno, el sistema automáticamente calculará la fecha de caducidad o pérdida de vigencia; esta fecha podrá ser modificada por el usuario.

5.1.2. EN QUÉ ENTORNOS O ÁMBITOS SE PUEDEN UTILIZAR FORMA DE ACCESO

Documentación

Entornos

(14)

FUNCIÓN

Desde este punto de menú se dan de alta los entornos. Para ello, basta introducir el código, la descripción, la agrupación a la que pertenece y si puede emplear o no documentos preexistentes. En principio esta tabla se da precargada y se utiliza tanto para la documentación como para las observaciones; no será necesario que el usuario la modifique.

5.1.3. QUÉ DOCUMENTOS PERTENECEN A CADA ENTORNO FORMA DE ACCESO

Documentación

Composición

FUNCIÓN

Desde este punto de menú se asocian los documentos dados de alta a cada uno de los entornos, es decir, a la matrícula, expediente, títulos, etc. y se indica si dicho documento debe ser exigido en determinadas circunstancias. En el caso de que sea un documento asociado al entorno de matrícula se indicará también a qué tipo de matrícula. De este modo, en la matrícula de un determinado alumno se verificará, en el caso de que seleccione un determinado tipo de matrícula, si éste exige la entrega de documentación y qué documentos son obligatorios (la casilla Exigible estará marcada). La casilla Utilizable se marcará si el tipo de documento es utilizable en otros entornos o sólo en el indicado.

6. QUÉ OBSERVACIONES SE PUEDEN REGISTRAR EN EL EXPEDIENTE DE UN ALUMNO

Los datos introducidos desde este menú son utilizados en los módulos de Matrícula y Expediente. El usuario podrá registrar una observación en el expediente del alumno y explotarla en la emisión de los certificados si así se especifica en esta pantalla.

6.1. TIPOS DE OBSERVACIONES FORMA DE ACCESO

Observaciones

Tipos de observaciones

FUNCIÓN

Desde este punto de menú se dan de alta los distintos tipos de observaciones que pueden darse. Para ello, es necesario informar los siguientes campos.

• Código y descripción del tipo de observación.

• Entorno al que pertenece. El mantenimiento de entornos se realiza desde el punto de menú de documentación.

• Si se trata sólo de observaciones que se pueden consultar en el expediente o si, además, se pueden imprimir, es decir, deben figurar en los certificados.

• Si se pueden utilizar en otros entornos.