➢ La Farmacia Cruz Azul “Su Economía” no cuenta con una manual de funciones donde se especifique el perfil del puesto a desempeñar y el papel que debe cumplir cada empleado. Falta de un código de ética para fomentar la práctica de principios y valores dentro del negocio.
➢ No se cuenta con manual de políticas y procedimientos que guíen el proceso de compra, venta, devoluciones e inventarios.
➢ No se utilizan documentos para la información y comunicación oportuna de las actividades a realizar.
Recomendaciones Finales.
La Farmacia Cruz Azul “Su Economía” es necesario hacer uso de las recomendaciones que se propondrán para tener un buen control en la gestión de inventarios y así poder alcanzar las metas que se propone la organización, de esta forma podrá seguir creciendo en el mercado farmacéutico local.
➢ Aplicar según lo que se propone un código de ética para la práctica de valores de todos quienes trabajan en la farmacia. Contratar un administrador, que servirá de ayuda al propietario en el control de los empleados y de los inventarios.
➢ Ejecutar el manual de funciones para establecer el perfil de un cargo y las funciones que tendrá que desempeñar, además, crear un manual de políticas y procedimientos con la ayuda del administrador para mejorar y definir los procesos que se realizan en el negocio.
➢ Emplear memorándum para mejorar las comunicaciones. Realizar capacitaciones constantes en inventarios y manejo de documentos transaccionales a los empleados. Es necesario, aplicar un Reglamente Interno según lo dispuesto por el Ministerio de Relaciones Laborales. Y al propietario del negocio de le recomienda emplear la normativa vigente para evitar sanciones pecuniarias que afecten el normal desempeño de las actividades diarias.
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ANEXO 1:
ANEXO 2:
ANEXO 2:
ANEXO 3:
ENTREVISTA A CONTADOR DE LA FARMACIA CRUZ AZUL “SU ECONOMÍA”
Objetivo: Conocer los problemas existentes en la Farmacia Cruz Azul Su Economía con el propósito de obtener información relevante que sirva de sustento al evidenciar el mal manejo de los inventarios.
1.- ¿Qué tiempo lleva realizando la labor contable a la farmacia Cruz Azul “Su Economía”?
2.- A los empleados de la farmacia ¿se les paga con todos los beneficios que la Ley exige? 3.- ¿Ha evidenciado algún error en los inventarios entre el manejo contable y el físico? 4.- ¿Se registran contablemente todas las transacciones de compra, venta y devoluciones? 5.- ¿Se realizan todas las notas de crédito para las devoluciones por parte de los empleados?
6.- ¿Cómo se registra contablemente el descuento que el propietario hace a sus empleados por pérdida de mercadería?
7.- ¿Ha constatado en alguna ocasión que el inventario físico sea igual al contable?
8.- ¿Cree usted que el programa contable que emplea DIFARE es importante para el proceso contable que usted lleva? ¿Por qué?
9.- ¿Las declaraciones por impuesto al IVA e IR se efectúan en el tiempo dispuesto por el SRI?
10.- ¿Cree usted que un adecuado sistema de control interno ayudará a la farmacia a mejorar el manejo de los inventarios?
ANEXO 4:
ENCUESTA A EMPLEADOS DE LA FARMACIA CRUS AZUL “SU ECONOMÍA”
1.- En qué rango de tiempo ha trabajado usted en la farmacia “Cruz Azul Su Economía”
a) De 1 a 6 meses b) De 6 a 12 meses c) Más de un año
2.- ¿Con qué frecuencia se realizan los pedidos de las mercaderías? a) Diariamente
b) Semanalmente c) Quincenalmente d) Mensualmente e) Otros
Si su respuesta es otros especifique: ________________________________________.
3.- Cuando la mercadería llega a farmacia, ¿quién se encarga de constatar lo enviado?
a) El propietario b) Personal de Bodega c) Empleados
d) Otros
Si su respuesta es otros especifique: ________________________________________. 4.- ¿Cómo ubican la mercadería para su fácil acceso?
a) Por laboratorio y en orden alfabético b) Por laboratorio, no importa el orden.
c) En orden alfabético, no importa el laboratorio. d) Otros
5.- Cuando se realiza una devolución en compra al proveedor, en que tiempo envían esa mercadería.
a) Días b) Semanas c) Meses
6.- La mercadería que se devuelve a los proveedores por estar próxima a caducar. ¿En qué tiempo es devuelta?
a) Días b) Semanas c) Meses
7.- Cuando le realizan una devolución por venta, ¿efectúa inmediatamente una nota de crédito?
Sí No
8.- Cuando existe algún faltante en percha más no en el sistema contable de la farmacia. ¿A quién informa?
a) A su compañero (a) b) Al propietario c) Al contador d) No informa
9.- ¿Cada cuánto tiempo se realiza un inventario? a) Mensual
b) Semestral c) Anual
10.- De existir faltantes en el inventario físico, ¿se les descuenta a los empleados el valor de esas mercaderías?
Sí No
11.- ¿Se ha realizado en alguna ocasión una auditoría? Sí No
12.- ¿Existe un manual de funciones para el correcto desempeño de sus actividades? Sí No
13.- ¿Cómo es la relación de trabajo empleado – propietario? a) Buena
b) Mala
14.- ¿Existe un código de ética para los empleados de la farmacia?
ANEXO 5:
FORMATOS DE CUESTIONARIOS DE LA EVALUACIÓN
DEL CONTROL INTERNO.
AREA
COMERCIAL
"Su Economía"
ENTREVISTADO
SR. BORIS COBEÑA (Propietario)
ENTREVISTADORA
VERÓNICA MESÍAS SABANDO
FECHA
FEB-16
1. AMBIENTE DE CONTROL
OBJETIVO: Evaluar el ambiente de control respecto de sus actividades de INVENTARIO
Nro. CUESTIONARIO SI = 3
+/- = 2 No = 1
P% CP % Controles claves Observaciones
1.1. ¿Existe en el negocio un código de ética que
promueva valores, integridad y ética entre los empleados?
1 3% 0,0% Código de ética
1.2. ¿Manifiesta una conducta ética con los empleados
ante la presencia de un conflicto?.
2 3% 1,5% Código de ética
1.3. ¿Se capacita al personal periódicamente en el
manejo de inventarios?
1.4. ¿Se cuenta en el negocio con un manual de funciones, donde consten las habilidades y destrezas a desarrollar por los empleados?
1 2% 0,0% Manuales Administrativos
1.5. ¿Se realiza un proceso para la selección del
personal?
2 3% 1,5% Políticas de TH
1.6. ¿Tiene personal responsable del control de los
inventarios?
1 2% 0,0% Manuales Administrativos
1.7. ¿El negocio cuenta con un organigrama estructural
donde de evidencien las áreas o departamentos?
1 2% 0,0% Estructura Organizacional
1.8. ¿Se cuenta con manual de políticas y
procedimientos?
1 3% 0,0% Manuales Administrativos
1.9. ¿Las funciones y responsabilidades del dependiente
de farmacia se encuentran adecuadamente distribuidas?
3 2% 2,0% Estructura Organizacional
1.10, ¿Considera que el personal con el que cuenta es
suficiente ante el crecimiento de su negocio?
3 2% 2,0% Planificación estratégica
1.11. ¿Existe un ambiente adecuado para el personal en el
desempeño de sus actividades diarias?
3 2% 2,0% Clima Laboral
2. EVALUACIÓN DE RIESGOS
OBJETIVO: Se pretende evaluar si se han comunicado los objetivos , y los riesgos para su cumplimiento
Nro. CUESTIONARIO SI = 3
+/- = 2 No = 1
P% CP % Controles claves Observaciones
2.1. En el negocio ¿se identifican y analizan los riesgos
para el logro de los objetivos que se propone?
2 2% 1,0% Análisis de los Riesgos
2.2. ¿Se verifica que los productos recibidos por los
proveedores estén en buen estado y con la fecha apropiada?
3 2% 2,0% Control de mercadería
2.3. ¿El stock de los productos de cada línea del negocio
es permanente?
2 3% 1,5% Control de mercadería
2.4 ¿Los empelados identifican los riesgos en el negocio sean estos internos o externos?
2 2% 1,0% Políticas de Riesgo
2.5. ¿Existe alguna persona que evalúa los riesgos? 1 3% 0,0% Políticas de Riesgo
2.6. ¿Considera que son buenas y adecuadas las
condiciones del almacenaje?
3 3% 3,0% Logística
2.7. ¿Se realizan las devoluciones de los productos
próximos a caducar a tiempo?
2.8 La mercadería que se encuentra en farmacia y bodega ¿está asegurada?
1 3% 0,0% Plan de Seguridad
2.9 ¿Existen restricciones para que los empleados manipulen el sistema de información de contabilidad?
3 2% 2,0% Seguridad del Software
SUMAN 19 23% 12%
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
OBJETIVO: Se pretende evaluar si se cumplen con las políticas y procedimientos establecidos para cada función.
Nro. CUESTIONARIO SI = 3
+/- = 2 No = 1
P% CP % Controles claves Observaciones
3.1. ¿Se ha diseñado un modelo o formato para llevar el
registro de los inventarios que se realizan?
1 3% 0,0% Manual de Procedimientos
3.2. Para el ingreso y salida de la mercadería de bodega.
¿Utiliza documentos de registro como kardex?
1 3% 0,0% Manual de Procedimientos
3.3. ¿Cuándo se realizan devoluciones en el área de
venta, se registran en notas de crédito?
2 4% 2,0% Políticas de Ventas
3.4. ¿Se realizan inventarios periódicos? 2 4% 2,0% Manual de Procedimientos
autorizados por el propietario de la farmacia?
3.6. ¿El control de inventarios se lo realiza a través de
sistemas computarizados?
3 3% 3,0% software informático
3.7. ¿Se realizan comparaciones entre el inventario físico
y el contable?
3 3% 3,0% Políticas de inventarios
SUMAN 15 23% 13%
4. INFORMACION Y COMUNICACIÓN
OBJETIVO: Se pretende evaluar los sistemas de comunicación que permiten generar la información.
Nro. CUESTIONARIO SI = 3
+/- = 2 No = 1
P% CP % Controles claves Observaciones
4.1. ¿Se comunica al personal sobre las funciones,
actividades y responsabilidades que tienen?
2 4% 2,0% Canales de comunicación
4.2. ¿Cuándo desea comunicar algo a sus empleados
utiliza un documento para hacerlo?
1 4% 0,0% Canales de comunicación
4.3 ¿Mantienen canales idóneos para la presentación de quejas o sugerencias de los empleados ?
1 4% 0,0% Canales de comunicación
5. MONITOREO Y SUPERVISION
OBJETIVO: Se pretende evaluar el funcionamiento del control interno.
Nro. CUESTIONARIO SI = 3
+/- = 2 No = 1
P% CP % Controles claves Observaciones
5.1. ¿Se controla y supervisa el desarrollo de las
actividades del personal?
2 3% 1,5% Evaluación de desempeño
5.2. ¿Se verifican constantemente que la mercadería esté
en buenas condiciones para la venta?
3 4% 4,0% Políticas de Inventarios
5.3. ¿Se controlan estrictamente los ingresos y salidas de
las mercadería?
2 4% 2,0% Políticas de Inventarios
5.4. Se verifica si se cumplieron los objetivos propuestos. 2 3% 1,5% plan estratégico
5.5. Se cumplen con las normas de salud establecidas por
el Ministerio de Salud Pública.
3 2% 2,0% Manuales Administrativos
SUMAN 12 16% 11,0%
AREA COMERCIAL
"Su Economía"
ENTREVISTADO EMPLEADO
ENTREVISTADORA VERÓNICA MESÍAS SABANDO
Fecha Enero-16
1. AMBIENTE DE CONTROL
OBJETIVO: Evaluar el ambiente de control respecto de sus actividades de INVENTARIO.
Nro. CUESTIONARIO SI = 3
+/- = 2 No = 1
P% CP % Controles claves Observaciones
1.1. ¿Existe en el negocio un código de ética que
promueva valores, integridad y ética entre los empleados?
1 3% 0,0% Código de ética
1.2. ¿Manifiestan los empleados una conducta ética ante
la presencia de un conflicto?.
2 3% 1,5% Código de ética
1.3. ¿Se capacita al personal periódicamente en el
manejo de inventarios?
1 2% 0,0% Plan de capacitación.
1.4. ¿Se cuenta en el negocio con un manual de
funciones, donde consten las habilidades y destrezas a desarrollar por los empleados?
1 2% 0,0% Manuales Administrativos
1.5. ¿El empleador estimula los logros de sus empleados
en el cumplimiento de los objetivos propuestos?
1.6. ¿Existe un personal responsable del control de los inventarios?
1 2% 0,0% Manuales Administrativos
1.7. ¿El negocio cuenta con un organigrama estructural
donde de evidencien las áreas o departamentos?
1 2% 0,0% Estructura Organizacional
1.8. ¿Se encuenta con manual de políticas y
procedimientos?
1 3% 0,0% Manuales Administrativos
1.9. ¿Tienen adecuadamente distribuidas las funciones
que realizan?
2 2% 1,0% Estructura Organizacional
1.10, ¿Considera que hay empleados suficientes para
atender cada farmacia?
1 2% 0,0% Planificación estratégica
1.11. ¿Existe un ambiente adecuado para el personal en el
desempeño de sus actividades diarias?
3 2% 2,0% Clima Laboral
SUMAN 16 26% 6%
2. EVALUACIÓN DE RIESGOS
OBJETIVO: Se pretende evaluar si se han comunicado los objetivos , y los riesgos para su cumplimiento.
Nro. CUESTIONARIO SI = 3
+/- = 2 No = 1
P% CP % Controles claves Observaciones
2.1. En el negocio ¿se identifican y analizan los riesgos
para el logro de los objetivos que se proponen?
2 2% 1,0% Análisis de los Riesgos
2.2. ¿Se verifica que los productos recibidos por los
proveedores estén en buen estado y con la fecha apropiada?
2.3. ¿El stock de los productos de cada línea del negocio es permanente?
2 3% 1,5% Control de mercadería
2.4 ¿Identifican los riesgos en el negocio tanto internos o externos?
2 2% 1,0% Políticas de Riesgo
2.5. ¿Existe alguna persona que evalúa los riesgos? 1 3% 0,0% Políticas de Riesgo
2.6. ¿Considera que son buenas y adecuadas las
condiciones en las que se almacena la mercadería?
2 3% 1,5% Logística
2.7. ¿Se realizan las devoluciones de los productos
próximos a caducar a tiempo?
3 3% 3,0% Políticas de compras
2.8 ¿Se encuentran identificadas las rutas de evacuación en caso de un siniestro?
1 3% 0,0% Plan de Seguridad
2.9 ¿Tienen total acceso al sistema contable de las farmacias?
2 2% 1,0% Seguridad del Software
SUMAN 17 23% 10%
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
OBJETIVO: Se pretende evaluar si se cumplen con las políticas y procedimientos establecidos para cada función.
Nro. CUESTIONARIO SI = 3
+/- = 2 No = 1
P% CP % Controles claves Observaciones
3.1. ¿Poseen algún modelo o formato para llevar el
registro de los inventarios que se realizan?
1 3% 0,0% Manual de Procedimientos
3.2. Para el ingreso y salida de la mercadería de bodega. ¿Utilizan documentos de registro como kardex?
1 3% 0,0% Manual de Procedimientos
3.3. ¿Cuándo se realizan devoluciones en el área de
venta, se registran en notas de crédito?
2 4% 2,0% Políticas de Ventas
3.4. ¿Se realizan inventarios periódicos? 2 4% 2,0% Manual de
Procedimientos
3.5. ¿Los registros en los ajustes de inventario, son
autorizados por el propietario de la farmacia?
3 3% 3,0% Políticas de inventarios
3.6. ¿El control de inventarios se lo realiza a través de
sistemas computarizados?
3 3% 3,0% Software informático
3.7. ¿Se realizan inventarios donde se compare lo físico
con lo contable?
1 3% 0,0% Políticas de inventarios
SUMAN 13 23% 10%
4. INFORMACION Y COMUNICACIÓN
OBJETIVO: Se pretende evaluar los sistemas de comunicación que permiten generar la información.
Nro. CUESTIONARIO SI = 3
+/- = 2 No = 1
P% CP % Controles claves Observaciones
4.1. ¿Están comunicados sobre las responsabilidades y
funciones que deben cumplir en el negocio?
3 4% 4,0% Canales de comunicación
4.2. ¿Cuándo se les informa alguna novedad, se utiliza
un documento?
4.3 ¿Mantienen buena comunicación con el propietario del negocio?
1 4% 0,0% Canales de comunicación
SUMAN 5 12% 4%
5. MONITOREO Y SUPERVISION
OBJETIVO: Se pretende evaluar el funcionamiento del control interno
Nro. CUESTIONARIO SI = 3
+/- = 2 No = 1
P% CP % Controles claves Observaciones
5.1. ¿Están constantemente controlados y supervisados? 2 3% 1,5% Evaluación de
desempeño
5.2. ¿Se verifican constantemente que la mercadería esté
en buenas condiciones para la venta?
2 4% 2,0% Políticas de Inventarios
5.3. ¿Se controlan estrictamente los ingresos y salidas de
las mercadería?
2 4% 2,0% Políticas de Inventarios
5.4. El trabajo que realizan ¿Cumplen los objetivos
propuestos por los propietarios?
2 3% 1,5% Plan estratégico
5.5. Se cumplen con las normas de salud establecidas
por el Ministerio de Salud Pública.
3 2% 2,0% Manuales Administrativos
SUMAN 11 16% 9,0%
ANEXO 6:
HALLAZGOS
“Su Economía”
FARMACIA CRUZ AZUL “SU ECONOMÍA” EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FECHA: Enero de 2016 H/H: 4/19 HALLAZGOS
INADECUADO DESPACHO DE LA MEDICINA POR PARTE DEL DISTRIBUIDOR.
Condición: Durante la verificación realizada a los inventarios se evidenció que durante los 3 días de semana (lunes, miércoles y viernes) que reciben pedidos del distribuidor existen errores de digitación y faltantes de mercadería facturada y no enviada. Es decir, que alrededor de un 33% de estos días en el mes se cometen irregularidades, que tardan en ser resueltas (entre 1 y 2 meses).
Criterio:
• El Art. 59 del Reglamento de buenas prácticas de almacenamiento, distribución y transporte para establecimientos farmacéuticos, manifiesta: El despacho de los productos, se realizará de forma tal que se evite confusión, debiendo efectuarse las siguientes verificaciones: a) Recepción del pedido; b) Que los productos seleccionados para el embalaje correspondan a los solicitados; c) Que la etiqueta de los bultos o cartones que contienen el producto no sea fácilmente desprendible; e, d) Identificación de los lotes para cada destinatario.
• Art. 100 del Reglamento de buenas prácticas de almacenamiento, distribución y transporte para establecimientos farmacéuticos, sostiene:
“Si durante la vigencia del Certificado de Buenas Prácticas de Almacenamiento, Distribución y Transporte, la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria - ARCSA, realizare una inspección de vigilancia y control, y determinare que el establecimiento incumple con las normas establecidas en el presente Reglamento, suspenderá el Certificado correspondiente”.
ELABORADO POR : Verónica Mesías Sabando
REVISADO POR: Mba. Leonardo Carrión
“Su Economía”
FARMACIA CRUZ AZUL “SU ECONOMÍA” EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FECHA: Enero de 2016 H/H: 5/19 HALLAZGOS
INADECUADO DESPACHO DE LA MEDICINA POR PARTE DEL DISTRIBUIDOR.
Causa: La falta de precaución de quienes están encargados de la digitación y despacho de la mercadería en los distribuidores; la poca o nula capacitación para el correcto envío de lo solicitado por las farmacias y el desconocimiento del reglamento para las buenas prácticas y almacenamiento y distribución de la mercadería; además de que se provoca que se pierda la oportunidad de venta y el desabastecimiento del producto.
Efecto:
Registro de la mercadería que no se recibe, en el inventario. Emisión de notas de crédito