INTRODUCCIÓN Y CUESTIONES PREVIAS
- Introducción
- Estructura del documento
- Referencias
- Datos identificativos de la Política
- Identificador del gestor de la Política
La normativa actual exige que toda organización administrativa cuente con una política de gestión de documentos electrónicos (GDE). Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica para la Interoperabilidad de la Política de Gestión Documental Electrónica. Esquema de metadatos para la gestión documental electrónica (e-MGDE) versión 2.0 (documentación complementaria de la norma técnica de Interoperabilidad de Políticas de Gestión Documental Electrónica).
ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Alcance de la política
Esta Política de Gestión Documental Electrónica tiene como objetivo establecer, así como documentar, el conjunto de criterios comunes aceptados por la ULPGC en relación con la gestión de los documentos y ficheros producidos o conservados por ella durante el ciclo de vida de los propios documentos. La política busca garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos mínimos obligatorios y, en su caso, de los metadatos complementarios o necesarios (metadatos de contenido, contexto y estructura) para asegurar la gestión, recuperación y conservación de los documentos y ficheros electrónicos de la ULPGC, lo cual es mantenido permanentemente. su relación con ellos. El presente documento tiene por objeto establecer directrices estratégicas para la gestión de documentos electrónicos en el contexto de producción documental de la ULPGC y se inspira en la Norma Técnica de Interoperabilidad en materia de política de gestión de documentos electrónicos, aprobada por decisión de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas. de 28 de junio de 2012, así como en las guías y modelos que desarrolle.
Ámbito de aplicación
En particular, se integrará con la política de seguridad establecida por el Esquema Nacional de Seguridad (Real Decreto 3/2010, de 8 de enero), ya que la gestión de los documentos electrónicos se realizará a través de sistemas sujetos a lo dispuesto en dicho Esquema.
Periodo de validez
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Actores
Responsables
La aprobación final de la definición de procedimientos corresponderá a la Gerencia, por la unidad administrativa responsable de la creación y mantenimiento del procedimiento. El Servicio Jurídico velará por el cumplimiento de la ley en todas las propuestas y medidas definidas y desarrolladas para la implantación de este modelo. El servicio de TI tendrá a su cargo el ámbito tecnológico y la organización general de los sistemas y tecnologías de la información de la Universidad, e implementará soluciones técnicas específicas para el cumplimiento de esta política, de acuerdo con los lineamientos de la Dirección u órgano con competencias en la materia. planificación, gestión y ejecución de la administración electrónica.
PRINCIPIOS Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Principios de gestión documental
cuyo objetivo es conseguir la simplificación e integración de los procesos, trámites y trámites administrativos, así como mejorar el servicio a los ciudadanos, beneficiándose de la eficiencia que aporta el uso de técnicas de administración electrónica, especialmente eliminando todos los trámites o actuaciones. . que se requieren, se consideran irrelevantes y rediseñando los procesos y procedimientos administrativos, de acuerdo con la normativa vigente, aprovechando las oportunidades que se derivan de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Esto garantiza la adopción de estándares de interoperabilidad y garantizará, respetando los criterios de seguridad, idoneidad técnica y economía de medios, que los sistemas de información utilizados sean compatibles y familiares con los de los ciudadanos y otras Administraciones. La Dirección adoptará cuantas Normas Técnicas de Interoperabilidad sean necesarias para su correcto desarrollo, siempre de acuerdo con el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la administración electrónica.
La determinación de la confidencialidad de los documentos y expedientes se realizará de conformidad con la legislación que resulte de la solicitud, incluida la que se refiere a la protección de datos personales, propiedad industrial y secretos comerciales, seguridad pública e información tributaria. La gestión de los documentos electrónicos se realizará para garantizar en todo momento la objetividad, eficiencia y no discriminación en el acceso de los ciudadanos a los servicios. Garantiza el uso de sistemas sencillos que permitan obtener información de interés para los ciudadanos, de forma rápida, segura y comprensible, mediante el uso de criterios uniformes en la visualización de la información que permitan una mejor difusión.
Todos los documentos de la ULPGC deberán ser evaluados para determinar si deben conservarse o eliminarse. Los documentos deberán conservarse de forma que se garantice su integridad, autenticidad, confidencialidad y disponibilidad durante el tiempo necesario para conservarlos, independientemente de la antigüedad de las aplicaciones que los gestionan, la identificación y el control de los usuarios. de acceso. En el momento de la creación o recuperación de documentos también se deberá recoger la información necesaria para contextualizarlos, comprenderlos y recuperarlos en el tiempo, para lo que será necesario aplicar el esquema de metadatos de la Universidad.
Que vela por la preservación de la integridad de las garantías jurídicas de la ciudadanía, establecidas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Procesos de gestión de documentos
- Captura
- Registro
- Documentación en soporte papel
- Metainformación del asiento registral y de los documentos
- Criterios de formación de expedientes electrónicos
- Sistema de Clasificación
- Descripción
- Esquema institucional de Metadatos
- Acceso
- Calificación de documentos esenciales
- Valoración
- Dictamen
- Conservación
- Estrategia de gestión del correo electrónico como documento
- Transferencia
- Eliminación
- Asignación de metadatos
La captura es la primera etapa de la gestión de documentos electrónicos dentro de su ciclo de vida. Tiene lugar en el momento de su creación o producción, ya sea por parte de los ciudadanos o internamente en la organización, y se incorpora al sistema de gestión documental de la universidad. Los documentos electrónicos deberán estar autenticados de acuerdo con la Política de Firmas, Sellos y Certificados Electrónicos de la ULPGC.
Para efectos de esta Política de Gestión de Documentos Electrónicos, se entiende por Registro el proceso de control mediante la correspondiente inscripción registral de los documentos creados o recibidos por la Universidad. Inscripción y tramitación de documentos y expedientes electrónicos presentados en el registro electrónico de la asignatura con descriptor SICRES 3.0. El índice electrónico recogería el identificador, la huella dactilar, la fecha de los documentos y el orden dentro del grupo.
En cuanto al acceso a documentos y ficheros electrónicos, se aplican las medidas de protección de la información previstas en el anexo II del Esquema Nacional de Seguridad. Contienen datos necesarios para la protección de los derechos civiles, profesionales, financieros, legales o de otro tipo de KLPF, así como de sus cargos y empleados. Administrativo Sirve como prueba de los procedimientos y actividades de la administración que los produjo.
Criterios de procedencia y prueba: se priorizan los documentos y series documentales procedentes de órganos que ocupen un puesto superior dentro de la jerarquía administrativa. La conservación de documentos y ficheros electrónicos se ajustará a los plazos reglamentarios y, en su caso, a los establecidos en el dictamen del Comité de Calificación de Documentos Administrativos de la ULPGC y a lo dispuesto en la estrategia de retención implementada. La transferencia de documentos y ficheros entre el sistema de producción documental y el Archivo Único Electrónico, que conlleva también la responsabilidad de su conservación, es uno de los procesos de gestión previstos en la Norma Técnica de Interoperabilidad de la Política de Gestión de Documentos Electrónicos.
DOCUMENTACIÓN
Se garantizará la disponibilidad e integridad de los metadatos de los documentos electrónicos en todos los niveles de recopilación, preservando permanentemente la relación entre cada documento y sus metadatos. Idénticas garantías existirán para el resto de entidades del sistema de gestión documental: agentes, actividades, reglas y relaciones. Los historiales de eventos de todas estas entidades también se almacenarán como metadatos, donde la suma de todos los historiales de eventos será la pista de auditoría del sistema.
Instrumento que permite definir políticas sistemáticas para la conservación o eliminación de archivos pertenecientes a cada serie documental. Desarrollará los aspectos de seguridad del documento y del fichero electrónico derivados del Esquema Nacional de Seguridad y el resto de la normativa aplicable. Describe el procedimiento y las herramientas que se utilizarán para generar copias electrónicas auténticas de documentos en papel.
Estrategia corporativa para garantizar la seguridad, autenticidad, disponibilidad e interoperabilidad de los documentos electrónicos en el largo plazo. Define la forma en que se utiliza la firma electrónica en la organización: qué certificados electrónicos se utilizan y soportan, y qué formatos y procedimientos tecnológicos se aplican para generar firmas. Todos estos instrumentos de gestión y cualquier otro instrumento que se considere necesario para la adecuada ejecución de los procesos de gestión documental descritos en esta política, constituyen en conjunto el modelo de gestión documental electrónica de la ULPGC y se incluirán como anexos necesarios para la implementación de esta Política. .
FORMACIÓN
SUPERVISIÓN Y AUDITORÍA
GESTIÓN DE LA POLÍTICA
Las unidades gestoras facilitarán los datos básicos de la serie documental, para lo cual deberán cumplimentar los apartados correspondientes al área “Descripción de la documentación” del formulario de identificación y valoración de la serie que se incluye. en el Anexo 4 de este reglamento para cada serie documental que le corresponda. La propuesta de archivo será enviada a la Presidencia de la Comisión de Calificación de Documentos Administrativos. En caso de ser necesario, la Comisión de Calificación de Documentos Administrativos aceptará el acuerdo, que elevará al rector para su confirmación y posterior publicación en el Boletín Oficial de la ULPGC.
Los datos de la evaluación quedan registrados en la plataforma única de archivos electrónicos para la ejecución de las decisiones tomadas. Ante la situación actual del Archivo Universitario y la futura implantación de una plataforma única de archivo electrónico para la ULPGC, se suspende el traslado de documentación al Archivo Universitario y se autoriza a la Dirección, a propuesta propia, a dictar instrucciones específicas de actuación. en facilitar el almacenamiento de la documentación en archivos de oficina y preparar su traslado al Archivo Universitario o su eliminación, según la evaluación existente de la serie documental.
