CAPITULO III. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
Grafico 10: Adecuación de las condiciones de trabajo
Interpretación de datos
Los resultados obtenidos muestran que el 46% si consideran adecuada su área de trabajo mientras que el 54% indican que no son buenas las condiciones de su área de trabajo.
46% 54%
44
Análisis general del resultado de las encuestas
Los resultados obtenidos en las encuestas realizadas a los funcionarios del Informativo Riosense revelan que existen varias falencias entre ellas se encuentra la toma de decisiones individual que afecta directamente a la empresa ya que debe existir información de los cambios a realizarse y todos o la mayor parte de la organización debe estar de acuerdo, la información dentro de la empresa fluye lentamente esto también hace que los procesos no se realicen con eficacia y eficiente, el clima es un factor muy influyente ya que un personal que no se siente motivado y satisfecho es un empleado que no va a realizar las tareas asignadas correctamente, por todos los puntos mencionados anteriormente que fueron reflejados en las encuestas es necesario la creación de un plan de comunicación para mejorar todo el entorno dentro del Informativo Riosense.
45
2.3. Propuesta: Plan de comunicación para el Informativo Riosense
Antecedentes
El Plan de Comunicación a desarrollarse en el Informativo Riosense es un mecanismo o herramienta para evitar dificultades o falencias que impidan que la comunicación fluya de forma oportuna, veraz y nítida.
La falencia identificada repercute en la relación interpersonal de todo el personal del Informativo Riosense y por ende afecta al buen funcionamiento de la organización por lo cual las estrategias están enfocadas a desarrollar un sistema de comunicación innovadora y fortalecida que permita trasmitir confianza, satisfacción y credibilidad.
El objetivo principal de este plan es ejecutar actividades dirigidas a desarrollar una comunicación participativa e incluyente que brinde seguridad en todos los ámbitos de la empresa.
Objetivo general
Fortalecer la comunicación del Informativo Riosense, con el objetivo de mejorar las relaciones interpersonales entre colaboradores y directivos, por ende lograr que la organización alcance las metas propuestas.
Plan de estratégico de comunicación
integral
Antecedentes Objetivos Justificación
Misión y Visión Alcance del plan de
comunicación Objetivos del plan
de comunicación Público objetivos
46 Objetivos específicos
Utilizar métodos, técnicas y medios de comunicación que garanticen la ejecución efectiva de los procedimientos de comunicación para poder así obtener una comunicación integral.
Aplicar procesos de información adecuados que permita facilitar el sistema de comunicación de manera eficaz.
Establecer estrategias para superar las barreras que se presentan y así lograr una comunicación más fluida.
Justificación
Un plan de comunicación es beneficioso para el Informativo Riosense, ya que mediante el mismo se busca el desarrollo de la organización, las generaciones de hoy son exigentes de tal manera que las empresas quieren alcanzar el posicionamiento, productividad, crecimiento, innovación ante la variedad de público al que le presentan su producto.
Plantear un plan de comunicación, se convierte en una herramienta útil que ayudará al Informativo Riosense a motivar y fortalecer a todo el talento humano, permitirá una comunicación más fluida, así mismo ayudara a combatir barreras u obstáculos que detengan, interfieran y afecten al desarrollo normal de la comunicación.
Misión y visión del plan de comunicación
Misión
Fomentar una comunicación fluida dentro de todos los ámbitos de la organización a través de la aplicación de métodos u herramientas precisas y efectivas que aseguren el normal desarrollo de la comunicación interna y externa.
Visión
Lograr en su totalidad el mejoramiento de las relaciones interpersonales entre directivos y colaboradores, que exista interrelación permanente por parte de todos los que conforman el Informativo Riosense.
47 Alcance del plan de comunicación
La siguiente propuesta tiene como objetivo crear una comunicación fluida sin ningún tipo de obstáculos la cual ayude a la obtención de las metas organizacionales del Informativo Riosense, convirtiéndose en una herramienta importante para el cambio planificado en todos los ámbitos de la comunicación del Informativo Riosense.
Público objetivo
Colaboradores: parte esencial de la organización, talento humano encargado de brindar buena atención, cordialidad y de cuidar el prestigio del Informativo Riosense.
Directivos: líderes de la organización los cuales tienen la responsabilidad de la funcionalidad y crecimiento de la empresa.
Mensaje
Dentro del plan de comunicación el mensaje está orientado a la generación de confianza entre todos los miembros de la organización, lo que conlleva al bienestar y satisfacción, un trabajo participativo, innovador y de calidad que junto con un desarrollo reciproco entre colaboradores y directivos llevaran al éxito al Informativo Riosense.
Matriz estratégica del plan de comunicación
Esta matriz servirá para dar dirección a la gestión de comunicación de acuerdo a los objetivos planteados mediante la cual se facilitará el proceso de seguimiento y verificación de resultados.
48 Actividades Audiencia a impactar Estrategias metodológicas Tácticas de la estrategia Frecuencia Medios a
utilizar Herramientas Responsable
1. Adaptar un proceso de comunicación efectiva tanto a nivel interno como externo. Directivos y colaboradores. E.1. Desarrollar programas de gestión comunicacional integrativa para difundir información organizacional de la empresa. T.1. Actualización de la base de datos de información organizacional. T.2. Preparación de reportes informativos concretos, claros para cada uno del público objetivo Ejecución cada trimestre por un año Impresiones Internet Cartelera Folletos Correo electrónico Director de la empresa E.2. Mantener informados al público objetivo permanentemente de todas las actividades a realizarse en la empresa
T.1. Envío de información que conserve la empresa sean estos informes o características de un nuevo servicio. T.2. Crear una página web donde exista información de las diferentes actividades de la empresa. Ejecución cada trimestre por un año Impresiones Internet Conferencias Trípticos Página web Correo electrónico Director de la empresa 2. Promover el mejoramiento de la ética y comunicación organizacional Directivos y colaboradores. E.3. Proponer el establecimiento de relaciones afectivas y efectivas que ayuden a la existencia de una comunicación incluyente. T.1. Capacitaciones de asesoramiento y apoyo al personal de los diferentes departamentos. Las capacitaciones se realizaran cada mes durante 6 meses. Capacitador Impresiones Proyector Carteleras Folletos Foros Director de la empresa Jefe de cada departamento
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E.4. Fomentar la reunión entre los empleados para intercambiar ideas y conceptos en relación a temas o problemas que conciernen a la organización T.1. Realizar reuniones de mesa redonda donde participaran todos los empleados.
Las reuniones se llevaran a cabo cada fin de mes.
Sala de sesiones Debates 3. Impulsar actividades motivacionales Directivos y colaboradores. E.5. Promover la participación y desenvolvimiento de los empleados del área para que constituyan un beneficio en la motivación de la fuerza laboral. T.1. Eventos deportivos de acuerdo a los gustos del personal.
T.2. Preparar
festejos en relación a fechas especiales en donde los empleados puedan celebrar días festivos en un ambiente de cordialidad con sus compañeros de trabajo.
T.3. Organizar celebraciones o menciones
especiales para los empleados que cumplen años en el mes, de tal forma que se sientan incluidos, respetados e importantes para la institución. Los eventos deportivos se realizaran en un mes del año. De acuerdo a la fechas festivas. Las celebraciones se realizaran en fin de mes con todos los cumpleañeros del mes. Calendario Internet Folletos informativos Adornos Director de la empresa Jefe de cada departamento
Tabla 11: Matriz estratégica del plan de comunicación. Elaborado por: Karen Icaza
50 Programación de las actividades del plan de comunicación
En esta matriz se plasmara el cronograma de actividades que se realizaran en la aplicación de este plan.
N° Actividades Estrategias / Meses
2016 2017 Oc tu b re No v ie m b re D ic ie m b re E n e ro F e b re ro M a rzo Ab ril M a y o J u n io J u li o Ag o s to S e p tie m b re 1 Adaptar un proceso de comunicación efectiva tanto a nivel interno como externo
E.1. Desarrollar programas de gestión comunicacional integrativa para difundir información organizacional de la empresa.
E.2. Mantener informados al público objetivo permanentemente de todas las actividades a realizarse en la empresa 2 Promover el mejoramiento de la ética y comunicación organizacional
E.3. Proponer el establecimiento de relaciones afectivas y efectivas que ayuden a la existencia de una comunicación incluyente.
E.4. Fomentar la reunión entre los empleados para intercambiar ideas y conceptos en relación a temas o problemas que conciernen
3 Impulsar actividades
motivacionales
E.5. Promover la participación y
desenvolvimiento de los empleados del área para que constituyan un beneficio en la motivación de la fuerza laboral.
Tabla 12: Matriz de actividades Elaborado por: Karen Icaza
51 Presupuesto
En este cuadro se detallan cada una de las actividades a realizarse y costo estimado que tendrá cada una de ellas.
Matriz de cálculo de presupuesto plan de comunicación
Actividades Estrategias / Tácticas Costo
Subtotal
1. Adaptar un proceso de comunicación efectiva tanto a nivel interno como externo
E.1. Desarrollar programas de gestión comunicacional integrativa para difundir información organizacional de la empresa.
T.1. Actualización de la base de datos de información organizacional. $200.00 T.2. Preparación de reportes informativos concretos, claros para cada uno del público objetivo $350.00
E.2. Mantener informados al público objetivo permanentemente de todas las actividades a realizarse en la empresa
T.1. Envío de información que conserve la empresa sean estos informes o características de un
nuevo servicio. $250.00
T.2. Crear una página web donde exista información de las diferentes actividades de la empresa. $400.00
2. Promover el mejoramiento de la ética y comunicación organizacional 3. Impulsar actividades motivacionales
E.3. Proponer el establecimiento de relaciones afectivas y efectivas que ayuden a la existencia de una comunicación incluyente.
T.1. Capacitaciones de asesoramiento y apoyo al personal de los diferentes departamentos. $1500.00
E.4. Fomentar la reunión entre los empleados para intercambiar ideas y conceptos en relación a temas o problemas que conciernen a la organización
T.1. Realizar reuniones de mesa redonda donde participaran todos los empleados. $150.00
E.5. Promover la participación y desenvolvimiento de los empleados del área para que constituyan un beneficio en la motivación de la fuerza laboral.
T.1. Eventos deportivos de acuerdo a los gustos del personal. $1200.00
T.2. Preparar festejos en relación a fechas especiales en donde los empleados puedan celebrar días
festivos en un ambiente de cordialidad con sus compañeros de trabajo $300.00 T.3. Organizar celebraciones o menciones especiales para los empleados que cumplen años en el
mes, de tal forma que se sientan incluidos, respetados e importantes para la institución. $130.00
Presupuesto total $4330.00
Tabla 13: Matriz de presupuesto Elaborado por: Karen Icaza
52 Mecanismos de seguimiento, evaluación e indicadores de gestión
Con esta matriz se realizar el control de este plan, el mismo que permitirá verificar el cumplimiento de objetivos y también de las actividades planteadas, en caso de existir alguna falencia aplicar las medidas correctivas.
Matriz de control y monitoreo del plan de comunicación Objetivos específicos Tipo de seguimiento Mecanismo de evaluación Indicadores ¿Cómo?
Obtener mediciones de:
¿Cuándo? Periodo previsto Utilizar métodos, técnicas y medios de comunicación que garanticen la ejecución efectiva de los procedimientos de comunicación para poder así obtener una comunicación integral. Informativo Observación Encuestas Eficacia # requerimientos recibidos # requerimientos atendidos
Usuarios de comunicación satisfechos
Anualmente
Efectividad
Porcentaje de públicos satisfechos Porcentaje de mejoramiento de las comunicaciones Identidad Clima organizativo Aplicar procesos de información adecuados que permita facilitar el sistema de comunicación de manera eficaz. Informativo Observación Encuestas Eficiencia # de procesos logrados # de procesos programados
Costo ejecutado de procesos / costo estándar
Tiempo ejecutado por procesos / tiempo
estándar Cada 6 meses
Eficacia
# requerimientos recibidos # requerimientos atendidos
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Establecer estrategias para superar las barreras que se presentan y así lograr una comunicación más fluida.
Informativo Entrevistas
Eficiencia # personas programadas # personas capacitada
Anualmente Efectividad
Porcentaje de públicos satisfechos Porcentaje de mejoramiento de las comunicaciones Identidad Clima organizativo Eficacia # servicios prestados # servicios iniciados
Porcentaje de servicios prestados Porcentaje de servicios iniciados
Tabla 14: Matriz de control y monitoreo Elaborado por: Karen Icaza
54
Instrumento de medición de resultados del plan de comunicación
En esta tabla se podrán medir loe resultados que tendrá el plan de comunicación después de su aplicación.
2.4. Conclusiones parciales del capítulo.
En base a este capítulo en donde se indicó la caracterización del Informativo Riosense, se realizaron encuestas a colaboradores y directivos del Informativo Riosense, con cuyos resultados obtenidos se realizó el respectivo planteamiento del plan de comunicación que contiene varias matrices que ayudaran al mejoramiento de la toma de decisiones, solución óptima de conflictos y por ende las relaciones interpersonales de los colaboradores del Informativo Riosense
1. Proceso del plan de comunicación
2. Denominación del indicador: Seguimiento y evaluación de los resultados de gestión de comunicación.
3. Tipo de indicador
Eficiencia Eficacia Efectividad 4. Objetivo del indicador: determinar el cumplimiento de los objetivos del plan
de comunicación
5. Fórmula de cálculo: (objetivos alcanzados/objetivos planteados)*100
6. Datos de medición Periodo Objetivos programados Objetivos logrados Indicador 2016 - 2017 2 2 100% 7. Meta: 100% 8. Rango de gestión
Excelente Aceptable Deficiente
> 90% 70% a 90% < 70%
9. Periodicidad o frecuencia: Anualmente
10. Interpretación: En función del proceso de seguimiento y evaluación realizados a los objetivos del plan de comunicación
11. Fuente de la información: Evaluación del plan de comunicación
12. Responsable de la información: Director
13. Fecha de elaboración Día: Mes: Año:
Tabla 15: Matriz de medición de resultados Elaborado por: Karen Icaza
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CAPITULO III. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
3.1. Procedimiento metodológico para la validación de la propuesta.
Selección de expertos
La selección de los expertos se los realizó de acuerdo a la experiencia en el área de comunicación, por lo cual se escogieron 2 profesionales con conocimiento en este tema los cuales son:
EXPERTO 1
Nombres y Apellidos Mauricio Elías Salem Mendoza
Numero de cedula 0902618826
Título de jerarquía mayor Abogado
Institución en donde labora Hervel S.A.
Cargo Actual Propietario
Años de servicios 40 años
EXPERTO 2
Nombres y Apellidos Carlos Vicente Ayala Guerrero
Numero de cedula 1203120470
Título de jerarquía mayor Ingeniero Comercial
Institución en donde labora Unidad de Hemodiálisis Dial-Ríos
Cargo Actual Gerente General
Años de servicios 14 años
(Curriculum vitae ver en anexo 3)
Análisis e interpretación de resultados de la validación de la propuesta por expertos.
La presente propuesta es analizada y se valida por 2 expertos, para lo cual se emplean diferentes parámetros de evaluación tanto cualitativos como cuantitativos (Ver anexo 3)
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Variables y criterio de evaluación
Variables
Estructura metodológica de la propuesta Organización de la propuesta
Viabilidad para la aplicación practica Actualidad de la propuesta
Impacto empresarial Elaborado por: Karen Icaza
Variables 4 3 2 1
1º Estructura metodológica de la propuesta 4
2º Organización de la propuesta 4
3º Viabilidad para la aplicación practica 4
4º Actualidad de la propuesta 4
5º Impacto empresarial 3
Elaborado por: Karen Icaza
Análisis de Indicadores Criterios de evaluación Muy satisfactorio : 4 Satisfactorio : 3 Poco satisfactorio : 2 Nada satisfactorio : 1 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 Estructura metodológica de la propuesta Organización de la propuesta Viabilidad para la aplicación practica Actualidad de la propuesta Impacto empresarial
57 Estructura metodológica de la propuesta
En cuanto a la metodología de la propuesta los profesionales evalúan este parámetro de manera muy satisfactoria, es decir el plan de comunicación que se propone cuenta con elementos que contribuyen al mejoramiento de las relaciones interpersonales.
Organización de la propuesta
El parámetro de la organización los validadores lo evalúan de manera satisfactoria, pues se presenta de manera sincronizada y consecuente en el desarrollo de los elementos que la integran.
Viabilidad para la aplicación practica
Los elementos planteados en la propuesta del plan de comunicación para el Informativo Riosense del Cantón Babahoyo, son evaluados de manera muy satisfactoria por parte de los expertos, ya que gracias al diagnóstico situacional realizado que da a notar que la propuesta es viable.
Actualidad de la propuesta
En lo que respecta a este indicador los profesionales lo califican como muy satisfactorio, ya que se basa en modelos que se utilizan en la actualidad generando respaldo, la viabilidad, veracidad y actualidad que tiene la presente propuesta de tesis.
Impacto empresarial
La presente propuesta ofrece un plan de comunicación que va a permitir dar solución a la problemática presentada en el Informativo Riosense.
3.2. Conclusiones parciales del capitulo
En este capítulo se da la validación del proyecto y recibiendo el visto bueno de parte de profesionales de la materia para que nuestro trabajo pueda ser aplicado en la institución, dando sus puntos de vistas manifestando que todas los elementos aquí propuestos son satisfactorios para solucionar los problemas y satisfacer las necesidades del Informativo Riosense.
58 CONCLUSIONES GENERALES
En la presente investigación se obtuvieron buenos resultados en la recolección de la información mediante la aplicación de varias técnicas, métodos e instrumentos los cuales llevan a generar un diagnóstico del problema presentado en el Informativo Riosense proporcionando como resultado la necesidad de implementar un plan de comunicación para el mejoramiento todos los procesos dentro de la organización, su clima laboral y las relaciones interpersonales de los funcionarios.
En la propuesta se detallan varias matrices que contienen actividades, herramientas y métodos los cuales son los pasos que debe seguir la organización para el mejoramiento de la comunicación.
La validación se realizó por vía de expertos quienes dieron su punto de vista calificando la propuesta como satisfactoria para la solución del problema del Informativo Riosense.
59 RECOMENDACIONES
Se recomienda a los directivos del Informativo Riosense tomar a consideración el diagnóstico y resultado de esta investigación con el objetivo de que se eliminen las falencias y se mejore el desempeño de toda la organización.
A los directivos y funcionarios de la empresa se les recomienda aplicar cada una de las actividades planteadas ya que la propuesta fue analizada por expertos los mismos que llegaron a la conclusión de que era viable, esto permitirá que en el futuro se minimicen las debilidades y amenazas, creando así oportunidades y fortaleciendo a la organización en su crecimiento y productividad.
A los futuros investigadores se recomienda utilizar la presente investigación como apoyo bibliográfico en diferentes temas relacionados con la administración y comunicación organizacional.
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