Inicio de la actividad empresarial
10. Administración y Finanzas
En este apartado se tratan las cuestiones más directamente relacionadas con la gestión del dinero de la empresa cooperativa.
10.1. Tesorería
La situación de tesorería indica las disponibilidades líquidas de la empresa. Es el dinero que hay en caja o bancos. Prever los movimientos de tesorería facilita saber qué cobros (entradas de dinero) habrá para hacer frente a los pagos (salidas de dinero) y planificar qué hacer cuando se prevé que la liquidez será baja o alta.
10.2. Contabilidad
La contabilidad es la técnica que sirve para registrar todos los gastos e ingresos y derechos y obligaciones de la empresa. Esto sirve para conocer la situación de la empresa cooperativa en cada momento.
Para ello es necesario que las empresas lleven la contabilidad al día. Este seguimiento se debe hacer atendiendo las normas contables de cada país y considerando los principios contables: — Principio de prudencia: hay que contabilizar las pérdidas cuando se conocen y las ganancias
sólo cuando se hayan realizado.
— Principio de empresa en funcionamiento: se considerará que la gestión de la empresa tiene una duración ilimitada.
— Principio de registro: hay que registrar los hechos económicos cuando nazcan los derechos y obligaciones originados por los mismos.
— Principio de precio de adquisición: hay que hacer la contabilidad teniendo en cuenta el valor de compra o coste de producción de los bienes y derechos, no el valor que tiene en el mercado en cada momento.
— Principio de devengo: hay que imputar los gastos e ingresos según la corriente real de bienes y servicios. Es decir, hay que tomar en cuenta los valores del momento de compra, de venta... y no los valores del momento de realizar los pago y cobro. — Principio de correlación de gastos e ingresos: el resultado del ejercicio se consigue
restando los gastos a los ingresos del mismo ejercicio.
— Principio de no compensación: hay que diferenciar los gastos e ingresos en la cuenta de
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— Principio de uniformidad: cuando se establezca un criterio hay que mantenerlo en el tiempo, hasta que cambien los motivos por los que fue definido.
— Principio de importancia relativa: se admite no aplicar alguno de los principios cuando esto no provoque una variación significativa en la contabilidad.
10.3. Costes
Los costes de una empresa son los gastos derivados de la producción de un bien o servicio. Los costes se pueden clasificar de la siguiente forma:
— Costes variables: son los que varían en función del volumen de producción: materias primas, mano de obra directa...
— Costes fijos: son los que, normalmente, no tienen relación directa con la variación de la producción: mano de obra indirecta, gastos de mantenimiento...
Uno de los objetivos de la empresa debe ser siempre disminuir sus costes para ser más competitiva.
10.4. Cuenta de resultados
La cuenta de resultados informa del resultado económico de la empresa, esto es, si ha habido beneficio o pérdida. El resultado se calcula:
10.5. Balance
El balance es el reflejo de la situación económico-financiera de la empresa en un determinado momento. Identifica lo que tiene la empresa (derechos o activo) y lo que debe (obligaciones o pasivo).
El balance tiene dos partes:
— Activo: refleja los bienes y derechos, ordenados según su mayor o menor grado de liquidez (facilidad de que se conviertan en dinero al contado)
— Pasivo: refleja las obligaciones y el patrimonio de la empresa, que son en realidad, las
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II.PARTE.HERRAMIENTAS DE GESTIÓN
El balance del final del ejercicio debe responder a un inventario físico de almacenes, stocks y otros elementos de la empresa.
10.6. Obligaciones fiscales
Cualquier actividad empresarial está sujeta a obligaciones fiscales o pago de impuestos al estado. Estas obligaciones están definidas en las leyes y es necesario que las empresas las conozcan y cumplan con ellas.
En algunos países las empresas cooperativas o comunitarias tienen exenciones o bonificaciones por su forma jurídica.
11. Gestión
Gestionar o administrar una empresa es tomar decisiones adecuadas para conducir el desarrollo de la empresa, superando las dificultades, para conducirla a la consecución de su objetivo. Para gestionar la empresa se deben de seguir 4 pasos:
— Planificar: es el conjunto de decisiones que se toman para poder alcanzar un objetivo. La planificación sirve para trazar la línea que se quiere seguir y ver después (mediante el control) cuánto se ha desviado de esa línea.
Aunque la planificación que se haya realizado en los primeros años de vida de la empresa sea muy diferente a la realidad, es importante aprender de los errores cometidos y seguir planificando ya que, casi siempre, es mejor una “mala” planificación que no haya planificación alguna.
— Hacer: una vez de realizar la planificación hay que llevarla a cabo. No basta únicamente con formularla. Hay que tener en cuenta que no siempre se podrá cumplir al 100% ya que al planificar no se pueden tomar en cuenta todas las variables que afectarán a las actividades proyectadas.
— Controlar: significa comparar la planificación con los resultados reales. Verificar en qué grado se han cumplido los resultados y corregir las desviaciones.
— Ajustar: en caso de que no se cumplan algunas de las actividades u objetivos previstos, habrá que analizar los porqués y buscar las soluciones que faciliten la consecución de los objetivos. El esquema debe ser el mismo que el del plan de gestión: — Ventas. — Compras. — Producción. — Existencias. — Personal. — Inversiones. — Tesorería. — Cuenta de resultados. Ajustar Planificar Hacer Controlar
11.1. Seguimiento del Plan de Gestión
El plan de gestión es una guía en la que se prevén y planifican los objetivos y planes de acción con duración de un año. El esfuerzo invertido en su elaboración no servirá para nada si no se utiliza durante el ejercicio.
Muchas empresas fracasan por no conocer su situación real en cada momento. Si la dirección toma las decisiones por intuición, sin basarse en información real, la empresa no puede asegurar su futuro.
Por lo tanto, la empresa debe recoger información sobre su situación real en cada momento y compararla con el plan de gestión elaborado para el ejercicio. A esto se le llama, hacer el control del plan de gestión.
En este documento se recogen los datos reales y previstos (en el plan de gestión) y la comparación entre ambos. Las comparaciones indican las desviaciones existentes. Es importante analizar sus causas y establecer las medidas correctoras a tiempo.
El seguimiento del plan de gestión exige que en cada departamento haya fichas que controlen las ventas, las compras...
11.2. Cómo dirigir una reunión
La gestión de una empresa exige que los socios (que sean necesarios en cada caso) se reúnan para decidir sobre los asuntos que afectan a la cooperativa. Para que las reuniones sean realmente eficaces y no supongan una pérdida de tiempo y de esfuerzo, hay que considerar algunos aspectos:
Antes de la reunión conviene:
— Medir la importancia del encuentro. ¿Es realmente necesario convocar una reunión o se
puede resolver el asunto de otra forma más rápida y sencilla?
— Definir el orden del día y los objetivos de la reunión.
— Mandar la convocatoria a tiempo a todos los participantes.
Durante la reunión conviene:
— Iniciar a la hora fijada.
— Seguir el orden del día. No salirse del guión excepto cuando sea realmente necesario.
Después de la reunión: