3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.2.3 Propuesta
3.2.3.3 Diseño del modelo de Ambiente de Control Interno para la Farmacia Cruz Azul
3.2.3.3.1 Ambiente de Control
a) Código de ética.
El código de ética en la Farmacia Cruz Azul “Su Economía” servirá para mejorar la conducta, valores éticos, compañerismo, respeto, buen trato, entre otras cosas, que merece todo ser humano y que debe formar parte de todo profesional sea este empleado o empleador. Estará dirigidos a todos los empleados de la farmacia y su propietario, de este documento de emitirá un original y una copia. El original pasará al propietario y la copia será socializada y posteriormente entregada a sus dependientes de farmacia con el propósito de lograr un ambiente laborar enfocado en el Buen Vivir.
FARMACIA CRUZ AZUL “SU ECONOMÍA” CÓDIGO DE ÉTICA
MT. - CE. 01 Fecha: Enero de 2016
Página: 1/6 DIRIGIDO A: PROPIETARIO, DEPENDIENTES DE FARMACIA Y
ADMINISTRADOR Código de Ética:
a) Responsabilidad.- La responsabilidad hace referencia a la obligación que asumimos al momento de ejercer un cargo, de las decisiones que tomamos y de las que no, y de las consecuencias. Para el cumplimiento de este valor se establece: 1.- A los Dependientes de Farmacia.
• Informarse acerca de las políticas, reglas, normativas y leyes que rigen nuestras actividades laborales, profesionales y las respetamos.
• Ser puntual en la jornada laboral.
• Denunciar toda conducta ilegal o contraria a la ética, siempre y cuando esté bien fundamentada.
• Revisar la mercadería antes de ser emperchada y entregada a los clientes, evitando así faltantes y reclamos posteriores.
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ADMINISTRADOR
• Sustentar la venta de medicamentos (receta) con sustancias psicotrópicas.
• Elaborar notas crédito.
• Informar al jefe inmediato cualquier novedad que se presente dentro de la jornada laboral.
• Respaldar cada venta con facturas.
• Llenar el formulario con la lista de pedidos para las respectivas compras.
• Mantener el orden y el aseo en el lugar de trabajo.
• Cuidar la imagen personal.
2.- Al Propietario.
• Vigilar el cumplimiento del presente código.
• Cumplir y hacer cumplir lo estipulado en el Código de Trabajo.
• Realizar negociaciones con los proveedores procurando que la mercadería esté disponible en el tiempo estipulado.
3.- Al Administrador.
• Velar por el correcto cumplimiento de los objetivos propuesto.
• Controlar al personal.
• Resolver conflictos internos.
• Realizar capacitaciones al personal.
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ADMINISTRADOR
• Mantener una conducta ética y profesional.
• Cumplir y hacer cumplir las normas internas.
b) Respeto.- El respeto es nuestro deber. Se debe mostrar consideración por nosotros mismos, los demás y los recursos que nos fueron confiados como: personas, dinero, reputación, entre otras cosas. Un ambiente de respeto genera confianza y excelencia en el desempeño al fomentar la cooperación mutua: un ambiente en el que se promueve y valora la diversidad de perspectivas y opiniones. Para el cumplimiento de este valor se establece:
• Conocer las normas y costumbres de los demás, para evitarnos involucrarnos en comportamientos que podrían considerar irrespetuosos.
• Respetar la raza, religión, étnea o condición social entre los empleados y su propietario.
• Escuchar los puntos de vista de los demás y procurar comprenderlos.
• Comportarnos de manera profesional, incluso cuando no somos correspondidos de la misma forma.
• Negociar de buena fe.
• De ninguna manera nos aprovecharemos de nuestra experiencia o posición para influir en las decisiones o actos de otras personas con el propósito de obtener beneficios personales a costa de ellas.
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• No actuaremos de manera abusiva frente a los demás.
• Cuidar el buen trato con los clientes.
• Tratar y ser tratados con respeto.
c) Equidad.- La equidad se refiere al deber de tomar decisiones y actuar de manera imparcial y objetiva. Nuestra conducta no debe presentar intereses personales en conflicto, prejuicios ni favoritismos. Para el cumplimiento de este valor se establece:
• Demostrar transparencia en todo el trabajo que realicemos.
• Brindar a todos (as) las mismas oportunidades.
• Escuchar a ambas partes ante la presentación de un conflicto.
• Ser imparcial en la toma de decisiones.
• Procurar la igualdad en el acceso a las oportunidades.
• No discriminar a las personas por su género, raza, edad, religión, discapacidad, nacionalidad o la orientación sexual.
d) Honestidad.- La honestidad se fundamenta en la honradez, verdad, decencia y actuar con sinceridad, tanto en sus comunicaciones como en su conducta dentro de fuera de la jornada laboral. Para el cumplimiento de este valor se establece:
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ADMINISTRADOR
• Procurar comprender la verdad con humildad.
• Ser sinceros en nuestras comunicaciones y en nuestra conducta.
• Dar información idónea y oportuna a todos los empleados y/o propietario de la farmacia.
• Toda promesa que se hace y los compromisos que se fijan, serán de buena fe.
• Brindar el mayor esfuerzo para crear un ambiente laboral en el que los demás se sientan seguros para decir la verdad.
• Reprobar todo comportamiento tendiente a engañar a terceros, entre ellos, realizar declaraciones falsas o engañosas, decir verdades a medias y proporcionar información fuera de contexto.
• No tolerar un comportamiento deshonesto para beneficio personal ni a costa de terceros.
Objetivos:
General.
➢ Diseñar un código de ética para direccionar las normas de conducta, lealtad y honestidad que rigen la vida de todo gran profesional.
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ADMINISTRADOR
Específicos.
➢ Socializar el código de ética a todos los empleados y propietario de la Farmacia Cruz Azul “Su Economía”.
➢ Crear conciencia en todos los empleados de que la utilización de un código de ética, mejorará las relaciones laborales.
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b) Compromiso de Competencia Profesional.
Para el propietario de la Farmacia Cruz Azul “”Su Economía”, así como para todos los empleados que laboran en ella, es importante que se elabore un manual de funciones para cada puesto de trabajo en el cual se asigne la función específica para cada cargo y así poder evaluar el perfil de un candidato. El mismo que podrá ayudar a determinar las habilidades y experiencias necesarias para el correcto desenvolvimiento de las funciones que desempeñan. Es por esta razón que se crea un código de ética y se creará un manual de funciones más adelante, como propuesta; para que, el propietario decida si se lo aplica o no en su negocio.
c) Filosofía y Estilo de Operación de la Administración.
Es importante que en la administración de la Farmacia Cruz Azul “Su Economía” se muestre una adecuada actitud hacia la información que se maneja dentro de la organización. Su parte organizacional, la delegación de funciones y responsabilidades que tienen todos los empleados así como su propietario. Es necesario determinar cuáles son las actividades asignadas a cada uno para el cumplimiento de la misión que tenga la empresa, delegando responsabilidades según el grado jerárquico; de esa forma se implementa un nuevo estilo de gerencia administrativa, el mismo que coadyuva a la consecución de objetivos.
d) Estructura Organizacional Propuesta.
Para la Farmacia Cruz Azul “Su Economía” se propone una estructura organizacional y un manual de funciones, los mismos que servirán de apoyo al control de la organización, a tener clara la función que desempeña cada miembro activo del negocio desde su gerente, administrador, hasta sus empleados.
• Farmacia Cruz Azul “Su Economía” Organigrama Estructural.
Para la Farmacia Cruz Azul “Su Economía” se ha diseñado este modelo de organigrama estructural, en el mismo se describen cada uno de los cargos.
………
Fuente: Farmacia Cruz Azul “Su Economía” Elaborado por: Verónica Mesías Sabando
Para la aplicación de este organigrama estructural, se describe a continuación las funciones del propietario, administrador, farmacia y bodega.
➢ Gerente.
Está conformado por el propietario de la Farmacia Cruz Azul “Su Economía” quien se encarga de designar funciones, contratar, gestionar y ejercer control sobre todos los miembros activos del negocio.
➢ Contador.
Se encargará de llevar el registro de los ingresos, egresos y todo aquello concerniente al ámbito contable del negocio de manera externa. El contador será responsable de las declaraciones al SRI y de presentar el informe anual al gerente/propietario.
GERENTE
BODEGA
ADMINISTRADOR FARMACIA 3 FARMACIA 2 FARMACIA 1 CONTADOR➢ Administrador.
Será responsable de la administración directa de las farmacias, solucionar conflictos internos, actuando con ética y profesionalismo. Trabajará con el propietario apoyando el desempeño de todas las actividades y será el informador directo de todas las novedades que se presenten en el negocio.
➢ Farmacias.
Los dependientes de todas las farmacias reportarán toda novedad, sea esta de pedidos, faltantes, conflictos entre colaboradores, problemas con las mercaderías, entre otras cosas, al administrador. Todos los que laboran en farmacia, serán responsables de la venta, custodia y manejo apropiado de la mercadería que ingresa en ella.
➢ Bodega.
Será el encargado de almacenar, custodiar y enviar la mercadería que necesite cada una de las farmacias en el tiempo oportuno, esta área deberá llevar un control exhaustivo de lo que ingresa y egresa; además, reportará y entregará documentos de respaldo contable al administrador.
• Manual de Funciones.
El manual de funciones que se propone a continuación para la Farmacia Cruz Azul “Su Economía”, servirá para que la parte administrativa y los empleados tengan una guía sobre la capacidad, competencia, funciones y actividades que deba desempeñar según el cargo que se desempeñe. Es importante mencionar que este manual está sujeto a cambios que disponga su propietario.
➢ Objetivo General.
➢ Objetivos Específicos.
• Ser socializado e implementado de manera inmediata en la Farmacia Cruz Azul “Su Economía”.
• Describir el perfil de puestos que servirán de base para la calificación de méritos ante una posible contratación.
• Especificar la labor que deben realizar cada uno de los empleados dependiendo del cargo.
• Servir de utilidad para ejercer el control interno en la Farmacia Cruz Azul “Su Economía”.
• Mejorar el desempeño del cargo a través de la creación del presente manual.
FARMACIA CRUZ AZUL “SU ECONOMÍA” MANUAL DE FUNCIONES MT. - MF. 02 Fecha: Enero de 2016 Página: 1 de 10 GERENTE/PROPIETARIO Misión el Cargo:
Ejercer control en la Farmacia Cruz Azul “Su Economía”. Estableciendo normas y políticas que permitan la sana convivencia laboral y la consecución de los objetivos. Competencias: • Proactivo • Sociable • Ético • Líder • Equitativo Funciones:
• Realizar convenios con los proveedores.
Elaborado por: Revisado por : Aprobado por:
FARMACIA CRUZ AZUL “SU ECONOMÍA” MANUAL DE FUNCIONES MT. - MF. 02 Fecha: Enero de 2016 Página: 2 de 10 GERENTE/PROPIETARIO
• Crear, modificar e implementar normas y políticas para la sana convivencia laboral.
• Realizar contrataciones para algún cargo según su perfil.
• Brindar accesibilidad de la información.
• Capacitar al personal de la Farmacia Cruz Azul “Su Economía”.
• Cumplir y hacer cumplir las leyes establecidas en nuestra Constitución y en el Código de Trabajo.
• Declarar todas las obligaciones tributarias en el Servicio de Rentas Internas.
• Procurar el cumplimiento oportuno de las obligaciones económicas con los proveedores.
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