ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNICACIÓN

Los objetivos de la Comunicación son lograr una interacción efectiva entre los involucrados y asegurar la oportuna y apropiada generación, recolección, distribución, archivo y disposición final de la información del proyecto. La cantidad de información que transmitamos depende mucho de cada Cliente, de cada proyecto, por lo que es necesario planear tanto los contenidos y las frecuencias, como considerar las personas involucradas en las comunicaciones del proyecto. Las cuatro herramientas que utilizamos en la planeación de la comunicación son:

Matriz de Comunicación, para mantener informados a los involucrados y asegurar una comunicación efectiva, incluye reporte de avance, contenidos, responsable de emitir reportes, se diseña durante la planeación y se actualiza a lo largo del proyecto.

Calendario de Eventos, permite una visión grafica completa de los eventos importantes, elaborada durante la planeación y a lo largo del proyecto. Esta información se hace de conocimiento de todos los involucrados en el proyecto.

Estatus Semanal, permite confirmar prioridades semanalmente, considera información anterior o la más relevante en su caso; debe ajustarse a las necesidades del cliente. Considera información de avance y resultados de la gestión comparada con el presupuesto; para tomar las medidas correctivas y decisiones oportunas.

Reporte mensual, informa mensualmente a los involucrados clave y al cliente sobre el desempeño del proyecto e indica recomendaciones sobre tendencias, áreas de oportunidad y prioridades. También se informa sobre el avance del proyecto en las diferentes fases, los resultados obtenidos comparados con el presupuesto y los costos.

2.2.1.3 ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO

Procesos requeridos para asegurar que el proyecto termine de acuerdo al programa; su función más importante en la Administración de Proyectos concierne a la planeación y control de la duración del proyecto. Provee la integración a lo largo del tiempo para coordinar los trabajos de todos los integrantes. En el proyecto se considera los siguientes parámetros:

Terminar el proyecto a tiempo. Obtener un flujo continuo de trabajo.

Aumentar el conocimiento de todos los integrantes acerca del estatus en que se encuentra el proyecto.

Obtener conocimiento anticipado de la distribución de los costos mientras dure el proyecto.

Definir y comunicar con precisión y claridad la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes a través del tiempo.

Asignar apropiadamente los recursos y establecer parámetros de desempeño.

2.2.1.4 ADMINISTRACIÓN DEL COSTO

El objetivo de la Administración del Costo, es asegurar que el proyecto concluya dentro del presupuesto aprobado.

Las herramientas que utilizamos para la planeación de costo:

Estimados de Costos, utilizamos para calcular el costo del proyecto, que sirve como soporte para Desarrollar el Presupuesto Base.

Presupuesto Base, es una grafica del presupuesto acumulado a lo largo del tiempo y sirve como base contra lo cual comparar el desempeño del proyecto en tiempo y costo.

Programa de Erogaciones, proyecta el importe de recursos financieros requeridos para el proyecto a través del tiempo; incluye, presupuesto base, programa del proyecto, forma de pago.

2.2.1.5 ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD

Los objetivos de la Administración de Calidad son, asegurar que el proyecto satisfaga las necesidades para las cuales inició, identificar los estándares de calidad relevantes al proyecto y determinar como satisfacer dichos estándares.

En las fases del estudio de investigación que estoy realizando en el Proyecto Ultimátum Yauli Perú; aplicamos el Aseguramiento y Control de Calidad QA/QC con la finalidad de que cada entregable en las fases del proyecto sea de calidad que permita asegurar un entregable final de calidad al cierre el proyecto. El Cliente y el Patrocinador coordinados por el Gerente del Proyecto, determinan los grados de calidad, mientras que la entrega es responsabilidad de Gerente y su equipo.

2.2.1.6 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Los objetivos de la Administración del Riesgo, son reducir la repercusión negativa de los riesgos en nuestro proyecto. Identificar las áreas de oportunidad por lograr y las amenazas por controlar. Establecer un Plan de Manejo de Riesgos con sus respectivos responsables. En lo que respecta a las áreas de oportunidad, consideramos como riesgo el no capitalizarlas.

Mapa de Riesgos, para identificar y cuantificar riesgos, definiendo que amenazas debemos controlar y que oportunidades hay que aprovechar. Establecerla durante la elaboración del Plan y actualizarla periódicamente mientras dure el desarrollo del proyecto identificando y administrando nuevos riesgos.

Matriz de Administración de Riesgos, para desarrollar respuestas y asignar responsabilidades para el manejo de riesgos. Establecerla durante la elaboración del Plan y establecerla mientras dure el desarrollo del proyecto, cuando las situaciones de riesgo cambien.

Se tiene en el proyecto riesgos principalmente relacionados con las comunidades campesinas del entorno social en el cual se desarrolla el proyecto; es decir tenemos que negociar el uso de las tierras para realizar los estudios de exploración; especialmente el programa de perforación diamantina y la rehabilitación de labores antiguas. El clima y la morfología accidentada del terreno ocasionan dificultades en el avance del proyecto por cortes de carreteras y accesos al proyecto.

2.2.1.7 ADMINISTRACIÓN DE ADQUISICIONES

La Gestión de Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo.

La Gestión de Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios necesarios para administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto.

La Gestión de Adquisiciones del Proyecto también incluye la administración de cualquier contrato emitido por una organización externa (el comprador) que esté adquiriendo el proyecto a la organización ejecutante (el vendedor), y la administración de las obligaciones contractuales que

corresponden al equipo del proyecto en virtud del contrato.

2.2.1.8 ADMINISTRACIÓN DE INTEGRACIÓN

Asegurar que los diferentes elementos del proyecto sean propiamente coordinados. La Integración comprende:

El desarrollo del Plan del Proyecto, el Sistema de Control de Cambios y las Lecciones Aprendidas. Las dos herramientas que utilizamos en la planeación de la integración:

El Sistema de Control de Cambios, administrar los cambios acontecidos para añadir valor al proyecto, lograr la autorización de los cambios y sus efectos en tiempo, costo, calidad y alcance. En el desarrollo del proyecto se realizan cambios de acuerdo al avance comparado con el presupuesto en cada una de las variables consideradas.

Las Lecciones Aprendidas, permiten al equipo aprender, tanto de sus logros como de sus errores, para buscar un mejor desempeño en la próxima experiencia. Se tiene proyectos similares que se ha desarrollado y actualmente estamos desarrollando que sirven como referencia al proyecto en mención.