Mantenimiento: contenido/infraestructura

Los archivos físicos y los digitales son estructuras dinámicas regidas por principios y procedimientos estandarizados que garantizan su desarrollo en el tiempo. De acuerdo a la normativa nacional, las políticas institucionales, o criterios archivísticos de los responsables del archivo, los fondos que lo componen pueden variar en cuanto a composición y tratamiento. Un fondo que en un instante determinado tuvo un alto uso en la comunidad, generando múltiples series documentales, expedientes y registros, en otro momento puede quedar obsoleto, o pasando a formar parte del patrimonio histórico. El ciclo de vida del archivo físico, se replica en archivo digital.

Es responsabilidad del encargado del archivo velar por el adecuado desarrollo de este, considerando el contenido y la infraestructura necesaria para almacenarlo.

Como se ha señalado, la determinación del contenido temático del archivo depende, entre otros factores, de las políticas institucionales, de la producción documental de la organización y de las relaciones que genera esta con su entorno.

En educación, contexto en el cual se genera este trabajo, los procesos vinculados a la enseñanza, aprendizaje, proyecto educativo, convivencia escolar, docencia, didáctica, desarrollo de recursos humanos, inclusión educativa, pruebas y mediciones externas (Simce, PSU, TIMS, PISA, FCE, etc.), tic’s, calidad de la educación, historia escolar, estudiantes, centros de alumnos, centros de padres y apoderados, subvenciones, entre otros, son los temas orientadores que marcan el contenido de los archivos escolares.

Conforme se van desarrollando las grandes líneas educativas en el entorno país, y de acuerdo a cómo son internalizadas por cada uno de los establecimientos educacionales, su

94

discusión se registra en documentos impresos, físicos y digitales. Cada momento histórico e incluso cada gobierno marca el ritmo y el carácter que imprime al sistema educativo. Testimonio y prueba de dicha dinámica son los archivos escolares que dan fe de este desarrollo.

El encargado del archivo debe estar al día, tanto de las grandes líneas educativas que marcan el gobierno de turno, como de aquellas propias del establecimiento donde se desempeña. Saber interpretar estas claves, le permitirá orientar, enfatizar, rescatar o descartar aquellos contenidos que llegan a su departamento. Es decir, debe entender el macro sistema, y el microsistema en al cual se ve inmersa la institución educativa.

Conjugando el uso instrumentos como: entrevistas y cuestionarios de diagnóstico, cuadro de clasificación, tabla de retención y un catastro documental, el encargado del archivo puede determinar la orientación temática o contenido del archivo, sin olvidar que ambas son dinámicas y responden a un momento determinado.

Como se mencionó en el capítulo II.2, los documentos de archivo siguen un curso denominado “Ciclo vital de los Documentos”. Sean impresos o digitales, la permanencia de los documentos en el archivo dependerá de la etapa en que se encuentren al interior de este ciclo. La vigencia para cada uno de ellos se establece formalmente en la tabla de retención. Según sea el caso, se podrán mantener por un tiempo determinado, almacenar en forma definitiva (archivo histórico), transferir o eliminar.

En el modelo de Kris Kasianovitz sobre el ciclo de vida de los datos se plantea como última etapa el Archivo/Preservación de los mismos. Ya se señaló que a nivel mundial se están desarrollando esfuerzos multidisciplinarios para preservar la información que nace en

95

formato digital. Proyectos como Memoria del Mundo e Interpares Trust van en esa línea. A nivel local iniciativas como Memoria Chilena, Biblioteca Nacional Digital de Chile y Archivo de la web chilena, todos dependientes de la Dibam, junto al proyecto de Archivos Escolares del Instituto de Historia de la Universidad Católica, son iniciativas importantísimas de preservación digital de la información.

En este punto, es precioso describir qué se entiende hoy por preservación digital. Para ello, se cuenta con todo el desarrollo realizado por la Unesco, organismo que lleva más de una década trabajando por la preservación digital de la memoria de la humanidad. En su Carta para la preservación del patrimonio digital, establece que “la preservación a largo plazo del patrimonio digital empieza por la concepción de sistemas y procedimientos fiables que generen objetos digitales auténticos y estables”. Existen diversas técnicas y estrategias de preservación digital. Algunas de se basan en la normativa OAIS (ISO 14721:2012), diseñada por la NASA en los inicios del 2012 por la custodia y conservación de la información de sus proyectos (Térmens, 2013). Al igual que la NASA, la preservación digital se justifica por las siguientes razones:

 Degradación de los soportes. Se estima que el tiempo de vida de los soportes

digitales tradicionales va de 5 a 7 años, a partir de ese lapso, los datos almacenados pierden confiabilidad.

 Obsolescencia de los formatos. La industria está cambiando sus estándares cada 10

años o menos, por ello no se puede garantizar la visualización de información a más largo plazo.

96

 Altos volúmenes de información sin verificar ni catalogar. La información

archivada por largos años suele presentar errores inesperados en los archivos o falta de datos de búsqueda para acceder a la información que se necesita.

Junto a estas estrategias, se debe trabajar en el desarrollo de metadatos de preservación. Estos son un conjunto de datos estructurados que permiten codificar, como parte del mismo documento digital, información relacionada con su preservación, es decir, en qué formato se generó, con qué compresión, calidad, entre otros. A través de ellos se puede identificar, describir, clasificar y localizar los documentos digitales que se desea preservar. (Ver sitio http://multidoc.rediris.es/cdm/viewarticle.php?id=35&layout=html)

Siendo la Dibam uno de los principales organismos públicos que está trabajando en esta materia y habiendo constituido un Comité Digital de la Biblioteca Nacional de Chile, en el contexto de esta propuesta, se entiende por preservación digital “

Un tema relevante a considerar en el desarrollo de un archivo digital dice relación con la infraestructura del mismo. En término generales, esta debe considerar elementos físicos: oficina, hardware, equipamiento; como también elementos lógicos como: software, base de datos, entre otros. He aquí algunos elementos básicos para la implementación de un archivo digital:

a) Equipamiento computacional

b) Scanner

c) Software de gestión de archivo en paquete pagado o semigratuito como ICAAtom (International Council on Archives, 2015)

d) Software para captura de imágenes con OCR

97

f) Espacio de almacenamiento en modalidad cloud

g) Base de datos relacional / Repositorio de documentos digitales h) Lector óptico de códigos de barras

i) Impresora