La entidad cuenta con un Comité de Archivos Internos (o CIDA en entidades nacionales). La entidad cuenta con un sistema de captura, procesamiento, almacenamiento y distribución de información. La entidad cuenta con canales de comunicación externos (por ejemplo, sitios web, redes sociales, radio, televisión, entre otros).
La entidad cuenta con canales de comunicación internos (p. ej. intranet, vallas publicitarias, correo electrónico, entre otros). La unidad evaluó cada una de las acciones de la estrategia de rendición de cuentas (información, diálogo e incentivos). La unidad formuló iniciativas de mejora como resultado de la estrategia de rendición de cuentas.
Con qué frecuencia se analiza la información recopilada en relación con la percepción externa de la gestión de la Entidad. ¿A cuántos de los procesos determinados para la ejecución de las funciones de la Entidad se les han desarrollado caracterizaciones? La Entidad actualiza el manual de operaciones en respuesta a cambios en los procedimientos establecidos para los procesos.
La Entidad actualiza el manual de operaciones ante cambios en los roles y responsabilidades de los responsables de los procesos. La Entidad actualiza el manual de operaciones en respuesta a cambios en los indicadores de procesos. La entidad actualiza el manual de operaciones en respuesta a cambios en las políticas operativas institucionales.
Para el seguimiento de los planes, programas y proyectos, la unidad analiza los resultados de los indicadores de gestión comparándolos con los objetivos fijados en la planificación. ¿La política de gestión de riesgos se basa en los planes estratégicos de la entidad? ¿El mapa de riesgos institucionales contiene todos los riesgos que tienen mayor efecto en la unidad?
A través de auditorías internas, la entidad pudo verificar el diseño y aplicación de los controles asociados a los procesos. A través de auditorías internas, la unidad pudo monitorear los mapas de riesgo de los procesos (incluido el monitoreo del riesgo de corrupción). El plan de mejora de procesos ha sido eficaz para mantener la dirección de la unidad enfocada en el cumplimiento de las metas del proceso.
- Acuerdos Compromisos y Protocolos éticos
- Desarrollo del Talento Humano
- COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1 Planes, Programas y Proyectos
- Modelo de Operación por Procesos
- Estructura Organizacional
- Indicadores de Gestión
- Políticas de Operación
- COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Con el Plan de Desarrollo “Bogotá mejor para todos”, Acuerdo 645 del 9 de junio de 2016 y como resultado de la armonización, se formularon los proyectos del Instituto, tanto misionales como de fortalecimiento institucional, previamente certificados por la Secretaría de Educación Distrital y la Secretaría de Planeación Distrital, registrando y aprobando en el Banco de Proyectos la solicitud SEGPLAN de la Secretaría de Planeación Distrital, asignando el número 1079 al proyecto misional “Investigación e innovación para el fortalecimiento de comunidades de conocimiento y práctica pedagógica”. Avanzar en un 10% de un Diseño de Sistema para el seguimiento de las políticas educativas distritales en contextos escolares. Avanzar un 10% en el Diseño de una Estrategia de Calificación en Docencia, Investigación e Innovación: Comunidades de Conocimiento y Práctica Pedagógica - Fase I.
En el marco del Plan Iniciador de Desarrollo, se puso a disposición del Plan Sectorial de Educación un sistema de seguimiento que permite reconocer y evaluar la percepción de los actores educativos para la implementación de las políticas públicas desarrolladas en la ciudad. De acuerdo con la Resolución 007 de 2014, que reestructura y crea los niveles de responsabilidad y autoridad del IDEP GIS y dicta otras disposiciones, la actualización del modelo de operación de procesos se realiza de acuerdo con las instrucciones del procedimiento de control de procesos. registrados permanentemente en el listado principal y se actualizan al 30 de diciembre de 2016. El soporte documental de todos los procesos se encuentra publicado en la página web del Instituto en el siguiente enlace: http://www.idep.edu.co/?q=content/ gesti%C3 %B3n-documental-del-sig#.
Se define y oficializa dentro de la Resolución 04 de 2007 “Por la cual se establece la estructura del Instituto de Investigación y Desarrollo Pedagógico Educativo -IDEP-”. Y la Resolución 14 de 2007, “Por la cual Resolución 04 de 2007”. El porcentaje promedio de cumplimiento de los indicadores de proceso para el periodo 2016 se mantuvo por encima del 90%. Durante 2016 se mantiene una actualización permanente de procesos y procedimientos de acuerdo con el Modelo Operativo de Procesos aplicable.
El contexto estratégico de la entidad está vinculado al Plan Estratégico de Desarrollo Institucional del PEDI, actualizado y aprobado el 5 de junio de 2014, donde se vincula todo el contexto interno y externo del Instituto. Se prevé una nueva evaluación de este contexto de acuerdo con los lineamientos del proceso DESARROLLO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL PRO-DIP-02-01 del nuevo gobierno. Los riesgos se identifican en diferentes niveles: nivel de proceso, riesgos anticorrupción, mapa de riesgos que afectan el cumplimiento de las metas del plan de desarrollo y riesgos de fichas de estudio, diseños y estrategias.
La Oficina Asesora de Planificación ha consolidado y publicado en Maloca AulaSIG, el seguimiento del Mapa de Riesgos mediante procesos de 31 de diciembre de 2016, que identifica la materialización de los riesgos y la eficacia de las medidas de control http://www.idep.edu. co/?q= mapa de riesgos de contenido/proceso#. Asimismo, la Oficina de Control Interno, en el desarrollo del Programa Anual de Auditoría para 2016, dio seguimiento a la materialización de los riesgos de los procesos auditados a lo largo de 2016.
MÓDULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
COMPONENTE DE AUDITORÍA INTERNA
En términos generales, el IDEP cuenta con un mapa de riesgos consolidado y tres clasificaciones de control al 31 de diciembre de 2016. Durante 2016, se realizaron las siguientes actividades de auditoría en 12 procesos del IDEP, a saber: Gestión Financiera, Gestión de Recursos Físicos, Gestión y Planificación, Integral y Mejora Continua, Gestión del Talento Humano, Control Interno Disciplinario, Distribución y Comunicación, Evaluación y Seguimiento, los tres procesos misionales y Gestión de Tecnología. Por otro lado, durante 2016 se realizaron otros ejercicios de evaluación independiente planificados y especiales que contribuyeron a la mejora de la gestión de procesos de la asignatura, así como a la presentación de informes a los sujetos de control, de acuerdo con las herramientas definidas en la evaluación. proceso de planificación y seguimiento.
Se describen específicamente en el plan operativo del proceso de diciembre de 2016 publicado en la página WEB (http://www.idep.edu.co/?q=node/41), destacando que estos ejercicios han sido compartidos permanentemente con quienes encargados, gestores de procesos y sociedad en general, promoviendo el control social y siguiendo los lineamientos tanto de la Ley 1712 de 2014: “Por la cual se crea la ley sobre transparencia y derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras normas” y su decreto reglamentario 103 de 2015.
EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Información y comunicación externa
Porcentaje acumulado de meta: Se cumplió 0,20, lo cual estaba previsto para 2016, correspondiente al 100% de cumplimiento de la meta. Se ha iniciado la fase de diagnóstico del Subsistema de Seguridad de la Información, permitiendo formular el plan de acción para lograr su implementación. Se recopiló información de los mantenimientos preventivos realizados a los equipos de cómputo para completar las hojas de vida de los equipos de cómputo, servidores, switchs y router.
Se realizó la primera revisión del PETIC y de la herramienta de evaluación del modelo de seguridad del Ministerio TIC, que forma parte del documento de política de seguridad de la información que debe tener el IDEP. Se generaron borradores de protocolos de comunicación para publicación WEB y solicitudes para el sistema de información del SIAFI. Asegurar la continuidad de los servicios TI del IDEP en el área de conectividad LAN, con tiempos de respuesta y resolución de incidencias no mayores a 8 horas.
Garantizar la capacidad de almacenamiento que permita realizar y mantener copias de seguridad de la información de acuerdo a la capacidad que ésta proporcione. Garantiza disponibilidad y continuidad en plataformas Windows y Linux; y en servicios WEB; Aplicaciones SIAFI, HUMANAS; Dominio; Servicios DNS y DHCP. Crear escenarios de prueba para configurar y actualizar servidores y servicios sin tener que intervenir mientras están en producción en dicha fase.
Como sistema de información, se puso a disposición un sistema de seguimiento del Plan Sectorial de Educación, que como ya se mencionó, permite conocer y evaluar la percepción de los actores educativos sobre la implementación de las políticas públicas desarrolladas en la ciudad.
MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 1 COMPONENTE TALENTO HUMANO
COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Se recomienda complementar con procesos los controles actualmente registrados en la matriz de riesgos y actualizar los riesgos incluyendo diferentes escenarios de riesgo del IDEP en términos estratégicos, de corrupción y otros; no sólo asociados con acciones procesales. Fortalecer la asesoría metodológica, responsabilidad de la Consultoría de Planificación, respecto de la evaluación de los controles de procesos y la formulación de acciones para la reducción de riesgos, conforme se presentan descripciones parciales de las mismas en la matriz establecida, así como el seguimiento del Mapa de Riesgos de Procesos. Las herramientas para registrar los resultados de la gestión deben perfeccionarse y articularse aún más para garantizar la correspondencia, en particular, entre el Plan Operativo, el Informe de Gestión y los indicadores.
En las actas o autoevaluación registradas en el Plan Operativo Anual se recomienda su formulación, ya que algunos procesos reflejan el cumplimiento de funciones acorde a la dependencia y no acciones tácticas para el cumplimiento de objetivos del período, especialmente en dependencias no misioneras. . Se recomienda establecer análisis sistemáticos por las funciones asignadas al Control Interno Disciplinario, donde se evalúen las fuentes de faltas disciplinarias relacionadas con las auditorías internas, cuando cada hallazgo se ajuste exclusivamente a las conductas definidas en el Código Único Disciplinario. Algunas actividades de auditoría se retrasan debido a la no presentación de los documentos requeridos en los ejercicios de evaluación independiente, por lo que es necesario responder más rápidamente y en los plazos requeridos a los documentos de respaldo de la auditoría o presentarlos con suficiente antelación antes de la auditoría. . equipo, cuando la entrega no sea posible.
COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
