MEMORIA 1 ANTECEDENTES Y SITUACIÓN ACTUAL
CATEGORÍA / NIVEL COSTE HORA/HOMBRE
5. AHORRO ESTIMADO CON LA PUESTA EN MARCHA DE LA MEDIDA
Dada la información disponible en la actualidad, los ahorros previstos que se estiman en el cuadro adjunto, podrían variar a lo largo del proceso.
Se estiman 10.000 expedientes al año, que constarían cada uno de ellos de 2 solicitudes y 1 llevanza de libros, a razón de 100 euros cada trámite, lo que supondría un ahorro de 3.000.000 €.
En cuanto a los operadores jurídicos, se estima la presentación de una comunicación por cada expediente, teniendo en cuenta un ahorro de 28 € por cada presentación electrónica en relación con las presenciales, supone un ahorro de 280.000 € anuales
El mantenimiento anual del sistema y la digitalización requerida se estima en 150.000 €. Adicionalmente en el Primer año, se considera el coste del sistema estimado en 500.000 de €.
Impacto en Presupuestos Generales
del Estado Ahorro Estimado 1er Año 2º Año 3er Año Estado CC.AA. y otras
AA.PP.
Ciudadanos y Empresas 2.350.000 2.850.000 2.850.000 8.050.000 0 840.000
6.H
ERRAMIENTAS USADAS
- Definición de Procesos.
- Reuniones de trabajo conjuntas con todos los implicados.
7.C
ALENDARIO DE IMPLANTACIÓN
En la actualidad se ha procedido a realizar una estimación de los trabajos necesarios para fijar un Calendario de Implantación. Este calendario estará disponible en el plazo de 4-6 meses. En todo caso, el proceso deberá concluir antes del fin de la legislatura.
Nº de
Meses
MEMORIA
1.
ANTECEDENTES Y SITUACIÓN ACTUAL
Durante el año 2011 y tras 9 meses en los que se habían digitalizado todos los expedientes judiciales que se encontraban en trámite en la Audiencia Nacional, se acomete la implantación del expediente judicial electrónico en este órgano judicial; en concreto se comienza por la Sala de lo Social en el mes de junio y durante el mes de septiembre se despliega en los doce Juzgados Centrales de lo Contencioso-Administrativo. Estos son los únicos órganos que en la actualidad se encuentran trabajando con el expediente electrónico judicial.
El sistema está basado en una evolución del actual Sistema de Gestión Procesal, completado con una plataforma de firma digital y un gestor-visor documental. El tiempo transcurrido y la experiencia acumulada han puesto de manifiesto que el Sistema de Gestión Procesal tiene limitaciones y se ha evidenciado que su diseño y evolución no estaban pensados para la tramitación de expedientes digitales sino de expedientes documentados en soporte papel. De hecho, las funcionalidades y utilidades que contiene y la información que arroja su base de datos están siempre pensadas para los expedientes de papel.
La implantación del expediente judicial electrónico que, sin duda, supuso un paso adelante en la modernización de la Administración de Justicia, no ha conseguido la totalidad de los fines perseguidos y se manifiestan sus carencias o puntos débiles. Se trabaja, sí, pero no con la garantía y seguridad necesaria. Es necesario un mayor control e información de los procedimientos, que con el sistema actual se ha perdido. Cuando se tramitan los expedientes en papel están ubicados en una determinada localización y se ejerce un control físico sobre ellos. Ésta es una de las carencias: el Sistema de Gestión Procesal aporta utilidad cuando los expedientes están en papel, pero en el momento que los expedientes en papel no existen, no es un sistema con funcionalidades suficientes para tener control e información sobre los expedientes.
2.
MOTIVACIÓN DE LA MEDIDA
A pesar de que el sistema actualmente vigente se utiliza y se corrigen las deficiencias que se advierten por los usuarios, esto no resulta suficiente. Su previsible evolución no aportaría el grado de satisfacción deseado y reclamado por usuarios y, sobre todo, no permitiría cumplir con las previsiones de la legislación vigente en materia de uso de nuevas tecnologías y de la comunicación en la Administración de Justicia como, por ejemplo, la posibilidad de acceder a información por el ciudadano y los profesionales a los expedientes tramitados electrónicamente, algo que parece implícito y esencial entre las ventajas que se presumen cuando se opta por la tramitación y gestión electrónica de expedientes.
Como queda dicho y aunque se hagan labores de mantenimiento, la medida más adecuada es un rediseño de este sistema, y elegir la opción que tenga como premisa de partida la tramitación en formato electrónico y no la finalidad de tramitación, generación y gestión de información destinada a papel.
El Nuevo Expediente Judicial Electrónico se focaliza también en la recepción de toda la información en soporte digital, lo que redundará en una optimización de los recursos
humanos y económicos dedicados actualmente a una labor como es la digitalización que arroja un retorno escaso.
3. EFECTOS INDUCIDOS POR LA MEDIDA
El primero y más importante será la eficacia en la tramitación con el control debido y el aumento de garantías sobre los expedientes. Ello implicará una mayor celeridad en la tramitación de los expedientes judiciales y una mayor calidad en el trabajo desarrollado, evitando errores, consiguiendo una auténtica tramitación electrónica de los expedientes. Se logra, además, incrementar la transparencia en la tramitación de los expedientes para los interesados con mayores posibilidades de acceso y gestión de la información.
Para el cálculo del ahorro de la medida estimado en la ficha anterior se ha partido de una estimación de 10.000 expedientes incoados anualmente. Esta estimación, así como los cálculos posteriores podrían variar a lo largo del proceso.
Con el objetivo de poder realizar las estimaciones en base a las Tabla de cargas Administrativas proporcionadas por CORA, se ha asimilado la llevanza de libros con la tramitación de expedientes judiciales, incluyendo 2 solicitudes, una por cada parte en el procedimiento judicial. La llevanza de libros y las solicitudes pasarían de hacerse en papel y vía presencial a electrónico y telemático respectivamente.
En cuanto a los operadores jurídicos, se ha definido dentro del alcance del sistema una funcionalidad que permitirá la presentación de escritos por medios electrónicos. Para la estimación de ahorros se ha asimilado la presentación de escritos con la “Presentación de una comunicación” en la Tabla de cargas Administrativas proporcionadas por CORA y se estima la presentación de una comunicación electrónica por cada expediente. Teniendo en cuenta un ahorro de 28 € por cada presentación electrónica en relación con las presenciales, la medida supondría un ahorro de 280.000 € anuales para los operadores jurídicos.
Cabe mencionar que el EJE está actualmente implantado en la Sala de lo Social y en los 12 juzgados de lo Contencioso-Administrativo. El proyecto que aquí se contempla abarca su implantación en las 8 secciones Sala de lo Contencioso-Administrativo. La implantación se realizará de forma gradual por secciones. Por la criticidad de la materia, se ha decidido posponer la decisión sobre la implantación del EJE en el orden penal hasta haber obtenido los resultados de la implantación del nuevo sistema en los órdenes Social y Contencioso-Administrativo, por este motivo no se planifica su implantación a medio plazo dentro de este proyecto. Una vez implantado el EJE en las 8 secciones de la Sala de lo Contencioso-Administrativo se procederá a establecer un periodo de análisis de los resultados, tras el cual se decidirá si se procederá a su implantación en Penal o en otros juzgados de la Audiencia Nacional.