La palabra Auditoría proviene del latín “auditorius” que se refiere a la capacidad de oír; en el ámbito contable se enfoca a la revisión detallada y exhaustiva de la información financiera, administrativa y operativa de una empresa. La Auditoría Financiera se origina del desarrollo en la actividad económica y una gran dificultad de intervenir en los
INDICES Razones Financieras Fórmula
Capital de Trabajo Activo Corriente - Pasivo Corriente
Activo Corriente Pasivo Corriente
Activo Corriente - Inventarios Pasivo Corriente
Costo de las Mercaderías Vendidas Inventario
Ventas Netas Activos Totales
Ventas Netas Cuentas por Cobrar
Pasivos Totales Activos Totales
Ventas Netas - Costo de Ventas Ventas
Utilidad Neta después de impuestos Ventas
Margen neto de utilidad Rentabilidad
Margen bruto de utilidad Actividad
Endeudamiento Endeudamiento
Rotación de Cuentas por Cobrar Rotación del Inventario
Rotación del Activo Total
Liquidez Solvencia
24
procesos productivos y comerciales de dicha organización, su objetivo es obtener una información en los estados financieros que sea confiable, oportuna y veraz.
Tomando como referencia a las NIC: 1, 14, 34; La información financiera es el conjunto de sucesos relacionados con la obtención y aplicación de recursos materiales manifestados en unidades monetarias que mediante recopilación de información estratégica permite tomar decisiones financieras acertadas, siendo de gran utilidad , dentro de la información financiera encontramos al activo como componente esencial que abarca los bienes y derechos que la empresa posee, desprendiéndose de éste el activo corriente, que es el activo que puede hacerse líquido en menos de doce meses, el componente que representa a las operaciones es el efectivo y equivalentes al efectivo.
25 CAPÍTULO II
2. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO
2.1. Paradigma asumido.
La investigación tiene una mayor tendencia en el paradigma cuantitativo, esto se debe al objeto de estudio de auditoría financiera, que es la parte fundamental en la propuesta y está compuesta por valores numéricos, que se ven reflejados en los estados financieros y a su vez en ellos se procedió a realizar los debidos análisis financieros para conocer de manera más detallada como se encuentra la empresa.
2.1.1. Modalidad y tipos de la investigación. 2.1.1.1. Modalidad de investigación.
La modalidad de investigación es cuali - cualitativo con tendencia cuantitativa. Es cualitativa debido a que en el desarrollo del trabajo se detallaron hechos, situaciones, problemas evidentes en la empresa, en sí se emitieron diferentes criterios de la información recopilada resultante de los actores en la administración de la empresa. Es modalidad cuantitativa porque se empleó al visualizar datos numéricos provenientes de la tabulación de encuesta y calificación en la matriz de riesgo, cálculos de comprobación en las sumatorias y los resultados que fueron numéricos.
2.1.2.Tipos de investigación. 2.1.2.1. Investigación de campo.
Se utilizó la investigación de campo en todo el proyecto de la investigación para realizar la entrevista al gerente y las encuestas a la persona encargada de los movimientos bancarios y efectivo, además se aplicó la observación de la información en los registros físicos y digitales.
26 2.1.2.2. Investigación bibliográfica.
Para la construcción del objeto de investigación se utilizó la investigación bibliográfica, esto permitió a pesar de un laborioso trabajo de búsqueda, obtener información verídica de los conceptos y definiciones del tema a investigar, respaldados por diferentes autores.
2.1.2.3. Investigación descriptiva.
La investigación es de carácter descriptivo porque describe a la empresa y la problemática en el área objeto de estudio; además se describen donde se encuentras los errores tanto de forma como de fondo para brindar las recomendaciones menesteres.
2.2. Procedimiento para la búsqueda y procesamiento de los datos.
Se verificó los problemas de la empresa expuestos con anterioridad, sustentados en los resultados de las técnicas e instrumentos aplicados al personal que colabora en la empresa, logrando justificar la problemática.
2.2.1. Población
La población para la aplicación de la entrevista y la encuesta está estructurada de la siguiente forma: Tabla 1 Población POBLACIÓN COLABORADORES Nº Gerente 1 Contador 1 Jefe de instalaciones 1 Asistente administrativa 1
Asistente de servicio técnico 1
TOTALES 5
Fuente: Empresa DEMOSMART S.A. Elaborado por: María Aracely Vera
27
2.2.2. Plan de recolección de la información. 2.2.2.1. Métodos de investigación
2.2.2.1.1. Método inductivo – deductivo.
Se utilizó el método deductivo, es decir, de lo general a lo particular y el método inductivo, es decir de lo general a lo particular en el marco teórico y en la investigación de campo con la documentación existente, cuyo objetivo fue obtener el “por qué” se originaron los problemas y el “cómo” de una posible solución.
2.2.2.1.2. Método analítico – sintético.
El método analítico se utilizó en el marco teórico descomponiendo cada término a estudiar y justificando el concepto con nombre de autor y editorial y después integrar toda la información de los libros, revistas virtuales, leyes de páginas pertenecientes a entidades del estado y reglamentos investigados para obtener el concepto propio aplicando aquí el método sintético que consiste en relacionar cada parte estudiada y elaborar una síntesis general del hecho estudiado.
2.2.2.1.3. Método histórico – lógico.
El método histórico se utilizó en la recopilación de evidencia física y digital comparando la información financiera de la cuenta efectivo y equivalentes del efectivo en todos los meses del año 2016.
El método lógico se utilizó en la revisión de los estados financieros, así como libro bancos y cuenta corriente y de ahorros de la empresa y de sus colaboradores principales.
2.2.2.2. Técnicas de la investigación.
2.2.2.2.1. Observación.
Esta técnica se utilizó en todo el desarrollo de éste proyecto de investigación, tanto en la parte teórica como en la aplicación; con el fin de obtener información necesaria para la investigación.
28
2.2.2.2.2. Entrevista.
Esta técnica se utilizó para explorar el conocimiento sobre el manejo de las cuentas bancarias y caja chica al Gerente.
2.2.2.2.3. Encuesta.
Esta técnica permitió obtener información del personal que participa en el proceso administrativo financiero, fue dirigida al contador externo, jefe de recursos humanos y jefe de instalaciones.
2.2.2.2.4. Análisis documental
Esta técnica permitió desarrollar la comparación, verificación y cálculo de la información financiera y la documentación, para obtener indicadores y datos de las operaciones realizadas en el periodo auditado.
2.2.2.3. Instrumentos de investigación.
2.2.2.3.1. Guía de observación.
Este instrumento permitió encausar la acción de observar ciertos fenómenos, se elaboró a través de columnas que ayudaron la organización de los datos recogidos. Este instrumento se aplicó en conjunto con la observación.
2.2.2.3.2. Guía de entrevista.
La guía de entrevista fue un apoyo para el entrevistador, tanto en un sentido temático como conceptual. Este proceso debe ser flexible y permitir dar cabida al surgimiento de nuevas preguntas e incluso nuevos temas durante el desarrollo de la entrevista.
2.2.2.3.3. Cuestionario de encuestas.
Con este instrumento se consiguió seleccionar datos rigurosamente estandarizados que operaron las variables objeto de observación e investigación, por ello las preguntas del cuestionario constituyeron como indicadores de la encuesta.
29
2.3. Resultados del diagnóstico de la situación actual
2.3.1. Diagnostico que caracterice el problema de investigación formulado.
La inexistencias de documentos de respaldo de las transacciones, el inadecuado manejo en el registro de transacciones bancarias en el proceso de cobranza y pago, la inapropiada utilización de las cuentas de la empresa con las cuentas personales de los socios, la carencia de cuadros comparativos de los estados de cuenta y el registro de las transacciones como los depósitos, registro de cheques y de transferencias bancarias con inconsistencias en la información, han ocasionado descuadre documental de las transacciones reflejado alteraciones en las cuentas por pagar y cuentas por cobrar, así como malos entendidos y pérdidas económicas.
2.3.2. Análisis e interpretación de los resultados. 2.3.2.1. Entrevista aplicada al gerente.
Entrevista realizada al gerente de la empresa DEMOSMART S.A. de la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Pregunta Nº 1: ¿Se lleva un control de ingresos y egresos de los movimientos económicos que realiza la empresa?
No, el único control que se ha venido realizando es el registro en cuadernos y hojas elaboradas sin apoyo técnico.
Pregunta Nº 2: ¿Tiene establecidos principios y normativas aplicables a la empresa? Se lleva un proceso, pero lo manejamos internamente, no se encuentra escrito.
Pregunta Nº 3: ¿Quién es la persona responsable del manejo de las cuentas bancarias y caja chica?
La persona encargada del manejo de las cuentas bancarias y caja chica es la asistente administrativa.
30
Pregunta Nº 4: ¿Qué otras personas participan en el manejo de las cuentas bancarias y caja chica?
Participamos en el manejo de las cuentas bancarias y caja chica, el jefe de instalaciones y yo como gerente.
Pregunta Nº 5: ¿Usted o sus colaboradores hacen retiros de dinero en ventanilla y por cajero automático?
En alguna ocasión se realizó con cobro de cheques.
Pregunta Nº 6: ¿Se archivan los comprobantes de depósito y retiro cronológicamente?
No, solo se verifica que el cliente haya depositado y el envío de fotografías del depósito realizado por parte del cliente.
Pregunta Nº 7: ¿Se archivan las facturas de compra y venta cronológicamente? Si, desde el inicio de la creación de la empresa se lleva ordenada cronológicamente el archivo de las facturas de compras y ventas.
Pregunta 8: ¿Cumple con las declaraciones mensuales y anuales cuyo organismo controlador es el SRI?
Si, el contador externo se encarga de toda la tributación de la empresa.
Pregunta 9: ¿La cuenta bancaria que posee la empresa es exclusivamente utilizada para adquisiciones y cubrir gastos de la empresa?
No, en ocasiones se ha realizado compras personales de los socios.
Pregunta 10: ¿Se lleva registro físico y digital de los pagos mensuales del servicio de internet, así como de las demás actividades?
Si, en el caso de transferencias o depósitos se imprime los comprobantes y se envía la imagen al correo, el cliente puede retirar sus facturas físicas cuando desee.
31
Pregunta 11: ¿Ha tenido inconvenientes con los registros de los pagos mensuales de los pagos del servicio de internet, así como de las demás actividades?
Si porque no solo se registra en un sitio sino en dos o tres.
Pregunta 12: ¿Se realizan cuadros comparativos de los estados de cuenta bancaria? No, no realizamos ese proceso.
Pregunta 13: ¿Se realiza la conciliación bancaria mensualmente, que conlleva el registro de las transacciones bancarias y cheques?
No, en la empresa se realiza una comparación al año.
Pregunta 14: ¿Alguna vez se le ha realizado una auditoría a la empresa?
No. En realidad no se había presentado la oportunidad, aunque si existía la necesidad
Pregunta 15: ¿En qué aspecto cree usted que mejorará en la empresa la realización de un trabajo de examen especial de Auditoría Financiera?
Para tener mejor control acerca de los egresos y mejorar las proyecciones mensuales, semestrales y anuales.
2.3.2.2. Encuestas al personal administrativo financiero
Encuesta al personal administrativo – financiero de la empresa DEMOSMART S.A. de la provincia Santo domingo de los Tsáchilas.
Tabla 2 Encuesta al personal administrativo y financiero.
Nº PREGUNTA SI NO
Fa Fr Fa Fr 1 Las transferencias realizadas a la empresa por diferentes conceptos se
imprimen y adjuntan a la factura.
0 0% 4 100%
La totalidad de los encuestados manifiestan que la empresa no adjunta a la factura la impresión de las transferencias realizadas por los clientes por los pagos de productos o servicios.
2 ¿En ocasiones se utilizan la cuenta bancaria de la empresa para realizar
32
Todos los encuestados señalan que la empresa en ocasiones maneja las cuentas bancarias personales para las transferencias relacionadas con la actividad de la empresa.
3 ¿La empresa archiva absolutamente todos los documentos como facturas, papeletas de depósito, impresión de transferencias?
0 0% 4 100%
La totalidad de los encuestados señalan que en la empresa no cuenta con todos los documentos de respaldo en archivo. 4 ¿La empresa realiza la conciliación bancaria mensual? 0 0% 4 100% La gran mayoría de los encuestados expresan que la empresa no realiza conciliaciones bancarias.
5 ¿La empresa realiza cuadros comparativos de los Estados de Cuenta Bancaria? 0 0% 4 100% La gran parte de los encuestados manifiestan que no realizan cuadros comparativos de los Estados de Cuenta Bancaria.
6 Se archivan los comprobantes de depósito y retiro cronológicamente 0 0% 4 100% La totalidad de los encuestados afirman que no archivan los comprobantes de depósito y retiro.
7 ¿La empresa mantiene un fondo de caja chica? 0 0% 4 100% El total de los encuestados manifiesta que no mantienen un fondo de caja chica, es decir pagan con el dinero receptado en el día o días posteriores.
8 ¿Existe una persona que se encargue de pagos clientes / proveedores en efectivo?
0 0% 4 100%
La gran mayoría de los encuestados manifiesta que otras personas intervienen en la recepción de dinero además de la persona encargada.
9 ¿Se lleva registro físico y digital de los pagos mensuales del servicio de internet así como de las demás actividades?
0 67% 4 100%
La gran parte de los encuestados manifiestan que el trabajo que se desarrolla en la empresa es coordinado lo que ayuda a conseguir los objetivos empresariales.
10 ¿Ha tenido inconvenientes con los registros de los pagos mensuales del servicio de internet así como de las demás actividades?
4 67% 1 33%
La mayoría de los encuestados expresan que la empresa no cuenta con la información financiera actualizada lo que perjudica a la toma de decisiones.
11 ¿La empresa cumple con las declaraciones de impuestos mensual y anual? 4 100% 0 0% La totalidad de los encuestados expresan que cumplen con el pago y declaración de los impuestos cuyo organismo de control es el SRI.
12 ¿La empresa cumple con las obligaciones que solicita la Superintendencia de compañías con respectos a la elaboración de los Estados financieros?
4 100% 0 0%
La totalidad de los encuestados expresan que cumplen con la presentación de los Estados Financieros a la Superintendencia de Compañías.
13 ¿Se archivan las facturas de compra y venta cronológicamente? 4 100% 0 0% La totalidad de los encuestados manifiestan que la empresa archiva las facturas de compra y venta cronológicamente.
Fuente: Empresa DEMOSMART S.A. Elaborado por: María Aracely Vera
33 2.3.2.3. Análisis financiero.
2.3.2.3.1. Análisis Horizontal.
Tabla 3 Análisis Horizontal.
Fuente: Empresa DEMOSMART S.A. Elaborado por: María Aracely Vera
AÑO 2016 AÑO 2015 VARIACIÓN % VAR.
ACTIVO 41661,45 43931,98 -2270,53 -5%
ACTIVO CORRIENTE 41661,45 43931,98 -2270,53 -5%
Efectivo y equivalentes del efectivo 3222,1 2169,65 1052,45 49% Ctas. por Cobrar: Clientes -
Ctas. Por cobrar: Empleados - Ctas. Por cobrar: Socios - Otras cuentas por cobrar -
Impuestos 378,32 378,32
Pagos anticipados -
Inventario 38061,03 41762,33 -3701,30 -9%
ACTIVO NO CORRIENTE -
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO - Equipos de computación - (-) Dep. acumulada -
PASIVO Y PATRIMONIO NETO 41661,45 43931,98
PASIVO 38865,5 39066,06
PASIVO CORRIENTE 34317,84 34518,40 -200,56 -1%
Proveedores nacionales 34009,9 33031,00 978,90 3% Otras cuentas y dctos por pagar -
Obligaciones Tributarias 22,83 650,24 -627,41 -96% Obligaciones Laborales 285,11 837,16 -552,05 -66%
PASIVO NO CORRIENTE 4547,66 4547,66 0,00 0%
Cuentas y documentos por pagar 4547,66 4547,66 0%
PATRIMONIO NETO 2795,95 4865,92 100%
Capital Social 1000 1000,00 21% Reservas legales y estaturarias 535,77 165,66 3% Utilidad años anteriores - 3700,26 76% Utilidad neta del Ejercicio año 2016 1260,18
ANÁLISIS HORIZONTAL
DEMOSMART S.A.
Estado de situación Financiera Condensado Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2016
34
2.3.2.3.2. Análisis Vertical.
Tabla 4 Análisis Vertical
Fuente: Empresa DEMOSMART S.A. Elaborado por: María Aracely Vera
AÑO 2016 % PART. AÑO 2015 % PART.
ACTIVO 41661,45 43931,98
ACTIVO CORRIENTE 41661,45 100% 43931,98 100% Efectivo y equivalentes del efectivo 3222,1 8% 2169,65 5%
Ctas. por Cobrar: Clientes - -
Ctas. Por cobrar: Empleados - -
Ctas. Por cobrar: Socios - -
Otras cuentas por cobrar - -
Impuestos 378,32 1%
Pagos anticipados - -
Inventario 38061,03 91% 41762,33 95%
ACTIVO NO CORRIENTE - -
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO - -
Equipos de computación - -
(-) Dep. acumulada - -
PASIVO Y PATRIMONIO NETO 41661,45 43931,98
PASIVO 38865,5 39066,06
PASIVO CORRIENTE 34317,84 100% 34518,40 100%
Proveedores nacionales 34009,9 99,10% 33031,00 95,69%
Otras cuentas y dctos por pagar - -
Obligaciones Tributarias 22,83 0,00 650,24 2%
Obligaciones Laborales 285,11 0,83% 837,16 2,43%
PASIVO NO CORRIENTE 4547,66 100% 4547,66 100% Cuentas y documentos por pagar 4547,66 100% 4547,66 100% PATRIMONIO NETO 2795,95 100% 4865,92 100%
Capital Social 1000 36% 1000,00 21%
Reservas legales y estaturarias 535,77 19% 165,66 3%
Utilidad años anteriores - - 3700,26 76%
Utilidad neta del Ejercicio año 2016 1260,18 45% ANÁLISIS VERTICAL
DEMOSMART S.A.
Estado de situación Financiera Condensado Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2016
35
2.3.2.3.3. Razones financieras
Tabla 5 Índice de Razones financieras
Fuente: Programa de auditoría Elaborado por: María Aracely Vera
2.3.2.3.4. Informe Financiero
Tabla 6 Índice de liquidez a corto plazo
Fuente: Empresa DEMOSMART S.A. Elaborado por: María Aracely Vera
INDICES Razones Financieras Fórmula
Capital de Trabajo Activo Corriente - Pasivo Corriente Activo Corriente
Pasivo Corriente
Activo Corriente - Inventarios Pasivo Corriente
Costo de las Mercaderías Vendidas Inventario
Ventas Netas Activos Totales
Ventas Netas Cuentas por Cobrar
Pasivos Totales Activos Totales
Ventas Netas - Costo de Ventas Ventas
Utilidad Neta después de impuestos
Ventas Rentabilidad
Margen neto de utilidad Margen bruto de utilidad Endeudamiento Endeudamiento
Rotación de Cuentas por Cobrar
Rotación del Activo Total Actividad
Rotación del Inventario Prueba Ácida
Liquidez Solvencia
INDICES Razones Financieras Fórmula Resultado Explicación Capital de Trabajo Activo Corriente - Pasivo
Corriente 7343,61
Posee un margen de seguridad para cumplir con las obligaciones de corto plazo de 7343,61
Activo Corriente Pasivo Corriente
Activo Corriente - Inventarios Pasivo Corriente
Ventas Netas Activos Totales Pasivos Totales Activos Totales
Rotación del Activo Total
93% La compañía tiene financiado el 93% de sus activos con deuda a terceros
ENDEUDAMIENTO Endeudamiento
Se genera $ 7,82 de utilidad en ventas por cada dólar invertido 7,82
ACTIVIDAD
Por Cada dólar de deuda, se dispone de $ 1,21 para cubrir obligaciones de C/P.
Prueba Ácida 0,10
Por Cada dólar de deuda, se dispone de $ 0,10 para cubrir obligaciones de C/P.
RAZONES FINANCIERAS
36
2.3.3. Resumen de las principales insuficiencias detectadas con la aplicación de los métodos.
De acuerdo a la entrevista realizada al Gerente, en la pregunta uno manifestó no llevar un registro diario, únicamente se realiza un registro en cuadernos y hojas; así como no existe un control cronológico en el archivo de los comprobantes de pago que realizan los clientes y que son enviados por algún medio electrónico lo que ocasiona que la asistente administrativa no conozca exactamente en el día el valor obtenido en bancos por el pago del servicio.
Revisado los resultados de la entrevista en la pregunta siete, doce y trece y la encuesta en las preguntas cuatro, cinco y seis, menciona que no se realizan cuadros comparativos del estado de cuenta bancaria y que en la empresa no se archiva todos los documentos como facturas, papeletas de depósito e impresión de transferencias, lo que ha generado el inadecuado manejo de los registros de las transacciones.
El análisis de los resultados obtenidos en la entrevista pregunta 9 y en las encuestas demuestra que en la segunda y cuarta pregunta con una opinión mayoritaria de los colaboradores afirman que se ha utilizado la cuenta bancaria de la empresa para cubrir gastos personales de los socios y al no contar con un control de caja y bancos existen descuadres frecuentes.
Con todos los datos obtenidos mediante la elaboración de la encuesta y entrevista, las respuestas de las preguntas mencionadas anteriormente se puede evidenciar la necesidad de aplicar un examen especial de auditoría financiera al componente Efectivo y equivalentes al efectivo, lo que ayudara a mejorar la gestión financiera de la empresa.
Del análisis financiero desarrollado se ha podido determinar que el componente Efectivos y sus equivalentes presentan el 49% de incremento con referencia al año 2015 – 2016, por lo que viabiliza realizar el examen especial de auditoría al componente, así mismo de las razones financieras aplicadas, en el índice de solvencia se desprende que por cada dólar que debe pagar la empresa tiene $1,25 para cubrir sus deudas a corto plazo; mientras que en la prueba ácida se determina que por cada dólar que debe pagar la empresa tiene 0,10 centavos para cubrir la deuda, es decir la empresa no posee suficientes liquidez.
37