1. MARCO TEÓRICO
2.6. Conclusiones parciales del capitulo
3.2.1. Análisis y descripción de puestos
Para realizar el análisis de puestos se requiere conocer el organigrama de la empresa, en este documento se plasma de forma gráfica la ubicación de cada puesto, su interrelación y las líneas jerárquicas y de comunicación. A continuación, se presenta el organigrama de la empresa.
Análisis y descripción de puestos Reclutamiento Selección Inducción Capacitación Evaluación del desempeño Incentivos
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Ilustración 5: Organigrama estructural
Fuente: Produloc S.A.
Elaborado por: La autora
El análisis de puestos ayudará a la empresa a obtener datos específicos, sobre los puestos disponibles en la empresa, así como las características de las personas que los desempeñarán y los niveles necesarios de desempeño.
Se propone el siguiente formulario genérico para el análisis de todo tipo de puestos existentes en el organigrama de la empresa.
Tabla 2: Formulario de análisis de puesto
EMPRESA "PRODULOC S.A."
CUESTIONARIO DE ANÁLISIS DE PUESTOS
A. Identificación del puesto
1. Nombre del puesto: ………... 2. Departamento al que pertenece: ………. 3. Supervisor: ………
B. Actualización del análisis
1. Última fecha de revisión de este análisis de puesto: ………. Gerente general Departamento Administrativo-Financiero Departamento de Producción Departamento de Comercialización
Recursos Humanos Vendedores
Cartera Diseño Producto Terminado Comercio Exterior Bodega Junta General de Accionistas Presidencia Asesor Contabilidad Tesorería Procesos
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2. Análisis de puesto efectuado por: ………
C. Descripción resumida
Actividades desempeñadas: ……… Describa en detalle las características académicas que es necesario poseer para desempeñar el puesto: ………. ………Escuela primaria ………Escuela primaria ………Bachillerato o preparatoria ………Graduado universitario ………Especialización
(Anexe una hoja detallando todos los conocimientos y la preparación académica que esta persona debe poseer)
……….……….
D. Deberes
1. Las tareas de este puesto se clasifican primordialmente como de carácter: ...Médico………Técnico
………Otro………Administrativo ………Secretarial 2. Elabore una relación de las tareas que se llevan a cabo en este puesto. Indique el porcentaje de tiempo que cada una requiere:
a) ………. %... b) ………. %... c) ………. %... d) ………. %...
E. Responsabilidad
Especifique las responsabilidades adscritas a este puesto y su importancia porcentual relativa: a) ………. %... b) ………. %... c) ………. %... d) ………. %... F. Aptitudes intelectuales
¿Qué características intelectuales debe poseer la persona que desempeñe este puesto? a) ………. %... b) ………. %... c) ………. %... d) ………. %... G. Aptitudes físicas
¿Qué características físicas debe poseer la persona que desempeñe este puesto? a) ………. %...
b) ………. %... c) ………. %...
43 d) ………. %... H. Experiencia 1. Irrelevante 2. Importante 3. Imprescindible
4. Debe poseer………años de experiencia en la función de………
I. Ámbito laboral
1. ¿En qué condiciones físicas trabaja la persona que desempeña ese puesto? ……….. 2. ¿Está sometido a presiones psicológicas especiales?
………... 3. ¿Qué características hacen que este puesto sea excepcional?
………..
J. Condiciones sanitarias y de seguridad?
1. ¿Está expuesto a accidentes laborales por uso de equipo?
………... 2. ¿Está expuesto a contagios de enfermedades normales?
……….. 3. ¿Requiere el uso de equipos especiales de seguridad?
………..
K. Parámetros de desempeño
1. ¿Cómo se mide el desempeño en este puesto?
……….. 2. ¿Cuáles son los principales factores para lograr el éxito de este puesto?
………..
L. Comentarios finales
1. ¿Qué comentarios desea añadir a este formulario?
……….. 2. ¿Cuándo se debe volver a analizar este puesto?
……….. Firma del analista del puesto: ………Fecha: ……… Revisado y autorizado por: ………Fecha: ………
Fuente: (Werther y otros 2014)
Elaborado por: La autora
Posterior a la identificación del puesto el siguiente paso es la descripción de los mismos que consiste en determinar las funciones y responsabilidades que conforman cada uno de los puestos, definiendo el
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objetivo que cumplen cada uno de ellos, los conocimientos, habilidades, actitudes y experiencia que deberían poseer las personas que lo ocupen. Mediante la descripción de puestos ayudará a la empresa a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo y explicar al trabajador la labor que debe desarrollar y la forma como debe hacerlo.
A continuación, se realiza la descripción de puestos para los cargos existentes en la empresa “Produloc S.A.”
Tabla 3: Formulario de descripción de puestos EMPRESA "PRODULOC S.A."
NOMBRE DEL PUESTO: GERENTE
Objetivo del puesto:
Cumplir la planificación estratégica de la empresa.
Responsabilidades del puesto:
Actividades/Tareas/Responsabilidades
• Supervisión de tareas administrativas y operativas.
• Gestión en el proceso de compra y venta.
• Negociar con proveedores.
• Responsabilizarse de resultados.
Requisitos del puesto:
Información académica: Ing. Administración de Empresas o carreras afines.
Experiencia profesional: Mínimo 4 años de experiencia en cargos similares.
Elaborado por: La autora
Tabla 4: Formulario de descripción de puestos EMPRESA "PRODULOC S.A."
NOMBRE DEL PUESTO: RECURSOS HUMANOS
Objetivo del puesto:
Cumplir con las acciones relacionadas con la gestión de personal
Responsabilidades del puesto:
Actividades/Tareas/Responsabilidades
• Realizar los reclutamientos, capacitaciones y entrenamiento del equipo gerencial de la empresa.
• Abrir fichas de cada trabajador que ingresa a la empresa.
• Realizar convocatorias por prensa u otros medios para ocupación de nuevas vacantes.
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• Evaluar periódicamente el desempeño del personal
Requisitos del puesto:
Información académica: Tercer nivel en Psicología Industrial, Administración de empresas o carreras afines.
Experiencia profesional: Mínimo 2 años de experiencia en cargos similares.
Elaborado por: La autora
Tabla 5: Formulario de descripción de puestos EMPRESA "PRODULOC S.A."
NOMBRE DEL PUESTO: COMERCIO EXTERIOR
Objetivo del puesto:
Desarrollar los trámites de importación y exportación para la nacionalización de mercancías provenientes del exterior y venta de productos a los distintos destinos fuera del país.
Responsabilidades del puesto:
Actividades/Tareas/Responsabilidades
• Controlar las importaciones desde el momento que se realiza el pedido hasta que ingresa la carga a las bodegas.
• Controlar la exportación desde la elaboración del pedido hasta la entrega en destino.
• Supervisar que los despachos de exportaciones y los ingresos de importaciones sean debidamente ingresados al sistema.
• Elaborar los reportes de exportaciones e importaciones para presentar a su jefe directo.
• Cotizar y valorar diferentes alternativas de envío, basado en presupuesto y en fechas de entrega.
Requisitos del puesto:
Información académica: Licenciatura en Comercio Internacional o carreras afines.
Experiencia profesional: Mínimo 2 años de experiencia en cargos similares.
Elaborado por: La autora
Tabla 6: Formulario de descripción de puestos EMPRESA "PRODULOC S.A." NOMBRE DEL PUESTO: CONTABILIDAD
Objetivo del puesto:
Mantener al día la contabilidad y las obligaciones fiscales y tributarias de la empresa.
Responsabilidades del puesto:
Actividades/Tareas/Responsabilidades
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• Emitir los reportes tributarios y realizar las presentaciones de dichos pagos tributarios.
• Genera las órdenes de pago a proveedores y empleados.
• Responsable de la realización de cierres fiscales e inventarios cada fin de año.
• Revisar que se mantenga el orden de los respaldos contables que le dan sustento a la contabilidad mensual.
Información académica: Ing. Contabilidad o carreras afines.
Experiencia profesional: Mínimo 2años de experiencia en cargos similares.
Elaborado por: La autora
Tabla 7: Formulario de descripción de puestos EMPRESA "PRODULOC S.A." NOMBRE DEL PUESTO: TESORERIA
Objetivo del puesto:
Administrar la liquidez de la empresa, así como cobrar lo que se le debe y estar al día con los gastos de la empresa.
Responsabilidades del puesto:
Actividades/Tareas/Responsabilidades
• Cubrir el riesgo de interés que está presente en toda empresa.
• Optimizar el uso de recursos y/o inversiones financieras.
• Autorizar los giros de cheques.
• Realizar planeación financiera de acuerdo a las proyecciones.
• Manejo de ingresos por concepto de créditos.
• Administrar el flujo de efectivo.
• Elaborar presupuestos en conjunto de los departamentos.
Requisitos del puesto:
Información académica: Licenciatura en Ciencias Económicas o carreras afines.
Experiencia requerida: 1 a 2 años en actividades similares
Elaborado por: La autora
Tabla 8: Formulario de descripción de puestos EMPRESA "PRODULOC S.A." NOMBRE DEL PUESTO: DISEÑO
Objetivo del puesto:
Diseñar prendas de acuerdo a las especificaciones y requerimientos del cliente, tomando en cuenta el manejo de materiales de la empresa.
Responsabilidades del puesto:
Actividades/Tareas/Responsabilidades
• Buscar información de modelos y colores de diseños adecuados para plasmar las características en el modelo establecido.
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• Diseñar los modelos de acuerdo con lo que se pide.
• Realizar prototipos de las distintas tallas.
• Reportar al encargado de producción los materiales necesarios para el producto.
Requisitos del puesto:
Información académica: Licenciatura en Diseño de modas o carreras afines.
Experiencia requerida: 1 a 2 años en actividades similares
Elaborado por: La autora
Tabla 9: Formulario de descripción de puestos EMPRESA "PRODULOC S.A." NOMBRE DEL PUESTO: PROCESOS
Objetivo del puesto:
Realizar el proceso de elaboración de las prendas según los instructivos y normas de la empresa.
Responsabilidades del puesto:
Actividades/Tareas/Responsabilidades
• Elaborar los productos de acuerdo a la producción asignada cumpliendo con las instrucciones de trabajo.
• Cumplir con los tiempos de entrega previamente establecidos.
• Responsable del buen uso de los recursos asignados (maquinas, herramientas, equipos, materiales, etc.)
• Mantener ordenados y limpios los utensilios, herramientas, el puesto de trabajo y sus alrededores.
• Elaborar los reportes de producción, de cumplimientos de tiempos de entrega y de desperdicio.
Requisitos del puesto:
Información académica: Bachiller.
Experiencia requerida: 1 a 2 años en actividades similares
Elaborado por: La autora
Tabla 10: Formulario de descripción de puestos EMPRESA "PRODULOC S.A."
NOMBRE DEL PUESTO: PRODUCTO TERMINADO
Objetivo del puesto:
Revisar que todas las prendas estén en óptimas condiciones
Responsabilidades del puesto:
Actividades/Tareas/Responsabilidades
• Revisar los productos finales para la aprobación.
• Verificar que el producto cumpla con las especificaciones de calidad establecidas.
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• Identifica, determina, separa y registra el producto defectuoso.
• Monitorear e informar sobre el desempeño de los procesos de calidad.
Requisitos del puesto:
Información académica: Ing. Industrial o carreras afines
Experiencia requerida: 1 a 2 años en actividades similares
Elaborado por: La autora
Tabla 11: Formulario de descripción de puestos EMPRESA "PRODULOC S.A."
NOMBRE DEL PUESTO: BODEGA
Objetivo del puesto:
Controlar la entrada y salida del material necesario para producción, tomando en cuenta la cantidad utilizada diariamente.
Responsabilidades del puesto:
Actividades/Tareas/Responsabilidades
• Recibir tela e insumos a proveedores.
• Revisar órdenes de producción.
• Verificar y preparar insumos para orden de producción.
• Verificar devoluciones de tela.
• Mantener limpia y ordenada la bodega.
Requisitos del puesto:
Información académica: Bachiller.
Experiencia requerida: 1 a 2 años en actividades similares
Elaborado por: La autora
Tabla 12: Formulario de descripción de puestos EMPRESA "PRODULOC S.A."
NOMBRE DEL PUESTO: VENDEDORES
Objetivo del puesto:
Atender a los clientes realizando labor de venta de la mercadería o asistirlo en la búsqueda de lo que necesiten.
Responsabilidades del puesto:
Actividades/Tareas/Responsabilidades
• Recibir a los clientes cuando ingresen a la empresa ofreciendo ayuda y asistencia.
• Indicar las opciones con que se cuenta basado en lo que el cliente solicite.
• Indagar sobre los requerimientos y necesidades del cliente y emitir recomendaciones.
• Elaborar el reporte diario de sus ventas.
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Requisitos del puesto:
Información académica: Ing. Marketing o carreras afines
Experiencia requerida: 1 a 2 años en actividades similares
Elaborado por: La autora
Tabla 13: Formulario de descripción de puestos EMPRESA "PRODULOC S.A."
NOMBRE DEL PUESTO: COBRANZA
Objetivo del puesto:
Gestionar políticas de crédito y establecer un apropiado manejo de la cartera de clientes con créditos incobrables.
Responsabilidades del puesto:
Actividades/Tareas/Responsabilidades
• Manejo de políticas de cobranzas.
• Ejecutar el plan de cobranzas de la empresa.
• Gestionar el manejo de proveedores de acuerdo a las políticas de la empresa
• Decidir los montos de compra de acuerdo a las necesidades del mercado, previa autorización de gerencia.
Requisitos del puesto:
Información académica: Ing. Administración de Empresas o carreras afines.
Experiencia requerida: 1 a 2 años en actividades similares
Elaborado por: La autora