Análisis de los resultados finales

La Distribuidora Álvarez es una empresa de tipo familiar que inició hace 14 años y se ha desarrollado con el transcurso del tiempo convirtiéndose en una empresa con 31 empleados, encargada de la distribución de confites en una amplia zona de Babahoyo, actualmente evidencia problemas administrativos y de rentabilidad.

Ante los diferentes problemas encontrados en la empresa se plantea la aplicación de un modelo de gestión administrativo enfocado a mejorar la

rentabilidad de la Distribuidora, considerando los diferentes aspectos de su situación actual.

La propuesta presentada en la presente investigación se enfoca a aspectos fundamentales que deben ser asumidos por la Distribuidora Álvarez para lograr resultados positivos en rentabilidad.

Se propone establecer una filosofía empresarial que permita a los empleados identificarse con la empresa y sentirse parte importante de la misma, considerándose un factor fundamental para el desarrollo de la empresa.

La determinación de los objetivos estratégicos permite a la empresa mantener la relación entre los dos aspectos bases de esta propuesta, los procesos administrativos y la rentabilidad, lo que se evidencia al proponer un 25% de incremento, en consideración al nivel actual.

Todo proceso tiene un costo el cual debe ser asumido por la empresa, en el caso de la aplicación de esta propuesta el costo implica la socialización del modelo, capacitación del personal en los nuevos procesos, difusión de los procesos mediante fichas, diseño de material de apoyo como formatos de evaluaciones, encuestas, cronogramas, necesarios para la correcta aplicación de la propuesta. Todo cambio genera resistencia al principio, por lo cual para atenuar al máximo esa resistencia se debe socializar el presente modelo de gestión con el personal, para que ellos no consideren sólo las nuevas responsabilidades que deben asumir, sino también los beneficios directos e indirectos que ellos tendrán como resultado de la correcta aplicación del modelo, siendo la estrategia a utilizar: socialización, capacitación, implementación y evaluación.

La implementación del presente modelo de gestión administrativo requiere de tres meses, a partir del cual se puede empezar a evaluar el cumplimiento de indicadores de las diferentes fichas de gestión, debiéndose realizar una evaluación integral del modelo de forma anual.

Situación actual Cambios esperados  Los procesos administrativos son

realizados de manera informal, a criterio del propietario, y sin realizar controles a los procesos realizados por las diferentes áreas.

 La estructura organizacional no posee ningún departamento o cargo que se encargue del aspecto financiero.

 El proceso de selección y

contratación del personal no tiene establecidos los parámetros a considerar, careciendo de un proceso de capacitación formal y la evaluación del personal en base a los resultados obtenidos.

 No hay registro de evidencia de los inconvenientes administrativos y de ventas presentados en la empresa.  Se presentan problemas en la toma de pedidos, en su respectivo ingreso, en la entrega de la mercadería y en ocasiones en la integridad física del producto por incorrecta manipulación o embalaje.

 Las quejas de los clientes no son registradas por la empresa

 Los procesos administrativos son gestionados de manera formal, mediante la

implementación de las fichas de gestión para cada área.

 El cargo de jefe financiero se enfoca directamente al aspecto financiero, mantiene un control de ingresos y gastos, monitoreo de indicadores y aspectos relacionados a la rentabilidad, mediante la ficha de gestión de las finanzas.

 La gestión del recurso humano tiene definido el proceso de selección, capacitación y evaluación del personal, determinando las funciones a realizar en cada etapa mediante la implementación de la ficha de gestión.

 La gestión del control interno permite efectuar auditoría interna a los diferentes

departamentos, manteniendo un registro de los problemas

presentados y de las acciones implementadas para mejorar y control de sus resultados.

 La gestión de la logística detalla cada uno de los procesos y la forma correcta de realizarlos,

y son resueltas a criterio del trabajador.

determinando tiempos específicos para la toma de pedidos, ingreso y despacho de mercadería y entrega

manteniendo la integridad física del producto.

 La gestión del servicio al cliente mediante la capacitación del personal con respecto al trato al cliente, manejo de conflictos, búsqueda de soluciones y

seguimiento post venta garantiza la satisfacción y fidelización del cliente.

Tabla 26: Análisis de los resultados finales

Fuente: Elaborado por Ricardo Álvarez

Tiempo de implementación y evaluación de la propuesta

El seguimiento de los procesos de gestión es permanente y la evaluación de los resultados de forma anual.

La implementación de la propuesta se debe realizar por fases considerando los siguientes tiempos y costos.

Fases de implementación y

evaluación

Tiempo sugerido para la implementación y evaluación Costo de implementación Socialización de la propuesta Difusión de la propuesta Primer mes Primer mes Primer trimestre $ 100 $ 300 $ 800

Capacitación para la aplicación de las fichas de gestión. Seguimiento y control del cumplimiento de indicadores. Socialización de resultados Cada año Cada año $ 300 $ 100 TOTAL $ 1600

Tabla 27: Tiempo de implementación y evaluación de la propuesta

Fuente: Elaborado por Ricardo Álvarez

4.2. Conclusiones parciales del capítulo

La presente propuesta mantiene relación con la presentada por otros autores, considerando que el tipo de empresas son similares y las problemáticas también, siendo los aspectos más relevantes los enfocados al cambio de la estructura organizacional y dar relevancia a los aspectos administrativos y financieros en el nuevo modelo de Gestión.

Los indicadores de gestión permiten evaluar el cumplimiento de la implementación del modelo de gestión por cada uno de los aspectos a partir del tercer mes y de forma integral cada año, siendo fundamental los resultados para la aplicación de los correctivos necesarios.

Los costos de la implementación deben ser asumidos por la Distribuidora Álvarez, los cuales ascienden a $ 1600, al mismo tiempo deben elaborar el material de apoyo que les ayude a la correspondiente puesta en marcha del modelo de gestión, para garantizar lograr los objetivos planteados.

Se debe establecer como estrategia para la implementación del modelo de gestión, la ejecución de jornadas de socialización, difusión, capacitación y evaluación de las actividades que incluyan a todo el personal, para reducir la

CONCLUSIONES

El análisis de los aspectos teóricos investigados permitió profundizar los conocimientos en cuanto a la administración, proceso administrativo, gestión y rentabilidad y su importancia para el éxito administrativo y financiero de las empresas. Además, permitió contar con una base sólida sobre la cual se pudo desarrollar el estudio y el planteamiento de la propuesta final.

El levantamiento de información primaria, con los empleados y clientes de la empresa, permitió conocer aspectos necesarios de la Distribuidora en cuanto a su administración y procedimientos operativos importantes, determinando problemas en la atención al cliente, la logística y distribución, aspectos administrativos que afectan directamente a la rentabilidad de la empresa.

El diseñó del manual de gestión, se realizó acorde a las necesidades de la Distribuidora, el mismo que presenta como herramientas, fichas de gestión, muy explicativas y fáciles de interpretar, detallando en cada una de ellas los indicadores de medición del procedimiento con el fin de que se evalúe y se tome los correctivos necesarios de forma constante.

La implementación de un modelo de gestión administrativo aporta positivamente a la empresa al establecer objetivos claros en relación al establecimiento de los procesos administrativos de la distribuidora Álvarez y un incremento del 25% en la rentabilidad.

RECOMENDACIONES

Se recomienda a futuros investigadores, o una vez que se aplique la presente propuesta, analizar y profundizar en temas administrativas actualizados, principalmente en el caso de que existan modelos nuevos a esa fecha.

Aplicar las estrategias necesarias para una correcta implementación del modelo de gestión, debido a que se generará resistencia principalmente en las áreas problemáticas presentadas en el diagnóstico realizado, siendo necesaria la socialización, difusión, capacitación y evaluación del presente modelo de gestión administrativo.

Es importante que, los administradores o propietarios de la Distribuidora, añadan fichas de gestión para aquellos procesos que consideran que afectan al flujo de actividades de la empresa, y que no fueron considerados por el investigador, con el fin de contar con las herramientas suficientes para garantizar la correcta ejecución y alcance de metas.

Implementar el modelo de gestión administrativo en la distribuidora Álvarez y monitorear permanentemente el cumplimiento de los indicadores de cada ficha de gestión, evaluar los resultados y tomar los correctivos necesarios para cumplir con los objetivos planteados.

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ANEXOS 1: Encuesta al personal

1. ¿Cómo considera usted el actual manejo administrativo de la empresa? Categoría Calidad Muy bueno Bueno Malo Muy malo Pésimo

2. ¿Cómo considera usted el actual manejo administrativo - financiero de la empresa? Categoría Calidad Muy bueno Bueno Malo Muy malo Pésimo

3. ¿La empresa realiza sus actividades sobre la base de objetivos establecidos al inicio de cada periodo?

Categoría Siempre

Casi siempre Casi nunca Nunca

4. ¿Establece la empresa estrategias direccionadas al incremento de su rentabilidad? Categoría Siempre Casi siempre Casi nunca Nunca

5. ¿Considera que el ambiente de trabajo en la Distribuidora es el adecuado? Categoría Siempre Casi siempre Casi nunca Nunca

6. ¿Cree usted que la empresa debería mejorar su gestión administrativa?

Categoría Si

No

7. ¿Cree usted que un cambio en la gestión administrativa mejoraría la rentabilidad de la Distribuidora?

Categoría Si

No

ANEXOS 2: Encuesta a los clientes

1. ¿Cuántos años lleva realizando negocios con la empresa?

Categoría menos de un 1 año de 1 a 3 años de 4 a 6 años de 6 a 10 años más de 10 años

1. ¿Qué piensa usted de la calidad de los procesos de venta? Categoría Muy buena Buena Mala Muy mala

2. ¿Es la empresa puntual en la entrega de sus productos?

3. ¿Llegan los productos despachados en perfecto estado?

Categoría Siempre Casi siempre Algunas veces Nunca Categoría Siempre Casi siempre Algunas veces Nunca

4. ¿Considera usted que la empresa aplica procesos de gestión de venta? Categoría Siempre Casi siempre Algunas veces Nunca

5. ¿Percibe usted estabilidad en el ámbito financiero en la empresa?

Categoría Si

No No se

ANEXOS 3: Fotos de la distribuidora Álvarez

Área administrativa