La administración y control de los activos fijos de la empresa Telefónica Movistar presenta importantes falencias por la carencia de una profunda visión de las actividades vinculadas con las funciones de administración, custodia, uso, mantenimiento, registro y control de los activos fijos, los mismos que no han sido motivo de optimización para el presupuesto asignado al área técnica, ocasionando desperdicios innecesarios, adicionalmente el mal registro de los activos asignados y adquiridos producen que existan faltantes al momento de revisión de los módulos del sistema SAP o al momento de la constatación física, originando pérdida de imagen y credibilidad del área de activos fijos, siendo estos el reflejo de los resultados de los últimos 3 años de auditorías con calificación "insatisfactorio" (informe ejecutivo de gestión de activo fijo años, 2011, 2012, 2013)
Existe una desactualización importante en el módulo PM (Plant Management) de Global SAP, el cual gestiona el control individual de los elementos del inmovilizado. Así, se identifica:
a) Equipos pendientes de consumo con una antigüedad promedio que supera los 180 días, b) Equipos reportados por el proveedor con nombres de sitio técnico erróneos y,
c) Elementos que no han sido asignados a un sitio o ubicación técnica, situaciones que dificultan el control de dichos elementos.
No se realizan validaciones sobre la información reportada por el proveedor referente a los ingresos y egresos de equipos de sus bodegas; actualmente, dicha información es cargada directamente en SAP para iniciar el proceso de despiece (ingreso a bodega), consumo (asignación a un sitio técnico) y asignación de equipos a un código de Activo Fijo.
No obstante, en casi la totalidad de las verificaciones físicas llevadas a cabo por las áreas de contabilidad y auditoría interna en el primer semestre del año 2014 se han encontrado:
a) Equipos instalados físicamente que no han sido identificados en la base de UMIs del módulo PM de SAP,
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b) Equipos instalados que tampoco fueron encontrados en el reporte del proveedor y,
c) Equipos identificados en los reportes que poseen un nombre de sitio técnico diferente al que fueron encontrados físicamente.
La información cargada en el sistema SAP refleja inconsistencias en cuanto a la asignación de las diferentes clases de activos fijos. Así por ejemplo se han identificado la existencia de torres (soportes para antenas) clasificados dentro de equipos concentradores de red de datos, baterías y equipos de climatización, o casetas de guardianía dentro de radioenlaces, antenas de transmisión, baterías, entre otros. Estos errores, debido a su materialidad, distorsionan la distribución de la vida útil dentro de las diferentes clases de activos fijos.
Problemas presentados en el módulo MM de SAP (Gestión de Material) han impedido que se gestione normalmente el despiece (ingreso a bodega), de los componentes utilizados en cada proyecto, situación que ha dificultado a su vez la recepción de facturas y la activación de
proyectos mantenidos como en “curso” con un aproximado de 33 millones de dólares pendientes por capitalizar a diciembre 2014, de este cifra el 60% corresponden a proyectos ya entregados y en operación y que aún no se han sido capitalizados y por ende se genera un cargo de depreciación no reconocida de 1.2 millones aproximadamente. (Dato según reporte Auditoria Interna a marzo 2015).
El proceso actual de activos fijos presenta importantes debilidades de documentación y asignación de funciones que inciden en su calificación dentro de la etapa de certificaciones nacionales e internacionales así por ejemplo:
- Se incluyen las funcionalidades del sistema SAP, pero no abarca una descripción, ni
asignación de responsabilidades en temas relacionados con la codificación de activos fijos, adiciones o mejoras a los activos ya existentes, funciones de los responsables de activos fijos de cada área, verificaciones físicas y conciliación de resultados, lineamiento para la baja de activos fijos y roles de las áreas encargadas de los proyectos de inversión que se encuentran en curso o que ya están en operación.
- No se incluye dentro de la documentación los formatos o formularios a utilizarse para el
manejo de información en cada proceso, hecho que afecta la revisión de los respaldos y flujos de la misma.
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- No existe segregación de funciones o niveles de autorización para las actividades de los
diferentes procesos, las cuales se han concentrado en el responsable de activos fijos (ejecutivo a cargo en Contabilidad), lo cual genera ineficiencias y riesgos para el proceso global de control de activos fijos.
El criterio utilizado para asignar un activo fijo a un clase de activo fijo no es uniforme, por lo que se han identificado importantes inconsistencias en el 41% de los casos analizados, situación que ha tenido impacto en la clasificación del costo de los activos dentro de las diferentes cuentas que componen el activo fijo de la compañía, la vida útil asignada y consecuentemente en el gasto de depreciación, e impide además, reflejar la realidad del negocio pudiendo acarrear observaciones por parte de entidades de control.
Adicionalmente se han identificado RIESGOS que pueden afectar el normal desarrollo de las actividades entre los cuales tenemos:
Riesgo 1: Planificación estratégica y normativa.- La inexistencia de normativa y/o procedimientos claros, concretos, aprobados y verificables por toda la organización, dificulta el establecimiento de reglas de actuación y comportamientos de cada una de las funciones involucradas en la gestión del activo fijo.
Riesgo 2: Recursos humanos.- No disponer de las personas necesarias y que las mismas no cuenten con conocimientos, habilidades y experiencia suficiente, puede llevar a no cumplir con los objetivos del proceso.
Riesgo 3: Infraestructura.- No disponer de una infraestructura tecnológica efectiva, eficiente, adecuada, segura y actualizada, que respalde el proceso de la gestión del activo fijo, puede dar lugar a que las transacciones que se realicen no sean automáticas y por tanto se precise de mayores recursos para su control.
Riesgo 4: Acceso a la información.- Una administración adecuada de perfiles de acceso a los sistemas, podrán dar lugar a que el tratamiento o consulta de los datos relacionados al control de proyectos en curso esté al alcance de personas no autorizadas.
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Riesgo 5: Limites de autoridad.- Una inadecuada segregación de funciones, así como la falta de definición de niveles de autorización, podrá dar lugar a registros no válidos.
Riesgo 6. Relevancia y disponibilidad de información.- No disponer de información adecuada y oportuna, especialmente en rubros concernientes a proyectos de inversión, puede dar lugar a valores no registrados o retrasos en el reconocimiento contable de los mismos, afectando la correcta valuación de los activos de la compañía.
Riesgo 7.- Información contable fiscal.- Una asignación errónea de los bienes o proyectos hacia las cuentas contables de la compañía o una aplicación incorrecta de los principios contables, puede dar lugar a confusiones y errores en el análisis de indicadores para la toma de decisiones.
2.2Antecedentes de la empresa
El 19 de abril de 1924 se funda la compañía Telefónica Nacional de España (CTNE). Nueve décadas después, da lugar en el tiempo para conocer el contexto español en el que apareció y creció lo que hoy conocemos como Telefónica.
Los orígenes y primer desarrollo de una empresa a la vez longeva y hoy en toda su plenitud: Telefónica. Saca, así, a la luz con minuciosidad y rigor, una historia dilatada en el tiempo, compleja, rica en acontecimientos.
Desde su creación en 1924, Telefónica ha sido la responsable de la extensión y modernización del servicio telefónico en España y, en definitiva, ha marcado con impronta imborrable el devenir de la telefonía española.
Actualmente Telefónica es una de las mayores compañías de telecomunicaciones del mundo por capitalización bursátil y número de clientes. Apoyándose en las mejores redes fijas, móviles y de banda ancha, así como en una oferta innovadora de servicios digitales, la Compañía se está transformando en una ‘Telco Digital’, lo que le posiciona muy favorablemente para satisfacer las necesidades de sus clientes y capturar el crecimiento en nuevos ingresos.
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Presente en 21 países y con una base de clientes de más de 316,1 millones de accesos, Telefónica tiene una fuerte presencia en España, Europa y Latinoamérica, donde concentra la mayor parte de su estrategia de crecimiento.
Telefónica es una empresa totalmente privada que cuenta con 1,5 millones de accionistas directos y que cotiza en el mercado continuo de las bolsas españolas y en las bolsas de Londres, Nueva York, Lima y Buenos Aires.
Telefónica es nuestra marca institucional, que nos representa globalmente frente a los empleados, accionistas, instituciones y proveedores.
Nuestros clientes nos identifican a través de nuestras marcas comerciales; siendo Movistar, O2 y Vivo las más conocidas. Estas marcas integran nuestros servicios de telecomunicaciones móviles, fijas, banda ancha y televisión a más de 300 millones de clientes en diferentes países.
Movistar tiene presencia en España ,Argentina , Chile , Uruguay , Perú, Ecuador, Venezuela , Colombia , México , Guatemala , Panamá , El Salvador , Costa Rica y Nicaragua .
O2 opera en Reino Unido y Alemania.
Vivo es nuestra marca en Brasil.
Telefónica América (TISA, Latam) es la operación de Telefónica S.A. que gestiona los activos de la Compañía en Latinoamérica. Actualmente, mantiene presencia en 14 países prestando servicios de telefonía fija, móvil, banda ancha y televisión así como servicios específicos para el segmento empresas y pymes/profesionales.