UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ
UNIDAD DE POSGRADO DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
TESIS
PRESENTADA POR:
MG. MERCADO RIVAS, Richard Yuri
PARA OPTAR EL GRADO ACADÉMICO DE:
DOCTOR EN SISTEMAS DE INGENIERÍA
HUANCAYO – PERÚ 2015
“BUSINESS PROCESS MANAGEMENT EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ”
ASESOR:
DR. LUIS NAVARRO HOSPINAL
DEDICATORIA
A mis padres Ricardo y Margarita, por ser mis guías en mi vida, a mis hermanos Lenin y Boris mis hermanas Mary, Katherine, Yanina y Shirley que son una fuerza motivadora en este camino, a Karen mi compañera y a mi hija Andrea mi luz de cada día.
AGRADECIMIENTO
En primer lugar a Dios por estar en los momentos más difíciles y también en los más felices.
A mis padres por estar siempre conmigo, con sus consejos y recomendaciones.
A mis hermanos por compartir días en mi vida mostrando siempre el respeto y la amistad.
A mis hermanas que con sus palabras me ayudan a descifrar las cosas de la vida.
A mis primos y amigos que siempre buscamos estar dentro de este mundo bajo un concepto de amor y paz.
A mis colegas y docentes de la Facultad de Ingeniería de Sistemas, que siempre vamos en busca de una mejor calidad en la educación universitaria.
Y a todos aquellos que de una forma u otra aportan con sus palabras, obras, sentimientos y acciones con ser siempre mejores personas.
RESUMEN
Dentro del quehacer diario de las organizaciones se vienen buscando mejoras en diversos elementos que los componen, ya sea en las personas, áreas, tecnología, recursos financieros, etc. En este trabajo de tesis titulado “Bussiness process management en la gestión de proyectos de investigación de la Universidad Nacional del Centro del Perú”, se busca una mejora dentro del area de investigación basandonos en la gestión de procesos de negocio que involucra una serie de recursos bajo un marco de tecnologías que buscan una mejora integral de la organizacion. El objetivo que se busca era desarrollar un marco de trabajo bajo el enfoque del business process management (BPM) dentro de la investigación para determinar la influencia en la gestión de proyectos, gracias a las herramientas BPMS que son suite de BPM se logro construir una plataforma de procesos automatizados que permitó ordenar y rediseñar las actividades y automatizarlas en plataformas de software, logrando mejorar el trabajo, optimizar recursos y contar con una solución tecnologica de fácil uso e implementación. A través de los datos obtenidos por fichas de proceso y encuestas se evidenció que existe una mejora significativa en el proceso a través de pruebas estadisticas T de Student y Wilcoxon según las variables identificadas. Un aspecto importante del trabajo es la forma de llevar a cabo las actividades que conforman el proceso de investigación, donde estan claramente definidas las actividades y su secuencia, las responsabilidades y el manejo de los documentos de forma digital, haciendo todo de manera automatizada.
ABSTRACT
In the daily work of organizations are looking for improvements in different elements that compose them, either in people, areas, technology, financial resources, etc. In this thesis entitled "Business process management in the management of research projects at the Universidad Nacional del Centro del Perú ", is looking for improvement in the area of research basing on the management of business processes that involve a number of resources under a framework of technologies that seek a comprehensive improvement of the organization. The objective sought was to develop a framework under the focus of business process management (BPM) in the investigation to determine the influence on project management, thanks to the BPMS tools are suite of BPM it was possible to build a platform automated processes that allow sorting and redesign activities and automate software platforms, achieving better work, optimize resources and have a technological solution easy to use and implementation. Through data obtained by processing records and surveys showed that a significant improvement in the process through statistical tests and Wilcoxon T Student identified as variables. An important aspect of the work is how to carry out the activities that make the research process, where activities and their sequence, responsibilities and managing documents digitally, doing automated searches are clearly defined.
RESUMO
No trabalho diário das organizações estão à procura de melhorias em diferentes elementos que os compõem, seja em pessoas, áreas, tecnologia, recursos financeiros, etc. Nesta tese intitulada "gestão de processos Bussiness na gestão de projetos de pesquisa na Universidade Nacional do Peru Central", está à procura de melhoria na área de pesquisa baseando sobre a gestão de processos de negócios que envolvem uma série de recursos sob uma estrutura de tecnologias que buscam uma melhoria global da organização. O objectivo pretendido era desenvolver um quadro sob o enfoque da gestão de processos de negócios (BPM) na investigação para determinar a influência na gestão de projectos, graças às ferramentas de BPMS são suíte de BPM, foi possível construir uma plataforma processos automatizados que permitem a classificação e atividades de redesenho e automatizar plataformas de software, alcançando melhor trabalho, otimizar recursos e ter uma solução tecnológica de fácil utilização e implementação. Através obtidos pelo processamento de registros de dados e pesquisas mostraram que uma melhoria significativa no processo através de testes estatísticos e Wilcoxon T Student Identificado como variáveis. Um aspecto importante do trabalho é a forma de realizar as atividades que tornam o processo de pesquisa, onde as atividades e sua seqüência, Responsabilidades e gerenciamento de documentos digitalmente, estão fazendo buscas automatizadas claramente definidos.
INDICE
ASESOR ii
DEDICATORIA iii
AGRADECIMIENTO iv
RESUMEN v
ABSTRACT vi
RESUMO vii
INDICE viii
INDICE DE FIGURAS ix
INDICE DE TABLAS xv
CAPITULO I: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 Identificación y determinación del problema 1
1.2 Formulación del problema 10
1.3 Objetivos 10
1.4 Justificación 11
CAPITULO II: MARCO TEORICO
2.1 Antecedentes de Estudio 12
2.2 Bases Teorico – Cientificas 15
2.2.1 Bpm (business process management) 15
2.2.2 Mejora continua de procesos 19
2.2.3 Método as is – to be 22
2.2.4 Metodología bpm: rad 23
2.2.5 Arquitectura Tecnológica 27
2.2.6 Suite Bpm 28
2.2.7 Bizagi bpms 31
2.2.7.1 Características de bizagi bpms 32
2.2.7.2 Bizagi Process Modeler 33
2.2.7.3 Bizagi BPM Suite 34
2.3 Gestión de Proyectos 45
2.3.1 Pmbok 46
2.3.2 Ciclo de vida de un proyecto según el Pmbok 46
2.3.3 Gestión de proyectos de investigación 48
2.4 La tecnología al servicio del medio ambiente 49
2.4.1 Ecoeficiencia 50
2.4.2 Ahorro de papel 51
2.5 Bases Filosoficas 51
2.5.1 Sistema 52
2.5.2 Entropía 53
2.5.3 La entropía en las organizaciones 53
2.6 Marco conceptual 54
2.7 Sistema de hipótesis 56
2.8 Sistema de variables 57
CAPITULO III: METODOLOGÍA
3.1 Tipo de investigación 58
3.2 Diseño de Investigación 58
3.3 Población y Muestra 58
3.4 Métodos 59
3.5 Técnicas e instrumentos de recolección de datos 59
3.6 Técnicas de Procesamiento de datos 60
3.7 Modelo Aplicativo 60
CAPITULO IV: DESARROLLO DE LA APLICACIÓN
4.1 Análisis del proceso AS-IS 63
4.2 Rediseño del proceso TO-BE 66
4.3 Definición de propiedades de actividades 67
4.4 Diseño del Modelo de Datos 70
4.5 Diseño de formularios 73
4.5.1 Formulario Presentar proyecto e Informes. 73
4.5.2 Formulario Registrar proyecto. 74
4.5.3 Formulario Evaluar proyecto. 75
4.5.4 Formulario Validar proyecto. 77
4.5.5 Actividad Comunicar Observaciones 78
4.5.6 Formulario Solicitar certificado. 78
4.5.7 Formulario generar y entregar certificado. 79
4.6 Reglas de negocio 80
4.6.1 Configuración de compuertas. 80
4.6.2 Acciones de la actividad. 82
4.7 Definición de participantes 84
4.8 Puesta en Marcha de la Aplicación 85
4.8.1 Ejecutando la aplicación. 86
4.8.2 Creación de casos. 89
4.8.3 Registrando el proyecto. 90
4.8.4 Evaluando los proyectos. 91
4.8.5 Validando los proyectos. 94
4.8.6 Presentando informe final. 96
4.8.6 Evaluando el informe final y artículo. 97
4.8.7 Solicitando el certificado. 98
4.8.8 Generar y entregar certificado. 99
4.9 Seguimiento de actividades y proceso 101
4.10 Simulación y análisis del proceso 103
4.10.1 Simulación del proceso. 105
4.10.2 Análisis del proceso con BPM. 109
4.10.3 Análisis del proceso con escenarios. 110 CAPITULO V: RESULTADOS Y DISCUSIÓN
5.1 Resultados y Discusión de la encuesta 112
5.2 Resultados y Discusión de los datos del proceso 120
5.2.1 Supuesto de normalidad 121
5.2.2 Prueba T de Student para la variable Tiempo 123 5.2.3 Prueba de Wilcoxon para la variable Costo 123
5.3 Prueba de Hipótesis 124
CONCLUSIONES RECOMENDACIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXOS
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1.1 Proceso básico de la Gestión de Proyectos de Investigación 2 Figura 1.2. Organigrama de Dependencia de la Oficina General de Inv. 3 Figura 1.3. Organigrama de Dependencia de los Institutos de Investigación 3 Figura 1.4 Organigrama del área de Investigación UNCP 4 Figura 1.5. Modelo de procesos AS-IS del área de Investigación UNCP 5
Figura 1.6. Formato de control de proyectos 7
Figura 1.7 Situación problemática del área de investigación 9
Figura 2.1 Dimensiones del BPM 17
Figura 2.2 Marco Integral de la Metodología BPM 17
Figura 2.3 Disciplinas de BPM 18
Figura 2.4 Ciclo PHVA 20
Figura 2.5 De las funciones a los procesos 21
Figura 2.6 Comparación trabajo funcional y Gestión por procesos 21
Figura 2.7 Método AS IS – TO BE - GAP. 22
Figura 2.8 Esquema general de la Metodología BPM: RAD 24
Figura 2.9 Visiones del negocio y TI 27
Figura 2.10 Arquitectura SOA/BPM 28
Figura 2.11 Arquitectura Oracle SOA 30
Figura 2.12 IBM Business process manager 31
Figura 2.13 Ediciones de Bizagi 33
Figura 2.14 Ejemplo de modelamiento de procesos con Bizagi 33
Figura 2.15 Flujo de Trabajo con Bizagi Suite 34
Figura 2.16 Elementos de la notación BPMN 35
Figura 2.17 Entidades en Bizagi 36
Figura 2.18 Ejemplo de Entidad Maestra 37
Figura 2.19 Ejemplo de Entidades Paramétricas 38
Figura 2.20 Entidad de Sistema WFUSER 38
Figura 2.21 Ejemplo de forma en Bizagi 40
Figura 2.22 Bifurcación en Bizagi 40
Figura 2.23 Configuración de la Bifurcación en Bizagi 41
Figura 2.24 Definición de usuarios 42
Figura 2.25 Ciclo de vida de un proyecto según el pmbok 47
Figura 3.1. Modelo Aplicativo del trabajo 60 Figura 4.1 Modelo de procesos AS-IS del área de Inv. UNCP 64
Figura 4.2 Reglamento de Investigación 67
Figura 4.3. Modelado de Procesos TO-BE 68
Figura 4.4. Configuración de entidades 70
Figura 4.5 Modelado de Datos del Proceso 72
Figura 4.6 Formulario Presentar Proyecto 73
Figura 4.7 Formulario Presentar Informe Final 74
Figura 4.8. Formulario Registro de Proyecto 75
Figura 4.9. Configurando acciones en el Formulario 75
Figura 4.10 Configurando plantillas de documento 76
Figura 4.11 mapeo de datos y plantilla 76
Figura 4.12 Formulario Evaluar Proyecto 77
Figura 4.13. Formulario Validación del Proyecto 78
Figura 4.14. Formulario Solicitar certificado 79
Figura 4.15. Formulario generar y entregar certificado 79
Figura 4.16. Vista de reglas de negocio 80
Figura 4.17. Configurando reglas de negocio 81
Figura 4.18. Reglas de negocio configuradas 81
Figura 4.19. Acciones de la actividad 82
Figura 4.20 Configuración de correo 83
Figura 4.21 Configuración de correo culminada 83
Figura 4.22 Creando participantes 84
Figura 4.23. Cargos del proceso creado 85
Figura 4.24 Cargo configurado a una actividad 85
Figura 4.25 Interfaz para la ejecución del proceso 86
Figura 4.26 Interfaz de acceso de la aplicación 87
Figura 4.27 Interfaz del proceso de Investigación 87 Figura 4.28 Interfaz del proceso de Investigación 88 Figura 4.29 Manipulando datos en entidades paramétricas 88 Figura 4.30 Registrando el proyecto de investigación 89 Figura 4.31 Proyecto Presentado por el investigador 90
Figura 4.32 Interfaz para el Director 90
Figura 4.33. Registrando datos del proyecto 91
Figura 4.34 Interfaz de evaluación de proyecto 92
Figura 4.35 Generando la ficha de cotejo del proyecto 93 Figura 4.36 Lista de cotejo del proyecto generada 93 Figura 4.37 Interfaz para validación de proyectos 94
Figura 4.38 Validando el proyecto 95
Figura 4.39 Evaluando primer Informe 95
Figura 4.40 Presentando el informe final 96
Figura 4.41 Evaluando informe final 97
Figura 4.42 Lista de cotejo de Informe Final 98
Figura 4.43 Solicitando el certificado de Investigación 99 Figura 4.44 Interfaz de generación de certificado 99 Figura 4.45. Certificado generado por la aplicación 100 Figura 4.46 Monitoreo de situación de casos dentro del proceso 101
Figura 4.47 Detalle de casos a tiempo 102
Figura 4.48 Detalle de casos retrasados 102
Figura 4.49 Situación de caminos comunes de las actividades 103
Figura 4.50. Vista de simulación del proceso 105
Figura 4.51 Vista de simulación del proceso 106
Figura 4.52 Configurando tiempos de las actividades 107 Figura 4.53. Agregando datos de costos de cada actividad 108
Figura 4.54 Simulación en ejecución del proceso 108
Figura 4.55 Resultados de la Simulación del proceso 109 Figura 4.56 Resultados de la Simulación del proceso con BPM 110 Figura 4.57 Resultados de la Simulación de escenarios 111 Figura 4.58 Datos de los escenarios en hoja de cálculo 111
Figura 5.1 datos de resultado de la encuesta 113
Figura 5.2 Resultados de opinión sobre rediseño 114
Figura 5.3. Resultados de responsabilidad y ahorros 115
Figura 5.4. Resultados de aspectos de BPM 116
Figura 5.5 Resultados de cubrimiento del reglamento 117
Figura 5.6 Resultados de implementación de BPM 119
Figura 5.7 Resultados proporcionado por la FIS 120
INDICE DE TABLAS
Tabla 1. Estimación y característica de los procesos de Investigación 6 Tabla 2. Duplicación de esfuerzos en las actividades 8
Tabla 3. Gestión de proyectos de investigación 49
Tabla 4. Flujo normal del proceso con opciones de mejora 65 Tabla 5. Identificación de actividades para el rediseño 66 Tabla 6. Identificación de características de las actividades 69
Tabla 7. Datos y sus tipos 71
Tabla 8. Datos de tiempos y costos del proceso 104
Tabla 9. Estadísticos descriptivos de Encuesta 113
Tabla 10 Tabla de frecuencia de opinión de rediseño 114 Tabla 11 Tabla de frecuencia de responsabilidad y ahorros 115 Tabla 12 Tabla de frecuencia de aspectos de BPM 116
Tabla 13 Tabla de frecuencia de reglamento 117
Tabla 14 Tabla de frecuencia Implementación 118
Tabla 15 Tabla de frecuencia proporcionado 119
Tabla 16. Datos de los escenarios de simulación 121
Tabla 17. Prueba de Normalidad 122
Tabla 18 Resultado de Normalidad y prueba estadística 122
Tabla 19 Resultado de prueba de T-Student 123
Tabla 20 Resultado de prueba de Wilcoxon 124
INTRODUCCIÓN
La investigación viene a ser un aspecto importante dentro de la Universidad Nacional del Centro del Perú, este conlleva una serie de actividades y responsabilidades entre el centro de investigación, los institutos, los investigadores y una serie de recursos involucrados en la gestión de proyectos de investigación.
Dentro del marco de trabajo actual la UNCP debe buscar integrar sus actividades con nuevos marcos de trabajo como ISO 9001, Gestión de procesos, Tecnologías de información, Sistemas de información y otros elementos de gestión actuales.
La problemática planteada dentro del trabajo es mejorar la gestión de proyectos de investigación a través de una combinación de elementos y recursos bajo el marco del Business Process Management, el cuál buscará establecer las actividades del proceso como la presentación de proyectos, su evaluación y validación del mismo, bajo un ciclo según el reglamento de investigación.
En el primer capítulo se fundamenta la problemática del trabajo y se hace una descripción de la situación inicial del trabajo de tesis.
En el segundo capítulo se establece el marco teórico necesario para poder plantear la solución al problema.
En el tercer capítulo se establece las metodologías de la investigación así como la determinación de la población y muestra y un modelo aplicativo para el desarrollo del trabajo.
En el cuarto capítulo se desarrolla el trabajo de investigación bajo el marco de BPM según la herramienta Bizagi el cuál provee un modelador de procesos y un despliegue para automatización de procesos, en el que se implementó la plataforma de procesos automatizados y se hicieron las pruebas respectivas.
En el quinto capítulo se detallan los datos obtenidos en el trabajo de investigación y se analizan los resultados tanto de procesos y encuestas realizadas en la que se valida la hipótesis del trabajo a través de pruebas estadísticas descriptivas e inferenciales en las que se demuestran con un nivel de significancia muy aceptable las hipótesis específicas y la general.
El autor
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA
El trabajo de investigación consiste en analizar, diseñar y automatizar los procesos y establecer indicadores en la gestión de proyectos de investigación de la Universidad Nacional del Centro del Perú basándonos en la aplicación de los principios de la gestión de procesos haciendo uso de herramientas de Tecnologías de Información como BPMS, SOA y Web Service.
Uno de los aspectos relevantes de las Universidades tanto nacionales como privadas es el area de Investigación, que es una función obligatoria de las universidades según se establece en la Ley Universitaria.
En la actualidad muchas universidades cuentan con un área de investigación o un centro de Investigación que se encarga de la gestión de los proyectos de investigación que se desarrollan dentro de cada universidad.
Cada una de las universidades cuenta con sus reglamentos, directivas y otros documentos que establecen la realización y ejecución de los proyectos de investigación, es decir cuentan con aspectos legales muy bien fundamentados.
Pero no cuentan con un conjunto de procesos establecidos bajo estándares que ayuden a mejorar esta situación. Es más en muchos
casos estos procesos se hacen de forma manual, siguiendo un patrón básico del proyectos (Figura 1.1)
En la figura 1.1 se establecen un flujo de proceso desde la percepción de los trabajos de investigación por parte de los investigadores, bajo este enfoque se percibe simplemente un flujo de 4 actividades en esencia, que no contempla aspectos complejos sino más bien situaciones sencillas de cumplimiento básico de la investigación.
Figura 1.1 Proceso básico de la Gestión de Proyectos de Investigación Fuente: Elaboración propia
Y ahora se podría realizar algunas preguntas al respecto.
¿Cómo se realiza el seguimiento y control de los proyectos de Investigación?
¿Cuáles son los costos y tiempos que involucra la gestión de proyectos en la universidad?
¿Cómo se evalúan los proyectos de Investigación?
¿Cómo establecer mecanismos que permitan el ahorro en materiales y documentos que se generan en la gestión de proyectos de investigación?
Existen más interrogantes que deben plantearse a nivel de la investigación, si bien es cierto existen reglamentos que estipulan los aspectos relacionados a la investigación y en función a la responsabilidad de cada universidad se distribuyen las funciones.
3
Los estándares de acreditación apuntan a un enfoque por procesos en los diversos aspectos de funcionamiento de las universidades y plantean diversos factores de gestión entre los que se encuentra la investigación.
Por lo tanto bajo el enfoque que se percibe en la Universidad Nacional del Centro del Perú (UNCP), se tiene la siguiente estructura a nivel de Investigación:
Figura 1.2. Organigrama de Dependencia de la Oficina General de Investigación Fuente: MAPRO-UNCP
Existe la Oficina General de Investigación que se encarga de realizar el control y seguimiento de los proyectos de Investigación a nivel de la universidad.
Dentro de cada facultad existe un Instituto de Investigación que forma parte de las áreas de gestión de las facultades.
Figura 1.3. Organigrama de Dependencia de los Institutos de Investigación Fuente: MAPRO-UNCP
Vistos ambos diagramas, es decir, la figura 1.2 y la figura 1.3 pareciera que la Oficina General de Investigación es un ente ajeno a los Institutos de
VICERECTORADO ACADÉMICO
OF. GENERAL DE POSTGRADO
OF. GRAL DE ADMINISTRACIÓN
ACADÉMICA
OFICINA DE REGISTROS ACADÉMICOS
OF. PUBLICACIONES E IMPRESIONES
BIBLIOTECA CENTRAL OF. GENERAL DE
EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL
OF. GENERAL DE INVESTIGACIÓN
CENTROS DE ESTUDIOS PREUNIVERSITARIOS
MUSEO DE ARTE DE LA CULTURA ANDINA
ASAMBLEA
UNIVERSITARIA COMITE ELECTORAL
UNIVERSITARIO
CONSEJO UNIVERSITARIO
RECTORADO
OFICINA GENERAL DE AUDITORIA
COMISIÓN DE ADMISIÓN COMISIONES PERMANENTES
Y ESPECIALES DE APOYO
OFICINA DE PLANIFICACIÓN OFICINA GENERAL DE ASESORIA LEGAL
OF. DE ESTADÍSTICA
OF. DE PROGRAMACIÓN E INVERSIONES
VICERECTORADO ADMINISTRATIVO
VICERECTORADO ACADÉMICO
CONSEJO DE FACULTAD
OF. GENERAL DE EXTENSION Y PROYECCIÓN SOCIAL
CENTRO DE ESTUDIOS PRE UNIV.
DECANATO
OF. GRAL DE CONTABILIDAD ADMINISTRACIÓN FINANCIER A
OF. GENERAL DE PERSONAL OF. GRAL.
ABASTEC. Y SERV.
GRALES
OF. GRAL.
BIENESTAR UNIVERSITARIO
OF. EMP. Y DES. DE PERSONAL
OF. DE ESCALAFÓN UNIVERSITARIO
OF. DE
REMUNERACIÓN Y PENSIÓN OF. DE SERVICIOS
GENERALES OF. DE MANT. Y TALLER ES
OF. DE ADQUIS. Y ALMACENAM.
OF. DE ESTUDIOS Y PROYECTOS
OF. DE ADMINIST. DE OBRAS
OF. DE SERVICIO SOCIAL
CENTRO MEDICO
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
SECCIÓN DE POST GRADO JUNTA DE
FACULTAD
C.P. AGROPECUARIA EL MANTARO
OF. GENERAL DE POST-
GRADO
OF. GERAL ADMINIST.
ACADÉMICA
OF. GENERAL DE INVESTIGACION
SECRETARIA ACAD. Y ADMINISTRATIVA UNID. DE
ARCHIVO CENTRA
UNID. DE TRANSPORTE
COMEDOR UNIVERSITARIO
OF. DE RACIONALIZACIÓN OF. DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO
OFICINA DE PRESUPUESTO
OF. DE COOPERACIÓN TÉCNICA
OF. GENERAL DE INFORMÁTICA SECRETARIA
GENERAL
OF. DE ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTARIA OF. DE ENLACE OF. DE RELACIONES
PUBLICAS
OF. GRAL DE OBRAS E INFRAESTRC.
OF. DE TESORERÍA OF. CONT. Y ANÁLISIS FINANCIERO
OF. DE BIENES PATRIMONIALES UNID. DE COSTOS
UNID. DE INTEGRACIÓN UNID. DE EJECU.
PRESUPUESTAL
UNID. DE INGRESOS
MUSEO DE ARTE DE LA CULT. ANDINA
BIBLIOTECA CENTRAL OF. DE REGISTROS
ACADÉMICOS
OF. PUBLIC.
IMPRESIONES
DEPARTAMENTOS ACADEMICOS
INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN
COORDINACIÓN DE PROY. SOCIAL
CENTROS DE PRODUCCIÓN
COMITÉ CONSULTIVO
C.P AGROPECUARIA DE YAURIS
C.P AGROPECUARIA DE SATIPO
C.P. METALURGIA DE YAURIS
C.P.CONCENTRAD. DE HUARI
C.P. AGROPECUARIA DE CHANCHAMAYO
C.P. CASARACRA CENTRO DE IDIOMAS
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ
Investigación, esto se debe a la estructura funcional con la que trabaja la UNCP, en donde cada uno de los entes cumple con funciones más no presentan un enfoque de procesos.
Actualmente se viene dando diversos reglamentos, directivas etc. que establecen las normas para la realización de los trabajos de Investigación, en la que la estructura del centro de Investigación tiene el siguiente esquema:
Figura 1.4 Organigrama del área de Investigación UNCP Fuente: http://www.uncp.edu.pe/index.php/nuestra-oficina-
investigacion/organigrama.html
Este nuevo organigrama pone un énfasis más real para poder gestionar los trabajos de Investigación a nivel de la UNCP. Este esquema enfoca a pensar en procesos establecidos y no en funciones determinadas en el área de investigación.
Ahora realizamos un modelamiento de los procesos según lo establecido por los reglamentos que determinan la forma de trabajo y se pueda realizar un análisis de los procesos del área de investigación.
Figura 1.5. Modelo de procesos AS-IS del área de Investigación UNCP Fuente: Elaboración propia
En la Figura 1.5 podemos apreciar las diversas actividades que están establecidas en el proceso de los proyectos de investigación.
Por el cual vamos a realizar un análisis acerca de estos procesos considerando el responsable y algunas características:
PROCESO RESPONSABLE CARACTERISTICAS DE LA
ACTIVIDAD Presenta proyecto de Investigación
(PI)
Investigador Físico y personal
Recepción PI Director II personal
Revisión de la estructura del PI Consejo Consultivo Manual con formato Calificación de contenido Consejo Consultivo Manual con formato
Registro de Proyecto Director II En Informe
Recepción e Inscripción Centro de Investigación Físico y en hoja de cálculo Presenta informe de avance Investigador Físico y personal
Recepción de informe de PI Director II Personal
Revisión de informe de PI Consejo Consultivo Manual con formato
Registro de informe de PI Director II En Informe
Recepción de Informe Centro de Investigación Físico y en hoja de cálculo Presenta informe final de PI Investigador Físico y personal
Recepción informe final de PI Director II Personal
Calificación de informe final Consejo Consultivo Manual y con formato Informe de proyecto de investigación
final
Director II Informe
Recepción y registro de informe final Centro de Investigación Manual y en hoja de cálculo
Tabla 1. Estimación y característica de los procesos de Investigación
En la tabla 1 se puede apreciar el listado de los procesos con sus respectivos tiempo promedio que se demora por cada proyecto de investigación.
Con el establecimiento de los procesos en el diagrama AS-IS se puede apreciar el flujo de trabajo que se sigue en la gestión de los proyectos de investigación. Además estos procesos se hacen de forma manual o bajo un esquema de control básico dentro de una hoja de cálculo como se puede apreciar en la figura 1.6.
Figura 1.6. Formato de control de proyectos Fuente: Elaboración propia
Pero nuevamente volvemos a ver si estos procesos nos ayudan a responder las preguntas planteadas anteriormente.
¿Cómo se realiza el seguimiento y control de los proyectos de Investigación?
¿Cuáles son los costos y tiempos que involucra la gestión de proyectos en la universidad?
¿Cómo se evalúan los proyectos de Investigación?
¿Cómo establecer mecanismos que permitan el ahorro en materiales y documentos obsoletos que se generan en la gestión de proyectos de investigación?
Debido a que muchos de los procesos se hacen de forma manual, y que los procesos vistos los administra de forma directa el centro de Investigación de la UNCP, la respuesta a las preguntas planteadas sigue siendo de un difícil acceso y en caso que se requiera se debe procesar dichos datos de forma manual generando demoras en reportes de
información.
Dentro de este flujo de procesos establecidos inicialmente se presenta una duplicación de esfuerzos que lo detallamos de la siguiente manera:
Nume ro
PROCESO RESPONSABLE DUPLICACIÓN
DE ESFUERZOS 1 Presenta proyecto de Investigación (PI) Investigador
2 Recepción PI Director II
3 Revisión de la estructura del PI Consejo Consultivo 4 Calificación de contenido Consejo Consultivo
5 Registro de Proyecto Director II
6 Recepción e Inscripción (revisión y verificación)
Centro de
Investigación
1,2,3,4 Y 5
7 Presenta informe de avance Investigador 8 Recepción de informe de PI Director II
9 Revisión de informe de PI Consejo Consultivo 10 Registro de informe de PI Director II
11 Recepción de Informe
(revisión, verificación e inscripción)
Centro de
Investigación
8, 9, 10 y 11
12 Presenta informe final de PI Investigador 13 Recepción informe final de PI Director II
14 Calificación de informe final Consejo Consultivo 15 Informe de proyecto de investigación
final
Director II
16 Recepción y registro de informe final (revisión y verificación)
Centro de
Investigación
13, 14 y 15
Tabla 2. Duplicación de esfuerzos en las actividades
Bajo este esquema no sólo se requiere un rediseño de procesos que
busquen gestionar los proyectos de investigación en la UNCP, sino más bien se debe integrar las metodologías de gestión con tecnologías de información buscando un marco de trabajo hacia el mejoramiento de los procesos y consigo la acreditación en el factor de investigación, aquí se debe considerar si bien la gestión de los proyectos se hace a nivel de la universidad, en cuestión de acreditación se debe plantear para cada Facultad es por esta razón que para el presente trabajo se delimitará el estudio a una facultad determinada.
Podemos plantear una estructura de la situación problemática bajo el siguiente esquema:
Figura 1.7 Situación problemática del área de investigación Fuente: Elaboración propia
En la figura 1.7 se puede apreciar las causas y consecuencias del contexto
Gestión de proyectos de Investigación
Procesos no establecido s
Bajo nivel de uso de SI/TI
Bajo enfoque de gestión de personal Deficiente control
y seguimiento de proyectos
Deficiente proceso de obtención y generacion
de indicadores
Baja disponibilidad de datos e información Bajo nivel de gestión de
proyectos de Investigación UNCP
que está enfocado en la gestión de los proyectos de investigación.
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA Problema general
¿Cómo influye el Business Process Management en la gestión de proyectos de Investigación de la Universidad Nacional del Centro del Perú?
Problemas específicos
¿Cómo influye el rediseño de procesos en la gestión de proyectos de investigación en la UNCP?
¿Cómo mejora la automatización bajo el enfoque BPM en la gestión de proyectos de investigación de la UNCP?
1.3. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Determinar la influencia del Business Process Management en la gestión de proyectos de investigación en la Universidad Nacional del Centro del Perú.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Determinar la influencia del rediseño de procesos en la gestión de proyectos de Investigación de la UNCP
Determinar la mejora bajo el enfoque BPM en la gestión de proyectos de investigación de la UNCP.
1.4. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
a) Razones que motivan la investigación
Dentro de las principales razones que motivan esta investigación están:
La necesidad de utilizar herramientas de gestión dentro de la UNCP.
Enfocar las diversas actividades de la gestión de proyectos de investigación a una gestión por procesos
Utilizar tecnologías de información que permitan apoyar el proceso de gestión de proyectos de investigación y considerando las normas asociadas a la investigación.
Integrar herramientas de gestión con tecnologías de información que innoven los procesos de gestión en la UNCP.
b) Importancia del tema de investigación
En la actualidad el Business Process Management (BPM) se ha convertido en una herramienta de gestión que se está utilizando en diversas organizaciones debido a su enfoque de procesos y la combinación de herramientas de gestión como procesos, six sigma y las tecnologías de información como BPMS, SOA, XML, BAM, etc.
Todo este nuevo enfoque esta empezando a cambiar los paradigmas en la gestión empresarial y la utilización de TICs, muchas empresas han empezado a desarrollar e implementar soluciones basadas en BPM que estan dando resultados en la mejora del proceso, mejor control, mejor gestión y agilidad para los cambios lo que permite tener una visión de una arquitectura de TI basda en la gestión empresarial de cualquier organización.
La implantación de BPM nos permitira gestionar de una forma eficiente los proyectos de investigación en la UNCP de tal forma que se tenga una gestión enfocada en procesos y se busque la satisfacción y el cumplimiento de los interesados.
CAPITULO II MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes de Estudio
Antecedentes Internacionales
José Luis Martínez Fernández (2010) Introduciendo semántica en un proceso de desarrollo de software a través de reglas de negocio, en el trabajo de tesis doctoral se presenta una introducción de enfoques orientados a modelos, lo que permite disponer de transformaciones automáticas entre un lenguaje estándar para la representación de las reglas de negocio basado en RIF (Rules Interchange Format) y el lenguaje especifico que interpreta el SGRN (Sistema de gestión de reglas de negocio) elegido para implementar las reglas de negocio, una de las ventajas de las reglas de negocio en el desarrollo de aplicaciones es la posibilidad de definir el comportamiento de las mismas mediante reglas, las cuáles deben ser definidas por expertos de negocio, se emplea técnicas de procesamiento de lenguaje natural para facilitar a los expertos de negocio la definición de reglas y su implementación. Se ha definido un enfoque para el desarrollo de aplicaciones con reglas de negocio, iniciándose con la
especificación de las reglas de negocio a través de editores específicos, este editor está basado en árboles de decisión o tablas de decisión, estas reglas se referencian a los conceptos de negocio que están incluidos es una ontología para el dominio del negocio, estas representaciones amigables se transforman entonces en sus equivalentes en el estándar RIF y, a partir de aquí, se define una arquitectura dirigida por modelos, MDA, que permite obtener, de manera automática, implementaciones finales para las reglas de negocio.
Leidy Paola Calderón Hernández (2010) AUTOMATIZACION DE PROCESOS DE NEGOCIO USANDO SERVICIOS WEB SEMANTICOS, Este trabajo de grado presenta una alternativa de solución automatizada para llevar a cabo la ejecución de procesos de negocio mediante el uso de servicios web semánticos, incluye el marco teórico, en el cual se detallan los temas necesarios para cumplir con el objetivo propuesto describe el prototipo desarrollado y explica sus tres procesos principales; composición, emparejamiento y ejecución de servicios web semánticos de tal forma que satisfagan las tareas necesarias para llevar a cabo un proceso de negocio especifico, muestra el funcionamiento del prototipo desarrollado con algunos casos de prueba, se determina la viabilidad de incorporar servicios web semánticos en la automatización de procesos de negocio, basado en los resultados obtenidos del prototipo implementado.
Hernández Hernández, Edith (2009): Arquitectura de negocios orientada a Servicios (SOBA-UIA), en este trabajo de investigación se plantea un modelo unificado para la arquitectura de negocio orientada a servicios, en tal sentido se aplica los diversos principios de el modelado BPM, SOA, RM-ODP y utiliza el framework Zachman. De tal forma que integra de una mejor manera las diversas áreas de negocio definiendo una mejor estructura para enfrentar también los cambios que se presentan en el negocio. Llegando a aplicar los servicios haciendo uso de Netbeans de tal forma que demuestra que SOA es aplicable como una metodología
tecnológica y también es aplicable al negocio agregando matices de procesos de negocio y servicios web.
Espinoza Díaz, Elena (2009): Propuesta de implantación de la arquitectura BPM/SOA para agilitar la gestión comercial en la CNT, en este trabajo de investigación se realiza una descripción de las diversas formas de integración de sistemas de información que se han venido dando en las empresas incluyendo SOA, así mismo establece los principios de BPM para su uso en las empresas, de tal forma que desarrolla un diagnóstico de la arquitectura tecnológica presente en la organización a la cual desarrolla un análisis y genera la propuesta de implantación de BPM/SOA con el objetivo de agilizar y mejorar la gestión empresarial en combinación con las tecnologías de información y comunicación.
Finalmente implementa la arquitectura en los diversos procesos de la CNT mostrando los cambios y mejoras logradas.
Antecedentes Nacionales
Camarena M, Pedreschi J, Rondón S. (2008): Análisis, Diseño y Construcción de una Herramienta para Modelado de Procesos: MJS Process Designer
En este trabajo de tesis se presenta el desarrollo de una herramienta software basada en el lenguaje XPDL, que incluye como parte de sus funcionalidades: la definición de procesos, la explosión de actividades, la definición de metodologías y la gestión de versiones de los procesos y metodologías. Para lograr dicho objetivo, se ha desarrollado una extensión al XPDL que permita el manejo de los conceptos de: explosión, metodologías y versionado de procesos, dado que son conceptos que no se encuentran incluidos de forma nativa en el mencionado lenguaje.
Este proyecto es parte del componente de desarrollo de herramientas que viene realizando el Grupo de Investigación y Desarrollo en Ingeniería de Software y Sistemas de Información de la PUCP como parte del Proyecto COMPETISOFT (Mejora de Procesos para Fomentar la Competitividad de la Pequeña y Mediana Industria de Software de Ibero América).
Delgado Cavaliere, Andrea (2007): Metodología de desarrollo para aplicaciones con enfoque SOA (Service Oriented Architecture), en este trabajo de investigación se presenta una metodología basada en el desarrollo de software en la que se considera el estudio de las metodologías de desarrollo de Software como RUP y se adapta a un desarrollo de software bajo SOA. De tal forma que considera también el proyecto COMPETISOFT el cuál se orienta a una mejora de procesos para fomentar la competitividad de la pequeña y mediana industria del Software, Al considerar SOA como un enfoque de desarrollo de software establece que la organización debe tener un enfoque de procesos debido a que SOA se integra con Business Process Management de tal forma que se establece una arquitectura de tecnologías de información basada en procesos y SOA, también establece la aplicación de la metodología a un caso en particular el cuál le permite presentar y proponer mejoras en la metodología de tal forma que generaliza su nueva metodología de desarrollo de software con enfoque a SOA.
2.2 Bases Teorico - Cientificas
2.2.1 BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)
El Business Process Management (BPM) se concentra en la administración de los procesos de negocio. Buscando orientar los esfuerzos para la optimación de los procesos de la empresa, en busca de mejorar la eficiencia y la eficacia por medio de la gestión sistemática de los mismos. Estos procesos deben ser modelados, automatizados, integrados, monitoreados y optimizados de forma continua. La filosofía BPM se ve como un sistema completo de información y comunicación, a través de un marco documental que permite publicar, almacenar, crear, modificar y gestionar procesos, así como acceder a ellos en cualquier momento y lugar. (Flor, 2008)
La gestión de procesos de negocio tiene sus orígenes en los Sistemas de Gestión de Calidad Total y la reingeniería de procesos. Puesto que les añade un marco tecnológico de desarrollo, BPM es más que una combinación de estas disciplinas: BPM es una disciplina de gestión de procesos dirigida mediante Tecnologías de Información, capaz de mejorar la agilidad organizativa y que mejora la capacidad de las personas para introducir cambios en los procesos e innovar de forma rápida. Por consiguiente, BPM permite el alineamiento de las tecnologías de información con las actividades de negocio, tanto en el seno de la propia organización como fuera de ella, con socios comerciales, proveedores y Clientes.
El BPM o gestión de procesos de negocios es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar, analizar, controlar y mejorar procesos de negocio operacionales. BPM presenta un enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la información con metodologías de proceso y gobierno. BPM es una colaboración entre personas de negocio y tecnólogos para fomentar procesos de negocio efectivos, ágiles y transparentes. BPM abarca personas, sistemas, funciones, negocios, clientes, proveedores y socios.
BPM suma a la automatización de los procesos de negocios, Workflow, herramientas de control y gestión necesarias para ayudar a mejorar la eficacia estratégica del conjunto, logrando así una mayor adecuación a las necesidades del manager.
El BPM se aborda el amplio mundo de la empresa a través de sus tres dimensiones básicas:
Figura 2.1 Dimensiones del BPM
Fuente: Gerencia de Procesos de Negocio-Garimela-Lees
Dentro del ámbito de automatización y Gestión por procesos existen cinco principales metodologías:
Metodología para la Gestión por Procesos, la cual incluye el desarrollo y gestión de la Arquitectura Empresarial.
Metodología para la Modelización y el Diseño de los procesos orientados a automatizaciones BPM.
Metodología para la Automatización de Procesos, la cual estará orientada específicamente al software adquirido, incluyendo BPM:
Workflow, SOA, Motores de Reglas, ECM, etc. o a un BPMS (BPM Suite).
Metodología para la Monitorización, Análisis y Mejoramiento Continuo de procesos y recursos.
Metodología para la Gestión del Cambio.
BPM es la integración de las teorías generales y tecnologías modernas.
Figura 2.2 Marco Integral de la Metodología BPM Teorías
Generales
Tecnologías Modernas
Calidad Total
Ingeniería de negocios y procesos.
Mejoramiento continúo.
ISO 9000
Six Sigma
Desarrollo de aplicaciones WEB.
Integración de Sistemas
Arquitectura Orientada a Servicios (SOA).
Evolución del concepto workflow.
Manejos transaccionales.
XML XPDL y Webservices.
+ = BPM
Para generar un soporte a soluciones integrales BPM maneja diversas disciplinas que integran la capacidad de funcionamiento de los procesos desde una concepción del proceso hasta su implantación con una arquitectura integrada de monitoreo y control de los procesos.
Figura 2.3 Disciplinas de BPM Fuente: Gestion por procesos-Julio Cejas
Business Process Modelling Notation (BPMN), es el estándar para modelar los procesos de negocio.
Business Process Execution Language (BPEL), es el estándar para ejecutar procesos de negocio.
Business Activity Monitoring (BAM), permite el monitoreo de actividades de Negocio usando indicadores claves de desempeño.
(Key Performance Indicator KPI).
Estilos de Arquitectura, SOA - ESB que son la base para la construcción de una infraestructura orientada en servicios y procesos.
2.2.2 MEJORA CONTINUA DE PROCESOS
La mejora continua de procesos es una actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos" siendo los requisitos la "necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria". Dentro de los elementos que se debe de considerar están establecidos:
El análisis y evaluación de la situación existente.
Determinación de los Objetivos para la mejora.
Implementación de la posible solución.
Medición, verificación, análisis y evaluación de los resultados de la implementación.
Formalización de los cambios.
El ciclo de Deming (PHVA) es un ciclo que está en pleno movimiento.
Que se puede desarrollar en cada uno de los procesos. Está ligado a la planificación, implementación, control y mejora continua, tanto para los productos como para los procesos del sistema de gestión de la calidad. (Beltran Jaime, 2009)
El ciclo PHVA se explica de la siguiente forma:
Planificar: Esta etapa implica establecer qué se quiere alcanzar y cómo se pretende alcanzar.
o Involucrar a la gente correcta o Recopilar los datos disponibles
o Comprender las necesidades de los clientes
o Estudiar exhaustivamente el/los procesos involucrados o ¿Es el proceso capaz de cumplir las necesidades?
o Desarrollar el plan/entrenar al personal
Hacer: Se lleva a cabo las acciones planificadas anteriormente
Implementar la mejora/verificar las causas de los problemas
Recopilar los datos apropiados
Figura 2.4 Ciclo PHVA
Fuente: Guia para una gestión basada en procesos
Verificar: Se comprueba las acciones implementadas y su nivel de efectividad, realizar el seguimiento y medición de los procesos y los productos y servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto o servicio e informar los resultados.
Actuar: En función de los resultados obtenidos previamente se realizan toma de acciones para el mejoramiento continuo del desempeño de los procesos.
Una característica común en la mejora de procesos es la diferencia que se debe de considerar entre la gestión por funciones y la de procesos.
La gestión de procesos se enfoca en el cliente y los resultados que se obtiene desde las entradas del proceso, sin importar la responsabilidad de las áreas funcionales sino más bien en la satisfacción del cliente y los resultados.
Figura 2.5 De las funciones a los procesos Fuente: Metodología de simplificación administrativa
Estos esquemas diferenciados entre los procesos y las funciones generan que dentro de cada organización se generen cambios en diversos elementos que involucran un cambio pleno en la forma de trabajo a nivel de tareas, peronas, enfoques etc.
Está comparación la podemos apreciar en la figura 2.6 donde se tiene la comparación de la forma tradicional que se trabaja en muchas organizaciones versus la del enfoque basado en procesos.
Figura 2.6 Comparación trabajo funcional y Gestión por procesos
2.2.3 MÉTODO AS IS – TO BE
El enfoque de la gestión en base a los procesos y la mejora de los procesos para generar valor a la organización se hacen a través de un método llamado AS IS – TO BE.
Este análisis del valor añadido en los procesos se lleva a cabo mediante la descomposición en pasos o etapas, que se representan a partir de los denominados diagramas AS-IS (tal como es) y, posteriormente, se realiza un estudio en cada etapa donde se localizan las actividades que no aportan valor añadido para considerar su posible eliminación o mejoramiento.
Los diagramas AS IS presentan la posibilidad de detallar las actividades que ocurren en un proceso, y son, prácticamente, un requisito en la mayoría de los métodos para la mejora de los procesos.
El diagrama TO BE presenta el flujo del proceso mejorado eliminando las actividades que no aportan valor detectadas gracias al diagrama As Is esta detección es denominada análisis GAP que establece cuáles son los cambios necesarios de realizar al proceso para actualizar el nuevo modelo.
Figura 2.7 Método AS IS – TO BE - GAP.
Fuente: http://msaffirio.wordpress.com/2009/07/04/as-is-to-be-gap/
2.2.4 METODOLOGÍA BPM: RAD
Rapid Analysis & Design es una metodología muy concreta y práctica, para la Modelización y Diseño de los procesos orientados a la automatización con tecnologías BPM. Su enfoque y técnicas facilitan y estimulan el trabajo en equipo con los expertos de negocio (usuarios), los analistas y arquitectos de procesos, y los analistas funcionales (sistemas). (BPM, 2011)
Es una metodología versátil, siendo independiente del software BPM o BPM Suite con el cual se automatizarán los procesos diseñados.
Las ventajas de aplicar BPM: RAD son las siguientes:
Entender y simplificar los procesos del negocio.
Modelizar y diseñar los procesos en su totalidad, holísticamente, con recursos, servicios, datos, reglas de negocio e indicadores.
Diseñar procesos orientados a tecnologías BPM y de forma independiente del software que se implemente.
Lograr una gestión del cambio más rápida y efectiva, para el desarrollo de capacidades y conocimiento en gestión por procesos y tecnologías BPM en la organización.
Fomentar el trabajo en equipo y sembrar entusiasmo.
Generar inteligencia colectiva a través de técnicas formales que permiten aprovechar al máximo el conocimiento y el talento humano.
La construcción de una Arquitectura Empresarial, de abajo hacia arriba.
Asegurar la calidad de los modelos y diseños Fases, actividades y tareas
La Metodología BPM: RAD, se compone de las siguientes tres fases:
1. Modelización Lógica 2. Diseño Preliminar 3. Diseño BPM
Figura 2.8 Esquema general de la Metodología BPM: RAD Fuente: Libro del BPM 2011
1.- Modelización Lógica
El objetivo de esta fase es la de identificar y modelizar al detalle los procesos de negocio que conforman el alcance del proyecto.
La modelización de los procesos se realiza de manera lógica, es decir, no se modelizan los aspectos físicos de los procesos (quien lo hace, cómo se hace, con que aplicaciones o dispositivos, etc.).
La idea es concentrarse únicamente en el “Qué” y el “Porqué”, obteniendo así la perspectiva esencial del negocio y simplificando a su vez los procesos de negocio.
Las principales técnicas aplicadas durante esta fase son las siguientes:
Eventos de negocio
Estructuración de procesos
Modelización de flujos de procesos (Utilizando BPMN- Business Process Modeling Notation)
Especificación de reglas de negocio
Modelización conceptual de datos
Integración de modelos Los principales resultados son:
Procesos de negocio identificados y estructurados
Diagramas de flujos lógicos de procesos modelizados con BPMN
Modelo conceptual de datos
Especificaciones detalladas de procesos (Actividades, tareas y reglas de negocio)
Integración de modelos de procesos y datos
Requerimientos de negocio y de sistemas
2.- Diseño Preliminar
El objetivo de esta fase es la obtener el Modelo de Funcionamiento de los procesos, transformándolos desde la visión lógica (Fase 1) a la visión física, la cual plasma cómo queremos que funcionen los procesos tomando en consideración las nuevas tecnologías (software) que disponemos o vamos a disponer, la organización actual y futura, y la resolución de problemas y oportunidades de mejora.
En esta fase también se identifican los primeros Servicios Funcionales con el fin de comenzar a visualizar cuáles son los servicios que sustentan y/o sustentarán a los procesos de negocio. Son funcionales porque aún no se determina de qué manera se van a implementar, si ya existen o no, si habrá que desarrollarlos o contratarlos, si serán Web services, etc. Al finalizar la fase de Diseño BPM, se analizarán y se determinará la mejor estrategia de desarrollo e implantación de dichos servicios.
Las principales técnicas aplicadas en esta fase son las siguientes:
Diseño Derivado
Identificación y especificación de servicios funcionales (SOA)
Los principales resultados son:
Modelo de funcionamiento de los procesos
Servicios funcionales (SOA)
Requerimientos de negocio y de sistemas
3.- Diseño BPM
La fase de Diseño BPM tiene por objetivo el diseñar cada uno de los procesos modelizados en las fases anteriores, considerando que dichos procesos serán automatizados con Tecnologías BPM, fundamentalmente con BPM: Workflow. El objetivo es dejar preparado el diseño BPM de los procesos, con todos los detalles necesarios, para que el equipo de desarrollo BPM pueda implementarlos en el software adquirido en la empresa.
Las principales técnicas aplicadas en esta fase son las siguientes:
Diseño de Procesos BPM (Utilizando BPMN-Business Process Modeling Notation)
Identificación y especificación de servicios funcionales (SOA)
Especificación de reglas de negocio
Modelización conceptual de datos
Integración de modelos
Identificación y especificación de indicadores de gestión y de calidad
Especificación o diseño de formularios (Pantallas)
Especificación o diseño de salidas (Cartas, Informes, Notificaciones, etc.)
Especificación o diseño de interfaces con otros sistemas Los principales resultados son:
Diseño BPM de los procesos, diseñados con BPMN
Modelo conceptual de datos
Servicios funcionales (SOA)
Especificaciones detalladas de procesos (Actividades, tareas y reglas de negocio).
Indicadores de gestión y de calidad.
Integración de modelos de procesos y datos.
Requerimientos de negocio y de sistemas.
Especificación o diseño de formularios (Pantallas)
Especificación o diseño de salidas (Cartas, Informes, Notificaciones, etc.)
Especificación o diseño de interfaces con otros sistemas.
2.2.5 Arquitectura Tecnológica
Históricamente las compañías han intentado conjugar dos visiones para realizar su negocio:
Visión de Negocio: Especificar y mejorar sus procesos empresariales (modelado y análisis de procesos de negocio mediante workflows, certificaciones ISO)
Visión de Tecnología (IT): Informatizar el negocio a través de la tecnología (frameworks, desarrollo e integración de software, metodologías CMMi e ITIL) (Ayllon, 2013)
Figura 2.9 Visiones del negocio y TI Fuente: Arquitectura tecnológica-Victor Ayllon
SOA/BPM unifica estas dos perspectivas en una VISION COMUN permitiendo que las organizaciones combinen fluidamente sus activos IT existentes para desarrollar nuevas aplicaciones, procesos y modelos de negocios internos o externos a la empresa.
Figura 2.10 Arquitectura SOA/BPM Fuente: Arquitectura tecnológica-Victor Ayllon
Pero SOA es “algo más que una arquitectura”, ya que realmente se trata de un nuevo paradigma formado por un conjunto de tecnologías, herramientas y metodologías. Básicamente podemos decir que SOA es un método para construir sistemas de información a partir de componentes débilmente acoplados, denominados “servicios”, los cuales desempeñan funciones específicas de negocio. Además SOA, al apoyarse en estándares tecnológicos aceptados por toda la industria, garantiza la máxima interoperabilidad entre aplicaciones, es decir, con SOA es posible que una aplicación “se conecte” con cualquier otra, independientemente de la tecnología, de la plataforma hardware, del software con la que haya sido desarrollada e incluso del proveedor.
2.2.6 Suite BPM
Business Process Management Suite o BPMS (BPM Suite) es el conjunto de servicios y herramientas que facilitan la administración de procesos de negocio. Por administración de procesos entendemos:
análisis, definición, ejecución, monitoreo, y control de los procesos.
Hacer que un modelo se convierta en un proceso ejecutable requiere de varias tecnologías habilitantes, cuando estas tecnologías se proveen juntas se le llama BPMS, las principales son:
Motores de Orquestación: permiten coordinar la secuencia de actividades según los flujos y reglas del modelo de procesos.
Herramientas de Análisis y Business Intelligence: permiten analizar la información producto de la ejecución del proceso en tiempo real.
Motores de Reglas: (Rule Engines) ejecuta reglas que permiten abstraer las políticas y decisiones de negocio de las aplicaciones subyacentes.
Repositorios: mantiene los componentes y recursos de los procesos (definiciones, modelos, reglas, etc. ) disponibles para su reutilización en múltiples procesos
Herramientas de Simulación y Optimización: permite a los administradores del negocio, comparar los nuevos diseño de procesos con el desempeño operacional actual.
Herramientas de Integración: permiten integrar el modelo con otros sistemas, con los sistemas legados de la empresa.
Algunos ejemplos de BPMS:
Oracle SOA Suite
Oracle SOA Suite es un conjunto de software completo y con funcionamiento permanente para la creación, implementación y administración de una arquitectura orientada a servicios. Esto incluye el desarrollo de aplicaciones orientadas a servicios, la integración de sistemas de IT y aplicaciones orientadas a servicios y la administración de procesos de negocio orientados a servicios. Se conecta a las infraestructuras de IT heterogéneas y permite a las empresas adoptar SOA de manera gradual.
Los componentes de la suite se benefician con capacidades en común, con inclusión de un solo modelo de administración e implementación, herramientas consistentes, seguridad integral y administración de metadatos unificados.
Figura 2.11 Arquitectura Oracle SOA Fuente: http://www.eistech.com/soa-archi.html
IBM BPM
El software y los servicios de gestión de procesos de negocio (BPM) mejoran la visibilidad y el control de sus procesos de negocio y ayudan a asegurar que sus operaciones de negocio se distingan de la competencia, suministrar los bienes y servicios adecuados y cubrir la demanda de sus clientes con consistencia y comodidad.
La solución BPM de IBM líderes del mercado ofrece funciones que permitirán a su organización:
Optimizar las operaciones empresariales con visibilidad en tiempo real en el trabajo en curso mediante la analítica y la supervisión continua de los procesos.
Agilizar la terminación de las tareas gracias a las sólidas funciones de colaboración.
Gestionar los cambios con confianza gracias al gobierno intuitivo.
Ofrecer una fidelización del cliente más completa con la extensión al móvil de los procesos de negocio.
Impulsar la aportación continua de conocimientos en las operaciones empresariales gracias a la integración sin problemas de los procesos de negocio con los sistemas esenciales de la empresa.
Figura 2.12 IBM Business process manager Fuente: https://publib.boulder.ibm.com/bpcsamp/
Entre otras plataformas BPMS
BonitaSoft
Bizagi Suite
Intalio
2.2.7 BIZAGI BPMS
Se ha podido apreciar que el mercado actual se tiene diversos BPMS (Suite de Business Process Management), la forma de determinar la herramienta se realizó bajo las siguientes características:
Una herramienta de fácil interacción y disponible para su uso.