INTRODUCCIÓN
- OBJETIVO
- OBJETIVO GENERAL
- OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- ALCANCE
- MARCO INSTITUCIONAL
- MISIÓN
- VISIÓN
- OBJETIVOS
- FUNCIONES
- ORGANIGRAMA IDEP
- SEDE ADMINISTRATIVA
- DEFINICIÓN
- PRINCIPIOS
- IMPLEMENTACIÓN
- TIEMPO DE EJECUCIÓN
- PRESUPUESTO
Cuenta con un archivador de tres secciones para los expedientes de gestión de la documentación producida por los procesos de Contabilidad, Presupuesto, Servicios Generales y Subdirección. Se gestionan dos muebles para la gestión del Archivo, uno para la gestión documental de la Vicedirección Académica y otro para la Dirección General. IDEP con Resolución No. 158 de 2011 crea el Subsistema Interno de Gestión Documental y de Archivos (SIGA), como uno de los componentes del Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la entidad.
El IDEP a través de la Resolución No. 158 de 2011 crea el Subsistema Integrado de Gestión Documental y Archivos (SIGA), como uno de los componentes del Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la entidad. La Política de Gestión Documental con sus componentes es responsabilidad de la Subdirección Administrativa; Control financiero y disciplinario.
PROGRAMAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
- PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÓN
- INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE LAS INSTALACIONES
- Ubicación
- Inercia Climática
- Aspectos Estructurales de Carga
- Materiales Constructivos
- Sistemas de Suministros
- Distribución
- Inspección y Mantenimiento de las Instalaciones Físicas
- Programa de inspección y mantenimiento de las instalaciones físicas
- MONITOREO Y CONTROL DE LAS CONDICIONES AMBIENTALES
- Programa de monitoreo y control de condiciones ambientales
- SANEAMIENTO AMBIENTAL Y DOCUMENTAL
- Programa Saneamiento Ambiental y Documental
- CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO
- Programa de Almacenamiento
- PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRES
- Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres
- PRODUCCIÓN Y MANIPULACIÓN DOCUMENTAL
- Programa de Producción y Manipulación Documental
Frente al Archivo de Gestión, los espacios cuentan con un sistema de ventilación natural que recorre los pasillos. El área de la bodega es de 60 m2 para almacenamiento donde se integran 26 módulos de archivo rotativo (Ver diagrama) y 10 m2 para la preparación física de documentos. Uno ubicado en la Subdirección de Control Administrativo y Disciplinario Financiero para el mantenimiento de archivos de gestión de Contabilidad, Presupuesto, Servicios Generales, Talentos Humanos (no incluye archivos de trabajo) y de la Subdirección.
Los sistemas hidráulicos y sanitarios donde funcionan las oficinas y almacenes del IDEP se encuentran aislados de la ubicación de gestión y archivo central. Dentro de este existe un área externa que posibilita la preparación física de los documentos y la realización de la audiencia. En este caso, los contenedores de archivos están cerrados para una mejor protección de los documentos.
Las temperaturas en las oficinas del archivo de gestión pueden alcanzar los 35ºC, pero los muebles se mantienen alejados de las ventanas y a una temperatura de 20ºC. Objetivo: Garantizar condiciones ambientales óptimas para el almacenamiento de documentos en la gestión del IDEP y el Archivo Central. Propósito: Garantizar el almacenamiento adecuado de los documentos IDEP para que puedan conservarse durante todo el ciclo de vida del documento.
Garantizar la conservación de documentos de valor histórico y facilitar la consulta de las series documentales más solicitadas. Realizar copias de seguridad semanales de los archivos que administran los funcionarios del IDEP en sus computadoras y en los servidores que contienen los contenidos del sitio web y de la base de datos del Centro de Documentación. Objetivo: Garantizar la sostenibilidad y funcionalidad de los documentos IDEP durante todo el ciclo de vida del documento.
Contar con extintores cerca de cada uno de los archivos de gestión y centrales que maneja el IDEP. En la mayoría de los casos, independientemente del método de secado, será necesaria la desinfección cuando todos los documentos estén secos.
GESTIÓN DEL RIESGO
BIBLIOGRAFÍA
Que establece los lineamientos generales de la estrategia de gobierno en línea, reglamenta en parte la Ley 1341 de 2009. Que da cumplimiento al Decreto número 2578 de 2012 que reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, deroga el Decreto 4124 de 2004, dicta otras disposiciones que se refieren a la administración de los Archivos del Estado, reestructuración del Comité de Gestión Documental en el Comité de Archivo Interno del Instituto de Investigaciones Educativas y Desarrollo Pedagógico – IDEP.
ANEXOS
DIAGNOSTICO
Dispone de un archivador rodante de tres cuerpos para los expedientes de gestión documental producidos por los Procesos de Gestión Financiera (Contabilidad, Presupuesto), Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Ambientales y la Subdirección. Proceso de Gestión Financiera - Contabilidad X Proceso de Gestión Financiera - Presupuesto Proceso de Gestión Financiera - Presupuesto
Subdirección de Control Administrativo y Disciplinario Financiero, Oficina de Control Disciplinario, Proceso de Recursos Físicos y Ambientales, Proceso de Gestión Financiera - la contabilidad no realiza frustración de documentación en la fase de gestión, esta frustración se realiza cuando se preparan los documentos para su transferencia. al Archivo Central. Gestión financiera de procesos de recursos físicos y ambientales - contabilidad
Proceso de Gestión Financiera - Contabilidad X Proceso de Gestión Financiera - Presupuesto Proceso de Gestión Financiera - Contabilidad: la información se encuentra en el Disco D, en carpetas identificadas con el nombre del tipo de documentos que se manejan en la oficina. Proceso de Gestión Financiera - Tesorería: Toda la información que se maneja en esta oficina se encuentra en la página de la Subdirección Administrativa Financiera y Control Disciplinario de los bancos.
Proceso de gestión del talento humano: en la computadora existe un archivo Excel, donde se ubican los directivos activos e inactivos. Subdirección de Control Financiero Administrativo y Disciplinario - Proceso de Gestión Financiera - Contable: se requiere la digitalización de todos los expedientes porque al cambiar la versión del sistema se pierden los documentos. Subdirección de Control Financiero Administrativo y Disciplinario - Proceso de Gestión Financiera - Presupuesto: está listo para traslado de expedientes del año 2015.
Subdirección Administrativa Financiera y Control Disciplinario Proceso de Gestión Financiera - Tesorería: listo para transferir las carpetas 2015 Subdirección Administrativa Financiera y Control Disciplinario Proceso de Gestión del Talento Humano: Listo para transferir 4 cajas al archivo central.
MARCO CONCEPTUAL
Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas encaminadas a garantizar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso a la información de los documentos digitales y proteger su contenido intelectual durante el tiempo que se considere convertido. necesario. Seguridad de la información y migración de la información a otros soportes (...documentos en papel, como electrónicos). La preservación de material documental implica la implementación de acciones de preservación y conservación preventivas en las que se pondrá especial énfasis.
Se formulan acciones para prevenir el deterioro y/o corregirlo en la documentación, teniendo en cuenta los factores de cambio presentes en el entorno y su intensidad. Asimismo, las acciones deben estar articuladas en el plan de acción de la unidad en la medida que muchas de las acciones a implementar están relacionadas con proyectos y programas que son ejecutados por otros departamentos como el directivo, administrativo, proceso de gestión de recursos. y ambiental, entre otros. En primera instancia, se identifican y evalúan, con la ayuda de los responsables de las actividades del IDEP, los documentos esenciales para el mantenimiento de los servicios prestados o para la reanudación de las actividades en caso de desastre.
Estos documentos son los que contribuyen a la garantía de los derechos básicos de la administración, así como de sus obligaciones legales y financieras, por lo que se debe tener en cuenta el sustento del almacenamiento y su colocación en un espacio y lugar habilitado con garantías de seguridad. y adecuada conservación. las condiciones. En cuanto al espacio, se debe hacer un análisis de las condiciones del local donde se ubica la colección (archivo, biblioteca, almacén, etc.). Es el espacio o lugar designado exclusivamente para la administración, organización y almacenamiento de documentos de archivo (Villa Ayala, 1995).
La capacidad de un depósito de registros debe calcularse en función del volumen de documentos que procesa, más el volumen de documentos que se espera recibir en un período no inferior a 20 a 25 años. Esto significa crear un área lo suficientemente grande como para albergar la atención de usuarios tanto externos como internos, y preparar un área para trabajos de archivo como organización, clasificación, foliación y codificación, entre otros. El mantenimiento de limpieza permanente debe realizarse con aspiradoras o cepillos especiales para la limpieza de estantes y documentación de limpieza.
MARCO NORMATIVO
Con la modificación del Código Penal se crea un nuevo bien jurídico protegido -denominado "la protección de la información y los datos"- y se protegen plenamente los sistemas que utilizan tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones. Ley 1474 de 2011, que establece normas encaminadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la eficacia del control de la gestión pública. Por el cual se crea la ley de transparencia y el derecho de acceso a la información pública nacional y se determinan otras disposiciones.
Del cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, en parte se dictan los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades gubernamentales. El procedimiento y lineamientos generales para la transferencia secundaria de documentos y expedientes electrónicos declarados para conservación permanente tanto al Archivo General de la Nación como a los archivos territoriales generales de manera que se asegure su integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo. Condiciones técnicas”, señala que al Archivo General de la Nación, de acuerdo con las normas que emita el Ministerio de Cultura, le corresponde regular las condiciones técnicas especiales de los bienes muebles de carácter documental de archivo que puedan ser declarados como bienes de interés cultural.
Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V “Acceso a los documentos de archivo” de la AGN en el reglamento general de archivos. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos de consulta” del Capítulo V, “Acceso a los documentos de archivo”, de las disposiciones generales archivísticas. Acuerdo AGN 060 de 2001 del Directorio del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen lineamientos para la administración de las comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas que desempeñan funciones públicas.
Por el cual se regula el procedimiento para la preparación y uso de las mesas de almacenamiento de documentos en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los expedientes de gestión en las entidades públicas y privadas que desempeñan funciones públicas , se reglamenta el inventario documental general, y se desarrollan los artículos y 26 de la Ley 594 de 2000 General de Archivos. Por el cual se reglamenta parcialmente el decreto 2578 de 2012, se dicta la comisión valoradora de documentos del Archivo General de la Nación y otras disposiciones.
