Este Manual de Procedimientos es un instrumento que apoya el logro de la eficiencia en las tareas diarias, ya que contribuye al establecimiento y conocimiento de las actividades que realizan los servidores públicos asociados a la Coordinación de Comunicación Social. Este manual aplica a todas las áreas de la Coordinación de Comunicación Social en el desarrollo de procedimientos y quiénes aparecen como responsables de cada una de las actividades.
INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN
SOCIAL
RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
- GESTIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y/O SERVICIOS
- GESTIÓN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO
- CONTROL Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE
- ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ESTRATÉGICO DE DESARROLLO DE
- ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL, EN SU FASE
Procesar y registrar los movimientos del personal de la Coordinación de Comunicaciones Sociales (CCS) ante la Dirección de Capital Humano para mantener actualizado al personal. Este procedimiento es de uso general y obligatorio para quienes tengan asignada alguna actividad en el procesamiento de movimientos de personal de la Coordinación de Comunicación Social (CCS). Manual administrativo de uso general en el campo de las tecnologías de la información y las comunicaciones y la seguridad de la información.
La documentación que sustentará cada trámite de personal será la que determine la Dirección de Capital Humano del Instituto Politécnico Nacional. Los trámites de movimientos de personal se realizarán a través del sistema informático definido por la Dirección de Capital Humano del Instituto Politécnico Nacional. El área encargada de la administración y gestión de recursos humanos de la Coordinación de Comunicación Social (CCC), informará al personal sobre la documentación necesaria para realizar el trámite correspondiente.
Gestionar efectiva y oportunamente la adquisición de bienes materiales y/o servicios necesarios para la ejecución de las actividades inherentes a la Coordinación de Comunicación Social (CCS), con base en el monto de medidas que se determinen para la presentación directa y sus criterios de conformidad con la normativa aplicable. Acuerdo no. 687, por el cual se transfieren al Director General del Instituto Politécnico Nacional las facultades que la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público confiere a los Jefes de Servicios. Las solicitudes de adquisición de bienes materiales y/o servicios mediante presentación directa serán tramitadas por el coordinador de la Coordinación de Comunicación Social (CCS).
El jefe del área responsable de la compra de bienes materiales y/o servicios, mediante entrega directa, deberá apegarse a los montos de actuaciones autorizadas por la instancia correspondiente. Las compras realizadas mediante donación directa deberán contar con la aprobación de la Coordinadora de Coordinación de Comunicación Social (CCS).
GESTIÓN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO FEDERAL
Gestionar ante el caso correspondiente y controlar el presupuesto federal asignado a la Coordinación de Comunicación Social (CCS). El registro del programa operativo anual (POA) en su fase presupuestaria se iniciará tan pronto como se ratifique el POA en su fase programática. La Coordinación de Comunicación Social (CCS) enviará una carta a la Dirección de Programación y Presupuesto del Instituto Politécnico Nacional notificando la conclusión del registro de su POA en su fase presupuestaria en el sistema informático definido para tal efecto; El documento de referencia deberá contener el número de folio generado junto con dicha conclusión.
Si la CCS está ubicada fuera del área metropolitana de la Ciudad de México, entregará mediante correo electrónico la carta en la que notifica la conclusión de la captura de información del POA, en su fase presupuestaria. La CCS deberá contar con copia impresa del POA en su fase presupuestaria con firmas manuscritas, que incluya la notificación de validación por parte de la Dirección de Programación y Presupuesto. Recibe una carta de invitación para asistir al taller para preparar el POA en su fase presupuestaria y entregarlo al Departamento de Servicios Administrativos.
El sistema captura información sobre el presupuesto y el proyecto de inversión CCS en la primera fase. Cierra las cerraduras e imprime una notificación de finalización de la captura, prepara una carta y la envía a la Dirección de Programación y Presupuesto. Revisar el cambio en el sistema informático que determine la Dirección de Programación y Presupuesto y presentarlo.
CONTROL Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE DOCUMENTOS
Realiza el control y gestión de los documentos que ingresan y se generan dentro de la Coordinación de Comunicación Social (CCC), para dar atención rápida y oportuna a los casos que así lo requieran. Este procedimiento es de aplicación generalizada y obligatoria para todo el personal encargado de cualquier actividad de control y gestión administrativa de documentos en la Coordinación de Comunicación Social (CCC). El acuerdo con el que se expide el Manual Administrativo de Implementación General en Recursos Materiales y Servicios Generales y sus reformas.
Manual administrativo de uso general en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones y seguridad de la información. Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de Información de Agencias y Unidades del Gobierno Federal. La correspondencia entrante, dirigida al titular de la Coordinación de Comunicación Social (CCS), deberá ser registrada y verificada a través del mecanismo establecido por el propio titular.
La correspondencia gestionada en la (CCS) recibirá el tratamiento indicado en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Los documentos que ingresen al (CCS) deberán estar firmados por el remitente y con el sello correspondiente de la entidad remitente; Si contiene un archivo adjunto magnético, se verificará que contenga la información descrita en el documento; Si menciona apéndices, se verificará que estén completos. Sí, imprimir un sello de recibo de la Coordinación con fecha y registrar si contiene anexos y/o archivos magnéticos.
GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN
Realizar la capacitación y desarrollo del personal de la Coordinación de Comunicación Social (CCS) con el fin de mejorar su eficiencia, capacidades laborales y con ello beneficiar las funciones sustantivas del Instituto Politécnico Nacional. Reglamento sobre condiciones generales de trabajo del personal no docente del Instituto Politécnico Nacional. Norma de Formación del Funcionario Público y su Anexo de fecha 2 de mayo de 2005 emitida por el Ministerio de la Función Pública.
El área responsable del proceso de capacitación deberá elaborar anualmente Diagnósticos de Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) para conocer los requerimientos para los cargos del caso de acuerdo a las funciones desarrolladas. El área responsable del proceso de capacitación validará la realización de los mapas de necesidades de capacitación del personal del CCS. El área responsable del proceso de capacitación integrará el programa anual de capacitación del personal de la CCS.
El organismo responsable del proceso de formación, de acuerdo con la detección de necesidades de formación, elaborará el programa de formación anual con base en el portafolio de cursos a impartir por el CGFIE y otras instituciones de formación. Actualiza la herramienta que se aplicará para la Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) y la envía a las autoridades de la CCS. Recibe y analiza los instrumentos del DNC y prepara el borrador del programa de capacitación anual.
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ESTRATÉGICO DE DESARROLLO DE MEDIANO PLAZO
Elaborar y obtener la aprobación, ante la autoridad correspondiente, del Programa de Desarrollo Estratégico de Mediano Plazo de la Coordinación de Comunicación Social (CCS). El responsable de cada área de la CCS capturará la información relacionada con los objetivos del PEDMP, correspondiente a su área de competencia. La CCS enviará una carta a la Dirección de Planificación del Instituto Politécnico Nacional notificando la finalización de la captura de su PEDMP en el sistema informático definido para tal efecto; El documento de referencia deberá contener el número de folio generado junto con dicha conclusión.
En caso de que la unidad responsable se encuentre fuera del área metropolitana de la Ciudad de México, entregará un documento mediante correo electrónico notificando la finalización de la captura de información de su PEDMP. La CCS debe contar con una copia impresa manuscrita del PEDMP que incluya un aviso de aprobación por parte de la Dirección de Planificación. Sostiene una reunión de trabajo con los responsables de los órganos de la GZS, donde presenta las orientaciones, proyectos y metodología para la elaboración del PEDMP.
Prepara y captura en el sistema informático diseñado para tal fin la información correspondiente a la Misión, Visión y FODA de la CCS y selecciona los proyectos que serán desarrollados. Prepara y captura información relacionada con los objetivos del PEDMP dentro de su área de especialización. Notifica al organismo responsable del proceso de planificación la finalización de la recolección de información relacionada con los objetivos del PEDMP dentro de su área de competencia.
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA
OPERATIVO ANUAL, EN SU FASE PROGRAMÁTICA
Elaborar y validar la Dirección de Programación y Presupuesto del Programa Operativo Anual (POA) de la Coordinación de Comunicación Social (CCS), en la fase programática. Este procedimiento es de aplicación general y obligatoria para todo el personal asignado a alguna actividad en la elaboración del POA de la Coordinación de Comunicación Social (CCS), en la fase programática. La inclusión del Programa Operativo Anual (POA) en la fase programática se iniciará una vez validado el Programa de Desarrollo Estratégico de Mediano Plazo.
El responsable de cada área del KKS plasmará los compromisos programáticos del POA, correspondientes a su área de competencia. KKS enviará a la Dirección de Programación y Presupuesto del Instituto Politécnico Nacional, una carta anunciando la finalización de la captura de su POA en el sistema informático designado para tal efecto; El documento de referencia deberá contener el número de folio que se genera con dicha cumplimentación. En caso de que la entidad responsable esté ubicada fuera del área metropolitana de la Ciudad de México, presentará, mediante correo electrónico, el documento en el que anuncia el fin de la captura de información por parte de su poder.
Prepara y captura información relacionada con las obligaciones programáticas del POA dentro de su área de especialización. Notifica al área responsable del proceso de programación la finalización de la recolección de información relacionada con las obligaciones programáticas del POA dentro de su área de competencia. Sí, informa al titular de la CCS sobre el fin de la captura en el sistema POA en su fase programática.
