Acuerdo Gubernativo Número M.de E 3-70 Palacio Nacional de

El acuerdo Gubernativo Número M. De E. 3-70 Palacio Nacional de Guatemala es el Reglamento sobre la organización y funcionamiento de los archivos escolares en establecimientos de educación de ese país. En su primer artículo, define que se entiende en este país por archivos escolares: “Los archivos escolares son instituciones administrativas y fuentes de investigación, destinadas a la conservación científica y técnica de los fondos documentales relacionados con la actividad administrativa y docente de los establecimientos educativos oficiales y particulares” (Palacio Nacional de Guatemala, 1970)

Destaca en esta normativa la obligatoriedad de los colegios, creados o por crear, de contar con archivo y velar por el cumplimiento de las funciones que le son propias, basándose en

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sistemas modernos de catalogación, clasificación y registro. Para ello, los encargados del archivo, podrán pedir apoyo y asesoría al Archivo General de Centroamérica.

Dichos archivos son de responsabilidad de los directores de los colegios y deberán funcionar en locales especiales que permitan la adecuada conservación de los fondos documentales, además, los fondos documentales más relevantes quedan claramente establecidos, así como la metodología de inspección del archivo y la transferencia de sus documentos al Archivo General de Centroamérica en caso de cierre del establecimiento. En el año 2015 el Acuerdo Gubernativo No.52-2015 “Reglamento para la autorización y funcionamiento de centros educativos privados”, vuelve a poner como requisito para dichos establecimientos el contar con un archivo escolar organizado utilizando para ello sistemas modernos de gestión. (Palacio Nacional de Guatemala, 2015)

Este reglamento guatemalteco, junto a la Ley Nº 26.917 Sistema Nacional de Bibliotecas Escolares y Unidades de Información Educativas de Argentina (Argentina. Ministerio de Educación Presidencia de la Nación, 2014), son dos de las únicas normativas detectadas en el ámbito de archivos escolares en Latinoamérica, al momento de realizar esta tesis de magister.

De todas estas iniciativas en el ámbito nacional como internacional se rescata la intención de ofrecer experiencias y propuestas colaborativas que, con mayor o menor rigurosidad, con mayor o menor experticia, buscan valorar el patrimonio documental al interior de las instituciones, sean estos colegios, centros de investigación, municipios, etc. Detrás de cada una de ellas se vislumbra la intención de gestionar adecuadamente los documentos de archivo, y como lo señala el devenir tecnológico actual, los archivos en formato digital.

36 II.2. Ciclo vital de los documentos

En primer término, una institución educativa debe formular la intención de desarrollar un archivo digital. Aquella organización que valora la conservación y el acceso al patrimonio por parte de su comunidad, es consciente de la importancia de los documentos de archivo, como recursos estratégicos en el proceso educativo.

Desde el momento mismo en que surge un establecimiento educacional, se comienza a formar el archivo escolar con los múltiples documentos que conformarán el fondo documental. Dependiendo del ciclo vital y de las edades de estos, se pueden determinar documentos en las siguientes etapas: producción (archivo de gestión), conservación (archivo central o intermedio) y conservación definitiva (archivo histórico). (Cruz Mundet, 2005). Un archivo escolar puede gestionar documentos de una o más etapas de este ciclo. De igual modo, debe evaluar periódicamente el valor de los documentos susceptibles de transferencia o eliminación definitiva a fin de optimizar su fondo documental.

 El archivo escolar de gestión o archivo de oficina reúne documentación en trámite,

en uso constante o consulta por parte de otras áreas o departamentos del establecimiento educativo. Se le conoce también como archivo abierto o activo, pues está dispuesto para recibir más documentos escolares para agregarlos a los ya almacenados. En términos generales, abarca documentos con una antigüedad hasta cinco años.

 El archivo escolar intermedio, reúne aquellos documentos que superan los 5 años

hasta un tope de 30, y que son enviados desde las diversas áreas o departamentos del establecimiento. Además, en el contexto escolar chileno, los documentos

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gestionados en los archivos intermedios dicen relación con el ciclo escolar de los estudiantes, es decir, se conservan aquellos documentos surgidos entre el proceso de postulación y egreso de cada alumno/a, por ejemplo.

 El archivo histórico escolar, almacena y conserva de manera permanente los

documentos enviados desde el archivo intermedio y que no han sido objeto de un proceso de conservación definitiva. En este archivo se deja testimonio de aquellos documentos escolares que, tras un proceso de selección y valoración rigurosas, son fieles representantes de la vida institucional, de sus principales acciones y de los actores o agentes que intervinieron en ellas. Este archivo permite conocer la documentación escolar histórica de un establecimiento educativo que da cuenta de la memoria colectiva de este.

II.3 Legislación en Chile

La organización de un archivo escolar requiere considerar un conjunto de elementos legales de contexto que permitan generar estrategias para su desarrollo, algunos de los cuales se detallan a continuación.

A fin de realizar un adecuado proyecto de archivo, se debe entender, tanto la legislación en el ámbito escolar como aquella específica en el ámbito de los archivos, a fin de dar respuesta efectiva a los requerimientos planteados por la normativa en vigencia.

Un elemento importante a considerar es el tema de derechos de autor asociado a la creación de los documentos. De acuerdo a la Ley 17.336 de Propiedad Intelectual de la República de Chile, las instituciones, empresas, sociedades, corporaciones u otras pueden

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ser sujetos de derecho de autor. Si una obra (documento) es creado en cumplimiento de un contrato de trabajo, el titular de ella es el autor de la obra, a menos que exista un acuerdo expreso (protocolizado en un contrato laboral) para que el empleador sea el titular de los derechos sobre las creaciones de este u otros trabajadores. Esto se denomina “cesión de derechos”. Excepcionalmente, esta transferencia de derechos se presume (es decir, es automática y no requiere ser expresa) respecto de las creaciones de los trabajadores asalariados de instituciones estatales, sean estos informes redactados, fotografías tomadas, mapas trazados, presentaciones, balances, memorias, entre otros. (Chile. Ministerio de Educación, 2014)

Por otra parte, en agosto de 2011 entró en vigencia la Ley 20.529 sobre Sistema Nacional de aseguramiento de la calidad de la educación parvularia, básica y media y su fiscalización. Esta normativa establece como un deber del Estado (en concordancia con lo dispuesto en la Ley General de Educación) propender a asegurar una educación de calidad y equidad, entendiendo por esta última el que todos los alumnos tengan las mismas oportunidades de recibir una educación de calidad. Además, amplía el concepto de educación, al que define como “un proceso de aprendizaje cuya finalidad es que las personas alcancen su desarrollo espiritual, ético, moral, afectivo, intelectual, artístico y físico, mediante la transmisión y el cultivo de valores, conocimientos y destrezas” (Chile. Ministerio de Educación, 2016)

En Chile los establecimientos escolares de nivel parvulario, básico y secundario se rigen por la normativa generada desde el Ministerio de Educación y por las instituciones públicas relacionadas al quehacer educativo: Agencia de Calidad, Superintendencia de

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Educación (Supereduc), Secretarías Regionales Ministeriales, Contraloría General de la República, entre otras.

Los colegios particulares, por una parte, deben responder a las instrucciones en la Circular N°2 de la Superintendencia de Educación en materias relacionadas con los requisitos, registros, plazos y exigencias que se deben cumplir para mantener el Reconocimiento Oficial del Estado y, en general, respecto de la normativa educacional.

La fiscalización de esta entidad y la entrada en vigencia de dicha normativa, obligan a los colegios a “mantener por un período de a lo menos cinco años, los documentos y registros establecidos en Circular N°2, los que podrán ser solicitados y revisados por los fiscalizadores para su estudio. Esto, para dar cumplimiento a lo prescrito en los artículos 48, 49 letra m) y 100 letra g) de la Ley N° 20.529, que establece el Sistema Nacional de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Parvularia, Básica y Media y su Fiscalización” (Chile. Ministerio de Educación, 2011)

Básicamente, la Circular N°2 imparte instrucciones e interpreta administrativamente la normativa educacional, pasando a formar parte de la misma, con carácter obligatorio. (Chile. Ministerio de educación. Superientendencia de educación escolar, 2014) En este sentido, el archivo escolar se convierte en un valioso aliado en la gestión educativa de los establecimientos, ya sea en la etapa de producción o gestión, así como en la etapa intermedia del Ciclo Vital de los Documentos. Incluso en una etapa posterior, el archivo histórico se constituye en una fuente de valoración de la memoria educativa.

En Chile, los principales documentos que deben poseer los colegios subvencionados y particulares pagados para la fiscalización son:

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 Balance del año precedente.

 Certificado de recepción final o parcial de obras y del informe sanitario actualizado

respecto del inmueble donde funciona el local escolar, o de todos ellos, si son varios.

 Compromiso de cumplimiento de estándares nacionales de aprendizaje.

 Contrato de arrendamiento, comodato u otro que acredite la tenencia legítima del

inmueble, en el caso de ser el sostenedor arrendatario, comodatario o titular de otro derecho, además de la inscripción conservatoria de dominio del inmueble donde conste la anotación marginal del contrato respectivo.

 Documento que le otorgó el reconocimiento oficial o lo declaró cooperador de la

función educacional del Estado.

 Documentos de constitución, modificación y vigencia de la personalidad jurídica

del sostenedor y de su representación legal, además de título profesional o licenciatura y certificado de antecedentes, emitido con una fecha no mayor a un año, de quienes sean sus representantes legales y/o administradores.

 Inscripción conservatoria de dominio del inmueble a nombre del sostenedor, en el

caso de ser propietario o titular de otro derecho real.

 Inventario actualizado del mobiliario, equipamiento, elementos de enseñanza y

material didáctico.

 Libros de Clases.

 Programas de Estudio.

 Proyecto Educativo.

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 Reglamento de Evaluación y Promoción.

 Reglamento Interno.

 Relación actualizada del personal asistente de la educación, conjuntamente con sus

contratos de trabajo y certificados de antecedentes.

 Relación actualizada del personal docente, conjuntamente con los títulos

profesionales respectivos y/o las autorizaciones para ejercer docencia, sus contratos de trabajo, y certificados de antecedentes.

La Ley 19.628 sobre Protección de la vida privada, promulgada el 1999 y modificada en 2002, se preocupa del tratamiento de los datos de carácter personal en registros o bancos de datos por organismos públicos o particulares, con las excepciones específicas de libertad de opinión e información establecidas en el artículo 19, N° 12, de la Constitución Política de Chile. En dicho cuerpo legal, se detallan: derechos de los titulares de los datos, el uso de estos por parte de órganos del estado, los datos de carácter económico, y las sanciones por el tratamiento indebido de esta información. Un archivo escolar digital incluye datos y muchos otros documentos de gestión en los colegios, como, por ejemplo: ficha electrónica del alumno, antecedentes de actividades extracurriculares, fichas clínicas de enfermería, reconocimiento y premios, entre otros. El almacenamiento, tratamiento y/o difusión de la información está establecidas de acuerdo a la Ley 19.628. En general, podrán hacerse públicos solo los datos que la ley permita, por ejemplo, aquellos que se encuentran en fuentes accesibles al público de acceso no restringido o reservado; o de los cuales se posea autorización expresa por parte de los titulares de estos. Quedan excluidos de esta categoría los llamados “datos sensibles” que son aquellos datos personales referidos a características físicas o morales de las personas, así como a sus hábitos personales, origen racial,

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ideologías, opiniones políticas, creencias religiosas, estados de salud físicos o psíquicos y vida sexual. (Chile. Ministerio Secretaría General de la Presidencia, 2012). No obstante la preocupación por el tema de la privacidad respecto al uso de los datos personales, aún en Chile se discuten las ddiferentes dimensiones de estos. En este sentido, resulta fundamental conocer, entre otros, el estudio desarrollado por Lara, Vera y Soto, quienes son parte del equipo de investigación de ONG Derechos Digitales y analiza la regulación chilena en materia de privacidad a la luz de las nuevas tecnologías y apunta a una serie de propuestas de política pública. (Lara, Vera, & Soto, 2013)

Como se señaló en el capítulo referido a la legislación en Chile, y para efectos de esta propuesta, se considera que los colegios, escuelas y liceos públicos, dependientes del estado, poseen derechos de uso y, reproducción de todas las obras y/o documentos creados al interior de ellos, por cualquiera de sus trabajadores en el ejercicio de alguna de sus funciones asociadas a la enseñanza. Por tanto, estos están facultados para desarrollar colecciones digitales de archivo con aquellas obras, salvo en el caso de las que puedan resultar lesivas en cuanto a dignidad de alguna persona o institución.

Respecto a las imágenes de personas en fotografías, la ley consagra el principio denominado “derecho a la propia imagen”. De acuerdo con éste, cada persona puede publicar y difundir su propia imagen, así como también evitar que terceros la capturen, reproduzcan o difundan con cualquier propósito. Además, debe considerarse con especial cuidado las imágenes (impresas o videograbaciones) donde aparecen menores de edad. En este tema, debe solicitarse autorización escrita a los apoderados o representantes legales de los estudiantes.

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Considerando la irrupción de los medios digitales y las facilidades de reproducción y trasmisión del conocimiento, ha surgido el concepto de licencias Creative Commons. Estas son licencias de carácter abierto, en que uno o más autores, permiten el uso de sus obras, no obstante, lo cual deben respetarse los términos de dicha licencia para no incurrir en infracciones a la ley de derechos de autor. Estas licencias facultan a los creadores respecto a la forma que desean administrar por sí mismos cómo circularán sus obras en internet o fuera de ella. Este tipo de licencia es aplicable a cualquier tipo de obra y cualquier modo de distribución, ya sea analógico o digital. No tiene costo y quien desee licenciar una obra usando este tipo de herramientas sólo debe seguir un simple procedimiento en el sitio creativecommons.cl, estableciendo las condiciones en que desea compartir su creación. Las principales ventajas de usar licenciamiento tipo Creative Commons son: aumentan la posibilidad de controlar y a la vez difundir las obras por parte de los autores; entregan información fácil de entender a los usuarios respecto a qué pueden hacer y que no con la obra licenciada. (Creative Commons Corporation, 2015)

Junto con la creación de los documentos, su protección legal y licenciamiento, debe considerarse el acceso a la información que ellos contienen. El año 2009 entró en vigencia la Ley 20.285 o Ley de Transparencia sobre Derecho de Acceso a la Información Pública. Esta normativa faculta a que a través de ella cualquier persona, natural o jurídica, nacional o extranjera, menor de edad, entre otros, ejerza el derecho a pedir y recibir información que se encuentre en cualquier órgano de la Administración del Estado. Existen al menos dos vías para hacer efectivo este derecho: transparencia activa y derecho de acceso a la información. Respecto a la primera vía, esta comprende el acceso permanente a información a través de los sitios web de los organismos públicos. Colegios, escuelas y

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liceos con dependencia municipal o pública, ofrecen esta información a través de los sitios de las respectivas comunas donde se emplazan. Por su parte, la segunda vía, establece el deber que tienen los organismos públicos de recibir solicitudes de información y entregar ésta, salvo que exista un motivo de secreto o reserva. Los pedidos de información se realizan mediante una “Solicitud de Información Pública”, en la cual las personas le indican al organismo cuál es la información que necesitan, en qué formato la piden y cómo quieren recibirla. Para responder, las instituciones interpeladas a través de este mecanismo disponen de 20 días hábiles contados desde el primer día hábil posterior a la recepción de su solicitud, pero pueden, dando un fundamento para ello, prorrogar hasta 10 días hábiles más la respuesta a una solicitud. (Chile. Ministerio Secretaría General de la Presidencia, 2016)

II.4 Metadatos

De acuerdo con la norma UNE-ISO 23081-1: 2008 los metadatos son “información estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo”. Los metadatos incluyen una amplia información que se puede utilizar para identificar, autenticar y contextualizar los documentos, las personas, los procesos de negocio, la regulación y sus relaciones. (Archivo General de la Nación Colombia, 2012). Otros autores hablan de “descripciones estructuradas y opcionales que están disponibles de forma pública para ayudar a localizar objetos de información” (Bultermann, 2004)

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Metadatos son una herramienta indispensable para la recuperación de información a nivel web. Aplicando este tipo de información se obtienen resultados son más precisos, y el usuario ahorra procesos complementarios de búsquedas avanzadas.

En Chile se están utilizando metadatos en instituciones del sector público y privado. El Ministerio Secretaría General de la Presidencia a través de los Decretos N° 81 que aprueba la norma técnica para los Órganos de la Administración del Estado sobre interoperabilidad de documentos electrónicos y el Decreto N° 271 que Aprueba reglamento sobre la inscripción de esquemas documentales en el repositorio de Esquemas y Metadatos para los órganos de la administración del Estado, se están ocupando de los metadatos. El Administrador de Esquemas y Metadatos, dependiente de este ministerio, se encarga de administrar y mantener operativo, el procedimiento de inscripción de esquemas basales y documentales por parte de los Órganos de la Administración del Estado, su evaluación técnica y posterior publicación en el Repositorio de Acceso Público de Esquemas de Gobierno.

En términos de gestión de archivo, algunas instituciones de gobierno han emprendido la labor de utilizar metadatos normalizados al aplicar normas de descripción archivística como ISAD(G), ISAAR (CPF) o ISDIAH. Al respecto, se pueden mencionar al trabajo desarrollado por organismos como: Superintendencia de Casinos de Juego, Superintendencia de Valores y Seguros, la Comisión Nacional de Energía, entre otras, que, a través del trabajo de especialistas en archivo han catastrado, inventariado y descrito en sus bases de datos normalizadas los documentos de archivo que poseen. Una labor similar se está desarrollando en el sector privado desde instituciones como la Asociación de Aseguradores de Chile A.G. y la Asociación Gremial de Empresas Eléctricas A.G.

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Instituciones como estas se encuentran describiendo sus documentos utilizando datos normalizados, es decir metadatos. Es labor del archivólogo investigar, proponer, consensuar, validar y difundir una estructura de metadatos que permitan describir con precisión el fondo documental que administra.

Al tratarse de información contextual, los metadatos son importantes porque ayudan al entendimiento, uso, acceso y gestión de los documentos durante su ciclo de vida. De igual modo, permiten asegurar la autenticidad, integridad, fiabilidad, usabilidad y valor probatorio de los documentos. (Archivo General de la Nación Colombia, 2012).

En la siguiente figura se muestran los pasos claves para el desarrollo de una estructura formal de metadatos al interior de los establecimientos educativos:

Investigación o búsqueda de metadatos pertinentes en organismos oficiales (ejemplo: Administrador de Esquemas y Metadatos del Ministerio Secretaría General de la presidencia)

Generar una lista de probables metadatos “candidatos”

Presentar lista y generar acuerdos sobre esos metadatos candidatos, entre diversos agentes del colegio, para presentar ante máxima autoridad del colegio.

Aprobar lista única de metadatos, por parte de la máxima autoridad del colegio

Informar a toda la comunidad escolar involucrada, cuáles son los metadatos oficiales que se utilizan en el establecimiento.

Figura II-1. Esquema general de validación de una estructura de metadatos, fuente: elaboración propia.

En general, los modelos conceptuales de metadatos más difundidos incorporan los siguientes elementos básicos: Entidades, relaciones y agrupaciones.

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Las entidades representan los principales componentes que permiten comprender el entorno de las actividades de gestión de la organización, incluidos los documentos. Ejemplos de entidad: Documento, Agente (participantes en la creación y uso de los documentos), Actividad de Gestión (Actuaciones realizadas por los agentes en la institución) y Regulación (Normativas que regulan las actividades de los agentes y las acciones específicas sobre los documentos)

Las relaciones, por su parte, evidencian los vínculos entre entidades documento, agente,