Apartado (6.4), modificación de la tabla de códigos por tipo de documento en cuanto a la inclusión de un nivel de documento y la reclasificación de niveles y tipos de documentos y la inclusión de. Sección (16) Preparación de la caracterización del proceso: modificación de la caracterización, inclusión de alcances y cuadros de políticas. Cambio de logotipos y modificación de modelos y modelos guía para la elaboración de todos los documentos que se elaboran dentro de la entidad.
OBJETIVO
ALCANCE
BASE LEGAL
DEFINICIONES
DOCUMENTOS DE GESTIÓN: Este nivel reúne todos los documentos internos emitidos por la dirección de la entidad, a través de los cuales se dan lineamientos generales y específicos para el funcionamiento y regulación del Fondo de Responsabilidad Social de los Ferrocarriles Nacionales de Colombia. MANUALES: documento que reúne lineamientos generales sobre un tema específico, como el manual de calidad SIG que describe el sistema integrado de gestión, el manual de funciones que describe las funciones de la Facilidad Global del Fondo de Responsabilidad Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. , Un Manual de Trámites y Procesos que consolida los procesos y procedimientos de la agencia. MANUAL DE CALIDAD: especificación del sistema de gestión de la calidad de la organización.3.
ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN
Tipos de Documentos
La circular interna informa al sujeto sobre actividades, reglamentos, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y cuestiones de carácter administrativo. COMUNICACIONES INTERNAS: Son aquellas que están determinadas por la relación que se desarrolla entre el personal de la institución y la institución en el ejercicio de sus funciones. GESTIÓN DOCUMENTAL: El conjunto de actividades administrativas y técnicas encaminadas a planificar, gestionar y organizar la documentación producida y recibida por los sujetos, desde su origen hasta su destino final, con el fin de facilitar su uso y almacenamiento.
DECISIÓN: Acto unilateral de la administración que implementa, regula, deja sin efecto, modifica, sanciona y/o autoriza acciones relacionadas con los procesos estratégicos, misionales y de apoyo de la unidad; así como las asociadas a funciones propias o delegadas por ésta. Actividad realizada para garantizar la idoneidad, adecuación, efectividad, eficiencia y efectividad del objeto de la revisión para alcanzar los objetivos planteados.
CODIFICACIÓN
- Tipo de proceso
- Proceso
- Código de las dependencias
- Códigos por tipo de documentos
- Consecutivo
Este documento es propiedad del Fondo de Responsabilidad Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. La codificación de las dependencias en el Fondo de Responsabilidad Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia será alfabética, teniendo en cuenta que las letras que la identifican corresponden a la letra que inicia la primera palabra, seguida de la primera letra que identifica la segunda palabra, y la Lo mismo para el tercer nivel. Como sugiere el nombre, corresponde a un número de 2 dígitos que va del 01 al 99, dependiendo del registro del documento individual.
PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN TABLA GENERAL DE CONTENIDOS DE LOS DOCUMENTOS.
PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
- Características generales de la documentación
- Configuración de la Portada
- Logo Institucional
- Titulo del Documento
- Fecha de Vigencia del documento
- Contraportada
- Control de documentos
- Control de cambios
- Presentación de hojas internas
- Encabezado
- Pie de página
- Tabla de contenido
- Objetivo del documento
- Alcance
- Base legal
- Definiciones
- Anexos
- Bibliografía
Se deberá escribir el nombre completo del documento al que se hace referencia. Si el documento referenciado es un apéndice de un manual, se escribe primero el nombre del Manual y al final, con dos espacios, se escribe el anexo e identificado con su línea correspondiente. el número. Se debe marcar la fecha de entrada en vigor, esta es la fecha de aprobación del documento con el Acto Administrativo correspondiente, en la parte inferior de la portada, después de la configuración del nombre del manual. Las casillas de verificación y cambio de documentos se colocarán en la segunda página del documento.
Los documentos del Sistema Integrado de Gestión deberán incluir al final del texto un cuadro que indique el nombre, cargo, fecha y firma de los responsables de la elaboración, revisión y aprobación del documento. Se encuentra ubicado en la segunda página para documentos de nivel A y para documentos de nivel B, C y D se ubica en la última página del documento. Revisión técnica en OPS: Se registra nombre, cargo, fecha y firma del funcionario de la Oficina de Asesoría de Planificación y Sistemas responsable de realizar la revisión Técnica, Legal y Administrativa del Documento.
La primera versión del documento se denominará 1.0 y la anotación quedará registrada en el campo "Cambiar". Tipo de documento y título: el tipo de documento (manual, procedimiento, formato, instructivos, etc.) y el nombre del documento deben escribirse en mayúsculas y negrita; Su tamaño de letra será 11, fuente Arial Narrow, esta deberá corresponder al nombre del documento que aparece en la portada. Fecha de actualización: se deja constancia de la fecha de la actuación administrativa para la adopción del documento del sistema integrado de gestión, la misma deberá estar escrita en letras mayúsculas continuas, tamaño de letra 8, letra Arial Estrecha.
Este campo presenta las normas (ley, decreto, resolución, circular, etc.) que sustentan el contenido o aplicación del documento que se está elaborando.
ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO
Se presenta una breve descripción de la(s) teoría(s) que sustentan el desarrollo del contenido técnico del documento en los casos en que sea requerido; En otros casos, los términos técnicos o que tengan una connotación especial dentro del contexto del documento se presentan en orden alfabético. Esto se debe realizar de la siguiente manera: Apellido, iniciales del autor, (año de publicación) título del libro, artículo o revista, página. Nota: todos los documentos generados dentro del Fondo de Responsabilidad de Ferrocarriles Nacionales de Colombia que utilicen bibliografía externa, la persona que genera el documento es responsable si la bibliografía utilizada está prohibida para el uso del autor estipulado en el artículo 3 de la Ley de Derecho de Autor y Derechos Conexos de 1915. .
Fecha: Determina la fecha en que se presentó la solicitud a constituir ante el secretario de la Oficina de Asesoría de Planificación y Sistemas. Nombre del Documento: Ingrese el nombre correcto del documento que se archiva en O.P.S para el trámite correspondiente solicitado. Código: Se escribe el código completo del documento, compuesto por iniciales, tipo de proceso, proceso, dependencia, tipo de documento y números consecutivos.
Oficina y/o Grupo de Trabajo Interno donde se origina: Escribir el nombre completo y exacto de la oficina y/o Grupo de Trabajo Interno que solicita el trámite o presenta la necesidad. Administrativo: se refiere a los cambios que surgen por decisión de la administración con base en la planificación y control de los recursos (humanos, financieros, materiales y tecnológicos). En el siguiente recuadro se debe describir brevemente la justificación del cambio, ya sea técnica, legal o administrativa, describiendo los argumentos para aplicar los cambios al documento.
Aprobación del Jefe de Consultoría de Planificación y Sistemas: Este apartado deberá estar firmado por el Jefe de Consultoría de Planificación y Sistemas.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Cuando se solicita la eliminación, solo se escribe el nombre completo y exacto con el código asociado sin archivos adjuntos. Firma del encargado del trámite: Firma del encargado del trámite que solicita la tramitación del documento. Firma del responsable del trámite: Firma del funcionario responsable de velar por el cumplimiento del trámite.
Aprobación de Trazabilidad: Este apartado deberá ser firmado por todos los responsables de los procesos involucrados en la implementación o cumplimiento del procedimiento. Estas firmas deberán ser requeridas cuando el documento esté listo para ser presentado al Comité de Gestión y Desempeño Institucional.
DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Asimismo, los procedimientos actualizados al modelo actual deberán tener en cuenta las indicaciones de la guía para la elaboración y codificación de documentos SIG, respecto del uso de comunicaciones oficiales (memorandos, oficios, circulares). Para los demás procedimientos existentes en el SIP, no se considerará la aplicación estricta de la guía de preparación y codificación de documentos respecto del uso de los términos oficial, comunicación y circular en las actividades del trámite.
ELABORACIÓN DE OFICIOS
Este punto deberá cumplir con las especificaciones dadas en el apartado 7 de la presentación del documento. IDENTIFICACIÓN DEL ESPACIO-TIEMPO DE LA REUNIÓN LUGAR: Reconocer el espacio o lugar donde se realiza la reunión FECHA: Reconocer el día, mes y año en que se realiza la reunión. HORA DE INICIO: Reconocer el momento del día en que comienza la reunión HORA DE FINALIZACIÓN: Reconocer el momento del día en que finaliza la reunión E.
En este espacio se establece el propósito del encuentro, es decir, qué se logra al reunir a un grupo de personas en ese lugar. En este área se enumeran secuencialmente las etapas de la reunión, es decir, las etapas en las que se abordará el propósito para llevarla a conclusión favorable. Este espacio brinda una visión general de los temas tratados durante la reunión y describe qué logros se lograron durante la reunión, es decir, a qué conclusiones se llegó sobre el tema al final de la reunión.
En esta parte del formato se enumeran las conclusiones de la reunión y se definen en términos de compromisos, es decir, las acciones que se tomarán en relación con el objetivo discutido durante la reunión e identifican al responsable de llevar a cabo estas acciones. así como la fecha de entrega de resultados. A continuación se muestran los documentos que fueron discutidos o presentados durante la reunión; Se enumeran en el orden de presentación (primera columna de la izquierda) y se identifican delante por el número del tema relacionado con la Sección F (última columna). Aquí se muestran las personas que participaron en la reunión, así como la agencia o proceso al que pertenecen, el cargo que ocupan en el FONDO DE PASIVO FERROVIARIO o la unidad que representan.
Documento que describe el orden y conexión entre un proceso, donde se identifican entradas, salidas, recursos y requisitos para un proceso determinado. La versión controlada y la fecha de actualización las determina el Consejo Asesor de Planificación y Sistemas. Nota: las letras F a K se repiten en todas las fases del ciclo de caracterización del proceso PHVA.
ELABORACION DE SOBRES
ELABORACIÓN DE RESOLUCIONES DE CARÁCTER GENERAL, EXTERNAS O INTERNAS
Las actas son documentos de memoria de las reuniones que registran lo sucedido, discutido y acordado en una reunión, qué decisiones se tomaron y qué compromisos se asumieron, a los que se debe dar seguimiento en la próxima reunión. ACTA No: Se enumera el número de reuniones realizadas con el mismo fin, es decir, para cada reunión se generó un acta o un acta consecutiva.
ELABORACIÓN DE CIRCULARES INTERNAS O EXTERNAS
ELABORACIÓN DE MEMORANDOS
ELABORACIÓN DE ACTAS
ELABORACIÓN DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PRESENTACIÓN DE INFORMES EXTERNOS
